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PUBLIS Public Info Service AG die Organisation von Gemeinden für Gemeinden

Der Weg zur digitalen Geschäftsverwaltung der Gemeinde Densbüren info society days vom 6. März 2013 in Bern Ralf Pfaff, Leiter Finanzen, Gemeinde Densbüren (RP) Beat Neuenschwander, Projektleiter, Publis (BN)

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Agenda

1. Portrait der Gemeinde Densbüren (RP)

2. Ausgangslage (RP)

3. Projekt-Fragestellungen (RP)

4. IST-Aufnahme und Interviews (BN)

5. Verbesserungspotential (BN)

6. Organisatorische und technische Massnahmen (BN)

7. Projektübersicht (RP)

8. Abschluss und Fragen (alle)

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Portrait der Gemeinde Densbüren

- Aargauer Gemeinde mit 700 Einwohner

- 4 hauptamtliche Angestellte - 1 Gemeindeschreiber - 1 Leiter Finanzen - 1 Bauamt/Forst - 1 Wasserversorgung/Liegenschaften

- 5 nebenamtliche Gemeinderatsmitglieder

- Kein Parlament (Einwohnergemeindeversammlung)

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Ausgangslage

- Aus GR-Entscheiden werden direkt keine Aufgaben und Pendenzen generiert - Aufgaben- und Pendenzenkontrolle für Gemeinderat und Verwaltung fehlt. Es gehen Arbeiten vergessen oder werden nur mit grosser zeitlicher Verzögerung erledigt Finanzielle Auswirkungen möglich

- Gemeinderat reagiert mehr als agiert - Gemeinderäte werden zu spät in Entscheidfindungsprozess eingebunden

- Arbeitsabläufe sind nicht dokumentiert und können nur erschwert nachvollzogen werden

- Das Archiv ist auf dem Registraturplan von 1954 aufgebaut, dieser ist nicht mehr zeitgemäss

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Projekt-Fragestellungen

Ist der Einsatz einer GEVER-Lösung grundsätzlich sinnvoll? - Ist die heutige Organisationsform zweckmässig? Können die

vorliegenden Prozesse übernommen werden oder müssen die Prozesse angepasst werden? Mit welchem Aufwand?

- Welche Massnahmen sind organisatorisch zu treffen, damit die Einführung eines GEVER-Systems zum Erfolg werden kann?

- Welche personellen Massnahmen sind notwendig, um eine erfolgreiche Einführung des GEVER-Systems in Aussicht stellen zu können?

- Welches Einsparpotential und welche Verbesserungspotentiale ergibt sich für die Verwaltung daraus und bis wann sind die Kosten amortisiert?

- Welche Investitionen und Kosten müssen in welchem Zeitrahmen vorgesehen werden?

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IST-Aufnahme und Interviews

- Technische Bestandesaufnahme durch Verwaltung

- Organisatorische Bestandesaufnahme durch Verwaltung

- Interviewpartner aus Verwaltung und Politik

Sinn und Zweck

- Kompetenzen erkennen

- IST-Arbeitsabläufe erkennen

- Beziehungen der verschiedenen Beteiligten erkennen

- Elektronische Hilfsmittel sind bekannt (Rahmen)

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Vereinfachte Darstellung der Beziehungen und Prozesse innerhalb der Verwaltung

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Verbesserungspotential allgemein

- Termin- und Pendenzenkontrolle; Vereinheitlichen der Inhalte und Übersicht schaffen

- Prozesse nachvollziehbar machen

- Gemeinderats- und Kommissions-Geschäfte; Prozesse vereinfachen, Ressortchefs in Entscheidfindungsprozess zeitgerecht einbinden

- Prozesse in neuem System abbilden

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Verbesserungspotential Verwaltung

− Informationsfluss nach innen und aussen

− Verbesserung Wissenstransfer

− Geschäftsorganisation Gemeinderat

− Aus GR-Entscheide sind Aufträge zu generieren, Termine zu verwalten und Informationen weiter zu geben

− Protokollauszüge für GR elektronisch zur Verfügung stellen

− Einbindung der Sachabteilungen vorzeitig in Entscheidungsprozesse GR (Gemeinderat)

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Ziel: Abteilungsübergreifender Prozess- und Datenaustausch

Gemeindekanzlei

GeSoft EWK GIS

Finanzverwaltung

GeSoft Finanzen

STAG Steuern

Bauamt Brunnenmeister

Diverse

Externer Bauberater

Diverse

Schule

Diverse

Abteilungsübergreifender Prozess- und Datenaustausch

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Organisatorische Massnahmen

- Neuregelung der Kompetenzen zwischen Gemeinderat und Verwaltung

- Registraturplan erneuern

- Internes Kontroll-System (IKS) aufbauen

- Einheitliche Dokumentation der Prozesse

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Technische Massnahmen

- Bereitstellen einer GEVER-Lösung mittels Submissionsverfahren

- Bedarfsgerechte Anpassung der elektronischen Hilfsmittel

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Projekt-Verlauf

- Phase 1: Vorabklärungen Einsatz GEVER-System - Phase 2: Erarbeiten GEVER-Grobkonzept, Prozessmodellierung,

Kompetenzregelung - Phase 3: Evaluationsprozess GEVER-System - Phase 4: Umsetzungsphase und Einführung GEVER - Phase 5: Produktivbetrieb

Q2 2011 Q1 2011

1 5

Q1 2013

2 3 4

Q3 2011 Q4 2011 Q1 2012 Q2 2012 Q3 2012 Q4 2012 Q3 2012

Kompetenzregelung Prozessmodellierung

Registraturplan

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Neue Lösung heute

Seit 1. Januar 2012

- Zuständigkeiten und Kompetenzen sind geregelt

- Neuer Registraturplan im Einsatz

Seit 1. Januar 2013

- GEVER produktiv

- Alle eingehenden Geschäfte werden elektronisch abgewickelt

- Alle neuen Pendenzen sind vollumfänglich erfasst und terminiert

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Abschluss und Fragen

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