Intercompany- Abstimmung in SAP ERP Financials:
Differenzen identifizieren, dokumentieren, eliminie ren
Bereits ab zwei Buchungskreisen gibt es in der Regel übergreifende
Geschäftsvorfälle. Im Konzernabschluss sind diese Innenumsätze zwischen
verschiedenen organisatorischen Einheiten dann zu eliminieren, es entsteht
Abstimmungsbedarf bei den Einzelbilanzen. Bisher wurden Differenzen auf
Intercompany-Konten meist erst bei der Konsolidierung in der Konzernbilanz
festgestellt. Mit SAP ERP Financials lässt sich dieser Arbeitsschritt bereits
beim Einzelabschluss einfach erledigen.
Fast jeder Konzern verfügt über Tochter- oder Landesgesellschaften, die in Bezug
auf die Bilanzierung selbstständig agieren. Für diese Unternehmen gehören
Buchungsvorgänge zur Intercompany-Konsolidierung damit zum Tagesgeschäft.
Beispielsweise wenn der Buchungskreis „3000 IDES USA“ ein Darlehen von seiner
Tochtergesellschaft „1000 IDES Netherlands“ bekommt. Der Buchungssatz für „3000
IDES USA“ lässt sich in Buchungszeilen für flüssige Mittel im Soll (Sachkonto offene
Posten) und Verbindlichkeiten im Haben (Personenkonto) unterteilen. Für das
Tochterunternehmen „1000 IDES Netherlands“ wird in der Regel spiegelbildlich eine
Forderung im Soll und ein Geldabgang im Haben kontiert.
In einer reinen SAP-Umgebung sind solche Transaktionen längst kein Problem mehr.
Bereits in SAP R/3 lassen sich die entsprechenden Forderungen und
Verbindlichkeiten abgleichen. Buchungskreisübergreifende Belege ermöglichen eine
automatische Buchung in beiden Unternehmen und vermeiden auf diese Weise
Intercompany-Differenzen im Vorfeld.
Verfügt jedoch die Tochtergesellschaft „1000 IDES Netherlands“ nicht über eine
SAP-Lösung, entsteht mit SAP R/3 am Periodenende in der Regel zusätzlicher
Abstimmungsbedarf, beispielsweise für die Bereiche Kreditorenbuchhaltung
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November 2007
Autor: Jörg Siebert
(Verbindlichkeiten), Debitorenbuchhaltung (Forderungen) und
Sachkontenbuchhaltung. SAP ERP Financials schafft hier Abhilfe. Die Lösung
erlaubt es, Daten aus SAP- und auch Nicht-SAP-Systemen zu sammeln. Zudem
werden neben Forderungen und Verbindlichkeiten auch Hauptbuchkonten in den
Abstimmungsprozess mit einbezogen. SAP ERP ermöglicht also einen zentralen
Abstimmungsprozess unabhängig von der Kontenart und dem Buchhaltungssystem.
Erst auf dieser Basis kann eine effektive Intercompany-Abstimmung stattfinden.
Nachricht bei Klärungsbedarf
SAP ERP Financials unterstützt die Intercompany-Abstimmung in fünf Schritten.
Zuerst werden die notwendigen Daten gesammelt – aus SAP-Lösungen via Remote
Function Call, aus Nicht-SAP-Systemen im ASCII-Format. Anschließend speichert
SAP ERP Financials diese Daten in einem eigenen Bereich. Technisch handelt es
sich hierbei um das Special Ledger (FI-SL) auf das zurückgegriffen wird. Diese
Vorgehensweise bietet gegenüber den sonst weit verbreiteten Excel-Lösungen
folgende Vorteile:
● Buchung von Einzelposten
● Auswertung mit dem SAP Standardberichtswesen
● Versionsverwaltung
● Erweiterungsmöglichkeiten für kundeneigene Felder
Mit Hilfe im Customizing zu hinterlegender, flexibler Regeln lassen sich zueinander
gehörende Positionen in den Intercompany-Konten finden und ausgleichen. Für die
Beispieltransaktion etwa wird es dann möglich, den Geschäftsvorfall „Darlehen“
anhand des Betrags und einer Vertragsnummer im Belegfeld „Referenz“ eindeutig zu
identifizieren. Auch müssen in den Buchungskreisen 1000 und 3000 je zwei
entsprechende Belege vorhanden sein, die sich ausgleichen. Fehlt ein Beleg,
existiert eine Differenz mit Klärungsbedarf.
Solche zu klärenden Positionen können per E-Mail direkt an die zuständigen
Sachbearbeiter der einzelnen Gesellschaften gesendet werden. Die entstehende
Korrespondenz ist in SAP ERP Financials dokumentiert. Fehlt danach weiterhin ein
Beleg und reagiert der Verantwortliche auf die gesendete Nachricht nicht, kann die
Differenz mit einer von SAP ERP Financials erstellten automatisierten Buchung in
den verteilten SAP- und Nicht-SAP-Systemen beseitigt werden.
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Mit dieser systemgetriebenen Klärung innerhalb des definierten Intercompany-
Prozesses bekommt der Sachbearbeiter eine aktive Rolle zugewiesen. Sieht er
keinen Klärungsbedarf, ist keine Reaktion erforderlich. Ansonsten stärkt die
Benachrichtigung die Bereitschaft, kurzfristig Lösungen zu finden, die sonst auf einen
Zeitpunkt nach dem Abschlussstichtag verlagert würden.
Datenmonitor für gemeinsame Sicht
Da der Geschäftsprozess „Intercompany-Abstimmung“ sowohl vom Sachbearbeiter
im Einzelabschluss als auch von einem Kollegen bei der Konsolidierung abgewickelt
werden kann, ist es sinnvoll, alle zugehörigen Transaktionen in SAP ERP Financials
explizit sichtbar zu machen. Strukturell handelt es sich hier um zwei sehr
unterschiedliche Vorgänge: Zum einen werden Intercompany-Konten auf der Ebene
der Einzelposten gespeichert, in der Konsolidierung werden jedoch alle Konten auf
Summenebene benötigt. Daher ist es hilfreich, wenn alle Transaktionen zur
Intercompany-Abstimmung als Meilensteine in den Datenmonitor der Konsolidierung
integriert sind.
Auch wenn Differenzen in der Praxis letztlich immer zwischen Personen geklärt
werden müssen, erzeugt ein zentrales Abstimmungswerkzeug gerade in einer
verteilten SAP-/Nicht-SAP-Landschaft einen hohen Mehrwert. Haben Mitarbeiter die
Abstimmung bislang manuell vorgenommen, etwa via
Tabellenkalkulationsprogramm, beschleunigt ein solches Software-Werkzeug den
Prozess erheblich. Eine direkte Verknüpfung mit den operativen Daten ermöglicht die
Sicht auf Originalbelege, die händische Versions- oder Statusverwaltung entfällt. Die
zentrale Sicht auf Differenzen und Korrespondenzen strukturiert die
Abstimmungsprozesse und macht sie transparent.
Das Diskussionsforum zum Thema
http://www.fico-forum.de
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