Wir treffen das IT-Team, das 2004 über die Anschaffung des

Workflow-Management-Systems JobRouter® entschieden hat.

Angelika Knauth, Anton Khoryukov und Markus Staudt arbeiten

seit mehr als zwei Jahrzehnten bei dem Automobilzulieferer.

Am Tisch sitzen auch Paul Eisenbürger (Engineering Controlling)

und zwei langjährige Mitarbeiter aus den Fachabteilungen, Anne

Jahn und Josef Rieser.

Globales Workflow-ManagementTRW Automotive, seit Mai 2015 ZF TRW – JobRouter®-Kunde der allerersten Stunde – steht vor

drei ebenso spannenden wie zukunftsentscheidenden Herausforderungen: der digitalen Trans-

formation, den Veränderungen in der Automobilindustrie und dem Zusammenwachsen zweier

Unternehmenskulturen. Bei der Bewältigung der komplexen Abläufe über 120 Standorte hinweg

kann die eingespielte IT-Mannschaft eine Schlüsselrolle übernehmen.

Dezember 2015. Wann immer in diesen Tagen über selbstfah-

rende Autos berichtet wird, ist mit hoher Wahrscheinlichkeit

eine Komponente aus dem Hause ZF TRW an Bord. Aktive und

passive Sicherheitstechnik ist die Kernkompetenz der fünften

ZF-Division. Zum Portfolio zählen Funktionen für Fahrerassistenz

und Teilautomatisierung, adaptive Geschwindigkeitsregelung,

Spurhalte- und Spurwechselassistent sowie Notfallassistent.

Das Entwicklungs- und Produktionszentrum in Koblenz platzt

aus allen Nähten, weshalb einzelne Abteilungen – darunter die IT –

auf Gebäude in der Nachbarschaft ausgelagert wurden. Auch

hier gedeihen innovative Gedanken, Prozesse zur Steigerung von

Produktivität und Wertschöpfung.

Success Story / ZF TRW / JobRouter® Enterprise Edition in einem globalen Konzern

Zusammenschluss

zweier sehr erfolgreicher

Technologieführer:

ZF und TRW haben sich

in stark wachsenden

Segmenten etabliert,

die von den Megatrends

Kraftstoffeffizienz,

erhöhte Sicherheits-

anforderungen und

autonomes Fahren

profitieren.

Foto: ZF TRW

Das Interview

Ihr Team hat seit der Einführung von JobRouter® über

40 Prozesse selbst entwickelt, die meisten davon für die

Fachabteilungen. Wie fing das Ganze an?

Markus Staudt: „Am Anfang haben wir in JobRouter® eine

Basis mit automatisierter Genehmigungsstruktur aufgebaut

und Vorgesetzte sowie Kostenstellen integriert. Hierüber

laufen Workflows wie Überstundenanträge, Reiseanträge usw.

In der letzten Zeit wurden viele Workflows von der Koblenzer

Logistik angefordert. Wer JobRouter® kennengelernt hat,

kommt auf neue Ideen, wie Prozesse digitalisiert werden

können.“

Wie viele Benutzer arbeiten aktuell mit JobRouter® ?

Angelika Knauth: „Anton hat eine Anbindung an die

konzernweite AD (Active Directory) mit JobRouter®-Mitteln

implementiert. Dadurch können derzeit ca. 30.000 Mitarbeiter

JobRouter® nutzen.“

Wie nutzen die Fachabteilungen JobRouter®-Workflows?

Josef Rieser: „Ein Beispiel bei uns in der Zentrallogistik ist der

Workflow Sonderfahrten. Solche Fahrten oder auch Flüge

müssen kurzfristig genehmigt und über Speditionen abge-

wickelt werden. Jetzt können die Direktoren Kosten aus

Sonderfahrten, die einen bestimmten Betrag überschreiten,

über ihr Smartphone genehmigen. Einmal wöchentlich ziehe

ich mir die Reports aus JobRouter®. Viele Abläufe und Formu-

lare, die händisch bearbeitet und über die Hauspost gesteuert

wurden, lassen sich nun auf elektronischem Wege zuverlässiger

verfolgen und viel schneller erledigen.“

Genehmigungen werden also auch per Smartphone erteilt?

Paul Eisenbürger: „Ja, das geht ganz einfach. Manager können

eine E-Mail von JobRouter® mit einem Schlüsselwort beantwor-

ten und damit den Vorgang genehmigen oder ablehnen.“

Anton Khoryukov: „Approval-Prozesse werden seitens des

Managements immer stärker nachgefragt – auch parallel lau-

fende mit mehreren Vorgesetzten. Immer mehr Führungskräfte,

die rund um den Erdball unterwegs sind, fragen nach der Funk-

tionalität, Genehmigungen in den JobRouter®-Prozessen

einfach per E-Mail erteilen zu können.“

Success Story / ZF TRW / JobRouter® Enterprise Edition in einem globalen Konzern

Bild links:

Josef Rieser

Bild Mitte:

Paul Eisenbürger (l.)

Markus Staudt (r.)

Bild rechts v.l.n.r.:

Markus Staudt

Anton Khoryukow

Angelika Knauth

Wie aufwendig sind die für die Fachabteilung entwickelten

automatisierten Workflows?

Angelika Knauth: „Manchmal sind Workflows sehr einfach:

Für unsere Düsseldorfer Kollegen haben wir einen One-Step-

Prozess implementiert. Dieser Prozess besteht aus einem

Schritt und hilft, die korrekte Lizensierung von DIN-Normen

und Standards global in den jeweiligen Standorten sicher-

zustellen. Ohne JobRouter® hätten wir das Problem nicht so

zuverlässig und schnell lösen können. Andere Prozesse dage-

gen sind mit bis zu 30 Schritten sehr aufwendig und bedürfen

intensiver Abstimmung mit den Fachabteilungen.“

Welchen Nutzen bietet JobRouter® in der Zusammenarbeit

mit externen Unternehmen?

Paul Eisenbürger: „Ein größeres Projekt betrifft die komplette

Dienstreiseabwicklung mit unserem Testcenter in Schweden.

Dort testen unsere Ingenieure Fahrzeuge unter extremen

Bedingungen. Anstatt über Excel-Tabellen, buchen und rech-

nen wir nun über JobRouter® ab, was zudem die Zuordnung

zu Projekten sicherstellt. Meine Idee war, Charterflüge mit

Flugdaten und Abflugort als Dropdown-Menü zu hinterlegen,

um Fehlbuchungen oder Terminprobleme auszuschließen.

Chartergesellschaften und Hotels erhalten die Daten zum

Abgleich automatisch zugesandt.“

Kann man analoge Arbeitsabläufe überhaupt 1:1 abbilden?

Wie entstehen neue Workflows?

Markus Staudt: „Das logische Denken in nicht-sequentiellen

Prozessen müssen viele erst lernen. Für neue Workflows müssen

die Fachabteilungen Vorarbeiten leisten und ein Formular aus-

füllen. Einzutragen sind zum Beispiel Formularfelder, Abläufe,

Genehmigungsprozesse, Zuständigkeiten, Pflichtfelder.

Auch Fragen wie ‚Was passiert denn, wenn der Entscheider

Nein sagt?‘ müssen sauber definiert werden. Das Lastenheft

setzt sich zusammen aus Präsentation, Gesprächsprotokoll

und E-Mails.“

Und wenn später doch noch Änderungswünsche kommen?

Angelika Knauth: „Wir sind sehr effektiv in der hausinternen

Workflow-Gestaltung. Externe Lösungen erfordern Kostenkal-

kulationen: Jedes Detail müsste bereits bei Auftragsvergabe

klar definiert sein, um Mehrkosten zu vermeiden. Aber trotz der

guten Vorarbeit der Fachabteilungen werden einigen Details erst

später bei der Workflow-Entwicklung klar. Als interne Entwickler

können wir hier flexibler und effektiver reagieren. Die erste Maske

ist die wichtigste, denn alle dort erfassten Daten wandern durch

den gesamten Prozess. “

Wann übernimmt die Fachabteilung die Verantwortung

für den Prozess?

Anton Khoryukov: „Die Tests laufen parallel zur Entwicklung.

Die Fachabteilungen sind froh über die Eigenverantwortung.

Der dortige Administrator erhält bei Bedarf Schulungs- oder

Kommunikationsunterlagen. Er gibt das Go, kann in den Prozess

eingreifen und Schritte neu zuweisen.“

Die Systemlandschaft bei ZF TRW in Koblenz ist sehr

differenziert. Das ERP-System QAD erlaubt nur beschränkte

Zugriffsmöglichkeiten von außen, was den Datenaustausch

und die Schnittstellenanbindung erschwert. Von SAP® wird

das Modul HR genutzt, im Controlling läuft General Ledger

als Inselmodul.

Welche Rolle spielt JobRouter® in einer komplexen

Systemlandschaft?

Paul Eisenbürger: „Jeder benötigt Erfassungsmöglichkeiten für

Daten, die unsere Systeme nicht bieten – da kann JobRouter®

seine Stärken ausspielen. Das Highlight für mich im Controlling

ist, dass ich mir über JobRouter® die benötigten Daten in eine

Datenbank hineinziehen kann, um sie auszuwerten und damit

weiterzuarbeiten.“

Markus Staudt: „An den Schnittstellen zeigt sich, wie gut sich

eine Anwendung nahtlos integrieren lässt. Datenbanken kann

ich beispielsweise mit SQL und PHP an JobRouter® anbinden.

Für mich ist JobRouter® deshalb ein einfach zu programmie-

rendes Tool, das sich auch in komplexen Lösungen extrem

flexibel zeigt.“

Wie ist die Anwendungsbetreuung geregelt?

Anton Khoryukov: „Da wir alle unterschiedliche Haupttätig-

keits-Schwerpunkte haben, teilen wir uns die Workflow-

Entwicklung und den Support nach unseren zeitlichen

Success Story / ZF TRW / JobRouter® Enterprise Edition in einem globalen Konzern

Möglichkeiten ein. Für die Zukunft erhoffen wir uns mehr

Ressourcen. Aktuell stellen wir auf die JobRouter®-Version 3.0

um. Das ist allerdings ein größeres Projekt.“

Angelika Knauth: „Bei der Umstellung auf die neueste Version

packt uns wieder der Perfektionsanspruch. Wir sehen eine

Chance darin, die Daten nicht einfach zu übernehmen, sondern

vorhandene Prozesse zu überdenken, um die vielen neuen

Möglichkeiten besser auszuschöpfen.“

Durch die Integration in den ZF-Konzern ergeben sich

neue Perspektiven, auch für die IT. Auf der Agenda des

Zusammenwachsens stehen effiziente Betriebsabläufe,

schlanke Prozesse, Wirtschaftlichkeit und Individuali-

sierbarkeit. Letztere ist der internationalen Mitarbeiter-

vielfalt, den über den Globus verstreuten Standorten

und dem demografischen Wandel geschuldet.

Wie kann ein Workflow-Management-System global

eingesetzt werden?

Paul Eisenbürger: „Viele Prozesse müssen außerhalb des ERP,

zum Beispiel SAP®, erledigt werden. Ein Großteil lässt sich mit

JobRouter® gestalten und anschließend ins ERP oder jedes

andere System übernehmen – nur wissen das viele Entscheider

nicht. Um die Möglichkeiten eines globalen Workflow-Manage-

ments bis in die Tiefe auszuschöpfen, müssen die Entscheider

aus Business und IT besser zusammenarbeiten. In der Workflow-

Entwicklung verfügen wir über ein geballtes Wissen, das man

nicht in jedem Unternehmen findet.“

Also nutzen auch andere Standorte die für die

Fachabteilungen entwickelten Prozesse?

Markus Staudt: „Die Entwicklung der meisten Workflows wird

in Koblenz initiiert. Zusammen mit den Fachabteilungen wird

aber immer darauf geachtet, ob ein Prozess auch international

genutzt werden kann. Wird dies entsprechend beachtet, kön-

nen andere Standorte ohne großen Aufwand in bestehende

Workflows integriert werden.“

Anton Khoryukov: „Um den administrativen Aufwand zu ver-

ringern, haben wir einen speziellen Workflow MyJobRouter

entwickelt, mit dem jeder Mitarbeiter weltweit sich seine

JobRouter®-Prozesse zusammenstellen und eigene Stamm-

daten einstellen kann. Die Mehrsprachigkeit von JobRouter®

ist hierbei ein großer Vorteil.“

Wie lässt sich ein global zuständiges Team aufbauen?

Anton Khoryukov: „Nachhaltig wird Workflow-Management

dann, wenn ein global zuständiges Team über die Standorte

hinweg Prozesse analysiert. Das Team muss Wissensvorsprünge

von einem Standort auf die anderen transferieren können.

Das Workflow-Management JobRouter® ist ein so global ein-

setzbares System, dass es absolut Sinn macht, diese Aufgabe

konkret zuzuordnen. Idealerweise müsste die Workflow-

Entwicklung in einem globalen Team angesiedelt sein, das

die lokalen Sprachen und Besonderheiten berücksichtig.

Das Potenzial dazu haben wir.“

„Wir waren von Anfang an über-zeugt und sind es immer noch“

Spulen wir gedanklich noch einmal zwölf Jahre zurück.

Wie kam es zur Zusammenarbeit?

Angelika Knauth: „Wir waren auf der Suche nach einem

Archivierungs- und Workflow-Tool. Viele Systeme sind wie

eine Blackbox, JobRouter® dagegen ist wunderbar offen

und auf das Wesentliche reduziert. Man konnte ohne viele

Schulungen, ohne hohe Kosten sofort loslegen. Ich finde es

gut, dass wir die Daten anderer Systeme nutzen können, egal

ob sie aus QAD, SAP®, Datenbanken oder Excel kommen. Seit

dem ersten Prozess, der Rechnungsprüfung, haben wir über

40 Prozesse selbst entwickelt, allen voran mein Kollege Anton

Khoryukov. Es ist phänomenal, was man für den Preis von der

JobRouter AG geliefert bekommt!“

© JobRouter AG 2017

Success Story / ZF TRW / JobRouter® Enterprise Edition in einem globalen Konzern

Über die JobRouter AG

Als Weber, Jäck & Partner Systemhaus GmbH

1994 in Mannheim gegründet, führte das

Unternehmen Dokumenten-Management-

Lösungen im deutschsprachigen Raum ein.

Im Jahr 2000 erfolgte die Umfirmierung zur

WJ&P Systemhaus AG.

Aufgrund des Fehlens eines einfach zu

bedienenden und kostengünstigen Workflow-

Management-Systems auf dem Markt für

Dokumenten-Management-Systeme startet

das Unternehmen die Eigenentwicklung des

Workflow-Management-Systems JobRouter®.

Die Markteinführung erfolgt im Jahr 2003.

Aufgrund der zeitgleich mit dem Relaunch des

Produktes erfolgten starken Nachfrage, ändert

die WJ&P Systemhaus AG die Ausrichtung

zum Softwarehersteller und firmiert 2013 zur

JobRouter AG um.

JobRouter®, das einzigartige Applikationsframework

JobRouter® bietet die perfekte Symbiose aus Workflow-,

Dokumenten- und Daten-Management sowie intelligenter

Belegverarbeitung. Die durchgehende Prozessorientierung,

die Verknüpfung aller Komponenten und die Kommunikation

mit ERP- und anderen Standardsystemen machen JobRouter®

zu einem einzigartigen Applikationsframework zur Digitali-

sierung von Unternehmen.

JobRouter® automatisiert sämtliche Geschäftsprozesse und

bewirkt damit, dass Unternehmensregeln präzise eingehalten

und korrekte Prozessabläufe sichergestellt werden. Ganz

nebenbei vermindert sich der Aufwand eines notwendigen

Qualitätsmanagements. Unternehmen reduzieren mit

JobRouter® die Durchlaufzeiten ihrer Prozesse und stärken ihre

Termintreue; sie sparen Lager- und Verwaltungskosten ein und

schaffen Freiräume für wesentliche Aufgaben ihrer Mitarbeiter.

JobRouter® bietet flexibles Workflow-Management für jedes

Unternehmen – mit Sicherheit.

Zu den JobRouter®-Anwendern zählen Unternehmen wie Lamy,

IHI Charging Systems International, Ernst & Young, Fresenius

Netcare, Heberger, HELMA Eigenheimbau, Metzler IT Services,

MEYER WERFT, Rockwell Collins, ZF TRW u.v.a.

2003 JobRouter® SN#1

Bereits die erste Version erweist sich als stabil und praxistauglich.

2006 JobRouter® Enterprise Edition

Diese Edition beinhaltet bereits viele Module, um zerti�zierbare Projekte ohne Schnittstellen und Medienbrüche zu realisieren. Sie war der Grundstein für die leistungsstarke Plattform von heute, die Komponenten wie Belegverarbeitung, Archiv und Belegleser umfasst.

2007 Multilingualität Mit Englisch und Französisch ging es los. Heute verfügt JobRouter® in der Standard-Version über 18 Sprachen, zu denen Arabisch, Kyrillisch oder Chinesisch zählt.

2008 JobSAP Die ersten SAP-Schnittstellen werden verfügbar. Heute verfügt JobRouter® über eine ganze Palette von JobSAP-BAPI-Konnektoren.

2010 JobRouter® Version 3

Ein neues Design, ein wesentlich verbesserter Dialogdesigner und vieles mehr machen JobRouter® zur leistungsfähigsten BPM-Suite am Markt.

2011 Load Balancing Immer größere Kunden verlangen nach immer mehr Power. JobRouter® wird beliebig skalierbar und beherrscht Load Balancing.

2012 Zeitzonen-management

Kunden mit global laufenden Prozessen erhalten ein intelligentes Zeitzonenmanagement.

2013 JobArchive DMS wird immer mehr zur Nebensächlichkeit. JobRouter® übernimmt die rechtskonforme Archivierung von Dokumenten – zerti�ziert durch Ernst & Young.

2014 JobMind Dieses Modul besitzt die einzigartige Funktion, Baurechnungen nach §13b auszulesen und intelligent zu korrigieren.

2015 JobFerd JobRouter® liest und erstellt ZUGFeRD-konforme Rechnungen.

2016 JobRouter®Version 4

Der mobile Client ist Bestandteil des Systems.

JobRouter® – Transformation vom Workflow-Management-System zur globalen Plattform für unternehmensweite Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Kurzprofil ZF TRW

TRW Automotive gehört seit Mai 2015 zur ZF Friedrichshafen

AG. Das Unternehmen entwickelt und produziert aktive und

passive Sicherheitstechnik für alle großen Fahrzeughersteller

weltweit. Hauptstandort des 1901 gegründeten Unternehmens

ist Livonia, Michigan (USA).

Daneben unterhält ZF TRW 22 technische Zentren und 13 Test-

strecken weltweit. Koblenz zählt zu den größten europäischen

Entwicklungs- und Produktionsstandorten von ZF TRW.

Projektdetails

Kunde: ZF TRW

Branche: Automobilzulieferindustrie

Mitarbeiter: 134.000,

davon 63.000 in der ZF-Division ZF TRW

Datenbanken: Oracle

System: JobRouter® Enterprise Edition

Laufende Prozesse: Urlaubsantrag, Bestellprozesse,

Überstundenprozess, Lizensierungs-

prozess, Sonderfahrten, QVP, Aus- und

Weiterbildungsprozess, Pro-Forma-

Rechnung, Verschrottungsprozess,

Debitoren-Kostenstellenzuordnung,

Dienstreiseprozess, Auditvorbereitung,

Erstbemusterungsprozess...

In Planung: Ersatzteile-Bemusterungs-Prozess

Die Vorteile der JobRouter® Enterprise Edition

• User-Limitierung erweiterbar

• spricht 18 Sprachen, darunter Deutsch, Englisch,

Spanisch, Portugiesisch, Türkisch, Finnisch,

Tschechisch, Chinesisch, Japanisch, Russisch

• mehrsprachige Dialoge und Prozesse

• lässt sich an jede beliebige Schnittstelle einfügen

• empfängt, verteilt, verarbeitet und speichert Daten

und Dokumente im Zusammenspiel mit jedem System

• kann als Datenerfassung für Dritt-Systeme fungieren

• beinhaltet ein rechtskonformes Archiv

• berücksichtigt die Zeitzonen

• kann in einem Failover-Cluster betrieben werden

• Loadbalancing wird unterstützt

• Testumgebung(en) verfügbar

Success Story / ZF TRW / JobRouter® Enterprise Edition in einem globalen Konzern

ZF wurde 1915 als Zahnradfabrik GmbH in Friedrichshafen

gegründet und feierte vergangenes Jahr 100-jähriges Jubiläum.

Der weltweit führende Technologiekonzern in der Antriebs-

und Fahrwerktechnik sowie der aktiven und passiven Sicher-

heitstechnik ist durch die Übernahme auf 134.000 Mitarbeiter

an 230 Standorten in 40 Ländern gewachsen.

Anteilseigner der ZF Friedrichshafen AG sind mit 13,8 Prozent

die Zeppeling-Stiftung, die von der Stadt Friedrichshafen ver-

waltet wird, sowie mit 6,2 Prozent die Dr. Jürgen und Irmgard

Ulderup Stiftung, Lenförde. ZF zählt zu den drei größten

Automobilzulieferern weltweit.