Projektmanagement

Folie 1Prof. Dr. Jana Brauweiler Webinar „Projektmanagement“

30.04.20141

Herzlich Willkommen

zum Webinar

„Projektmanagement“

Prof. Dr. Jana Brauweiler

30.04.2014

Kontakt: [email protected]


30.04.2014

Kenntnisse und Erfahrungen - Projektmanagement

• seit 1.3.2014 Professur für „Integrierte Managementsysteme“ an der

Hochschule Zittau/Görlitz

• bis 28.2.2014 Studiengangsmanagerin Master „Projektmanagement“ (2

Sem.) / „Integriertes Projektmanagement“ (4 Sem.) am IHI Zittau

• Modulverantwortung „Projektmanagement“ am IHI

• Projektmanagement: Projektleitung, -koordination und/oder -bearbeitung

von 21 Projekten, Gesamtumfang: über 6 Mio. Euro

• Zertifizierte Projektmanagement-Fachfrau (GPM), IPMA LEVEL D®

Kenntnisse und Erfahrungen – e-learning

• seit 1999 Erfahrungen mit virtuellen Vorlesungen/Seminaren

• regelmäßige Durchführung von Webinaren/Weblesungen

Kurze Vorstellung


30.04.2014

Ziele des Webinars:

a. Überblick geben über Wesen und Ablauf des Projektmanagements

b. Fokus auf ausgewählte Schwerpunkte des Projektmanagements

Ablauf des Webinars

Unser Fahrplan für heute:

1. Einstieg – Projekte und Projektmanagement

2. Projektmanagementphasen – Überblick

3. Projektmanagementphasen – besondere Aspekte

4. Fazit


30.04.2014

Ablauf des Webinars


2. Projektmanagementphasen - Überblick

3. Projektmanagementphasen – Besondere Aspekte

4. Fazit


30.04.2014

Projekte sind nach DIN:

„Vorhaben, die im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen

in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet sind.“

Bedingungen können sein:

• Zielvorgabe

• Zeitliche, finanzielle, personelle o. a. Begrenzungen

• Eindeutige Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben

• Projektspezifische OrganisationDIN 69901-5, S. 11.



30.04.2014

Abgrenzung Projekt - Nicht-Projekt

Checkliste

„Projektstatus“

Projekte

Gre

nzfä

lle

Nicht-Projekte

Einmaligkeit, Neuartigkeit Routine

definierte Ziele unklare Ziele

Komplexität, Schwierigkeit einfach

definierter Start- und Endtermin kein Zeitlimit

eigenes Team und Organisations-

struktur

keine Teamarbeit oder spezielle

Organisation

begrenzte Ressourcen unbegrenzte Ressourcen

Mehrzahl der Kriterien sollte

erfüllt sein

Vgl. Jakoby, 2013, S. 8

1. Projekte und Projektmanagement


30.04.2014

1) Gewährleistung des Projekterfolges - Erfüllung der vertraglich vereinbarten

Leistung in angeforderter Qualität und Quantität innerhalb des finanziellen und

terminlichen Rahmens („Magisches Dreieck“)

Ziele des Projektmanagements

Ergebnis/Leistung

(Was soll im Projekt erbracht werden?)

Aufwand

(Was darf das

Projekt kosten?)

Termin

(Wann soll das Projekt

beendet werden?)

Qualität

Zufriedenheit

Vgl. DIN 69901-5, S. 13.



30.04.2014

2) Gewährleistung des Projektmanagementerfolges - Gewährleistung des

effektiven und effizienten Einsatzes von Methoden und Instrumenten des PM

Dimensionen:

a) Strategisches Projektmanagement (die richtigen Projekte machen, Prioritäten

setzen)

b) Operatives Projektmanagement (die Projekte richtig machen zur Steigerung

des wirtschaftlichen Erfolges sowie der Zufriedenheit der Stakeholder)

Vgl. Voigtmann; Steiner, 2011, S. 16.

Vgl. DIN 69901-5, S. 14.

Ziele des Projektmanagements



30.04.2014

Ablauf des Webinars




4. Fazit


30.04.2014

4 – Phasen-Modell des Projektmanagements

Projektinitiierung

u. -definition

Projekt-

planung

Projekt-

durchführung

Projekt-

abschluss

• Entwicklung

Projektidee

• Projektanalyse

(Rahmenbeding.,

Hintergründe)

• Festlegung

Projektziele

• Durchführbar-

keitsstudien

• Projektphasen

und Meilensteine

• Projektauftrag/

-entscheidung

Planung aller für die

Umsetzung des Projektes

erforderlichen Aufgaben

und Ressourcen

• Grobplanung

(Projektstruktur- und

Ablaufplan)

• Feinplanung (Termin-

und Ressourcenpläne)

• Teambildung

• Projektorganisation

• Projektstart/Kick-off

• Umsetzung der

Projektplanung

(Erarbeitung

Projektergebnis)

• Zeitliche, leistungs-

bezogene, finanzielle

Überwachung/

Steuerung des

Projektes

• Beendigung des

Projektes

• Projektaus-

wertung

• Projektdokumen-

tation

Vgl. Ruf, 2010, S. 27



30.04.2014

Zusammenhang zwischen PM-Phasen und Projektphasen

Vgl. Jakoby, 2013, S. 26



30.04.2014

Ablauf des Webinars




4. Fazit


30.04.2014

Projektinitiierung

u. -definition

Projekt-

planung

Projekt-

durchführung

Projekt-

abschluss

Ideengewinnung und

–strukturierungMachbarkeits-, Risiko-,

Umfeldanalyse

Festlegung Projektziel(e)

Projektstart

Projektauftrag In Anlehnung an Burghardt, 2002, S. 12.

Problem

-erkennung

-strukturierung

Festlegung Projektphasen/Meilensteine

3. Projektmanagementphasen - Aspekte

!


30.04.2014

Ideengewinnung und -strukturierung

a) Ishikawa-Diagramm / Fischgräten-Diagramm / Fishbone-Diagram

b) Mind-Map

Quelle: http://dic.academic.ru/

dic.nsf/dewiki/1442042



30.04.2014

Projektinitiierung

u. -definition

Projekt-

planung

Projekt-

durchführung

Projekt-

abschluss

Ideengewinnung und

–strukturierungMachbarkeits-, Risiko-,

Umfeldanalyse

Festlegung Projektziel(e)

Projektstart

Projektauftrag In Anlehnung an Burghardt, 2002, S. 12.

Problem

-erkennung

-strukturierung

Festlegung Projektphasen/Meilensteine

!

!



30.04.2014

Ergebnisziele

• Projektergebnis (Produkt,

Leistung, …)

Vorgehensziele

• Prozessschritte, Meilensteine, …

Ziel Messkriterium Ziel Messkriterium

Muss-Ziele

• ausschlaggebend

für Projekterfolg

Soll-Ziele

• steigern

Zufriedenheit (AW-

NU prüfen)

Kann-Ziele

• „nice to have“

Nicht-Ziele

• Abgrenzung zum

Projektziel

Zielformulierung

Zielkatalog:

Festlegung Projektziele



30.04.2014

Projektinitiierung

u. -definition

Projekt-

planungProjekt-

durchführung

Projekt-

abschluss

Ablauf-/

Terminplan

Projektplanoptimierung

In Anlehnung an Burghardt, 2002, S. 12.

Projektstrukturplan

Ressourcen-

plan(ung)

Kosten-

plan(ung)Finanz-

plan(ung)!



30.04.2014

Ablauf- und Terminplan

Balkendiagramm/Gantt-Diagramm

http

://ww

w.g

ert-

schillin

g.d

e/H

om

e_S

chillin

g_V

erla

g/S

erv

ice/

Work

shops/P

roje

ktm

anagem

entw

ors

hop/B

al

kendia

gra

mm

/balk

endia

gra

mm

.htm

l

Meilenstein

Verknüpfungen

Sammelvorgang

Techniken zur Visualisierung des Ablauf-/Terminplanes



30.04.2014

Projektinitiierung

u. -definitionProjekt-

planung

Projekt-

durchführung

Projekt-

abschluss

Inhalt/Qualität

In Anlehnung an Burghardt,

2002, S. 12.

Projektstart

Termine/Zeit Aufwand/Kosten

Projektteam Projektorganisation

Projektumsetzung und -steuerung

Projekterichtswesen

Projektdokumentation

!



30.04.2014

Formen der Projektorganisation

Art von Projekten Organisationsform

• Projekte mit außergewöhnlichem

Umfang und sehr hoher

Arbeitsintensität

• besonders wichtige/dringende Projekte

• Projekte als Kerngeschäft des UN

• Autonome

Projektorganisation

• Pool-Projektorganisation

• wenige, aber sehr große Projekte

• Projekte, die für die Zukunft des UN

sehr wichtig sind

• Autonome

Projektorganisation

• Matrix-Projektorganisation

• viele mittlere und kleine Projekte • Matrix-Projektorganisation

• strategisch wichtige Projekte • Stabs-Projektorganisation

Vgl. Voigtmann; Steiner, 2011, S. 115.



30.04.2014

Projektlandschaft im Unternehmen und VerantwortlichkeitenVgl. Voigtmann; Steiner, 2011, S. 13.

Projektsteuerungsgremium:

• Zentrales, strategisch ausgerichtetes Gremium für alle Projekte

• Gestaltung des Projektportfolios/setzen von Prioritäten

Projektlenkungsausschuss:

• Zuständig für ein spezifisches Projekt

• Kontrolle des Projektfortschritts

Projektprogram:

• Gruppe zusammenhängender

Projekte

• vollständige Projektlandschaft des

Unternehmens

• Abnahme von Meilensteinen

• Lösung von Konflikten

• Initiiert Projekte,

• ernennt Projektleiter



30.04.2014

Projektinitiierung

u. -definitionProjekt-

planungProjekt-

durchführung

Projekt-

abschluss

In Anlehnung an Burghardt, 2002, S. 12.

Projektabnahme

Projektabschlusspräsentation

Projektab-

schlussanalyse

Projektabschluss-

bericht und -do-

kumentation

Projektauflösung

Nachprojektphase

!



30.04.2014

Wesen des Projektabschlusses

Definition

• Der Projektabschluss ist der formale Abschluss eines Projektes und besteht in

der Beendigung aller Tätigkeiten, die mit dem Projekt in Zusammenhang stehen

dazu gehören:

a) Endabnahme der Projektergebnisse entsprechend Projektauftrag, ggf. mit

Abschlusspräsentation der Projektergebnisse mit dem Auftraggeber

b) Projektabschlussanalyse

c) Erfahrungssicherung

d) Projektabschlussbericht und –dokumentation

e) Projektauflösung (formale Auflösung von Projektorganisation und –team,

Projektinfrastruktur (z. b. Räume, PC‘s, sonstige Ressourcen) Entlastung des

Projektleiters und des Projektpersonals Vgl. Cronenbroeck, 2004, S. 85.

Vgl. DIN 69901-5, S. 6



30.04.2014

Wesen des Projektabschlusses

Vgl. Jakoby, 2013, S. 268 f.

Herausforderungen

• Berücksichtigung der unterschiedlichen

Projektabschlussprozesse im

PSP/Ablaufplan/Ressourcenplan als Bestandteil des

Projektes

• Eindeutige Festlegung des Projektendes - später als

die Übergabe des Projektergebnisses

• weder am Projekt „kleben“, noch aus dem Projekt

„verdrücken“

-> Achtung: In der Praxis oft vernachlässigte

Projektphase



30.04.2014

Ablauf des Webinars




4. Fazit


30.04.2014

4. Fazit

Merksätze – Webinar Projektmanagement

1. Weisen Sie den Projektcharakter Ihres Vorhabens durch Erfüllung von

Kriterien eines Projektes nach!

2. Unterscheiden Sie Projektmanagementphasen von Projektphasen!

3. Visualisieren und strukturieren Sie das Problem (Ishikawa-Diagramm)

bzw. das geplante Projekt (Mind-Map)!

4. Definieren Sie Projektziele nach der SMART-Regel!

5. Geben Sie jedem Vorgang im Projekt einen Vorgänger und einen

Nachfolger!

6. Berücksichtigen Sie die Einbindung Ihres Projektes in die

Projektlandschaft des Unternehmens/der Organisation.

7. Planen Sie die erforderlichen Projektabschlussaktivitäten im PSP,

Ablauf- und Ressourcenplan ein!


30.04.2014

Projektmanagement – eine etwas andere

(„realistische“) Sichtweise …

2. Verwirrung

3. Ernüchterung

4. Suche nach den Schuldigen

5. Bestrafung der Unschuldigen

6. Auszeichnung der Nicht-Beteiligten

1. Begeisterung

4. Fazit


30.04.2014

Literaturhinweise

Burghardt, Manfred: Einführung in Projektmanagement, Definition, Planung,

Kontrolle und Abschluss, Siemens, 2002

Cronenbroeck, Wolfgang: Handbuch internationales Projektmanagement,

2004

DIN 69901-5: Projektmanagement – Projektmanagementsysteme – Teil 5:

Begriffe (alphabetische Sammlung von Benennungen und Definitionen

wesentlicher PM-Begriffe aus den Teilen 1-4)

Jakoby, Walter: Projektmanagement für Ingenieure, Springer-Verlag, 2013

Ruf, Thomas: Projektmanagement-Grundlagen, Cornelsen, 2010

Schulz-Wimmer, Heinz: Projekte managen, Werkzeuge für effizientes

Organisieren, Durchführen und Nachhalten von Projekten, Jokers edition,

2007

Voigtmann, Lutz; Steiner, Bianca: Projekte – praktisch und professionell,

Projektmanagement nach ICB 3.0, Zschiesche GmbH, Wilkau-Haßllau,

2011

Education

Projektmanagement