Qualitätsmanagement an beruflichen Schulen in Bayern

QmbS

SQV – Prozesssteuerung

- hilfreiche Elemente um vom EVA-Bericht zur Zielvereinbarung zu gelangen -

23. Juni 2010

Dienstbesprechung der Regierung von Niederbayern

Bayerisches Staatsministeriumfür Unterricht und Kultus

Vorgehensweise

1. QmbS – Allgemeines

2. SQV

3. Prozesssteuerung

4. Erfahrungen von Schulen

Exemplarische Entwicklungslinie „Systematisches Qualitätsmanagement an beruflichen Schulen“

t

Schulart-über-

greifendBerufl.

Schulen

Berufl. Schulen

WS EFQM

BLK-MV „QUABS“

Einzelschulische Projekte

Ext. Evaluation

Int. Evaluation

Projekt „QmbS“

2006/072004 2006/09

Schulart-über-

greifend

Schulart-über-

greifend

1999-20021997 2003

Bay. Q.-Memorandum

Schulart-über-

greifend

Wir greifen bestehende Erfahrungen auf.

• Festlegung von Q-Zielen• Arbeitsinstrument• Eigenorientierung=> Profilbildung

• QmbS-Team steuert, plant, dokumentiert• möglichst alle OE-Einheiten beteiligt => systematische / nachhaltige Q-Entwicklung

• Schule evaluiert sich selbst• Vollerhebung oder Fokusevaluation• Interpretation übernimmt der Durchführende=> Leistungsstand transparent

• persönliche Weiterentwicklung• nach vereinbarten Regeln• Feedback gehört Feedbacknehmer => Anstoß für Veränderung

• systematische Außensicht• Grundlage für Zielvereinbarungen=> alle Q-Bereiche der Schule eingezogen

Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile

Gesamtprozess QmbS

Schulspezifische Qualitätsverständnis (SQV)

Qualitätsziele werden formuliert, Grundlage für Eigen- und Fremdbeurteilung

konkretes Arbeitsinstrument

dient der Eigenorientierung

handlungsleitend für weitere Schritte

Qualitätsverständnis

Tauschen Sie sich kurz mit Ihrem Nachbarn / Ihrer Nachbarin aus, welche

Leitsätze an Ihrer Schule gelten und durch welche Ziele diese konkretisiert

werden bzw. wurden!

Der Weg zum

“Schulspezifischen Qualitä

tsver

ständnis“ (SQV)

3

1. Grundlagen klären

2. Qualitäts- ziele formulieren

3. Schwerpunkte setzen

4. Ergebnisse präzisieren/

validieren

5. Ergebnisse dokumentieren

6. Qualitätsverständnis kommunizieren

QmbS-Team

Gesamt-kollegium

Prozesssteuerung

Prozesssteuerung allgemein

Professionelle Projektsteuerung ist wichtiger Erfolgsfaktor

Projektsteuergruppe (QmbS-Team) steuert, plant und dokumentiert alle Prozesse

Unterstützung durch und Beteiligung der Schulleitung von hoher Bedeutung

Zusammensetzung sollte alle Organisations-einheiten berücksichtigen

Wesentlich bei der Prozesssteuerung

Projektsteuergruppe

Professionelle Projektsteuerung

Schulleitung

QmbS-Beauftragter

Personalrat

Fachschaft A

Fachschaft B

Fachschaft C

Fachschaft D

Innenkoordinator

Externes Mitglied/Verwaltung

QmbS-Team

Top QmbSIn Konferenzen

E-mail-Verteiler

„Schwarzes Brett“

Internet-Portfolio

Top bei Abteilungs-sitzungen

Schautafeln/-kasten

Jahresbericht

Pinwände

Kollegium

Das QmbS-Team

Freiwilligkeit Engagement, Motivation, Interesse an

Qualitätsverbesserung Akzeptanz vom Kollegium Größe zwischen 6-10 Personen. ein QmbS-Beauftragter / Ansprechpartner ….

Auswahl der QmbS-Teammitglieder

Aufgaben des QmbS-Teams

Prozess-begleitungProzess-

begleitung

EvaluationEvaluation

Planung von Maßnahmen

Planung von Maßnahmen

SQV - ProzessSQV - Prozess

Kommunikation Kommunikation

InformationInformation

Aufgaben

Kompetenzen des QmbS-Teams

kann jederzeit Sitzungen einberufen Interne Evaluationen werden nach Bedarf selbständig

geplant, vorbereitet und durchgeführt. kann jederzeit Arbeitskreise innerhalb des Kollegiums

einrichten.

Professionelle Projektsteuerung

Abschluss

Durchführung PlanungDefinition Abschluss

Durchführung PlanungDefinition Abschluss

Maßnahme aus dem SQV ableiten

Eckdaten abklären / Durchführbarkeitsprüfung

ZieleS (pezifisch) M (essbar) A (ttraktiv)R (ealistisch)T (erminiert) formulieren

Ergebnis

TerminAufwand

Durchführung PlanungDefinition Abschluss

Was ist zu tun? Projektstrukturplan

Was ist wann zu tun? Projektablaufplan

Wer macht was bis wann? Maßnahmenplan

Risikoplanung

Durchführung PlanungDefinition Abschluss

Abgleich geplanter / tatsächlicher Projektablauf

Koordination, Kontrolle und Steuerung der Prozesse durch Team

Regelmäßige Teamsitzungen

Ist die Qualität gewährleistet? Gelingt die Messung der Arbeitsergebnisse / Teilziele mit festgelegten Indikatoren?

Durchführung PlanungDefinition Abschluss

• Projektziel überprüfen

• Projektablauf evaluieren (Evaluationszielscheibe, Befragungen)

Erfolgs-faktoren

„Wenn du wenig Zeit hast, nimm dir am Anfang viel

davon!“ (Ruth Cohn)

Erfahrungen aus der Erprobung

Was war positiv beim SQV-Prozess /

Zielformulierung?gemeinsames Diskutieren über Schulqualität, über das „Kerngeschäft“; bisher eher oberflächliche Diskussionen

Bedeutung des SQVs?• leichter, richtige Maßnahmen zu treffen• Ergebnisse überprüfbar machen• man kommt in Regelkreis rein

Was hat sich durch das SQV an der Schule verändert?

Professionalisierung durch strukturiertes Vorgehen (zielgerichtete Entwicklung)

Welche Schwierigkeiten gab es bei der SQV-Erstellung/ Zielformulierung?

• Ängste bei Kollegen (verlassen der „Komfortzone“)• richtige Zielformulierung

Welche Tipps würden Sie einer anderen Schule geben?

• Grundinformation des Kollegiums• konkrete Ziele formulieren• Zielformulierung in Fachgruppen

Welche Auswirkungen auf den Schulalltag hat das SQV?

• Abteilungen haben Schwerpunkt- themen für das Jahr • Identifikationsrahmen für die ganze Schule• Veränderung an der Schule durch QmbS

Wie organisiert das QmbS-Team seine Arbeit?

• möglichst alle AL im Team vertreten• SL nimmt regelmäßig an Sitzungen Teil bzw. enger Kommunikations- fluss zwischen SL und QmbS-Team gewährleistet• Teilnahme an den Sitzungen steht allen offen / Themen bekannt

Welche Schwierigkeiten gab es?

• Einbindung von Kollegium• Institutionalisierung von Prozessen wird oft als bedrohlich empfunden

Welche positiven Erfahrungen machten Sie? • Eigeninitiative entsteht• Team hat Überblick; verbessert dadurch Kommunikation und Vernetzung

Wie funktioniert die Umsetzung der Ergebnisse aus der Arbeit des QmbS-

Teams an der Schule?• QmbS-Team koordiniert Maßnahmen zur Umsetzung von Zielen• Bildung von Teams für bestimmte Aufgaben • Organisiert Fortbildungen zu bestimmten Themen• Jahresziele / Maßnahmen werden regelmäßig vorgestellt

Tipps für die Prozesssteuerung• auf Zusammensetzung des QmbS-Teams achten• Schulungen neuer Kollegen• eindeutige Zielbeschreibung und – erreichung • Transparenz und Kommunikation für das gesamte Kollegium (Aufgaben- beschreibungen, Zielerreichungen etc.) • mehrtägiges Klausurtreffen außer Haus• PM-Seminar für QmbS-Team

Statements zu QmbS:

„..bestehende Entwicklungen werden in

ein System gebracht..“

„… die Schulleitung

muss dahinter stehen…“ „…man muss den

Kollegen Zeit lassen…“

„…weniger Ziele sind oft mehr…“

„…den Kollegen wird bewusst, wie viel Gutes sie schon machen…

Qualitäts-managementan einer Schule gelingt, wenn…

die Schulleitung „die Initialzündung“ übernimmt und für eine hohe Motivation der Beteiligten sorgt.

sich die Schulleitung aktiv in den Gestaltungs- und Implementierungsprozess einbringt (QmbS-Team).

die Schulleitung über ausreichende zeitliche und materielle Ressourcen verfügt, um eine derartige Zusatzaufgabe zu bewältigen.

es gelingt, alle Kolleginnen und Kollegen in den Qualitätsentwicklungsprozess einzubinden.

der Gesamtprozess innerhalb der Schule sowie nach außen transparent dargestellt wird.

für die Arbeit im Qualitätsentwicklungsprozess eine transparente Aufgaben- und Verantwortungsstruktur zugrunde gelegt wird.

die Arbeit auf der Basis einer Kultur des gegenseitigen Vertrauens gründet.

Thesen der Schulleitungen der Profil 21 Schulen

Welche Chancen bietet QmbS insbesondere durch die beiden Elemente SQV und

Prozesssteuerung?

Unterhalten Sie sich bitte kurz mit Ihrem Nachbarn / Ihrer Nachbarin.

Chancen für die Schulleitung

Das SQV ermöglicht eine stringente Ausrichtung an den

strategischen Zielen

Prozesssteuerung Institutionalisierung von

Qualitätsverbesserungsprozessen Aufgaben werden auf mehrere Schultern verteilt

Chancen für die Lehrer (Fachschaft, Projektgruppe)

SQV Demokratische Schwerpunktsetzung Gemeinsames Arbeitsinstrument als Grundlage für

weiteres Handeln

Prozesssteuerung Prozesse an der Schule sind zielgerichtet Klare, transparente Prozessabwicklung

(Zuständigkeiten, Aufgaben sind eindeutig zugewiesen)

Chancen für die Schüler

SQV Erleichtert die Nachvollziehbarkeit des

Lehrerhandelns (es liegen transparente Ziele vor)

Prozesssteuerung Verbesserungsmaßnahmen sind nachhaltig

Chancen für außerschulische Partner(z. B. Eltern, Betriebe,…)

SQV Transparenz von Entscheidungen durch „offene

Organisation“ Außerschulische Interessen werden ins SQV

einbezogen

Prozesssteuerung „Nachweis“ für eine professionelle und nachhaltige

Qualitätssicherung Verantwortlichkeiten sind transparent

Chancen für die SchulaufsichtSQV Die Schule setzt seine individuellen

Handlungsschwerpunkte selbst Erleichtert die Nachvollziehbarkeit von Maßnahmen

Prozesssteuerung Nachhaltige Verbesserung von QM-Prozessen Professioneller Umgang mit Ergebnissen

QmbS – etwas Neues?

Steuer-gruppe

Leitbild

erhebung

Int. Daten-

Feedback von Schülern

externe Eval.

bisher häufig…

Steuer-gruppe

Leitbild

erhebung

Int. Daten-

Indiv. feedback

externe Eval.

jetzt …

Vielen Dank!

Erkenntnisse zur Einführung allgemein

Für eine erfolgreiche Einführung ist entscheidend…

- Rolle der Schulleitung

- Information und Transparenz fördern Rückhalt im Kollegium

- Erprobung von neuen Konzepten (z. B. Individualfeedback)

zunächst in Pilotgruppen

- klare Definition von Rollen und Prozessen, z. B. Informations- und

Kommunikationsfluss zwischen Kollegium und QmbS-Team muss

geklärt sein

Welchen „Mehrwert“ bringt QmbS für die Schule?

positive Entwicklung der Evaluationskultur

Weiterentwicklung der Lehrerpersönlichkeit durch Individualfeedback

Nachhaltigkeit von Maßnahmen durch klar formulierte Q-Ziele

klare Regelung und Dokumentation von Verantwortlichkeiten

Moderation einer „Start“-Sitzung in der Planungsphase

Abschließen

Bearbeiten

Einsteigen

SammelnSammeln

Auswählen

Planen

• Projektziel u. Rahmen- bedingungen vorstellen• Kennenlernen der TN

An welchen Themen/ Inhalten soll gearbeitet werden?(z. B. Kartenabfrage)

Themen clustern und auswählen (z. B. Punkteabfrage)

• Formulierung Arbeitspakete (z. B. Netzbild)• Festlegung Meilensteine • Arbeitspakete in Reihenfolge bringen

• Arbeitspaket verteilen• Termine vereinbaren• Folgesitzungen vereinbaren

Reflexion und Bewertung der Sitzung (z. B. Zielscheibe, Blitzlicht)

• vorbereitet

• moderiert

• nachbereitet

werden.

Sitzungen müssen….

• Zielgruppe / Einladungen • Tagesordnung erstellen• Raum ggfs. vorbereiten

• Redner/innenliste • Zeitplan einhalten• Abschweifungen verhindern • Zwischen- und Endergebnisse zusammenfassen • Ausblick• nächsten Termin vereinbaren

• Protokoll erstellen • evtl. Projektpläne etc. anpassen

Damit der Prozess / das Projekt „rund läuft“ hilft es…

• Ressourcen im Vorfeld zu prüfen

• Ziele klar zu formulieren

• Maßnahmen von Zielen abzugrenzen

• die „Startsitzung“ gründlich zu planen

• Projektverlauf regelmäßig zu kontrollieren

• Ziel am Ende zu überprüfen

• Projektdokumentation nicht zu vernachlässigen

ein Zur schulartübergreifenden Vernetzung und

Unterstützung der Schulentwicklungsaktivitätenin Bayern sind bis zum Juli 2010 für alle Regierungsbezirke Schulentwicklungsportale eingerichtet. Die Portale enthalten jeweils mindestens 15 qualitativ geprüfte Beiträge pro Schulart.