TeleOffice管理者クイックガイド

シャープマーケティングジャパン株式会社2017年10月

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1. はじめに

2. TeleOfficeテナントが開通したら① ようこそメール② Admin Consoleへのログイン③ ユーザガイドのダウンロード

3. 利用状況の管理① 利用状況を確認する② 会議の予約・開催状況を確認する③ イベントログを参照する

4. ユーザの管理① ユーザの新規登録② ユーザ情報の編集③ ユーザ一覧④ パスワードのリセット⑤ ユーザの無効化

5. 端末の管理① 端末登録の概要② 端末登録の種類③ 端末登録コードの発行④ 共有端末登録コードの発行⑤ 端末登録数の管理⑥ 端末のロック⑦ 不要な端末登録の削除

※本資料はTeleOfficeｖ3.7環境のご利用を前提とした、管理者向けのクイックガイドとなっております。詳細な操作方法については、別紙アドミンコンソールユーザガイドをご参照ください。

目 次

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はじめに1

この度はTeleOfficeサービスをご契約頂きまして、誠にありがとうございます。

TeleOfficeでは、ご契約テナント毎に必ず1名以上のユーザ管理者を設定して頂いており、以下の作業をお願いしております。

ユーザIDの管理

端末登録の管理

利用状況の管理（同時接続数・ディスク容量等）

本資料では、管理者の方が行って頂く管理作業について、簡単な解説を行っております。

管理者の方はまず本資料をご一読頂き、テナント開通から運用開始までに行って頂く内容についてご理解頂ければ幸いです。

詳細な内容については、別紙アドミンコンソールユーザガイドを参照ください。

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TeleOfficeテナントが開通したら2

テナントが開通すると、ユーザ管理者にユーザIDの登録通知が届きます。

この通知に記載されているサーバ名とID・パスワードを使ってTeleOfficeにログインをすることが出来ます。

TeleOffice へようこそ！

○○さん、

TeleOfficeにあなたの新規ユーザが登録されました。下にTeleOfficeへのアクセス方法がありますので参照してTeleOfficeをご利用ください。

はじめに：1. ○○○○.to.ideep.com にウェブブラウザでアクセスして、

（中略）

2. あなたのユーザとパスワードを使用してTeleOffice Desktopにログインしてください。－サーバ名： ○○○○.to.ideep.com－ユーザID：sampleuser－パスワード：○○○○○○○○

3. ガイドに従って初期パスワードを変更してください

（後略）

①ようこそメール

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TeleOfficeテナントが開通したら2

ブラウザで、ようこそメールに書かれていたサーバのURLを開きます。

https://○○○○.to.ideep.com/

管理者の方は、ダウンロード用バナーの下にあるアドミンコンソールへのリンクをクリックし、Adminコンソールのページを開いてください。

②Admin Consoleへのログイン

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Adminコンソールのログイン画面が表示されますので、ようこそメールに書かれていたユーザIDとパスワードを入力して、「ログイン」をクリックしてください。

②Admin Consoleへのログイン（つづき）

TeleOfficeテナントが開通したら

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端末登録方式が自動登録以外の設定の場合、端末の登録コードを求められます。

集中管理方式であれば、ようこそメールと同じタイミングで登録コードが別のメールで送付されていますので、「登録コードを持っている」をクリックして、その登録コードを入力してください。※集中管理方式の場合は、最初に必ずAdminConsoleにログインしてください。

セルフ方式であれば、「登録コードをE-mailで受け取る」をクリックすることで、ご自身のメールアドレスに登録コードが送られてきますので、その登録コードを入力して下さい。

②Admin Consoleへのログイン（つづき）

TeleOfficeテナントが開通したら

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端末登録が完了すると、パスワードの変更画面が表示されます。

メールで通知された初期パスワードを「旧パスワード」に入力し、新たに設定するパスワードを新規パスワードとパスワード再入力欄に入力してください。

この後、再度ログイン画面が表示されるので、新しく設定したパスワードでログインを行ってください。

TeleOfficeテナントが開通したら

②Admin Consoleへのログイン（つづき）

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Adminコンソールでは、最新版のユーザーガイド、アドミンコンソールユーザガイド等をダウンロードすることが出来ます。

画面右上にあるログインユーザ名をクリックすると、プルダウンメニューが表示されますので、その中にあるユーザガイドをクリックしてください。

各種ガイドのダウンロード画面が表示されます。

③ユーザガイドのダウンロード

TeleOfficeテナントが開通したら

てすと０００

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ルーム制をご契約頂いている場合は、ダッシュボード画面で、同時接続数・ディスク容量、端末登録数の現在の利用状況を確認することが出来ます。

利用可能な端末登録数・ディスク容量はご契約によって決まりますので、残りが少なくなって来た場合は、不要な端末やデータの削除、またはご契約の追加をご検討下さい。

※ルーム制以外のご契約の場合には上記情報は表示されません。

①利用状況の確認（ダッシュボード）

利用状況の管理

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ダッシュボードの会議一覧では、現在開催されている会議、または予約されている（登録されている）会議の一覧を参照することが出来ます。

※ルーム制をご契約の場合、会議への接続数（実際にTeleOfficeで会議に参加している端末数）の合計が最大同時接続数を超えると、それ以上端末から会議に参加することが出来なくなります。

TeleOfficeでは同時接続数の予約管理を行う機能はありませんので、必要があれば、別途グループウェア等で予約管理を行ってください。

また、会議予定時刻はあくまで目安であるため、開始予定時刻より早く会議を開始したり、終了予定時刻を超えて会議を継続することが出来ます。※開始より10時間で一旦会議は終了します。

②会議の予約・開催状況の確認（ダッシュボード）

利用状況の管理

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③イベントログを参照する

ユーザのログイン、会議参加、資料アップロード、閲覧等の履歴をイベントログとして記録しています。

利用状況はイベントログから調べることが出来ます。

イベントログの利用状況は「レポート日付範囲指定」から遡って閲覧可能ですが、３１日を超える期間のデータは出力することが出来ません。※３１日を超える場合は、３１日ごとに区切って出力してください。

3 利用状況の管理

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④イベントログ詳細

3 利用状況の管理

項目名 日本語 備考 全イベント 全て Configuration Update 設定変更 テナント上の設定値が変更された場合(管理用） Login Failed ログイン失敗 Login Successful ログイン成功 Join Meeting 会議参加 Logout ログアウト Login Failed (Device Locked) ログイン失敗（端末ロック） ロックされた端末からログインして失敗した場合 Start Meeting 会議開始 Ending of Meeting 会議終了 IDの記載がない場合は、全員が退出して会議が自動終了した場合 Leave Meeting 会議退出 Meeting Deleted 会議削除 Duration End Meeting 制限時間経過による会議終了 最初の参加者が会議参加してから10時間で会議が終了します。 Device Registration 端末登録 Create Meeting 会議作成 Edit Meeting 会議編集 File Download ファイルダウンロード File Upload ファイルアップロード File Delete ファイル削除 File Copy ファイルコピー File Preview ファイル閲覧 File Guest Upload ゲストからのファイルアップロードAPI Access Key Created － お客様のテナントでは対象外API Access Key Reset － お客様のテナントでは対象外API Access Key Deleted － お客様のテナントでは対象外 User Creation ユーザー作成 User Update ユーザー情報編集 User Activation ユーザー有効化 User Deactivation ユーザー無効化 User Password Change ユーザーパスワード変更Vidyo User Created － ビデオ会議内部動作ログVidyo User Deleted － ビデオ会議内部動作ログ Video Conference Join ビデオ会議参加

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4TeleOfficeにログインするためには、ユーザIDが必要となります。

ユーザタブを開き、「新規」ボタンを押すとユーザ作成画面が開くので、ユーザ名（ログインID）・メールアドレス・姓・名・言語等を入力し

作成ボタンを押すとユーザが登録されます。

ユーザ登録をすると、そのユーザのメールアドレスに初期パスワードを含む「ようこそメール」が送信されます。

①ユーザの新規登録

ユーザの管理

ルーム制の場合、ユーザ毎に利用できるディスク容量と端末登録数の上限値を設定することも可能です。※初期値は-1（制限なし）

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ユーザには管理者ユーザ、通常ユーザ、制限ユーザの３タイプがあります。

初期値は通常ユーザですが、他のユーザタイプを指定する場合は、ユーザ登録画面で、AdminPermissionタブをクリックして、種別を選択してください。

①ユーザの新規登録（つづき）

ユーザの管理

管理者ユーザー○ 会議作成○ 会議参加○ ダウンロード○ 管理者機能

通常ユーザー○ 会議作成○ 会議参加○ ダウンロード× 管理者機能

制限ユーザー× 会議作成○ 会議参加○ ダウンロード× 管理者機能

管理者ユーザは、ユーザIDや端末登録の管理を行うことが出来るユーザです。

必ず1名以上設定して下さい。

制限ユーザは、会議参加のみのユーザです。

会議の作成とユーザ検索を行うことが出来ません。

（通常ユーザ）

（制限ユーザ）

（管理者ユーザ）

（※設定不可）

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ユーザタブでは、ユーザアカウントの登録数とユーザ情報の一覧を参照することが出来ます（ルーム制のご契約の場合は、各ユーザ毎のディスク使用量、端末登録数も確認することが可能です）。

チェックを入れたユーザに対して、有効化／無効化、パスワード再設定メールの送信、端末登録コードの発行も可能です。

②ユーザ一覧

ユーザの管理

てすと０００ 01234＠ideep.com

56789＠ideep.com

101112＠ideep.com

131415＠ideep.com

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ユーザ一覧で対象のユーザをクリックすると、ユーザ情報の編集画面が開きます。パスワード以外の情報をこの画面から編集することが出来ます。

③ユーザ情報の編集

ユーザの管理

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アドミンコンソールからパスワードのリセットを行う方法は２つあります。

１）パスワード再設定メールユーザ一覧から対象のユーザにチェックを入れて「パスワード再設定メール送信」をクリックすると、そのユーザにパスワード再設定メールが送信されます。ユーザは受信したメールのリンクをクリックすることでパスワードを再設定することが出来ます。※メールを送信した時点ではパスワードはリセットされません。

２）ユーザの無効化→有効化を行う対象ユーザを一度無効化し、再度有効化を行うとパスワードが初期化されます。この時アドミンコンソールの画面には初期パスワードが表示されます（ユーザにもメールで通知されます）。その後、初期パスワードでログインすると、パスワードの設定を要求されるので、新しいパスワードを設定してください。

④パスワードのリセット

ユーザの管理

てすと０００ 01234＠ideep.com

56789＠ideep.com

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TeleOfficeでは一度発行したユーザIDは削除をすることが出来ません。不要となったIDは無効化を行ってください。（無効化されたユーザはユーザアカウント登録数にカウントされません）

また一度無効化したユーザを再度有効化することも出来ます。その場合以前に利用していた際の会議資料等のデータはそのまま残っています。

⑤ユーザの無効化／有効化

ユーザの管理

このスイッチをクリックすることで、有効／無効を切り替えることが出来ます。無効化したユーザを再度有効化した場合、パスワードは初期化されます。

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TeleOfficeにログインを行う際には、ユーザID、パスワードによる認証に加えて、端末登録が必要になります。

これは、各ユーザID毎に利用する端末を登録することで、ID・パスワードの漏えい等による不正なアクセスを防ぐものです。

①端末登録の概要

端末登録の管理

自分のID・パスワード

不正に入手したID/PW 登録されて

いない端末

登録された端末

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端末登録コードの発行方法は、設定された管理方式によって異なります。

②端末登録の種類

端末登録の管理

①集中管理方式

セキュリティ：最高

管理者が登録コードを発行する方式です。発行したコードはメールでユーザに通知されます。

②セルフ登録方式

セキュリティ：高

※デフォルト値

各ユーザが登録コードを発行する方式です。ユーザが発行のボタンをクリックすると、自動的に生成された登録コードがメールで通知されます。

③自動登録方式

セキュリティ：中

※ルーム制不可

登録コードによる端末登録を行わない方式です。ログイン時にシステムが自動的に端末を登録し、ユーザのメールアドレスにその旨を通知します。

管理者が登録コードを発行

管理者が登録コードを発行

不可

管理者が登録コードを発行

ユーザが各自で登録コードを発行（管理者による発行も可）

初回ログイン時に自動的に登録

共有端末登録 個人端末登録

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5③端末登録コードの発行（集中管理方式）

端末登録の管理

XXXXXXXX＠

メールで端末登録コードが自動送信

登録コード入力画面

1) 管理者の方がアドミンコンソールのユーザタブから、対象ユーザの端末登録コードを発行します。

2) 端末登録コードを発行したユーザのメールアドレスへ、システムから自動的に端末登録コードがメールで送信されます。

3) ユーザがその端末から初めてログインしようとすると、端末登録画面が表示されるので、通知された端末登録コードを入力します。

4) 登録後は、ログインＩＤとパスワードの入力のみで利用可能となります

「登録コードを持っている」をクリック

登録コードを入力管理者

利用者

※発行した登録コードの有効期限は発行後30日間です。

てすと０００ 01234＠ideep.com

56789＠ideep.com

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5③端末登録コードの発行（セルフ登録方式）

端末登録の管理

1) その端末からの初回ログイン時に端末登録画面が表示されるので、「登録コードをE-mailで受け取る」をクリックします。

2)システムから端末登録コードがユーザのメールアドレスに送信されます。

3) メールを受信したら、メールに記載された登録コードを端末登録画面に入力します。

4) 登録後は、ログインＩＤとパスワードの入力のみで利用可能となります

＠

メールで端末登録コードが自動送信

「登録コードをE-Mailで受け取る」をクリック

利用者

XXXXXXXX

登録コード入力画面

登録コードを入力

利用者

※発行した登録コードの有効期限は発行後24時間です。

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5③端末登録コードの発行（自動登録方式）

端末登録の管理

1) ユーザがその端末から初めて利用すると、自動的にシステムに端末が登録されます（ユーザー側で特別な操作はありません）。

2) 登録されているユーザのメールアドレスに、新しい端末からログインがあった旨を通知するメールが送信されます。

3) 届いたメール通知内容が自分自身の操作でない場合は、速やかに管理者またはコールセンターに連絡をしてください。

＠

○○様、

このテレオフィスユーザは20XX年XX月XX日 のXX:XX AM(UTC)に新規の端末から使用されました。場所：Japan(XXX.XXX.XXX.XXX)

この利用が貴方自身のものである場合このメールは無視して下さい。

もしあなた自身でない場合は直ぐに管理者またはiDeepサポートセンターに連絡してください。ユーザアカウントが不正使用された可能性があります。

端末登録の通知メールが自動送信

初回ログイン時に自動的に端末登録

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集中管理方式・セルフ方式では、管理者は共有端末登録コードを発行することが出来ます。

これは会議室のBIGPADなど、複数のユーザが利用する可能性のある共用端末用の登録コードです。

このコードを使って一度端末登録を行えば、他のユーザIDでログインした場合でも端末登録コードを要求されることはありません。

端末タブで、「共有端末用コード生成」をクリックして発行件数を入力すると画面に登録コードの一覧が表示されるので、それを使用してください。

※共用端末登録コードの有効期限は発行後30日間です。

④共有端末登録コードの発行（集中管理方式・セルフ方式）

端末登録の管理

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端末タブでは、テナント内の登録端末数とその一覧を参照することが出来ます。

ルーム制の場合、ご契約によって端末登録数の上限が設定されており、この上限を超えて端末を登録することは出来ません。

端末登録はユーザ単位で行われますが、テナント内の端末登録数はユーザと関係なく、ユニークな端末数の合計となります。

またアドミンコンソール利用時の端末登録は、端末数にカウントされません。

※テナント内端末登録数の上限は契約によって異なります。

⑤端末登録数の管理

端末登録の管理

端末登録数の合計と上限値、残数が表示されます

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端末の盗難や紛失、あるいは心当たりのない端末からの不正なアクセスがあった場合、端末のロックを行うことでその端末からのアクセスをブロックすることが出来ます。

端末リストから対象となる端末の端末登録を検索して頂き、対象となる端末登録のデータにチェックを入れて、「ロック」を行ってください。

ロックされた端末は「ロック解除」を行うことで、再度アクセス可能とすることが出来ます。

※端末登録のロックと削除は異なります。削除した場合は再度端末登録が可能です。

⑥端末のロック

端末登録の管理

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端末の廃棄や利用者の変更などで、今後その端末からTeleOfficeを利用することが無い場合、端末登録の削除を行うことが出来ます。

ルーム制の場合には、端末登録数の合計に上限がありますので、不要な登録は削除していただくことをおすすめします。

削除した端末登録は、再度登録頂くことが可能です。

⑦不要な端末登録の削除

端末登録の管理

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コールセンターお問い合わせ先

【TeleOffice コールセンター】

TEL: 0120-177-160

（携帯・PHSからの場合：03-6302-8992）

e-mail: teleoffice@ideep.com

対応時間：月曜日から金曜日 8:00～18:00

（祝日、年末年始、弊社の定める休日を除きます。）