SAP-Workshop Prof. Dr. T. Jansen DV-Unterstützung des Personalmanagement - 1 Prof. Dr. Thomas Jansen DV-Unterstützung des Personal- management/Personalinformationssysteme

SAP-WorkshopProf. Dr. T. Jansen

DV-Unterstützung des Personalmanagement - 1

Prof. Dr. Thomas Jansen

DV-Unterstützung des Personal-management/Personalinformationssysteme

SAP-Workshop

Sommersemester 2013

21.05./23.05.2013

Jansen - Master IM - Entsendung und Repatriierung - 1



Gliederung

1. Begriffsbestimmung „Personalinformationssysteme“

2. Ziele von Personalinformationssystemen

3. Ansprüche an ein Personalinformationssystem

4. Aufgaben in Personalinformationssystemen

5. Komponenten von Personalinformationssystemen

6. Rechtliche Rahmenbedingungen

7. Implementierung von Personalinformationssystemen

8. Entwicklungstrends



1. Begriffsbestimmung Personalinformationssystem

Unter „Personalinformationssystem“ versteht die seit langem marktbeherrschende, wenn

auch teilweise zu aktualisierende Definition nach DOMSCH ein

„... System der geordneten Erfassung, Speicherung, Transformation und Ausgabe von für

die Personalarbeit relevanten Informationen über das Personal und die Tätigkeitsbereiche/

Arbeitsplätze mit Hilfe organisatorischer und methodischer Mittel inklusive der EDV [unter

Berücksichtigung der gesetzlichen Regelungen] zur Versorgung der betrieblichen und

überbetrieblichen Nutzer des Systems mit denjenigen Informationen, die sie zur Wahr-

nehmung ihrer Planungs-, Entscheidungs-, Durchführungs- und Kontrollaufgaben

unter Berücksichtigung von sozialen und wirtschaftlichen Zielen benötigen.“

(Hier nach OECHSLER, Personal und Arbeit, 1997, S. 138 f.)




Den Kern eines Personalinformationssystems bildet

„... regelmäßig eine im Dialogbetrieb genutzte Personaldatenbank, mit deren Hilfe nicht

nur die Personalstammdaten aller Mitarbeiter interaktiv gepflegt, sondern durch

Kombination verschiedener Datenfelder auch flexible Abfragen und Auswertungen über

alle Mitarbeiter, bestimmte Mitarbeitergruppen etc. möglich sind

(MÜLDER, W.: Personalinformationsysteme - Entwicklungsstand, Funktionalität und Trends. In: Wirtschaftsinformatik 42, 2000, Sonderheft, S. S-98




Ein Personalinformationssystem (PIS) enthält zum Beispiel die folgenden Daten zu Personal(hier z. B. Führungskräfte bei der Henkel-Gruppe):

Corporate- Company- Country- Personnel Area- Management Circle

Personal- Name- Birth date- Gender

Contact- Phone- Email

Compensation- Annual Salary- Incentives- Extra Payments

Management Development- Management Review- Target Dialog- CompetenciesQualifications

- Language Skills- University Degrees- Global Academy

Organizational- Business Unit- Function

Hay- Job Evaluation

Global SAPHR System

Nach BÜLTHOFF, I.: Global SAP HR, in SCHMEISSER/GROTHE/HUMMEL 2003, S. 147




Methodendatenbank(Abfragemöglichkeiten, Filter,

Formeln, Berechnungen,statistische Aufbereitungen,

Darstellungstechniken)

Personaldatenbank(Daten zu Personen undArbeitsplätzen, häufig in Form von Stammdaten)

IT-Infrastruktur(Hardware, Nutzerinterfaces, Client-Server-

Architektur, Vernetzung)

IT-InfrFastruktur(Hardware, Nutzerinterfaces, Client-Server-

Architektur, Vernetzung)

Funktionen(z. B. Personalplanung,

Administration/Stammdatenverwaltung, Zeitwirtschaft, Entgeltabrechnung, Reporting)

Die Grundstruktur von Personalinformationssystemen kann so dargestellt werden:




Ein Personalinformationssystem kann in diversen Perspektiven untersucht werden:

Nach MÜLDER, W.: Personalinformationsysteme - Entwicklungsstand, Funktionalität und Trends. In: Wirtschaftsinformatik 42, 2000, Sonderheft 2000, S. S-101

Datenmodell DBMSDaten-sicht

IT-sicht

Schnittstellen-sicht

Prozess-sicht

Zugriffs-sicht I (Wer?)

Zugriffs-sicht II (Wie?)

Nutzer-sicht

Betroffenen-sicht

Datenarten

Hardware VernetzungSoftware Outsourcing/ASP

Interne Schnittstellen(z. B. KoRe, FiBu, PPS, Office)

Externe Schnittstellen(z. B. Internet, HR-Marketplace)

personalwirtschaftlicheProzesse/Funktionen

Workflow-Management

Benutzerrollen/Softwareergonomie

Zugriffsschutz/Berechtigungskonzept

Nutzer-schnittstellen

GUI Internet-Browser

Audio/Video

Mobile

Personal-experten

Personal-manager

alleMitarbeiter

Externe(z. B. Studenten)

alleFührungskräfte

Betroffene als „Objekte derSystemgestaltung“

Schutz-bedürfnis



Als Ziele für Personalinformationssysteme nennt die Literatur (MÜLDER, THOM) - dieNutzersicht aufgreifend - u. a.:

Verbesserung der Informationsbasis für Personalmanagement-Entscheidungen

Personal- und Verwaltungskostensenkung

Qualifizierte Unterstützung einzelner personalwirtschaftlicher Funktionen

Verbesserung der Arbeitssituation für Personalsachbearbeiter (Entlastung von

administrativen Tätigkeiten, Konzentration auf Kernaufgaben)

Bessere Betreuung der Mitarbeiter/-innen

Anpassung an neue DV-technische Entwicklungen und Trends

2. Ziele von Personalinformationssystemen



Als Anforderungen bzw. Ansprüche an ein Personalinformationssystem gelten - wiederum aus Nutzersicht:

Verfügbarkeit der Informationen „auf Klick“

jederzeitiger / ubiquitärer Zugang für alle Interessierten / Berechtigten

Verbindung der Systeme / Geschäftsprozesse

kurze Prozesszeiten

einheitlicher Datenbestand / keine Doppelerfassung von Daten

Aktualität der jeweiligen Personaldaten

einheitliche Begriffsdefinitionen (z. B. bei der Ermittlung von Kennzahlen)

Vermeidung von Medienbrüchen bei Verarbeitung und Archivierung

(Hier nach FEINEISEN 2003, S. 41 f..)





Im Personalbereich ist bezüglich des Softwareeinsatzes bzw. der Anbieter weiterhin relativ große Vielfalt zu beobachten:

Nach MÜLDER, W.: Personalsoftware 2007, in: CoPers 2007, Nr. 4

24%

11%

10%10%7%7%

6%

4%

21%

SAP R/3 HR

ADP Paisy

mySAP HR

Eigenentw.

P&I Loga

Lexware

Interflex

ATOSS

Sonstige




Eine aktuelle Vergleichsstudie ergab – hier allerdings beschränkt auf den Bereich der Entgeltabrechnung und die Branche der sozialen Dienste - generell relativ gute Zufriedenheits-werte bezogen auf die eingesetzten Produkte:

Vgl. Homepage des Lehrstuhls für Industriebetriebslehre, Universität Erlangen/Nürnberg, Download 28.04.2009




4.1 Administrative Aufgaben (Auswahl)

Lohn- und Gehaltsabrechnungen, z. B. Führung der Lohn- und Gehaltskonten Gleitzeitabrechnung

Erstellen interner Personalstatistiken, z. B. Fluktuationsstatistik Lohn- und Gehaltsstatistik

Bearbeitung von Meldungen an verschiedene Adressaten, z. B. Mitteilungen an Mitarbeiter/-innen Statistiken für externe Adressaten (Arbeitsamt, BA Statistik)




4.1 Administrative Aufgaben (Auswahl) - Fortsetzung

Personaldaten verwalten, z. B. Führung der Personalakte Erfassung der Personaldaten bei Neueinstellungen

Terminüberwachung und Kontrollaufgaben, z. B. Ablauf von Probezeiten Geburtstage / Jubiläen Automatische Arbeitszeiterfassung




4.2 Dispositive Aufgaben (Auswahl)

Auskünfte über Mitarbeiter/-innen bzw. Arbeitsplätze einholen, z. B.

Abfrage einzelner Personal- und Arbeitsplatzdaten mittels Deskriptoren

Abfrage von Qualifikationsmerkmalen

Erstellen von speziellen nicht periodischen Berichten und Statistiken, z. B. Stellenplan mit Angabe der besetzten / offenen Stellen

Führungsinformation durch Selektion/Verdichtung statistischer Daten

Personaleinsatzplanung und Arbeitsplatzbewertung, z. B.

Einsatzpläne für Job-Rotation oder Teilzeitbeschäftigte

Vertretungspläne Einsatzplanung für Auszubildende




4.2 Dispositive Aufgaben (Auswahl) - Fortsetzung

Personalbedarfsdeckung, z. B.

Arbeitsmarktforschung

Systematische Mitarbeiter/-innenbeurteilung

Assessment-Systeme (Verwaltung, Auswertung)

Personalplanung (mittel- und langfristig), z. B. Personalbedarfsprognose und - kostenplanung (Budgetierung) Personal-Controlling (Kennzahlen)



5. Komponenten von Personalinformationssystemen

hier zur Erfüllung administrativer Aufgaben (Beispiele)

Stammdatenverwaltung

Lohn- und Gehaltsabrechnung (siehe nächste Folie)

Zeiterfassung (An- und Abwesenheitszeit, Verwaltung von Zeitkonten)

Reisekosten-, Provisions-, Telefonkostenabrechnungen

Belegschaftsverkauf

Abrechnung von Betriebsrenten

Sonderzahlungen

Datenträgeraustausch

Personalstatistik

Meldewesen



Lohn-/Gehalts-abrechnung

Brutto-abrechnung

Netto-abrechnung

Nachweise,Auswertungen

Zahlungs-dienst

Lohnsteuer KirchensteuerSozialvers.-

beiträgeSonstigeAbzüge

Vor-schuss

Darlehen Pfän-dung

Kantine ...

6. Komponenten von Personalinformationssystemen zur Erfüllung administrativer Aufgaben (Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnung)



6. Rechtliche Rahmenbedingungen

Zu berücksichtigende Rahmenbedingungen sind insbesondere:

EU-Richtlinie 95/46EG

Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Beteiligungsrechte der Mitarbeitervertretungen (insbesondere BetrVG)



• Nicht speziell arbeitsrechtlich, aber EU-weit relevant

• weites Verständnis von personenbezogenen Daten und Verarbeitung (Art. 2)

• Nennung von Voraussetzungen (Art. 7)

• Unterscheidung „allgemeiner“ und „besonderer“ Daten

• Recht auf Auskunft (Art. 10-12)

• Rechte auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung (Art. 6)

• Recht auf Verwertungsverbot (Art. 15)

6. Rechtliche Rahmenbedingungen - RL 95/46/EG



• „Zweck dieses Gesetzes ist es, den Einzelnen davor zu schützen, dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird.“ (§ 1)

• Allgemeine Grundsätze

– Datenvermeidung und Datensparsamkeit (§ 3)

– Verbot mit Zulässigkeitsvoraussetzungen (§ 4)

– Zweckbindung

– Regelungen für Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Nutzung, Übermittlung, Berichtigung, Löschung, Sperrung, …

• Recht auf Auskunft (§§ 19, 34)

• Rechte auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung (§§ 20, 35), jeweils unabdingbar

• Recht auf Anrufung des Bundesbeauftragten für Datenschutz und anderer Kontrollinstitutionen

• Recht auf Schadenersatz (§ 7)

6. Rechtliche Rahmenbedingungen - BDSG



6. Rechtliche Rahmenbedingungen - Kontrollinstanzen

Dritte

Kontrollinstanzen

verwenden

Kon-trolle

BfD/LfD

betriebl.DB

Schulung/ Kontrolle

Betriebs-rat

Beteiligung

verantwort-liche Stelle

Bearbeiter

mitteilen

Trägervon(Zusatz-)wissen

Be-trof-fener

Em-pfän-ger

übermitteln

beauftragen

Auftrags-bearbeiter

Vertrag,Gesetz

Daten

Nach Vorlesungsunterlage des FB Informatik der Universität Dortmund, SS 2004

Die Abbildung zeigt die beim Datenschutz wichtigen Zusammenhänge:



Ein Betriebsrat hat Informations- und Beratungsrechte bei der Planung und Durchführung entsprechender Maßnahmen (Arbeitssystemgestaltung) (§§ 80, 90, 92).

Wichtig sind die Mitbestimmungsrechte bei der Einführung überwachungsfähiger Arbeitssysteme und bei der Personaldatenverarbeitung (§ 87 I, VI; § 94; § 95)

Das BetrVG geht dem BDSG als Spezialgesetz vor.

Bei überbetrieblichen DV-Systemen ist das BDSG relevant.

Der Betriebsrat muss die Einhaltung der arbeitnehmerschützenden Normen (u. a. des BDSG) überwachen (§ 80 BetrVG)

Die Betroffenenrechte (Benachrichtigung, Auskunft, Einsicht (§ 83 BetrVG), Berichtigung, Löschen, Sperren) sind durch Verträge nicht ausschließbar

Die Auswertungen im Rahmen eines Personalinformationssystems dürfen nicht die Kontrolldichte einer Totalüberwachung erreichen

6. Rechtliche Rahmenbedingungen - BetrVG



6. Rechtliche Rahmenbedingungen - BetrVG

Die Abbildung zeigt typische Abläufe/Inhalte bei der Einführung eines Personalinformations-systems (PIS) in einem Unternehmen bzw. Betrieb mit Betriebsrat (BR):

Ag willPIS ein-richten

BR ver-langtBV-Ab-schluss

BV nach § 77 Abs. 2 BetrVG regelt z. B.- Geltungsbereich, Laufzeit- Positiv/Negativkatalog erfasster Daten- Schlüsselverzeichnis- Verzeichnis zulässiger Auswertungen- Zugriffsberechtigung- Schnittstellen- Verfahrensweise bei Änderungen- Kontrolle durch BR- Rechte der einzelnen AN- Verfahrensweise bei Verstößen

Einigungs-stellen-

verfahren§ 87 Abs. 2§ 76 BetrVG

Ag be-streitet/BR ver-weigert

Um-setzung

Arbeits-gerichts-prozess

Verändert nach OECHSLER, Personal und Arbeit, 6. Aufl. 2006, S. 204-205




Probleme bei der Einführung resultieren oft aus Spannungen zwischen verschiedenen Interessengruppen im Unternehmen.

Nutzer- bzw. Betroffenenperspektive beachten:

Sichtweise der Betroffenen: Die Einführung eines PIS betrifft alle Mitarbeiter/-innen. Sie legen Wert auf die Wahrung ihrer Intim- und Privatsphäre.

Sichtweise der Anwender auf Sachbearbeiter-Level: Mögliche Auswirkungen von PIS können sein: erhöhte Kontrolle des Arbeitsplatzes, Verlust von Einfluss durch abnehmende Bedeutung der Spezialkenntnisse.

Sichtweise der Nutzer auf Management-Ebene: In der Regel positive Einstellung, da rationellere Aufgabenerfüllung; Informationsbedarfe müssen gedeckt werden




Folgende Punkte sind bei der Implementierung insbesondere zu beachten:

Die Arbeitnehmervertretung sollte über die mitbestimmungsrechtlichen Notwendigkeiten hinaus bereits in der Planungsphase informiert werden, um Akzeptanzbarrieren zu verhindern.

Einführungen in die Möglichkeiten der Hard- und Software für Führungskräfte und Personalreferenten sollten frühzeitig erfolgen.

Arbeitnehmervertreter und Benutzer sollten in die Projektgruppe einbezogen werden

Eine Koordinationsstelle sollte eingerichtet werden; zu deren Aufgaben gehören die Klärung von Fehlern, Pflege des Systems, Erstellen von Handbüchern, Durchführung von Schulungen etc.




Bei der Implementierung internationaler Personalinformationssysteme ist nach RUTA der folgende Zusammenhang zu beachten:

Change Management User-Akzeptanz Nutzen

AllgemeineKontext-Faktoren

AllgemeinerImplemen-tierungsplan

LokaleKontext-Faktoren

LokalerImplemen-tierungsplan

IndividuelleReaktionen

Nutzungs-Absicht

tatsächlicheAnwendung

Vgl. RUTA, D. C.: The Application of Change Management Theory to HR Portal Implementation in Subsidiaries of Multinational Corporations. In: Human Resource Management, Spring 2005, S. 37




Am Beispiel der ersten drei Monate der Nutzungszeit des Personalportals @HP bei Hewlett Packard Italien sind gleich zwei typische Entwicklungen zu erkennen:

Kriterium

Hits

Page Views

Besucher

Besuche

d. Dauer

März

17.195

4.914

791

1.520

8 m 11 s

April

13.674

4.269

772

1.438

7 m 22 s

Mai

16.201

4.642

940

1.704

8 m 18 s

Vgl. RUTA, D. C.: The Application of Change Management Theory to HR Portal Implementation in Subsidiaries of Multinational Corporations. In: Human Resource Management, Spring 2005, S. 47



7. Implementierung - Gestaltungsgrundsätze

THOM empfiehlt die Beachtung der folgenden Gestaltungsgrundsätze

Offene Systeme gestalten; keine Vollständigkeit anstreben; nicht versuchen, alles zu quantifizieren!

Kontextverlust bei Abbildung von Menschen im Datensystem beachten

Abbildung des Menschen keineswegs so umfassend, dass sie als Eingriff in die Privatsphäre empfunden wird;

Gefahr einer missbräuchlichen Verwendung personenbezogener Daten verhindern!

Wirtschaftlichkeit der Aufgabendurchführung erhöhen (Beschleunigung, Objekti-vierung und Nachvollziehbarkeit, Wiederholbarkeit der Aufgabendurchführung, Kosten des Systems begrenzen)

Konsequente Benutzerorientierung



Zugangskontrolle (Räume): Türsicherung, Sicherheitsschloss, abschließende Räume, Schlüsselregelung, Ver-schluss von Datenträgern, Wechselfestplatten, nicht einsehbare Aufstellung von Geräten, Überwachungsanlagen.

Datenträgerkontrolle: Spezielle Räume zur Aufbewahrung, Datensafes, kontrolliertes Kopieren mit Dokumen-tation, Bestandskontrollen, kontrollierte Vernichtung ordnungsgemäße Verwaltung von Datenträgern / Hardcopies

Speicherkontrolle: Trennung von Programm- und Datenbereichen verschiedener Benutzer, Löschen von Speicherbereichen vor Wiederverwendung, Sperrung von Laufwerken Benutzerkontrolle: Physische Verhinderung der Nutzung durch Unbefugte, Passwortregelungen / Identifikations- verfahren, Kontrolle der Netzverbindungen, kontrollierter Einsatz der Betriebssystemfunktionen

Zugriffskontrolle: Festlegung und Prüfung der Zugriffsberechtigungen, Protokollierung von Zugriffen, zeitliche Begrenzung von Zugriffen, Dokumentation der Benutzerprofile

Übermittlungskontrolle: jeweilige Definition von Empfänger und Art der zu übermittelnden Daten, Dokumentation, Verschlüsselung

Eingabekontrolle: Verhinderung unbefugter Eingaben, manipulationssichere Protokollierung

Organisationskontrolle: Festlegung von Verantwortlichkeiten, Planung, Verpflichtungen und Dienstanweisungen, Verfahrens-, Dokumentations- und Programmierrichtlinien, Funktionstrennung

7. Implementierung – Realisierung des Datenschutzes, u. a. durch

http://www.staff.uni-mainz.de/pommeren/DSVorlesung/Grundprobleme/Gebote.html




• Zunehmend elektronische Erfassung und Verwaltung aller Personaldaten.

• Outsourcing - Unternehmensübergreifende Systeme

• Employee Self Service: Hierbei verwalten und pflegen Mitarbeiter und

Führungskräfte einen Teil ihrer Personaldaten selbständig über Intranet (z. B.

Adressänderungen, Anmeldung zu Weiterbildungsveranstaltungen u. a.).

• E-Prozesse: Ausdehnung von E-Cruiting; E-Learning

• Content Management bzw. Workflow-Systeme im Personalbereich (Beispiel

Stellenausschreibungen)

• Internationalisierung (Berücksichtigung unterschiedlicher Rahmenbedingungen)

Vgl. u. a. MÜLDER 2000, S. 98 ff.; vgl. www.iop.unibe.ch




Beispiel: Outsourcing der Entgeltabrechnung in sozialen Einrichtungen

Eine Studie der Universität Erlangen Nürnberg (Befragung von 4.300 sozialen Einrichtungen) ergab folgendes zum Status des Outsourcing in diesem Bereich:

Die Zufriedenheit ist im Outsourcing-Fall am höchsten bei der Zusammenarbeit mit Steuerberatern (Durchschnittsnote 1,6, gefolgt von kommunalen Rechenzentren und Regionalverbänden (ca. 1,8).

Vgl. Homepage des Lehrstuhls für Industriebetriebslehre, Universität Erlangen/Nürnberg, Download 28.04.2009

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