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SCHULUNGSUNTERLAGEN FÜR ANWENDER

EuroFib für Windows Finanzbuchhaltung

Inhalt

Allgemeines ......................................................................................................................................... 3 Vorwort ............................................................................................................................................ 3 Kurzübersicht der Grundfunktionen ................................................................................................. 4

Login nach dem Programmstart ....................................................................................................... 5 Orientierung in der Applikation – der Aufbau ............................................................................... 6 Der Klientenstamm – das erste Programm, Grundfunktionen ..................................................... 7

Reiter Geschäftsjahre ....................................................................................................................... 9 Zeilenweise Neuanlage/Löschung von Stammdaten .................................................................... 9

Fixkonten (inkl. Skonto 1. Ebene)................................................................................................... 11 Suchfunktion für Konten ............................................................................................................ 12

Steuerdefintionen ............................................................................................................................. 13 Finanzamt ....................................................................................................................................... 13

Löschfunktion/Blätterfunktion ................................................................................................... 14

Steuerarten ...................................................................................................................................... 14

Steuercodes (inkl. Skonto 2. Ebene) .............................................................................................. 15 Kopie eines Steuerschlüssels erstellen ....................................................................................... 17 Wichtige Hintergrundinformation – Buchungen mit Steuerschlüssel ........................................ 17

Skonto (3. Ebene + Übersicht der Ebenen) .................................................................................... 18 Belegarten ......................................................................................................................................... 19

Reiter Steuercodes .......................................................................................................................... 21

Kontextbezogene Neuanlage/Löschung von Stammdaten ......................................................... 21

Sammelkonten .................................................................................................................................. 22 Währungscodes................................................................................................................................. 23 Währungskurse ................................................................................................................................ 23 Ländercodes ...................................................................................................................................... 24

Mitarbeiter ........................................................................................................................................ 25 div. Parameter .................................................................................................................................. 25

Sachkonten ........................................................................................................................................ 26 Exkurs zu Wartung Kontonummer ................................................................................................ 26

Kontextbezogene Neuanlage/Löschung von Stammdaten ......................................................... 26 Maske der Sachkonten ................................................................................................................... 27

Kopie eines vorhandenen Kontos erstellen ................................................................................ 29

Exkurs zu den Stammdaten der Selektionsfelder ........................................................................... 30

Personenkonten (Debitoren/Kreditoren) ....................................................................................... 31 Reiter Adresse ................................................................................................................................ 31 Reiter Zusätze ................................................................................................................................. 32

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Reiter Mahnwesen .......................................................................................................................... 33 Reiter Banken ................................................................................................................................. 34 Reiter Extras ................................................................................................................................... 34

Zahlungsbedingungen generell ....................................................................................................... 35 B U C H E N ...................................................................................................................................... 36 Online buchen ................................................................................................................................... 36

Buchungen ansehen, bearbeiten, stornieren, löschen ..................................................................... 38 Splittbuchung durchführen ............................................................................................................. 41

Unterschied Splittbuchung/Kostensplitt ..................................................................................... 43 Belege suchen ................................................................................................................................. 44 Auszifferungsbildschirm (OP-Zuordnung) .................................................................................... 45

Beispiel einfache (mehrfache) Zuordnung ................................................................................. 46 Beispiel nachträgliche Zuordnung (inkl. OP-Auflösung) .......................................................... 47

Beispiel Zuordnung mit automatischer Buchung (Skonto) ........................................................ 49 Beispiel Zuordnung mit automatischer Buchung (Kursdifferenz) ............................................. 50

Buchen der Eröffnungsbilanz (Jahreswechsel) ............................................................................. 51 A U S W E R T U N G E N .............................................................................................................. 53 Stammlisten wie zB. Kontenplan (Sachkontenstamm) ................................................................. 53

Voransicht, Druck, Export von Druckauswertungen ................................................................. 54

Saldenliste (Unterschied Bildschirm/Druck) ................................................................................. 56 Umrechnung von Druckauswertungen in eine Fremdwährung .................................................. 57

Weitere Auswertungen – Kontoblatt, Offene Posten, usw. .......................................................... 58 Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) ............................................................................................... 59

Speicherort für Dateien (Import/Export) auswählen .................................................................. 61

Zusammenfassende Meldung (ZM) ................................................................................................ 62 Buchungen mit einer UID-Nummern (nachträglich) versorgen ................................................ 64

UID-Nummern Prüfung (Stufe 1 + Stufe 2)............................................................................... 66

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Allgemeines

Vorwort

Diese Schulungsunterlagen beziehen sich auf die Schulung von Anwendern der EuroFib für Windows unter der Maßgabe einer bereits vollständig eingerichteten Datenbank inkl. komplett definierter Stammdaten. Informationen darüber finden Sie im Handbuch bzw. können über die Hotline erfragt werden. Diese Schulung beinhaltet nicht das Einrichten der Datenbank sowie die Konfiguration der systemspezifischen Daten. Dem Anwender sollen die wichtigsten Funktionen erklärt werden, um die häufig anfallenden und alltäglichen Arbeiten erledigen zu können. Erklärt werden die wichtigsten Felder die für die Funktion und Arbeitsweise notwendig sind, andere Felder können Sie im Handbuch nachschlagen. Zum Zwecke einer besseren Lesbarkeit wird in den Schulungsunterlagen nicht darauf hingewiesen, dass nicht behandelte Felder/Themen Teil einer anderen Schulung (zB. Administratorenschulung, individuelle Schulung) sind.

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Kurzübersicht der Grundfunktionen

Die Grundfunktionen können entweder über das Menü, die Symbole in der Menüleiste oder über Tastenkombinationen (Shortcuts) verwendet werden. Die nachfolgenden Funktionen können in den meisten Programmen der gesamten Applikation genutzt werden. Falls eine Funktion in einem Programm nicht verwendet werden kann, ist die Auswahl inaktiv. Die hier angeführte Kurzübersicht der Grundfunktionen soll als Schnellübersicht dienen. Es werden alle Funktionen noch zusätzlich im Zusammenhang mit der Bedienung der Masken im Zuge des Schulungsverlaufes ausführlich erklärt.

Neuanlage Datei => Neu (CTRL + N)

Öffnen Datei => Öffnen (CTRL + O)

Suchen Datei => Suchen (F3)

Suchen Name Datei => Suchen Name (F4)

Löschen Datei => Löschen

Speichern Datei => Speichern (F10)

Voransicht Datei => Druckansicht (CTRL + A)

Drucken Datei => Druck (CTRL + P)

Starten Datei => Execute (F11)

Screenshot Datei => Bildschirmausdruck

Datenexport Datei => Druck, Ausgabe auf Datei

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Login nach dem Programmstart

Nach dem Applikationsstart müssen Sie Ihre Zugangsdaten (Username & Passwort) in die vorgegebenen Felder eingeben. Werden Ihre Zugangsdaten nach Bestätigung mit der Entertaste/Tabulatortaste akzeptiert, können Sie für Ihren Benutzer die gewünschten Daten (Klient & Buchungsjahr) eingeben bzw. mit F3 auswählen. Die Daten (Klient & Buchungsjahr) werden für den nächsten Login für Ihren Benutzer als Vorschlag gespeichert. Klicken Sie danach auf „OK“ um in EuroFib für Windows einzuloggen.

Der „Administratorenbenutzer“ lautet im Auslieferungszustand wie folgt:

Username: SUPERVISOR Passwort: SUPERV

Mit diesem Benutzer wird auch der weitere Schulungsverlauf vorgeführt. In der Praxis sollte jedoch mit individuell erstellten Benutzern gearbeitet werden.

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Orientierung in der Applikation – der Aufbau

Nach dem erfolgreichen Login sehen Sie das (leere) Hauptfenster der EuroFib für Windows. Im oberen Bereich sehen Sie das Menü (die Menüleiste). Hier können Sie entweder mit der Maus navigieren oder über Tastaturkürzel die Menüpunkte auswählen und Programme starten. Links ober dem Menü sehen Sie auch, in welchem Klienten und in welchem Geschäftsjahr Sie zurzeit eingeloggt sind. Unter dem Menü sehen Sie die Symbolleiste. Hier werden alle vorhandenen Funktionen dargestellt, die für die spätere Bedienung eines Programmes/einer Maske notwendig sind. Diese Symbole werden dynamisch (je nach geöffneter und aktivierter Programmmaske) aktiviert/deaktiviert. Ist ein Symbol nicht aktiv, kann diese Funktion auf dieser Maske nicht verwendet werden. Die Funktionen der Symbolleiste können auch über Shortcuts oder über das Menü „Datei“ verwendet werden. Der graue (leere) Bereich darunter bietet Platz für die Programme/Masken. Unsere Software arbeitet mit einem MDI (MultiDocumentInterface) – dh. es können mehrere Programme/Masken gleichzeitig geöffnet und bedient werden. Die in MS Windows übliche Fensterbedienung (zB. minimieren, maximieren, schließen) steht unseren Fenstern selbstverständlich wie gewohnt zur Verfügung. Beispiel:

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Der Klientenstamm – das erste Programm, Grundfunktionen Rufen wir nun das erste Programm über das Menü auf: Stammdaten => Firmenstamm => Adresssatz Hier können Sie verschiedene Firmen (Klienten/Mandanten) neu anlegen bzw. ändern. Dieses Programm startet im „Neuanlagemodus“ – dh. die Maske ist zu Beginn leer. Neuanlage: Sie können nun mittels Eingabe einer noch nicht definierten Klientennummer einen neuen Datensatz anlegen und die notwendigen Felder befüllen. Änderung: Geben Sie eine bereits vorhandene Klientennummer ein (bzw. wählen diese mittels Suchfunktionen F3/F4) aus, können Sie den vorhandenen Datensatz verändern. In beiden Fällen speichern Sie den Datensatz mittels F10 (Datei => Speichern) ab. Mit der Taste „Esc“ können Sie die Maske leeren und den aktiven Datensatz verlassen. Der Feldwechsel vorwärts erfolgt mit Enter bzw. Tabulator, der Feldwechsel zurück mit Shift+Tabulator bzw. F12 – die Maus kann zusätzlich verwendet werden. Diese Verhaltensweise wird in den meisten Programmen genutzt – weitere und dazugehörige Einstellungen (wie zB. Geschäftsjahre) werden über Reiter verarbeitet und sind auf den aktiven Datensatz gebunden – dh. Sie können für jeden Klienten Ihre Geschäftsjahre etc. separat definieren.

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Der Zuname muss eingegeben werden, die dazugehörigen Adressdaten sowie zusätzlichen Informationen sind optional – diese werden jedoch auf div. Auswertungslisten angedruckt. Das Landeskennzeichen ist, wie der Zuname, ein Pflichtfeld und muss ausgewählt werden. Die Länderkennzeichen sind unter „Stammdaten => Firmenstamm => Ländercodes“ frei definierbar. Das Feld Kontenplan ermöglicht den Eintrag einer Klientennummer eines übergeordneten „Masterklienten“. Wenn Sie beispielsweise 3 Klienten/Mandanten anlegen und diese 3 Firmen verwenden alle den gleichen Kontenplan (oder andere gleiche Stammdaten), ist es ratsam, einen „Masterklienten“ mit allen Stammdaten zu erstellen (zB. Nr. 9000) und diesen als „Kontenplan“ in den anderen 3 Klienten (zB. 9001, 9002, 9003) einzutragen. Der Vorteil ist somit, dass die Pflege der Stammdaten nur im Masterklienten erfolgt, wobei dieser Stand dann auf die anderen 3 Klienten übertragen wird. Der Kopiervorgang wird separat über einen eigenen Dienst gestartet.

In diesem Zusammenhang sehen Sie bei den meisten Stammdaten in der gesamten Applikation folgendes Kästchen:

Ist dieses Kästchen aktiviert, wurde dieser Stammdatensatz bereits von einem anderen Klienten übertragen bzw. darf bei einem weiteren Kopiervorgang überschrieben werden. Die Art der Buchhaltung bestimmt, wie sich das System im späteren Verlauf verhält. Sie können mit der Suchfunktion F3 zwischen den vorhandenen Arten wählen. (zB. 1 = doppelte Buchhaltung/Bilanzierer, 3 = Einnahmen-/Ausgabenrechner) Auch die Stammwährung ist eine Pflichteingabe – hier muss der entsprechende Währungscode eingegeben werden. Diese Stammwährung ist im Hinblick auf eine spätere dynamische Umrechnung Ihrer Auswertungen auf eine gewünschte Fremdwährung (zB. USD) notwendig. Die Währungscodes sind unter „Stammdaten => Firmenstamm => Währungscodes“ frei definierbar.

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Reiter Geschäftsjahre

Auf diesem Reiter können Sie Ihre Geschäftsjahre pro Klient neu anlegen bzw. ändern. Im oberen Bereich sehen Sie, für welchen Klienten die Informationen auf dieser Maske gelten. Im unteren Bereich sehen Sie eine Auflistung aller bereits angelegten Geschäftsjahre. Jeder Klient benötigt zumindest ein gültiges Geschäftsjahr. Geschäftsjahre können max. 12 Monate umfassen und selbstverständlich auch vom Kalenderjahr abweichen.

Mittels Klick auf das grüne Plus wird das nächste Geschäftsjahr automatisch angelegt und vorausgefüllt.

Zeilenweise Neuanlage/Löschung von Stammdaten

Die Erstellung einer neuen leeren Zeile erfolgt mittels „Datei => Neu“.

Als Alternative können Sie in vielen Programmen auch diesen Button nutzen:

Die Löschung einer Zeile erfolgt analog dazu – steht der Mauszeiger in einer Zeile, wird diese Zeile gelöscht.

Als Alternative können Sie in vielen Programmen auch diesen Button nutzen:

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Neuanlage: Tragen Sie einfach das gewünschte Datum von/bis ein und speichern Sie Ihre Eingaben. Die Jahresnummer (unter der das Geschäftsjahre geführt wird, zB. relevant für den Login) wird anhand der letzten 2 Stellen des BIS-Jahres automatisch vergeben.

Die Perioden werden automatisch für das gesamte Jahr vorgeschlagen und stellen eine Erlaubnis dar – dh. der hier eingegebene Periodenbereich von/bis darf in diesem Geschäftsjahr bebucht werden. Die Nummern entsprechen dem jeweiligen Monat. (zB. Jänner = 1, Februar = 2, März = 3) Sie können die Periodenerlaubnis im späteren Verlauf jederzeit ändern (zB. UVA für Jänner = Periode 1 wurde abgegeben, Änderung der Erlaubnis auf 2-12) Sind die Felder von/bis leer, ist das komplette Geschäftsjahr gesperrt. Der Haken EB erlaubt bestimmt, ob eine Eröffnungsbilanz (Übertrag der Kontensaldo vom Vorjahr) in diesem Geschäftsjahr gebucht werden darf. Der Haken 13. Periode bestimmt, ob Buchungen mit Belegarten für die 13. Periode getätigt werden dürfen. (Bilanzumbuchungen) Änderung: Möchten Sie die Daten für ein Geschäftsjahr ändern (zB. die Periodenerlaubnis verändern, damit für gewisse Perioden keine Daten mehr eingegeben werden können), klicken Sie das gewünschte Geschäftsjahr in der unteren Auflistung an und ändern Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

Die Neuanlage und Änderungen müssen immer gespeichert werden!

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Fixkonten (inkl. Skonto 1. Ebene) Stammdaten => Firmenstamm => Fixkonten In diesem Programm werden die generellen Einstellungen für die Behandlung der Sachkonten definiert sowie fixe Konten (zB. Skontokonten, Eröffnungsbilanzkonto), die das System bei automatisch anfallenden Buchungen benötigt, erfasst. Im linken Bereich können Sie zeilenweise pro Kontenklasse eine Einstellung für Brutto/Netto, Bilanz/GuV, Kostenstellenvorgabe/Kostenträgervorgabe sowie Soll/Haben vornehmen. Die Kontenklasse entspricht der ersten Ziffer der Kontonummer des jeweiligen Sachkontos. Legen Sie zB. später ein Sachkonto der Kontenklasse 0 an (Beginn der Kontonummer mit der entsprechenden Zahl, also zB. 0400) wird dieses Sachkonto als Nettokonto (gemäß unserer Einstellung) vorgeschlagen. Diese Einstellung kann jedoch pro Sachkonto übersteuert werden! Ähnlich verhält es sich mit den Vorgaben für Kostenstellen/Kostenträgern sowie Soll/Haben. Alle Sachkonten aus als „Bilanz“ markierten Kontenklassen werden bei einer Eröffnungsbilanz (Saldoübertrag der Konten von einem Jahr in das nächste Jahr) berücksichtigt. Im rechten Bereich werden bereits definierte Sachkonten (Stammdaten => Kontenstamm => Sachkonten, dazu später mehr) als fixe Konten für das System hinterlegt. Führen Sie beispielsweise eine Eröffnungsbilanz durch, benötigt das System die Information eines „fixen Gegenkontos“. Ebenso bei einem anfallenden Kunden-/Lieferantenskonto benötigt das System die Information Ihres gewünschten Skontokontos für eine automatische Skontoverbuchung. Für die automatische Behandlung des Skontos sind die hier definierten Konten die letztgültige Option für das System. (1. Ebene). Findet das System keine genauere Definition eines Skontokontos, werden diese Konten herangezogen und bebucht. Sie werden später noch eine feinere Abstimmung (2. und 3. Ebene) von Skontokonten kennenlernen.

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Suchfunktion für Konten

Mit der Taste F3 können Sie Konten, sortiert nach der Kontonummer, suchen. Mit der Taste F4 können Sie Konten, sortiert nach der Bezeichnung, suchen. Diese Suchfunktionen stehen auch für alle anderen Felder, wofür zuvor Stammdaten hinterlegt wurden, zur Verfügung! Auch die Vorgabe eines Startwertes ist möglich, wobei im Feld Kontonummer immer zuerst die Kontenart angegeben werden muss. Danach trennen Sie den Startwert mittels Kommazeichen von der Kontenart und drücken Enter.

1 Sachkonten 2 Debitoren 3 Kreditoren

Beispiele: 1,4 Sachkonten, die mit der Nummer 4 beginnen, sortiert nach Nummer 1,Mas Sachkonten, die im Matchcode mit „Mas“ beginnen, sortiert nach Name Dies ist analog auch bei Debitoren/Kreditoren möglich: 2,Mus Debitoren, die im Matchcode mit „Mus“ beginnen, sortiert nach Name 3,Mus Kreditoren, die im Matchcode mit „Mus“ beginnen, sortiert nach Name Diese Suchfunktionen für Konten sind in allen Bereichen der Applikation möglich, wo Sie Eingabefelder für Konten zur Verfügung haben – egal ob Stammdatenprogramme, die Buchungsmaske oder auch Auswertungsmasken. Einschränkungen der oben genannten Suchfunktionen können eventuell durch den verwendeten Kontentyp des jeweiligen Programmes erfolgen (zB. Suche nach Kontentyp Debitoren/Kreditoren bei Fixkonten nicht möglich). Dies wird Ihnen jedoch immer mit einer entsprechenden Meldung angezeigt.

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Steuerdefintionen

Finanzamt

Stammdaten => Firmenstamm => Steuerdefinitionen => Finanzamt Hier können Sie Ihre zuständigen Finanzämter mit allen relevanten Informationen (Adressdaten, Finanzamtsnummer, Steuernummer etc.) erfassen. Bitte beachten Sie, dass die Nummer unseres Systems eine eindeutige Nummer darstellt, die jedoch mit der tatsächlichen Finanzamtsnummer (=extra Feld) nicht übereinstimmen muss. Diese Daten werden auf diversen Steuererklärungen (zB. UVA) verwendet/angedruckt. Darunter finden Sie Formulareinstellungen für die UVA – wählen Sie hier das gewünschte Land sowie als Art „Crystal Reports“ aus. Rechts daneben können Sie die aktuellste Version des Formulars (zB. ab 2017/01) auswählen, der darunter liegende Pfad wird automatisch gesetzt. Ändert sich das Formular in Zukunft, müssen Sie hier nach der Installation eines Updates auf das neuere Formular umschalten. Die optionale Eingabe des Promillesatzes für die Kammerumlage dient der automatischen Berechnung/Anzeige später auf dem Summenblatt. Die steuerliche Vertretung wird bei Bedarf auf dem UVA Formular angedruckt.

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Löschfunktion/Blätterfunktion

Anhang dieser Eingabemaske möchten wir Ihnen auch die Löschfunktion sowie die Blätterfunktion demonstrieren. Sie können ein neu angelegtes Finanzamt einfach mittels Datei => Löschen wieder entfernen. Danach ist die Nummer wieder frei zur Neuanlage. Ein Löschvorgang kann nicht rückgängig gemacht werden! Falls Sie Stammdaten löschen, die in anderen Programmen bereits verwendet wurden, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Mit den Pfeilsymbolen in der Menüleiste können Sie durch die angelegten Datensätze (hier Finanzämter) blättern:

Erster Datensatz Letzter Datensatz

Ein Datensatz vorwärts Ein Datensatz zurück

Steuerarten

Stammdaten => Firmenstamm => Steuerdefinitionen => Steuerarten

Hier können Sie die in Ihrem Unternehmen verwendeten Steuerarten definieren. Die hier definierten Einstellungen werden später bei der Anlage der einzelnen Steuerschlüssel (siehe nächster Punkt „Steuercodes“) verwendet. Wählen Sie in der Spalte Steuerart einfach die gewünschte verfügbare Steuerart aus und erfassen Sie dazu einen eindeutigen Kenner in der Spalte K. Die Bezeichnung ist optional die Eingabe wird jedoch zur besseren Übersicht und Erkennbarkeit empfohlen.

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Steuercodes (inkl. Skonto 2. Ebene)

Stammdaten => Firmenstamm => Steuerdefinitionen => Steuercodes Dieses Programm ist das Subprogramm zu den zuvor definierten Steuerarten. Hier erfassen Sie Ihre Steuercodes (= Steuerschlüssel, pro Steuerart und Prozentsatz) die sehr wichtig für die spätere Verbuchung und die gesamte Steuerbehandlung im System sind. In der Spalte Art können Sie die zuvor angelegten Steuerarten auswählen. In der Spalte Prozent geben Sie den Prozentsatz für die spätere Berechnung der Steuer ein. Der Steuercode ist max. 4-stellig und frei wählbar. Wir empfehlen jedoch zur besseren Übersicht und späteren Erkennbarkeit eine Kombination aus Ihrem Kenner „K“ und dem Prozentsatz. (zB. Vorsteuer Kenner „2“, Prozentsatz „20“ => „220“)

Die Bezeichnung ist optional – auch hier wird die Eingabe zur besseren Übersicht und Erkennbarkeit empfohlen. Im Feld Steuerkonto muss das jeweils zu bebuchende „Sachkonto“ eingetragen werden. (zB. bei Art Vorsteuer – Eingabe des zu bebuchenden Sachkontos „Vorsteuer“) Bei Steuerarten, wo zB. die Vorsteuer-/Umsatzsteuerbuchung gleichzeitig durchgeführt wird („Nullsummenspiel“ wie zB.bei ReverseCharge oder Erwerbsteuerbuchungen) tragen Sie im Steuergkto das jeweils zu bebuchende zweite „Steuerkonto“ ein. (zB. bei Art Erwerbsteuer – Eingabe Konto für Erwerbsvorsteuer im Feld Konto und Konto für Erwerbsumsatzsteuer im Feld Gegenkonto) Hinweis: Konto/Gegenkonto entspricht nicht gleich Soll/Haben – Sie erfassen zB. auch bei der Steuerart „Umsatzsteuer“ im Feld Konto das Umsatzsteuerkonto (zB. Sachkonto 3500) obwohl dieses meist im Haben gebucht wird. Das Gegenkonto wird nur verwendet, falls 2 Steuerkonten gleichzeitig bebucht werden.

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Als 2. Ebene des Skontos (neben den Fixkonten) können Sie hier zusätzlich das Feld Skontokonto pro Steuercode nutzen. Fällt ein Skonto für eine Buchung an, die mit einem Steuerschlüssel gebucht wurde, zieht das System das hier eingetragene Skontokonto für die automatische Buchung heran – ist hier kein Skontokonto eingetragen, wird das Skontokonto der Fixkonten genutzt. Die Spalte FA dient der Zuordnung zu dem zuvor erfassten Finanzamt. Geben Sie pro Zeile die programminterne Finanzamtsnummer ein. Jeder Steuerschlüssel kann nur einem Finanzamt zugeordnet werden. SummeUVA kann zur Summenbildung auf der Auswertung „Summenblatt“ genutzt werden. Tragen Sie einfach bei den zusammengehörigen Steuerschlüsselgruppen die gleiche Ziffer ein. (zB. alle Umsatzsteuerschlüssel Nr. 1 = Summe 1, alle Vorsteuerschlüssel Nr. 2 = Summe 2, etc.) Im Feld UVA-KZ muss pro Steuerschlüssel die entsprechende 3-stellige Kennzahl der Umsatzsteuervoranmeldung, unter der die gebuchten Beträge ausgewiesen werden sollen, eingetragen werden. Sollen Beträge eines Steuerschlüssels nicht auf der UVA ausgewiesen werden, tragen Sie einfach „999“ als Kennzahl ein. Werden mehrere Beträge pro Steuerschlüssel in verschiedenen Kennzahlen auf der UVA angedruckt (zB. Erwerbsvorsteuer und Erwerbsumsatzsteuer) muss immer die Kennzahl der Umsatzsteuerseite eingetragen werden.

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Kopie eines Steuerschlüssels erstellen

Um gleichartige Steuerschlüssel schnell und unkompliziert erstellen zu können, klicken Sie in ein beliebiges Feld des gewünschten Steuerschlüssels und wählen Sie „Datei => Speichern unter“ – es wird nun eine Kopie der markierten Zeile mit allen definierten Einstellungen erstellt. Sie müssen nun nur noch den eindeutigen Steuerschlüssel definieren sowie etwaige Änderungen vornehmen.

Wichtige Hintergrundinformation – Buchungen mit Steuerschlüssel

EuroFib für Windows arbeitet im kompletten System mit den zuvor beschriebenen Steuercodes (= Steuerschlüsseln). Buchungen sind mit oder ohne Steuercode erlaubt, jedoch kann eine steuerliche Behandlung nur dann erfolgen, wenn die Buchung mit einem Steuercode versorgt/markiert ist. Das bebuchte Konto ist auf jeden Fall irrelevant. Das bedeutet, dass direkte Steuerbuchungen auf ein Steuerkonto (zB. Vorsteuerkonto) ohne Steuercode keine Auswirkung auf die Steuerklärungen/UVA hat! Diese Steuerung hat den Vorteil, dass ein Sachkonto ausreicht und die verschiedenen Prozentsätze auf dieses eine Konto gebucht werden können. (zB. Erlöskonto wird bebucht mit 10% und 20% Umsätzen) Die Trennung erfolgt nur anhand der Steuercodes.

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Skonto (3. Ebene + Übersicht der Ebenen) Stammdaten => Firmenstamm => Skonto => Konten Skonti Hier kann die 3. und letzte Ebene der Hinterlegung von Skontokonten erfolgen. Sie können pro Konto ein entsprechendes Skontokonto erfassen. Fällt ein Skonto für eine Buchung an, die auf ein solches Sachkonto gebucht wurde, zieht das System das hier eingetragene Skontokonto für die automatische Buchung heran – ist hier kein Skontokonto eingetragen, wird das Skontokonto der Steuercodes (2. Ebene) oder Fixkonten (1. Ebene) genutzt. Diese Möglichkeit wird zB. gerne im Zusammenhang mit Anlagegütern verwendet um die Anschaffungskosten des Anlageguts zu verringern.

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Belegarten Stammdaten => Firmenstamm => Belegarten

Die Belegarten (= Belegschlüssel) können max. 3-stellig angelegt werden. Diese Schlüssel werden später für die Durchführung von Buchungen benötigt. Jede Belegart benötigt zumindest eine Bezeichnung sowie die Auswahl der korrekten „Art der Buchung“. Die Art der Buchung steuert für viele weitere Programme die weitere Behandlung der jeweiligen Buchungen (zB. Hinweis während des Buchungsvorganges auf verwendete Kontentypen). Hier ein Auszug aus den wichtigsten Arten:

Sachbuchung (interne Belege, sonstige Buchungen)

Debitorenbuchung (Ausgangsrechnungen, Ausgangsgutschriften)

Kreditorenbuchung (Eingangsrechnungen, Eingangsgutschriften

Eröffnungsbilanz (für den Saldoübertrag von Jahr zu Jahr, min. 1x erforderlich)

Bank/Kassa (für verschiedene Bankkonten und Handkassen) In den Feldern Konto sowie Gegenkonto können bereits Vorschläge erfasst werden, die bei Verwendung der jeweiligen Belegart automatisch in der Buchungsmaske eingetragen werden. (zB. bei Bankbelegarten ist es sinnvoll, bereits das Sachkonto der Bank als Gegenkonto zu hinterlegen) Mittels Haken können Sie diesen Vorschlag auch fixieren. Die Vorgabe Soll/Haben bezieht sich immer auf das Feld Konto (unabhängig ob ein Vorschlag eingetragen ist oder nicht)

Beispiel Soll-Vorgabe für Konto (Teil der Buchungsmaske)

Aktivieren Sie die Option Fremdwährung, können mit dieser Belegart sowohl Belege in Stammwährung als auch inkl. Fremdwährung gebucht werden. Die automatische Belegnummernerhöhung wird mit dem Haken „erhöhen“ aktiviert, wobei zum Wert des Feldes „letzte“ beim nächsten Aufruf dieser Belegart 1 dazu addiert wird und diese Zahl dann als nächste Belegnummer vorgeschlagen wird.

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Der Haken Auszifferung bestimmt, ob Sie mit dieser Belegart nach Abspeicherung der Buchung in den OP-Zuordnungsbildschirm (= Auszifferungsbildschirm) gelangen möchten. Dort können Sie mit Ihren soeben gebuchten Belegen Offene Posten ausgleichen. (zB. empfehlenswert bei Ihren Bankbelegarten, nicht bei ER/AR) Die Option Skontoeingabe wird genutzt, um die relevanten Skontofelder auf der Buchungsmaske für diese Belegart zu aktivieren bzw. zu sperren. Möchten Sie die Skontoinformation nicht bei jeder Buchung eingeben/ändern (weil Sie diese zB. in den Stammdaten Ihrer Kunden/Lieferanten gepflegt haben) haben Sie damit die Möglichkeit, diese Felder überspringen zu können. (wenn Haken nicht aktiv) So ist eine schnellere und einfachere Eingabe auf der Buchungsmaske möglich. Sie können trotzdem bei Bedarf mittels Doppelklick auf die inaktiven Felder, diese einmalig für eine Buchung aktivieren, ohne die Optionen der Belegarten ändern zu müssen.

Beispiel von inaktiven Skontofeldern (Teil der Buchungsmaske)

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Reiter Steuercodes

Auf dem Reiter Steuercodes haben Sie die Möglichkeit für die derzeit ausgewählte Belegart Buchungen ohne Steuercode zu verhindern. Aktivieren Sie dazu einfach den Haken „Buchen nur mit Steuercode“. Zusätzlich können Sie bei Bedarf die verwendbaren Steuercodes einschränken. In unserem Beispiel dürfen für Eingangsrechnungen nur die Vorsteuerschlüssel verwendet werden.

Kontextbezogene Neuanlage/Löschung von Stammdaten

Die Erstellung einer neuen leeren Zeile erfolgt mittels „Datei => Neu“. Die Neuanlage wirkt hier, wie in den meisten mittels Reitern geteilten Programmen, kontextbezogen. Das bedeutet, wenn Sie eine Neuanlage einer Zeile für den Reiter „Steuercodes“ erzeugen möchten, muss dieser Reiter aktiv sein. Es wird in diesem Fall keine neue Belegart erzeugt. Die Löschung einer Zeile erfolgt analog dazu – steht der Mauszeiger in einer Zeile, wird nur diese Zeile gelöscht und nicht die ganze Belegart.

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Sammelkonten Stammdaten => Firmenstamm => Sammelkonten Hier definieren Sie Ihre Sammelkonten für die spätere Zuordnung zu den Personenkonten. (Ihrer Kunden/Lieferanten) Sie können mehrere Sammelkonten für Debitoren/Kreditoren erfassen, wobei jedes Sammelkonto eine andere eindeutige Nummer zugeordnet bekommt. Diese Nummer wird später in der Stammdatenanlage der Personenkonten für die Zuordnung genutzt. Das Sammelkonto mit der Nummer 1 wird später bei der Anlage von Debitoren/Kreditoren automatisch vorgeschlagen und kann bei Bedarf manuell geändert werden.

Beispiel von der späteren Auswahl des Sammelkontos (Teil von Debitorenstammdaten)

Eine direkte Buchung auf ein Sammelkonto ist zwar möglich (Aktivierung des Hakens „Direktbuchen“) sollte jedoch mit Bedacht durchgeführt werden. Bei einer späteren Eröffnungsbilanz werden die Salden der Sammelkonten nicht einfach (wie bei jedem „normalen“ Sachkonto) übertragen, sondern anhand der Peronenkontenbuchungen erneut gebildet. Das bedeutet, dass das am Personenkonto hinterlegte Sammelkonto zusätzlich bebucht wird und somit etwaige manuelle Umbuchungen zwischen Sammelkonten bei einer EB nicht berücksichtigt werden!

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Währungscodes Stammdaten => Firmenstamm => Währungscodes In diesem Stammdatenprogramm erfassen Sie die von Ihnen verwendeten Währungscodes für Fremdwährungsbuchungen. Jeder Währungscode benötigt zumindest eine Bezeichnung sowie ein Sachkonto für Kursdifferenzen (für Aufwand und Erlös). Auch die Stammwährung muss als Währungscode im System angelegt sein. (zB. EUR)

Währungskurse Stammdaten => Firmenstamm => Währungskurse In diesem Subprogramm der Währungscodes können Sie zu Ihren erfassten Währungscodes die entsprechenden Kurse pflegen. Im oberen Bereich können Sie das gewünschte Kursdatum eingeben (oder vorhandene mittels F3 auswählen) und mit Enter bestätigen. Im unteren Bereich werden dann die Kurse zeilenweise pro Währungscode dargestellt, wobei zwischen Ware/Mittel/Geld unterschieden wird. In der Spalte Datum sehen Sie das Datum, an dem Sie für diesen Kurs zuletzt einen Eintrag vorgenommen haben.

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Ländercodes Stammdaten => Firmenstamm => Ländercodes Die frei definierbaren Ländercodes sind klientenunabhängig und müssen somit nur einmal für alle Mandanten angelegt werden. Der int. Code Land wird zB. für die Zuordnung zu Adressen (Debitoren/Kreditoren/Banken etc.) verwendet wobei der int. Code Bank speziell für den Zahlungsverkehr wichtig und vorgegeben ist. (zB. Land A und Bank AT) Die Aktivierung der EU-Mitgliedschaft pro Land steuert die Eingabemöglichkeit einer UID-Nummer.

Beispiel Ländercode A als EU Mitglied, Feld UID-Nummer ist aktiv (Teil von Debitorenstammdaten)

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Mitarbeiter Stammdaten => Firmenstamm => Mitarbeiter Die Erfassung von Mitarbeitern Ihres Unternehmens ist für die Zuordnung/Zuständigkeit in div. anderen Programmen möglich.

Beispiel Hinterlegung Mitarbeiter bei Finanzamt (Zuständigkeit für UVA bei Onlineübermittlung)

div. Parameter Stammdaten => Firmenstamm => div. Parameter

Unter den diversen Parametern können Sie eine Überprüfung auf Eindeutigkeit bei Personenkonten für folgende Felder aktivieren:

UID-Nummer

Steuernummer

Steuernummer2 So können Sie zB. aufgrund von Eingabefehlern doppelte (und somit falsche) Eingaben vermeiden. Das Programm zeigt im Falle einer Doppeleingabe eine Warnung an.

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Sachkonten Alle Kontonummern, die nicht in den unter „Wartung Kontonummer“ definierten Nummernbereich von Personenkonten fallen, sind Sachkonten und können somit hier zur Erstellung Ihres Sachkontenplans verwendet werden.

Exkurs zu Wartung Kontonummer

Stammdaten => Kontenstamm => Wartung Kontonummer Hier können Sie für Ihre Personenkonten (Debitoren/Kreditoren) die gewünschten Nummernkreise erfassen. Klicken Sie den Button der Kontenart (Debitoren bzw. Kreditoren) an – die darunter liegenden Felder werden aktiv. Nun können Sie den gewünschten von/bis Bereich eintragen. Sie können auch mehrere Nummernkreise pro Kontenart erfassen.

Kontextbezogene Neuanlage/Löschung von Stammdaten

Die Erstellung einer neuen leeren Zeile erfolgt mittels „Datei => Neu“. Die Neuanlage wirkt hier, wie in den meisten (auch mittels Reitern) geteilten Programmen, kontextbezogen. Das bedeutet, wenn der Mauszeiger beispielsweise im linken Bereich in einem der Felder steht, wird die Neuanlage einer neuen Zeile bei Debitoren erstellt. Stehen Sie mit dem Mauszeiger jedoch im rechten Bereich in einem der Felder, wird eine neue Zeile bei Kreditoren erstellt. Die Löschung einer Zeile erfolgt analog dazu – steht der Mauszeiger in einer Zeile, wird nur diese Zeile gelöscht. Alle anderen Konten, die nicht in die hier definierten Nummernkreise fallen, sind automatisch Sachkonten.

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Maske der Sachkonten

Stammdaten => Kontenstamm => Sachkonten Die Bezeichnung 1 ist ein Pflichtfeld und wird für den Andruck auf div. Auswertungen/Listen verwendet. (zB. Fuhrpark PKW, Fuhrpark LKW) Der eingegebene Wert wird automatisch in das Feld Matchcode kopiert, kann jedoch übertippt werden. Wir empfehlen hier einen für die spätere Suche aussagekräftigen Begriff zu wählen. (zB. PKW, LKW) Optional kann zusätzlich die Bezeichnung 2 eingegeben werden. Oftmals können Sie zwischen Andruck der Bezeichnung 1 oder Bezeichnung 2 auswählen. Bei Auswahl einer Steuerart, darf nur diese Steuerart auf dieses Sachkonto gebucht werden. (zB. nur Vorsteuercodes oder nur Umsatzsteuercodes) Die Buchung mit einem Steuercode einer anderen Steuerart ist in diesem Fall während des Buchungsvorganges nicht mehr möglich. Sie können pro Sachkonto auch einen zuvor definierten Steuercode als Vorschlag für die spätere Verbuchung erfassen. So erhalten Sie bereits bei Eingabe des Sachkontos im Buchungsvorgang den Steuercode als Vorschlagswert (kann aber auch geändert werden) Falls Sie ein Sachkonto als reines Fremdwährungskonto definieren möchten, wählen Sie den gewünschten Fremdwährungscode aus. (zB. Bankkonto in USD) Ansonsten sind die Sachkonten s.g. „Mischkonten“ – dh. Sie können sowohl nur Stammwährungsbeträge als auch inkl. Fremdwährungsbeträgen buchen. Das Brutto/Netto Kennzeichen wird automatisch aufgrund der von Ihnen eingegebenen Kontonummer im Zusammenhang mit der Einstellung der Kontenklassen in den Fixkonten vorgeschlagen. Jedoch kann dieser Vorschlag übersteuert werden und somit abweichen. Möchten Sie Kostenrechnungswerte auf dem Sachkonto abspeichern, müssen Sie die Kostenstelleneingabe bzw. Kostenträgereingabe aktivieren. KANN-Stellung – Sie können eine(n) Kostenstelle/Kostenträger eingeben, müssen jedoch nicht. MUSS-Stellung – Sie müssen eine(n) Kostenstelle/Kostenträger eingeben. Zusätzlich ist eine Vorgabe von Kostenstelle/Kostenträger möglich, wobei dieser Vorschlag auch mittels Haken fixiert (und somit nicht übersteuert) werden kann. OP-führende Sachkonten müssen mittels Haken „Offene Posten“ als solche aktiviert werden. Bei Sachkonten, die für die Anlagenbuchhaltung eine Rolle spielen, sollten Sie die Option Anlagegut aktivieren.

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Die 6 Selektionsfelder sind freie Eingabefelder, in denen Sie beliebige Werte erfassen können. Somit sind zB. Gruppierungen von zusammen gehörigen Sachkonten für individuelle Auswertungen (zB. betriebswirtschaftliche Auswertungen) oder zusätzliche Einschränkungsmöglichkeit auf Standardauswertungen möglich. Diese Erfassungsmöglichkeit von Selektionsfeldern finden Sie auch bei den Personenkonten. Die Eingabe einer Bilanzgliederung/Konzerngliederung ist notwendig, falls Sie die Bilanz über unser Modul auswerten. In diesem Fall muss jedes Sachkonto einer Gliederung zugeordnet sein. ACHTUNG: Bei manchen nachträglichen Änderungen von bereits bebuchten Sachkonten muss das Konto vorab erst bereinigt (auf 0 gestellt) werden, dass die Änderung buchhalterisch auch sinnvoll umgesetzt werden kann. Speziell im Zusammenhang mit Fremdwährungsumstellung oder Aktivierung/Deaktivierung der OP-Führung.

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Kopie eines vorhandenen Kontos erstellen

Möchten Sie ein vorhandenes Sachkonto unter einer anderen Kontonummer speichern (= Kopie), müssen Sie dieses in der Maske zuerst aufrufen. Wurde das gewünschte Sachkonto gewählt, können Sie dieses mit „Datei => Speichern unter“ und Angabe einer neuen freien Kontonummer kopieren.

Diese Möglichkeit wird in der Praxis beispielsweise dazu genutzt, um die Einstellungen von mehreren gleichartigen Konten nicht doppelt eingeben zu müssen. Diese Funktion kann auch bei Personenkonten (Debitoren/Kreditoren) genutzt werden.

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Exkurs zu den Stammdaten der Selektionsfelder

Stammdaten => Kontenstamm => Selektionsfelder Sie können für die zuvor erwähnten Selektionsfelder Überschriften erfassen, Einstellungen vornehmen sowie Vorgabewerte erfassen. Sie können pro Kontentyp für jedes der 6 Selektionsfelder eine Überschrift erfassen, die auf der entsprechenden Programmmaske über dem Feld angezeigt wird. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, dass Selektionsfeld als Pflicht zu markieren – in diesem Fall muss ein Selektionswert bei der Neuanlage des Kontentyps erfasst werden. Dies wird auch anhand einer als fett markierten Überschrift optisch dargestellt. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Vorgabewerte (Wert + Bezeichnung) in einem separatem Fenster zu hinterlegen. Klicken Sie dazu einfach auf den Button rechts neben der Zeile. Diese Vorgabewerte können später mit F3 selektiert ausgewählt werden. Diese Vorgabewerte können Sie mittels „Vorgabe prüfen“ auch als zwingend definieren.

Beispiel anhand Selektionsfeld 1 im Sachkontenstamm, bei Neuanlage muss einer der 3 Werte (SERV, SONST, WARE) erfasst oder ausgewählt werden.

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Personenkonten (Debitoren/Kreditoren) Stammdaten => Kontenstamm => Debitoren/Kreditoren Mit diesen Programmen können Sie Ihre Kunden und Lieferanten neu anlegen bzw. ändern. Die Optik sowie Bedienung der Programme Debitoren und Kreditoren ist identisch. Unser Beispiel zeigt den Debitorenstamm – alle gezeigten Funktionen können analog im Kreditorenstamm angewendet werden.

Reiter Adresse

Für die Neuanlage können Sie eine freie Kontonummer manuell eintragen oder mittels F6 die nächste freie Kontonummer vorschlagen lassen. Die Kontonummer muss in den entsprechenden Nummernkreis für Debitoren/Kreditoren fallen. (Stammdaten => Kontenstamm => Wartung Kontonummer) Hier verhält es sich ähnlich wie im Sachkontenstamm – wird der Zuname (volle Firmenbezeichnung) eingegeben, wird dieser als Matchcode herangezogen und automatisch kopiert. Weicht der Matchcode (für die Suchfunktionen) jedoch, wie in unserem Beispiel, ab, kann dieser manuell übersteuert werden. Zusätzlich muss das Landeskennzeichen ausgewählt werden. Die restlichen Adressdaten sind optional, es wird jedoch empfohlen diese, soweit vorhanden, auch zu pflegen.

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Reiter Zusätze

Das hier definierte Sammelkonto wird automatisch im Zuge einer Personenkontenbuchung zusätzlich bebucht. Es wird immer das erste definierte Sammelkonto (Stammdaten => Firmenstamm => Sammelkonten) automatisch vorgeschlagen. Falls Sie ein Personenkonto als reines Fremdwährungskonto definieren möchten, wählen Sie den gewünschten Fremdwährungscode aus. (zB. USD) Ansonsten sind die Personenkonten s.g. „Mischkonten“ – dh. Sie können sowohl nur Stammwährungsbeträge als auch inkl. Fremdwährungsbeträgen buchen. Es stehen Ihnen auch hier, wie bereits im Sachkontenstamm erwähnt, 6 Selektionsfelder für Ihre zukünftigen Auswertungen pro Personenkonto zur Verfügung. Die UID-Nummer sollte speziell bei Beziehungen innerhalb der EU eingegeben werden. Somit wird die UID-Nummer bereits als Vorschlag für jede Buchung herangezogen. Bei Buchungen mit EU-Steuercode ist dies im Zusammenhang mit der zusammenfassenden Meldung wichtig. Dieses Feld ist nur aktiv, wenn der verwendete Ländercode als EU-Mitglied definiert wurde.

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Reiter Mahnwesen

Als Standardeinstellung wird jedes Personenkonto zum Mahnwesen (bei Verwendung des Moduls) herangezogen. (Status Mahnung) Durch Änderung des Status auf Mahnsperre wird dieses Personenkonto von einem etwaigen Mahnlauf ausgenommen. Der Sprachcode des Personenkontos ist beispielsweise relevant für eine etwaige Unterscheidung von mehrsprachigen Layouts (Mahnungsdruck, Zahlungsaviso, Rechnungsdruck). Die Codes inkl. Bezeichnung sind frei definierbar unter Stammdaten => Firmenstamm => Sprachen. Die Zahlungsbedingungen (Nettotage, Skontotage, Skontoprozent) können hier für jedes einzelne Personenkonto erfasst werden. Diese Informationen benötigt das System für die späteren Buchungen im Zusammenhang mit der Bildung von Offenen Posten. Somit ist eine Selektion für Mahnwesen/Zahlungsverkehr möglich, aber auch eine automatische Verbuchung von Skonti. Speziell im Kreditorenstamm wird in der Praxis aufgrund der unterschiedlich vereinbarten Zahlungskonditionen die Hinterlegung auf Personenkontenebene durchgeführt. Diese Zahlungsbedingungen werden während des Buchungsvorganges vorgeschlagen und können bei Bedarf übersteuert werden.

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Reiter Banken

Hier können Sie eine oder mehrere Banken pro Personenkonto erfassen. Die Neuanlage/Löschung erfolgt auch hier kontextbezogen. Für die Erfassung einer Bankverbindung muss zumindest die Bankbezeichnung sowie der Ländercode der Bank eingegeben werden. Sinnvoll im Zusammenhang mit dem automatischen Zahlungsverkehr ist jedoch noch die Angabe von Kontonummer und Bankleitzahl. Das Landeskennzeichen der Bank kann vom Landeskennzeichen des Personenkontos abweichen! (zB. österreichischer Kunde mit Bankkonto in Deutschland)

Reiter Extras

Hier können Sie bereits Kontierungsvorschläge hinterlegen. Speziell im Zusammenhang mit Kreditorenbuchungen ist so eine einfache und schnelle Abwicklung von immer gleich bleibenden Buchungsfällen möglich. (zB. Lieferant Telekom hat als Gegenkonto immer das Telefonaufwandskonto) Auch Kostenrechnungswerte (Kostenstelle/Kostenträger) können bereits vordefiniert werden.

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Zahlungsbedingungen generell Stammdaten => Kontenstamm => Zahlungsbedingungen generell Falls Sie bei Personenkonten keine Zahlungsbedingungen hinterlegt haben, prüft das System als nächste Ebene die hier hinterlegten Zahlungsbedingungen. Somit haben Sie die Möglichkeit einerseits spezielle Konditionen bei Bedarf pro Personenkonto zu hinterlegen und andererseits die generellen Konditionen für alle anderen, ohne spezielle Vereinbarung, hier zu erfassen. Auch die hier eingegebenen Werte dienen jedoch nur als Vorschlag während des Buchungsvorganges und können immer übersteuert werden.

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B U C H E N

Online buchen Buchen => Online buchen Die Maske „Online buchen“ bildet das Herzstück der EuroFib für Windows Finanzbuchhaltung. Hier können Sie alle denkbaren Buchungsvorgänge eingeben und verbuchen. Nach Eingabe/Auswahl der Belegart werden die in den Stammdaten hinterlegten Einstellungen sofort berücksichtigt (zB. Skontofelder aktiviert/deaktiviert) Das Buch(ungs)datum muss nicht zwingend eingegeben werden – belassen Sie das Eingabefeld auf dem Standardvorschlag „00.00.0000“ und geben Sie nur das Belegdatum ein, wird automatisch bei Abschluss der Buchung das Belegdatum als Buchungsdatum verwendet. Sie können somit zB. ein abweichendes Buchungsdatum eingeben, wenn der Beleg am 03.06. ankommt (Belegdatum 03.06.) die Steuer jedoch noch in Periode 5 berücksichtigt werden soll (Buchdatum 31.05.) – dies wird dann auch im Feld Periode angezeigt. Beide Datumsfelder sind noch zu unterscheiden vom Erfassungsdatum (wann wurde der Beleg tatsächlich im System eingegeben) – dies wird von der Applikation automatisch immer anhand des Systemdatums des PCs mitgespeichert. Die (interne) Belegnummer ist max. 8-stellig numerisch und kann bei Bedarf von der Belegart vorgeschlagen werden, die externe Belegnummer kann länger und alphanumerisch eingegeben werden. Die Konteneingabe kann in beliebiger Reihenfolge in den Feldern Konto und Gegenkonto eingegeben werden, wobei die Auswahl Soll und Haben entsprechend korrekt sein sollte. Dies ist auch der Grund für die Vorgabeeinstellung pro Belegart. (ER = Eingabe von Kreditor im Feld Konto, AR = Eingabe von Debitor im Feld Konto) Sie können alle bereits bekannten Suchfunktionen für die Kontensuche verwenden. Rechts neben den Kontenfeldern wird nach Eingabe eines Kontos der aktuelle Saldo angezeigt. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit mittels rechter Maustaste in div. andere Programme (zB. Auswertungen wie Kontoblatt, OP) zu diesem Konto zu springen.

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Die UID-Nr kommt als Vorschlag aus den Stammdaten der Personenkonten, kann bei Bedarf für diese eine Buchung jedoch übertippt werden. Klicken Sie dazu doppelt auf das Feld damit dieses aktiv wird. Die UID-Nr. wird jedoch nur mit der Buchung abgespeichert, wenn Sie auch einen ZM-relevanten Steuercode für diese Buchung verwenden! Der Buchungstext ist frei wählbar und kann mittels Klick auf den Button rechts neben dem Eingabefeld vergrößert werden. Mit der Taste F3 können Sie die zuletzt verwendeten Buchungstexte des eingegebenen Kontos vom Feld Konto einsehen, mittels F4 die letzten Buchungstexte des eingegebenen Kontos vom Feld Gegenkonto. Die Felder für die Fälligkeit (Beginn Valuta, Nettotage, Skonto, …) sind relevant für die Bildung etwaiger Offener Posten (iVm Mahnwesen/Zahlungsverkehr). Der Fremdwährungs-Code kann bei Mischkonten bei Bedarf eingegeben werden – bei reinen Fremdwährungskonten, wo dieser bereits bei den Stammdaten hinterlegt wurde, kann dieser nicht geändert werden und es müssen sowohl Stammwährungs- als auch Fremdwährungsbetrag eingegeben werden. Der Betrag kann je nach darauf folgender Auswahl Brutto oder Netto eingegeben werden. Der Steuerbetrag wird je nach eingegebenem/ausgewähltem Steuercode berechnet. Der berechnete Steuerbetrag kann jedoch auch bei Bedarf übertippt werden (zB. anderer Steuerbetrag auf Beleg aufgrund Rundungsdifferenzen) Jede Buchung (auch Storno/Splitt) wird mittels F10 (Save) wie üblich abgespeichert – ab diesem Zeitpunkt ist die Buchung wirksam verbucht und auf den Konten ersichtlich. Es muss keine extra Freigabe erfolgen. Buchungsabbruch via Taste Escape (Esc). Jeder Benutzer kann seine verbuchten Belege chronologisch unter der Buchungsmaske einsehen.

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Buchungen ansehen, bearbeiten, stornieren, löschen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Buchung, haben Sie diverse Auswahlmöglichkeiten im Kontextmenü. Diese Funktion steht Ihnen zB. auch in den Bildschirmauswertungen (zB. Kontoblatt => Bildschirm) zur Verfügung.

Buchungszeile Hier sehen Sie die Buchung detailliert aufgeschlüsselt – auch die vom System automatisch vorgenommenen Buchungen sind hier ersichtlich (zB. Sammelkonto- bzw. Steuerbuchungen)

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Löschen Buchung

Sie können Buchungen nachträglich wieder löschen. Die Löschfunktion entfernt die Buchung komplett von den Konten und diese ist danach in keiner Auswertung mehr ersichtlich. Um die gesetzlichen Vorschriften (BAO) zu erfüllen, werden diese Löschvorgänge jedoch protokolliert und können bei Bedarf für eine etwaige Finanzprüfung ausgewertet werden. Jeder Benutzer kann nur seine eigenen Buchungen löschen.

Ändern Kontozeilen Mit dieser Funktion können Sie Buchungen nachträglich bearbeiten. Jedoch können nur Daten geändert werden, die keine buchungsrelevanten Informationen betreffen. (zB. Buchungstext, externe Belegnummer, UID-Nummer, jedoch nicht Konten, Beträge, Steuercodes) Sie können Änderungen im Hauptbuch sowie in der Kostenrechnung/OP vornehmen. Zu beachten gilt, welche Zeile Sie im oberen Bereich gewählt haben. Eine detaillierte Anleitung zu diesem Thema finden Sie auf unserer Website.

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Stornoautomatik

Diese Funktion unterstützt Sie bei der Erstellung einer umsatzgerechten Stornobuchung. Die von Ihnen gewählte Buchung wird automatisch als Storno in die Eingabefelder der Online buchen Maske übertragen. Die Buchung wird immer im „Splittbuchungsmodus“ (erkennbar an den blauen Zeilen im unteren Bereich) angezeigt – ein Wechsel zwischen den einzelnen Splittzeilen ist mittels BILD-AUF bzw. BILD-AB Taste möglich. Bei Bedarf können Sie die Vorschläge der Stornoautomatik auch übertippen, wobei die Buchung natürlich an Ende SOLL/HABEN-Gleich sein muss.

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Splittbuchung durchführen

Eine Splittbuchung können Sie für die Bebuchung von mehr als 2 Konten und/oder für die Verwendung mehrerer Steuercodes verwenden. Grundsätzlich erfolgt die Eingabe analog zu einer normalen Buchung, wobei das Gegenkonto leer belassen werden muss!

Der Start in den Splittbuchungsmodus erfolgt via BILD-AB Taste – nun symbolisiert Ihnen das Programm anhand der blauen Zeilen im unteren Bereich, dass Sie sich in einer Splittbuchung befinden.

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Geben Sie nun nach der Reihe die gewünschten Konten inkl. Beträge/Steuercodes und sonstigen Informationen ein. Sie können beliebig viele Splittzeilen mittels BILD-AB Taste eröffnen.

Sie können zwischen den erfassten Splittzeilen entweder mittels BILD-AB bzw. BILD-AUF Taste oder via Mausklick in die entsprechende Zeile hin und her wechseln und Ausbesserungen vornehmen. Erst wenn der fortlaufende Saldo 0,00 anzeigt, ist die Buchung SOLL/HABEN-Gleich und kann gespeichert werden.

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Unterschied Splittbuchung/Kostensplitt

Ein wichtiger Unterschied zu einer „echten“ Splittbuchung ist der Kostensplitt. Dieser kann dann verwendet werden, wenn Sie nur die Kosten splitten möchten und sonst eine normale Gegenbuchung ausreichend wäre. In diesem Fall ist keine Splittbuchung notwendig – Sie können mittels Bearbeiten => Kostensplitt (CTRL+E) ein Zusatzfenster öffnen, wo Sie mehrere Eingabefelder/Zeilen für Kostenstelle/Kostenträger zur weiteren Verwendung erstellen können. Die Splittung der Kosten kann entweder mittels % oder mittels Betrag erfasst werden.

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Belege suchen

Möchten Sie bereits verbuchte Belege im System nach diversen Kriterien suchen, geben Sie im Feld Konto einfach einen Stern (*) bzw. ein Plus (+) ein und drücken Sie Enter. Dies können Sie sowohl im Online buchen direkt oder auch auf anderen Programmmasken, wo das Feld Konto vorhanden ist, durchführen. Damit starten Sie das „Suche Beleg“ Fenster:

Hier können Sie nach interner/externer Belegnummer, einem Buchungstext oder nach einem Bankkonto suchen. Auch eine Betragssuche von/bis ist möglich. Für die Suche nach einem Buchungstext können Sie auch den Platzhalter % verwenden und somit nur nach Teilen des Textes suchen. (zB: %stand% findet Instandhaltung) Zu beachten gilt, in welchem Bereich Sie Ihre Suche starten möchten – entweder in den Offenen Posten, in den erledigten OPs oder im Hauptbuch. Nach Klick auf die Schaltfläche „Start suche“, werden Ihnen die Treffer angezeigt. Diese können Sie mit einem Doppelklick oder Klick auf „Ok“ übernehmen – das betroffene Konto wird in das Feld Konto des vorhergehenden Fensters übernommen. Die Unterscheidung zwischen Stern (*) und Plus (+) dient der beschleunigten Suche. Die *-Suche ermöglicht eine sofortige Suche nach der internen Belegnummer, die +-Suche nach der externen Belegnummer. Beispiel der Eingabe im Feld Konto: *123456 Suche nach interner Belegnummer 123456 +998899 Suche nach externer Belegnummer 998899 Findet das System einen Beleg anhand dieser Eingabe nur einmalig in den OPs, wird der „Suche Beleg“ Bildschirm übersprungen und sofort dieses Konto ausgewählt. Zusätzlich wird im Online buchen auch der Betrag automatisch vorgeschlagen und die OP für die Zuordnung markiert. In der Praxis ist so eine sehr schnelle Buchung von Zahlungen (Bankauszügen) möglich.

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Auszifferungsbildschirm (OP-Zuordnung)

Nutzen Sie im Online buchen eine Belegart, wo die Option „Ausziffern“ aktiviert wurde, folgt nach der Speicherung der Buchung anschließend der Auszifferungsbildschirm. Hier können Sie Ihre Offenen Posten ausgleichen sowie etwaige Zusatzbuchungen wie Skonto oder Kursdifferenzen durch das System veranlassen.

Diese Option muss bei der Belegart aktiviert sein...

…dann erscheint nach Betätigen der F10 (Save) Taste der Auszifferungsbildschirm

Im oberen Bereich sehen Sie Daten Ihrer aktuellen Buchung (Konto, Belegdatum, Belegnummer und Betrag). Im mittleren Bereich werden zeilenweise die Offenen Posten des Kontos dargestellt, wobei im unteren Bereich Details (Zahlungskonditionen, Belegnummern, Buchungstext) zu der aktuell ausgewählten Offenen Post angezeigt werden.

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Beispiel einfache (mehrfache) Zuordnung

Die Zuordnung erfolgt via Doppelklick der linken Maustaste auf die gewünschte OP-Zeile bzw. Funktionstaste F6 (wenn die OP-Zeile markiert ist). Sie können beliebig viele Offene Posten auf diese Weise ausgleichen – im oberen Bereich sehen Sie den zur Verfügung stehenden Betrag in der Zeile „noch aufzuteilen“ Die Spalte „Differenz“ zeigt Ihnen etwaige Differenzen zwischen zugeordnetem Betrag und OP-Betrag – dieser Differenzbetrag bleibt weiterhin in den Offenen Posten ersichtlich. (zB. falls Sie nur eine Teilzahlung zu einer Rechnung erhalten)

Offene Posten vor der Zuordnung:

Auszifferungsbildschirm:

Offene Posten nach der Zuordnung:

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Beispiel nachträgliche Zuordnung (inkl. OP-Auflösung)

Eine nachträgliche Zuordnung von Offenen Posten kann zB. notwendig werden, wenn Sie eine Zahlung vor der Rechnung buchen oder eine falsche Zuordnung aufheben und diese auf eine andere OP zuordnen möchten. In unserem Beispiel lösen wir die zuvor zugeordnete Zahlung von einer Rechnung. Dazu wechseln wir zuerst in die OP-Bildschirmauswertung (Auswertungen => Offene Posten => Bildschirm) und geben das betroffene Konto ein. Zusätzlich müssen wir die Option „mit erledigten“ aktivieren, damit wir nicht nur die noch offenen Posten sehen, sondern auch die Belege, die bereits komplett beglichen wurden. Leere Box => Es werden nur die Offenen Posten angezeigt ausgefüllte Box => Alle Offenen Posten (inkl. 0,00) werden angezeigt Haken => Nur komplett ausgezifferte OP´s werden angezeigt (0,00)

Hier sehen wir nun alle Offenen Posten inkl. der zuvor ausgeglichenen. Die Zuordnungen werden in kursiver Schrift dargestellt. Markieren wir nun eine solche Zuordnung und klicken auf „Bearbeiten => Auflösen“, wird diese Offene Post heraus gelöst. Führen Sie diese Auflösung durch, wenn eine fett markierte (Header-)Zeile markiert ist, werden alle dazugehörigen Zuordnungen auf einmal gelöst.

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Wichtiger Hinweis: Eine OP-Auflösung reagiert nicht auf damit verbundene Skontobuchungen und/oder Kursdifferenzbuchungen. Diese sind bei Bedarf manuell zu korrigieren! Die nachträgliche Zuordnung erfolgt nun wieder über die Online buchen Maske. Folgende Daten müssen zwingend eingegeben werden:

- Belegart (mit aktivierter Option „Ausziffern“) - Belegdatum (nur relevant, falls es zu einer automatischen Buchung kommt) - Belegnummer (nur relevant, falls es zu einer automatischen Buchung kommt) - Konto, wo die Auszifferung erfolgen soll - Gegenkonto (fordert das Programm als Pflichtfeld, wird aber nicht bebucht) - Betrag 0,00

Nach der Speicherung gelangen wir wieder in den Auszifferungsbildschirm. Hier müssen Sie zuerst eine offene Post markieren (zB. die Zahlung) und mittels F5 die „Zuordnung starten“. Jetzt können Sie diese Offene Post wie gewohnt mittels F6 oder Doppelklick auf eine oder mehrere OP´s zuordnen.

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Beispiel Zuordnung mit automatischer Buchung (Skonto)

Wurde eine Offene Post mit Zahlungsbedingungen gebildet (zB. eine ER mit 30 Tagen netto und 14 Tagen 3% Skonto) und innerhalb dieser Skontofrist wird die dazugehörige (verminderte) Zahlung gebucht, erkennt das System automatisch bei Zuordnung den Skontobetrag und stellt diesen in die Spalte „Skonto“. Kommt die Zahlung außerhalb der Skontofrist und das System stellt Ihnen den Skonto nicht automatisch in die entsprechende Spalte, haben Sie natürlich trotzdem die Möglichkeit, den Skonto zu „gewähren“ und automatisch verbuchen zu lassen. Tragen Sie dazu einfach den gewünschten Betrag entweder manuell in der Spalte „Skonto“ ein oder drücken Sie die Funktionstaste F7 – mit dieser Funktionstaste stellt das Programm automatisch den Betrag der Spalte „Differenz“ in die Spalte „Skonto“.

Beispiel: Zahlung innerhalb der Skontofrist

Selbstverständlich wird die automatische Skontoentsteuerung anhand des ursprünglich gebuchten Steuercodes durchgeführt.

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Beispiel Zuordnung mit automatischer Buchung (Kursdifferenz)

Auch Kursdifferenzen werden automatisch durch das Programm gebildet und verbucht. Wurde eine Offene Post mit Fremdwährung gebildet (zB. eine ER mit 140 CHF zu einem Kurs von 1,3) und die dazugehörige Zahlung mit einem anderen Kurs verbucht (zB. BA mit 140 CHF zu einem Kurs von 1,25) wird die Stammwährung mittels Kursdifferenzbuchung ebenfalls ausgeglichen.

Beispiel: Buchung mit Fremdwährungscode

Darauf folgende Zuordnung der Zahlung von CHF 140,- mit dem abweichenden Kurs

Resultat in der OP Fremdwährung

Resultat in der OP Stammwährung

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Buchen der Eröffnungsbilanz (Jahreswechsel) Buchen => EB-Überleitung Der Übertrag der Kontensalden von einem Jahr in das nächste Jahr erfolgt mittels EB-Überleitung. Voraussetzungen:

Es muss eine Belegart vom Typ „Eröffnungsbilanz“ vorhanden sein

Das neue Geschäftsjahr muss angelegt sein

Die Eröffnungsbilanz muss im neuen Geschäftsjahr aufgerufen/gestartet werden Wählen Sie die gewünschte Eröffnungsbilanz-Belegart aus und tragen Sie den gewünschten Buchungstext für die Eröffnungsbuchungen ein. Das Buchungsdatum bzw. Belegdatum ist automatisch immer der erste Tag des neuen Geschäftsjahres. Aktivieren Sie nun die gewünschten Kontentypen (Sachkonten, Debitoren; Kreditoren) – die Überleitung aller 3 Kontentypen ist auch gleichzeitig möglich. Wählen Sie nun die gewünschte Protokollart (Gesamt = alle Buchungen, Fehler = nur fehlerhafte Buchungen) sowie den Verarbeitungsmodus aus (Protokoll = Simulation mit Druck des gewünschte Protokolls, Buchen = echte Durchführung) und starten Sie mittels F11.

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Eine EB-Überleitung ist auch mehrmals möglich und in der Praxis oft auch notwendig. Speziell wenn Sie noch Nachbuchungen (zB. Bilanzumbuchungen) im alten Geschäftsjahr durchführen müssen und sich daher der Kontensaldo entsprechend verändert. Hier haben Sie 2 Möglichkeiten: Variante 1) Sie starten die Eröffnungsbilanz einfach erneut In diesem Fall kontrolliert das System alle bereits gebuchten Eröffnungsbilanzbuchungen und storniert bei etwaigen Saldoänderungen die alte EB-Buchung und bucht den neuen Saldo wieder ein. Variante 2) Sie löschen vorab die alte Eröffnungsbilanz vorab Aktivieren Sie dazu den Haken „EB löschen“ und führen Sie den Löschvorgang mittels F11 durch. Danach entfernen Sie den Haken wieder und starten die Eröffnungsbilanz erneut. In diesem Fall haben Sie immer nur eine aktuelle EB-Buchung auf Ihren Konten. Achtung: Auch etwaige manuelle Buchungen mit der ausgewählten Belegart werden durch das System gelöscht. Für die Offenen Posten ist keine Eröffnungsbilanz notwendig – diese sind jahresunabhängig.

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A U S W E R T U N G E N

Stammlisten wie zB. Kontenplan (Sachkontenstamm) Auswertungen => Sachkontenstamm Sie können diverse Stammlisten Ihrer zuvor angelegten Stammdaten ansehen/drucken und auch exportieren:

Stammdaten (Klient, Belegart, Steuerverweise)

Sachkontenstamm

Debi/Kredistamm In unserem Beispiel möchten wir eine solche Druckauswertung anhand der Stammliste „Sachkontenstamm“ zeigen. Grundsätzlich ist die Eingabemaske „leer“ und Sie können die Auswertung sofort, ohne weitere Einschränkung, starten. Um alle Daten zu erhalten, ist es daher nicht notwendig zB. Konto von 0000 bis 9999 einzugeben! Möchten Sie Einschränkungen und/oder andere Darstellungsformen (zB. Listenart, Sortierung etc.) nutzen, müssen Sie diese natürlich entsprechend eingeben/auswählen.

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Voransicht, Druck, Export von Druckauswertungen

Alle Druckauswertungen, wie zB. die zuvor besprochenen Stammlisten, können mittels Voransicht auf dem Bildschirm aufgerufen werden, auf einem beliebigen installierten Drucker ausgedruckt sowie in diverse Formate (CSV, XLS, PDF etc.…) exportiert werden. Nachdem Sie Ihre Einstellungen (Zeitraum, Selektionskriterien, etc.) auf der Programmmaske getroffen haben, können Sie folgende Funktionen wählen: Voransicht

Klicken Sie auf „Datei => Druckansicht“ (CTRL+A) bzw. klicken Sie das Symbol in der Symbolleiste. Die Auswertung wird als Druckvoransicht auf dem Bildschirm angezeigt.

Mittels linker Maustaste können Sie hinein zoomen, mittels rechter Maustaste können Sie hinaus zoomen. Auch die Blätterfunktionen für das Durchschalten von mehrseitigen Auswertungen können verwendet werden. Ein direkter Druck oder Export aus der Druckvoransicht ist ebenfalls möglich.

Mit „Datei => Selektion“ bzw. Klick auf das Symbol in der Symbolleiste haben Sie die Möglichkeit, die Druckvoransicht weiter zu filtern. Jedoch wird für diese Filterfunktionen gewisses Basiswissen (Tabellenstruktur, Syntax ähnlich SQL) vorausgesetzt. Druck

Klicken Sie auf „Datei => Druck“ (CTRL+P) bzw. klicken Sie das Symbol in der Symbolleiste. Wichtiger Unterschied dabei ist, das bei Druck via Druckersymbol der Standarddrucker des Betriebssystems verwendet wird, bei Druck via Menü oder Tastenkürzel können Sie den gewünschten Drucker noch vor dem Druck auswählen.

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Export

Klicken Sie auf das Symbol in der Symbolleiste. Wählen Sie in dem darauf folgenden Fenster das gewünschte Exportformat (CSV, XLS, PDF etc...) aus und klicken Sie auf „Speichern unter“.

Wählen Sie nun den gewünschten Speicherort aus, geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie auf „Speichern“.

Der korrekte Pfad + Dateiname wird automatisch eingefügt. Bestätigen Sie Ihre Eingabe nun mit OK, wird der Export der Auswertung gestartet. Bei Bedarf können Sie die exportierte Datei auch sofort via E-Mail versenden. Aktivieren Sie dazu einfach den Haken „Email“ und tragen Sie die gewünschte Adresse ein. (Voraussetzung: Vorinstalliertes MS Outlook)

Hinweis: Für den Export auf PDF benötigen Sie einen speziellen PDF-Drucker! Für die Installation/Einrichtung gibt es eine separate Anleitung.

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Saldenliste (Unterschied Bildschirm/Druck) Auswertungen => Saldenliste => Bildschirm/Druck Die Auswertung „Saldenliste“ wird (wie zB. auch Kontoblatt oder Offene Posten) als Bildschirmauswertung und als Druckauswertung angeboten. Die Bildschirmauswertungen sollte man wählen, wenn man „schnell“ etwas überprüfen/ansehen und/oder Daten bearbeiten möchte. So können Sie beispielsweise oft mittels rechter Maustaste ein Kontextmenü öffnen und die angebotenen Funktionen nutzen. Oft ist auch die Auswertung auf ein einziges Konto beschränkt! (Kontoblatt, OP) Die Druckauswertungen sollte man wählen, wenn man Listen im druckbaren (A4 quer) Format mit vielen Informationen benötigt und/oder diese Daten exportieren möchte. Hier sind die Auswertungen auch immer über mehrere Konten (Kontoblatt, OP) möglich. Maske: Saldenliste – Bildschirm Maske: Saldenliste – Druck

Ergebnis: Auswertung - Bildschirm Ergebnis: Auswertung - Druck

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Umrechnung von Druckauswertungen in eine Fremdwährung

Sie haben auch die Möglichkeit, alle Druckauswertungen (wie zB. Saldenliste) mit einem Stichtagskurs in eine beliebige Fremdwährung umrechnen zu lassen. Rufen Sie dazu einfach das Druckfenster (Datei => Druck) auf und wählen Sie im Feld „Beträge in“ die gewünschte Fremdwährung (zB. USD) aus. In dem darauf folgenden Auswahlfenster, können Sie den gewünschten Stichtagskurs für die Umrechnung auswählen. Hinweis: Sie können nur Währungen/Kurse auswählen, die bereits in den dafür vorgesehenen Programmen (Währungscodes, Währungskurse) erfasst wurden.

Nun wird Ihre Auswertung auf dem ausgewählten Drucker in der entsprechenden Währung gedruckt. Sie erkennen eine solche umgerechnete Auswertung daran, dass im unteren rechten Eck die Währung/Kurs angezeigt wird.

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Weitere Auswertungen – Kontoblatt, Offene Posten, usw. In EuroFib für Windows gibt es zahlreiche weitere Auswertungen die alle ähnlich zu bedienen sind. Die wichtigsten möchten wir hier kurz vorstellen:

Kontoblatt Auswertungen => Kontoblatt => Bildschirm/Druck Hier können Sie Abfragen auf Ihre Kontoblätter durchführen. Eine Auswertung über mehrere Jahre ist mittels Einschränkung des Buchungsdatums möglich, wobei die Eröffnungsbilanzbuchungen nicht automatisch gefiltert werden. (zB. 01.01.2000 – 31.12.2020)

Offene Posten Auswertungen => Offene Posten => Bildschirm/Druck Mit dieser Auswertung können Sie Ihre offenen Posten auswerten. Die Auswertung „mit erledigten“ OPs ist ebenfalls möglich: Leere Box => Es werden nur die Offenen Posten angezeigt ausgefüllte Box => Alle Offenen Posten (inkl. 0,00) werden angezeigt Haken => Nur komplett ausgezifferte OP´s werden angezeigt (0,00) Auf der Bildschirmauswertung ist die „Auflösung“ von zugeordneten OPs mittels „Bearbeiten => Auflösen“ möglich. Selbstverständlich ist eine stichtagsbezogene OP-Auswertung jederzeit möglich.

Journal Auswertungen => Journal => Druck Hier können Sie unterschiedliche Buchungsjournale drucken:

o Eingabejournal Einschränkung auf den Benutzer inkl. Zeitraum

o Kreisjournal Einschränkung auf den Nummernkreis inkl. Zeitraum

o Gesamtjournal

Alle Buchungen über einen bestimmten Zeitraum.

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Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) Auswertungen => UVA-Verprobung => Standard Hier können Sie die Daten für die Umsatzsteuervoranmeldung auswerten. Wählen Sie im oberen Bereich das Finanzamt aus (beachten Sie dabei, dass jeder Steuerschlüssel nur einem Finanzamt zugeordnet sein kann) und wählen Sie den gewünschten Auswertungszeitraum (Tag, Monat, Quartal oder Jahr) ein. Im mittleren Bereich bestimmen Sie die Druckarten – dh. hier können Sie die entsprechenden Auswertungen nacheinander für den zuvor ausgewählten Zeitraum starten. Setzen Sie dazu einfach den Haken bei der gewünschten Auswertung und klicken Sie auf Voransicht/Drucken. Neben diversen Kontrolllisten ist in der Praxis speziell das Summenblatt eine häufig genutzte Auswertung. Das Summenblatt zeigt Ihnen die Summen aller Buchungen der jeweiligen Steuercodes inkl. UVA-Formularzuordnung. Die Gruppierung erfolgt aufgrund Ihrer Eingabe im Feld „S UVA“ bei den Steuerkonten-Stammdaten. Das Summenblatt und die darauf dargestellten Werte können zB. für die manuelle Befüllung von UVA-Formulardaten verwendet werden.

Beispiel Summenblatt:

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Um das UVA-Formular fertig ausgefüllt zu drucken, setzen Sie den Haken einfach bei „Formular“. Die korrekte Zuordnung der einzelnen Kennzahlen erfolgt aufgrund Ihres Eintrages in den Steuerkonten-Stammdaten. Außerdem wird die jeweils in den Finanzamts-Stammdaten ausgewählte Version des UVA-Formulares (zB. aus dem Jahr 2010) gedruckt. Hinweis: Die Korrektheit der Definition (KZ-Zuordnung) sowie die Auswahl der aktuell gültigen UVA-Formular Version liegt in der Verantwortung des Benutzers! Als technische Voraussetzung muss die „Crystal Reports Runtime“ auf Ihrem Client-PC installiert sein.

Beispiel Formular:

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Möchten Sie die UVA im XML-Format exportieren und online an das Finanzamt (via FinanzOnline-Portal) übermitteln, müssen Sie zusätzlich zu „Formular“ auch den Haken „FA-Online“ setzen. Nun wird das Eingabefeld rechts daneben aktiv und Sie können den gewünschten Speicherort (Pfad + Dateiname) eintragen. Der Export erfolgt im Zuge des Formulardruckes.

Speicherort für Dateien (Import/Export) auswählen

Klicken Sie auf „Datei => Öffnen“ (CTRL+O) bzw. klicken Sie das Symbol in der Symbolleiste um Pfade inkl. Dateinamen nicht komplett tippen zu müssen, sondern bequem auswählen zu können. Diese Funktion steht Ihnen immer dann zur Verfügung, wenn Sie mit dem Mauszeiger in einem solchen Import/Export Feld stehen.

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Zusammenfassende Meldung (ZM) Auswertungen => Zusammenfassende Meldung => Detailnachweis Der Detailnachweis zeigt Ihnen eine Zusammenfassung aller relevanten Buchungen für die Zusammenfassende Meldung. Voraussetzungen für die Berücksichtigung von Buchungen in diesen Auswertungen:

Die Buchung muss mit einem ZM-relevanten Steuercode gebucht sein

Eine UID-Nummer muss bei der Buchung abgespeichert sein Um die Auswertung zu starten, wählen Sie das Finanzamt aus und geben Sie den gewünschten Auswertungszeitraum ein (Monatsbereich oder Quartal). Starten Sie danach die Druckauswertung wie gewohnt.

Beispiel Detailnachweis:

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Auswertungen => Zusammenfassende Meldung => Export Auch für die ZM können Sie einen XML-File exportieren und online an das Finanzamt (via FinanzOnline-Portal) übermitteln. Wählen Sie dazu das gewünschte Finanzamt aus und tragen Sie den gewünschten Auswertungszeitraum ein. Tragen Sie im Eingabefeld Dateiname den gewünschten Speicherort (Pfad + Dateiname) ein und starten Sie den Export mittels F11 (Execute).

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Buchungen mit einer UID-Nummern (nachträglich) versorgen

Damit Ihre Buchungen in der ZM berücksichtigt werden, müssen diese mit einer UID-Nummer versorgt sein: Hinweis: Damit die UID-Nummer korrekt abgespeichert werden kann, muss die Buchung einen ZM-relevanten Steuercode beinhalten! (zB. Steuerart „Zusammenf. Normal“)

Direkte Eingabe im Online buchen Die UID-Nummer kann während des Buchungsvorganges eingegeben werden bzw. der Vorschlag aus den Stammdaten der Personenkonten kann überarbeitet weren. Klicken Sie dazu einfach doppelt auf das Feld „UID-Nr“ damit dieses aktiv wird.

Nachträgliche manuelle Eingabe via „Ändern Kontozeilen“ Sollte eine Buchung keine UID-Nummer beinhalten, können Sie diese manuell zB. am Kontoblatt => Bildschirm nachtragen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Buchung und wählen Sie „Ändern Kontozeilen“. Markieren Sie nun im oberen Bereich die Buchung im Sachkontenbereich (inkl. Steuercode) und tragen Sie die UID-Nummer ein.

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Nachträgliche automatisierte Änderung Sie können auch das System automatisch eine Änderung über mehrere Buchungen vornehmen lassen. Tragen Sie dazu einfach die korrekte UID-Nummer im Personenstamm ein und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld. Wählen Sie nun „Ändern UID-Nummer“.

Das System prüft nun alle Buchungen dieses Personenkontos auf abweichende (oder nicht vorhandene) UID-Nummern. Möchten Sie die UID-Nummer für die Buchungen dieser Periode automatisch anpassen lassen, aktivieren Sie die gewünschte Periode mittels Klick auf das rote X und klicken Sie auf „Ändern“.

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UID-Nummern Prüfung (Stufe 1 + Stufe 2)

Im Personenstamm haben Sie auch die Möglichkeit die eingetragene UID-Nummer online zu überprüfen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Feld „UID-Nummer“ und wählen Sie „Bestätigen UID-Nummer Stufe 1“ bzw. „Bestätigen UID-Nummer Stufe 2“.

Voraussetzung: Sie müssen in Ihrem Finanzamt die korrekten Daten eines Webusers erfasst haben. Eine detaillierte Anleitung zu diesem Thema finden Sie auf unserer Website.