1 Einleitung

„Der Kunde ist König“ – diesem Wahl-spruch zu folgen ist für viele Unternehmeroberstes Gebot. Doch oft hindern zu vielBürokratismus und eine mangelnde Orga-nisation sie daran, ihrem Prinzip treu zusein. Es liegt nicht unbedingt daran, dasssie nicht wollen, sie können ganz einfachnicht, denn lange Bearbeitungszeiten we-gen ungeklärter Kompetenzen oder verlo-ren gegangene Dokumente sind nur zweivon vielen Gründen, warum sich Arbeits-abläufe unternehmensintern verzögernkönnen. Durch ein effizienteres Gestaltenvon Geschäftsabläufen soll sowohl dieKommunikation innerhalb des Unterneh-mens als auch außerhalb mit den Kundenverbessert werden.

Eine Möglichkeit bietet Groupware.Dazu gehört insbesondere die Informati-onsverteilung, um den Arbeitsfluss in undzwischen den verschiedenen Teams si-cherzustellen. Groupware-Plattformenwie Lotus Domino/Notes und MicrosoftExchange sind mit umfangreichen Funk-tionalitäten für den Einsatz im Intranet, In-ternet und Extranet ausgestattet. DieseFunktionalitäten können durch ein geeig-netes Workflow-Design-Werkzeug unddie entsprechend hinzugefügten Work-flow-Laufzeit-Funktionalitäten zu einemumfassenden Workflow-Management-Sys-tem, wie PROZESSWARE es ist, ergänzt wer-den.

Das grundlegende Prinzip von Work-flow ist die Trennung von Prozessablaufund der Applikationslogik. Die Umset-zung eines Workflows rein auf der Basisvon Lotus Domino/Notes erfordert um-fangreiche Programmierkenntnisse undbietet auch nicht die Flexibilität undReichhaltigkeit an Funktionalitäten, diedurch den Einsatz eines Workflow-Produktes erzielt werden können. Einemögliche Entwicklungsumgebung fürWorkflow-Management-Applikationen istPROZESSWARE.

PROZESSWARE besteht aus drei Kompo-nenten: dem PROZESS Designer, der PROZESS

Engine und dem PROZESS Viewer. DerPROZESS Designer ist das grafische Model-lierungswerkzeug, mit dem Prozesse abge-bildet werden. Arbeitsabläufe werden sogestaltet, wie der Dokumentenfluss bisherrealisiert wurde, und durch die Möglich-keit erweitert, den Prozessablauf flexibeländern zu können. Die PROZESS Engine istdie Laufzeitkomponente, die die Prozesse

steuert, die mit dem Designer gestaltetwurden. Sie ist vollständig in Lotus Domi-no/Notes integriert und ergänzt die Stär-ken dieser Groupware-Plattform um wei-tere Funktionalitäten, wie das Weiterlei-ten der Dokumente in einer Arbeitsmappeoder die Speicherung vordefinierter Pro-zesse. Der PROZESS Viewer ermöglicht demAnwender vor Start eines Vorgangs einenÜberblick über den gesamten Prozess so-wie über den aktuellen Status eines Vor-gangs. Verantwortliche Bearbeiter kön-nen sich leichter im Arbeitsablauf orientie-ren, da sie ihre Aktivität im Kontext desgesamten Vorgangs überblicken können.

Durch den Einsatz von PROZESSWARE

wird es möglich, einerseits sowohl struk-turierte als auch semi-strukturierte Prozes-se abzubilden, andererseits bei Bedarf erstzur Laufzeit dem Anwender eine Entschei-dung und die Möglichkeit zur Verände-rung hinsichtlich der Weiterleitung derDokumente einzuräumen.

2 Dimensionen desUnternehmensmodells

Jeder Geschäftsprozess besteht aus einzel-nen Prozessschritten, bei denen Men-schen Informationen austauschen und

Aufgaben bearbeiten, um damit ein ge-meinsames Geschäftsziel zu erreichen.Auf Grund zahlreicher Umwelteinflüssemüssen diese Geschäftsbeziehungen häu-fig neu strukturiert werden. Es treten bei-spielsweise neue Mitarbeiter in eine Orga-nisation ein, sie wechseln ihre Positionenbzw. ihren Verantwortungsbereich, oderes müssen neue Informationen im Prozess-ablauf berücksichtigt werden. Um daraufentsprechend flexibel reagieren zu kön-nen, müssen unabhängig voneinander Än-derungen einzelner Komponenten vorge-nommen werden können, ohne dass diesdie Struktur der jeweils anderen beein-flusst.

Das Konzept der drei Dimensionen ei-nes Unternehmensmodells liegt dem Mo-dell von PROZESSWARE zu Grunde. PROZESS-

WARE basiert auf einem Konzept, das eineklare Trennung von Prozessdefinitionen,Organisationsdaten und Informationenvornimmt. Diese Trennung wird in dem

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Von papierbasierten zuelektronisch gesteuerten

Geschäftsabläufen:Workflow mitPROZESSWARE

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WIRTSCHAFTSINFORMATIK 41 (1999) 1, S. 67 – 73

Dipl. Wirtsch.-Ing.Wolfgang Hilpert,Dipl.-Kff. Claudia Sauer, Anja Beyer M.A.,ONEstone Information TechnologiesGmbH, Riemekestr. 160, D-33106 Pader-born, Telefon (0 52 51)13 65 10,Fax (0 52 51)13 65 13, E-Mail: info@onestone.de, http://www.onestone.de

Architekturmodell von PROZESSWARE ver-anschaulicht.

Der Zusammenhang zwischen dem Ar-chitekturmodell von PROZESSWARE und dendrei Dimensionen des Unternehmensmo-dells lässt sich wie folgt erklären:

Die erste Dimension deckt die Prozess-objekte ab. Prozesse sind aufgeteilt in ein-zelne Aktivitäten, die durch bestimmte

Weiterleitungsregeln miteinander verbun-den sind. Jede Aufgabe wird entspre-chend der Prozessdefinition erledigt undanschließend weitergeleitet. Dieser Di-mension entspricht bei PROZESSWARE dieDatenbank Prozessdefinition.

Die zweite Dimension bildet die Orga-nisationsstruktur eines Unternehmens ab.Sie spiegelt die Zugehörigkeit der Mitar-

beiter zu bestimmten Abteilungen undGruppen wieder, zeigt die Stellvertreter,Rollen und organisatorischen Beziehun-gen der Einzelnen auf. Zur Abbildung die-ser Aspekte dient bei PROZESSWARE die Da-tenbank Organisationsverzeichnis.

Die dritte Dimension bildet die Anwen-dungsorganisation ab, d.h. die Informatio-nen, die während eines Geschäftsprozess-Ablaufs verwendet, neu geschaffen oderverändert werden. Diese Dimension ent-spricht der Applikationsdatenbank vonPROZESSWARE.

Die drei Dimensionen unterliegen imZeitablauf fortwährenden Änderungen.Diese können flexibel vorgenommen wer-den, ohne dass die Neuerung in einer Di-mension die anderen beeinflusst. Analogdazu funktioniert dies auch bei den Daten-banken der PROZESS Engine von PROZESS-

WARE. Bei der Modifizierung von Prozess-strukturen unter Nutzung des PROZESS De-signer können neue Aktivitäten eingefügt,andere gelöscht oder die Reihenfolge derAktivitäten verändert werden. Die neueProzessdefinition wird anschließend inder Datenbank Prozessdefinition abge-speichert. Sobald der nächste Vorgang aufBasis dieses Prozessmodells gestartetwird, läuft er nach der neuen Prozessdefi-nition ab, ohne dass dafür Änderungen ander Applikationsdatenbank oder dem Or-ganisationsverzeichnis vorgenommenwerden mussten.

Ebenso muss bei einem Abteilungs-wechsel oder der Änderung des Zustän-digkeitsbereichs eines Mitarbeiters nureine Änderung im Organisationsverzeich-nis vorgenommen werden. Die Personwird – soweit erforderlich – in eine neueAbteilung oder neue Arbeitsgruppen ein-geteilt und es werden für jeden Einzelnenbzw. jede Gruppe ggf. neue Stellvertreterdefiniert. Es ist grundsätzlich nicht not-wendig, zusätzliche Änderungen in derDatenbank Prozessdefinition oder der Ap-plikationsdatenbank vorzunehmen. DieÄnderungen von Masken oder Ansichtenin der Applikationsdatenbank tangierenebenfalls weder die Datenbank Prozessde-finition noch das Organisationsverzeich-nis.

Dies unterstreicht die Flexibilität vonPROZESSWARE. In Abhängigkeit vom aktuel-len Änderungsbedarf kann ein Unterneh-men jederzeit sowohl personelle als auchorganisatorische Änderungen unabhängigvoneinander vornehmen und diese in derUmsetzung der mit PROZESSWARE gestalte-ten Prozessabläufe berücksichtigen.

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Wolfgang Hilpert, Claudia Sauer, Anja Beyer

Bild 1 Die drei Dimensionen eines Unternehmensmodells (eigene Darstellung)

Bild 2 Das Architekturmodell von PROZESSWARE

3 DasModellierungswerkzeug:Der PROZESS Designer

3.1 Die Gestaltung einesWorkflowsDer PROZESS Designer ist ein Modellie-rungswerkzeug, mit dem Prozesse gra-fisch mit Drag- & Drop-Mechanismen ge-staltet werden können. Der PROZESS Desig-ner wurde nicht mit den unter Lotus Do-mino/Notes verfügbaren Mitteln zur An-wendungsentwicklung implementiert.Vielmehr wurde der PROZESS Designer aufBasis von C++ entwickelt. Dadurch konn-te der PROZESS Designer so implementiertwerden, dass mit diesem Werkzeug zurProzessmodellierung Prozesse sowohl fürPROZESSWARE auf der Basis von Lotus Domi-no/Notes als auch Microsoft Exchangemodelliert, visuell dargestellt und auf derjeweiligen Zielplattform zur Ausführunggebracht werden können. Mit der Portie-rung der Produktpalette auch auf Micro-soft Exchange können die Anwender zu-künftig zwischen beiden Plattformenwählen.

Sämtliche Aktionen der Prozessmodel-lierung sind intuitiv und leicht erlernbar,d.h. umfangreiche Programmierkenntnis-se sind dafür nicht erforderlich. Durch dieleichte Bedienbarkeit des PROZESS Designerund seine enge Verknüpfung mit der Lauf-zeitumgebung lässt sich die Entwicklungs-zeit für neue Prozesse auf Grund der Wie-derverwendbarkeit von Objekten erheb-lich reduzieren.

Prozesse bestehen aus einzelnen Aktivi-täten, die jeweils einzelne Aufgabenschrit-te repräsentieren, die einzelne oder meh-rere Bearbeiter unabhängig voneinanderoder gemeinsam zu erledigen haben. DieZusammensetzung der Aktivitäten undder damit verbundenen Aufgaben bestim-men den Prozessablauf.

Die in einem Prozess enthaltenen Akti-vitäten werden durch grafische Symbolerepräsentiert, die mit der Maus auf der Ent-wurfsfläche erzeugt und positioniert wer-den. Jedes Symbol enthält reichhaltige Ei-genschaften über die Informationen desjeweiligen Schritts eines Prozessablaufs.Dazu gehört beispielsweise die Festle-gung, wer an welcher Aktivität welcheAufgabe zu erledigen hat. Die Zuordnungder jeweiligen Vorgänger und Nachfolgerder Aktivitäten erfolgt durch die Verbin-

dung zwischen den betreffenden Aktivitä-ten. So erzeugte Verbindungen erhaltenInformationen über den Weg und ggf. dieBedingungen der Weiterleitung.

Die Eigenschaften eines Prozesses odereiner einzelnen Aktivität, wie beispiels-weise verwendete Masken bzw. Formula-re, die Bestimmung eines Vorgangsverant-wortlichen bzw. verantwortlichen Bear-beiters einer Aktivität, Aufgabenlistenoder zeitliche Dauer von Prozessen bzw.Aktivitäten, werden in leicht verständli-chen Dialogen festgelegt. Durch die engeKopplung an die Notes-Datenbanken derPROZESS Engine können sämtliche Informa-tionen für den Prozess sowie einzelne Ak-tivitäten über die Datenbank Prozessdefi-nition bezogen werden.

Aus dem Organisationsverzeichnisliest der PROZESS Designer die für einenProzess bzw. einzelne Aktivitäten verant-wortlichen Personen bzw. Gruppen aus.Die Applikationsdatenbank stellt demPROZESS Designer die verfügbaren Maskenund die darin enthaltenen Felder für dieProzessdefinition sowie die Definition derWeiterleitungsbeziehung zwischen deneinzelnen Aktivitäten zur Verfügung.

Die Feldinformationen aus den in derApplikation verwendeten Masken könnendirekt zur Modellierung von Weiterlei-tungsbeziehungen verwendet werden. Sokann die Auswahl des Weiterleitungs-wegs von der Größe eines bestimmtenFeldwertes abhängig gemacht werden,beispielsweise von der Höhe eines zu ge-nehmigenden Kreditvolumens. Anderer-seits kann auch dem jeweils verantwortli-chen Bearbeiter zur Laufzeit die Möglich-keit eingeräumt werden, selbst über denWeg der Weiterleitung der Dokumente zuentscheiden.

Mehrere Prozessschritte können zurWahrung der Übersichtlichkeit aggregiertals eine Gruppierung auf dem Bildschirmdargestellt und bei Bedarf eingesehenwerden. Außerdem ist es möglich, eineParallelverarbeitung von Dokumenten zu-zulassen und diese an einer späteren Akti-vität wieder zusammenzuführen. Für dieParallelverarbeitung kann beim Prozessde-sign festgelegt werden, ob alle Versioneneinschließlich der Originalversion vonparallel bearbeiteten Dokumenten mitden eingefügten Änderungen weitergelei-tet werden sollen oder nur die jeweils mitÄnderungen versehenen Versionen.

Für eine möglichst optimale Modellie-rung der Prozessabläufe ist es wichtig,dass die Personen, die die Abläufe am be-

sten kennen, direkt in die Modellierungeingebunden werden. Dies ist insbeson-dere deshalb von großer Bedeutung, dadiese Mitarbeiter die einzelnen Aktivitätensowohl mit den dort jeweils zu erfüllen-den Aufgaben und benötigten Hilfsmittelkennen, als auch die dafür benötigte Zeitam besten einschätzen können. Program-mierkenntnisse sind dazu nicht erforder-lich.

Bei der Prozessmodellierung bestehtdie Möglichkeit, zeitliche Fristen für einebestimmte Aufgabe oder einen Prozess inMinuten, Stunden, Tagen, Wochen, Mona-ten oder Jahren festzulegen. Indem vorFristablauf per Mail eine Erinnerungsmel-dung an den verantwortlichen Bearbeiteroder den Vorgangsverantwortlichen er-folgt, kann verhindert werden, dass wich-tige Termine unbemerkt überschrittenwerden. Eine solche Benachrichtigungstellt eine automatische Aktivität dar. Au-tomatische Aktivitäten laufen auf einemLotus Domino Server ohne Benutzerein-griff ab. Sie können das Senden einer Mailmit festgelegtem Inhalt, das Starten einesLotusScript Agenten oder den Start einesexternen Programms auf dem Server um-fassen.

Auf Grund der objektorientierten Ar-beitsweise des PROZESS Designer werdensämtliche Prozesse, Teilprozesse und Akti-vitäten als Prozessbausteine automatischin der Objektbibliothek abgespeichertund können so jederzeit für die Modellie-rung neuer Prozesse wiederverwendetwerden. Die Objektbibliothek ist eineSammlung von Objekten, die im Organi-sationsverzeichnis und in der DatenbankEntwurfsablage gespeichert sind. Dazugehören Aktivitäten, automatische Aktivi-täten, Prozesse, Teilprozesse, Personen,Arbeitsgruppen, Masken, Formeln und an-dere Objekte. Die Objektbibliothek ist alsein Dialog innerhalb des PROZESS Designerverfügbar. Elemente der Objektbibliothekkönnen durch Drag- & Drop-Mechanis-men auf die Zeichenfläche übertragen undzur Modellierung neuer oder Veränderungbestehender Prozessmodelle verwendetwerden.

Prozesse, deren Definition noch bear-beitet wird, werden bis zur Fertigstellungin der Datenbank Entwurfsablage gespei-chert. Vor der Aktivierung einer neuenProzessdefinition erfolgt ein Syntax-Check, der den Prozessmodellierer aufeventuell noch bestehende formale In-konsistenzen – wie beispielsweise fehlen-de Verantwortlichkeiten für einen Prozess

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oder eine Aktivität – aufmerksam macht.Nach der vollständig abgeschlossenen Mo-dellierung können diese Prozessdefinitio-nen aktiviert und in die Datenbank Pro-zessdefinition übertragen werden. DieProzesse stehen den Anwendern anschlie-ßend zur unmittelbaren Nutzung in derLaufzeitumgebung, d.h. der PROZESS En-gine, zur Verfügung.

3.2 Systemadministrationund SicherheitAdministratoren von PROZESSWARE werdenim Organisationsverzeichnis und in derApplikationsdatenbank festgelegt. DenAdministratoren stehen in der Applika-tion eine Reihe weiterer Ansichten zurVerfügung. Dies ermöglicht ihnen, denStatus des Systems zu überwachen und beiauftretenden Problemen schnell steuerndeingreifen zu können.

Systemadministratoren sind beispiels-weise auch dafür zuständig, Benutzer inGruppen oder Abteilungen bzw. Rolleneinzutragen. Anwender können gleichzei-tig Mitglied mehrerer Gruppen sein. Die-sen Gruppen kann – ebenso wie einzelnenPersonen – die Zugriffsberechtigung aufbestimmte Aktivitäten und den damit zu-

sammenhängenden Dokumenten einge-räumt werden. Ergänzend zu den in einenVorgang involvierten Bearbeitern könnenweiteren Organisationsmitgliedern Lese-rechte auf den Vorgang und die Doku-mente, die diesem Vorgang zugeordnetworden sind, gegeben werden.

Für den Zugang zu den Datenbankenvon PROZESSWARE werden die Zugriffskon-trolllisten von Lotus Domino/Notes ver-wendet. Darüber hinaus bietet PROZESS-

WARE eine dynamische Steuerung der Lese-und Schreibberechtigung auf die einzel-nen Dokumente eines Vorgangs auf Basisder Sicherheitsmechanismen von LotusDomino/Notes an. So kann ein verant-wortlicher Bearbeiter einer Aktivität diejeweiligen Dokumente editieren und anden nachfolgenden Bearbeiter weiterlei-ten. Damit gibt er gleichzeitig die Verant-wortung an diesen weiter und kann nachder Weiterleitung keine Änderungenmehr an dem Dokument vornehmen.

Diese auf Lotus Domino/Notes basie-renden Sicherheitskonzepte werdendurch Einträge in das Organisationsver-zeichnis von PROZESSWARE und im PROZESS

Designer festgelegt und automatischdurch die in die Datenbank Prozessdefini-tion geschriebenen Einträge gesteuert.

Bei einem Workflow unter PROZESS-

WARE sind Neuzuweisungen erlaubt, so-fern dies bei der Prozessmodellierung alszulässiger Aspekt definiert wird. Der Pro-zessmodellierer kann mit dem PROZESS De-signer die Möglichkeit der Neuzuweisungeiner Aktivität an einen anderen Bearbei-ter festlegen. Dabei steht ihm zur Aus-wahl, eine Neuzuweisung an einen ande-ren verantwortlichen Bearbeiter (z.B. ei-nen anderen Bearbeiter innerhalb einesTeams) oder ein anderes Mitglied im Or-ganisationsverzeichnis zu erlauben odereine Neuzuweisung generell bzw. mehr-fach nacheinander zu verbieten. Durchdiese letztgenannten Funktionen soll ver-hindert werden, dass beispielsweise Ent-scheidungen, die nur von Abteilungslei-tern getroffen werden dürfen, an andereOrganisationsmitglieder delegiert werdenbzw. sich niemand dafür verantwortlichfühlt, eine Aufgabe zu erledigen und diesedeshalb jeweils anderen Bearbeitern zu-weist.

Der Vorgangsablauf vollzieht sich fürden Anwender in der PROZESS Engine, dieaufgeteilt ist in die drei Datenbanken Pro-zessdefinition, Organisationsverzeichnisund Applikation.

4 Die PROZESS Engine:Abbildung der dreiDimensionen desUnternehmermodells

Die Aufteilung in Prozesslogik, Organisa-tionsstruktur und Applikationslogik spie-gelt sich in den drei Datenbanken derPROZESS Engine – der Prozessdefinition,dem Organisationsverzeichnis und derApplikation – wider. Durch die Installa-tion auf einem Lotus Domino Server besit-zen diese drei Datenbanken alle Eigen-schaften von Notes-Datenbanken, wie bei-spielsweise die Replizierfähigkeit und da-mit einfache Verteilungsmöglichkeit vonÄnderungen sowohl an Inhalten als aucham Design über verschiedene Standortehinweg, die einfache Installierbarkeit unddie unternehmensspezifische Anpassbar-keit.

Darüber hinaus gibt es zwei weitere Da-tenbanken: die Protokolldatenbank fürdie Mitprotokollierung von ausgewähltenDaten zur Laufzeit sowie die Archivdaten-bank für die Speicherung der Daten abge-laufener Vorgänge.

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Bild 3 Screenshot von der Benutzungsoberfläche des PROZESS Designer mit derObjektbibliothek

4.1 Die DatenbankProzessdefinitionDie Datenbank Prozessdefinition spei-chert alle verfügbaren Prozessdefinitio-nen, d.h. Prozesse, die mit Hilfe des PRO-

ZESS Designer modelliert wurden undnach Fertigstellung in dieser Datenbankgespeichert werden. Sie stellt damit zurLaufzeit die für den Workflow relevantenInformationsdaten bereit. Diese Daten-bank wird nur von der Applikation ge-nutzt, indem sie daraus Informationen fürjeden Prozess bzw. die einzelnen Arbeits-schritte, die Weiterleitungsregeln zwi-schen den Arbeitsschritten, Verantwort-lichkeiten, zu erledigende Aufgaben usw.entnimmt.

In der Datenbank Prozessdefinitionwerden außerdem alle verschiedenenVersionen eines Prozesses abgespeichert,zwischen denen der Benutzer beim Starteines neuen Vorgangs auswählen kann.

4.2 Die DatenbankOrganisationsverzeichnisIn der Datenbank Organisationsverzeich-nis sind alle notwendigen Informationenüber die Strukturen des Unternehmens ge-speichert, die für den Workflow benötigtwerden. Die Angaben im Organisations-verzeichnis, wie Personen und Gruppen,können aus dem Namens- & Adress-Buchvon Lotus Domino/Notes übernommenwerden und um spezifische Angaben fürden Workflow unter PROZESSWARE ergänztwerden, z.B. um Abteilungen, Rollen undBeziehungen.

Das Organisationsverzeichnis bestehtaus den folgenden organisatorischen Ein-heiten: Personen, Arbeitsgruppen, Ab-teilungen, Rollen und Beziehungen. Fürjede Person des Organisationsverzeichnismuss ein Personendokument erstellt wer-den. Personen werden als Mitglieder inbestimmte Arbeitsgruppen sowie eine Ab-teilung eingeteilt. Rollen repräsentiereneine Position oder einen Verantwortungs-bereich, der von einer oder mehreren Per-sonen besetzt ist.

Die Zuweisung von Aufgaben an be-stimmte Rollen erlaubt eine größere Flexi-bilität in der Prozessentwicklung, da Per-sonalveränderungen durch Neuzugängeoder eine Veränderung des Verantwor-tungsbereichs weder Änderungen am lau-fenden Prozess noch am Prozessmodell er-fordern. Die Applikationsdatenbank eva-

luiert zur Laufzeit aus dem Organisations-verzeichnis, welcher Person diese Rolleaktuell zugeordnet ist und weist Aktivitä-ten entsprechend den betreffenden Perso-nen zu.

Beziehungen werden eingesetzt, umdynamische Strukturen zwischen den Be-schäftigten eines Unternehmens abzubil-den. Dadurch können den Aktivitäten Or-ganisationseinheiten zugeordnet werden.Eine zu definierende Beziehung kann bei-spielsweise der „Vorgesetzte eines Vor-gangsinitiators“ oder der „Account Mana-ger eines Kunden“ sein. Die entsprechen-den Eigenschaften können für einen aktu-ellen Vorgang erst zur Laufzeit dynamischermittelt werden.

Für jeden Mitarbeiter kann ein Stellver-treterprofil eingerichtet werden. Sofernein Mitarbeiter im Organisationsverzeich-nis ein Abwesenheitsprofil erstellt hat,werden die ihm zugewiesenen Aufgabenwährend seiner Abwesenheit an diesenStellvertreter weitergeleitet.

4.3 DieApplikationsdatenbankDie Applikationsdatenbank stellt die Be-nutzerschnittstelle dar, an der die Anwen-der ihre noch zu bearbeitenden Aufgabenentweder im Eingangskorb – sofern siedie Aktivität noch nicht angenommen ha-ben – oder im persönlichen Arbeitsbe-reich – sofern sie die Aktivität bereits an-genommen haben – vorfinden.

Das Informationsmodell von PROZESS-

WARE basiert auf den Masken und Doku-menten von Lotus Domino/Notes. Die im

PROZESS Designer ausgewählten Maskenwerden in der Datenbank Applikation ge-nutzt.

In der Applikationsdatenbank gibt eseinen Navigator, der verschiedene Ansich-ten enthält, die intuitiv bedienbar sindund für Notes-Anwender bekannte Struk-turen darstellen. Für die übersichtlicheAuflistung der Vorgänge sind zwei Regis-terkarten mit jeweils unterschiedlichenAnsichten verfügbar.

Die Registerkarte „Alle Vorgänge“ ent-hält verschiedene Ansichten, in denen dieneuen, laufenden und beendeten Vorgän-ge aufgelistet sind. Diese Ansichten bietendem Bearbeiter eine Auflistung der aktuel-len Vorgänge sortiert nach Vorgangsna-me, Fälligkeitsdatum, Status, Bearbeiter,beendete bzw. archivierte Vorgänge. DieRegisterkarte „Arbeitsplatz“ zeigt nur dieVorgänge, an denen ein Bearbeiter direktbeteiligt ist. Hier wird unterschieden zwi-schen Eingangskorb, persönlichem Be-reich, Teambereich, Ausgangskorb, Vor-gangsverantwortung und zur Kenntnis-nahme. Der Anwender hat damit zu jedemZeitpunkt einen strukturierten Überblicküber alle Aktivitäten, die er bis zu einembestimmten Zeitpunkt zu bearbeiten hat,die von ihm erledigt wurden bzw. für dieer die Vorgangsverantwortung trägt.

Der Anwender kann in diesen Ansich-ten nach bestimmten Textstellen inner-halb von Dokumenten durch Einsatz derLotus Domino/Notes-Suchfunktion re-cherchieren. Es ist auch möglich, eineVolltextsuche auf Arbeitsmappen sowieeinzelne Dokumente auszuweiten.

Arbeitsmappen sind Sammlungen voneinem oder mehreren Dokumenten. Bei

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Bild 4 Registerkarten in der Ansicht der Applikationsdatenbank

einem Workflow unter PROZESSWARE ent-halten Arbeitsmappen alle Dokumente,die für den entsprechenden Vorgang je-weils benötigt werden. Arbeitsmappenbestehen immer aus einem Deckblatt, ei-nem Hauptdokument und einer beliebi-gen Anzahl weiterer Dokumente, die auchwährend eines Workflows hinzugefügtwerden können.

Das Deckblatt enthält alle Informatio-nen zum Vorgang und zu den Aufgabender aktuellen Aktivität. Das Hauptdoku-ment ist das erste Dokument einer Mappe,das angelegt wird, wenn ein neuer Vor-gang gestartet wird. Die Maske des Haupt-dokuments kann an den nachfolgendenAktivitäten je nach Bedarf gewechseltwerden. Dies wurde jeweils im PROZESS

Designer festgelegt.Zu den Arbeitsmappen können an je-

der Aktivität weitere Dokumente hinzuge-fügt sowie bestehende verändert werden,sofern dies gemäß der Prozessdefinition

im PROZESS Designer erlaubt ist. Dadurchwerden den Bearbeitern sämtliche Infor-mationen eines Vorgangs zur Verfügunggestellt.

Auf Grund der elektronischen Steue-rung des Dokumentenflusses ist sicherge-stellt, dass weder Informationen verlorenwerden können noch zeitliche Termineüberschritten werden, da vor Fristüber-schreitung eine Erinnerungsmeldung anden verantwortlichen Bearbeiter oder denVorgangsverantwortlichen verschicktwird. Lese- und Schreibzugriff auf die Do-kumente haben nur die an einem Work-flow Beteiligten bzw. Personen, denen ge-mäß der Prozessdefinition dieses Recht zu-gestanden wird.

4.4 Optionale Datenbankenvon PROZESSWARE

PROZESSWARE bietet die Möglichkeit, dieeinzelnen Arbeitsschritte eines Vorgangs

mitzuprotokollieren und in der Protokoll-datenbank zu speichern. Dies kann insbe-sondere interessant sein für den Vergleichvon Vorgängen, die auf demselben Pro-zessmodell basieren und zu unterschiedli-chen Zeitpunkten ablaufen.

Im PROZESS Designer können optionalverschiedene Archivierungsfunktionenfür die Aufbewahrung der in einem Vor-gang erzeugten Informationen ausgewähltwerden. Diese Daten werden in der Ar-chivdatenbank gespeichert. Damit wirddas zu speichernde Datenvolumen der ineinem Vorgang erzeugten Informationenreduziert.

5 Mehr Transparenzdurch den PROZESSViewer

Als Ergänzung der Produktpalette PROZESS-

WARE wurde zur grafischen Darstellungder Prozesse und aktuellen Vorgänge derPROZESS Viewer entwickelt. Er ermöglichtAnwendern und Vorgangsverantwortli-chen die Orientierung in ihrer Arbeitsum-gebung. Sie können sich einen Überblicküber den gesamten Prozess verschaffenund so z.B. feststellen, welcher Mitarbei-ter an dem Prozess beteiligt ist, wer dieMappe vorher bearbeitet hat und an wender Vorgang weitergereicht wird.

Der gesamte Prozess wird transparen-ter, und die Arbeitsmotivation gesteigert.Die beiden Ansichten des PROZESS Viewererlauben einen genauen Blick auf die Pro-zessdefinition sowie auf den aktuellen Sta-tus eines gerade laufenden Vorgangs ein-schließlich der zugeteilten Eigenschaften.

Vor Start eines Vorgangs kann der An-wender einen Überblick über die Strukturdes Gesamtprozesses erhalten. Die ge-wünschte Prozessversion kann so leichtausgewählt werden. Alle Attribute einerProzessdefinition können im Lesemodusbetrachtet werden, so z.B. der Verlauf ei-nes Prozesses sowie die Eigenschaften vonAktivitäten (mögliche Beteiligte, Aufga-benlisten usw.). Anhand der Informatio-nen kann der Anwender entscheiden, obder Prozess (bei evtl. mehreren angebote-nen Alternativen in der Laufzeitumge-bung) seinen Vorstellungen entspricht.

Die zweite Ansicht des PROZESS Viewererlaubt es, den aktuellen Status eines Vor-gangs zu betrachten, so dass der Vorgangs-verantwortliche und alle Personen, die zu-

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Bild 5 Screenshot von der Benutzungsoberfläche des PROZESS Viewer mit Vorgangs-eigenschaften

mindest Leserechte auf Dokumente diesesVorgangs haben, einen Überblick überden aktuellen Stand des Vorgangs erhal-ten. Die Ansicht enthält unter anderem In-formationen darüber, wer welche Aktivi-tät bearbeitet und beendet hat, wie weitder Vorgang fortgeschritten ist, wo dieMappe gerade liegt und wer der nächsteBearbeiter ist. Der Aktivitätsverantwortli-che kann seine Aufgabe im Gesamtkon-text des Vorgangs betrachten. In der Ani-mation werden alle Prozessschritte einesVorgangs durchlaufen, um die zeitlichenZusammenhänge besser erfassen zu kön-nen. Ausnahmebehandlungen, wie Neu-zuweisungen, werden ebenfalls darge-stellt.

6 Das Arbeiten mitPROZESSWARE imWorkflow

Mit PROZESSWARE lassen sich Vorgänge imUnternehmen schneller abwickeln, da Do-kumente automatisch weitergeleitet wer-den können und die Aufgabenverteilungklar definiert ist. Der Vorgangsverant-wortliche sowie Personen mit Leserech-ten können jederzeit Auskunft über denaktuellen Sachstand z.B. einer Auftragsbe-arbeitung geben. Dies ist Kundenorientie-rung schlechthin. Die lästige Suche nachAkten und Mappen, dem nächsten verant-wortlichen Bearbeiter oder dem Verbleibder Hauspost entfallen. Der Verlust vonDokumenten auf elektronischem Weg istweitestgehend ausgeschlossen.

Jeder Bearbeitungsschritt eines Vor-gangs unterliegt der lückenlosen Kontrol-le. Fragen, wie wer bearbeitet, welcherTermin ist zu überwachen oder welcheStellvertreterregelung ist in Kraft, können,sofern die Angaben vorher im Organisa-tionsverzeichnis festgelegt worden sind,beantwortet werden.

Durch die vollständige Integration inLotus Domino/Notes können Benutzer inihrer gewohnten Umgebung arbeiten. Da-durch sind für die Schulung der Anwen-der nur geringe zusätzliche Kosten aufzu-wenden. Das Starten neuer Prozesse sowiedie Erledigung einzelner Aktivitäten kannsowohl innerhalb des Internets und Intra-

nets als auch vom Extranet aus erfolgen,d.h. jeder am Workflow Beteiligte kannmit dem Notes Client oder mit Hilfe einesgängigen Web Browsers aktiv am Work-flow teilnehmen. Durch die Replizierfä-higkeit der einzelnen Datenbanken vonPROZESSWARE können auch mobile Anwen-der in den Workflow integriert werden.

PROZESSWARE unterstützt Teamarbeit.Mehrere Workflow-Teilnehmer könnenDokumente gemeinsam bearbeiten. Indiesem Fall haben alle Beteiligten Schreib-zugriff auf die Dokumente, sind jedochnicht berechtigt, die Aktivität zu beenden.Dies bleibt dem verantwortlichen Bear-beiter vorbehalten. Nach Abschluss allererforderlichen Arbeitsschritte muss daherder verantwortliche Bearbeiter der Aktivi-tät die Weiterleitung veranlassen, dennnur dieser ist dazu berechtigt. So wird er-reicht, dass immer nur eine bestimmtePerson für die ordnungsgemäße Erfüllungeiner Aktivität die Verantwortung trägt.

Sofern gemäß dem Prozessmodell, dasim PROZESS Designer definiert wurde, eineAktivität nicht einem einzelnen Bearbei-ter, sondern einem Team zugewiesenwird, kann die Aktivität nur von dem Be-arbeiter ausgeführt werden, der die Ar-beitsmappe als verantwortlicher Bearbei-ter angenommen hat. Durch das Anneh-men der Arbeitsmappe übernimmt der Be-arbeiter die Verantwortung für die ord-nungsgemäße Erfüllung der Aufgabe.

Die Aktivität wird nach der Annahmedurch diesen Benutzer aus dem Eingangs-korb der anderen potenziellen Bearbeitergelöscht. Auf diese Weise wird verhin-dert, dass mehrere Personen eine Aufgabedoppelt bearbeiten. Sofern eine Neuzu-weisung an andere Bearbeiter erlaubt ist,kann ein Bearbeiter die Aktivität auchnach der Annahme noch an einen anderenMitarbeiter delegieren.

Eine andere Art der Arbeit im Team istes, wenn eine Arbeitsmappe während ei-nes Vorgangs gleichzeitig an mehrere Be-arbeiter verschickt wird, d.h. es erfolgteine durch das Prozessdesign bestimmteParallelverarbeitung der Dokumente. Fürdie Zusammenführung wird bereits beimProzessdesign festgelegt, ob sämtlicheVersionen der entsprechenden Dokumen-te anschließend in einer Mappe zusam-mengeführt oder nur die veränderten Do-kumente übernommen werden.

Oft wird erst beim Einsatz eines Work-flow-Systems in der Praxis festgestellt,dass die Prozessabläufe noch weiter opti-miert werden können. PROZESSWARE bietetdaher zahlreiche Möglichkeiten für eineAusnahmebehandlung zur Laufzeit. Es istaußerdem sehr leicht möglich, währenddes laufenden Vorgangs mit dem PROZESS

Designer Prozessverbesserungen zu mo-dellieren und in die bestehende Prozess-struktur zu integrieren. Die neue Prozess-definition kann als neue Version abgespei-chert und anschließend dem Anwender inder PROZESS Engine zur Verfügung gestelltwerden. Der Start eines neuen Vorgangsfolgt dann der neuen Prozessversion. Derbereits laufende Prozess kann wahlweisenach der alten Prozessdefinition beendetoder vom Vorgangsverantwortlichen aufdie neue Version übertragen werden.

Bei hoher Aufgabenauslastung ist esmöglich, Aktivitäten zurückzustellen oderden Bearbeitungszeitpunkt zu verschie-ben. Die Wiederaufnahme erfolgt automa-tisch an einem vorab festgelegten Datum.

PROZESSWARE berücksichtigt auch dieEinbindung von Außendienstmitarbeiternmit mobilen Arbeitsplätzen in den Work-flow. Durch Replikation von Notes-Daten-banken können Benutzer, die von IhremUnternehmen räumlich getrennt sind,komplett an den Aktivitäten des Work-flows teilnehmen. Weiterhin können überWeb Browser Workflow-Anwender viaInternet, Intranet oder Extranet mit in diebetrieblichen Prozesse eingebunden wer-den.

7 Technische Realisierung

Der PROZESS Designer und der PROZESS Vie-wer sind in C++ unter Verwendung platt-formunabhängiger Klassenbibliothekenimplementiert und gegenwärtig unterWin32 und OS/2 verfügbar. Die PROZESS

Engine für Lotus Domino/Notes ist unterLotusScript implementiert und damit aufden von Lotus Domino/Notes unterstütz-ten Betriebssystem-Plattformen lauffähig.

Literatur

ONEstone Information Technologies GmbH: Be-nutzerhandbuch zu PROZESSWARE 1.5, 1997.

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