> 64 Positionen führt die Rechnung des Biometzgers auf – seine Lieferung an eine Alnatura-Filiale in Frank-furt am Main für einen einzigen Tag. „Wenn es Abwei-chungen mit der Bestellung gab, mussten wir diese frü-her alle Zeile für Zeile durchgehen“, erinnert sich Christine Wieler, Mitarbeiterin der Rechnungsprüfung in der Zentrale der Alnatura Produktions- und Han-dels GmbH. „Mittlerweile geht das sehr viel schneller. “ Für die Biometzger-Rechnung braucht sie keine zwei Minuten, um abweichende Beträge zu korrigieren und die Faktura auszulösen. Denn sie sieht die Differenzen in Form markierter Felder auf dem Bildschirm. Drei einzelne Zahlen prangen in fettem Rot, stechen aus den Zahlenkolonnen her-vor. Auf dem zweiten Bildschirm rechts dane-ben sieht sie ein PDF des Originals. „Das erleich-tert uns die Arbeit“, meint die Fachkraft für Buch-führung.

Es sind häufig Kleinig-keiten, wie eine falsche Mengenangabe des Liefe-ranten oder ein Zahlen-dreher beim Einpflegen von Einheitspreisen im ERP-System, die Abwei-chungen verursachen. Sehr zeitaufwendig für die acht Rechnungsprü-fer, die pro Tag im Schnitt 2.500 Seiten an Liefer-scheinen, Rechnungen und Gutschriften kont-rollieren müssen. Und dies mit steigender Ten-

Frischekick für die Rechnungsprüfung

Als Reaktion auf das rasante Wachstum entwickelte der Biohändler Alnatura mit einem externen Dienstleister eine Lösung zur automatisierten Verarbeitung von Rechnungen

und Lieferscheinen.

denz, weil das Unternehmen in Deutschland stark ex-pandiert: Seit 2007 hat sich die Anzahl der Filialen verdoppelt und in diesem Jahr (2011) sollen zehn neue eröffnen auf insgesamt über 70.

Abschied vom Papier

Um dem zunehmenden Arbeitsanfall in der Rech-nungsprüfung zu begegnen, entwickelte der Händler eine Vision, wie die Abteilung künftig aufgestellt sein sollte. Das Team sollte effizienter agieren und die knap-pen Archivflächen nicht belasten. Zudem wollte das umweltbewusste Unternehmen das Papier für die sonst

üblichen Mehrfachkopien sparen.

Als Leiterin der Rech-nungsprüfung prägte Steffi Büttner die Reorga-nisation maßgeblich und nahm den Dienstleister Alpha Com mit ins Boot. Dessen Aufgabe ist die Verarbeitung von Waren-rechnungen, Lieferschei-nen, Gutschriften und anderen buchhalterisch relevanten Dokumenten. Die übermittelten Daten ermöglichen es dem Be-reich Rechnungsprüfung, durchgängig elektronisch im ERP-System Navision zu arbeiten und möglichst viele Vorgänge automati-siert zu buchen.

Im Laufe von zwei Jah-ren entstand eine hoch

Über AlnaturaDer Biohändler produziert unter der Marke Alnatura über 1.000 Lebensmittel, die in den eigenen 61 Märkten und in 3.000 Filia-len verschiedener Handelspartner vertrieben werden. Das Un-ternehmen im südhessischen Bickenbach beschäftigt rund 1.600 Mitarbeiter und über 100 Lehrlinge. Im Geschäftsjahr 2009/10 lag der Umsatz bei netto 399 Mio. Euro.

Im Internet: www.alnatura.de

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individualisierte Lö-sung.

Alpha Com verarbeitet den laufenden Papieran-fall unabhängig von der Menge innerhalb von 24 Stunden. Die einzelnen Arbeitsschritte unter-scheiden sich je nach Be-legart und Absender. Lieferscheine aus den Filialen bereitet der DMS-Spezialist vor und digitalisiert sie in sor-tierten Stapeln. Ein ers-ter Soll-Ist-Abgleich stellt sicher, dass kein Beleg verloren geht. Die Images durchlaufen eine Volltexterkennung per OCR. Die Ergebnisse finden sich später eingebettet in durchsuchbaren PDF-Da-teien. Die Indexdaten lassen sich über Barcodes auf eingelegten Trennblättern auslesen. Auch die Identifikation und Trennung verschiedener Dokumente laufen über Strichcodes.

Nach einer finalen Qualitätskontrolle erhält der Kunde laufend die Ergebnisse einschließlich elektronischer Berichte über einen gesicherten FTP-Server. Die Daten fließen direkt in das ERP-System Navision ein, während das Dokumen-tenmanagementsystem Windream An-sichtsversionen im PDF-Format auf-nimmt. Zudem übergibt der Partner Tiffs auf DVDs zur revisionssicheren Archivierung. Nach der Freigabe durch den Kunden lässt er die Originale ge-mäß Bundesdatenschutzgesetz ver- nichten.

Permanenter Dialog

Für die Warenrechnungen schlug der Dienstleister ein Konzept mit OCR-Er-fassung in zwei Stufen vor. Es bietet ein günstiges Preis-Leistungs-Verhältnis, weil nicht generell sämtliche Rech-nungsdaten ausgelesen werden. Statt-dessen erfasst der Partner zuerst nur ausgewählte Datenfelder und verifiziert

die Ergebnisse. Nur bei tragenden Abweichun-gen folgen die Positions-daten. „Beide Seiten müssen im permanenten Dialog stehen, damit das Beste aus dem Prozess herauskommt“, erwähnt Büttner. So übernimmt der Dienstleister mittler-weile auch die erste Rechnungsprüfung nach UStG § 14.

Als Steffi Büttner vor 14 Jahren beim Biohänd-

ler einstieg, bearbeitete sie noch hand-schriftliche Rechnungen. Heute gibt es klare Bedingungen für Lieferanten, um die Anforderungen der OCR zu erfül-len. Aufgrund der positiven Erfahrun-gen hat sich der Anwenderkreis mittler-weile auf etwa 50 Personen erweitert. Nun greifen auch die Kollegen anderer Bereiche auf die ausgelesenen Inhalte zu wie der Finanzbuchhaltung und dem Produktmanagement.

500 Positionsdaten auf Plausibilität geprüft

Etwa 500 Positionsdaten aus Waren-rechnungen liest der Dienstleister am Tag aus und prüft sie auf Plausibilität. In aufbereiteter Form erscheinen sie dann den Rechnungsprüfern wie Christine Wieler am Arbeitsplatz in der soge-nannten EK-Invoice, einer Liste der of-fenen Posten für Eingangsrechnungen.

Nach der Rechnung des Biometzgers ruft Wieler den nächsten Klärungsfall auf: Die Warenrechnung einer Bäckerei für die Frankfurter Filiale mit einer Dif-ferenz von 15 Euro. Sie schaut auf das PDF des Belegs und findet einen Zu-schlag, den der Bäcker erhebt. Sie klickt einmal zur Bestätigung und stößt die Buchung an. Dann ist der nächste Vor-gang an der Reihe; 200 stehen heute noch an. <

CORINNA SCHOLZ

Steffi Büttner, Leiterin der Rech-nungsprüfung bei Alnatura

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