Workflow-Lsungen fr Rechnungsprfung von forcont Was erwarten Unternehmen, wenn sie die Rechnungsbearbeitung mit Workflows automatisieren? Es geht um eine signifikante Reduktion der Durchlaufzeit, Einsparungen bei den Prozesskosten, verbesserte berwachung und Steuerung des Geschftsprozessfortschrittes und natrlich finanzielle Vorteile, da aufgrund der beschleunigten Bearbeitung Skontoverluste entfallen. Dabei mssen lokale und nationale Besonderheiten in der Ablauforganisation der Geschftsprozesse bercksichtigt, die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Den Rechnungseingangs-Workflow Out-of-the-Box gibt es nicht. Vordergrndig billige fertige Lsungen fhren zu hohen internen Kosten, da Unternehmen ihre Prozesse an die Software anpassen, sagt Christa Gaudlitz, Geschftsfhrerin der forcont business technology gmbh. Wir haben schon zahlreiche Projekte durchgefhrt; jeder Kunde hat andere Ablufe mit unterschiedlichen Anforderungen und

verfgt ber eine spezielle Infrastruktur, die man bercksichtigen muss. Der Workflow fr die Rechnungsprfung wird von forcont basierend auf dem SAP Business Workflow oder dem Produkt forcont factory realisiert. Die Eingangsrechnungen werden elektronisch verteilt, stehen bei jedem Arbeitsschritt am Bildschirm zur Verfgung und sind revisionssicher im Archiv abgelegt. Neben dem Scannen und Vorerfassen der Rechnungsbelege in der Finanzbuchhaltung wird sowohl die sachliche bzw. rechnerisch kaufmnnische Prfung in den Bereichen als auch die ein- bis dreistufige Freigabe der Rechnungen je nach Freigabegrenze und Bereich untersttzt. Die Mitarbeiter werden per E-Mail informiert, wenn ein Arbeitsschritt im System fr sie ansteht. Dabei muss nicht jeder Mitarbeiter ber Zugriff auf SAP verfgen: durch Integration mit einer Web-Komponente ist die durchgngige elektronische Bearbeitung nach Archivierung der Rechnungen sichergestellt. Ein Baustein ist das Rechnungseingangsbuch fr die aktuelle Verfolgung der Buchungs- und Prfschritte. Automatisch gefllt, erlaubt es die bergreifende Suche ber den gesamten Rechnungsbestand. forcont untersttzt Unternehmen von der Erstellung des Pflichtenheftes bis zur Inbetriebnahme. Die termingerechte Projektabwicklung wird von den Kunden des Leipziger Anbieters sehr geschtzt. Der Nutzen der Workflow-Lsung steht fr die Unternehmen auer Frage. Der offensichtlichste Vorteil sind ca. 35 % mehr Skontobuchungen, sagt Peter Laros, SAP-Anwender-Betreuer bei SWT (Stadtwerke Trier). Frher wussten wir manchmal nicht, wo sich eine Rechnung befindet, die Bearbeitung konnte mehrere Wochen dauern. Dank integrierter Terminberwachung sind Rechnungsfreigaben innerhalb von 5 Tagen heute garantiert. Von groer Bedeutung ist fr Laros das verbesserte Prozess-Controlling. Wir knnen genau feststellen, welche Bereiche die Beschaffungswege nicht einhalten. Liegt im SAP keine BANF (Bestellanforderung) vor oder wurde der Wareneingang nicht gebucht, kann die Rechnung nicht automatisch durchgebucht werden, die Rechnungsprfung ist aufwndiger. Diesen Mehraufwand knnen wir den Kostenstellenverantwortlichen jetzt belegen und ggf. auch gezielt verrechnen.

SSccaannnneenn OOCCRR EErrkkeennnnuunngg AArrcchhiivviieerreenn

PPoossttsstteellllee

AAuuttoommaattiissiieerrttee EErrffaassssuunngg iimm EERRPP--SSyysstteemm

BBuucchhhhaallttuunngg

PPrrffuunngg uunndd FFrreeiiggaabbee

FFaacchhaabbtteeiilluunngg// BBuucchhhhaallttuunngg

RReecchheerrcchhiieerreenn

BBuucchhhhaallttuunngg// FFaacchhaabbtteeiilluunngg

BBuucchhuunngg iimm EERRPP--SSyysstteemm

BBuucchhhhaallttuunngg

WWeeiitteerrlleeiitteenn NNoottiizzeenn aannbbrriinnggeenn

KKoonnttiieerruunngg eerrffaasssseenn

Seit ber 2 Jahren ist Harry Vahle, Leiter Rechnungswesen und Treasury bei AWD.pharma in Dresden, beraus zufrieden. Allein durch Einsparungen bei Archiv und Papier, sowie durch verringerte Investitionen im Bereich der SAP-Belegreorganisation hat sich die kalkulierte Amortisationszeit von weniger als 1 Jahr besttigt. Dabei sind wirtschaftlich schwer quantifizierbare Faktoren wie sofortiger Zugriff fr alle, hhere Flexibilitt und besseres Controlling noch gar nicht bercksichtigt. Obwohl rd. 100 Mitarbeiter keinen Zugriff auf unser SAP-System haben, konnte - dank Groupware-Integration und Vertreterregelung - die Bearbeitungszeit von 7 bis 14 auf durchschnittlich 2 Tage reduziert werden. Auch wenn Rechnungs-Workflows erst bei 2 der 70 Firmen der Alba-Gruppe produktiv sind, 2 weitere sind in Arbeit, werden Einsparungen erzielt. Mindestens 40.000 Kopien pro Monat entfallen, das reduziert Papier, Lagerflche und administrativen Aufwand, meint Tilman Schultze-Berndt, Leiter eines der kaufmnnischen Kompetenzzentren. Das entscheidende Argument fr unsere Unternehmen ist die standortunabhngige, sofortige Verfgbarkeit aller Dokumente. Automatisierung schafft Transparenz und verbessert die Kontrolle. Individuell konfigurierte Projekte haben fr Schultze-Berndt groe Bedeutung, was den forcont-Ansatz besttigt: Wer glaubt, mit einem Standard die Bedrfnisse von Anlagenbetreibern, Schrottvermarktern, Facility Managern und Kunststoffverarbeitern gleich gut abzudecken, versteht nicht viel von der Realitt in den Firmen.