Wolfgang Dörr

und

Herbert Höninger

Webbasierter Eingangsrechnungs-workflow für oxaion

Prozess oxaion-Integration Features Admin-Portal

Inhalt

Eingangsrechnungsworkflow

Überblick über den Prozess

Rechnungen per Post oder E-Mail, Belegerkennung

Workflowsteuerung

oxaion-Integration der cmd-Lösung

Vorteile durch Prozessintegration

Features

Funktionen des cmd-Eingangsrechnungsworkflows

Web-Administrationsportal

Vollständigkeitsprüfung und Kontrolle über die

Dateisysteme

12.11.2015 command ag – www.command-dms.de 2

Prozess oxaion-Integration Features Admin-Portal

12.11.2015 command ag – www.command-dms.de 3

Prozessdokumentation (vereinfacht)

Prozess

Prozess oxaion-Integration Features Admin-Portal

12.11.2015 command ag – www.command-dms.de 4

Prozess

Rechnungen per E-Mail

Frühes Archivieren

Daten- Extraktion

Daten- Validierung

DirectInvoiceControl

IRIS Xtract

Scannen Frühes Archivieren

Daten- Extraktion

Daten- Validierung

IRIS Xtract

Rechnungs-eingang

Rechnungs-prüfung

Workflow Buchung und Zahlung

Rechnungen auf Papier

cmdINVOICE mail

Prozess

ZUGFeRD

Prozess oxaion-Integration Features Admin-Portal

Direkte Anbindung an oxaion

12.11.2015 command ag – www.command-dms.de 6

oxaion- Integration

Stammdaten-Zugriffe „live“ aus oxaion (kein Puffern oder Abgleich notwendig), wie z.B. Lieferant, Steuerschlüssel, Konditionen, Kostenträger etc.

Alle Life-Cycle-Prozesse (außer Bezahlung) einer Eingangsrechnung werden direkt in oxaion angestoßen (von Vorerfassung bis Buchung/Storno und Archivierung).

Zweiseitiger Abgleich der Rechnungen (Workflow <> oxaion), d.h. Änderungen im Workflow werden in das ERP-System geschrieben und Änderungen im ERP-System werden in den Workflow transportiert

Transparenz über Lieferanteninformationen (wie z.B. Zahlsperren und Mahnverfahren)

Direktes, qualifiziertes Feedback aus oxaion (Erfolgs- und Fehlermeldungen werden aus oxaion bis zum Benutzer transportiert)

Verbund zwischen Bestellung und Rechnung (Einkauf/EKS)

Prozess oxaion-Integration Features Admin-Portal

12.11.2015 command ag – www.command-dms.de 7

Features

Features

Transparenz über den gesamten Freigabeprozess und Life-Cycle einer Rechnung

Bedienbarkeit auf Mobilgeräten

Überblick über die anstehenden Aufgaben auf der personalisierten Landingpage

Vollständigkeitskontrolle und Redundanz-Erkennung:

Kontrollfunktion der Redundanzen über Frontend-Anzeige der doppelten Belege

Web-Adminportal als Kontrollinstanz

Monitoring der relevanten Systeme und Daten-Importer

Erkennung und Import fehlender Rechnungen

Skontoausschöpfung: automatisierte Prozesse für Skonto-Fälligkeiten

Prozess oxaion-Integration Features Admin-Portal

12.11.2015 command ag – www.command-dms.de 8

Features (2)

Features

Eskalationsmanagement: automatisierte Prozesse für mehrstufiges Mahnwesen

Archivierung über standardisierte Schnittstellen zu gängigen Herstellern, wie IBM OnDemand, Comarch InfoStore, EASY, SER, Hyp, uvm.

Vollständige Archivierung mit Life-Cycle (inkl. Vorstrecke)

Anbindung verschiedener Belegtypen zur gleichen Verarbeitung im Workflow (Scan-, Digital- und Kassenbelege, ZUGfeRD, etc.)

Differenziertes und individuelles Berechtigungskonzept

Mehrsprachigkeit: Übersetzung in alle Sprachen möglich (Auslieferung in Englisch/Deutsch)

Notizfunktion in den Rechnungen

Anbindung von weiteren ERP-Systemen technisch möglich

Prozess oxaion-Integration Features Admin-Portal

12.11.2015 command ag – www.command-dms.de 9

Kontrolle über das Admistrationsportal

Admin-Portal

Prozess oxaion-Integration Features Admin-Portal

12.11.2015 command ag – www.command-dms.de 10

Neustart des I.R.I.S Importers

Admin-Portal

Prozess oxaion-Integration Features Admin-Portal

12.11.2015 command ag – www.command-dms.de 11

Fehler im Import

Admin-Portal

Prozess oxaion-Integration Features Admin-Portal

12.11.2015 command ag – www.command-dms.de 12

Überblick über den Importer

Admin-Portal

Prozess oxaion-Integration Features Admin-Portal

12.11.2015 command ag – www.command-dms.de 13

Identifizierung des fehlerhaften Signals

Admin-Portal

Prozess oxaion-Integration Features Admin-Portal

12.11.2015 command ag – www.command-dms.de 14

Suche im Dateisystem nach Belegnummer

Admin-Portal

Prozess oxaion-Integration Features Admin-Portal

Beispiele aus Lotus Notes

12.11.2015 command ag – www.command-dms.de 15

Prozess oxaion-Integration Features Admin-Portal

Positionserfassung

12.11.2015 command ag – www.command-dms.de 16

Prozess oxaion-Integration Features Admin-Portal

Rechnungsposition ändern

12.11.2015 command ag – www.command-dms.de 17

Vielen Dank!