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5 Koordination

5.1 Koordinierte Kommunikation

5.2 Sitzungsunterstützung

5.3 Workflow

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5.1 Koordinierte KommunikationWas ist eine moderierte Besprechung

Gruppen treffen Entscheidungen oder werden an Entscheidungen

beteiligt.

Typische Ziele:

- Informationsaustausch

- Entscheidungsvorbereitung

- Problemlösung

FORM

Besprechung am runden Tisch

Besprechung im Halbkreis

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Aufgaben bei der Moderation von Kommunikation

Abfolge der Kommunikationsbeiträge steuern

• Brainstorming unterstützen

• Strukturierung der Kommunikationsinhalte und Entscheidungsfindung unterstützen

• Entwicklung der Kommunikation nachvollziehbar machen

• ...

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Phasen der Moderation

EINLADEN

• Einsteigen

• Themen sammeln

• Themen auswählen

• Themen bearbeiten

• Maßnahmen planen

• Abschließen Feedback

NACHBEREITEN

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Brainstorming I

Ziel:

Möglichst viele Ideen sammeln, Ideen dürfen nicht zensiert werden

Methoden:

Sammlung mit Karten:

- Jeder notiert seine Ideen auf Karten,- Nach vorgegebenem Zeitraum präsentiert jeder Teilnehmer seine

Karten

- Karten werden sichtbar aufgehängt

- eventuell neue Runde

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Brainstorming II

Vorschläge auf Zuruf:

- Die Teilnehmer rufen dem Moderator ihre Ideen zu- Dieser überlegt sich ein Stichwort- der Teilnehmer muss das Stichwort akzeptieren- das Stichwort wird angeheftet

Beide Methoden können gemischt werden

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Fragetechnik

• Stets offene Fragen verwenden (W-Fragen)

• Frage möglichst einfach stellen und visualisieren

• zielgerichtet

• konstruktiv

• Nachfragen

• Blockaden auflösen

• unspezifische Begriffe konkretisieren

• Verallgemeinerung relativieren

• Implizite Annahmen auflösen

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Strukturierung

Ziele festlegen (pro TOP)

Clustern und Sortieren von Brainstormingergebnissen:

Die Teilnehmer sagen, ob ihre Stichworte zu einer neuen Kategorie zählen oder zu einer alten

Überschriften zu Clustern bilden (Ideensynthese)

Vervollständigung: neue Stichworte, Pro- und Contra Argumente

Gewichtung:

Festlegung der Reihenfolge zu behandelnder Themen

Argumente gewichten, Entscheidungen herbeiführen.

Verbindlichkeit festhalten:Wer, was, bis wann, mit wem macht.

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Abfolge der Kommunikationsbeiträge steuern

Ausgewogene Beteiligung sichern (Redelisten führen)

• Themenzentrierung sichern

• Zielorientierung

• Vertiefungsdialoge zulassen

• "Gänseblümchentechnik"

• Visuelle Rhetorik

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Nachvollziehbarkeit der Gruppenkommunikation

• Zeitplan für die Behandlung der einzelnen TOPs vorgeben

• Immer verdeutlichen, welche Themen gerade behandelt werden

• Stichworte zu einzelnen Redebeiträgen festhalten

• Protokoll erstellen

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Entscheidungsverfahren

Konsens im Gespräch herstellen

• Punkten

• Meinungsbild Begründung NachfragenAbstimmen Diskutieren

• auf Härtefälle eingehen

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Feedbackregeln

Jeder darf, - muss aber nicht - eine Rückmeldung geben

Es ist eine klare Feedbackfrage zu stellen

Man spricht über sich

keine Kommentierung des Feedbacks anderer

eine Äußerung pro Teilnehmer

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5.2 Sitzungsunterstützung Integrierte Electronic Meeting Systems I

Ziele:

- Problemlösung in Sitzungen effektiver machen,

- Vor- und Nachbereitung erleichtern

- alle Beteiligten aktivieren,

- Dominanz einzelner verringern,

- Visualisierung des Diskussionsstandes für alle,

- Strukturiertes Vorgehen unterstützen,

- Argumentationsstruktur sichtbar machen.

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5.2 Sitzungsunterstützung Integrierte Electronic Meeting Systems II

Ablauf der Sitzungsunterstützung:

1. Terminabsprache, Personalplanung und Übermittlung der

Ankündigungen

2. Erstellung und Diskussion der Tagesordnung (AGENDA)

3. Durchführung der Sitzung

4. Nachbereitung von Sitzungen

Problem:

Gestaltung des Sitzungsraums

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Funktionen bei Electronic-Meeting

Verfügbarkeit einer gemeinsamen Tafel (zum zeichnen, schreiben,

löschen und späteren Anzeigen).

- WYSIWIS nach Bedarf

• nicht alle Cursor sichtbar

• Bewegungen müssen nicht gezeigt werden

• Übergabe in den gemeinsamen Bereich entscheidbar

• Ändern von gemeinsamen Objekten möglich

- Unterstützung von Brainstorming

• Stichworte oder Ikone für Einzelbeiträge

• Ausführliche Darstellung bei Bedarf

• Unterstützung des Sortierens

• Unterstützung des Ein- und Ausblendens

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Probleme und Module I

Probleme: Module:

Effizienz des e-MailInformationsaustausches

Zugriff auf Zusatzdaten Terminal pro Teilnehmer

Gleichzeitige Darstellung zusätzlicher Grossbildschirmvon Ideen usw.

Zurückhaltung bzw. Anonyme IdeengenerierungAversion von Teilnehmern

Dominanz Einzelner Strukturierte Redefolge

Zurückhaltende Teilnahme Visualisierung des Verhaltens,Aufforderung

Ineffiziente Strukturierung Unterstützung der Darstellung,und Analyse von Ideen Hyperstrukturen, Statistiken

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Probleme und Module II

Probleme: Module:

Unzulängliche Quantifizierung Ranking und

Abstimmungsverfahrenvon Präferenzen

Unzureichender Zielekatalog Erstellung und Präsentation einerAgenda

Unbeabsichtigtes Abweichen Ständige Präsenz der Agenda, von der Agenda Zeitüberschreitung anzeigen

Erinnerungsvermögen Ideapool

hohe Komplexität der Wissensbasierte Systeme,Entscheidungen Projektmanagement-Tools

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Elemente einzelner GDSS- COLAB -

Eigenschaften:

Direkter Face-to-Face-Kontakt

gemeinsame Bildschirme

COGNOTER:Gemeinsame Präsentationserstellung für Ideengenerierung, -organisation und -auswertung.

Ideenorganisation:

- Bildung einzelner Cluster pro Window

- Hypertextähnliche Querverweise

- Auflösung von Verbindungen und Entfernung von Elementen während der Anwendung

ARGNOTER zur Unterstützung von Entscheidungen

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Systeme zur Sicherung der Argumentation

Es werden Systeme angeboten (z.B. ARGNOTER), die die Nutzer

zwingen oder anregen, strukturiert zu argumentieren.

- Man muss Argumente den einzelnen Vorschlägen der Teilnehmer

zuordnen.- Man wird dazu angehalten, möglichst zu jedem Vorschlag anderer

Teilnehmer Argumente zu nennen.

- Man muss sie als Pro oder Contra kennzeichnen.

- Man muss ihre Relation zu anderen Argumenten oder Argumentationselementen deklarieren.

- Die Argumente sind inhaltlichen Kategorien zuzuordnen.

Die Argumente und Vorschläge können z.B. auf Spreadsheets

verwaltet und gewichtet werden.

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Sitzungsordnung I

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Sitzungsordnung II

Beste Lösung laut empirischer Untersuchung:

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Elemente einzelner GDSS- Visualisierung des Gruppenverhaltens bei

CAPTURE Lab -

z.B. Positiv (freundlich) vs. Negativ (unfreundlich)Lösung vorantreiben: forward vs. backward