Referat 7 - Schweizerische Städte- und Gemeinde ...Finanzverwaltung des Kantons Graubünden Administraziun da finanzas dal chantun Grischun Amministrazione delle finanze del Cantone

Finanzverwaltung des Kantons Graubünden Administraziun da finanzas dal chantun Grischun Amministrazione delle finanze del Cantone dei Grigioni

Referat 7:

Kreditoren-Workflow – Effizienz dank elektronisch gesteuerten Prozessen Reto Frey Leiter Rechnungswesen Finanzverwaltung Kanton Graubünden Olten, 23. Mai 2014


Inhaltsverzeichnis - Gliederung

•Ausgangslage, IST-Zustand

Organisation und Konsequenzen

•Das Projekt Kreditoren-Workflow Einführung/Einführungspartner

E-Rechnung

Ablauf der Verarbeitung

Zeitlicher Ablauf

Vorteile Kreditoren-Workflow

Vorteile Integration in newsystem® public

23. Mai 2014 © Verein SSGI 2


Belegablage/-archivierung - Heutiger Zustand - 1









IST - Zustand

Organisation

100’000 Lieferantenrechnungen pro Jahr

40 dezentrale Stellen, wo Lieferantenrechnungen eingehen, kontieren

1 grosses Zentralarchiv mit Originalrechnungen und Archive mit kopierten Rechnungen in den Dienststellen

Kein elektronischer Zugriff auf die Originale der Rechnungen



IST - Zustand

Konsequenzen

Unzählige Stunden/Jahr für Lieferantenrechnungen kopieren

Unzählige Stunden/Jahr für Lieferantenrechnungen ablegen

Jeden Tag suchen mehrere Personen Rechnungen im Archiv

Falsch abgelegte Rechnungen sind nicht auffindbar

Optimale Zahlungsfristen nicht im Griff

Jährliche Kosten für Ablage- und Archivräume



Das Projekt KWF (Kreditoren-Workflow)

Einführung/Einführungspartner

E-Rechnung

Ablauf der Verarbeitung

Zeitlicher Ablauf

Vorteile Kreditoren-Workflow

Vorteile Integration in newsystem® public



Einführung / Einführungspartner

Einführung als Bestandteil der ERP-Ablösung

Beschaffung zusammen mit ERP-System erfolgt (Teil des Angebots)

Einführung durch unseren ERP-Partner Fritz und Macziol Schweiz AG (FuM), neu IT & T AG, in Zusammenarbeit mit Infoma Software Consulting GmbH (Muttergesellschaft von (FuM))

Lösung der Firma Infoma wurde für den deutschen Markt entwickelt Anpassungen an schweizerische Lösung (nsp) notwendig (z. B. ESR)



E-Rechnung

Allgemein In grösseren Organisationen ist Kreditoren-Workflow Voraussetzung für

E-Rechnungsempfang (Billing In)

Vermehrtes Bedürfnis bei Rechnungsempfängern

E-Ausgangsrechnungen (Billing Out) vor allem sinnvoll bei wiederkehrenden Massen-Rechnungen an Rechnungsempfänger Steuerverwaltung, Strassenverkehrsamt

E-Government Strategie Bund Für E-Rechnung ist die Eidg. Finanzverwaltung (EFV) zuständig

EFV unterstützt Kantone bei der Ausarbeitung der Projektkonzepte für die Umsetzung der E-Rechnung

Graubünden hat für Steuerverwaltung, Strassenverkehrsamt und Finanzverwaltung ebenfalls Projekte vereinbart



KWF in anderen Organisationen

In vielen grösseren Unternehmungen verbreitet (in Graubünden z. B. GKB, Kantonsspital Graubünden, RhB sowie weiteren)

In immer mehr Gemeinden, Kantonen und beim Bund im Einsatz (z. B. Zug, Zürich, Luzern, Basel-Land, Basel-Stadt, Uri sowie weiteren)

In verschiedenen Ausprägungen im Einsatz, von relativ bescheiden bis weit ausgebaut



Die Papierrechnung – Vernichtung elektronisch verfügbarer Informationen



Ablauf der Rechnungsverarbeitung



Kreditorenworkflow

Rechnungen in Papierform Rechnungen werden gescannt und elektronisch an die Dienststellen verteilt

Weiter an Abteilung oder Person

Kontierung der Rechnung

Freigabe der Rechnung (4-Augen-Prinzip)

Finanzverwaltung

Dienststelle A Dienststelle B Dienststelle C

Verbuchung in nsp



Kontierungsmaske Workflow



Geplanter Ablauf KWF in Graubünden

Zentraler Rechnungseingang bei der FIVE

Erfassung / Prüfung Stammdaten (z. B. Kreditor, Zahlungsverbindung etc.) durch FIVE

Verteilung elektronisch verfügbar gemachter Rechnungen im KWF durch FIVE an Dienststellen aufgrund Referenznummer Referenznummer muss bei jeder Bestellung angegeben werden

Kontierung und Visierung im KWF durch Dienststellen

Verbuchung durch FIVE



Bestellung – Zentrales Element im KWF

Bestellung mit Referenznummer Lösung bei 80 Amtsstellen in der Bundesverwaltung im Einsatz – von der kleinsten bis zur grössten Verwaltungseinheit

Vorteile: Relativ einfache und pragmatische Lösung für Dienststellen

Bestellablauf wie bisher möglich

Automatisch Zuteilung der Rechnung auf Besteller / Bestellergruppe möglich

Nur geringe Anpassungen in nsp notwendig

Nachteile: Keine Kreditkontrolle für Bestellungen

Keine elektronische Freigabe (Unterschriften) von Bestellungen



Elektronische Visierung der Rechnung

Immer zwei Unterschriften notwendig

Erstvisum kann jeder leisten, wie bisher ohne Ausgabenkompetenz

Zweitvisum (Freigabe) nur durch Ausgabenberechtigte innerhalb der Dienststelle

Übersteigt Limite Auszahlungskompetenz Angabe von Grund bei Unterschrift zwingend notwendig (z. B. gemäss RB… oder DV… )

Tiefere Limiten auf einzelnen Konti und für bestimmte Mitarbeitende möglich: Restriktive Handhabung



Zeitplan

Aufschaltung der Pilotdienststellen (AJV, ANU, KAPO, FIVE, FIKO) im Herbst 2014

Ausrollung auf sämtliche Dienststellen bis spätestens Ende 2015 (ohne TBA)

Dienststellen können sukzessive aufgeschaltet werden, Umstieg jederzeit möglich

Zeitdruck weniger hoch als bei Einführung des Rechnungswesen-Systems nsp, da kein verwaltungsweiter, einheitlicher Starttermin notwendig

Nach der Einführung werden ca. 800 Arbeitsplätze

Zugriff auf den Kreditoren-Workflow haben



Vorteile durch Kreditoren-Workflow

Rechnungen können elektronisch in Empfang genommen werden und im Kreditoren-Workflow integriert verarbeitet werden

Papierrechnungen werden elektronisch verfügbar gemacht (eingescannt)

Rechnungen sind im ERP-System aufrufbar. Nach einer Einführungszeit entfällt die zeitaufwendige Ablage in Papierform. Schattenarchive bei den Dienststellen mit Belegkopien nicht mehr notwendig

Unterschriften werden weisungskonform angebracht (IKS)

Übersicht, wo sich die Lieferantenrechnungen innerhalb der Verwaltung befinden; Durchlaufzeiten werden wesentlich verkürzt Zahlungsfristen werden besser eingehalten weniger Mahnungen



Vorteile der Integration im Rechnungswesen-System nsp

Keine doppelte Datenhaltung

Direkter Zugriff auf das Berechtigungskonzept

Direkter Zugriff auf Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträger

Debitoren und Kreditoren

Kontierungsvorlagen

Anzeige von Zahlungsinformationen

Einfache Definition von spezifischen Workflows mit flexiblen Bedingungen für verschiedenste Szenarien Organisation und Abläufe in den Dienststellen können standardisiert abgebildet werden.

Browserbasierte Lösung (dadurch keine zusätzliche Clientsoftware)



Vielen Dank und auf Wiedersehen Grazia fitg ed a revair Grazie e arrivederci


Documents

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