Intercompany- Abstimmung in SAP ERP Financials:

Differenzen identifizieren, dokumentieren, eliminie ren

Bereits ab zwei Buchungskreisen gibt es in der Regel übergreifende

Geschäftsvorfälle. Im Konzernabschluss sind diese Innenumsätze zwischen

verschiedenen organisatorischen Einheiten dann zu eliminieren, es entsteht

Abstimmungsbedarf bei den Einzelbilanzen. Bisher wurden Differenzen auf

Intercompany-Konten meist erst bei der Konsolidierung in der Konzernbilanz

festgestellt. Mit SAP ERP Financials lässt sich dieser Arbeitsschritt bereits

beim Einzelabschluss einfach erledigen.

Fast jeder Konzern verfügt über Tochter- oder Landesgesellschaften, die in Bezug

auf die Bilanzierung selbstständig agieren. Für diese Unternehmen gehören

Buchungsvorgänge zur Intercompany-Konsolidierung damit zum Tagesgeschäft.

Beispielsweise wenn der Buchungskreis „3000 IDES USA“ ein Darlehen von seiner

Tochtergesellschaft „1000 IDES Netherlands“ bekommt. Der Buchungssatz für „3000

IDES USA“ lässt sich in Buchungszeilen für flüssige Mittel im Soll (Sachkonto offene

Posten) und Verbindlichkeiten im Haben (Personenkonto) unterteilen. Für das

Tochterunternehmen „1000 IDES Netherlands“ wird in der Regel spiegelbildlich eine

Forderung im Soll und ein Geldabgang im Haben kontiert.

In einer reinen SAP-Umgebung sind solche Transaktionen längst kein Problem mehr.

Bereits in SAP R/3 lassen sich die entsprechenden Forderungen und

Verbindlichkeiten abgleichen. Buchungskreisübergreifende Belege ermöglichen eine

automatische Buchung in beiden Unternehmen und vermeiden auf diese Weise

Intercompany-Differenzen im Vorfeld.

Verfügt jedoch die Tochtergesellschaft „1000 IDES Netherlands“ nicht über eine

SAP-Lösung, entsteht mit SAP R/3 am Periodenende in der Regel zusätzlicher

Abstimmungsbedarf, beispielsweise für die Bereiche Kreditorenbuchhaltung

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November 2007

Autor: Jörg Siebert

(Verbindlichkeiten), Debitorenbuchhaltung (Forderungen) und

Sachkontenbuchhaltung. SAP ERP Financials schafft hier Abhilfe. Die Lösung

erlaubt es, Daten aus SAP- und auch Nicht-SAP-Systemen zu sammeln. Zudem

werden neben Forderungen und Verbindlichkeiten auch Hauptbuchkonten in den

Abstimmungsprozess mit einbezogen. SAP ERP ermöglicht also einen zentralen

Abstimmungsprozess unabhängig von der Kontenart und dem Buchhaltungssystem.

Erst auf dieser Basis kann eine effektive Intercompany-Abstimmung stattfinden.

Nachricht bei Klärungsbedarf

SAP ERP Financials unterstützt die Intercompany-Abstimmung in fünf Schritten.

Zuerst werden die notwendigen Daten gesammelt – aus SAP-Lösungen via Remote

Function Call, aus Nicht-SAP-Systemen im ASCII-Format. Anschließend speichert

SAP ERP Financials diese Daten in einem eigenen Bereich. Technisch handelt es

sich hierbei um das Special Ledger (FI-SL) auf das zurückgegriffen wird. Diese

Vorgehensweise bietet gegenüber den sonst weit verbreiteten Excel-Lösungen

folgende Vorteile:

● Buchung von Einzelposten

● Auswertung mit dem SAP Standardberichtswesen

● Versionsverwaltung

● Erweiterungsmöglichkeiten für kundeneigene Felder

Mit Hilfe im Customizing zu hinterlegender, flexibler Regeln lassen sich zueinander

gehörende Positionen in den Intercompany-Konten finden und ausgleichen. Für die

Beispieltransaktion etwa wird es dann möglich, den Geschäftsvorfall „Darlehen“

anhand des Betrags und einer Vertragsnummer im Belegfeld „Referenz“ eindeutig zu

identifizieren. Auch müssen in den Buchungskreisen 1000 und 3000 je zwei

entsprechende Belege vorhanden sein, die sich ausgleichen. Fehlt ein Beleg,

existiert eine Differenz mit Klärungsbedarf.

Solche zu klärenden Positionen können per E-Mail direkt an die zuständigen

Sachbearbeiter der einzelnen Gesellschaften gesendet werden. Die entstehende

Korrespondenz ist in SAP ERP Financials dokumentiert. Fehlt danach weiterhin ein

Beleg und reagiert der Verantwortliche auf die gesendete Nachricht nicht, kann die

Differenz mit einer von SAP ERP Financials erstellten automatisierten Buchung in

den verteilten SAP- und Nicht-SAP-Systemen beseitigt werden.

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Mit dieser systemgetriebenen Klärung innerhalb des definierten Intercompany-

Prozesses bekommt der Sachbearbeiter eine aktive Rolle zugewiesen. Sieht er

keinen Klärungsbedarf, ist keine Reaktion erforderlich. Ansonsten stärkt die

Benachrichtigung die Bereitschaft, kurzfristig Lösungen zu finden, die sonst auf einen

Zeitpunkt nach dem Abschlussstichtag verlagert würden.

Datenmonitor für gemeinsame Sicht

Da der Geschäftsprozess „Intercompany-Abstimmung“ sowohl vom Sachbearbeiter

im Einzelabschluss als auch von einem Kollegen bei der Konsolidierung abgewickelt

werden kann, ist es sinnvoll, alle zugehörigen Transaktionen in SAP ERP Financials

explizit sichtbar zu machen. Strukturell handelt es sich hier um zwei sehr

unterschiedliche Vorgänge: Zum einen werden Intercompany-Konten auf der Ebene

der Einzelposten gespeichert, in der Konsolidierung werden jedoch alle Konten auf

Summenebene benötigt. Daher ist es hilfreich, wenn alle Transaktionen zur

Intercompany-Abstimmung als Meilensteine in den Datenmonitor der Konsolidierung

integriert sind.

Auch wenn Differenzen in der Praxis letztlich immer zwischen Personen geklärt

werden müssen, erzeugt ein zentrales Abstimmungswerkzeug gerade in einer

verteilten SAP-/Nicht-SAP-Landschaft einen hohen Mehrwert. Haben Mitarbeiter die

Abstimmung bislang manuell vorgenommen, etwa via

Tabellenkalkulationsprogramm, beschleunigt ein solches Software-Werkzeug den

Prozess erheblich. Eine direkte Verknüpfung mit den operativen Daten ermöglicht die

Sicht auf Originalbelege, die händische Versions- oder Statusverwaltung entfällt. Die

zentrale Sicht auf Differenzen und Korrespondenzen strukturiert die

Abstimmungsprozesse und macht sie transparent.

Das Diskussionsforum zum Thema

http://www.fico-forum.de

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