SAP SCM

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Grundlagen, Prozesse in Einkauf,

Materialwirtschaft und Vertrieb

Theorieskript

Vorwort Unsere Lehremission Wir lehren das Fach Wirtschaftsinformatik an der Technischen Universität München, damit unsere Studentinnen und Studenten eine fachlich fundierte Ausbildung im Umfeld der Entwicklung, Implementierung und Nutzung von Informations- und Kommunikationstechniken in Unternehmen und Verwaltung erhalten.

Hierbei legen wir großen Wert auf eine theoriefundierte, methodisch ausgerichtete und praxisorientierte Ausbildung unserer Studierenden. Darunter verstehen wir die Entwicklung flexibler und teamfähiger Persönlichkeiten, die in der Lage sind, ihr Fachwissen auf reale, soziotechnische Problemstellungen anzuwenden und dabei eine wissenschaftliche Herangehensweise an praktische Problemstellungen als Methode beherrschen.

Wir stellen uns vor, dass unsere Absolventinnen und Absolventen

� in der Lage sind, sowohl die Aufgaben als System- und Anwendungsspezialist, Projektmanager oder Informationsmanager im Unternehmen als auch als Unternehmensberater mit dem Schwerpunkt des Informationstechnikeinsatzes auszufüllen,

� Grundlagen beherrschen, um qualifizierte Wissenschaftler im Bereich der Wirtschaftsinformatik zu werden und

� Führungsaufgaben, auch in der Unternehmensführung, anstreben.

Wir achten darauf, dass bei der Vermittlung des Fachwissens methodisches und theoretisch fundiertes Wissen dominieren. In verschiedenen Lehrformen vermitteln wir ein Grundverständnis in der Beherrschung komplexer Anwendungssysteme. Zusätzlich wird das Lehrangebot durch Veranstaltungen abgerundet, die aktuelle Fragen wie beispielsweise Ubiquitous Computing, Service Engineering, Computer Supported Cooperative Work (CSCW) und Informatikrecht behandeln.

Zusätzlich veranstalten wir im Rahmen einer Public Private Partnership Arbeitskreise und Übungen unter Verwendung von SAP�-Software.

Vor allem in den Arbeitskreisen und Übungen wird die Aktivität des Einzelnen in der Gruppe gefordert und gezielt gefördert.

Wir wollen die zukünftigen Absolventinnen und Absolventen so gut und umfassend ausbilden, dass sie in allen Unternehmen die strategische Führungsaufgabe Informationsmanagement entscheidend mit gestalten und übernehmen können.

Kontakt Bei Fragen und Anregungen zum vorliegenden Dokument wenden Sie sich bitte an:

Matthias Mohr Technische Universität München Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik (I17) – Prof. Dr. H. Krcmar Boltzmannstr. 3 85748 Garching b. München [email protected]

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis ............................................................................................................. 3 Einstieg ............................................................................................................................. 1

1. Was ist SAP R/3 ?............................................................................................ 1 2. Systemhandling................................................................................................ 2

Materialwirtschaft........................................................................................................... 14 3. Organisationseinheiten im MM ..................................................................... 14 4. Einkaufsprozess ............................................................................................. 18 5. Einkauf........................................................................................................... 20 6. Bestandsführung ............................................................................................ 25 7. Rechnungsprüfung ......................................................................................... 30 8. Kreditorenbuchhaltung .................................................................................. 31 9. Mögliche Szenarien beim Einkaufsprozess ................................................... 33 10. Materialstamm ............................................................................................... 35 11. Lieferantenstamm .......................................................................................... 43 12. Einkaufsstammdaten ...................................................................................... 49 13. Rahmenverträge ............................................................................................. 54 14. BANFen und Bezugsquellenermittlung......................................................... 57

Vertrieb........................................................................................................................... 61 15. Überblick über den Vertrieb .......................................................................... 61 16. Organisationsstrukturen im Vertrieb.............................................................. 62 17. Geschäftsprozesse im Vertrieb ...................................................................... 66 18. Belege im Vertrieb......................................................................................... 85 19. Debitoren ....................................................................................................... 96 20. Kundenrahmenverträge................................................................................ 100 21. Einführung in die Konditionstechnik........................................................... 104 22. Preisfindung in Verkaufsbelegen................................................................. 110 23. Verfügbarkeitsprüfung und Versandterminierung....................................... 114 24. Streckengeschäft .......................................................................................... 118 25. Stücklisten.................................................................................................... 120

Beispielfirma IDES ...................................................................................................... 122 26. Überblick über die Beispielfirma IDES....................................................... 122 27. Organisationsstrukturen in der Materialwirtschaft ...................................... 123 28. Organisationsstrukturen im Vertrieb............................................................ 124

Copyright-Hinweis Dieses Skript dient nur der internen Verwendung innerhalb der SAP-Lehrveranstal-tungen des Lehrstuhls für Wirtschaftsinformatik der Technischen Universität München.

Die SAP R/3 - bezogenen Kapitel dieses Skripts sind zu großen Teilen aus Dokumentationen der SAP AG entnommen. Die SAP R/3 - bezogenen Abschnitte unterliegen daher dem Copyright der SAP AG. Eine Weitergabe und Vervielfältigung, zu welchem Zweck auch immer, ist daher ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die SAP AG nicht gestattet

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 1

Einstieg

1. Was ist SAP R/3 ? In diesem Einstiegskapitel lernen Sie, was "SAP R/3" bedeutet und aus welchen Bausteinen das SAP-System besteht.

SAP = Systeme, Anwendungen, Produkte

R/3 = Realtime-Anwendung, 3. Version

Das SAP-System besteht aus mehreren Modulen und Komponenten, die miteinander verknüpft sind und somit eine Kooperation verschiedener Abteilungen im Unternehmen ermöglichen.

¤ SAP AG

R

Das R/3-Integrationsmodell

R/3R/3Client / Server

ABAPClient / Server

ABAP

COControlling

COControlling

AAAnlagen-

buchhaltung

AAAnlagen-

buchhaltung

PSProjekt-system

PSProjekt-system

WFWorkflow

WFWorkflow

ISBranchen-lösungen

ISBranchen-lösungen

HRPersonal-wirtschaft

HRPersonal-wirtschaft

SDVertrieb

SDVertrieb

PPProduktions-

planung

PPProduktions-

planung

QMQualitäts-

Mgmt.

QMQualitäts-

Mgmt.

FIFinanz-wesen

FIFinanz-wesen

PMInstand-haltung

PMInstand-haltung

MMMaterial-

wirtschaft

MMMaterial-

wirtschaft

Abbildung 1: Das R/3-Integrationsmodell (Quelle: SAP AG)

Im R/3 sind die Module in vier übergeordnete Themenbereiche eingeteilt:

Logistik - Produktionsplanung (PP): Werkssteuerung (Terminierung, Ressourcen-

management und Instandhaltung), Bestandsführung, Produktionssteuerung und Betriebsdatenerfassung, Produktverfolgung und –genealogie, Dokumentenverwaltung, Qualitätsmanagement, Kennzahlenauswertung

- Materialwirtschaft (MM): Materialbedarfsplanung, Materialbeschaffung, Bestandsführung, Rechnungsprüfung und Materialbewertung

- Vertrieb (SD): Vorverkaufsaktivitäten, Auftragsbearbeitung, Beschaffung, Lieferung/ Transport, Fakturierung, Zahlung/ Rechnungswesen

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

2 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

- Qualitätsmanagement (QM)

- Instandhaltung (PM)

Rechnungswesen - Finanzwesen (FI): Haupt- und Nebenbuchhaltung (Debitoren-, Kreditoren- und

Anlagenbuchhaltung) und Konsolidierung

- Controlling (CO): Koordination, Überwachung und Optimierung aller ablaufenden Prozesse durch Gemeinkostencontrolling, Prozesskostenrechnung, Produktkostencontrolling sowie Ergebnis- und Marktsegmentrechnung

- Treasury (TR)

- Anlagenbuchhaltung (AA)

- Projektsystem (PS)

Personalwirtschaft - Personalwirtschaft (HR): Beschaffung und Verwaltung von personellen

Ressourcen, z.B. Mitarbeiterstammdatenverwaltung, Lohn- und Gehalts-abrechnung, Verwaltung von Arbeitszeiten, Karriereplanung, Reisekosten-verwaltung

Anwendungsübergreifende Funktionen - Branchenlösungen (IS)

- Workflow (WF)

2. Systemhandling Am Ende dieses Kapitels sind Sie in der Lage, sich am SAP-System anzumelden und abzumelden. Sie lernen den Aufbau der Fenster kennen, lernen Suchhilfen und Hilfefunktionen zu bedienen und wissen, welche Möglichkeiten Ihnen zur Navigation innerhalb des SAP-Systems offenstehen.

2.1. Anmelden und Abmelden Bevor Sie mit dem SAP-System arbeiten können, müssen Sie es von Ihrer Betriebssystemebene aus starten und sich dann anmelden. Wenn Sie Ihre Anwendung bearbeitet haben, sollten Sie sich vom System abmelden. Sie sollten Ihr Kennwort bei der Erstanmeldung sowie später in regelmäßigen Abständen ändern. Unabhängig von den zu bearbeitenden Anwendungen im SAP-System müssen Sie das SAP-System starten bzw. beenden.

2.1.1. Anmelden Sie starten das SAP R/3-System durch Auswahl des Anmeldesymbols auf Ihrem Arbeitsplatz und melden sich dann an.



Wenn Sie sich zum ersten Mal am SAP-System anmelden, müssen Sie das vom Systemverwalter genannte Kennwort durch Ihr persönliches Kennwort ersetzen. Aus Sicherheitsgründen müssen Sie Ihr Kennwort eventuell regelmäßig ändern. Das System fordert Sie dann rechtzeitig dazu auf.

2.1.2. Abmelden Nachdem Sie Ihre Anwendungen bearbeitet haben, melden Sie sich vom System ab. Sie können sich von jedem Bildschirmbild des SAP-Systems aus abmelden.

Sie haben folgende Möglichkeiten zur Abmeldung:

1. Wählen Sie in der Menüleiste System o Abmelden.

2. Klicken Sie auf das Symbol rechts oben in der Titelleiste (wenn Sie nur einen Modus geöffnet haben).

Das Dialogfenster Abmelden erscheint und teilt Ihnen mit, daß ungesicherte Daten beim Abmelden verloren gehen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie alle Ihre Daten gesichert haben und sich daher nicht abmelden möchten, wählen Sie Nein. Sie kehren zum zuletzt bearbeiteten Bild zurück.

Wenn Sie sicher sind, daß Sie alle Ihre Daten gesichert haben, wählen Sie Ja. Alle Fenster des SAP-Systems werden geschlossen, und Sie haben sich erfolgreich vom SAP-System abgemeldet.

2.2. Oberfläche

2.2.1. SAP-Hauptfenster Das SAP-Fenster ist die Schnittstelle zwischen Benutzer und SAP-System. Die folgende Abbildung zeigt die einzelnen Bestandteile eines SAP-Fensters:



Abbildung 2: R/3-Hauptfenster (Quelle: SAP AG)

2.2.2. Systemfunktionsleiste Die Systemfunktionsleiste enthält das Befehlsfeld und Drucktasten für häufig ge-brauchte Funktionen wie z.B. Sichern und Enter.

Abbildung 3: Systemfunktionsleiste (Quelle: SAP AG)

Die einzelnen Bestandteile der Systemfunktionsleiste werden im folgenden erklärt:

Element/Drucktaste Funktionsname Bedeutung

Enter Durch Anklicken dieser Taste

bestätigen Sie die auf einem Bild gemachten Eingaben. Sie können die gleiche Funktion auch durch Drücken der ENTER -Taste auf Ihrer Tastatur ausführen. Sie können mit dieser Funktion Ihre Arbeit nicht sichern.


Befehlsfeld Feld zur Eingabe von Befehlen,

etwa Transaktionscodes, Buchstaben für die Direktwahl und andere Befehle.



Sichern Durch Anklicken dieser Taste

sichern Sie Ihre Arbeit. Die Sichern-Drucktaste führt die gleiche Aktion aus wie die Funktion Sichern im Menü Bearbeiten.

Zurück Durch Anklicken dieser Taste

gehen Sie eine Stufe in der Anwendungshierarchie zurück. Falls Daten verloren gehen, erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie Daten sichern können.

Beenden Durch Anklicken dieser Taste

beenden Sie die aktuelle Anwendung, ohne Ihre Daten zu sichern. Das System kehrt zur vorigen Ebene oder zur SAP-Ebene zurück.

Abbrechen Durch Anklicken dieser Taste

brechen Sie die aktuelle Anwendung ab, ohne Ihre Daten zu sichern. Die Abbrechen-Drucktaste führt die gleiche Aktion aus wie die Funktion Abbrechen im Menü Bearbeiten.

Drucken Durch Anklicken dieser Taste

können Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild angezeigte Daten ausdrucken.

Suchen Durch Anklicken dieser Taste

können Sie nach Daten suchen, die Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild benötigen.

Weiter suchen Durch Anklicken dieser Taste

können Sie eine erweiterte Suche nach Daten starten, die Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild benötigen.


Erste Seite Durch Anklicken dieser Taste

blättern Sie zur ersten Seite einer Information. Die Erste Seite-Drucktaste führt die gleiche Aktion aus wie die Tastenkombination STRG + BILD �.

Vorige Seite Durch Anklicken dieser Taste

blättern Sie zur vorigen Seite in einer Information. Die Vorige Seite-Drucktaste führt die gleiche Aktion aus wie die Tastaturtaste BILD �.



Nächste Seite Durch Anklicken dieser Taste

blättern Sie zur nächsten Seite in einer Information. Die Nächste Seite-Drucktaste führt die gleiche Aktion aus wie die Tastaturtaste BILD p.

Letzte Seite Durch Anklicken dieser Taste

blättern Sie zur letzen Seite in einer Information. Die Letzte Seite-Drucktaste führt die gleiche Aktion aus wie die Tastenkombination STRG + BILD p .

Modus erzeugen Durch Anklicken dieser Taste

erzeugen Sie einen neuen SAP-Modus. Die Modus erzeugen-Drucktaste führt die gleiche Aktion aus wie Funktion Erzeugen Modus im Menü System.

Sapgui-Verknüpfung erstellen

Durch Anklicken dieser Taste können Sie eine Sapgui-Verknüpfung zu einer SAP-Report, einer SAP-Transaktion oder einer SAP-Anwendung erstellen. Für diese Funktion ist das 32-Bit-Betriebssystem Windows Voraussetzung.

F1-Hilfe Durch Anklicken dieser Taste

zeigen Sie die Hilfe zu dem Feld an, in dem Sie den Cursor positioniert haben.

Layout-Menü Durch Anklicken dieser Taste

können Sie die Anzeigeoptionen anpassen.

Tabelle 1: Symbole in der Systemfunktionsleiste

2.3. Navigation Nachdem Sie sich am SAP-System angemeldet haben, wählen Sie die Anwendung aus, mit der Sie arbeiten möchten. Sie können jederzeit zu einer anderen Anwendung als der ausgewählten wechseln.

Im SAP-System gibt es zwei Möglichkeiten, eine Anwendung aufzurufen:

1. Sie können eine Anwendung aus dem Arbeitsplatzmenü SAP Easy Access auswählen. Über dieses Menü können Sie Ihre Anwendung problemlos finden, ohne daß Sie sich den Transaktionscode merken müssen.

2. Sie können einen Transaktionscode in das Befehlsfeld eingeben. Mit Transaktionscodes kommen Sie direkt in eine



Anwendung, ohne durch die verschiedenen Menüs der Systemhierarchie navigieren zu müssen.

2.3.1. Transaktionscodes Was sind Transaktionscodes ? Für jede Anwendung im SAP-System gibt es einen Transaktionscode. Ein Code kann aus Buchstaben, Zahlen oder beidem bestehen. Beispiel: FB05 oder SUSR. Transaktionscodes geben Sie im Befehlsfeld ein.

Anstatt eine Anwendung über das Arbeitsplatzmenü auszuwählen, können Sie durch Eingabe eines Transaktionscodes in einem Schritt eine Anwendung aufrufen und die entsprechende Funktion auslösen. Zwar müssen Sie sich bei dieser Form der Navigation bestimmte Codes merken, aber Sie erreichen die angestrebte Funktion sehr viel schneller.

Über die Eingabe eines Transaktionscodes gelangen Sie direkt zum Einstiegsbild einer Anwendung ("Transaktion"). Wenn Sie z.B. im Arbeitsgebiet Finanzwesen Debitoren arbeiten und einen Debitorenstammsatz anlegen möchten, können Sie den entsprechenden Menüeintrag auswählen oder aber im Befehlsfeld den entsprechenden Transaktionscode eingeben, in diesem Fall FD01.

Mit Transaktionscodes können Sie aus Ihrem Arbeitsgebiet auch Anwendungen in anderen Arbeitsgebieten aufrufen. Wenn Sie z.B. im Arbeitsgebiet Finanzwesen Debitoren arbeiten, können Sie in das Arbeitsgebiet Finanzwesen Kreditoren wechseln und dort eine Anwendung bearbeiten.

Voraussetzung: Sie kennen die für Sie wichtigen Transaktionscodes.

Transaktionscodes suchen Um eine Anwendung über einen Transaktionscode aufrufen zu können, müssen Sie den entsprechenden Transaktionscode kennen.

Um den Transaktionscode für eine bestimmte Anwendung zu ermitteln, stellen Sie den Cursor im Arbeitsplatzmenü SAP Easy Access auf die gewünschte Funktion (d.h. den Menüeintrag). Dann haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. Wählen Sie Zusätze o Technische Detailinformation. Sie gelangen auf ein Dialogfenster, auf dem Sie Detailinformationen zu dem gewählten Menüeintrag sehen:

2. Alternativ können Sie Zusätze o Einstellungen o Technische Namen anzeigen

wählen. Das Menü wird geschlossen. Wenn Sie es erneut öffnen, werden alle Menüeinträge des Arbeitsplatzmenüs (nicht nur der von Ihnen gewählte



Menüeintrag) mit ihren Transaktionscodes angezeigt:

Sie können die Anwendung jetzt vom Ergebnisbild aus starten, indem Sie auf den Menüeintrag doppelklicken oder Enter wählen. Ansonsten können Sie den ermittelten Transaktionscode auf jedem Bild des SAP-Systems eingeben. Nach Eingabe eines Transaktionscodes beendet das System Ihre aktuelle Anwendung und geht zum Einstiegsbild der neuen Anwendung.

Transaktionscodes eingeben 1. Stellen Sie den Cursor auf das Befehlsfeld.

Ab Release 4.6 ist das Befehlsfeld standardmäßig geschlossen. Um es

anzuzeigen, wählen Sie den Pfeil links neben dem Symbol für Sichern .

Das Befehlsfeld erscheint: . Um es wieder auszublenden, wählen Sie den Pfeil rechts (außerhalb) neben dem Feld. Um eine Liste der zuletzt benutzten Transaktionen anzuzeigen, wählen Sie den Abwärtspfeil am rechten Rand des Befehlsfelds.

2. Geben Sie im Befehlsfeld /n (um die aktuelle Anwendung zu beenden) und den entsprechenden Transaktionscode ein. Um z.B. auf das Einstiegsbild der Transaktion MB01 zu gelangen, müssen Sie folgendes eingeben: /nmb01.

3. Wählen Sie Enter.

Sie verlassen die Anwendung und gelangen auf das Einstiegsbild der neuen Anwendung. Wenn Sie die Bearbeitung nicht beenden, vielmehr gleichzeitig noch in einer anderen Anwendung Objekte bearbeiten möchten, können Sie einen neuen Modus öffnen. Sie legen beispielsweise eine Bestellung an und möchten sich die Währungstabelle ansehen. Sie können sich die Tabelle in einem anderen Modus anzeigen lassen, ohne die Bearbeitung der Bestellung beenden zu müssen.

2.3.2. Paralleles Arbeiten mit mehreren Fenstern (Modi) Wenn Sie im SAP-System an mehr als einer Anwendung arbeiten möchten, können Sie weitere Fenster oder Modi öffnen. Damit ersparen Sie sich lästiges Hin- und Herspringen zwischen den Bildern der entsprechenden Anwendungen.

Sie können bis zu sechs verschiedene Modi erzeugen und in jedem eine andere oder die gleiche Anwendung bearbeiten. Sie können zwischen den geöffneten Modi hin und her springen, und sie können einen Modus schließen, ohne sich vom System abmelden zu müssen.



Neuen Modus erzeugen Sie können im SAP-System jederzeit und von jedem Bildschirmbild aus einen neuen Modus öffnen. Dabei gehen in bereits geöffneten Modi keine Daten verloren. Sie können bis zu sechs Modi öffnen, die unabhängig voneinander arbeiten. Wenn Sie einen Modus schließen, bleiben die anderen geöffneten Modi weiterhin einsatzbereit.

Mit jedem Modus, den Sie eröffnen, hat das System mehr Arbeit zu bewältigen, d.h., es kann länger dauern, bis es auf Ihre Anforderungen reagiert. Es kann daher sein, daß die Systemverwaltung die Anzahl der Modi in Ihrem System auf weniger als sechs beschränkt.

Sie haben folgende Möglichkeiten, auf einem beliebigen SAP-Bild einen neuen Modus zu erzeugen:

1. Wählen Sie in der Menüleiste System o Erzeugen Modus.

2. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Drucktaste .

Das System öffnet ein zusätzliches Fenster mit dem neuen Modus. Der neue Modus ist das oberste Fenster auf Ihrem Bildschirm, d.h. das aktive Fenster. Es bleibt solange das aktive Fenster, bis Sie in einen anderen Modus wechseln oder einen weiteren erzeugen.

Jeder Modus verfügt über eine Modusnummer, die in der Statusleiste angezeigt wird. Sie erscheint in Klammern neben dem Systemnamen.

Abbildung 4: Mehrere Modi mit Modusnummern (Quelle: SAP AG)

Modus und Anwendung gleichzeitig öffnen Im SAP-System können Sie durch Eingabe eines Transaktionscodes einen neuen Modus erzeugen und gleichzeitig eine Anwendung starten. Haben Sie auf diese Weise einen



neuen Modus erzeugt, zeigt das System direkt das Einstiegsbild der gleichzeitig geöffneten Anwendung an. Dazu müssen Sie aber den Transaktionscode der entsprechenden Anwendung kennen.

1. Geben Sie im Befehlsfeld den Befehl /o (Schrägstrich und den Buchstaben o) und den Transaktionscode der gewünschten Anwendung ein. Um beispielsweise einen Modus und eine Anwendung mit dem Transaktionscode FD01 (Kundenstammsatz im Arbeitsgebiet Finanzwesen Debitoren anlegen) zu erzeugen, geben Sie im Befehlsfeld /ofd01 ein.

2. Wählen Sie Enter.

Das System öffnet ein neues Fenster für den neuen Modus und zeigt das Einstiegsbild der angewählten Anwendung an.

Modi wechseln Sie können von einem Modus zu einem anderen springen. Wenn Sie in einen anderen Modus wechseln, verlieren Sie keine Daten. Solange Sie am SAP-System angemeldet sind, können Sie einen Modus beliebig lange verlassen und bei Bedarf die Arbeit dort jederzeit wieder aufnehmen.

Klicken Sie eine beliebige Stelle des Fensters an, in dem sich der gewünschte Modus befindet (oder wählen Sie die vorgesehene Tastenkombination).

Das gewählte Fenster wird das aktive Fenster, d.h. es überlagert alle anderen Fenster auf Ihrem Bildschirm. Wenn Sie mehrere Modi geöffnet haben, können Sie die aktuell nicht benutzten Modi minimieren, d.h. in Symbole verwandeln. Wenn Sie einen der Modi später wieder benutzen möchten, können Sie ihn durch Anklicken des entsprechenden Symbols in der Statusleiste wieder zum aktiven Modus machen. Wenn Sie nicht benötigte Modi minimieren, wird die Speichernutzung erheblich verringert.

Modus schließen Wenn Sie die Arbeit in einem Modus abgeschlossen haben, sollten Sie den Modus beenden. Jeder geöffnete Modus verbraucht Systemressourcen und beeinflußt damit die Antwortzeiten des SAP-Systems. Bevor Sie einen Modus schließen, sichern Sie alle Daten, die Sie behalten möchten. Wenn Sie den Modus schließen, fordert Sie das System NICHT auf, Ihre Daten zu sichern. Haben Sie nur einen Modus geöffnet und schließen ihn, melden Sie sich damit vom System ab. In diesem Fall fordert Sie das System vor dem Abmelden jedoch auf, Ihre Daten zu sichern. Sie haben folgende Möglichkeiten:

1. Wählen Sie in der Menüleiste System o Löschen Modus. 2. Klicken Sie das Symbol oben rechts in der Titelleiste des aktiven Modus an.

Der aktuelle Modus wird geschlossen, und Sie kehren zum vorigen Modus zurück.

2.4. Hilfefunktionen Die Hilfe-Funktion stellt Informationen zu den Anwendungskomponenten des SAP-Systems bereit und erläutert und deren Verwendung. Das Menü Hilfe enthält folgende Einträge: Menüeintrag Bedeutung Hilfe zur Anwendung Ausführliche, kontextsensitive Hilfe bei der Arbeit mit SAP-



Komponenten SAP-Bibliothek Die Online-Bibliothek mit der gesamten SAP-

Dokumentation Glossar Definitionen zu SAP-Begriffen Release-Infos Informationen zu Neuerungen und Veränderungen in den

verschiedenen Release-Ständen des SAP-Systems SAPNet Verbindung zur SAP-Internetseite zur Kommunikation mit

Kunden und Partnern Einstellungen...

Hilfe zu Feldern und Festwerten (F1)

Hilfe zu Eingabewerten (F4)

Dialogfenster, in dem Sie festlegen, wie die Feldhilfe angezeigt werden soll

Tabelle 2: Hilfemenü (© SAP AG)

2.4.1. Hilfe zur Anwendung Kontextsensitive Hilfe, die Sie von jeder SAP-Komponente aus aufrufen können.

Sie benutzen die Hilfe zur Anwendung, um umfassende, über die Feldhilfe hinausgehende Informationen zu erhalten. Die Hilfe zur Anwendung können Sie direkt aus einer SAP-Komponente heraus aufrufen. Sie gelangen dann direkt auf die für Ihren Bereich relevante Hilfe. Die Feldhilfe erklärt, wie Sie ein bestimmtes Feld auf einem SAP-Bild ausfüllen müssen. Die Hilfe zur Anwendung enthält Anleitungen oder Informationen, die Sie zur Durchführung einer Anwendung benötigen.

2.4.2. SAP-Bibliothek Die SAP-Bibliothek enthält umfangreiche Online-Dokumentation zu allen SAP-Komponenten im HTML-Format.

Nachdem Sie die SAP-Bibliothek aufgerufen und eine Anwendungskomponente ausgewählt haben, sehen Sie auf der linken Seite des Bildschirms eine Baumstruktur. Diese Baumstruktur entspricht einem Inhaltsverzeichnis für die Bibliothek. Das Inhaltsverzeichnis spiegelt die Struktur der Komponentenhierarchie wider.

2.4.3. Glossar Verzeichnis mit Erklärungen zu SAP-spezifischen und allgemeinen betriebswirtschaftlichen Begriffen.

Wenn Sie auf einen Ihnen unbekannten Begriff im SAP-System treffen und nur eine kurze Definition dazu benötigen, können Sie im Glossar suchen. Für ausführlichere Erklärungen und vertiefende Informationen greifen Sie auf die SAP-Bibliothek zurück.

2.4.4. Hilfe zu Systemmeldungen Das SAP-System zeigt in der Statusleiste Warn- und Fehlermeldungen an. Bei diesen Systemmeldungen handelt es sich um einzeilige Hinweise. In vielen Fällen können Sie jedoch über die Feldhilfe (F1) zusätzliche Informationen zu einer Meldung erhalten.

1. Klicken Sie in der Statusleiste die Meldung an.



2. Alternativ stellen Sie den Cursor auf die Meldung und klicken auf oder drücken F1).

Das System zeigt Hilfe zur Meldung an. Zu manchen Systemmeldungen gibt es keine zusätzlichen Informationen.

2.4.5. Hilfe zu Feldern 1. Stellen Sie den Cursor auf das Feld, zu dem Sie Hilfe anzeigen möchten.

2. Klicken Sie auf die Drucktaste oder drücken Sie F1 .

Sie gelangen auf ein Dialogfenster mit Hilfeinformationen zum ausgewählten Feld. Optisch hervorgehobene Begriffe im Hilfetext verweisen auf Definitionen im Online-Glossar oder auf sonstige Informationen zu dem jeweiligen Begriff. Um diese Informationen anzuzeigen, klicken Sie den gewünschten Begriff an.

Zusätzlich zur Feldhilfe können Sie anwendungsspezifische und technische Informationen abrufen.

2.4.6. Hilfe zu Eingabewerten Zu vielen Feldern im SAP-System können Sie sich eine Liste der möglichen Eingabewerte anzeigen lassen. Aus der angezeigten Liste können Sie den gewünschten Wert auswählen und in das Eingabefeld übertragen. Diese Möglichkeit der Wertehilfe wird jedoch nicht bei allen Feldern unterstützt. Ob die Hilfe verfügbar ist, sehen Sie erst dann, wenn Sie den Cursor auf das Eingabefeld stellen. Wenn Wertehilfe unterstützt wird, erscheint dann rechts neben dem Feld die Wertehilfe-Drucktaste.

Liste der möglichen Eingabewerte anzeigen: 1. Stellen Sie den Cursor auf das gewünschte Feld.

Die Wertehilfe-Drucktaste erscheint rechts neben dem Feld. Falls die Wertehilfe-Drucktaste nicht erscheint, wird diese Art der Hilfe für dieses Feld nicht unterstützt.

2. Klicken Sie auf die Wertehilfe-Drucktaste. Sie sehen eine Liste der möglichen Eingabewerte.

3. Stellen Sie den Zeiger auf den gewünschten Wert und wählen Sie ihn mit Doppelklick aus. Das System fügt den ausgewählten Wert in das Feld ein.

Eingeschränkte Liste mit möglichen Eingabewerten anzeigen:

Die Liste der möglichen Feldwerte kann recht lang sein. Sie können die Zahl der Feldwerte vor dem Anklicken der Wertehilfe-Drucktaste einschränken, indem Sie nur das erste Zeichen des Wertes und das Platzhalterzeichen (*) für die generische Suche eingeben. Wenn Sie z.B. k* in ein Feld eingeben, erscheinen in der Liste nur die Werte, die mit k beginnen.

1. Stellen Sie den Cursor auf ein Feld, das mögliche Eingabewerte unterstützt. Sobald Sie den Cursor auf ein Feld mit einer Liste möglicher Eingabewerte stellen, erscheint rechts vom Feld die Wertehilfe-Drucktaste.

2. Geben Sie das erste Zeichen oder mehrere Zeichen eines Wertes gefolgt vom Platzhalterzeichen * (Stern) ein.



3. Klicken Sie auf die Wertehilfe-Drucktaste. Das System zeigt die Trefferliste mit den möglichen Eingabewerten an.

4. Wählen Sie den gewünschten Eingabewert durch Doppelklick aus. Das System fügt den ausgewählten Wert in das Feld ein.



Materialwirtschaft

3. Organisationseinheiten im MM Mit Hilfe der von R/3 zur Verfügung gestellten Organisationsstrukturen können real existierende Unternehmen ungeachtet ihres oft komplexen Aufbaus im SAP-System abgebildet werden. In diesem Kapitel lernen Sie, welche Organisationseinheiten es in der Materialwirtschaft gibt und wie diese zusammenhängen. Sie werden in der Lage sein, den Aufbau eines beliebigen Unternehmens in "R/3-Sprache" zu übersetzen.

3.1. Organisationseinheiten Flexible Organisationseinheiten im SAP-System bieten die Möglichkeit, auch komplexe Unternehmensstrukturen abzubilden. Eine Vielzahl von Organisationseinheiten dient dazu, den rechtlichen und organisatorischen Aufbau eines Unternehmens aus unterschiedlichen Sichtweisen darzustellen. So sind innerhalb der Materialwirtschaft andere Organisationseinheiten von Bedeutung als z.B. im Vertrieb oder in der Buchhaltung. Durch die Verknüpfung der Organisationseinheiten untereinander werden die verschiedenen Unternehmensbereiche zusammengeführt und der Aufbau des Gesamtunternehmens im SAP-System dargestellt. Es ergibt sich eine Integration der gesamten Unternehmensstruktur.

Abbildung 5: Organisationseinheiten in der Materialwirtschaft (Quelle: SAP AG)

3.1.1. Mandant Übergeordnetes Element aller Organisationseinheiten ist der Mandant. Er entspricht z.B. einem Konzern mit mehreren Tochterfirmen. Innerhalb eines Mandanten wird auf die gleiche Datenbasis zugegriffen, z.B. wird auf der Ebene des Mandanten die Lieferantenadresse geführt.

3.1.2. Buchungskreis Ein Buchungskreis ist eine bilanzierende Einheit im Sinne einer rechtlich selbstständigen Firma. Er ist zentrales Organisationselement der Finanzbuchhaltung.



3.1.3. Werk Ein Werk ist eine Produktionsstätte oder auch einfach die Zusammenfassung räumlich nahe zusammenliegender Orte mit Materialbestand, den sogannten Lagerorten. Das Werk bildet eine disponierende und bestandsführende Einheit und ist zentrales Organisationselement der Materialwirtschaft.

3.1.4. Einkaufsorganisation Die Einkaufsorganisation ist eine organisatorische Einheit, die Materialien oder Dienstleistungen für ein oder mehrere Werke beschafft und allgemeine Einkaufskonditionen mit den Lieferanten aushandelt. Die Einkaufsorganisation ist nach außen rechtlich für alle Einkaufsvorgänge verantwortlich. Das System kann flexibel eingestellt werden. Beispielsweise für zentralen Einkauf, d.h., eine Einkaufsorganisation ist für die verschiedenen Buchungskreise und Werke innerhalb eines Konzerns verantwortlich. Oder für dezentralen Einkauf, d.h., unterschiedliche Einkaufsorganisationen sind für bestimmte Buchungskreise und Werke zuständig.

Mit Hilfe von Referenzen zwischen Einkaufsorganisationen sind auch Mischformen möglich, die erlauben, daß eine Einkaufsorganisation auf die vorteilhafteren Konditionen einer Referenz-Einkaufsorganisation zugreifen kann.

3.1.5. Einkäufergruppe Die Einkaufsorganisation ist in Einkäufergruppen gegliedert, die für die operati-ven Tätigkeiten zuständig sind. Eine Einkäufergruppe kann auch für mehrere Einkaufsorganisationen zuständig sein.

Welche Vorteile ergeben sich durch die SAP-Organisationsstrukturen?

x Abbildung komplexer Unternehmensstrukturen mit flexiblen Organisations-einheiten.

x Darstellung des Unternehmensaufbaus aus unterschiedlichen Sichtweisen.



3.2. Organisation des Lagers Die folgende Abbildung zeigt eine Unternehmensstruktur mit Lagerorten, Lagernummern und Lagertypen:

Sicht der“normalen”Logistik

Sicht desWarehouse-Managements

Abbildung 6: Lagerorganisation (Quelle: SAP AG)

3.2.1. Lagerort Der Lagerort ist eine organisatorische Einheit, die eine Unterscheidung von Materialbeständen innerhalb eines Werks ermöglicht. Alle Daten, die sich auf einen bestimmten Lagerort beziehen, sind auf Lagerortebene gespeichert. Dies bezieht sich hauptsächlich auf Lagerortbestände. Der Lagerort wird als räumlicher Lagerbereich verstanden.

3.2.2. Lagernummer Alphanumerischer Schlüssel, der ein komplexes Lagersystem definiert, das aus unterschiedlichen organisatorischen und technischen Einheiten (Lagertypen) besteht. Alle Materialdaten der Lagerverwaltung, die sich auf eine bestimmte Lagernummer beziehen, werden auf Lagernummerebene gespeichert. Hierzu gehören u.a. Daten zu Palettierung, Einlagerung und Auslagerung.

3.2.3. Lagertyp Physische oder logische Unterteilung eines komplexen Lagers (= Lagernummer) im Lagerverwaltungssystem. Ein Lagertyp besteht aus einem oder mehreren Lagerplätzen.

Lagertypen unterscheiden sich hinsichtlich organisatorischer und technischer Kriterien. Typische Beispiele von Lagertypen, die im Lagerverwaltungssystem definiert werden können, sind:

x Wareneingangszone x Wareneingangszone x Kommissionierbereich x Hochregallager



Alle Materialdaten der Lagerverwaltung, die sich auf einen bestimmten Lagertypen beziehen, werden auf Lagertypebene gespeichert. Hierzu gehören z.B. Festlagerplätze sowie maximale und minimale Lagerplatzmengen.

Lagernummer und Lagertyp sind nur relevant, wenn Ihr Unternehmen das Lagerverwaltungssystem nutzt.

Einem Werk können mehrere Lagerorte zugeordnet sein. Einer Lagernummer kann jedoch pro Werk nur ein Lagerort zugeordnet sein.

Lagerorte, die unterschiedlichen Werken angehören, können unter ein- und derselben Lagernummer verwaltet werden. Jeder Lagernummer kann jedoch pro Werk nur ein Lagerort zugeordnet sein.

Zu einer Lagernummer können mehrere physische Lager gehören. Diese sind im Lagerverwaltungssystem als Lagertypen abgebildet. Ein Lagertyp fasst mehrere Lagerplätze zusammen. Diese sind die kleinsten physischen Einheiten, die das System ansprechen kann.

Ein Werk kann Lagerorte enthalten, die nicht mit dem Lagerverwaltungssystem verwaltet werden

3.3. Organisation des Einkaufs

3.3.1. Zentraler/dezentraler Einkauf Sie können Ihren Einkauf

x als Zentraleinkauf mit einer Einkaufsorganisation einrichten x als dezentral definieren, d.h. mit verschiedenen Einkaufsorganisationen, von

denen jede für ein unterschiedliches Werk zuständig ist. Die folgende Grafik erläutert, wie Sie die Organisation Ihres Einkaufs im SAP-System abbilden können:

Abbildung 7: Organisation des Einkaufs im Unternehmen (Quelle: SAP AG)



3.3.2. Referenzeinkaufsorganisation Je nach Einstellung Ihres Systems können zentraler und dezentraler Einkauf getrennt nebeneinander existieren oder der dezentrale Einkauf kann Kontrakte und Konditionen nutzen, die vom Zentraleinkauf angelegt wurden. Dies kann mit Hilfe der Referenzeinkaufsorganisation (Einkaufsorganisation, auf deren Konditionen oder Kontrakte solche Einkaufsorganisationen zugreifen dürfen, die mit ihr verbunden sind) abgebildet werden.

Eine Referenzeinkaufsorganisation kann einem oder keinem Buchungskreis zugeordnet sein. In der Regel ist ihr kein Werk zugeordnet, allerdings können Ihr ein, kein oder mehrere Werke zugeordnet werden.

Vorteile der Referenzeinkaufsorganisation:

x Eine Referenzeinkaufsorganisation kann einen umfangreichen Kontrakt aushandeln, den andere Einkaufsorganisationen nutzen können. Die Einkaufsorganisationen, die für die Beschaffung in den einzelnen Werken verantwortlich sind, können Materialien über diesen sog. Zentralkontrakt abrufen und somit dessen vorteilhafte Konditionen nutzen.

x Mit Hilfe von SAP - ALE (Application Link Enabling) können auch einzelne Firmen, die zu einem Konzern gehören, aber jeweils mit unabhängigen SAP-Systemen arbeiten, Kontrakte gemeinsam nutzen. Es handelt sich dabei um sog. ‘Verteilte Kontrakte’.

Im Handelsumfeld reduziert das Arbeiten mit einer Referenzeinkaufsorganisation den Datenpflegeaufwand, da Einkaufsorganisationsdaten für Lieferantenstammsätze und Einkaufsinfosätze nur von der Referenz- Einkaufsorganisation angelegt werden müssen. Andere Einkaufsorganisationen, die im Customizing mit ihr verbunden sind, können diese Daten nutzen, ohne selbst Daten pflegen zu müssen.

4. Einkaufsprozess Nach diesem Kapitel kennen Sie den typischen Ablauf eines externen Be-schaffungsvorgangs, von der Bedarfsermittlung über die Bestellung bis hin zur Bezahlung, und dessen Abbildung im R/3 innerhalb der verschiedenen Module und Komponenten.

4.1. Typischer Ablauf eines Einkaufsprozesses Die externe Beschaffung im MM-System basiert auf einem Zyklus genereller Aktivitäten.

Im einzelnen umfaßt der typische Beschaffungszyklus folgende Phasen:

1. Bedarfsermittlung Der Bedarf an Materialien entsteht entweder in den Fachabteilungen oder im Rahmen der Disposition. Bei Materialien, die im Materialstamm definiert sind, kontrolliert das System den jeweiligen Meldebestand und ermittelt so die nachzubestellenden Materialien. Sie haben die Möglichkeit, Bestellanforderungen entweder selbst zu erfassen oder sie durch das System automatisch erzeugen zu lassen.



2. Ermittlung der Bezugsquelle Die Komponente Einkauf unterstützt Sie bei der Ermittlung möglicher Bezugsquellen unter Berücksichtigung vergangener Bestellungen oder bestehender Kontrakte. Dies beschleunigt die Erstellung von Anfragen, die dann über SAP-EDI auf elektronischem Weg an gewünschte Lieferanten übermittelt werden können.

3. Lieferantenauswahl und Angebotsvergleich Das System ist in der Lage, Preisfindungsszenarien zu simulieren, so daß Sie Angebote miteinander vergleichen können. Absageschreiben werden automatisch verschickt.

4. Bestellabwicklung Das Einkaufssystem übernimmt die Informationen aus der Bestellanforderung und dem Angebot und entlastet Sie auf diese Weise bei der Eröffnung von Bestellungen. Ebenso wie Bestellanforderungen können Sie Bestellungen selbst erzeugen oder sie durch das System automatisch erzeugen lassen. Lieferpläne und Kontrakte werden ebenfalls unterstützt.

5. Bestellüberwachung Das System prüft die (von Ihnen vorgegebenen) Wiedervorlagezeiten und druckt dann in den entsprechenden Zeitabständen automatisch Mahnschreiben aus. Es liefert Ihnen den aktuellen Status sämtlicher Bestellanforderungen, Angebote und Bestellungen.

6. Wareneingang und Bestandsführung Versand und Wareneingang können den Empfang von Waren bestätigen, indem sie lediglich die Bestellnummer eingeben. Durch Angabe der zulässigen Über- und Unterlieferungstoleranzen haben Einkäufer die Möglichkeit, Über- und Unterlieferungen zu begrenzen.

7. Rechnungsprüfung Das System unterstützt das Prüfen von Rechnungen. Durch Zugriff auf Bestellvorgänge und Wareneingänge wird der Rechnungsprüfer auf Mengen- und Preisabweichungen hingewiesen.

4.2. Am Einkaufsprozess beteiligte R/3-Komponenten Die Funktionen für die Bedarfsermittlung, die Ermittlung der Bezugsquelle für das Material, die Lieferantenauswahl, die Bestellung und deren Überwachung werden in der Komponente "Einkauf" der Materialwirtschaft abgebildet (s.a. Kap. 5 - Einkauf). Die im Beschaffungszyklus darauffolgenden Funktionen "Wareneingang" und "Bestandsführung" werden in der Komponente "Bestandsführung" der Materialwirtschaft vorgenommen (s.a. Kap. 6 - Bestandsführung). Die den Geschäftsprozess abschließende Rechnungsprüfung und Bezahlung der Lieferung wird teils in der Materialwirtschafts-Komponente "Rechnungsprüfung" (Logistik-Rechnungsprüfung und Erzeugen eines offenen Postens), teils in der Rechnungswesen-Komponente "Kreditorenbuchhaltung" (Ausgleich des offenen Postens) vorgenommen (s.a. Kap. 7 - Rechnungsprüfung und Kap. 8 - Kreditorenbuchhaltung).



MM-Komponente“Rechnungsprüfung”

MM-Komponente“Bestandsführung”

MM-Komponente“Einkauf”

EndgültigeBezahlungerfolgt in derFI-Komponente“Kreditorenbuchhaltung”

Abbildung 8: Beschaffungszyklus (Quelle: SAP AG)

5. Einkauf In diesem Kapitel verschaffen Sie sich einen Überblick über den Einkauf im R/3-System. Sie lernen Einkaufsbelege kennen und wissen, welche Arten es davon gibt und wie diese strukturiert sind. Als Beispiele für Einkaufsbelege betrachten Sie Anfragen, Angebote, Angebotsvergleiche und Bestellungen genauer.

5.1. Überblick über den Einkauf Der Einkauf ist eine Komponente der Materialwirtschaft. Die Materialwirtschaft, mit der Kurzbezeichnung MM (Materials Management), ist ein vollintegriertes Modul des SAP-Systems. Es unterstützt alle Phasen der Materialwirtschaft: Disposition, Einkauf, Wareneingang, Bestandsführung und Rechnungsprüfung.

Die Komponente Einkauf hat folgende Aufgaben:

x externe Beschaffung von Materialien bzw. Dienstleistungen

x Ermittlung möglicher Bezugsquellen für einen Bedarf, der entweder im Rahmen der Disposition oder in den Fachabteilungen entstanden ist

x Überwachung der Warenlieferungen bzw. deren Zahlung

Eine reibungslose Beschaffung setzt voraus, daß Kommunikation zwischen allen Beteiligten stattfindet.

Dieser Informationsfluß ist im SAP-System dadurch gewährleistet, daß der Einkauf in das Gesamtsystem integriert ist und Übergänge zu einer Vielzahl anderer SAP-Module aufweist, z.B. zum:



Controlling (CO)

Die Schnittstelle zum Kostenrechnungssystem (Controlling) ist vor allem bei Bestellungen für Verbrauchsmaterial bzw. Dienstleistungen ersichtlich, weil sie direkt einer Kostenstelle bzw. einem Auftrag zugeordnet werden können.

Finanzwesen (FI)

Zusammen mit dem Finanzwesen pflegt der Einkauf die Daten der im System definierten Lieferanten. Für jeden Lieferanten wird ein sogenannter Lieferantenstammsatz gepflegt, der sowohl buchhalterische Daten als auch Informationen zur Beschaffung enthält. Der Lieferantenstammsatz stellt in der Finanzbuchhaltung das Konto des Kreditors dar. Bei der Kontierung von Bestellungen kann der Einkauf auch festlegen, welche Sachkonten in der Finanzbuchhaltung belastet werden sollen.

Vertrieb (SD)

Im Rahmen der Disposition kann ein Bedarf, der aus dem Vertrieb entstanden ist, an den Einkauf übergeben werden. Darüber hinaus kann der Bedarf bereits bei der Erfassung der Bestellanforderung dem Kundenauftrag direkt zugeordnet werden.

Tabelle 3: Schnittstellen des Einkaufs

5.2. Einkaufsbelege Ein Einkaufsbeleg ist ein Instrument, das vom Einkauf verwendet wird, um Materialien oder Dienstleistungen zu beschaffen.

5.2.1. Arten Einkaufsbelege unterscheiden sich im SAP-System durch die Einkaufsbelegart. Sie bestimmt z.B., welcher Nummernkreis maßgebend ist und welche Felder Ihnen zur Pflege angeboten werden. Die jeweilige Belegart wird beim Anlegen eines Einkaufsbelegs vorgeschlagen. Es gibt beispielsweise Belegarten für Anfragen, Bestellungen und Kontrakte. Bestimmte Belegarten werden im SAP-Standardsystem angeboten; Ihre Firma kann aber auch ihre eigenen Belegarten definieren. Die anschließende Auflistung zeigt die verschiedenen im Standardsystem enthaltenen Einkaufsbelege: Anfrage übermittelt den in der Bestellanforderung definierten Bedarf an potentielle

Lieferanten. Angebot enthält die Konditionen des Lieferanten und bildet die Basis zur Auswahl

von Lieferanten. Bestellung ist die formelle und verbindliche Willenserklärung gegenüber einem

Lieferanten zur Abnahme eines Materials oder einer Dienstleistung. Kontrakt eine Art des Rahmenvertrags; der Kontrakt ist die verbindliche

Willenserklärung zur Abnahme eines Materials oder einer Dienstleistung innerhalb eines vereinbarten Zeitraums.

Lieferplan eine Art des Rahmenvertrags; der Lieferplan enthält fest definierte Zeitpunkte (Einteilungen), zu denen Lieferungen erfolgen sollen.

BANF Mittels Bestellanforderungen können dem Einkauf Material- oder Dienstleistungsbedarfe mitgeteilt werden. Bestellanforderungen sind rein



intern verwendete Belege.

Tabelle 4: Einkaufsbelegarten

5.2.2. Struktur Einkaufsbelege sind in zwei Bereiche untergliedert: in den Belegkopf und den Bereich der einzelnen Positionen. Pro Beleg sind ein Kopf und mehrere Positionen möglich.

Der Belegkopf enthält die für den gesamten Beleg geltenden Informationen, die Positionen die zu beschaffenden Materialien oder Dienstleistungen. So sind bei einer Bestellung Angaben zum Lieferanten und die Belegnummer Bestandteil des Bestellkopfs, während die einzelnen Positionen das Material und die Bestellmenge angeben.

Die Zusatzdaten enthalten zusätzliche Informationen zu einer Position und stehen in keinem direkten Zusammenhang mit den Beschaffungsdaten der Position. Zusatzdaten sind beispielsweise die Kontierungsdaten (wie Kostenstelle und Sachkonto) und die Bestellentwicklung einer Position, die Informationen über bereits erfolgte Waren- und Rechnungseingänge zu der Position enthält.

Jede Position eines Einkaufsbelegs stellt eine Beschaffungseinheit dar. Das heißt, Einkaufsvorgänge werden positionsweise angefordert, bestellt und überwacht.

Abbildung 9: Struktur von Einkaufsbelegen (Quelle: SAP AG)

5.2.3. Nummerierung Jedem Beleg wird eine Nummer zugeordnet. Diese Nummer kann intern oder extern vergeben werden, je nach Handhabung in Ihrem Unternehmen. Interne Nummernvergabe bedeutet, daß dem Beleg vom System eine Nummer zugewiesen wird; extern heißt, daß die Person, die den Beleg erstellt, auch die Nummer festlegt. Alphanumerische Nummernvergabe ist nur bei externer Nummernvergabe möglich.



5.2.4. Beispiele von Einkaufsbelegen Anfrage Definition Eine Anfrage ist die Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten, ein Angebot zur Lieferung von Materialien bzw. Erbringung von Dienstleistungen abzugeben.

Struktur einer Anfrage Eine Anfrage besteht aus dem Anfragekopf und den Positionen.

x Anfragekopf Er enthält allgemeine Informationen zur Anfrage, z.B. die Lieferantenadresse

x Positionen Sie enthalten die Gesamtmengen und Liefertermine der angefragten Materialien bzw. Dienstleistungen. In den Einteilungen kann die Gesamtmenge in mehrere Teilmengen mit den zugehörigen Lieferterminen unterteilt sein. Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis. Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis, und Leistungszeilen legen die angefragte Menge fest.

Angebot Definition Ein Angebot ist die Offerte eines Lieferanten an eine Einkaufsorganisation zur Lieferung von Materialien bzw. Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen.

Struktur eines Angebots Die Offerte ist für einen bestimmten Zeitraum für den Lieferanten rechtlich bindend. Mit einem Angebot antwortet der Lieferant auf eine Anfrage einer Einkaufsorganisation.

Ein Angebot besteht aus Positionen, in denen die Gesamtmenge und der Liefertermin eines angebotenen Materials bzw. einer Leistung angegeben ist.

In den Einteilungen kann die Gesamtmenge in mehrere Teilmengen mit den zugehörigen Lieferterminen unterteilt sein.

Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis. Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis und Leistungszeilen legen die angebotene Menge fest.

Wenn Leistungen nicht genau definiert werden können, dann werden Wertlimits anstelle von Leistungszeilen angegeben. Wertlimits können für bestimmte Kontrakte festgelegt werden.

Konditionen können auf verschiedenen Ebenen gelten:

x für das gesamte Angebot

x auf Positionsebene für das zu liefernde Material bzw. das Beschaffungsvorhaben für Dienstleistungen

x auf Ebene der Leistungszeile für die einzelne Leistung



Angebotsvergleiche Definition Sie können die Preise sämtlicher auf eine bestimmte Ausschreibung (Anfragen) bezogenen Angebote mit Hilfe des Preisspiegels vergleichen. In diesem Preisspiegel sind die Angebote nach Positionen in der Reihenfolge der günstigsten Preisangebote aufgelistet.

Bevor Sie den Preisspiegel erstellen, berücksichtigen Sie folgendes:

x Die Angebotsdaten sollten möglichst für alle Positionen innerhalb der zu vergleichenden Angebote vorliegen. Nur dann ist eine korrekte Interpretation der Mittel- und Gesamtwerte möglich. Enthalten Angebot 1 und 2 Preisangaben zu Position 1, Angebot 3 jedoch nur zu Position 2, dann fehlen dem System Informationen, um einen korrekten Preisvergleich für alle drei Angebote durchzuführen.

x Bei Angeboten in Fremdwährung wird der Angebotspreis automatisch in die Währung des Buchungskreises umgerechnet; diese wird durch Ihre Einkaufsorganisation festgelegt. Sie sollten daher sicherstellen, daß die aktuellen Wechselkurse in Ihrem System hinterlegt sind.

Bestellung Definition Eine Bestellung ist die Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten, oder an ein Werk, zu einem bestimmten Zeitpunkt eine bestimmte Menge an Materialien zu liefern bzw. Dienstleistungen zu erbringen.

Die Bestellung kann für verschiedene Beschaffungsprozesse eingesetzt werden: Sie können Materialien für den direkten Verbrauch oder für das Lager und Dienstleistungen beschaffen. Weiter sind die besonderen Beschaffungsarten Lohnbearbeitung, Strecke und Konsignation vorgesehen.

Mit Bestellungen können Sie Bedarfe extern decken, d.h. ein Lieferant erbringt z.B. eine Leistung oder liefert einen Rohstoff. Ebenso können Sie mit einer Bestellung dafür sorgen, daß ein Material, das in einem Ihrer Werke benötigt wird, von einem anderen Werk Ihrer Firma intern beschafft, d.h. umgelagert wird. Die Folgeaktivitäten zu Bestellungen - wie Waren- und Rechnungseingänge - werden protokolliert, so daß Sie den Beschaffungsvorgang überwachen können.

Sie können Bestellungen für einmalige Beschaffungsvorgänge nutzen. Wenn Sie z.B. bei einem Lieferanten nur einmal ein Material einkaufen möchten, dann legen Sie eine Bestellung an - wenn Sie erwägen, mit diesem Lieferanten eine längerfristige Lieferbeziehungen einzugehen, empfiehlt sich die Beschaffung über Rahmenverträge, da Sie hierbei u.a. günstigere Konditionen erzielen können.

Im Rahmen des optimierten Einkaufs kann die Bestellmenge bei der Bestellbearbeitung gerundet werden, um ausgehandelte Konditionen auszuschöpfen oder um vorhandene Transportkapazitäten optimal zu nutzen.

Struktur einer Bestellung Eine Bestellung besteht aus einem Belegkopf und Positionen:

Die im Kopf enthaltenen Informationen beziehen sich auf die gesamte Bestellung. Die Zahlungs- und Lieferbedingungen sind beispielsweise Bestandteil des Belegkopfs.

Für die Positionen ist jeweils eine Beschaffungsart festgelegt ist. Es gibt folgende Beschaffungsarten:



x Normal

x Lohnbearbeitung

x Konsignation

x Umlagerung

x Dienstleistung

Die in der Bestellposition festgelegte Gesamtmenge an zu lieferndem Material bzw. zu erbringender Dienstleistung kann in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mit dazugehörigen Lieferterminen untergliedert werden.

Für Bestellpositionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, können für jeden Liefertermin die beizustellenden Materialkomponenten angegeben werden.

Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis. Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis und Leistungszeilen legen die bestellte Menge fest. Für Leistungen, die nicht genau spezifiziert werden können, werden anstelle von Leistungszeilen Wertlimits angegeben.

Wenn Dienstleistungen von Kontrakten abgerufen werden, kann die Bestellposition ein Wertlimit mit Bezug auf einen bestimmten Kontrakt enthalten.

6. Bestandsführung Nach diesem Kapitel können Sie die Komponente "Bestandsführung" kurz beschreiben und in den Gesamtzusammenhang des R/3-Systems einordnen. Sie erfahren einiges über den Wareneingang, der im Einkaufsprozess den nächsten Schritt nach der Bestellung von Materialien darstellt. Sie werden in der Lage sein, einen Wareneingang eines bestellten Materials zu buchen und wissen, welche Auswirkungen dies auf andere Bereiche hat.

6.1. Überblick über die Bestandsführung Diese Komponente befaßt sich mit folgenden Aufgaben:

x mengen- und wertmäßige Führung der Materialbestände

x Planung, Erfassung und Nachweis aller Warenbewegungen

x Durchführung der Inventur

Die Bestandsführung ist eine Komponente des Moduls Materialwirtschaft und in die gesamte Logistik eingebettet:



Abbildung 10: Einbettung der Bestandsführung in die Logistik (Quelle: SAP AG)

Material wird aufgrund der von der Disposition ermittelten Bedarfe extern oder intern beschafft. Die Lieferung wird in der Bestandsführung als Wareneingang erfaßt. Das Material wird solange gelagert (und im Bestand geführt), bis es an Kunden (Vertrieb) geliefert oder für interne Zwecke (z.B. Fertigung) verwendet wird.

Bei allen Vorgängen greift die Bestandsführung auf Stammdaten (z.B. Materialstammdaten) sowie auf Bewegungsdaten (z.B. Einkaufsbelege) zu, die gemeinsam von allen Logistikkomponenten verwendet werden.

6.2. Wareneingang

6.2.1. Überblick über den Wareneingang Mit der Komponente "Wareneingang" können Sie den Erhalt von Waren von einem externen Lieferanten oder aus der Produktion buchen. Ein Wareneingang führt zu einer Erhöhung des Lagerbestands.



Es werden folgende Wareneingänge unterschieden:

x Wareneingang mit Bezug auf eine Bestellung (i.d.R. im Einkauf generiert)

x Wareneingang mit Bezug auf einen Auftrag (i.d.R. in intern in der Produktion generiert)

x sonstiger Wareneingang (z.B. kostenlose Lieferung)

Wir betrachten im folgenden nur den Wareneingang mit Bezug auf eine Bestellung.

6.2.2. Wareneingang mit Bezug auf Bestellungen Die Bestellung ist nicht nur der Beleg, mit dem der Einkauf Waren beim Lieferanten bestellt, sondern auch ein wichtiges Planungs- und Überwachungsinstrument für die Einkaufsabteilung, die Disposition, die Bestandsführung und die Rechnungsprüfung.

Bezug zur Bestellung: Wenn eine Ware aufgrund einer Bestellung geliefert wird, ist es für alle betroffenen Abteilungen wichtig, daß der Wareneingang sich auf diese Bestellung bezieht, denn:

x Die Wareneingangsstelle kann überprüfen, ob tatsächlich geliefert wird, was bestellt wurde.

x Das System kann beim Erfassen des Wareneingangs Daten aus der Bestellung (z.B. bestelltes Material, Menge) vorschlagen, was sowohl die Erfassung als auch die Kontrolle (Über- und Unterlieferungen) beim Wareneingang erleichtert.

x Die Lieferung wird in der Bestellentwicklung vermerkt. Somit kann die Einkaufsabteilung die Bestellentwicklung verfolgen und bei verspäteter Lieferung Mahnverfahren veranlassen.

x Die Lieferantenrechnung wird aufgrund der bestellten und der gelieferten Menge geprüft.

x Die Bewertung des Wareneingangs erfolgt aufgrund des Bestell- bzw. Rechnungspreises.

Wie findet man die Bestellung ? In der Regel ist die Bestellnummer auf dem Lieferschein aufgeführt, der der bestellten Ware beigefügt ist und vom Lieferanten an die Wareneingangsstelle übergeben wird. Wenn die Bestellnummer nicht auf dem Lieferschein steht, können Sie über die Material- oder die Lieferantennummer im System die Bestellung wiederfinden, die die Lieferung veranlasst hat.

Bestimmungsort der Ware: Eingehende Ware kann entweder für das Lager, den sofortigen Verbrauch oder für den Wareneingangssperrbestand (Warenannahme unter Vorbehalt) bestimmt sein. Wenn das Material für das Lager bestimmt ist, kann der Besteller einen Lagerort definieren. Dieser Lagerort wird bei der Wareneingangserfassung vom System vorgeschlagen und kann von Ihnen angenommen oder geändert werden. Wenn in der Bestellung kein Lagerort eingegeben wurde, müssen Sie beim Wareneingang einen Lagerort angeben.

Ein Wareneingang für das Lager kann in drei Bestandsarten gebucht werden:

x in den frei verwendbaren Bestand

x in den Qualitätsprüfbestand

x in den gesperrten Bestand



In der Bestellung kann vorgeplant werden, ob das Material in den Qualitätsprüfbestand zu buchen ist. Sie entscheiden zum Zeitpunkt des Wareneingangs, in welche Bestandsart das Material gebucht wird.

6.2.3. Auswirkungen einer Wareneingangsbuchung Ein Wareneingang hat folgende Auswirkungen im System:

Erzeugen eines Materialbelegs Wenn Sie einen Wareneingang buchen, erstellen Sie einen Materialbeleg, der Nachweis für die Bewegung ist.

Abbildung 11: Erzeugung eines Materialbelegs (Quelle: SAP AG)

Erzeugen eines Buchhaltungsbelegs Parallel zum Materialbeleg wird ein Buchhaltungsbeleg erstellt, der die für die Bewegung notwendigen Buchungszeilen auf den Konten der Buchhaltung enthält.

Erzeugen eines Warenbegleitscheins Wenn Sie den Wareneingang erfassen, können Sie gleichzeitig den Warenbegleitschein (Wareneingangsschein, Palettenschein) drucken (siehe Druckfunktionen).

Senden einer Nachricht an den Einkauf Wenn das Kennzeichen WE-Nachricht in der Bestellung gesetzt wurde, erhält der Einkäufer automatisch eine Nachricht, die auf die Lieferung hinweist.

Fortschreibung des Bestands Die Bestandsfortschreibung im Materialstammsatz hängt vom Bestimmungsort der Ware ab:

x Wareneingang ins Lager: Wenn die Ware für das Lager angeliefert wird, erhöht das System den gesamten bewerteten Bestand und die Bestandsart (z.B. frei verwendbaren Bestand) um die gelieferte Menge. Der Bestandswert wird gleichzeitig fortgeschrieben.

x Wareneingang in den Verbrauch: Wurde die Ware für den Verbrauch angeliefert, wird lediglich die Verbrauchsstatistik im Materialstammsatz fortgeschrieben.



x Wareneingang in den WE-Sperrbestand: Wird der Wareneingang in den WE-Sperrbestand gebucht (siehe Abschnitt Wareneingang über den WE-Sperrbestand), bleibt der Bestand unverändert. Die Ware wird nur in dem WE-Sperrbestand der Bestellentwicklung geführt.

x Wareneingang in einen neuen Lagerort: Haben Sie die Ware in einen Lagerort gebucht, den es für dieses Material noch nicht gab, haben Sie mit der WE-Buchung automatisch die Lagerungsdaten im Materialstammsatz angelegt. Als Voraussetzung dafür muß im Customizing das automatische Anlegen von Lagerungsdaten sowohl für das Werk als auch für die Bewegungsart erlaubt sein. Andernfalls müssen Sie den Materialstammsatz um diesen neuen Lagerort erweitern, bevor Sie den Wareneingang buchen.

Fortschreibung der Sachkonten Mit der Wareneingangsbuchung erzeugt das System automatisch Buchungszeilen auf den Konten der Buchhaltung. Andere Fortschreibungen können auch in den nachgelagerten Anwendungen stattfinden. So wird z.B. bei einem Wareneingang in den Verbrauch das Kontierungsobjekt (z.B. Kostenstelle, Auftrag, Anlage) belastet.

Fortschreibungen in der Bestellung Folgende Einkaufsdaten werden fortgeschrieben:

x Bestellentwicklung: Mit der Wareneingangsbuchung wird automatisch ein Bestellentwicklungssatz angelegt, der die für den Einkauf wesentlichen Daten enthält, darunter die gelieferte Menge, die Materialbelegnummer und -position, die Bewegungsart und das Buchungsdatum des Wareneingangs.

x Bestellposition: Ist das Endlieferungskennzeichen gesetzt, gilt die Bestell-position als erledigt, und die offene Bestellmenge wird auf Null gesetzt.



Andere Fortschreibungen Abhängig von den Eigenschaften des Materials, der Bewegung und der eingesetzten SAP-Modulen finden auch Fortschreibungen in anderen SAP-Anwendungen statt, z.B.:

x Dispositionsvormerkung oder Primärbedarfsabbau in der Disposition

x Statistikdaten im Bestandscontrolling

x Daten für die Lieferantenbeurteilung im Einkauf

x Transportbedarf und Quant in der Lagerverwaltung

x Prüflos im Qualitätsmanagement

7. Rechnungsprüfung Am Ende dieses Kapitels kennen Sie die Grundlagen der Logistik-Rechnungsprüfung, die in der Materialwirtschaft den Einkaufsprozess abschließt und das Bindeglied zum Finanzwesen darstellt.

Die Logistik-Rechnungsprüfung ist ein Teil der Materialwirtschaft (MM). Am Ende der logistischen Kette aus Einkauf, Bestandsführung und Rechnungsprüfung prüft sie Rechnungen auf sachliche, preisliche und rechnerische Richtigkeit. Mit dem Buchen der Rechnung werden die Daten der Rechnung im System gesichert. Das System aktualisiert die gesicherten Daten der Rechnungsbelege in der Materialwirtschaft und im Rechnungswesen. Außerdem wird auf dem Kreditorenkonto des Lieferanten ein offener Posten in Höhe der Rechnung erzeugt, der später ausgeglichen wird (s.a. Kap. 8.2 - Ausgleich offener Posten).

Die Logistik-Rechnungsprüfung hat folgende Aufgaben:

x den Vorgang der Materialbeschaffung - von Bestellanforderung über Einkauf zum Wareneingang - abzuschließen

x Rechnungen, die nicht im Bereich der Materialbeschaffung entstehen (z.B. Dienstleistungen, Spesenabrechnungen, Seminarkosten etc.), zu bearbeiten

x Gutschriften, z.B. als Rechnungsstornierung oder als Rücklieferung, zu bearbeiten



In der Logistik-Rechnungsprüfung stehen verschiedene Prozesse zum Verarbeiten einer Rechnung zur Verfügung:

Rechnungsprüfung im Dialog

Sie erhalten eine Rechnung, erfassen die Daten im System, vergleichen und korrigieren die vom System vorgeschlagenen Daten (z.B. Menge und Wert) mit den Angaben auf der Rechnung und buchen diese Rechnung.

Rechnungsprüfung im Hintergrund

Sie erhalten eine Rechnung, erfassen nur den Gesamtbetrag und die Zuordnung der Rechnung. Das System prüft die Rechnung dann im Hintergrund. Wenn keine Fehler auftreten, wird die Rechnung im Hintergrund gebucht. Wenn Fehler auftreten, wird die Rechnung gespeichert und muß in einem gesonderten Arbeitsschritt nachbearbeitet werden.

EDI-Eingang einer Rechnung

Die Rechnungsinformationen werden per Daten-fernübertragung in das R/3-System gebracht; das System versucht diese Rechnung zu buchen. Wenn dabei Fehler auftreten, müssen die Rechnungen manuell bearbeitet werden.

Automatische Wareneingangsabrechnung (ERS)

Sie erhalten keine Lieferantenrechnung, sondern buchen die Rechnung selber auf Basis der Bestell- und Wareneingangsinformationen.

Tabelle 5: Bearbeitungsmöglichkeiten bei der Logistik-Rechnungsprüfung

8. Kreditorenbuchhaltung Dieses Kapitel vermittelt Ihnen das notwendige Wissen über die Kreditoren-buchhaltung, um den Einkaufsprozess abzuschließen. Die Kreditorenbuchhaltung ist Teil des Finanzwesens und stellt u.a. die Verbindung zur Materialwirtschaft her. Sie erfahren, wie die bei Buchung der Rechnung entstandenen offenen Posten ausgeglichen werden können.

8.1. Überblick Die Kreditorenbuchhaltung führt und verwaltet die buchhalterischen Daten aller Kreditoren. Darüber hinaus ist sie ein integraler Bestandteil des Einkaufssystems: Lieferungen und Rechnungen werden lieferantenbezogen geführt. Aus den operativen Vorgängen werden die Buchungen automatisch angestoßen. Das Cash Management wird ebenfalls mit Werten aus Rechnungen versorgt, um so die Liquiditätsplanung zu optimieren.

Verbindlichkeiten werden durch das Zahlungsprogramm reguliert. Dabei werden alle gängigen Zahlwege (Schecks, Überweisungen etc.) in Formularform ebenso unterstützt wie der elektronische Weg (Datenträgeraustausch mittels Diskette und Vorbereitung der Datenfernübertragung). Die jeweiligen länderspezifischen Zahlverfahren sind ebenfalls Bestandteil des Programms.



Bestehende Forderungen (z.B. Rückzahlung einer Gutschrift) können ggf. angemahnt werden. Diese Funktion wird durch das Mahnprogramm unterstützt.

Die Buchungen in der Kreditorenbuchhaltung werden zugleich auch im Hauptbuch geführt, wobei je nach Vorgang (Verbindlichkeiten, Anzahlungen u.a.) unterschiedliche Sachkonten fortgeschrieben werden. Für die Verfolgung der offenen Posten stehen Ihnen Fälligkeitsvorausschauen und weitere Standardberichte zur Verfügung.

Im Schriftverkehr können Saldenbestätigungen, Kontoauszüge und andere Mitteilungen individuell gestaltet werden. Zur Dokumentation der Vorgänge in der Kreditorenbuchhaltung stehen Ihnen Saldenlisten, Journale, Kontenschreibung und andere Auswertungen zur Verfügung.

8.2. Ausgleich offener Posten Offene Posten stellen unerledigte Vorgänge dar. Beispielsweise wird eine nicht bezahlte Rechnungsposition auf dem Kreditorenkonto als offener Posten geführt, bis sie bezahlt wird.

Die offenen Posten eines Kontos können ausgeglichen werden, wenn ihnen ein gleich hoher Betrag auf der Gegenseite zugeordnet werden kann. Der Saldo der einander zugeordneten Posten muß also Null ergeben.

Abbildung 12: Ausgleich offener Posten (Quelle: SAP AG)

Beim Ausgleichen werden diese Posten mit einer Ausgleichsbelegnummer und dem Datum des Ausgleichs versehen. Dadurch werden zum Beispiel Rechnungen auf einem Debitorenkonto als bezahlt und Posten eines Bankverrechnungskontos als geklärt gekennzeichnet.

Voraussetzung ist, daß das Konto, auf dem die Posten gebucht wurden, mit Offene-Posten-Verwaltung geführt wird. Debitoren- und Kreditorenkonten unterliegen automatisch dieser Verwaltung. Dadurch haben Sie jederzeit die Kontrolle darüber, welche Forderungen oder Verbindlichkeiten noch bestehen. Für Sachkonten müssen Sie diese Option im Stammsatz festlegen. Beispielsweise sollten Bankunterkonten und Verrechnungskonten mit Offene-Posten-Verwaltung versehen werden, da Sie über diese Konten nachvollziehen wollen, ob Geschäftsvorgänge bereits abgeschlossen sind.

Durch die Offene-Posten-Verwaltung wird sichergestellt, daß alle Posten, die noch nicht ausgeglichen wurden, im System verfügbar sind. Erst nachdem alle offenen Posten eines Belegs ausgeglichen sind, kann ein Beleg archiviert werden.



Ob ein Posten ausgeglichen ist, können Sie durch die Einzelpostenanzeige oder über die Beleganzeige feststellen. Bei der Einzelpostenanzeige werden in der Standardvariante für den Zeilenaufbau die letzten drei Stellen der Ausgleichsbelegnummer angezeigt. Die Ausgleichsbelege werden Sie sich ansehen, wenn Sie feststellen wollen, wodurch Posten ausgeglichen wurden.

9. Mögliche Szenarien beim Einkaufsprozess Dieses zentrale Kapitel zeigt auf, wie unterschiedlich in der Praxis der externe Beschaffungsvorgang ablaufen kann. Es werden drei typische Abläufe vorgestellt und deren Einzelschritte beschrieben. Sie erfahren, welche Aktivitäten durchzuführen sind, abhängig davon, ob das zu beschaffende Material schon bekannt ist und ob der Lieferant ein neuer oder ein altbekannter Geschäftspartner ist.

In der unternehmerischen Praxis wird das Vorgehen bei der externen Beschaffung von Materialien in den seltensten Fällen immer so idealtypisch ablaufen, wie es in Kap. 4.1 beschrieben wurde.

Vielmehr werden sich die möglichen Einkaufsszenarien je nach der Situation, in der sich der zuständige Einkäufer gerade befindet, möglicherweise stark voneinander unterscheiden.

Einflussfaktoren auf die Art des Einkaufsprozesses können z.B. sein:

x ist das zu beschaffende Material früher schon einmal beschafft worden, d.h. ist es bekannt ?

x wird bei einem Lieferanten eingekauft, mit dem wir schon langwährende Geschäftsbeziehungen pflegen, oder müssen wir uns nach einer neuen Bezugsquelle umsehen ?

x liegen innerbetriebliche Richtlinien vor, nach denen der Einkaufsprozess abzulaufen hat, z.B. Qualitätsmanagement-Richtlinien ?

Daher betrachten wir nun einige denkbare Konstellationen.



9.1. Material und Lieferant bekannt Wenn wir ein Material, das wir schon einmal beschafft haben und das daher auch in unserem Materialstamm verzeichnet ist, bei einem Lieferanten bestellen, mit dem wir schon länger Geschäftsbeziehungen unterhalten, könnte der daraus resultierende Einkaufsprozess folgendermaßen aussehen:

1. Wir senden eine Bestellung über das Material X an den Lieferanten L.

2. Nach Eintreffen der Ware in unserem Lager verbuchen wir den Wareneingang.

3. Wir prüfen die an uns gestellte Rechnung.

4. Wir begleichen die Rechnung z.B. per Überweisung.

9.2. Material unbekannt, Lieferant bekannt Wollen wir jedoch bei unserem Lieferanten ein neues, bisher noch nicht verwendetes und daher auch noch nicht im Materialstamm angelegtes Material beziehen, müssen wir den einen zusätzlichen Schritt ausführen:

1. Wir bringen wichtige Eigenschaften des neuen Materials X in Erfahrung und legen mit diesem Wissen das Material in unserem Materialstamm an (s.a. Kap. 10 - Materialstamm).

2. Wir senden eine Bestellung über das Material X an den Lieferanten L.




9.3. Material bekannt, Lieferant unbekannt Tritt z.B. der Fall ein, dass unser langjähriger Lieferant L das Material X aufgrund von Produktionsschwierigkeiten im Moment nicht liefern kann, bietet es sich an, folgenden Weg einzuschlagen:

1. Wir richten einige Anfragen über den Bezug des Materials X an die Lieferanten M und N, mit denen wir bisher keine geschäftlichen Beziehungen pflegen.

2. M und N schicken ihre Angebote an uns zurück.

3. Wir vergleichen diese Angebote hinsichtlich ihres Preises und wählen das günstigste Angebot, z.B. von Lieferant N, aus.

4. Wir bringen einige wichtige Daten über N in Erfahrung und legen den Lieferanten N dann in unserem Lieferantenstamm an (s.a. Kap. 11 -



Lieferantenstamm). Handelt es sich, wie im Beispiel unterstellt, wirklich nur um einen temporären Lieferengpass unseres Standardlieferanten L, und wollen wir in Zukunft wieder bei L bestellen, würde es auch ausreichen, den Lieferanten N als CpD-Lieferanten anzulegen, um unnötigen Datenerfassungsaufwand zu vermeiden (s.a. Kap. 11.5 - CpD-Lieferanten).

6. Wir senden eine Bestellung über das Material X an den Lieferanten N.




9.4. Langfristige Geschäftsbeziehungen zum Lieferanten Pflegen wir schon sehr lange gute Geschäftsbeziehungen zu einem Lieferanten L und wollen mit diesem eine Vereinbarung über die Lieferung von Materialien bzw. die Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen innerhalb eines bestimmten Zeitraums mit bestimmten Abnahmemengen oder –werten treffen, können wir einen Rahmenvertrag mit L abschließen.

1. Wir schließen mit L einen Rahmenvertrag, wobei uns die Möglichkeiten "Kontrakt (Mengenkontrakt, Wertkontrakt)" und "Lieferplan" offenstehen. Entschließen wir uns z.B. für einen Wertkontrakt, vereinbaren wir die Abnahme bestimmter Materialien in einer bestimmten Werthöhe.

2. Wird ein bestimmtes Material benötigt, schicken wir eine Bestellung an L.

3. Hierbei beziehen wir uns auf den Wertkontrakt. Bei der Beschaffung über Kontrakt erhält der Lieferant einen Kontraktabruf, in dem die abzurufende Menge und das Lieferdatum angegeben werden. Das heißt, es wird eine Bestellung mit Bezug zu einem Kontrakt angelegt. Preis, Lieferantendaten, Lieferbedingungen, Bezugsnebenkosten sowie für den Lieferanten relevante Anweisungen werden automatisch aus dem Kontrakt übernommen.

10. Materialstamm In diesem Kapitel wird die Bedeutung der Materialstammdaten deutlich. Neben der Verwendung wird auch der Aufbau des Materialstamms erläutert, der eng mit dem organisatorischen Aufbau des Unternehmens verknüpft ist. Sie erfahren, welche Daten der Materialstamm enthält und aus welchen Sichten diese betrachtet werden können.

10.1. Verwendung des Materialstamms Die Gesamtheit aller Informationen über sämtliche Materialien, die ein Unternehmen beschafft, fertigt, lagert und verkauft, ist im Materialstamm abgelegt. Für das Unternehmen stellt dieser die zentrale Quelle zum Abruf materialspezifischer Daten dar. Der Materialstamm wird von sämtlichen Komponenten des SAP-Logistiksystems genutzt.

Durch die Integration aller Materialdaten in einem einzigen Datenbankobjekt entfällt das Problem der Datenredundanz. Die gespeicherten Daten können von allen Bereichen,



wie Einkauf, Bestandsführung, Disposition, Rechnungsprüfung usw., gemeinsam genutzt werden (s.a. Kap. 10.4.1 - Fachbereichsdaten).

10.2. Nummerierung des Materialstamms Für jedes Material, das Ihr Unternehmen verwendet, müssen Sie im Materialstamm einen Materialstammsatz anlegen, der durch eine Materialnummer eindeutig gekennzeichnet ist.

Je nach Handhabung in Ihrem Unternehmen können Sie als Materialnummern sprechende Schlüssel oder nichtsprechende Schlüssel vergeben. Aus diesem Grund gibt es im R/3-System zwei verschiedene Arten der Nummernvergabe:

extern Wenn Ihr Unternehmen sprechende - meist alphanumerische - Schlüssel verwendet, geben Sie die gewünschte Zeichenfolge beim Anlegen des Materialstammsatzes als Materialnummer ein. Bei externer Nummernvergabe können Sie in der Auswahl möglicher Nummern, die Sie zuordnen können, beschränkt sein. Die Nummernvergabe wird im Rahmen des Customizing gepflegt.

intern Wenn Ihr Unternehmen nichtsprechende Schlüssel verwendet, geben Sie beim Anlegen des Materialstammsatzes keine Materialnummer ein. Statt dessen vergibt das System eine laufende Nummer. Diese Nummer sehen Sie beim Pflegen des Materialstammsatzes.

10.3. Struktur des Materialstamms Um den unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Unternehmen gerecht zu werden, ermöglicht das R/3-System eine flexible Gestaltung der Organisationsstruktur (s.a. Kap. 3.1 - Organisationseinheiten). Selbstverständlich ist diese Flexibilität auch in der Datenstruktur des Materialstamms abgebildet. Entsprechend sind die Materialdaten verschiedenen Organisationsebenen zugeordnet.

Mandant Allgemeine Materialdaten, die für das gesamte Unternehmen gelten, werden auf Mandantenbasis gespeichert. Hierzu gehören u.a. die Warengruppe, die Basismengeneinheit, die Materialkurztexte und Umrechnungsfaktoren für alternative Mengeneinheiten. Ein weiteres Beispiel für allgemeine Daten sind Details über die Konstruktion eines Materials (z.B. CAD-Zeichnungen) sowie Lagerbedingungen (Temperaturbereich, Angaben darüber, ob es sich um explosives oder verderbliches Material handelt etc.).



Buchungskreis Alle Daten, die in einen bestimmten Buchungskreis sowie den zugehörigen Werken und Lagerorten gültig sind, werden auf Buchungskreisebene gespeichert. Hierzu gehören z.B. Buchhaltungs- und Kalkulationsdaten (falls die Bewertung auf Buchungskreisebene stattfindet).

Werk Diese Ebene enthält die Daten, die für die einzelnen Betriebsstätten oder Abteilungen innerhalb einer Firma relevant sind. So gehören die für den Einkauf wichtigen Daten dieser Ebene an. Als Beispiel sind hier die Höchst- und Mindestbestellmenge eines Materials und der Meldebestand zu nennen. Auf die Werksdaten greifen Sie über den Werksschlüssel zu. Lagerort Diese Ebene enthält die speziell für einen Lagerort geltenden Daten. Zum Beispiel werden die Bestände auf Lagerortebene geführt. Auf die Lagerortdaten greifen Sie über Werks- und Lagerortschlüssel zu.

Diese Struktur der Daten erleichtert die Organisation von materialbezogenen Informationen im gesamten Unternehmen. Sie verhindert die redundante Speicherung von Materialdaten, wenn das gleiche Material in mehr als einem Werk verwendet oder an mehr als einem Lagerort gelagert wird.

10.4. Daten im Materialstamm

10.4.1. Fachbereichsdaten Da mehrere Abteilungen eines Unternehmens mit einem Material arbeiten und jede Abteilung unterschiedliche Informationen zu dem Material verwendet, sind die Daten in einem Materialstammsatz nach Fachbereichen gegliedert. Dies ist in der folgenden Abbildung dargestellt:

Abbildung 13: Fachbereichsspezifische Sichten auf den Materialstamm (Quelle: SAP AG)

Jeder Fachbereich hat also seine eigene Sicht auf einen Materialstammsatz und ist für die Richtigkeit seiner Daten verantwortlich.

Fachbereich Daten im Materialstamm Beispiele



Arbeitsvorbereitung Daten zur Vorbereitung der Fertigung, insbesondere für die Terminierung

Toleranzdaten, Eigenfertigungszeiten

Buchhaltung Bewertungs- und kalkulationsspezifische Informationen

Preissteuerung, Standardpreis oder gleitender Durchschnittspreis, Bewertungsklasse

Disposition Informationen zur Materialbedarfsplanung

Dispositionsmerkmal, Sicherheitsbestand, geplante Lieferzeit oder Fertigungszeit für ein Material

Einkauf Durch den Einkauf bereitgestellte Daten für ein Material

die für das Material zuständige Einkäufergruppe, zulässige Über- und Unterlieferungstoleranzen, Einkaufsbestelltext

Fertigungshilfsmittel Informationen zum Material bei der Verwendung als Fertigungshilfsmittel

Verwendung in bestimmten Plantypen, Gruppierungsschlüssel, Vorschlagswerte für Pläne und Fertigungsaufträge

Grunddaten Allgemeine Daten, die von allen Fachbereichen genutzt werden können

Daten zur Dokumentenverwaltung, Europäische Artikelnummer, Abmessungen

Kalkulation Kalkulationsspezifische Informationen

Erzeugnis- oder Einzelkalkulation, kalkulatorische Losgröße, Vorschlagsdaten für die Bewertung

Klassifizierung Typische Daten zur Klassifizierung des Materials

Zuordnung zu einer oder mehreren Klassen, Bewertung der Merkmale, Standardklasse

Lagerung Informationen zur Lagerabwicklung und Lagerung des Materials

Lagerbedingungen, Verpackungsmaße

Lagerverwaltung Allg. Daten zur Lagerverwaltung, Informationen zu Lagerungsstrategien etc.

Daten zur Bestimmung des Lagertyps für Ein- und Auslagerung, Ladehilfsmittelmengen

Prognose Informationen zur Vorhersage des Materialbedarfs

Prognosemodell, Prognosezeitraum

Qualitätsmanagement Daten zum Qualitätsmanagement:

technische Lieferbedingungen, Zeugnis erforderlich oder nicht, QM-Prüfdaten (eine Prüfart pro Vorgang)

Vertrieb Informationen zu Kundenaufträgen und zur Preisfindung

Produkthierarchie, Kontierungsgruppe, Preismaterial, Vertriebstext



Tabelle 6: Fachbereichspezifische Daten im Materialstamm

10.4.2. Materialart Materialien mit denselben Grundeigenschaften fassen Sie durch Zuordnung zu einer gemeinsamen Materialart zusammen. Dies ermöglicht Ihnen, verschiedene Materialien nach den Erfordernissen Ihres Unternehmens einheitlich zu verwalten. Die nachfolgende Abbildung zeigt einige Materialarten.

Abbildung 14: Beispiele für Materialarten (Quelle: SAP AG)

Wenn Sie einen Materialstammsatz anlegen, müssen Sie das Material einer Materialart zuordnen. Die Materialart legt bestimmte Eigenschaften des Materials fest und hat wichtige Steuerungsfunktionen. So beeinflusst sie beispielsweise die Bildfolge und die Feldauswahl in einem Materialstammsatz. Beim Anlegen eines Materialstammsatzes legt die Materialart folgendes fest:

x ob das Material für einen bestimmten Zweck vorgesehen ist (z.B. als konfigurierbares Material oder als Prozeßmaterial)

x ob die Materialnummer intern oder extern vergeben werden kann x aus welchem Nummernkreisintervall die Materialnummer vergeben wird x welche Bilder erscheinen, und in welcher Reihenfolge sie erscheinen x welche Fachbereichsdaten eingegeben werden können x welche Beschaffungsart das Material hat, d.h. ob das Material eigengefertigt

oder fremdbezogen wird, oder ob beides möglich ist Zusammen mit dem Werk bestimmt die Materialart die Bestandsführungspflicht eines Materials, d.h.

x ob Mengenveränderungen im Materialstammsatz fortgeschrieben werden

x ob Wertveränderungen auch auf den Bestandskonten der Finanzbuchhaltung fortgeschrieben werden

Darüber hinaus ist von der Materialart abhängig, welche Konten bebucht werden, wenn ein Material ins Lager geht oder das Lager verläßt.

Ihre Systemverwaltung stellt die Materialarten im Customizing des Materialstamms unter Eigenschaften der Materialarten festlegen ein.



10.4.3. Branche Ebenso wie die Materialart hat auch die Branche Steuerungsfunktionen im R/3-System. So beeinflußt sie beispielsweise die Bildfolge und die Feldauswahl in einem Materialstammsatz. Die einem Material zugeordnete Branche ist nachträglich nicht änderbar.

Abbildung 15: Beispiele für Branchen (Quelle: SAP AG)

Im Standardsystem gibt es folgende Branchen (das interne Kürzel der Branche steht in Klammern):

x Anlagenbau (A)

x Chemie (C)

x Maschinenbau (M)

x Pharmazie (P)

Die übrigen Branchen werden in SAP Retail verwendet.

Im Customizing des Materialstamms unter Branchen definieren und branchenabhängige Feldauswahl festlegen kann Ihre Systemverwaltung weitere Branchen festlegen.

10.4.4. Zusatzdaten Neben den eben beschriebenen Hauptdaten enthält jedes Material auch noch eine ganze Reihe sog. Zusatzdaten.

Materialkurztext Dies ist ein kurzer Text, der das Material beschreibt. Den Materialkurztext können Sie in beliebig vielen Sprachen erfassen; allerdings ist pro Sprache nur ein Text möglich.

Mengeneinheit Im R/3-System wird zwischen folgenden Mengeneinheiten unterschieden: Basismengeneinheit Dies ist die Mengeneinheit, in der die Bestände eines Materials verwaltet werden. Alle Mengen, die in einer anderen Mengeneinheit eingegeben wurden, rechnet das System in die Basismengeneinheit um. Alternativmengeneinheiten Die einzelnen Fachbereiche können ihre eigenen Mengeneinheiten verwenden. So kann z.B. der Einkauf eine andere Mengeneinheit verwenden als der Vertrieb oder die Lagerverwaltung. Alle Mengeneinheiten mit Ausnahme der Basismengeneinheit werden



unter dem Sammelbegriff Alternativmengeneinheiten zusammengefaßt. Das R/3-System unterstützt folgende Alternativmengeneinheiten: Bestellmengeneinheit Diese ermöglicht die Bestellung eines Materials in einer

anderen Einheit als der Basismengeneinheit. Die Bestellmengeneinheit wird in den Einkaufsfunktionen automatisch vorgeschlagen und kann dort geändert werden.

Verkaufsmengeneinheit Diese ermöglicht den Verkauf eines Materials in einer anderen Einheit als der Basismengeneinheit. Die Bestellmengeneinheit wird im Kundenauftrag automatisch vorgeschlagen und kann dort überschrieben werden.

Ausgabemengeneinheit Mengeneinheit, in der das Material vom Lager ausgegeben wird. Diese ermöglicht es, Verbrauch, Umlagerungen, Umbuchungen und Inventuren in einer anderen Einheit als der Basismengeneinheit und der Lagermengeneinheit im System zu führen.

LVS-Mengeneinheit Mengeneinheit, in der ein Material in der Lagerverwaltung geführt wird. Für Bestandsführungszwecke rechnet das System die in der LVS-Mengeneinheit eingegebenen Mengen in die Basismengeneinheit um. Wenn z.B. ein Material normalerweise in der Basismengeneinheit Stück verwaltet wird, ein Karton jedoch mehrere tausend Stück enthält, kann es sinnvoll sein, eine LVS-Mengeneinheit festzulegen, die für die Zwecke der Lagerverwaltung besser geeignet ist.

Tabelle 7: Alternativmengeneinheiten

Abbildung 16: Verhältnis zwischen Basismengeneinheit und Alternativmengeneinheiten (Quelle: SAP AG)

Alle Materialdaten werden in der Basismengeneinheit fortgeschrieben. Diese Einheit sollten Sie mit Bedacht wählen, denn Mengen können nur dann genau in einer Alternativmengeneinheit ausgedrückt werden, wenn sie mit Dezimalstellen dargestellt werden kann. Bei der Festlegung der Basismengeneinheit müssen Sie daher unbedingt folgende Punkte beachten:

x Die Basismengeneinheit ist die Einheit, die die höchste erforderliche Genauigkeit bietet.



x Die Umrechnung einer Alternativmengeneinheit in die Basismengeneinheit sollte eine einfache Dezimalzahl (keine periodische Dezimalzahl) ergeben.

Eine Mengeneinheitengruppe enthält mehrere Alternativmengeneinheiten und deren Umrechnungsfaktoren in die Basismengeneinheit. Mengeneinheitengruppen definieren Sie im Customizing des Materialstamms unter Mengeneinheiten zu Gruppen zusammenfassen. Bei der Erfassung von Alternativmengeneinheiten erspart Ihnen die Angabe einer Mengeneinheitengruppe die zeitaufwendige Einzeleingabe von Alternativmengeneinheiten.

Alle Mengen, die Sie in einer anderen Einheit als der Basismengeneinheit eingeben, rechnet das System automatisch in die Basismengeneinheit um. Hierzu nutzt das System eine zentrale Umrechnungstabelle. Wenn Sie Einheiten verwenden, die nicht in dieser Tabelle enthalten sind, müssen Sie den Faktor zur Umrechnung der Alternativmengeneinheit in die Basismengeneinheit im Materialstammsatz angeben. Dies nehmen Sie in der Regel bei der Eingabe der Alternativmengeneinheit(en) vor.



11. Lieferantenstamm Nach Lesen dieses Kapitels wissen Sie, wozu der Lieferantenstamm verwendet wird, wie er strukturiert ist und wie er mit dem Rechnungswesen verbunden ist. Außerdem erfahren Sie, was ein CpD-Lieferant ist und wie das allgemeine Geschäftspartner-Modell des R/3-Systems aussieht, das sowohl für Lieferanten als auch für Kunden gültig ist.

11.1. Verwendung des Lieferantenstamms Der Lieferantenstamm enthält Informationen über die Lieferanten eines Unternehmens. Diese Informationen sind in einzelnen Lieferantenstammsätzen abgelegt. Neben Name und Anschrift des Lieferanten umfaßt ein Lieferantenstammsatz Angaben über

x die in Verbindung mit dem Lieferanten geltende Währung

x Zahlungsbedingungen

x Namen wichtiger Kontaktpersonen (VerkäuferIn)

Da der Lieferant in der Buchhaltung zugleich als kreditorischer Geschäftspartner des Unternehmens gilt, enthält der Lieferantenstammsatz auch buchhalterische Daten, wie z.B. das Abstimmkonto der Hauptbuchhaltung. Der Lieferantenstammsatz wird deshalb von der Buchhaltung und vom Einkauf gepflegt. Die Buchhaltungsdaten zu einem Lieferanten müssen bereitgestellt werden, bevor Sie Rechnungen des Lieferanten zur Zahlung im System erfassen können.

11.2. Kontengruppe Wenn Sie einen Lieferantenstammsatz anlegen, müssen Sie eine Kontengruppe angeben. Die Kontengruppe bestimmt

x die Art der Nummernvergabe

x den Nummernbereich, aus dem die Kontonummer zu vergeben ist, mit der das System den Lieferanten identifiziert

x ob es sich um CpD-Lieferanten handelt

x welche Felder auf dem Bildschirm vorhanden sind und ob sie ausgefüllt werden können oder müssen

x welche Datenhaltungsebenen unterhalb der Einkaufsorganisation erlaubt sind (z.B. Lieferantenteilsortiment)

x welche Partnerschemata gültig sind

Wenn der Lieferantenstammsatz angelegt ist, kann die Kontengruppe nicht mehr geändert werden. Nur in Ausnahmefällen kann die Systemverwaltung sie ändern. Dies kann z.B. beim Einsatz einer weiteren Anwendung erforderlich sein. Dann können Felder, die zuvor beim Anlegen ausgeblendet waren, beim Ändern des Stammsatzes eingabebereit sein.



11.3. Nummerierung des Lieferantenstamms Jeder Lieferantenstammsatz erhält eine eindeutige Nummer (die Kontonummer des Lieferanten für die Buchhaltung). Diese Nummer benötigen Sie, um den Stammsatz aufzurufen oder Bestellungen zu erfassen. Die Nummer kann intern oder extern vergeben werden. Intern heißt, daß das System sie vergibt; extern bedeutet, daß Sie selbst beim Anlegen eine Nummer vergeben. Bei der externen Nummernvergabe sind auch alphanumerische Nummern zugelassen. Die Art der Nummernvergabe und der Nummernbereich werden über die Kontengruppe bestimmt, die Sie beim Anlegen des Stammsatzes angeben müssen. Das System gewährleistet, daß die Nummern immer eindeutig sind. Bei der internen Vergabe wählt das System fortlaufende Nummern aus dem entsprechenden Nummernbereich. Bei der externen Vergabe verhindert es, daß eine bereits verwendete Nummer erneut vergeben wird. Ein Lieferant hat in allen Buchungskreisen dieselbe Nummer (= Kreditoren-kontonummer).

11.4. Struktur des Lieferantenstamms Wie der Materialstamm (s.a. 10.3 Struktur des Materialstamms) werden auch die Stammdaten Ihrer Lieferanten entsprechend der Struktur Ihres Unternehmens gespeichert. Ein Lieferanten-Stammsatz besteht aus drei Datenbereichen: Allgemeine Daten Dies sind Daten, die für jeden Buchungskreis innerhalb

Ihres Unternehmens gleichermaßen gelten. Hierzu gehören beispielsweise die Anschrift, die Sprache, in der Sie mit dem Lieferanten kommunizieren, die Telefonverbindung etc.

Buchungskreisdaten Auf Buchungskreisebene werden zahlreiche Informationen der Buchhaltung geführt. Dazu gehören z.B. die Zahlungsverkehrsdaten, die Nummer des Abstimmkontos etc.

Einkaufsorganisations-daten

Einkaufsdaten werden pro Einkaufsorganisation geführt. Es handelt sich dabei um Daten, die für den Einkauf Ihres Unternehmens wichtig sind, z.B. Ansprechpartner, Lieferkonditionen etc.

Tabelle 8: Struktur des Lieferantenstamms

Abbildung 17: Struktur des Lieferantenstamms (Quelle: SAP AG)

11.5. CpD-Lieferanten Für Lieferanten, von denen Sie nur einmal oder selten Material beziehen, können Sie spezielle Stammsätze anlegen, sogenannte CpD-Lieferantenstammsätze.



Wenn Sie z.B. ausnahmsweise von einem anderen Lieferanten Waren beschaffen, da Ihr Hauptlieferant nicht liefern kann, dann legen Sie die Lieferantendaten im CpD-Lieferantenstammsatz ab. Im Unterschied zu anderen Stammsätzen wird ein CpD-Stammsatz für mehrere Lieferanten benutzt, um nicht unnötig viele Stammsätze anlegen zu müssen. Deshalb dürfen Sie im Stammsatz für CpD-Lieferanten keine lieferantenspezifischen Daten speichern. Beim Anlegen eines Einkaufsbelegs mit einem CpD-Lieferanten verzweigt das System automatisch auf ein Stammdatenbild. Dort geben Sie die spezifischen Daten wie Name, Anschrift oder Bankverbindung des Lieferanten ein. Sie werden gesondert innerhalb des Belegs gespeichert. CpD-Stammsätze werden wie alle anderen Stammsätze angezeigt, gesperrt oder gelöscht.

11.6. Geschäftspartner und Partnerrollen

11.6.1. Geschäftspartner Geschäftspartner sind juristische oder natürliche Personen, mit denen Ihre Firma geschäftliche Beziehungen unterhält. Die folgenden Arten von Geschäftspartnern sind im R/3-System definiert:

x Partnerart Kunde (Debitor): Ein Kunde ist ein Geschäftspartner, mit dem Produkte und Dienstleistungen ausgetauscht werden. Im R/3-System sind zwei Arten von Kunden definiert: - interne Kunden (eigene Betriebe) - externe Kunden

x Partnerart Lieferant (Kreditor): Ein Lieferant ist ein Geschäftspartner, von dem Waren und Dienstleistungen beschafft werden können. Im R/3-System sind zwei Arten von Lieferanten definiert: - interne Lieferanten. In der Regel werden nur Verteilzentren als interne Lieferanten gepflegt. - externe Lieferanten Externe Lieferanten werden in der Regel unter den Unternehmen, die Ware und Dienstleistungen auf dem Markt anbieten, mit Hilfe von Einkaufsrichtlinien aus der Einkaufsabteilung ausgewählt und gelistet.

x andere Partnerarten: Ein Ansprechpartner ist ein Beispiel für einen weiteren Geschäftspartner im R/3-System.



Abbildung 18: Arten von Geschäftspartnern (Quelle: SAP AG)

Daten zu Geschäftspartnern werden in Stammsätzen abgelegt. Das System schlägt diese Daten bei den verschiedenen Geschäftsvorfällen (z.B. bei der Erstellung von Kundenaufträgen oder Bestellungen) in den entsprechenden Feldern vor.

Da ein Kunde (Debitor) in der Buchhaltung zugleich als debitorischer Geschäftspartner der Firma gilt, wird der Kundenstammsatz sowohl in der Buchhaltung als auch im Vertrieb verwendet.

Ein Lieferant (Kreditor) gilt analog dazu in der Buchhaltung zugleich als kreditorischer Geschäftspartner. Daher wird der Lieferantenstammsatz sowohl in der Buchhaltung als auch im Einkauf verwendet.

Da jeder Betrieb aus Sicht der Belieferung ein Kunde ist, besitzt er ebenfalls einen Kundenstammsatz. Betriebe verwenden Bestellungen, um Ware von externen Lieferanten zu bestellen. Ein Verteilzentrum ist ein Betrieb, der zugleich ein interner Lieferant ist, da es auch eine Versorgungseinheit für andere Betriebe darstellt.

Ein Geschäftspartner kann gleichzeitig Kunde und Lieferant sein, z.B. wenn Ihr Kunde Ihnen auch Ware liefert oder wenn ein Lieferant gleichzeitig Kunde ist. In diesem Fall muß für den Geschäftspartner sowohl ein Kundenstammsatz als auch ein Lieferantenstammsatz angelegt werden. Die Verbindung zwischen den Stammsätzen legen Sie fest, indem Sie im Kundenstammsatz die Nummer des Lieferanten und im Lieferantenstammsatz die Nummer des Kunden erfassen.



11.6.2. Partnerrollen Geschäftspartner übernehmen in bezug auf Ihre Firma verschiedene Rollen, die als Partnerrollen bezeichnet werden. Mit Hilfe von Partnerrollen werden die Rechte und Pflichten festgelegt, die jeder Partner bei der Abwicklung eines Geschäftsvorfalls hat.

Hier sind einige Beispiele für Partnerrollen, die im Standardsystem von R/3 definiert sind:

Partnerrollen für die Partnerart Kunde Auftraggeber enthält Daten zum Verkauf, z.B. die Zuordnung zu einem

Verkaufsbüro oder zu einer gültigen Preisliste

Warenempfänger enthält Daten für den Versand, z.B. die Abladestelle und die Warenannahmezeiten

Rechnungsempfänger enthält die Anschrift und Daten für den Dokumentendruck sowie den elektronischen Datenaustausch

Regulierer enthält Daten zur Festlegung der Rechnungstermine und die Kontoverbindung

Tabelle 9: Partnerrollen für Kunden

Partnerrollen für die Partnerart Lieferant Bestelladresse

Warenlieferant

Rechnungssteller

abweichender Zahlungsempfänger

Kreditor, der eine Zahlung erhält und nicht identisch ist mit dem Kreditor, gegen den die Verbindlichkeit besteht (z.B. Abtretungen).

Tabelle 10: Partnerrollen für Lieferanten

Partnerrollen für andere Partnerarten, z.B. Personal (HR-Stammsätze) zuständiger Mitarbeiter Sie können diese Partnerrolle z.B. verwenden, um einen

Einkäufer innerhalb Ihrer Firma einem Lieferanten zuzuordnen.

Tabelle 11: Partnerrollen für andere Partnerarten



Abbildung 19: Partnerrollen (Quelle: SAP AG)

11.7. FI-Kopplung des Lieferanten Der Lieferantenstammsatz enthält Daten, die den Buchungsvorgang und die Verarbeitung der Buchungsdaten steuern. Zusätzlich legen Sie alle Daten im Kreditorenstammsatz ab, die Sie für die Geschäftsverbindung zum Kreditor benötigen.

Der Stammsatz wird sowohl von der Buchhaltung als auch von der Materialwirtschaft (MM) Ihres Unternehmens benutzt. Die zentrale Speicherung der Kreditorenstammdaten und die gemeinsame Nutzung haben für Sie den Vorteil, daß Sie Daten nicht mehrfach eingeben müssen. Durch die zentrale Verwaltung der Stammdaten werden außerdem unterschiedliche Datenstände vermieden. Wenn sich beispielsweise die Adresse Ihres Kreditors geändert hat, müssen Sie diese Änderung nur einmal erfassen, und sowohl die Buchhaltung als auch die Einkaufsabteilung arbeitet mit den aktuellen Daten.

Im Kreditorenstammsatz sind beispielsweise enthalten:

x Name, Adresse, Sprache und Telefonnummer des Kreditors

x Steuernummern

x Bankverbindungen

x Kontosteuerungsdaten, wie z.B. die Nummer des Abstimmkontos in der Hauptbuchhaltung

x Vereinbarte Zahlwege und Zahlungsbedingungen

x Einkaufsdaten

Organisation der FI-Daten des Lieferanten Damit trotz des gemeinsamen Stammsatzes jeder Buchungskreis und jede Einkaufsorganisation eigene Daten über die Geschäftsbeziehung zum Kreditor speichern kann, wurde der Stammsatz in folgende Bereiche unterteilt:



Abbildung 20: FI-Daten von Lieferanten (Quelle: SAP AG)

Abstimmkonto Im SAP-System werden Buchungen in der Nebenbuchhaltung im Hauptbuch mitgebucht. Im Hauptbuch werden für jede Nebenbuchhaltung ein oder mehrere Abstimmkonten geführt. Damit ist gewährleistet, daß der Saldo der Sachkonten immer Null ergibt. Dies ist eine Voraussetzung dafür, daß jederzeit eine Bilanz erstellt werden kann. Summen aus der Nebenbuchhaltung müssen vor der Bilanzerstellung nicht mehr in die Hauptbuchhaltung übernommen werden.

Abbildung 21: Abstimmkonto (Quelle: SAP AG)

In jedem Kreditorenstammsatz ist ein Abstimmkonto anzugeben. Über das Abstimmkonto werden einige Vorgaben getroffen:

x Über das Abstimmkonto können Sie die Bildschirmbilder für das Buchen auf Kreditorenkonten gestalten. Sie können beispielsweise die Felder für die Erfassung von Kurssicherungsgeschäften bei Fremdwährung über das Abstimmkonto ausblenden, wenn solche Geschäfte nicht vorkommen.

x Über das Abstimmkonto bestimmen Sie ferner, mit welchen Währungen auf die zugehörigen Kreditorenkonten gebucht werden kann.

12. Einkaufsstammdaten In diesem Kapitel lernen Sie nach dem Material- und Lieferantenstamm weitere Einkaufsstammdaten kennen, insbesondere Einkaufsinfosätze und das Orderbuch.



Außerdem erfahren Sie, wie mit Hilfe der Konditionstechnik Preise ermittelt werden können.

12.1. Überblick über die Einkaufsstammdaten Die Einkaufsabwicklung wird durch die folgenden zusätzlichen Arten von Stammdaten unterstützt:

x Einkaufsinfosatz

x Orderbuch

x Quotierung

x Konditionen

x Lieferantenbeurteilung

Einkaufs-infosatz

Infosatz ist die Kurzfassung des Begriffs Informations-Datensatz. Der Infosatz bietet komprimierte Informationen zu einem Lieferanten und einem Material, das Sie von dem betreffenden Lieferanten bereits beziehen. Auf diese Weise stellt der Infosatz die Beziehung zwischen einem Material und dem entsprechenden Lieferanten her. Der Infosatz gibt beispielsweise Auskunft darüber, in welcher Bestellmengen-einheit bei dem Lieferanten bestellt wird oder die Mahnstufen. Ferner gehen aus dem Infosatz Preisänderungen für das betreffende Material hervor. Anhand derartiger Informationen lassen sich Angebote leichter bewerten, und der Prozeß der Angebotsauswahl wird vereinfacht. Infosätze werden bei Bestellung eines Materials automatisch angelegt. Das Anlegen, Ändern und Löschen von Infosätzen durch den Benutzer ist ebenfalls möglich.

Orderbuch Im Orderbuch sind die möglichen Bezugsquellen für ein Material, gültig innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums, verzeichnet. Dem Orderbuch ist zu entnehmen, innerhalb welches Zeitraums ein Material von einem bestimmten Lieferanten bezogen oder von einem Kontrakt abgerufen werden kann. Das Orderbuch unterstützt den Benutzer bei der Klärung der Frage: Welche Lieferanten (interne oder externe) können ein bestimmtes Material zu einem bestimmten Zeit-punkt liefern? Es dient außerdem zur automatischen Auswahl von Lieferanten für ein Material.

Quotierung Eine Quotierung ist ein Mechanismus, der für ein Material berechnet, welche Bezugsquelle einem anfallenden Bedarf zugeordnet wird. Sie können dadurch ermitteln, welche Bezugsquelle zu einem bestimmten Zeitpunkt für eine Bestellanforderung gilt. Durch das Festsetzen von Quoten besteht die Möglichkeit, Bedarfe automatisch auf ver-schiedene Bezugsquellen zu verteilen.

Zeitabhängige Konditionen

Dies sind Konditionen, die zentral festgelegt werden und für Bestellungen ausschlaggebend sind. Auf der Basis der zeitabhängigen Konditionen erfolgt die Ermittlung des effektiven Preises.



Lieferanten-beurteilung

Die Lieferantenbeurteilung bietet Ihnen eine Entscheidungsgrundlage zur Auswahl und Kontrolle von Lieferanten. Anhand bestimmter Kriterien wird für den Lieferanten eine Gesamtnote vergeben.

Tabelle 12: Einkaufsstammdaten

12.2. Einkaufsinfosätze

12.2.1. Definition Einkaufsinfosätze dienen als Informationsquelle für den Einkauf. Der Einkaufsinfosatz (auch als Infosatz bezeichnet) enthält Daten zu einem bestimmten Material und Lieferanten des Materials. Zum Beispiel ist der aktuelle Lieferantenpreis im Infosatz abgelegt.

Dadurch hat der Einkäufer jederzeit die Möglichkeit, folgendes festzustellen:

x Welche Materialien hat ein bestimmter Lieferant bisher angeboten oder geliefert?

x Welche Lieferanten haben ein bestimmtes Material angeboten oder geliefert?

12.2.2. Inhalt Der Einkaufsinfosatz enthält z.B.

x die aktuellen Preise und Konditionen für die zuständige Einkaufsorganisation bzw. das zuständige Werk

x die Nummer der letzten Bestellung

x die Toleranzgrenzen für Über- bzw. Unterlieferungen

x die Planlieferzeit des Lieferanten für das Material (Zeit, die der Lieferant benötigt, um das Material zu liefern)

x Lieferantenbeurteilungsdaten

x ein Kennzeichen, ob der Lieferant als Regellieferant für das Material gilt

x das Teilsortiment des Lieferanten, zu dem das Material gehört

x das Zeitintervall, in dem der Lieferant das Material liefern kann

Der Infosatz enthält Angebots- und Bestelldaten. Die Daten im Infosatz (z.B. Preise) werden auch als Vorschlagsdaten für Bestellungen verwendet.

Sie können z.B. die derzeitigen und zukünftigen Angebotskonditionen (Rabatte, Fixkosten etc.) im Infosatz ablegen, um sie in Bestellungen übernehmen zu können. Darüber hinaus können Sie die Konditionen des Lieferanten direkt im Infosatz pflegen.

12.2.3. Organisationsebenen Ein Infosatz kann auf folgenden Organisationsebenen gelten:

x für eine Einkaufsorganisation

x für ein Werk



12.2.4. Beschaffungsarten bei Infosätzen Normal Ein Normalinfosatz enthält Informationen für Normalbestellungen.

Die Infosätze können für Materialien und Leistungen mit und ohne Stammsatz angelegt werden.

Lohnbearbeitung Ein Lohnbearbeitungsinfosatz enthält Bestellinformationen über Lohnbearbeitungsbestellungen. Wenn Sie beispielsweise die Montage einer Komponente von einem Lieferanten in Lohnbearbeitung ausführen ließen, dann würde der Lohnbearbeitungsinfosatz den Preis des Lieferanten für die Montage enthalten.

Pipeline Ein Pipeline-Infosatz enthält Informationen zu einem Material des Lieferanten, das über Pipeline beschafft wird (Öl), über Rohrleitung (Wasser) oder aus anderen Leitungen (Strom). Der Infosatz enthält den Preis des Lieferanten für die Entnahme. Sie können Entnahmepreise für verschiedene Gültigkeitszeiträume hinterlegen.

Konsignation Ein Konsignationsinfosatz enthält Informationen zu einem Material, das der Lieferant auf seine Kosten beim Besteller bereithält. Der Infosatz enthält den Preis des Lieferanten für die Entnahme aus dem Konsignationsbestand. Sie können Entnahmepreise wie beim Pipeline-Infosatz für verschiedene Gültigkeitszeiträume hinterlegen.

Tabelle 13: Beschaffungsarten bei Einkaufsinfosätzen

12.2.5. Bestellpreisentwicklung Die Bestellpreisentwicklung ist die Aneinanderreihung von Preisen eines Lieferanten für ein Material oder eine Dienstleistung über einen bestimmten Zeitraum, der sich bis zur Gegenwart erstreckt.

In der Bestellpreisentwicklung werden die unterschiedlichen Preise für ein Material bei einem Lieferanten protokolliert.



12.2.6. Texte im Infosatz Im Infosatz gibt es folgende Textarten:

x Infonotiz: Ein interner Vermerk, der in die Bestellposition übernommen wird. Die Infonotiz wird nicht ausgedruckt.

x Bestelltext im Infosatz: Dieser Text dient zur Beschreibung der Bestellposition und entspricht dem Einkaufsbestelltext im Materialstammsatz. Er wird in die Bestellposition übernommen und ausgedruckt.

x Kurztext: Für Material, das über einen Materialstammsatz verfügt, wird der Kurztext aus dem Materialstammsatz direkt in die Bestellung bzw. den Rahmenvertrag übernommen.

12.2.7. Infobestelltext und Einkaufsbestelltext Für einen Infosatz mit Bezug auf einen Materialstammsatz können Sie pro Einkaufsorganisation festlegen, ob

x nur der Infobestelltext in Einkaufsbelegen angezeigt und gedruckt werden soll. (Setzen Sie hierzu das Kennzeichen Kein MText in den Einkaufsorganisationsdaten des Infosatzes.)

oder

x der Infobestelltext und der Einkaufsbestelltext in Einkaufsbelegen angezeigt und ausgedruckt werden sollen.

Beide Texte werden angezeigt und ausgedruckt, wenn das Kennzeichen Kein MText nicht gesetzt ist.

12.2.8. InfoUpdate-Kennzeichen Beim Anlegen bzw. Ändern von Angeboten, Lieferplänen, Kontrakten und Bestellungen können Sie über das Feld InfoUpdate festlegen, daß der Infosatz angelegt bzw. aktualisiert werden soll.

12.3. Preisfindung mit Hilfe der Konditionstechnik

12.3.1. Preisfindung Sie verwenden die Preisfindung, um die Berechnung von Preisen (zur externen Verwendung durch Kunden oder Vertriebsmitarbeiter) und Kosten (für interne Zwecke, wie die der Kostenrechnung) durchzuführen. Konditionen stellen eine Reihe von Bedingungen dar, die bei der Kalkulation eines Preises zur Geltung kommen. Wenn beispielsweise ein bestimmter Kunde an einem bestimmten Tag eine bestimmte Menge eines Produktes bestellt, so bestimmen die variablen Faktoren - Kunde, Produkt, Bestellmenge, Datum - den Endpreis für den Kunden. Die Informationen über alle diese variablen Faktoren werden im System als Stammdaten in Form von Konditionssätzen abgelegt.



12.3.2. Konditionstechnik Ablauf Der Begriff Konditionstechnik bezieht sich auf die Methode, mit der das System aus den in Konditionssätzen abgelegten Informationen Preise ermittelt. Die Standardversion des R/3-Systems von SAP enthält vordefinierte Elemente für routinemäßige Preisfindungstätigkeiten. Beispielsweise gehören zum Standardsystem Konditionsarten für grundlegende Preiselemente, wie Materialpreise, Kunden- und Materialabschläge sowie Zuschläge wie Frachtkosten und Verkaufssteuern. Für jedes Element können Sie die Standardversion verwenden oder völlig neue Definitionen anlegen, um den betriebswirtschaftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Die Abfolge von Aktivitäten sieht normalerweise wie folgt aus:

1. Definition von Konditionsarten für alle Preiselemente (Preise, Zu- und Abschläge), die in Ihren täglichen Geschäftsvorfällen vorkommen.

2. Definition der Konditionstabellen, mit deren Hilfe Sie für jede Konditionsart Konditionssätze ablegen und zurückholen können.

3. Definition der Zugriffsfolgen, mittels derer das System die gültigen Konditionssätze auffinden kann.

4. Gruppierung von Konditionsarten und Festlegung ihrer Folge innerhalb von Kalkulationsschemata.

Der Ablauf der Preisfindung im Einkauf verhält sich analog zu dem im Modul Vertrieb (SD) (s.a. Kap. 21 - Einführung in die Konditionstechnik).

13. Rahmenverträge In diesem Kapitel erfahren Sie, wie längerfristige Geschäftsverbindungen mittels Kontrakten und Lieferplänen abgebildet werden können. Sie lernen deren Einsatzmöglichkeiten und Struktur kennen.

Ein Rahmenvertrag ist eine längerfristige Vereinbarung zwischen einer Einkaufs-organisation und einem Lieferanten über die Lieferung von Materialien oder die Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen in einem bestimmten Zeitraum.

Es gibt folgende Rahmenverträge:

x Kontrakte

- Zentralkontrakte

- Verteilte Kontrakte

x Lieferpläne

- Lieferplan mit Bezug zum Zentralkontrakt



Entsprechend anderen Einkaufsbelegen besteht der Rahmenvertrag aus folgenden Elementen:

x Belegkopf: Die hier enthaltenen Informationen beziehen sich auf den gesamten Vertrag. So sind z.B. die Lieferantendaten und Kopfkonditionen Bestandteil des Belegkopfs.

x Positionen: Dieser Teil des Belegs enthält die für die betreffende Ware oder Dienstleistung spezifischen Daten, z.B.:

- Statistik über Bestellaktivitäten zu der Position - Menge oder Preis der Position - Konditionen wie mengenabhängige Zuschläge und Rabatte

13.1. Kontrakte Ein Kontrakt ist ein Rahmenvertrag, von dem Materialien oder Dienstleistungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums bei Bedarf abgerufen werden.

13.1.1. Struktur Der Kontrakt besteht aus Positionen, die die einzelnen Materialien oder Warengruppen bzw. Dienstleistungen mit Preisen - und ggf. Mengen - angeben. Einer Position ist ein Positionstyp zugeordnet, der die Art der Beschaffung bestimmt, z.B. Positionstyp K für Konsignation oder L für Lohnbearbeitung. Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis. Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis, und Leistungszeilen legen die Menge fest. Dienstleistungen können auf der Ebene der Position oder der Leistungszeile abgerufen werden. Die anfallenden Kosten können durch die Kontierung auf verschiedene Controlling-Objekte verteilt werden. Die Abrufe von einem Kontrakt werden in der Abrufdokumentation protokolliert. Folgende Kontrakte werden unterschieden:

Mengen-kontrakte

Diese Kontraktart wählen Sie, wenn die innerhalb der Vertragsdauer zu bestellende Gesamtmenge feststeht. Der Kontrakt gilt als erfüllt, wenn infolge von Kontraktabrufen eine vereinbarte Menge erreicht ist.

Wert-kontrakte

Diese Kontraktart wählen Sie, wenn der Gesamtwert sämtlicher Kontraktabrufe einen bestimmten Betrag nicht überschreiten soll. Der Kontrakt gilt als erfüllt, wenn infolge von Kontraktabrufen ein vereinbarter Wert erreicht ist.

Tabelle 14: Kontraktarten

Sie können auch konzernweite Kontrakte mit Ihren Lieferanten vereinbaren. Diese gelten für alle Werke und Buchungskreise innerhalb eines Mandanten (Zentralkontrakt).

Mit einer Bestellung wird ein bestimmtes Material bzw. eine Dienstleistung in einer bestimmten Menge zu einem Termin abgerufen.



13.2. Lieferpläne Ein Lieferplan ist ein Rahmenvertrag, von dem Materialien zu festgelegten Terminen innerhalb eines Zeitraums beschafft werden.

13.2.1. Struktur Ein Lieferplan besteht aus Positionen, für die jeweils eine Beschaffungsart festgelegt ist. Es gibt folgende Beschaffungsarten:

x Normal

x Lohnbearbeitung

x Konsignation

x Umlagerung

Die in der Lieferplanposition festgelegte Gesamtmenge an zu lieferndem Material kann in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mit dazugehörigen Lieferterminen untergliedert werden.

Für Lieferplanpositionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, können für jeden Liefertermin die beizustellenden Materialkomponenten angegeben werden.

Konditionen können für den gesamten Lieferplan gelten. Für das zu liefernde Material sind Konditionen auf Positionsebene aufgeführt.

Mit Lieferplanabrufen wird der Lieferant benachrichtigt, das Material an den in den Einteilungen aufgeführten Terminen zu liefern.

Die anfallenden Kosten können durch die Kontierung auf verschiedene Controlling-Objekte verteilt werden.

Mit Bestätigungen kann der Lieferant der Einkaufsorganisation Liefertermine zusagen bzw. Abweichungen davon mitteilen.

Sie können bei Lieferplänen ohne oder mit Abrufdokumentation arbeiten. Dies wird über die Belegart gesteuert. Das Arbeiten mit dieser Dokumentation hat den Vorteil, daß Sie die an einen Lieferanten übermittelten gültigen Abrufe innerhalb eines Zeitraums jederzeit anzeigen können.

x mit Abrufdokumentation (im Standard Belegart LPA): Die Einteilungen haben internen Charakter, d.h. Sie können sie beliebig ändern. Erst wenn Sie explizit einen Abruf, d.h. einen Lieferabruf (LAB) oder Feinabruf (FAB) anlegen, werden die Einteilungen an den Lieferanten übermittelt. Mit der Abrufdokumentation können Sie die an einen Lieferanten übermittelten Abrufe innerhalb eines Zeitraums jederzeit anzeigen und so nachvollziehen, wann genau Sie welche Information an den Lieferanten geschickt haben.

x ohne Abrufdokumentation (im Standard Belegart LP): Die Einteilungen haben offiziellen Charakter, d.h. sowie Sie die Einteilungen sichern, werden sie als Abruf an den Lieferanten übermittelt. Die Abrufe werden nicht im System dokumentiert.

13.2.2. Einsatzmöglichkeiten Das Arbeiten mit Lieferplan bedeutet weniger Bearbeitungszeit und Papiervorgänge in Ihrem Unternehmen, da eine Lieferplaneinteilung eine Vielzahl von Bestellungen oder Kontraktabrufen ersetzen kann.



Sie müssen nur geringe Lagerbestände vorhalten, da durch die Vorgabe des genauen Lieferzeitpunkts Just-in-time-Lieferungen (JIT) möglich sind.

Ihre Lieferanten benötigen kürzere Vorlaufzeiten, da nicht die Gesamtbestellmenge des Lieferplans durch eine einzige Lieferung bereitgestellt werden muß, sondern - den Einteilungen entsprechend - jeweils kleinere Mengen.

Bei Massengeschäft mit hohem Wiederholungsgrad (Serienfertigung) ist es wünschens-wert, daß automatisch Abrufe von Lieferplänen erstellt werden. Im SAP-System können Sie dazu die Anwendungskomponente PP- Bedarfsplanung nutzen.

13.2.3. Lieferplan mit Bezug zum Zentralkontrakt Mit dieser Funktion können Sie die Vorteile der Beschaffung mit Lieferplan mit denen der Beschaffung mit Zentralkontrakt verbinden.

Lieferpläne bieten den Vorteil, in Verbindung mit der Disposition die benötigten Materialien "just in time" zu beschaffen. Dazu werden Lieferabrufe (LAB) und Feinabrufe (FAB) genutzt. Die genauen Mengen und Termine der Abrufe orientieren sich direkt an der Bedarfssituation des Werks (dezentral).

Zentralkontrakte werden dagegen von einer strategischen Einkaufsorganisation (Referenzeinkaufsorganisation) für den gesamten Konzern ausgehandelt (zentral). Dadurch werden i.d.R. besonders vorteilhafte Konditionen erzielt.

Mit Abrufen von einem Zentralkontrakt können diese Konditionen der Referenzeinkaufsorganisation von allen anderen Einkaufsorganisationen genutzt werden.

Damit Sie den Lieferplan mit Bezug zum Zentralkontrakt nutzen können, muß

x der Lieferplan zeitabhängige Konditionen haben

x der Kontrakt ein Zentralkontrakt sein

14. BANFen und Bezugsquellenermittlung Ziel dieses Kapitels ist, Ihnen Bedeutung und Struktur von Bestellanforderungen zu erläutern. Sie lernen den Mechanismus der automatischen Bezugsquellenermittlung kennen, mit dessen Hilfe für einen aufgetretenen Bedarf schnell der geeignete Lieferant gefunden werden kann. Dazu lernen Sie die benötigte Datengrundlage und den Ablauf kennen.

14.1. BANF Die Bestellanforderung (Banf) ist die Aufforderung an den Einkauf, Materialien oder Dienstleistungen in vorgegebener Menge zu einem bestimmten Termin zu beschaffen.

Bestellanforderungen werden manuell (über Vorlage) in der anfordernden Abtei-lung erfasst (= direktes Anlegen einer BANF) oder automatisch von anderen Komponenten erzeugt (= indirektes Anlegen einer BANF). Bestellanforderungen können indirekt erstellt werden über:

x Disposition



x Fertigungsaufträge

x Instandhaltungsaufträge

x Netzpläne.

14.1.1. Struktur Eine Bestellanforderung besteht aus Positionen, für die jeweils eine Beschaffungsart festgelegt ist. Es gibt folgende Beschaffungsarten:

x Normal

x Lohnbearbeitung

x Konsignation

x Umlagerung

x Dienstleistung

Die Position enthält die Menge und den Termin des zu liefernden Materials bzw. die Menge der zu erbringenden Dienstleistung.

Für Positionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, können für jeden Liefertermin die beizustellenden Materialkomponenten angegeben werden.

Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis. Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis, und Leistungszeilen legen die bestellte Menge und den Termin fest. Für Leistungen, die nicht genau spezifiziert werden können, werden anstelle von Leistungszeilen Wertlimits angegeben.

Wenn Dienstleistungen von Kontrakten angefordert werden, kann die Bestellanforderungsposition ein Wertlimit mit Bezug auf einen bestimmten Kontrakt enthalten.

Die anfallenden Kosten können durch die Kontierung auf verschiedene Controlling-Objekte verteilt werden.

Eine Bestellanforderung kann durch Bestellungen oder Rahmenverträge erfüllt werden.

Sie ist ein interner Beleg, der keine Verwendung außerhalb des Unternehmens findet.

14.2. Bezugsquellenermittlung Für neue Beschaffungsvorgänge möchten Sie zunächst auf im System vorhandene Daten zurückgreifen. Die Vergabe einer Einmalbestellung oder die Ermittlung einer neuen Bezugsquelle über den aufwendigeren Prozeß von Anfrage und Angebot kommt oft erst in Frage, nachdem Sie festgestellt haben, dass es für einen bestimmten Bedarf keine geeignete Bezugsquelle im System gibt. In einem Produktivsystem sind i.d.R. eine große Menge von Lieferanten und Rahmenverträgen gespeichert, die als externe Bezugsquellen in Frage kommen (Fremdbeschaffung extern) sowie interne Bezugsquellen, d.h. Werke Ihrer Firma (Fremdbeschaffung intern). Die Bezugsquellenermittlung hilft Ihnen, aus der Menge dieser Daten die geeignete Bezugsquelle für einen bestimmten Bedarf herauszufinden; d.h. sie schlägt den passenden Rahmenvertrag oder die geeigneten Lieferanten für eine Bestellung vor.



14.2.1. Datengrundlage Mit den folgenden Objekten schaffen Sie die Datengrundlage für die Bezugsquellenermittlung für Bestellanforderungen und Bestellungen:

Rahmenvertrag Vorhandene Rahmenverträge stellen mögliche Bezugsquellen für ein Material dar. Wenn eine Bestellanforderung einem Rahmenvertrag zugeordnet wurde, kann das System dazu Kontraktabrufe oder Lieferplaneinteilungen erzeugen.

Infosatz Wenn ein Infosatz für das angeforderte Material vorhanden ist, kann dieser als Bezugsquelle dienen. Die Preise und Konditionen im Infosatz werden vorgeschlagen, wenn Sie eine Bestellung mit Bezug zu der zugeordneten Bestellanforderung anlegen.

Werk Auch ein Werk Ihrer Firma kann eine Bezugsquelle für eine Bestell-anforderung sein.

Quotierung Wenn ein Werk als Bezugsquelle zugeordnet wurde, dann wird der Bedarf über einen firmeninternen Beschaffungsvorgang gedeckt. In diesem Fall wird eine Umlagerbestellung erstellt. Mit Quotierungen legen Sie fest, welcher Anteil vom Gesamtbedarf an einem Material einer Bezugsquelle zugeordnet wird. Wenn Quotierungen im System vorhanden sind, dann beeinflussen sie, genau welche Bezugsquelle (von ggf. mehreren möglichen) einer Banf zugeordnet wird.

Orderbuch Im Orderbuch legen Sie fest, welche Bezugsquelle für einen bestimmten Zeitraum gültig ist. Sie können im Orderbuch eine von Ihnen bevorzugte Bezugsquelle für ein Material, z.B. einen Lieferanten, als ‘fest’ kennzeichnen. Dann schlägt das System genau diese Bezugsquelle vor, auch wenn weitere mögliche Bezugsquellen vorhanden sind.

Tabelle 15: Datengrundlage für die automatische Bezugsquellenermittlung

14.2.2. Ablauf Bei der Ermittlung möglicher Bezugsqellen für ein angefordertes Material stützt sich das System der Reihe nach auf die folgenden Faktoren:

1. Quotierung Zunächst prüft das System, ob für das Material eine Quotierung existiert, deren Gültigkeitszeitraum das Lieferdatum der Bestellanforderung abdeckt. Wenn eine Quotierung vorliegt, dann berechnet das System anhand der für die Lieferanten vereinbarten Quoten, von welchem Lieferanten das Material bezogen werden soll und schlägt danach die Bezugsquelle vor. Wenn keine Bezugsquelle ermittelt werden konnte, dann wird das Orderbuch geprüft.

2. Orderbuch Das System stellt fest, ob zu dem Material ein Eintrag im Orderbuch vorhanden ist, dessen Gültigkeitszeitraum das Lieferdatum der Bestellanforderung abdeckt. Es kann sich dabei um einen festen Lieferanten oder einen Rahmenvertrag (Kontrakt oder Lieferplan) handeln. Wenn das Orderbuch eine eindeutige Bezugsquelle enthält, dann wird die Bestellanforderung dieser Bezugsquelle zugeordnet. Falls mehrere Bezugsquellen gefunden werden, erhalten Sie ein Fenster zur Auswahl. Wenn keine



Bezugsquelle ermittelt werden konnte, dann werden die vorhandenen Rahmenverträge und Infosätze geprüft.

3. Rahmenvertrag und Infosatz Das System sucht nach Kontrakten oder Lieferplänen für das Material sowie nach Infosätzen und schlägt diese vor. (Wenn Infosätze mit mehr als einer Einkaufsorganisation vorhanden sind, dann werden auch alle Infosätze derjenigen Einkaufsorganisation(en) vorgeschlagen, die für die Beschaffung des anfordernden Werks zuständig sind.) Wenn zu dem Material mehrere Rahmenverträge und ggf. Infosätze vorhanden sind, werden alle als mögliche Bezugsquellen in einem Fenster zur Auswahl vorgeschlagen. Wenn ein Infosatz gefunden wird, werden die beiden folgenden Zusatzprüfungen durchgeführt:

Prüfung der Lieferregion Das System prüft, ob im zugehörigen Lieferantenstammsatz eine bestimmte Lieferregion festgelegt ist. Falls ja, dann wird festgestellt, ob das Werk in der Bestellanforderung zu dieser Lieferregion gehört. Falls nicht, dann scheidet der Infosatz als mögliche Bezugsquelle aus.

Prüfung des Regellieferanten Das System prüft, ob ein Regellieferant für das Material festgelegt ist, d.h. ein Lieferant, der für den gesamten Konzern gültig ist (Mandant). Wenn dies der Fall ist und im Customizing eingestellt ist, daß der Regellieferant Vorrang hat, dann wird der Infosatz dieses Lieferanten als Bezugsquelle bevorzugt.

Bezugsquellenermittlung im Hintergrund: Wenn Sie die Bezugsquellenermittlung online ausführen und das System mehrere mögliche Bezugsquellen findet, dann erhalten Sie ein Fenster mit den Vorschlägen. Aus diesen können Sie eine Bezugsquelle auswählen und zuordnen.

Wenn Sie die Bezugsquellenermittlung im Hintergrund durchführen, muß das System eine eindeutige Bezugsquelle ermitteln, damit anschließend automatisch eine Bestellung erzeugt werden kann.

Falls im dritten Schritt mehrere Bezugsquellen gefunden werden, dann gibt das System dem Rahmenvertrag den Vorrang vor dem Infosatz, um zu einer eindeutigen Bezugsquelle zu kommen.

Falls zwei Rahmenverträge gefunden werden, wird geprüft, ob einer davon bei einem Regellieferanten besteht. Falls ja, dann wird dieser Rahmenvertrag als eindeutige Bezugsquelle zugeordnet. Falls nein, dann ordnet das System gar keine Bezugsquelle zu, die Zuordnung der Banf muß anschließend manuell durchgeführt werden.



Vertrieb

15. Überblick über den Vertrieb Die Erfüllung der Vertriebsanforderungen eines Unternehmens sowie die Bereitstellung von Daten und Informationen weltweit wird durch die R/3-Komponente Vertrieb (SD) unterstützt. Die Funktionen des Vertriebs gliedern sich in folgende Aufgabenbereiche:

x Vertriebsunterstützung

x Verkauf

x Versand

x Fakturierung

15.1. Vertriebsunterstützung Mit der Vertriebsunterstützung können Vertriebsmitarbeiter im Innen- und Außendienst Informationen über Kunden, Interessenten, Ansprechpartner, Wettbewerber und deren Produkte sammeln und nutzen.

Im IDES umfaßt die Vertriebsunterstützung u. a. die Erfassung und Auswertung von Kundenkontakten, Wettbewerbs- und Marktanalysen und Mailingaktionen.

15.2. Verkauf In der Verkaufsphase können unterschiedliche Geschäftsvorfälle mit den damit verbundenen Funktionen wie Preisfindung, Verfügbarkeitsprüfung, Versand-terminierung und Druck der relevanten Dokumente abgebildet werden.

Alle typischen Aufgaben des Verkaufs und deren Integration in andere Unternehmensbereiche können Sie im IDES exemplarisch nachvollziehen.

15.3. Versand Der Versand ist ein wesentlicher Bestandteil der logistischen Kette, wobei die Sicherstellung des Kundenservices und die Unterstützung der Distributionsplanung die Hauptaufgaben darstellen.

Die Versandabwicklung im IDES umfasst u. a. die Terminverfolgung fälliger Aufträge, die Erstellung und Bearbeitung von Lieferungen, Kommissionierung, Verpackung, Verladen von Lieferpositionen und Druck von Versandpapieren.

15.4. Fakturierung Die Fakturierung bildet den Abschluß eines Geschäftsvorfalls im Vertrieb. In der Auftragsbearbeitung und der Lieferungsbearbeitung sind Informationen zur Fakturierung eines Vorgangs jederzeit verfügbar.

Die Erstellung von Rechnungen aufgrund von Lieferungen und Leistungen, die Bearbeitung von Gut- und Lastschriften und die Stornierung der Fakturierungsvorgänge



sind einige der Funktionen, die im Rahmen der Fakturierung im IDES ausgeführt werden.

15.5. Schnittstelle zu anderen Modulen

Abbildung 22: Schnittstellen des SD-Moduls zu anderen Modulen (Quelle: SAP AG)

16. Organisationsstrukturen im Vertrieb

16.1. Verkaufsorganisation Mit Hilfe der Verkaufsorganisation können Sie eine regionale, nationale oder internationale Untergliederung des Marktes berücksichtigen.

Jede Verkaufsorganisation steht für eine verkaufende Einheit im rechtlichen Sinne. Alle Geschäftsvorfälle des Vertriebs werden stets innerhalb einer Verkaufsorganisation abgewickelt.

Je Verkaufsorganisation werden in Abhängigkeit vom Vertriebsweg die für den Verkauf erlaubten Werke festgelegt, so daß eine Verkaufsorganisation Waren aus mehreren Werken verkaufen kann. Gleichzeitig kann ein Werk verschiedenen Verkaufsorganisationen zugeordnet sein. Alle diese Verkaufsorganisationen können aus diesem Werk verkaufen.

Einer Verkaufsorganisation wird genau ein Buchungskreis zugeordnet. In diesem Buchungskreis werden die Geschäftsvorgänge der Verkaufsorganisation primär buchhalterisch verfolgt.



Buchungskreis 1

Verkaufsorganisation 1 Verkaufsorganisation 2

Buchungskreis 2

Werk 5Bildschirme

Werk 4Drucker

Werk 3Server

Werk 2No-Name PCs

Werk 1Marken - PCs

Verkaufsorganisation 3

R/3 - System

Buchungskreis 1


Buchungskreis 2

Werk 5Bildschirme

Werk 4Drucker

Werk 3Server

Werk 2No-Name PCs

Werk 1Marken - PCs

Werk 3Server

Werk 2No-Name PCs

Werk 1Marken - PCs


R/3 - System

Abbildung 23: Organisationsstrukturen im Vertrieb

Der Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, für die eine vollständige, in sich geschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann.

16.1.1. Buchungskreisübergreifender Verkauf Die Möglichkeit, Werke auch buchungskreisübergreifend Verkaufsorganisationen zuzuordnen, erlaubt die Bearbeitung geschäftsfeldübergreifender Kundenaufträge.

Buchungskreis 1


Buchungskreis 2

Werk 5Bildschirme

Werk 4Drucker

Werk 3Server

Werk 2No-Name PCs

Werk 1Marken - PCs


R/3 - System

Buchungskreis 1


Buchungskreis 2

Werk 5Bildschirme

Werk 4Drucker

Werk 3Server

Werk 2No-Name PCs

Werk 1Marken - PCs

Werk 3Server

Werk 2No-Name PCs

Werk 1Marken - PCs


R/3 - System

Abbildung 24: Buchungskreisübergreifender Verkauf

Bsp. Im Beispielunternehmen Sapo sind die Werke der Geschäftsfelder PCs, Drucker und Bildschirme in Deutschland jeweils einer Verkaufsorganisation innerhalb ihres Buchungskreises zugeordnet. Darüber hinaus erfolgt eine buchungskreisübergreifende Zuordnung aller deutschen Werke zu der Verkaufsorganisation des Buchungskreises Deutschland/PCs.



Bestellt ein Kunde einen Marken-PC zusammen mit einem Bildschirm, kann dieser Auftrag über Verkaufsorganisation 1 abgewickelt werden:

x Der Marken-PC wird von Werk 1 des eigenen Geschäftsfeldes, der Bildschirm von Werk 5 des Geschäftsfelds Bildschirme geliefert.

x Verkaufsorganisation 1 erstellt die Kundenfaktura für beide Auftragspositionen.

x Der Kunde entrichtet den Rechnungsbetrag für Marken-PC und Bildschirm an Verkaufsorganisation 1.

x Für die Lieferung des Bildschirms erstellt Verkaufsorganisation 3 eine interne Faktura an Verkaufsorganisation 1 (internes Kunden-/Lieferantenverhältnis).

16.2. Vertriebswege Um den Markt möglichst reibungslos zu bedienen, arbeitet der Vertrieb auf verschiedenen Vertriebswegen. Vertriebswege sind im Sinne von Vertriebskanälen oder Absatzschienen zu verstehen.

16.3. Produktsparten x Beim Vertrieb eines breitgefächerten Produktspektrums können Sie Produktlinien

nach Sparten organisieren.

x Die Sparten werden den Verkaufsorganisationen zugeordnet.

x Auf Spartenebene können statistische Auswertungen durchgeführt und Marketingstrategien erstellt werden.

Spartenübergreifend erfolgt der Verkauf über die Sparte 00 (Sparte für die Belegerfassung). Somit können Sie Produkte unterschiedlicher Sparten in einem Beleg erfassen.

16.4. Vertriebsbereiche (Vb) Jede Kombination der Organisationselemente Verkaufsorganisation, Vertriebsweg und Sparte bildet einen eigenen Vertriebsbereich. Alle vertriebsrelevanten Daten eines Kunden definieren Sie abhängig von Vertriebsbereichen. Der Vertriebsbereich wird für Auswertungen und für die Preisfindung verwendet.

V



Durch entsprechende Zuordnungen wird sichergestellt, daß in einem gegebenen Vertriebsbereich nur bestimmte Produkte verkauft werden.

Sparte 07 Sparte 08

Vertriebsbereich 1 Vertriebsbereich 5 Vertriebsweg Einzelhandel

Vertriebsweg Großhandel

Vertriebsbereich 3 Vertriebsbereich 7

Verkaufsorganisation

Sparte 07 Sparte 08

Vertriebsbereich 1 Vertriebsbereich 5 Vertriebsweg Einzelhandel

Vertriebsweg Großhandel

Vertriebsbereich 3 Vertriebsbereich 7

Verkaufsorganisation Abbildung 25: Vertriebsbereiche (Quelle: SAP AG)

16.5. Verkaufsbüros und Verkäufergruppen Die interne Organisation im Vertrieb wird mit den Elementen Verkaufsbüro, Verkäufergruppe und Verkäufer (Vertriebsbeauftragter) dargestellt.

Das Verkaufsbüro ist eine Vertriebsniederlassung oder eine Geschäftsstelle und kann für einen oder mehrere Vertriebsbereiche tätig sein.

In Deutschland verfügt IDES über vier Niederlassungen.

Die personelle Besetzung der Niederlassungen ist über Verkäufergruppen abgebildet. In jeder Verkäufergruppe ist, je nach Größe der Niederlassung, eine bestimmte Anzahl Vertriebsbeauftragter tätig.

Der Vertriebsbeauftragte betreut entsprechend seiner Qualifikationen und Schwerpunkte eine gewisse Anzahl von Kunden.

Die Verkäufergruppe ist eine organisatorische Einheit des Vertriebs, die den Verkaufsvorgang durchführt und für diesen intern zuständig ist.

Abbildung 26: Organisation des Verkaufs (Quelle: SAP AG)



16.6. Versandorganisation Versandstellen sind eigenständige organisatorische Einheiten, innerhalb derer die Bearbeitung und Überwachung der Lieferungen sowie die anschließende Warenausgabe erfolgen. Eine Lieferung wird von genau einer Versandstelle bearbeitet.

17. Geschäftsprozesse im Vertrieb Der Vertriebszyklus beginnt mit den Vorverkaufsaktivitäten und endet mit der Bezahlung des Kunden für gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen. Die Vertriebskomponente bildet sämtliche dieser Prozesse mit Hilfe elektronischer Belege ab, die jeweils mit dem Vorgänger- und den Nachfolgebelegen verknüpft sind.

Abbildung 27: Vertriebszyklus (Quelle: SAP AG)

x Vorverkaufsaktivitäten: Auf eine Anfrage eines Kunden wird ein Angebot erstellt und verschickt.

x Daraufhin erteilt der Kunde einen sich auf das Angebot beziehenden Auftrag

x Nun müssen Sie das Material beschaffen

x eine Lieferung anlegen

x eine Faktura erstellen

x und den Zahlungseingang des Kunden verbuchen

In der folgenden Graphik werden die Aktivitäten der Kundenauftragsabwicklung im R/3 System in eine Struktur gebracht.



Abbildung 28: Aktivitäten bei der Kundenauftragsabwicklung (Quelle: SAP AG)

Alle Kästchen in den Bereichen Vorverkaufsaktivitäten und Auftragsbearbeitung stellen verschiedene Verkaufsbelegarten dar.

Ein Verkaufsbeleg ist ein elektronischer Beleg, mit dessen Hilfe Sie die Erfassung und Bearbeitung von Kundenanforderungen nach Waren und Dienstleistungen steuern können.

17.1. Anfrage Oft beginnt der Auftragszyklus mit einer Anfrage.

17.1.1. Definition x Die Aufforderung eines Kunden an das Unternehmen, ein Angebot oder eine

unverbindliche Verkaufsauskunft abzugeben.

x Eine Anfrage kann sich auf Materialien bzw. Leistungen, Konditionen und ggf. Liefertermine beziehen.

x Der Vertriebsbereich nimmt die Anfrage entgegen und ist damit verantwortlich für die weitere Bearbeitung.



17.1.2. Struktur x Eine Kundenanfrage besteht aus einer oder mehreren Positionen, die die

nachgefragte Menge eines Materials bzw. einer Leistung enthalten.

x Die Gesamtmenge einer Anfrageposition kann in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mit den dazugehörigen Lieferterminen unterteilt sein.

x Positionen können hierarchisch gegliedert sein. Damit ist eine Differenzierung nach Chargen bzw. eine Auflösung von zusammengesetzten Materialien (Stücklisten) möglich.

x In den Positionskonditionen sind die für die Positionen gültigen Konditionen aufgeführt. Sie können aus der gesamten Belegkondition anteilig abgeleitet werden.

17.2. Verkaufsauskunft Wenn ein Kunde Preis- und Lieferinformationen ohne ein schriftliches Angebot von Ihnen wünscht, können Sie diesen Kundenkontakt in Form eines Verkaufsauskunftsbelegs festhalten. Wie bei Anfrage und Angebot kann der Verkaufsauskunftsbeleg später als Grundlage für die Erstellung eines Kundenauftrags oder für die Vertriebsanalyse genutzt werden.

17.3. Angebot

17.3.1. Definition Die Offerte eines Vertriebsbereichs an einen Kunden zur Lieferung von Materialien bzw. zur Erbringung von Leistungen zu festgelegten Konditionen. Die Offerte ist für den angegebenen Zeitraum für das Unternehmen rechtlich bindend.

Mit einem Kundenangebot kann ein Vertriebsbereich auf die Anfrage eines Kunden antworten oder sich auf einen Geschäftspartnerkontakt beziehen.

In einem Angebot werden daher die Produktspezifikation, Preise und Liefermodalitäten (z.B. Lieferart, Adresse) angegeben.

Bereits im Angebot können Attribute erfaßt werden, die zu einem späteren Zeitpunkt in den daraus hervorgehenden Verkaufsauftrag übernommen werden.

17.3.2. Struktur Ein Angebot besteht aus einem Angebotskopf, der Informationen enthält, die für das gesamte Angebot gültig sind, sowie einer oder mehrerer Positionen, die die angebotene Menge eines Materials bzw. einer Leistung enthalten.

Diese Gesamtmenge kann in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mit den dazugehörigen Lieferterminen unterteilt sein.

Positionen können hierarchisch gegliedert sein. Damit ist eine Differenzierung nach Chargen bzw. eine Auflösung von zusammengesetzten Materialien (Stücklisten) möglich.

In den Positionskonditionen sind die für die Positionen gültigen Konditionen aufgeführt. Sie können aus der gesamten Belegkondition anteilig abgeleitet werden.

Angebote an einen Kunden können erfaßt, verwaltet und überwacht werden.



Für die optimale Bedienung des Marktes können so die Akquisitionsaktivitäten geplant und gesteuert werden.

17.3.3. Gültigkeitszeitraum Als allgemeine Information im Angebotskopf wird neben dem „potentiellen“ Auftraggeber, Bestelldaten und Preisfindungsdaten ein Gültigkeitszeitraum erfaßt. Damit wird die zeitliche Gültigkeit des Angebots festgelegt. Eine Überführung des Angebots in einen Auftrag ist nach Ablauf dieses Zeitraums nicht mehr möglich.

17.3.4. Verwendung Ein Angebot kann direkt in einen Auftrag übergeführt werden. Dabei werden sämtliche Angebotsdaten in den neuen Auftrag übernommen und es wird im Auftrag ein Verweis auf das zugrundeliegende Angebot erstellt.

17.4. Auftrag

Abbildung 29: Vom Angebot zum Auftrag (Quelle: SAP AG)

17.4.1. Definition Aufforderung eines Kunden an das Unternehmen, eine bestimmte Menge an Materialien zu einem Zeitpunkt zu liefern bzw. Leistungen zu einem Zeitpunkt zu erbringen (Terminauftrag).

Ein Vertriebsbereich nimmt den Kundenauftrag entgegen und ist damit verantwortlich für die Erfüllung des Vertrages. Im Auftrag stehen Funktionen wie z.B. die Preisfindung und der Nachrichtendruck zur Verfügung. Das System prüft, ob das Material zum Wunschlieferdatum verfügbar ist und schließt ggf. die Bedarfsübergabe an die Disposition an. Bei der Versandterminierung werden Versandtermine und Versandstellen ermittelt.



17.4.2. Struktur x Ein Kundenauftrag besteht aus einer oder mehreren Positionen, die die in Auftrag

gegebene Menge eines Materials bzw. einer Leistung enthalten. x Die Gesamtmenge einer Auftragsposition kann in Einteilungen unterteilt sein, die

die verschiedenen Teilmengen mit den dazugehörigen Lieferterminen enthalten. x Positionen können hierarchisch gegliedert sein. Damit ist eine Differenzierung nach

Chargen bzw. eine Auflösung von zusammengesetzten Materialien (Stücklisten) möglich.

x In den Positionskonditionen sind die für die Positionen gültigen Konditionen aufgeführt. Die Konditionen für eine Position können aus einer Gesamtkondition abgeleitet werden, die für den gesamten Auftrag gültig ist.

x Eine Position kann in mehrere Fakturierungsplantermine unterteilt sein, die jeweils einen Termin festlegen, an dem ein festgelegter Betrag der Position zu fakturieren ist.

Die Positionen eines Kundenauftrags können aufgrund der Positionen eines Kundenangebots entstanden sein. Zusätzlich zum Terminauftrag gibt es spezielle Auftragsarten wie z.B. den Sofortauftrag oder den Barverkauf.

x Beim Barverkauf wird die gekaufte Ware bar bezahlt. x Bei einem Sofortauftrag holt der Kunde die Ware sofort ab, oder Sie liefern sie

noch am gleichen Tag, an dem der Auftrag erteilt wird. Die Rechnung wird jedoch zu einem späteren Zeitpunkt erzeugt.

Abbildung 30: Auftragsabwicklung (Quelle: SAP AG)

17.4.3. Integration Abweichend vom Kunden als Auftraggeber können andere Geschäftspartner in verschiedenen Partnerrollen (z. B. Warenempfänger) angegeben werden.



17.5. Beschaffung

Abbildung 31: Von der Auftragsbearbeitung zur Beschaffung (Quelle: SAP AG)

Bei der Beschaffung wird folgendes ermittelt:

x Ob das Produkt verfügbar ist (Verfügbarkeitsprüfung)

x wie das Produkt beschafft wird:

x aus verfügbarem Bestand

x durch Nachschub (Fertigungsauftag, Bestellung)

x Einzelfertigung

x Lieferung durch externen Lieferanten (s.a. Kap. 4 - Einkaufsprozess)

x Lieferung durch anderes Lager

17.6. Lieferabwicklung



Abbildung 32: Von der Beschaffung zur Lieferung (Quelle: SAP AG)

Als zentrales Objekt des Warenausgangsprozesses unterstützt die Auslieferung alle Versandaktivitäten wie Kommissionierung, Verpacken, Transport und Warenausgang.

In der Auslieferung werden Informationen zur Versandplanung hinterlegt, der Status der Versandaktivitäten überwacht und die im Laufe der Versandabwicklung gewonnenen Daten festgehalten. Mit der Erstellung der Auslieferung werden die Versandaktivitäten, wie die Kommissionierung oder Versandterminierung, eingeleitet und Daten aufgenommen, die während der Versandabwicklung generiert werden.

17.6.1. Funktionsumfang Eine Auslieferung kann wir folgt angelegt werden:

x mit Bezug zu einem Kundenauftrag

x mit Bezug zu einer Umlagerbestellung

x mit Bezug zu einer Lohnbeistellung

x mit Bezug zu einem Projekt

x ohne Bezug

Dabei können Sie, je nach Bedarf, die Auslieferungen automatisch mittels Arbeits-vorräten oder manuell erstellen. Mit Ihren Kunden können Sie Vereinbarungen über Teil- und Komplettlieferungen sowie über eine Auftragszusammenführung treffen.

Auslieferungen können zu einer Gruppe von Lieferungen zusammengefaßt werden.

Übersichten ermöglichen eine Überwachung der erstellten Auslieferungen und der dafür noch ausstehenden Versandaktivitäten.

Im IDES z.B. können Sie Lieferungen automatisch mittels Arbeitsvorräten oder manuell erstellen. Hierbei werden Vereinbarungen mit Kunden über Komplett- und Teillieferungen sowie über Auftragszusammenführung berücksichtigt.

Auslieferungen können nur unter bestimmten Voraussetzungen erzeugt werden:

Auf Kopfebene müssen u.a. folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

x Es darf keine Liefersperre auf Kopfebene gesetzt sein.

Die Liefersperre kann z.B. wegen einer Überschreitung des Kreditlimits automatisch gesetzt werden. Oder Sie geben die Liefersperre manuell im Verkaufsbeleg an.

x Der Verkaufsbeleg muß mindestens eine lieferbare Position enthalten.

Ist z.B. keine der lieferrelevanten Positionen fällig, kann der Auftrag nicht beliefert werden.

Auf Positions- und Einteilungsebene müssen u.a. folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

x Die Einteilung muß zum angegebenen Selektionsdatum fällig sein. Eine Einteilung wird für den Versand fällig, sobald sie das Materialbereitstellungsdatum oder das Transportdispositionsdatum erreicht.



x Es darf keine Liefersperre für die Einteilung gesetzt sein. Sie können manuell im Verkaufsbeleg für eine Einteilung eine Liefersperre setzen, wenn z.B. eine kostenlose Lieferung zunächst überprüft werden soll.

x Die noch zu liefernde Menge muß größer null sein.

x Die lieferrelevanten Positionsangaben im Auftrag müssen vollständig sein. Sind sie unvollständig, müssen Sie zunächst das Unvollständigkeitsprotokoll des Auftrags bearbeiten

x Der Produktstatus des Materials muß eine Lieferung zulassen. Neue Produkte sind z.B. noch nicht zur Lieferung freigegeben. Sie können aufgrund ihres Produktstatus nicht in die Lieferung aufgenommen werden.

x Die Ware muß verfügbar sein, falls die Verfügbarkeit geprüft wird

17.7. Kommissionierung Der Vorgang der Kommissionierung umfasst das Entnehmen der Ware aus einem Lagerort und deren Bereitstellung in richtiger Menge und Qualität in einem Kommissionierbereich, wo die Ware für den Versand vorbereitet wird.

17.7.1. Funktionsumfang Unabhängig davon, wie die Kommissionierung in einem Unternehmen durchgeführt wird, können Sie das System so einstellen, daß die Kommissionieraktivitäten

x automatisch bei der Auslieferungserstellung

x regelmäßig zu bestimmten Zeiten,

x manuell anhand von Übersichten zu den Tageslasten durch die Aufforderung eines Mitarbeiters erfolgen.

Zur Terminierung und Überwachung der Kommissioniervorgänge ist in jeder Lieferposition ein Kommissionierstatus hinterlegt. Dieser Status gibt Ihnen z.B. Auskunft darüber, für welche Positionen die Kommissionierung bereits begonnen hat.

In der Standardeinstellung des Systems ist für die Buchung des Warenausgangs Voraussetzung, daß kommissionierrelevante Positionen voll kommissioniert sind. Dies bedeutet, daß Liefermenge und Pick-Menge (kommissionierte Menge) in der Auslieferung übereinstimmen müssen.

Bei Verwendung des Warehouse-Management-Systems (WMS) sind alle erforderlichen Prozesse voll integriert. Sie können z.B. direkt aus der Auslieferung einen WM-Transportauftrag anlegen und der aktuelle Status der Lagerverwaltungsvorgänge kann in der Lieferung überwacht werden.

Bei der Verwendung von Subsystemen können Sie alle für die Kommissionierung benötigten Daten und die Rückmeldung der Kommissionierdaten über die Lieferschnittstelle übertragen.

Über die Nachrichtensteuerung können Daten an ein Subsystem übertragen werden, das zur Kommissionierung eingesetzt wird. Je nach Vorgehensweise bei der Kommissionierung können Sie lieferrelevante Informationen vor der Kommissionierung ermitteln oder nach erfolgter Kommissionierung festhalten. Die kann z.B. folgende Daten umfassen:



x aus welchen Chargen wurde ein Material kommissioniert

x welche Serialnummern wurden kommissioniert

x aus welchen Bewertungsarten wurde der Bestand entnommen.

Die Kommissionierung erfolgt im IDES auf drei verschiedene Arten:

x Einzelkommissionierung „auf Zuruf“: Nach Erstellen der Lieferung tragen Sie die kommissionierte Menge manuell in die Lieferpositionen ein (z. B. wenn eine Lieferung schnell das Unternehmen verlassen muß).

x Einzelkommissionierung über Kommissionierliste: Mit dem Druck einer Kommissionierliste werden die kommissionierten Mengen in den Lieferpositionen automatisch fortgeschrieben.

x Sammelkommissionierung mit Quittierung: In diesem Fall wird eine Gruppe von Lieferungen kommissioniert. Die Sammelkommissionierung im IDES ist quittierungspflichtig, d.h. der Warenausgang der Lieferpositionen kann erst erfolgen, wenn die kommissionierten Mengen bestätigt worden sind.

17.8. Warehouse-Management-System (WMS) SAP R/3 kann als eigenständiges Warehouse Management System (WMS) installiert werden, um von einem beliebigen ERP-System Anforderungen an das Lager entgegenzunehmen bzgl.

x Wareneingang

x Warenausgang

x Umbuchungen

Des weiteren ist das System in der Lage, Stammdaten wie Debitoren, Kreditoren und Materialien aus dem führenden ERP-System entgegenzunehmen.

17.8.1. Integration Geplante Warenbewegungen werden dem WMS mittels An- bzw. Auslieferungen mitgeteilt, die im führenden ERP-System erfaßt werden. Nach der erfolgten physischen Ein- oder Auslagerung wird der Wareneingang bzw. Warenausgang gebucht, der im WM-System die Bereinigung der Lagerplätze vornimmt. Gleichzeitig mit dieser Aktivität findet die Erstellung der Rückmeldung statt, die die Veränderungen in der Bestandsführung des ERP-System durchführt. D.h.: Es erfolgt erst die physische Ein- bzw. Auslagerung bevor die Bestände gebucht werden.

17.8.2. Funktionsumfang Im Warehouse-Management-System werden alle in der Lagerverwaltung anfallenden Aktivitäten durchgeführt. Im einzelnen sind das:

x die Lagerplatzverwaltung

x die Bestandsführung auf Lagerplatzebene

x die Platzfindung

x die Kommissionierung



x das Verpacken

x das Erstellen der benötigten Versandpapiere

17.9. Lagernummern In der Regel wird ein kompletter physischer Lagerkomplex im WM unter einer einzigen Lagernummer definiert. Mit der Lagernummer können mehrere Lagertypen verwaltet werden, die sich in einem oder mehreren Gebäuden befinden.

Das Lager für Firma XYZ umfaßt zum Beispiel folgende Einrichtungen:

x Wareneingangszone

x Warenausgangszone

x Halle mit Hochregalen

x Blocklagerzone

x Kommissionierbereich mit Festplätzen

x Lagerraum im Freien für Sonderstoffe (wird auch benutzt, wenn andere Lagertypen voll ausgelastet sind.)

Im WM können alle diese Einrichtungen unter einer Lagernummer zusammengefaßt und grafisch dargestellt werden.

17.9.1. Verwendung Unter der Lagernummer werden die organisatorischen und physischen Merkmale eines Lagerkomplexes zusammengefaßt. Die Lagernummer wird in einer Tabelle mit verschiedenen Steuerparametern angelegt, die für alle Elemente des Lagerkomplexes gelten.

Wenn Sie beispielsweise die gewichtsbezogene Kapazitätsprüfung im Lager einsetzen möchten, wird die Gewichtseinheit auf Ebene der Lagernummer definiert. Auf dieser Ebene werden außerdem die Standardmengeneinheiten für WM-Belege, die Art der Kommissionierung sowie spezielle Schnittstellen, wie z.B. externe Schnittstellen oder Schnittstellen zu WM-PP, festgelegt.

Bei Bedarf können Sie alle diese Steuerparameter ändern, auch wenn Sie bereits mit dem WM im aktiven Modus in Produktion gegangen sind.

Jedes oben aufgeführte Lager wird in der Lagerverwaltung als Lagertyp bezeichnet.

Wie wird die Lagernummer im WM optimal angelegt? Wir empfehlen Ihnen, eine Lagernummer für jede Gruppe von Lagertypen oder Gebäuden (Lagerkomplex) in derselben geographischen Region zu benutzen. Wenn sich Ihre Lagereinrichtungen in verschiedenen Städten befinden oder physisch weit auseinander liegen, ist es sinnvoll, jedem Lagerkomplex eine separate Lagernummer und einen separaten Lagerort zuzuordnen. Dies ist vom Einzelfall abhängig.

17.9.2. Lagertyp Definition Ein Lagertyp ist eine Lagerfläche, Lagereinrichtung oder Lagerzone, die für eine Lagernummer im WM definiert werden kann. Es handelt sich um einen eindeutigen



Bereich innerhalb eines Lagers oder Lagerkomplexes, der durch den beanspruchten Raum und den organisatorischen Aufbau gekennzeichnet ist und aus einem oder mehreren Lagerplätzen besteht.

Sie können mehrere Lagertypen für jede Lagernummer definieren. Die folgende Abbildung zeigt fünf Lagertypen, die einer Lagernummer zugeordnet sind.

Abbildung 33: Lagertypen (Quelle: SAP AG)

Folgende häufig verwendeten Lagertypen können Sie beispielsweise mit dem WM definieren:

x Blocklager

x Freilager

x Hochregallager

x Kommissionierbereich

x Regallager

Bei diesen Lagertypen handelt es sich um physische Lagertypen.

Sie können auch Lagertypen im WM definieren, die von der Bestandsführung und von der Lagerverwaltung gemeinsam genutzt werden. In diesem Fall spricht man von Schnittstellenlagertypen. Dazu zählen:

x Wareneingangszone

x Warenausgangszone

x Differenzenschnittstelle

x Umbuchungszone

Verwendung Die Bestandsführung (IM) kommuniziert mit der Lagerverwaltung über diese Schnittstellenlagertypen. Beispielsweise werden im IM verbuchte Wareneingänge und -ausgänge in Schnittstellenlagertypen fortgeschrieben. Diese Lagertypen können



Eigenschaften aufweisen, die bei rein physischen Lagertypen in der Regel nicht definiert werden. Zum Beispiel sind für Schnittstellenlagertypen negative Bestände möglich, keine Kapazitätsprüfungen erforderlich und keine Einlagerungs- oder Kommissionierstrategien festgelegt.

Diese Lagertypen bilden den Lagerkomplex und können sich in einem einzelnen Gebäude oder in mehreren Lagerstrukturen befinden. Sie werden alle unter einer einzigen Lagernummer verwaltet.

Definition von Steuerparametern im Lagertyp Auf Lagertypebene müssen Sie wichtige Steuerungskennzeichen festlegen, die den Materialfluß (Einlagerung und Kommissionierung) und das Inventurverfahren in jedem Lagertyp regeln. Diese Steuerungskennzeichen sind teilweise nur in einer bestimmten Kombination sinnvoll oder zulässig. Nicht in jeder Situation sind alle Kennzeichen erlaubt. Außerdem dürfen einige nur mit äußerster Sorgfalt nachträglich geändert werden. Andere wiederum werden nur unter bestimmten Voraussetzungen aktiv. Beispielsweise kann die Lagereinheitenverwaltung nur dann ausgeführt werden, wenn innerhalb eines Lagertyps absoluter Nullbestand vorliegt. Bestimmte Kapazitätsprüfungen können nur aktiviert werden, wenn alle Faktoren für diesen Kapazitätsprüfungstyp gepflegt sind. Besondere Vorsicht ist auch beim nachträglichen Ändern der Steuerungskennzeichen für Einlagerungsstrategien geboten.

Im Lagertypsatz gibt es Kennzeichen, die in der Bewegungsart übersteuert werden können. Dies bedeutet, daß bestimmte Funktionen wie die Quittierungspflicht für Einlagerung und Kommissionierung oder die Möglichkeit von Umbuchungen an demselben Lagerplatz im allgemeinen für einen bestimmten Lagertyp, aber nicht für eine bestimmte Buchung gelten (Wareneingänge aus der Produktion müssen zum Beispiel nicht quittiert werden).

Vordefinierte Lagertypen für das WM In der Standardlagerverwaltung sind zum Beispiel mehrere vollständige Lagertypen konfiguriert, die direkt verwendbar sind. Dazu zählen ein Hochregallager, ein Blocklager, ein Kommissionierbereich, ein Freilager und ein Palettenlager. Diese Lager wurden alle mit verschiedenen Steuerparametern für Einlagerung, Kommissionierung und Inventur definiert.

Sie können die Standardlagertypen im System verwenden oder ändern oder eigene Lagertypen anlegen und an die speziellen Anforderungen Ihrer Firma anpassen.

17.10. Transportauftrag Der Transportauftrag ist ein wichtiges Mittel für die Steuerung der Warenbewegungen im Lager. Er basiert auf einem einfachen Prinzip: von welchem Ort im Lager werden die Waren genommen und an welchen Ort im Lager werden sie gebracht. Bei jedem Transportauftrag sind ein Ausgangsort und ein Bestimmungsort beteiligt.

Ein Transportauftrag kann zu einer Lieferung, einem Transportbedarf oder einer Umbuchungsanweisung erzeugt werden.

17.11. Verpackung von Lieferpositionen Verpacken ist Teil der Lieferungs- und Transportbearbeitung. Während der Bearbeitung einer Lieferung können Sie im Verpackungsdialog durch die Eingabe eines Versandhilfsmittels ein Versandelement erzeugen und Lieferpositionen zuordnen.



Ein Versandelement ist die Zusammenfassung von Materialien, die zu einem bestimmten Zeitpunkt gemeinsam in einem Versandhilfsmittels verpackt werden. Die dadurch entstehenden Versandelemente können Sie in weitere Versandhilfsmittel verpacken und dadurch beliebig viele Ebenen bilden (mehrstufiges Verpacken). Beispielsweise können Sie Lieferpositionen könne im IDES mit Hilfe vordefinierter Versandhilfsmittel (z. B. Kisten, Kartons, Paletten) verpacken. Auf diese Weise können Sie dokumentieren, welche Verpackungsarten den zu liefernden Produkten zugewiesen werden sollen oder zugewiesen worden sind. Das Verladen der verpackten Waren können Sie mit Hilfe von verschiedenen Transportmitteln abbilden. Kleine Teile, die schon in der Produktion verpackt worden sind, können während der Lieferungsbearbeitung in Palettenkartons oder Gitterboxen weiter verpackt werden. Die Verpackung können Sie hierarchisch abbilden. Die in der ersten Stufe verpackten Produkte können weiter verpackt werden oder auf ein Transportmittel verladen werden. Ein Karton mit Polstereinsatz wird z. B. auf eine Palette verladen, die Palette wiederum in einen Waggon oder LKW.

17.12. Warenausgang Wenn die Waren ein Unternehmen verlassen, ist der Geschäftsvorgang aus Versandsicht abgeschlossen. Dies wird durch die Buchung des Warenausgangs für Auslieferungen abgebildet.

Abbildung 34: Warenausgang (Quelle: SAP AG) Für die Warenausgangsbuchung stehen Ihnen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:

x Warenausgangsbuchung für eine einzelne Auslieferung

x Warenausgang in der Sammelverarbeitung für mehrere Auslieferungen buchen

x Warenausgang in der Sammelverarbeitung für mehrere Auslieferungen über die Hintergrundverarbeitung ohne manuelle Eingriffe buchen

x Warenausgang zu einem gesamten Transport buchen



17.12.1. Funktionsumfang Grundlage für den Warenausgang ist die Auslieferung. Für die Warenausgangsbuchung werden die nötigen Daten aus der Auslieferung in den Warenausgangsbeleg übernommen, der manuell nicht geändert werden kann. Korrekturen müssen in der Auslieferung vorgenommen werden. Somit ist sichergestellt, daß der Warenausgangsbeleg die wirkliche Auslieferung repräsentiert.

Mit dem Buchen des Warenausgangs für Auslieferungen werden über den Warenausgangsbeleg die folgenden Funktionen abgedeckt:

x Der Lagerbestand des Materials wird um die Liefermenge reduziert

x Die Wertveränderung wird auf den Bestandskonten der Materialbuchhaltung gebucht

x Die Bedarfe werden um die Liefermenge reduziert

x Status der Serialnummern wird aktualisiert

x Das Buchen des Warenausgangs wird automatisch im Belegfluß festgehalten

x Eine Bestandsfindung für die Lieferantenkonsignationsbestände wird durchgeführt

x Ein Arbeitsvorrat für die Lieferempfangsbestätigung wird erzeugt

x Ein Arbeitsvorrat für die Fakturierung wird erzeugt

Nachdem der Warenausgang für eine Auslieferung gebucht ist, ist im Gegenzug die Änderbarkeit der Lieferung stark eingeschränkt. Abweichungen zwischen der Auslieferung und dem Warenausgangsbeleg werden so verhindert.

Abbildung 35: Auswirkungen des Warenausgangs (Quelle: SAP AG)



17.13. Fakturierung

Abbildung 36: Von der Lieferabwicklung zur Fakturierung (Quelle: SAP AG)

17.13.1. Definition Überbegriff für Rechnungen, Gutschriften, Lastschriften, Proformarechnungen und Stornobelege.

17.13.2. Verwendung Die Faktura wird angelegt, um z.B. eine Rechnung oder eine Gutschrift zu erstellen.



17.13.3. Struktur Alle Fakturen haben die gleiche Struktur. Sie setzen sich aus dem Kopf und beliebig vielen Positionen zusammen.

Kopf x Im Kopf werden die allgemeinen Daten festgehalten, die für die gesamte Faktura

Gültigkeit haben. Dazu gehören z.B.:

x Nummer des Regulierers

x Fakturadatum

x Nettowert der gesamten Faktura

x Belegwährung

x Zahlungsbedingungen und Incoterms

x Nummer der Partner, wie z.B. die Nummer des Auftraggebers

x Preiselemente auf Kopfebene

Positionen In den Positionen finden Sie die Daten, die für eine einzelne Position gelten. Dazu gehören z.B.:

x Materialnummer

x Fakturamenge

x Nettowert der einzelnen Positionen

x Gewicht und Volumen

x Nummer des Referenzbelegs für die Faktura, z.B. die Nummer der zugrundeliegenden Lieferung

x Preiselemente der einzelnen Positionen

x Die Faktura wird über die Fakturaart gesteuert.

17.13.4. Integration in das Rechnungswesen Die Integration in das Rechnungswesen besteht darin, daß die im Vertrieb erzeugten Fakturadaten an folgende Komponenten weitergeleitet werden:

x die Finanzbuchhaltung (FI-Forderungen)

x das Controlling (CO)

Die Integration mit der Finanzbuchhaltung besteht darin, daß das System Fakturadaten aus den Rechnungen, Gut- und Lastschriften an die Finanzbuchhaltung weiterleitet.

x Das System führt eine Gegenbuchung auf die entsprechenden Konten durch (mit Hilfe der Kontenfindung)

x gewährleistet, daß alle Fakturen, die zu einem Geschäftsvorgang gehören, von FI als zusammengehörig erkannt werden (z.B. eine Gutschrift zu einer Rechnung)

Die Integration mit dem Controlling besteht darin, daß das System Kosten und Erlöse an die entsprechenden Nebenbücher weiterleitet.



Beim Fakturierungsvorgang im IDES werden Belege in folgenden Bereichen des Rechnungswesens automatisch Belege erstellt:

x General Ledger

x Profit Center

x Ergebnisrechnung

x Kostenrechnung

x Buchhaltung

17.14. Zahlungseingang

Abbildung 37: Von der Fakturierung zur Zahlung (Quelle: SAP AG)

Die Zahlung ist der abschließende Geschäftsprozeß innerhalb der Kunden-auftragsabwicklung.

Wenn der Zahlungseingang gebucht wird, wird das Sachkonto automatisch fortgeschrieben. Dabei führt das R/3 System eine Sollbuchung auf dem Zahlungsmittelkonto und eine Gutschrift auf dem Orderungskonto des Kunden aus.

Die Zahlung umfaßt:

x Buchen von Zahlungen aufgrund von Rechnungen

x Klärung von Abweichungen, falls erforderlich

17.15. Offener Posten Offene Posten stellen unerledigte Vorgänge dar. Beispielsweise wird eine nicht bezahlte Rechnungsposition auf dem Kreditorenkonto als offener Posten geführt, bis sie bezahlt wird.

Die offenen Posten eines Kontos können ausgeglichen werden, wenn ihnen ein gleich hoher Betrag auf der Gegenseite zugeordnet werden kann. Der Saldo der einander zugeordneten Posten muß also Null ergeben.



Abbildung 38: Offener Posten (Quelle: SAP AG)

Ein Beispiel aus der Kreditorenbuchhaltung:

Beim Ausgleichen werden diese Posten mit einer Ausgleichsbelegnummer und dem Datum des Ausgleichs versehen. Dadurch werden zum Beispiel Rechnungen auf einem Kreditorenkonto als bezahlt und Posten eines Bankverrechnungskontos als geklärt gekennzeichnet.

Das Ausgleichen im R/3-System ist flexibel. Sie können mehrere Konten, verschiedene Kontoarten (Sachkonto, Kreditor, Debitor), Konten aus mehreren Buchungskreisen und Sonderhauptbuchvorgänge in einem Ausgleichsvorgang bearbeiten.

17.15.1. Offene Posten bearbeiten Zur Bearbeitung offener Posten gehören die Auswahl und Aktivierung der offenen Posten. Die Bearbeitung ist der letzte Schritt vor dem Buchen eines Ausgleichsbelegs.

Das System berücksichtigt bei der Buchung von Ausgleichsbelegen Toleranzen, worunter akzeptable Zahlungsdifferenzen zu verstehen sind. Je nach Ihrer Systemkonfiguration bucht das System kleine Differenzen zwischen Soll und Haben auf ein Konto für unberechtigte Abzüge. Die Grenze der akzeptablen Unter- oder Überzahlungen legt Ihr Systemverwalter fest.



Abbildung 39: Bearbeitung offener Posten (Quelle: SAP AG)

Im allgemeinen sollten Sie offene Posten so auswählen und bearbeiten, daß der Saldo aus Soll und Haben gleich Null ist.

Wenn Soll und Haben der von Ihnen eingegebenen Belegpositionen und der bearbeiteten offenen Posten ausgeglichen sind, können Sie einen Ausgleichsbeleg buchen.

Wenn Sie z.B. eine Kreditorenzahlung von $1000 eingeben, müssen Sie offene Kreditorenposten auswählen und bearbeiten, die $1000 entsprechen. Wenn Ihr System eine Toleranz von 1% zuläßt, können Sie offene Posten von $990 bis $1010 ausgleichen.

Bei der Bearbeitung offener Posten können Sie: x offene Posten aktivieren oder inaktivieren

x Skonto aktivieren oder inaktivieren

x Skontobeträge pflegen

x Teilzahlungen oder Restposten eingeben

Bevor Sie offene Posten ausgleichen können, müssen Sie diese aktivieren.



18. Belege im Vertrieb Im SAP-System werden die Geschäftsvorfälle mit Hilfe von Belegen festgehalten. Diese sogenannten Vertriebsbelege sind nach bestimmten Kriterien strukturiert, um alle Informationen, die im Beleg gespeichert werden müssen, systematisch ablegen zu können.

Ein Beleg ist somit der Nachweis eines Geschäftsvorfalls in der Vertriebsabwicklung.

Folgende Vertriebsbelege werden u.a. unterschieden:

x Verkaufsbelege

x Versandbelege

x Fakturabelege

Ein Vertriebsbeleg besteht aus einem Belegkopf und einer beliebigen Anzahl von Belegpositionen: Der Belegkopf enthält Daten, die für den gesamten Beleg gelten (Zahlungsbedingungen, Versandanschrift, Texte usw.).

Die Belegpositionen enthalten die Daten der Waren oder Leistungen, die der Kunde bezieht.

18.1. Verkaufsbelege Man unterscheidet zwischen folgenden Gruppen von Verkaufsbelegen:

x Anfrage

x Angebot

x Auftrag

x Rahmenvertrag (Kontrakte und Lieferpläne)

x Reklamationen (Retouren, Gutschrifts- und Lastschriftsanforderungen)

Im Lauf der weiteren Geschäftsabwicklung im Vertrieb werden auf der Basis der Verkaufsbelege die Versand- und Fakturabelege erstellt.

18.1.1. Struktur Alle Verkaufsbelege haben prinzipiell die gleiche Struktur: Sie setzen sich aus dem Belegkopf und beliebig vielen Belegpositionen zusammen. Die Belegpositionen können wiederum in beliebig viele Einteilungen unterteilt werden.

Abbildung 40: Struktur von Verkaufsbelegen (Quelle: SAP AG)

Kopfdaten Im Belegkopf werden die allgemeinen Daten festgehalten, die für den gesamten Beleg Gültigkeit haben. Dazu gehören z.B.:



x Nummer des Auftraggebers

x Nummer des Warenempfängers und des Regulierers

x Belegwährung und Kurs

x Preiselemente für den gesamten Beleg

x Lieferdatum und Versandstelle

Positionsdaten im Verkaufsbeleg Während die Daten im Belegkopf auf alle Positionen des Belegs zutreffen, sind einige Daten nur für bestimmte Positionen gültig. Diese Daten werden auf Positionsebene gespeichert und beinhalten:

x Materialnummer

x Zielmenge bei Rahmenverträgen

x Nummer des Warenempfängers und des Regulierers (auf Positionsebene kann ein abweichender Warenempfänger oder Regulierer definiert werden)

x Werks- und Lagerortangaben

x Preiselemente für die einzelnen Positionen

Einteilungsdaten Eine Position besteht aus einer oder mehreren Einteilungen. Die Einteilungen enthalten alle Daten, die zur Belieferung benötigt werden. Ein Kunde erteilt z.B. einen Auftrag für 20 Stück eines Materials. Sie geben dies als eine Position in den Auftrag ein. Sie können allerdings gegenwärtig nur 10 Stück liefern, die restlichen 10 Stück liefern Sie im nächsten Monat. Es müssen also zwei Lieferungen terminiert werden. Die Daten für diese Lieferungen (Datum, bestätigte Mengen) werden in zwei unterschiedlichen Einteilungen gespeichert. In Verkaufsbelegen, in denen Lieferdaten nicht relevant sind, z.B. Kontrakte, Gut- und Lastschriftsanforderungen, erstellt das System keine Einteilungen.

In den Einteilungen werden z.B. folgende Daten festgehalten:

x Einteilungsmenge

x Lieferdatum

x bestätigte Menge

18.2. Versandbelege Es gibt folgende Versandbelege:

x Lieferung

x Materialbeleg, der die Warenausgangsdaten enthält

x Gruppe von Lieferungen

18.2.1. Struktur Die Auslieferung setzt sich aus einem Belegkopf und beliebig vielen Belegpositionen zusammen.

Die folgende Abbildung zeigt die Struktur der Auslieferung.



Abbildung 41: Struktur eines Auslieferungsbelegs (Quelle: SAP AG)

Belegkopf Im Belegkopf werden die allgemeinen, für die Auslieferung relevanten Daten festgehalten. Sie haben Gültigkeit für den gesamten Beleg. Dazu gehören z.B.:

x Versandstelle

x Daten zur Versand- und Transportterminierung (z.B. das Warenausgangsdatum oder das Anlieferdatum beim Warenempfänger)

x Gewichte und Volumina der gesamten Auslieferung

x Nummer des Auftraggebers und des Warenempfängers

x Route

Belegpositionen In den Belegpositionen finden Sie die Daten, die für eine einzelne Belegposition gelten. Dazu gehören z.B.:

x Materialnummer

x Liefermenge

x Endverkaufspreis

x Werks- und Lagerortangaben

x Kommissionierdatum

x Gewichte und Volumina der einzelnen Positionen

x Toleranzen bei Unter- oder Überlieferung

18.3. Fakturabelege Alle Fakturen haben die gleiche Struktur. Sie setzen sich aus dem Kopf und beliebig vielen Positionen zusammen. Die folgende Abbildung zeigt die Struktur der Faktura.



Abbildung 42: Struktur von Fakturabelegen (Quelle: SAP AG)

18.3.1. Kopf Im Kopf werden die allgemeinen Daten festgehalten, die für die gesamte Faktura Gültigkeit haben. Dazu gehören z.B.:

x Nummer des Regulierers

x Fakturadatum

x Nettowert der gesamten Faktura

x Belegwährung

x Zahlungsbedingungen und Incoterms

x Nummer der Partner, wie z.B. die Nummer des Auftraggebers

x Preiselemente auf Kopfebene

18.3.2. Positionen In den Positionen finden Sie die Daten, die für eine einzelne Position gelten. Dazu gehören z.B.:

x Materialnummer

x Fakturamenge

x Nettowert der einzelnen Positionen

x Gewicht und Volumen

x Nummer des Referenzbelegs für die Faktura, z.B. die Nummer der zugrundeliegenden Lieferung

x Preiselemente der einzelnen Positionen



18.4. Belegfluss Der Belegfluß zeigt die Entwicklung eines Vertriebsbelegs an; er bildet im System aufeinanderfolgende Belege eines Geschäftsvorfalls ab.

Ein möglicher Belegfluß könnte aus einem Angebot, einem Auftrag, einer Lieferung und einer Rechnung bestehen. Wenn Sie ausgehend vom Auftrag diesen Belegfluß anzeigen würden, wäre das Angebot ein Vorgängerbeleg; Lieferung und Rechnung wären Folgebelege.

18.4.1. Voraussetzungen Vorgängerbelege werden immer fortgeschrieben. Falls Folgebelege im Belegfluß fortgeschrieben werden sollen, müssen Sie im Customizing bei der Kopiersteuerung entsprechende Einstellungen vornehmen. Die Kopiersteuerung und der Belegfluß werden für Belege in folgenden Bereichen definiert:

x Vertriebsunterstützung

x Verkauf

x Versand

x Transport

x Fakturierung

18.4.2. Funktionsumfang Der Belegfluß wird vom System auf zwei Ebenen fortgeschrieben:

x für den Gesamtbeleg

x für die einzelnen Positionen eines Belegs

Im Belegfluß werden alle Vorgänger- und Folgebelege aufgelistet. Zusätzlich wird Ihnen auch das Belegdatum und der Gesamtbearbeitungsstatus des jeweiligen Belegs angezeigt.

Bsp. Belegfluß

Beleg Datum Gesamtbearbeitungsstatus

. Auftrag 5362 10.06 erledigt

Auslieferung 80003721 10.06 erledigt

. Kommissionierauftrag 19980610 10.06 erledigt

. WL WarenausLieferung 49007080 10.06 erledigt

. Rechnung 90005596 10.06 erledigt

.. Buchhaltungsbeleg 100007729 10.06 nicht ausgeziffert

Die Punkte zeigen die Stufe in der Referenzkette an.



Der Beleg, für den der Belegfluß angezeigt wird, hat keinen Punkt. Im obigen Beispiel wird der Belegfluß für die Auslieferung angezeigt.

Die direkten Vorgänger- und Folgebelege der Auslieferung werden mit einem Punkt dargestellt. Indirekte Vorgänger- und Folgebelege haben zwei oder mehr Punkte. Im obigen Beispiel ist der Buchhaltungsbeleg ein direkter Folgebeleg der Rechnung und ein indirekter Folgebeleg der Auslieferung.

18.5. Steuerung der Verkaufsbelege Während der Systemeinstellung für den Vertrieb definiert der Systemverwalter verschiedene Arten von Daten für die Steuerung der Bearbeitung von Verkaufsbelegen. Die Definition der Daten findet auf drei Ebenen statt:

x nach Verkaufsbelegart

x nach Positionstyp

x nach Einteilungstyp

Auf Verkaufsbelegebene können Sie z.B. festlegen, ob für eine bestimmte Belegart eine Kreditprüfung durchgeführt wird. Außerdem können Sie angeben, ob ein Beleg automatisch gesperrt wird und erst überprüft werden muß, bevor er weiter bearbeitet werden kann (z.B. eine Gutschriftsanforderung).

Auf Positionstypebene können Sie z.B. festlegen, ob ein Positionstyp für Lieferung oder Fakturierung relevant ist. Die Positionstypen, die in Angeboten verwendet werden, sind z.B. nicht für Lieferung oder Fakturierung relevant.

Sie können auch, abhängig von Bedarf und Verfügbarkeitsprüfung, Einteilungstypen definieren.

18.5.1. Verkaufsbelegarten Die Standardversion des SAP R/3-Systems beinhaltet eine Reihe von vordefinierten Verkaufsbelegarten. Während der Einführung Ihres Systems können diese Standarddefinitionen modifiziert werden, um den speziellen Bedürfnissen Ihrer Firma zu entsprechen. Sie können auch eigene Verkaufsbelegarten definieren. Zu den Verkaufsbelegarten im Standard gehören beispielsweise:

Bearbeitungsart Verkaufsbelegart Abkürzung

Vorverkaufsphase Anfrage AF

Angebot AG

Kostenlose Lieferung KL

Verkaufsphase Terminauftrag TA

Barverkauf BV

Sofortauftrag SO



Bearbeitungsart Verkaufsbelegart Abkürzung

Rahmenverträge Mengenkontrakt KM

Wertkontrakt WK

Mietvertrag MV

Lieferplan LP

Reklamationen Gutschriftsanforderung G2

Lastschriftsanforderung L2

Kostenlose Nachlieferung KN

Retoure RE

18.5.2. Steuerungselemente in Verkaufsbelegarten Über Steuerungselemente, die im Vertriebs-Customizing festgelegt sind, kann jede Verkaufsbelegart so eingestellt werden, daß sie einen eigenen Funktionsumfang enthält. Die Belegarten können Ihren Anforderungen gemäß installationsspezifisch angepaßt werden. Außerdem können neue Belegarten definiert werden, falls die in der SAP-Standardversion vorgegebenen in Ihrer Verkaufsorganisation nicht ausreichen sollten. Für die Pflege der Steuerungselemente ist Ihr Systemverwalter zuständig.

Die Antworten auf die folgenden Fragen entscheiden darüber, wie eine Verkaufsbelegart definiert wird.

Allgemeine Daten x Kann der Beleg nur mit Bezug auf einen Vorgängerbeleg erfaßt werden ? x Soll der eventuell vorhandene Kunden-Material-Informationssatz berücksichtigt

werden ? x Soll das Lieferdatum vorgeschlagen werden ? x Muß bei der Belegerfassung ein Kunde eingegeben werden ? Zum Beispiel können

Sortimente kundenneutral erfaßt werden. x Welche Auftragswahrscheinlichkeit ist definiert ? x Soll die Angabe der Sparte für jede Position aus dem Materialstammsatz

übernommen werden oder soll eine abweichende Angabe im Kopf die Positionsangaben überschreiben ?

x Wie soll das System reagieren, falls die Spartenangabe im Kopf von den Angaben in den Positionen abweicht ?

x Soll eine Kreditlimitprüfung stattfinden ? x Aus welchem Nummernkreis soll die Belegnummer bei interner oder externer

Nummernvergabe stammen ? x Welche Felder sollen für das Unvollständigkeitsprotokoll relevant sein? Für

Kontrakte ist z.B. der Gültigkeitszeitraum wichtig und muß darum im Beleg angegeben werden.

x Kann ein unvollständiger Beleg gesichert werden oder müssen alle Daten vollständig sein?

x Welche Partnerrollen sind zulässig und welche müssen erfaßt werden?



Versanddaten x Welche Lieferungsart soll die aus dem Auftrag resultierende Lieferung haben? x Soll eine Versandterminierung stattfinden? x Soll eine Transportterminierung stattfinden? x Soll aus einem bestimmten Grund automatisch eine Liefersperre gesetzt werden?

Eine solche Liefersperre kann z.B. bei einer kostenlosen Lieferung sinnvoll sein. x Sie können für eine Verkaufsbelegart eine Versandbedingung definieren. Diese wird

dann bei der Belegerstellung übernommen, unabhängig davon, welche Angabe im Debitorenstammsatz gemacht wurde.

Fakturadaten x Welche Fakturaart soll die aus dem Auftrag oder der Lieferung resultierende

Faktura haben? x Soll aus einem bestimmten Grund automatisch eine Fakturasperre gesetzt werden?

Eine solche Fakturasperre kann z.B. sinnvoll sein, wenn eine Gutschriftsanforderung zunächst geprüft werden soll, ehe daraus eine Gutschrift erzeugt wird.

18.5.3. Positionstypen Um in den Verkaufsbelegen eine weitere Steuerung zu ermöglichen und somit die aus den verschiedenen Geschäftsvorfällen resultierenden Anforderungen abzudecken, werden Positionstypen definiert. Für diese Positionstypen ist jeweils eine eigene Steuerung definiert: Zum Beispiel werden ganz unterschiedliche Anforderungen an eine Normalposition, eine kostenlose Position oder eine Textposition gestellt.

Die folgende Abbildung zeigt einige der Positionstypen, die in im Standard definiert sind. Hier ist z.B. eine Normalposition in der Anfrage, im Angebot oder im Auftrag abgebildet.

Abbildung 43: Standard-Positionstypen (Quelle: SAP AG)

18.5.4. Steuerungselemente in Positionstypen Je nach Verkaufsbelegart sind verschiedene Positionstypen zulässig. Auch die Positionstypen werden über Steuerungselemente den speziellen Anforderungen Ihrer Installation angepaßt. Außerdem können neue Positionstypen definiert werden. Für die Pflege der Steuerungselemente ist Ihr Systemverwalter verantwortlich.

Die Antworten auf folgende Fragen entscheiden darüber, wie ein Positionstyp definiert wird.



Allgemeine Daten

x Soll für die Position eine Preisfindung durchgeführt werden?

x Wann gilt eine Position als erledigt? Zum Beispiel könnte eine Angebotsposition erst dann als erledigt gelten, wenn die gesamte Menge in Aufträge übernommen wurde.

x Handelt es sich um eine Position mit Materialbezug oder um eine reine Textposition?

x Sind Einteilungen zu einer Position erlaubt?

x Dürfen die kaufmännischen Daten, z.B. die Zahlungsbedingungen auf Positionsebene, von denen auf Kopfebene abweichen?

x Soll ein Dialog stattfinden, falls die Lieferung nicht vollständig erfolgen kann?

x Welche Felder sind relevant für das Unvollständigkeitsprotokoll?

x Welche Partnerrollen sind auf Positionsebene zulässig und welche sogar Pflicht?

x Welche Nachrichten sind für den Vorgang erlaubt und nach welchem Schema werden sie vorgeschlagen?

Versanddaten

x Ist eine Position lieferrelevant ?

x Soll das Gewicht und das Volumen einer Position ermittelt werden?

Fakturadaten

x Ist eine Position fakturarelevant ?

x Soll der Verrechnungswert ermittelt werden?

x Handelt es sich um eine statistische Position ? Für statistische Positionen findet eine Preisfindung statt, sie gehen jedoch nicht in den Wert des Auftrags ein, werden dem Kunden also nicht in Rechnung gestellt.

x Soll für eine Position automatisch eine Fakturasperre gesetzt werden? Dies kann z.B. für Positionen wichtig sein, bei denen zunächst die Preise geklärt werden müssen.

x Handelt es sich um eine Retourenposition ?

18.5.5. Ermittlung des Positionstyps Der Positionstyp im Verkaufsbeleg hängt von der Verkaufsbelegart und dem Material ab. Im Materialstammsatz wird eine Positionstypengruppe definiert. Zum Beispiel sind in der SAP-Standardversion die Positionstypengruppe NORM für lagerhaltige Materialien und die Gruppe DIEN für Dienstleistungen und Nichtlagermaterial definiert.

Die folgende Abbildung zeigt die Ermittlung des Positionstyps. Für ein Material mit der Positionstypengruppe NORM ermittelt das System für eine Anfrage (Verkaufsbelegart AF) den Positionstyp AFN, für einen Terminauftrag (Verkaufsbelegart TA) den Positionstyp TAN.



Abbildung 44: Ermittlung des Positionstyps (Quelle: SAP AG)

18.5.6. Positionstypen in Lieferungen Um eine weitere Steuerung in den Lieferungen für die einzelnen Artikel zu ermöglichen, werden Positionstypen definiert. Der Positionstyp wird aus der Auftragsposition übernommen. Eine Normalposition in einem Terminauftrag wird zu einer Normalposition in der Lieferung. Wird eine Lieferung ohne Bezug auf einen Auftrag erfaßt, wird der Positionstyp in Abhängigkeit von der Lieferbelegart und der Positionstypengruppe des Materials vorgeschlagen.

18.5.7. Einteilungstypen Die Positionen in einem Verkaufsbeleg werden in eine oder mehrere Einteilungen unterteilt. Diese Einteilungen unterscheiden sich in Bezug auf Termin und Menge voneinander.

Auch für die Einteilungen sind unterschiedliche Steuerungselemente definiert: Für manche Einteilungen wird keine, für manche wird eine Disposition durchgeführt. Für eine Einteilung mit der Ausprägung Retoure wird kein Warenausgang, sondern ein Wareneingang gebucht.

Die folgende Abbildung zeigt eine Übersicht einiger Einteilungstypen, die im Standard definiert sind.



Abbildung 45: Übersicht Einteilungstypen (Quelle: SAP AG)

Einteilungstyp-Steuerung Für die verschiedenen Einteilungstypen ergeben sich unterschiedliche Steuerungen:

x Die Einteilung AT in Anfragen dient lediglich zur Information.

x Für die Einteilungen BN und CN erfolgt keine Bedarfsübergabe und keine Verfügbarkeitsprüfung.

x Für die Einteilungen BP und CP werden Bedarfe übergeben und die Verfügbarkeit der Artikel wird überprüft.

x Für die Einteilungstypen BT, CT und CX werden keine Bestände geführt. Für die Typen BT und CT wird im Gegensatz zu CX auch kein Warenausgang gebucht.

x Die Einteilungstypen BV und CV sind genauso gesteuert wie die Typen BN und CN. Allerdings können zu Auswertungszwecken Bedarfe abgesetzt werden.

x Für die Einteilung DN in einer Retoure wird kein Warenausgang, sondern ein Wareneingang gebucht.

x Die Einteilungstypen CN, CP, CT und CV sind lieferrelevant, die anderen Einteilungstypen nicht.

18.5.8. Steuerungselemente für Einteilungstypen Je nach Verkaufsbelegart und Positionstyp sind verschiedene Einteilungstypen zulässig. Auch die Einteilungsstypen werden über Steuerungselemente den speziellen Anforderungen Ihrer Installation angepaßt. Außerdem können neueEinteilungstypen definiert werden. Für die Pflege der Steuerungselemente ist Ihr Systemverwalter verantwortlich.

Die Antworten auf folgende Fragen entscheiden darüber, wie ein Einteilungstyp definiert wird.

Allgemeine Daten

x Welche Felder sind für das Unvollständigkeitsprotokoll relevant?

x Soll ein Vertriebsbedarf an den Einkauf oder die Fertigung gemeldet werden?



x Soll eine Verfügbarkeitsprüfung durchgeführt werden?

x Handelt es sich um eine Einteilung zu einer Retoure ?

Versanddaten

x Ist die Einteilung lieferrelevant ?

x Soll automatisch eine Liefersperre für die Einteilung gesetzt werden? Eine solche Liefersperre ist bei kostenlosen Lieferungen sinnvoll.

18.5.9. Ermittlung des Einteilungstyps Der Einteilungstyp hängt von dem Positionstyp der zugehörigen Position und dem Dispositionsmerkmal des Materials ab. Das Dispositionsmerkmal eines Materials wird im Materialstammsatz angegeben.

Der Einteilungstyp wird aufgrund von Tabelleneinstellungen automatisch vorgeschlagen. Sie können die Angabe im Verkaufsbeleg manuell verändern. Die Änderungen sind jedoch nicht beliebig. Wenn Sie einen anderen Einteilungstyp angeben, prüft das System, ob dieser Typ zulässig ist. Welche Einteilungstypen jeweils zulässig sind, erfahren Sie von Ihrem Systemverwalter.

19. Debitoren Zu den Debitoren zählen alle Kunden, mit denen die Firma in Kontakt steht. Kunden, mit denen Ihre Firma geschäftliche Beziehungen unterhält, erfassen Sie in einem Debitorenstammsatz. Dieser Stammsatz enthält alle für die Abwicklung von Geschäftsvorgängen erforderlichen Daten, die sogenannten Stammdaten. Bei konsequenter Pflege der Stammdaten kann die Bearbeitung von Vorgängen erheblich reduziert werden, da die Stammdaten automatisch in die Vorgänge übernommen werden.

19.1. Geschäftspartner Beim Geschäftspartner kann es sich um eine juristische oder eine natürliche Person handeln, die direkt an der Abwicklung eines Geschäftsvorgangs mit Ihnen beteiligt ist. Im Vertrieb existieren u.a. folgende Geschäftspartnerrollen:

x Auftraggeber

x Warenempfänger

x Regulierer

x Rechnungsempfänger

19.1.1. Auftraggeber Für den Auftraggeber benötigen Sie Daten zum Verkauf, z.B. die Zuordnung zu einem Verkaufsbüro und zu einer gültigen Preisliste.

Im häufigsten Fall ist eine Firma, die den Auftrag zur Warenlieferung oder Erbringung von Leistungen erteilt, gleichzeitig auch der Warenempfänger, Regulierer und Rechnungsempfänger. Aus diesem Grund umfaßt die Funktion "Auftraggeber" im SAP-System alle diese Rollen.



19.1.2. Warenempfänger Für den Warenempfänger benötigen Sie nur die zum Versand erforderlichen Daten, z.B. Abladestelle und Warenannahmezeiten.

19.1.3. Regulierer Bei einem Regulierer handelt es sich um eine Firma oder eine Person, die die Rechnungen für die gelieferten Waren oder die erbrachten Leistungen begleicht. Für den Regulierer benötigen Sie z.B. Daten zur Festlegung der Rechnungstermine und die Kontoverbindung.

19.1.4. Rechnungsempfänger Für den Rechnungsempfänger benötigen Sie z.B. die Adresse, Daten für den Dokumentendruck und Druckdaten und evtl. für den elektronischen Datenaustausch.

19.1.5. Ansprechpartner beim Geschäftspartner In der Firma Ihrer Kunden existieren immer ein oder mehrere Ansprechpartner, mit denen Sie fernmündlichen, schriftlichen oder persönlichen Kontakt zur Abwicklung des Geschäftsvorfalls haben. Für die Ansprechpartner benötigen Sie häufig andere Informationen wie für den Kunden. Wichtig sind vor allem der Name des Ansprechpartners und seine Telefonnummer sowie die Abteilung, in der er arbeitet. Da der Ansprechpartner direkt an die Firma des Kunden gekoppelt ist, erfassen Sie diese Daten im jeweiligen Debitorenstammsatz. Sie benötigen für die Ansprechpartner also keinen separaten Stammsatz.

Die Daten zum Ansprechpartner können Sie in der SAP-Standardversion allerdings lediglich im Debitorenstammsatz des Auftraggebers eingeben, da nur die Ansprechpartner aus diesem Stammsatz im Auftrag zur Auswahl angeboten werden.

19.2. Struktur im Debitorenstammsatz Auf einen Debitorenstammsatz haben sowohl die Buchhaltungsabteilung als auch die Vertriebsabteilung Zugriff. Die Daten beider Abteilungen werden in einem gemeinsamen Stammsatz gespeichert, um Datenredundanz zu vermeiden.

Auf den Debitorenstammsatz können Sie mit Hilfe von drei verschiedenen Datengruppen zugreifen, die sich durch ihren Detaillierungsgrad unterscheiden.

Ein Stammsatz läßt sich entsprechend folgendermaßen gliedern.

Abbildung 46: Struktur des Debitorenstamms (Quelle: SAP AG)



19.2.1. Allgemeine Daten Die allgemeinen Daten sind unabhängig von der buchhaltungsspezifischen oder vertriebsspezifischen Organisation Ihrer Firma. Sie sind für einen Kunden aus beiden Sichten eindeutig. Hierzu gehören z.B. Name, Adresse und Telefonnummer des Kunden.

Allerdings beschränken sich die allgemeinen Daten nicht auf die Informationen, die für beide Abteilungen von Bedeutung sind. Die Abladestelle z.B., die auch zu den allgemeinen Daten zählt, ist nur für den Vertrieb relevant. Da sie sich jedoch nicht aus der vertriebsspezifischen Organisation Ihrer Firma ableitet und für den Kunden immer eindeutig ist, gehört sie nicht zu den vertriebsspezifischen Daten.

Wenn Sie einen Debitorenstammsatz nur mit der Debitorennummer bearbeiten, d.h. ohne einen Vertriebsbereich oder einen Buchungskreis zu spezifizieren, gelangen Sie lediglich auf die Bilder mit den allgemeinen Daten.

Die allgemeinen Daten werden von der Abteilung erfaßt, die den Debitorenstammsatz für den Kunden zuerst anlegt. Wenn die Vertriebsabteilung den Debitorenstammsatz anlegt, dann muß sie auch die Adressdaten eingeben. Beim Erfassen der buchhalterischen Daten braucht die Buchhaltungsabteilung diese allgemeinen Daten nicht mehr einzugeben. Sie kann sie jedoch über die Anzeigefunktion einsehen.

19.2.2. Buchungskreisspezifische Daten Diese Daten sind lediglich für die Buchhaltung von Belang. Hierzu gehören z.B. Versicherungs- und Kontoführungsdaten. Die buchungskreisspezifischen Daten sind nur innerhalb eines Buchungskreises eindeutig.

Wenn Sie den Debitorenstammsatz bearbeiten, müssen Sie die Debitorennummer und den Buchungskreis eingeben, um die Bilder mit den buchungskreisspezifischen Daten aufzurufen.

19.2.3. Vertriebsspezifische Daten Diese Daten sind lediglich für den Vertrieb von Bedeutung. Hierzu gehören z.B. Daten für die Preisfindung, Lieferprioritäten und Versandbedingungen. Je nach Vertriebsbereich (Kombination aus Verkaufsorganisation, Vertriebsweg und Sparte) können sich diese Daten für einen Kunden unterscheiden.

Nur wenn Sie die Vertriebsdaten für den Kunden erfaßt haben, können Sie Vertriebsvorgänge (z.B. Aufträge) zum Kunden erfassen. Außerdem können Sie einen Vorgang nur dann fakturieren, wenn der Regulierer aus Finanzbuchhaltungssicht gepflegt ist.

Wenn Sie den Debitorenstammsatz bearbeiten, müssen Sie die Debitorennummer und den Vertriebsbereich eingeben, um die Bilder mit den vertriebsspezifischen Daten aufzurufen.

19.2.4. Menüzugriff entsprechend der Abteilung Die Untergliederung nach Abteilungen wird im System über den Menüzugriff erreicht:

x Wenn Sie die Debitorendaten zum Verkauf definieren wollen, steigen Sie über das Vertriebsmenü (Logistik) in den Debitorenstammsatz ein.

x Wollen Sie die Daten für die Buchhaltung erfassen, steigen Sie über das Rechnungswesenmenü in den Debitorenstammsatz ein.



Über beide Einstiegsmenüs ist es möglich, die Debitorendaten zentral, d.h. aus der Vertriebs- und der Buchhaltungssicht zu bearbeiten.

Im Vertrieb ist eine zentrale Pflege nur für die Geschäftspartner Auftraggeber und Regulierer vorgesehen, für die eine zentrale Pflege auch sinnvoll ist.

19.3. Vertriebsdaten im Debitorenstammsatz Die folgende Abbildung zeigt die Daten, die für die Abteilung Vertrieb von Bedeutung sind.

Abbildung 47: Vertriebsdaten im Debitorenstamm (Quelle: SAP AG)

Zugriff auf die Vertriebsdaten im Debitorenstammsatz Auf diese Daten greifen Sie über das Menü zum Vertrieb zu. Je nachdem, welche Datengruppen zu bearbeiten sind, geben Sie die Daten ein, die in der Spalte "Zugriff über" aufgelistet sind (siehe folgende Tabelle).

Arten Zugriff über Datengruppen

Allgemeine Daten Debitorennummer Anschrift

Steuerung

Marketing

Zahlungsverkehr

Ansprechpartner

Abladestellen



Vertriebsdaten Debitorennummer Anschrift

Verkaufsorganisation Steuerung

Vertriebsweg Marketing

Sparte Zahlungsverkehr

Ansprechpartner

Abladestellen

Verkauf

Versand

Fakturierung

Nachrichten

Partnerrollen

20. Kundenrahmenverträge

20.1. Lieferplan Der Kundenlieferplan ist ein Kundenrahmenvertrag, in dem Liefermengen und -termine festgehalten werden. Diese Liefermengen und -termine werden in Form von Einteilungen angegeben. Sie können Einteilungen beim Anlegen des Lieferplans oder zu einem späteren Zeitpunkt eingeben.

Ein Lieferplan wird erfüllt, indem Sie zum Fälligkeitstermin die Einteilungen beliefern. Sie bearbeiten Lieferungen für einen Lieferplan in der gleichen Weise wie normale Lieferungen. Nachdem Sie die Lieferungen durchgeführt haben, aktualisiert das System das Feld gelieferte Menge in der Lieferplanposition mit der entsprechenden Menge.



Die nachfolgende Abbildung zeigt den Belegfluß für Lieferpläne.

Abbildung 48: Lieferplan mit Einteilungen (Quelle: SAP AG)

20.2. Kundenkontrakt Der Kundenkontrakt stellt einen Kundenrahmenvertrag über die Abnahme von Verkaufsmaterialien oder Dienstleistungen in einem bestimmten Zeitraum dar.

In der Standardversion des SAP R/3-Systems gibt es folgende Kategorien von Kontrakten:

Gruppenkontrakte Der Gruppenkontrakt ist ein Beleg, unter dem Sie Kontrakte als Unterkontrakte gruppieren können, damit Daten in allen referenziernden Belegen synchronisiert und konsistent gehalten werden. Der Gruppenkontrakt stellt somit die allgemeinen Rahmenbedingungen für die Unterkontrakte dar.

Mengenkontrakte Ein Mengenkontrakt ist eine Vereinbarung, daß Ihr Kunde eine bestimmte Menge eines Produkts in einem angegebenen Zeitraum von Ihnen kauft. Der Kontrakt beinhaltet grundsätzliche Mengen- und Preisinformationen, jedoch keine Festlegung der Liefertermine und Liefermengen.

Wertkontrakte Ein Wertkontrakt ist eine vertragliche Vereinbarung mit einem Kunden, die beinhaltet daß für einen Zeitraum und einen bestimmten Zielwert Materialien und/oder Dienstleistungen bezogen werden. Ein Wertkontrakt kann sich auf bestimmte Materialien oder eine Gruppe von Materialien (Produkthierarchie, Sortimentsbaustein) beziehen.

Serviceverträge Ein Servicevertrag ist eine Vereinbarung, in der die Bedingungen festgelegt werden, unter denen bestimmte Dienstleistungen dem Kunden angeboten werden. In der Standardauslieferung des SAP-R/3-Systems können Mietverträge und Wartungsverträge verwaltet werden. Ein Servicevertrag beinhaltet Gültigkeitsdaten,



Kündigungsbedingungen, Preisvereinbarungen und Informationen zu möglichen Folgeaktionen.

20.2.1. Mengenkontrakte Ein Mengenkontrakt ist eine Vereinbarung, daß Ihr Kunde eine bestimmte Menge eines Produkts in einem angegebenen Zeitraum von Ihnen kauft. Der Kontrakt beinhaltet grundsätzliche Mengen- und Preisinformationen, jedoch keine Festlegung der Liefertermine und Liefermengen (falls der Kunde Lieferinformationen angibt, können Sie statt dessen einen Lieferplan anlegen).

Der Kunde erfüllt einen Kontrakt, indem er aus dem Kontrakt Aufträge erteilt. Diese Kundenaufträge werden Abrufe genannt.

Wenn Sie einen Kontraktabruf anlegen, nehmen Sie Bezug auf den entsprechenden Kontrakt und das System aktualisiert automatisch die abgerufenen Mengen im Kontrakt. Die Bearbeitung eines Kontraktabrufs entspricht der Bearbeitung eines normalen Terminauftrags.

20.2.2. Wertkontrakte Ein Wertkontrakt ist eine vertragliche Vereinbarung mit einem Kunden, die beinhaltet daß für einen Zeitraum und einen bestimmten Zielwert Materialien und/oder Dienstleistungen bezogen werden. Ein Wertkontrakt kann sich auf bestimmte Materialien oder eine Gruppe von Materialien (Produkthierarchie, Sortimentsbaustein) beziehen.

Der Wertkontrakt enthält Regeln, welche Art von Abrufen erlaubt sind. Dabei können Einschränkungen bezüglich der Kunden und der Materialien definiert werden. Sie können zusätzlich zum Auftraggeber weitere abrufberechtigte Partner angeben, indem Sie ihnen die Partnerrolle AA zuordnen. Sie können auch zusätzliche Warenempfänger für Abrufe definieren, indem Sie ihnen die Partnerrolle AW zuordnen.

Im Wertkontrakt können Sie sich auf bereits definierte Listen von Materialien beziehen. Diese Liste kann z.B. eine Produkthierarchie sein oder ein Sortimentsbaustein. Sie können jedoch auch Wertkontrakte für nur ein Material (z.B. ein konfigurierbares Material) anlegen. Um diese beiden Fälle abzudecken, werden im Standard zwei Kontraktarten angeboten:

x Wertkontraktart WK1

Bei Wertkontrakten mit der Kontraktart WK1 können Sie eine Produkthierarchie oder einen Sortimentsbaustein angeben. Diese Kontraktart bietet sich also immer dann an, wenn Sie für mehrere Materialien oder eine bestimmte Gruppe von Materialien einen Wertkontrakt anlegen möchten. Abrufbar sind dann alle Materialien, die in dem betreffenden Sortiment enthalten sind oder die der angegebenen Produkthierarchie angehören.



x Wertkontraktart WK2 (materialbezogen)

Diese Wertkontraktart dient hauptsächlich dazu, Kontrakte zu einem, in der Regel konfigurierbaren, Material anzulegen. Solche Kontrakte sind z.B. in der Softwarebranche üblich. Beispielsweise wird mit dem Kunden ein Kontrakt über einen Wert von 500 000 DM für ein bestimmtes Softwareprodukt geschlossen. Bei dieser Kontraktart kann zusätzlich eine Vertragsdauer vereinbart werden. Die Vertragsdauer kann auch auf Positionsebene vereinbart werden und von der Vertragsdauer auf Kopfebene abweichen.

Zum Wertkontrakt können besondere Preisvereinbarungen hinterlegt werden. Diese Preisvereinbarungen sind auf beliebigen Ebenen möglich. Der Wertkontrakt kann zum Beispiel Preise für einzelne Materialien enthalten oder Abschläge, die für jedes abgerufene Material gelten.

Abrufe Der Kunde erfüllt einen Kontrakt, indem er Aufträge gegen den Kontrakt erteilt. Da der Wertkontrakt keine genauen Angaben über den Zeitplan der Lieferungen enthält, erfolgt ein Abruf vom Wertkontrakt über einen Kundenauftrag.

Bei einem Kontraktabruf aktualisiert das System automatisch die abgerufenen Werte im Kontrakt. Der Abrufwert ergibt sich aus der Summe der offenen Auftrags- und Lieferwerte und den bereits fakturierten Werten zum Wertkontrakt.

Auch bei nachträglichen Änderungen (z.B. Überlieferung eines Abrufauftrages, Preisänderungen in der Faktura, Teillieferungen, Retouren, Absagen von Auftragspositionen, Stornieren oder Löschen von Aufträgen, Lieferungen, Fakturen) wird der abgerufene Wert vom System aktualisiert. Sie können die Abrufe in jeder beliebigen Währung vornehmen, das System rechnet automatisch in die im Wertkontrakt vereinbarte Währung um. Bei einem solchen Abruf in Fremdwährung rechnet das System zum Preisdatum des Abrufauftrages in die im Kontrakt vereinbarte Währung um.

Fakturierung Sie können den Wertkontrakt direkt oder pro Abruf fakturieren. Falls Sie den Wertkontrakt direkt fakturieren möchten, müssen Sie zum Wertkontrakt einen Fakturierungsplan hinterlegen. Mit einem Fakturierungsplan können Sie den Wertkontrakt zu mehreren Terminen und anteiligen Werten fakturieren. Bei nachträglichen Änderungen am Wert einer Wertkontraktposition werden die noch offenen Fakturierungstermine automatisch angepaßt, damit insgesamt der volle Wert fakturiert wird.

Belegfluß Mit Hilfe des Belegflußes können Sie alle Folgebelege, die aus einem Wertkontrakt entstanden sind, anzeigen (z.B. Kundenaufträge, Lieferungen, Fakturen).

Wertkontrakt erledigen Ein Wertkontrakt ist dann erledigt, wenn Sie einen Absagegrund setzen. Im Customizing für den Wertkontrakt (Positionstyp) können Sie einstellen wie das System bei Erreichen des Zielwertes reagiert (keine Reaktion, Warnung, Fehlermeldung).

Ein nicht vollständig abgerufener Wertkontrakt wird nicht automatisch nachfakturiert. Wenn Sie mit einem Fakturierungsplan arbeiten und bereits fakturierte Termine haben, dann aber den Zielwert im Wertkontrakt erniedrigen, findet keine Prüfung statt, ob evtl



zuviel fakturiert wurde. In diesem Fall müssen Sie eine Gutschrift über den Differenzbetrag anlegen.

Mengen- und Wertkontraktpositionen können nicht gemeinsam in einem Beleg verarbeitet werden.

20.3. Serviceverträge Mit einem Servicevertrag halten Sie Detailinformationen zu einem Servicepaket fest, das Sie mit dem Empfänger der Serviceleistungen für einen festgelegten Zeitraum vereinbart haben. Zum Beispiel geben Sie folgendes an:

x Routineaufgaben bei Geräten, die Sie dem Kunden verkauft oder vermietet haben

x Preise für diese Routineaufgaben

x Preise für zusätzliche Serviceaufgaben und erforderliche Ersatzteile

x Bedingungen, unter denen der Vertrag gekündigt werden kann

Während der Laufzeit des Servicevertrags nutzen Sie den Servicevertrag, um: x eine automatische Fakturierung der Routineaufgaben regelmäßig anzustoßen

x zu ermitteln, ob eine Serviceanforderung vom Kunden durch den Servicevertrag abgedeckt ist

x zu ermitteln, welche Preisvereinbarungen für Serviceleistungen gelten, die nicht durch den Servicevertrag abgedeckt sind

x zu ermitteln, ob ein Kündigungswunsch des Kunden gültig ist

x Folgeaktivitäten anzustoßen, bevor der Servicevertrag ungültig wird

Im IDES z.B. können Sie den Umfang des Servicevertrages auf Basis eines vorkonfigurierten Servicepaketes oder durch die Konfiguration im Vertrag festlegen. Ein Servicevertrag ist eine Vereinbarung, in der die Bedingungen festgelegt werden, unter denen bestimmte Dienstleistungen dem Kunden angeboten werden.

In der Standardauslieferung des SAP-R/3-Systems können Mietverträge und Wartungsverträge verwaltet werden. Ein Servicevertrag beinhaltet Gültigkeitsdaten, Kündigungsbedingungen, Preisvereinbarungen und Informationen zu möglichen Folgeaktionen.

21. Einführung in die Konditionstechnik In diesem Abschnitt werden die Elemente beschrieben, die zur Konditionstechnik gehören.

Die Standardversion des R/3-Systems von SAP enthält vordefinierte Elemente für routinemäßige Preisfindungstätigkeiten. Beispielsweise gehören zum Standardsystem Konditionsarten für grundlegende Preiselemente, wie Materialpreise, Kunden- und Materialabschläge sowie Zuschläge wie Frachtkosten und Verkaufssteuern. Für jedes Element können Sie die Standardversion verwenden oder völlig neue Definitionen



anlegen, um den betriebswirtschaftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Die Abfolge von Aktivitäten sieht normalerweise wie folgt aus:

x Definition von Konditionsarten für alle Preiselemente (Preise, Zu- und Abschläge), die in Ihren täglichen Geschäftsvorfällen vorkommen.

x Definition der Konditionstabellen, mit deren Hilfe Sie für jede Konditionsart Konditionssätze ablegen und zurückholen können.

x Definition der Zugriffsfolgen, mittels derer das System die gültigen Konditionssätze auffinden kann.

x Gruppierung von Konditionsarten und Festlegung ihrer Folge innerhalb von Kalkulationsschemata.

21.1. Konditionsarten Eine Konditionsart bildet einen bestimmten Aspekt der täglichen Preisfindungsaktivitäten im System ab. Sie können beispielsweise für jede Art von Preisen, Zu- und Abschlägen, die in Ihren Geschäftsvorfällen vorkommen, eine eigene Konditionsart festlegen.

Beispiel einer Konditionsart Sie definieren die Konditionsart für einen speziellen Materialabschlag. Sie können dabei festlegen, daß der Rabatt als Festbetrag errechnet wird (beispielsweise ein Abschlag von 1,–– DM pro Verkaufseinheit) oder daß der Abschlag als Prozentsatz berechnet wird (zum Beispiel ein Abschlag von 2 % für Aufträge über 1000 Verkaufseinheiten). Wenn Sie beide Möglichkeiten nutzen wollen, müssen Sie zwei separate Konditionsarten definieren. Die folgende Abbildung zeigt, wie Konditionsarten bei der Preisfindung für einen Kundenauftrag verwendet werden können.

Abbildung 49: Beispiel einer Preisfindung (Quelle: SAP AG)

Im obigen Beispiel gelten für die Position im Kundenauftrag zwei Abschläge. Der erste Abschlag ist ein prozentualer Abschlag in Abhängigkeit von der Bestellmenge, der zweite ist ein fester Abschlag in Abhängigkeit vom Gesamtgewicht der Position.



21.2. Konditionstabelle Eine Konditionstabelle legt die Kombination der Felder (Schlüssel) fest, die einen einzelnen Konditionssatz kennzeichnet.

In einem Konditionssatz legt das System die spezifischen Konditionsdaten ab, die Sie in das System eingeben. Wenn Sie z.B. einen Artikelpreis oder einen speziellen Abschlag für einen guten Kunden im System eingeben, legen Sie entsprechende Konditionssätze an.

Beispiel für eine Konditionstabelle Eine Verkaufsabteilung legt Konditionssätze für kundenspezifische Artikelpreise an. In der Standardversion des R/3-Systems steht dafür die Tabelle T005 zur Verfügung. Der Tabellenschlüssel der Tabelle T005 enthält folgende Felder:

x Verkaufsorganisation

x Vertriebsweg

x Kunde

x Material

Die ersten zwei Felder legen wichtige Organisationsdaten des Konditionssatzes fest, die letzten zwei Felder drücken die Beziehung zwischen einem Kunden und einem Material aus. Wenn die Verkaufsabteilung einen Konditionssatz für einen kundenspezifischen Materialpreis oder -abschlag anlegt, verwendet das System automatisch die Konditionstabelle T005 zur Festlegung des Schlüssels und Sicherung des Satzes.

Die folgende Abbildung stellt die Verknüpfung zwischen der Konditionstabelle und den darauffolgenden Konditionssätzen dar.

Abbildung 50: Konditionstabelle und Konditionssätze (Quelle: SAP AG)



Wichtige Felder Im Bereich Vertrieb sind die Felder Verkaufsorganisation und Vertriebsweg besonders zu berücksichtigen. Die Verkaufsorganisation wird fast immer als ein Kriterium in der Preisfindung verwendet, da verschiedene Verkaufsorganisationen oft ihre eigenen Preise, Zu- und Abschläge haben. Wenn Sie die Verkaufsorganisation als ein Kriterium in der Preisfindung verwenden, sollten Sie gleichzeitig den Vertriebsweg verwenden. Benutzen Sie den Vertriebsweg auch dann, wenn Sie nicht für jeden Vertriebsweg eigene Preise, Zu- und Abschläge festlegen wollen. Im SD-Customizing können Sie einen Vertriebsweg als Vorlage für alle anderen verwenden und dadurch die gleichen Preisfindungsdaten gemeinsam nutzen.

21.3. Zugriffsfolgen Eine Zugriffsfolge ist eine Suchstrategie, mit deren Hilfe das System gültige Daten für eine bestimmte Konditionstabelle sucht. Sie besteht aus einem oder mehreren Zugriffen. Die Abfolge der Zugriffe steuert die Priorität der einzelnen Konditionssätze untereinander. Durch die Zugriffe wird dem System mitgeteilt, wo zuerst und wo jeweils als nächstes nach einem gültigen Konditionssatz gesucht werden soll. Für jede Konditionsart, für die Sie Konditionssätze anlegen, legen Sie eine Zugriffsfolge fest

Es gibt einige Konditionsarten, für die keine Konditionstabellen angelegt werden (zum Beispiel Kopfabschläge, die nur manuell eingegeben werden). Für diese Konditionsarten muß keine Zugriffsfolge festgelegt werden.

Beispiel einer Zugriffsfolge Eine Vertriebsabteilung möchte Kunden unterschiedliche Preise anbieten. Die Abteilung kann beispielsweise die folgenden Konditionssätze im System anlegen:

x Einen Grundpreis für einen Artikel

x Einen kundenspezifischen Sonderpreis für den gleichen Artikel sowie

x Eine Preisliste, beispielsweise für Großkunden

Theoretisch kann ein Kunde bei der Auftragsabwicklung für alle drei verschiedenen Preise in Frage kommen. Die Zugriffsfolge versetzt das System in die Lage, in einer vorgegebenen Reihenfolge auf die Datensätze zuzugreifen, bis ein gültiger Preis gefunden ist. In diesem Beispiel möchte die Vertriebsabteilung dem Kunden vielleicht den vorteilhaftesten Preis gewähren. Sie legt also fest, daß zuerst der kundenspezifische Preis gesucht werden soll.

In der folgenden Abbildung wird gezeigt, wie das System nach dem relevanten Datensatz sucht.



Abbildung 51: Zugriffsfolgen (Quelle: SAP AG)



21.4. Kalkulationsschemata Hauptaufgabe eines Kalkulationsschemas ist es, die zulässigen Konditionsarten in einer bestimmten Reihenfolge festzulegen. Darüber hinaus legt das Kalkulationsschema folgendes fest:

x welche Zwischensummen gebildet und auf den Preisbildern angezeigt werden

x inwieweit eine manuelle Bearbeitung der Preisfindung möglich ist

x auf welcher Basis das System prozentuale Zu- und Abschläge berechnet

x welche Bedingungen erfüllt sein müssen, damit eine bestimmte Konditionsart berücksichtigt wird.

Beispiel eines Kalkulationsschemas Wenn eine Vertriebsabteilung Kundenaufträge vieler verschiedener ausländischer Kunden bearbeitet, so können diese Kunden nach Land oder Region gruppiert werden. Für jede Kundengruppierung kann dann ein Kalkulationsschema festgelegt werden. Ein Kalkulationsschema kann Konditionsarten enthalten, die landesspezifische Steuern festlegen. In der Auftragsabwicklung können Sie Schemata für bestimmte Kunden und für Verkaufsbelegarten festlegen. Das zu verwendende Schema wird automatisch vom System ermittelt

Kalkulationsschemata im R/3-Standardsystem von SAP Das Standardsystem beinhaltet vordefinierte Kalkulationsschemata, die häufig verwendete Konditionsarten in Verbindung mit entsprechend häufig verwendeten Zugriffsfolgen enthalten. Diese Kalkulationsschemata des Standardsystems können Sie bei Bedarf modifizieren oder neue Kalkulationsschemata anlegen.



21.5. Zusammenwirken der Elemente der Konditionstechnik Die folgende Abbildung illustriert die Beziehungen zwischen den verschiedenen Elementen der Konditionstechnik.

Abbildung 52: Beziehungen zwischen den verschiedenen Elementen der Konditionstechnik (Quelle: SAP AG)

22. Preisfindung in Verkaufsbelegen In diesem Abschnitt wird ein Überblick über die in der Auftragsabwicklung verwendeten Preiselemente gegeben. Außerdem wird gezeigt, wie Sie in Ihrer täglichen Auftragsabwicklung mit den Preisfindungfunktionen arbeiten. Bei der Preisfindung ermittelt das System Beträge auf der Grundlage von automatischen Verfahren und manuell eingegebenen Daten. Das System überträgt die Preisfindungsdaten - zum Beispiel Informationen über die Preise, Zu- und Abschläge - von sogenannten Konditionssätzen in Verkaufsbelege und Fakturen. Je nach Preispolitik Ihres Unternehmens können Sie die Preise während der Auftragsabwicklung manuell bearbeiten. Beispielsweise kann die Möglichkeit bestehen, innerhalb eines bestimmten Rahmens Abschläge einzugeben oder zu ändern.



22.1. Preiselemente in der Auftragsabwicklung Die Preiselemente, mit denen Sie in Ihren täglichen Preisfindungsverfahren zu tun haben, wie Preise, Zu- und Abschläge, Frachtkosten und Steuern - sind im SAP-System als Konditionsarten abgelegt. In diesem Abschnitt erhalten Sie einen Überblick über die Preiselemente und ihre entsprechenden Konditionsarten, die in der Standardversion des Vertriebssystems (SD) vorkommen. Beim Anlegen oder Pflegen von Preisinformationen für ein bestimmtes Preiselement legen Sie im System Konditionssätze an

Bei Preiselementen unterscheidet man zwischen vier Hauptkategorien:

x Preise

x Zu- und Abschläge

x Frachtkosten

x Verkaufssteuern

Bei der Erfassung von Kundenaufträgen kann das System eine automatische Preisfindung durchführen. Dabei werden ein Bruttopreis ermittelt, alle relevanten Abschläge abgezogen, eventuelle Zuschläge hinzugerechnet (z.B. Frachtkosten und Verkaufssteuern) und anschließend der Nettopreis für den Kundenauftrag ermittelt. Die folgende Abbildung zeigt, wie die verschiedenen, im Tagesgeschäft vorkommenden Preiselemente im System abgebildet werden.

Abbildung 53: Abbildung von Preiselementen in Konditionsarten (Quelle: SAP AG)

Die vorstehende Abbildung zeigt, daß der Preis eines Artikels im System durch eine Konditionsart (PR00) abgebildet ist. Der Preis eines Artikels kann sich aber auf andere Arten von Preisfindungssätzen im System gründen. Der Preis kann aus einer Preisliste entnommen sein, er kann kundenindividuell sein, oder er kann ein einfacher Materialpreis sein. Auf der anderen Seite werden jeder Abschlag, jeder Zuschlag, alle Frachtkosten und jede Steuer durch eine eigene Konditionsart definiert.



22.1.1. Preise In der SAP-Standardversion basiert die Preisfindung innerhalb der Auftragsabwicklung auf dem Bruttopreis eines Materials. Folgende Preise sind vordefiniert:

x Materialpreis

x Preislistentyp

x kundenindividueller Preis

22.1.2. Zu- und Abschläge Die R/3-Standardversion von SAP beinhaltet eine ganze Reihe normalerweise verwendeter Abschläge. Sollten Sie in Ihrer Firma besondere Zu- und Abschläge verwenden, so können diese während der Systemkonfiguration oder bei späteren Anpassungen im SD-Customizing definiert werden.

Abschläge in der Standardversion Zur Standardversion gehören unter anderem folgende Abschläge:

Abschlag (Schlüssel) Art des Abschlags

Zum Kunden (K007) Prozentualer Abschlag

Zum Material (K004) Absoluter Abschlag

Zur Preisgruppe (K020) Prozentualer Abschlag

Zur Materialgruppe (K029) Absoluter Abschlag nach Gewicht

Zum Kunden/Material (K005) Absoluter Abschlag

Zum Kunden/Materialgrp. (K030) Prozentualer Abschlag

Zur Preisgrp./Material (K032) Absoluter Abschlag

Zur Preisgrp./Materialgrp. (K031) Prozentualer Abschlag

Zur Bonusabwicklung (BO01) Gruppenbonus (%)

Zur Bonusabwicklung (BO02) Materialbonus (fest)

Zur Bonusabwicklung (BO03) Kundenbonus (%)

Zur internen Verrechnung (PI01) Interner Abschlag (fest)

Zur internen Verrechnung (PI02) Interner Abschlag (%)

Zu Rechnungslisten (RL00) Delkredere

Zu Rechnungslisten (MW15) Steuer Delkredere

Zum Anlegen von Konditionssätzen können Sie alle diese Standardabschläge verwenden. Das System berücksichtigt bei der automatischen Preisfindung auch die Abschläge, die unter den jeweiligen Umständen gelten, und sucht nach gültigen Konditionssätzen. Bei Gruppenabschlägen (beispielsweise zu Material- oder Preisgruppen) müssen Sie die Gruppe zunächst im entsprechenden Kunden- oder Materialstammsatz zuordnen, bevor die automatische Preisfindung stattfindet.



22.1.3. Frachtkosten Sie können Frachtkosten an Ihre Kunden weitergeben, indem Sie besondere Konditionsarten für Versand- und Frachtkosten verwenden. Die SD-Standardversion enthält vordefinierte Konditionsarten auf der Grundlage der Incoterms.

Incoterms Incoterms sind international anerkannte Versandbedingungen, die die Verpflichtungen sowohl des Lieferanten als auch des Empfängers festlegen. Eine verbreitete Versandbedingung ist zum Beispiel FOB (Frei an Bord). Sie kann noch genauer spezifiziert werden, indem man den Verladehafen hinzufügt, zum Beispiel FOB Boston.

Sie können Konditionssätze auf zweierlei Grundlage erstellen:

x nur auf der Grundlage des Incoterms Teil 1 (zum Beispiel FOB) oder

x auf der Grundlage des Incoterms Teil 1 + 2 (zum Beispiel FOB und Boston).

Frachtkonditionen Die R/3-Standardversion von SAP sieht zwei vordefinierte Frachtkonditionen vor.

Die erste (Konditionsart KF00) gilt für jede Position eines Verkaufsbelegs. Bei der automatischen Preisfindung sucht das System nach gültigen Konditionssätzen, die für diese Frachtkondition gelten.

Die zweite Frachtkondition (HD00) kann nur auf einen ganzen Beleg angewendet werden. Diese Fracht wird während der Auftragsabwicklung manuell eingegeben.

22.1.4. Verkaufssteuern Verwendung Die Standardversion des Systems R/3 von SAP sieht Konditionsarten vor, die landesspezifische Steuern festlegen. Es gibt beispielsweise Konditionsarten für Mehrwertsteuer (MwSt) zur Verwendung in einigen Europäischen Ländern. Zur Steuerermittlung für die USA enthält die Standardversion Konditionsarten für Verkaufssteuern auf den Ebenen "State", "County" und "City", sowie für Steuern auf der Grundlage von Steuerstandort-Codes ("Tax Jurisdiction Codes").

Automatische Mehrwertsteuerberechnung Bei der automatischen Mehrwertsteuerberechnung werden die folgenden Faktoren berücksichtigt:

x die Art des Geschäftsvorfalls (Inlands- oder Auslandsgeschäft)

x die Steuerklassifikation des Warenempfängers (beispielsweise sind gemeinnützige Organisationen von der Mehrwertsteuer befreit).

x die Steuerklassifikation des Materials (einige Produkte werden nicht besteuert, andere unterliegen niedrigeren Steuersätzen).

x Mithilfe dieser Kriterien wird der Steuersatz für jede Position im Kundenauftrag ermittelt. Im Customizing wird für den Steuersatz eine eigene Konditionsart eingerichtet (Steuern auf Verkäufe und Einkäufe).



Steuerklassifikation Material Die Steuerklassifikation für ein Material wird im Materialstammsatz angegeben. Bei der Auftragsabwicklung wird dann die Steuerklassifikation automatisch in den Verkaufsbeleg übernommen.

Steuerklassifikation Kunde Die Steuerklassifikation für einen Kunden wird im Kundenstammsatz angegeben. Bei der Auftragsabwicklung wird dann die Steuerklassifikation automatisch in den Verkaufsbeleg übernommen.

23. Verfügbarkeitsprüfung und Versandterminierung

23.1. Verfügbarkeitsprüfung in der Vertriebsabwicklung Wenn Sie einen Auftrag erfassen, können Sie die Lieferung der Ware zum Liefertermin nur zusagen, wenn die Ware rechtzeitig für alle vor der Lieferung notwendigen Bearbeitungsaktivitäten zur Verfügung steht:

Auf der Versandseite muß dafür gesorgt werden, daß die Spedition oder ein anderes Transportunternehmen frühzeitig davon in Kenntnis gesetzt wird, damit noch genügend Zeit für das Verpacken und Verladen bleibt. Zu dem Zeitpunkt, zu dem die Ware spätestens bereitstehen muß, kann eine Verfügbarkeitsprüfung durchgeführt werden.

Auf der Beschaffungsseite muß Sorge getragen werden, daß bei nicht ausreichendem Bestand die Produktion oder der Einkauf in Kenntnis gesetzt wird, damit die Ware rechtzeitig gefertigt oder bestellt werden kann. Diese Informationen über erforderliche Materialien für den Verkauf werden über Bedarfe an die Disposition weitergeleitet. Bedarfe stellen somit die geplanten Abgänge dar. Durch die Bedarfsübergabe wird die Produktion darüber informiert, daß Waren gefertigt werden müssen, oder der Einkauf wird darüber unterrichtet, daß Bestellanforderungen vorliegen, zu denen Bestellungen erstellt und an die Lieferanten verschickt werden müssen.

23.1.1. Zeitpunkt der Verfügbarkeitsprüfung in der Vertriebsabwicklung Wenn Sie einen Auftrag erfassen, ermittelt das System ausgehend vom Wunschlieferdatum des Kunden das erforderliche Materialbereitstellungsdatum. Zu diesem Datum muß damit begonnen werden, die Ware zu kommissionieren, zu verpacken, zu etikettieren und zu verladen. Deshalb ist dies auch das für die Disposition relevante Datum, zu dem die Verfügbarkeit geprüft wird.



Folgende Daten sind für die Ermittlung dieses Datums erforderlich:

x die Route, die den Weg zwischen der Versandstelle und der Firma des Warenempfängers festlegt

x die Versandstelle, von der aus die Ware geliefert werden soll x die Ladegruppe aus dem Materialstammsatz x die im Auftrag über die Auftragsmenge ermittelte Gewichtsgruppe

23.1.2. Arten der Verfübarkeitsprüfung in der Vertriebsabwicklung Es existieren drei Arten der Verfügbarkeitsprüfung:

x Prüfung auf Basis der ATP-Mengen x Prüfung gegen Kontingente x Prüfung gegen die Vorplanung

Im Customizing legen Sie fest, ob eine Verfügbarkeitsprüfung gegen ATP-Menge oder gegen die Vorplanung durchgeführt wird. Die Prüfung gegen Kontingente wird u.a. über den Materialstamm gesteuert.

Prüfung auf Basis der ATP-Menge Die ATP-Menge (ATP = Available To Promise) wird aus dem Lagerbestand, den geplanten Zugängen (Fertigungsaufträge, Bestellungen, Planaufträge etc.) und den geplanten Abgängen (Kundenaufträge, Lieferungen, Reservierungen etc.) berechnet. Bei dieser Art der Verfügbarkeitsprüfung wird je Vorgang dynamisch unter Berücksichtigung der zu berücksichtigenden Bestände und der geplanten Warenbewegungen mit oder ohne Wiederbeschaffungszeit geprüft. Planprimärbedarfe bleiben hier unberücksichtigt.

Prüfung gegen Kontingente Mithilfe von Kontingenten kann eine periodenabhängige Zuteilung von Produkten für bestimmte Kunden oder Regionen erfolgen. Ab Release 3.0F kann die Verfügbarkeitsprüfung gegen Kontingente durchgeführt werden. Damit kann z.B. verhindert werden, daß bei knappen Produkten dem ersten Kunden die gesamte verfügbare Menge zugeteilt wird und nachfolgende Kundenaufträge nicht mehr oder viel zu spät bestätigt werden.

Prüfung gegen die Vorplanung Bei der Prüfung gegen die Vorplanung wird gegen einen für einen anonymen Markt erzeugten, in der Regel nicht kundenspezifischen Primärbedarf geprüft (beispielsweise bei der Strategie ‘Vorplanung ohne Endmontage’, wenn die Fertigung nur bis zur Bevorratungsebene erfolgt). Der Planprimärbedarf resultiert aus der Produktionsprogrammplanung und dient der auftragsneutralen Planung von zukünftig zu erwartenden Verkaufsmengen.

23.2. Terminierung Aufgrund dieser Daten, die vorher im System festgehalten wurden, kann automatisch eine Terminierung vorgenommen werden. Da diese Terminierung vom Wunschlieferdatum aus zeitlich rückwärts durchgeführt wird, wird sie auch als Rückwärtsterminierung bezeichnet. Führt die Rückwärtsterminierung dazu, daß die Vorbereitung für die Versandaktivitäten bereits in der Vergangenheit hätten einsetzen



sollen, um dem Wunschlieferdatum des Kunden zu entsprechen, dann wird ausgehend vom Tagesdatum eine automatische Vorwärtsterminierung durchgeführt.

Im folgenden werden die bei der Terminierung verwendeten Begriffe kurz definiert. Man unterscheidet hierbei zwischen

x Zeiten (Zeitdauer), die benötigt werden, um bestimmte Aktivitäten durchzuführen

x Termine, die anhand dieser Zeiten berechnet werden

23.2.1. Zeiten/Rückwärtsterminierung Zur Berechnung der Versandtermine benötigt das System Erfahrungswerte aus der Versandabteilung, die in Form von Transitzeit, Ladezeit, Richtzeit und Transportdispositionsvorlaufzeit hinterlegt werden:

x Die Transitzeit ist die Zeit, die benötigt wird, um eine Ware zum Kunden zu transportieren. Sie wird für eine Route definiert.

x Die Ladezeit ist die Zeit, die zum Verladen der Ware benötigt wird. Sie wird über die Versandstelle, die Route und die Ladegruppe des Materials ermittelt.

x Die Richtzeit umfaßt die Zeit, die zum Zuordnen einer Ware zu einer Sendung, zum Kommissionieren und Verpacken benötigt wird. Sie wird anhand der Versandstelle, der Route und der Gewichtsgruppe der Auftragsposition berechnet.

x Unter der Transportdispositionsvorlaufzeit versteht man die Zeit, die benötigt wird, um den Transport zu organisieren. Hierzu zählen z.B. das Buchen eines Schiffes und das Reservieren eines LKWs bei einer Spedition. Sie wird für eine Route definiert.

Die folgende Abbildung zeigt am Beispiel der Rückwärtsterminierung die verschiedenen Zeiten, die bei der Versandterminierung berücksichtigt werden.

Abbildung 54: Versandterminierung (Rückwärtsterminierung) (Quelle: SAP AG)



23.2.2. Termine Folgende Termine sind für die Lieferbearbeitung von Bedeutung:

x Am Materialbereitstellungstermin muß damit begonnen werden, die während der Richtzeit anfallenden Aktivitäten (z.B. kommissionieren und verpacken) vorzunehmen. Der Materialbereitsstellungstermin muß früh genug gewählt werden, damit die Ware zum gegebenen Ladetermin bereitsteht.

x Der Transportdispositionstermin ist der Termin, ab dem die Organisation des Warentransports beginnen muß. Auch dieser Termin muß früh genug gewählt sein, damit das oder die Transportmittel zum Ladetermin bereitstehen und die Ware aufnehmen können.

x Der Ladetermin ist der Termin, ab dem die Ware verladefertig sein muß und an dem alle für den Transport benötigten Fahrzeuge zum Verladen bereitstehen müssen. Nach Ablauf der Zeit, die zum Verladen der Ware benötigt wird (Ladezeit), kann der Warenausgang erfolgen.

x Der Warenausgangstermin ist der Termin, an dem die Ware das Haus verlassen muß, um rechtzeitig zum Liefertermin beim Kunden einzutreffen.

x Der Liefertermin ist der Termin, zu dem die Ware beim Kunden eintreffen soll. Die Differenz zwischen dem Warenausgangstermin und dem Liefertermin ergibt sich aus der Transitzeit zwischen dem liefernden Werk und der Firma des Kunden für die gewählte Route. Bei dem Liefertermin kann es sich um den Wunschliefertermin des Kunden handeln oder um den bestätigte Liefertermin, d.h. der Termin, an dem Sie die Ware frühestens liefern können.

23.2.3. Vorwärtsterminierung

Falls die Rückwärtsterminierung ergibt, daß der Termin, zu dem eine Einteilung für den Versand fällig wird, in der Vergangenheit liegt, oder daß zu diesem Termin der Artikel nicht verfügbar ist, führt das System automatisch eine Vorwärtsterminierung auf Basis des frühsten möglichen Termins durch. Ausgehend vom Tagesdatum z.B. werden durch Hinzurechnen der erwähnten Versandzeiten der Ladetermin, der Warenausgangstermin und letztlich der bestätigte Liefertermin errechnet.



Abbildung 55: Vorwärtsterminierung (Quelle: SAP AG)

24. Streckengeschäft Bei der Streckenabwicklung erfolgt die Lieferung der vom Kunden gewünschten Artikel nicht durch Ihr Unternehmen. Stattdessen geben Sie den Auftrag an einen externen Lieferanten weiter, der die Artikel direkt an den Kunden sendet und Ihnen in Rechnung stellt. Ein Kundenauftrag kann teilweise oder vollständig aus Streckenpositionen bestehen. Es kann auch vorkommen, daß Sie von Zeit zu Zeit Positionen als Streckenpositionen abwickeln möchten, die Sie normalerweise selbst liefern.



Bsp. Der Kunde bestellt bei Ihnen Produkte, die Sie selbst nicht produzieren oder in Ihrem Lager führen.

Abbildung 56: Ablauf eines Streckengeschäfts (Quelle: SAP AG)

24.1.1. Voraussetzungen Im Rahmen der Streckenabwicklung setzen Sie die folgenden R/3-Komponenten integriert ein:

R/3-Komponente Funktionen

Verkauf Kundenanfrage,- angebots, -auftragsbearbeitung

Einkauf Bestellanforderungen erstellen, Bestellungen/ Kontraktabrufeerstellen und versenden

Bestandsführung statistisches Erfassen des Wareneingangs beim Kunden (optional)

Rechnungsprüfung Rechnung buchen und Zahlung veranlassen,

Kreditmanagement Kreditlimitprüfung, Absicherung offener Forderungen

Fakturierung Rechnungsbearbeitung

24.1.2. Ablauf Die Abwicklung von Streckenaufträgen wird über die Materialart gesteuert. Die Materialart bestimmt, ob ein Material nur intern produziert wird, ob es nur extern bezogen werden kann oder ob beide Beschaffungsarten möglich sind. Beispielsweise



kann ein als Handelsware angelegtes Material nur extern bezogen werden. Es kann jedoch auch ab und zu erwünscht sein, Produkte, die Ihr Unternehmen selbst herstellt, zusätzlich von externen Lieferanten zu beziehen.

24.1.3. Streckenabwicklung im Verkauf Je nachdem, wie Ihr System eingestellt ist, können Streckenpositionen automatisch vom System ermittelt werden. Sie können in der Verkaufsabwicklung jedoch auch manuell eine Normalposition in eine Streckenposition ändern.

x Automatische Streckenabwicklung Wenn ein Material ausschließlich extern bezogen wird, können Sie im Materialstammsatz festlegen, daß das Material in der Verkaufsabwicklung immer als Streckenposition verarbeitet wird. Das System ermittelt dann automatisch den zugehörigen Positionstyp TAS. Um ein Material im Materialstammsatz als Streckenposition zu kennzeichnen, geben Sie BANS in das Feld Positionstypengruppe auf dem Bild Vertrieb 2 ein.

x Manuelle Streckenabwicklung Wenn Sie ein Material, das Sie normalerweise selbst liefern, umständehalber extern beziehen müssen, können Sie den Positionstyp im Kundenauftrag überschreiben. Für Materialien, die Sie normalerweise selbst liefern, geben Sie im Materialstammsatz die Positionstypengruppe NORM ein

24.1.4. Einfluß der Einkaufsdaten auf die Terminierung Bei der automatischen Terminierung von Streckenpositionen werden zusätzlich auch durch den Einkauf verursachte Vorlaufzeiten, wie z.B. Liefer- und Einkaufsbearbeitungszeiten im System berücksichtigt. Das System berücksichtigt z.B. die Zeit, die der Lieferant zur Lieferung der Ware benötigt und die Zeit, die die Einkaufsabteilung für die Bearbeitung der Streckenaufträge benötigt.

25. Stücklisten Eine Materialstückliste beschreibt die verschiedenen Komponenten, aus denen sich ein Produkt zusammensetzt. Beispielsweise enthält eine Materialstückliste für ein Fahrrad alle Teile, die zusammen ein Fahrrad ergeben: den Rahmen, den Sattel, die Räder usw.

25.1.1. Ablauf Wenn Sie in der Auftragsabwicklung die Nummer einer vertriebsrelevanten Materialstückliste eingeben, zeigt das System das Material, welches durch die Stückliste beschrieben wird, als Hauptposition an. Die einzelnen Komponenten werden als Unterpositionen angezeigt.

Im Verkauf kann die Stücklistenverarbeitung auf zwei Arten erfolgen. Nachdem eine Stückliste in einem Kundenauftrag eingegeben wurde, kann das System Preisfindung, Bestandsführung und Lieferungsabwicklung auf folgenden Ebenen durchführen:

x auf Hauptpositionsebene

x auf Komponentenebene



Welche Art der Verarbeitung das System durchführt, wird durch die Positionstypengruppe bestimmt, die Sie für die relevanten Materialien im Materialstammsatz eingeben.

25.1.2. Verarbeitung auf Hauptpositionsebene Wenn Sie möchten, daß Preisfindung, Bestandsführung und Lieferungsabwicklung auf Ebene der Hauptposition ablaufen, geben Sie im Feld Positionstypengruppe auf dem Bild Vertrieb 2 im jeweiligen Materialstammsatz ERLA ein. In diesem Fall dienen die Komponenten nur als Textpositionen und sind nicht lieferrelevant. Die folgende Abbildung zeigt die Verarbeitung einer Stückliste auf Hauptpositionsebene.

Abbildung 57: Stücklistenverarbeitung (Quelle: SAP AG)

25.1.3. Verarbeitung auf Komponentenebene Wenn Sie möchten, daß Preisfindung, Bestandsführung und Lieferungsabwicklung auf Komponentenebene ablaufen, geben Sie im Feld Positionstypengruppe auf dem Bild Vertrieb 2 im jeweiligen Materialstammsatz LUMF ein. In diesem Fall sind nur die Komponenten lieferrelevant. Bei der Verarbeitung bildet das System automatisch eine Liefergruppe. Dabei wird das zeitlich letzte Lieferdatum aller Komponenten innerhalb dieser Gruppe zum Lieferdatum für die gesamte Liefergruppe.



Beispielfirma IDES

26. Überblick über die Beispielfirma IDES Im Kapitel "IDES" lernen Sie die Beispiel- und Übungsfirma IDES kennen, anhand derer in SAP-Trainings die Funktionalität des SAP-Systems vorgestellt und geübt wird und die auch wir in unserem Kurs zu Übungszwecken heranziehen werden. Außerdem wird vorgestellt, welche Geschäftsprozesse wir betrachten und durchführen wollen.

IDES - das "International Demonstration and Education System" im SAP System stellt eine Modellfirma dar. Sie besteht aus einem internationalen Konzern mit Tochtergesellschaften in verschiedenen Ländern. IDES enthält beispielhafte Anwendungsdaten für unterschiedliche Geschäftssituationen im SAP System. Im IDES sind die Geschäftsprozesse genau wie in einem richtigen Unternehmen abgebildet, daher sind sie mit vielen realistischen Merkmalen ausgestattet. Auf diese Weise macht IDES die Funktionalität des SAP Systems an leicht nachvollziehbaren Beispielen deutlich. Der Schwerpunkt von IDES liegt jedoch nicht auf der Darstellung einzelner Funktionen, sondern auf den durchgängigen Geschäftsprozessen und deren Integration.

Abbildung 58: IDES-Gruppe (Quelle: SAP AG)

Die IDES-Gruppe umfaßt vier Teilkonzerne. Der europäische Teilkonzern besteht aus fünf Gesellschaften, der nordamerikanische aus zwei Gesellschaften. Lateinamerika und Asien bestehen aus jeweils einer Gesellschaft. Jede dieser Gesellschaften hat eine klare betriebswirtschaftliche Aufgabe innerhalb des Gesamtkonzerns und ist nach den landesspezifischen Gegebenheiten und Gesetzmäßigkeiten organisiert. Im Finanzbereich findet eine Konsolidierung statt. Die französische Landesgesellschaft ist zum Beispiel als reine Vertriebsgesellschaft ausgelegt, in Mexiko werden Hoch-inflationstechniken und das Material-Ledger dargestellt. In der amerikanischen und in der deutschen Landesgesellschaft wird sowohl produziert als auch eingekauft und verkauft. Das Rechnungswesen und die Personalwirtschaft der einzelnen Gesellschaften sind diesen betriebswirtschaftlichen Aufgaben angepaßt worden. So ist zum Beispiel für



die USA und Deutschland eine flexible Plankostenrechnung, dagegen in Großbritannien eine starre Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis eingerichtet.

26.1. Der Geschäftsablauf Unser Ziel ist es, an unsere Kunden fertige PC-Pakete verkaufen zu können. Dazu müssen wir im Verlauf dieses Kurses alle nötigen Vorbereitungen treffen, vom Einkauf der Einzelteile bei unseren Lieferanten bis zum Versand der fertigen PCs.

27. Organisationsstrukturen in der Materialwirtschaft

27.1. Einkaufsorganisationen Im IDES gibt es eine dezentrale und strategische Einkaufsorganisation.

x Die dezentrale Einkaufsorganisation stellt eine operationale Organisation dar, die den gesamten Einkaufsvorgang durchführt.

x Die strategische Einkaufsorganisation ist eine nicht operationale Organisation. In der strategischen Einkaufsorganisation werden nur Konditionen mit Lieferanten ausgehandelt und als Kontrakt den unterschiedlichen dezentralen Einkaufsorganisationen zur Verfügung gestellt.

Dezentrale Einkaufsorganisation

Buchungskreis Werke Standort

1000 1000 1000 1100 1200 1300

Hamburg Berlin Dresden Frankfurt

2000 2200

2000 2100 2300 2200

2000 2100 2300 2200

Heathrow Porto Barcelona Longjumean

3000 3000 3000 3100 3200 3300 3400

New York Chicago Atlanta Los Angeles Seattle

6000 6000 6000 6100

Mexico City Monterey

27.2. Werke Die Organisationsstruktur von Werk und Lagerort wird von den Fragen bestimmt, was das jeweilige Werk leistet, was es produziert, mit welchen Materialien es umgeht. In jedem IDES-Werk ist ein Schwerpunkt gesetzt. Dieser Schwerpunkt kann eine bestimmte Fertigungsmethode oder eine Serviceleistung sein, oder ein Werk ist als Distributionswerk angelegt. Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über Werke in Deutschland:



Werk Bezeichnung Schwerpunkt Werk Standort Schwerpunkt

1000 Hamburg Diskrete Fertigung

1100 Berlin Prozessfertigung

1200 Dresden Serienfertigung

1300 Frankfurt Kundeneinzelfertigung

1400 Stuttgart Serviceleistungen

28. Organisationsstrukturen im Vertrieb

28.1. Verkaufsorganisation IDES verfügt über vier umfassend ausgeprägte Hauptverkaufsorganisationen und vier Verkaufsorganisationen, die sich in ihrer Ausprägung auf eine definierte, betriebswirtschaftliche Aufgabe beschränken.

Verkaufs-organisation

Standort Ausrichtung

1000 Frankfurt/Deutschland vollständig ausgeprägte Verkaufsorganisation

1020 Berlin/Deutschland vollständig ausgeprägte Verkaufsorganisation

3000 Philadelphia/USA vollständig ausgeprägte Verkaufsorganisation

3020 Denver/USA vollständig ausgeprägte Verkaufsorganisation

2100 Porto/Portugal teilausgeprägte Verkaufsorganisation für ALE-Szenarien

2200 Paris/Frankreich schlanke Verkaufsorganisation (keine Produktion) für firmenübergreifende Verkaufsabwicklung und Umlagerungen

2300 Barcelona/Spanien ALE-Szenarien

6000 Mexiko City/ Mexiko teilausgeprägte Verkaufsorganisation für Materialledger-Szenarien

28.2. Vertriebswege IDES-Produkte werden über folgende Vertriebswege vermarktet:

Vertriebsweg Bezeichnung

10 Endkundenverkauf

12 Wiederverkäufer



14 Service

20 Handelsketten

22 Abnehmer Industrie

24 Abnehmer Pharma

28.3. Produktsparten Die im IDES verkaufbaren Materialien und Dienstleistungen sind folgenden Produktsparten zugeordnet:

Sparte Bezeichung

00 Spartenübergreifend

01 Pumpen

02 Motorräder

03 Farben

04 Beleuchtung

05 Nahrungsmittel

06 Aufzüge

07 High Tech

08 Dienstleistungen

10 Fahrzeuge

12 Lösungsmittel

13 Pharmazeutika

14 Kosmetik

Der Verkauf im IDES erfolgt spartenübergreifend über die Sparte 00 (Sparte für die Belegerfassung). Somit können Sie Produkte unterschiedlicher Sparten in einem Beleg erfassen.

28.4. Vertriebsbereiche (Vb) Folgende Vertriebsbereiche sind für IDES Deutschland vorgesehen:

Verkaufsorganisation Vertriebsweg Sparte

1000 10 00

1000 12 00

1000 14 00

1020 20 00



1020 22 00

1020 24 00

28.5. Verkaufsbüros und Verkäufergruppen Folgende Verkaufsbüros und Verkäufergruppen sind bei IDES Deutschland vorgesehen:

Verkaufsbüro Verkäufergruppe

1000 Büro Frankfurt 101 Gr. F2 Hr. Mayer 100 Gr. F1 Hr. Anton 103 Gr. F3 Hr. Ludwig

1010 Büro Hamburg 110 Gr. H1 Hr. Thomas 111 Gr. H2 Hr. Thiel

1020 Büro Berlin 120 Gr. B1 Fr. Schmale 121 Gr. B2 Fr. Vega

1030 Büro Stuttgart 130 Gr. S1 Fr. Chmiel 131 Gr. S2 Hr. Kaysers

28.6. Versandorganisation Im IDES Deutschland planen und bearbeiten Sie Lieferungen an Kunden oder Nachschublieferungen an eigene Lager von sechs Versandstellen aus, die den jeweiligen Werken zugeordnet sind.

Versandstelle Werk Standort

1000 1000 Hamburg

1100 1100 Berlin

1200 1200 Dresden

1300 1300 Frankfurt

1400 1400 Stuttgart

1999 1999 Dresden

Documents

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