Perfion [email protected] Sechs alltägliche Aufgaben in ERP, die mit einem PIM-System viel leichter sind

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Sechs alltägliche Aufgaben in ERP, die

mit einem PIM-System viel leichter sind

- So machen Sie ERP mit PIM einfacher

2Sechs alltägliche Aufgaben in ERP, die mit einem PIM-System viel leichter sind

Inhalt

03 Lernen Sie den Produktleiter John und Lisa von der Marketingabteilung kennen

04 1. Erstellen eines neuen Produktes

06 2. Produktinformationen aktualisieren und anpassen

08 3. Neue Produkte für den Verkauf vorbereiten

10 4. Daten von ERP in anderen Kanälen verwenden (Output)

12 5. Daten von ERP ausdrucken

14 6. Nach Produktinformationen in ERP suchen

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Lernen Sie den Produktleiter John und Lisa von der Marketingabtei-lung kennen

John und Lisa sind bei einem mittelgroßen Großhändler beschäftigt, der die Lebens-mittelindustrie mit Maschinen und Ausrüstung zur Instandhaltung versorgt. Wir nennen das Unternehmen mal Acme GmbH.

John und Lisa benötigen bei ihrer Arbeit Produktdaten auf jeweils unterschiedliche Art und Weise und ein Teil dieser Daten ist im ERP-System des Unternehmens zu finden. Bei Acme GmbH sind sie mit ihrer ERP-Lösung zufrieden, aber es ist nicht immer einfach, die Produktdaten so zu handhaben, wie sie sich das vielleicht wünschen würden.

In diesem Leitfaden spielen wir sechs Szenarien aus der täglichen Arbeit von John und Lisa bei Acme GmbH durch und schauen uns an, wie sie ihre Arbeit schneller und besser erledigen könnten, falls ihnen ein PIM-System zur Produktinformationssteuerung, integriert in ERP, zur Ver-fügung stehen würde.

1.Erstellen eines neuen Produktes



Die neue Produktserie unterscheidet sich etwas von Acmes sonstigen Produkten, da dort auch eine Reihe von Reini-gungsartikeln enthalten ist, die eine Umweltkennzeichnung haben. Diese Art von Information war für andere Produkte von Acme nicht relevant, aber sie müssen in den registrierten Produktinformationen in ERP enthalten sein, um die Reinigungsartikel verkaufen zu können.

Da im ERP-System gegenwärtig kein Input-Feld für die Umweltkennzeichnung vorhanden ist, ist John gezwungen, dieses Feld einzurichten. Um eine Korrektur des Systems vorzunehmen, braucht er Acmes ERP-Experten und die Einrichtung der neuen Produkte verzögert sich daher.

1. Erstellen eines neuen Produktes

Acme GmbH will bald eine neue Produktserie für die Molkereibranche auf den Markt bringen und deshalb sollen die Produkte im ERP-System erstellt werden.

John hat zwei Möglichkeiten: Entweder importiert er die Daten mithilfe einer Excel-Datei oder er erstellt die Produkte manuell. Da es sich um eine Serie von Produkten handelt, entscheidet sich John dafür, die Produktinformationen zu importieren.

MIT PIM Hätte Acme GmbH ein PIM-System, hätte John stattdessen alle Produktinformationen ins PIM-System hochgeladen. Da das PIM-System nicht durch fest definierte Input-Felder begrenzt ist, können alle Spezifikationen auf einfache Art umfasst werden und die Umweltkennzeichnung wäre lediglich ein weit-eres Datenfeld. Im ERP-System sollten nur transak-tionale Daten enthalten sein und das kann jetzt von John gewährleistet werden, da er die Umweltkenn-zeichnung nicht im ERP-System eingeben muss und die Daten in PIM belassen kann.

Nachdem John alle wesentlichen Produktinfor-mationen registriert hat, kann er schnell fortfahren und die neue Produktserie fertigstellen, damit sie in Zusammenarbeit mit Lisa vermarktet wird.

VORTEILE: • Zeitsparend im Zusammenhang mit der Einrich-

tung von Produkten • Muss nicht von ERP angepasst werden• Produkte können in PIM eingerichtet und fer-

tiggestellt werden, bevor sie in ERP übertragen werden (Onboarding)

2.Produktinformationen aktualisieren und anpassen



Die Zertifizierungen von Acme GmbH befinden sich in einer Datenbank, aber sie mussten bisher noch nicht in ERP registriert werden und John muss daher jetzt damit beginnen, jedes einzelne Produkt mit der relevanten Zertifizierung zu aktualisieren. Da es sich um eine Serie mit einer großen Anzahl Varianten handelt, ist für die Aktualisierung aller Produkte viel Zeit erforderlich und außerdem besteht die unmittelbare Gefahr, dass nicht alle Felder korrekt aktual-isiert werden.

2. Produktinformationen aktualisieren und anpassen

Einige Zeit, nachdem die neue Produktserie für die Molkereibranche auf den Markt gebracht wurde, zeigt sich, dass die Produktinformationen bearbeitet werden müssen. Aufgrund neuer Rechtsvorschriften muss dokumentiert werden können, dass die Hersteller der Maschinen gemäß einer Reihe von internationalen Standards zertifiziert sind.

MIT PIMHätte Acme GmbH ein PIM-System, hätte John die gleiche Arbeitsaufgabe erledigen können, indem er einfach nur ein einzelnes Feld im PIM-System aktu-alisiert hätte.

Durch die Registrierung der relevanten Zertifi-zierung auf übergeordneter Produktebene sorgt das PIM-System automatisch dafür, dass die Infor-mationen an alle untergeordneten Produktebenen weitergegeben werden. Die neuen Informationen werden automatisch für ERP synchronisiert, sodass Acme GmbH sicher sein kann, die Rechtsvorschriften einzuhalten, wenn die neuen Produkte den Kunden beschrieben werden.

VORTEILE: • Zeitsparend im Zusammenhang mit der Aktual-

isierung oder Erweiterung von Produkten• Verhindert die Gefahr von Fehlern im Zusam-

menhang mit der Änderung von vielen Daten-feldern in ERP

3.Neue Produkte für den Verkauf vorbereiten



Es ist wichtig, die gesamte Palette von Ersatzteilen ver-markten zu können, aber reell betrachtet ist es jedoch fraglich, ob Acme GmbH alle Produkte verkaufen wird, da ein Teil davon Nischenprodukte sind.

Daher ist es nicht zweckmäßig, alle ins ERP-System ein-zugeben, aber um die Produkte für alle Fälle verfügbar zu haben, sieht John keine andere Möglichkeit, als sie ins ERP-System aufzunehmen.

Acme GmbH hat die Vertretung einer neuen Produktserie übertragen bekommen, von der sich John viel erhofft. Es geht um eine große Serie Ersatzteile und damit Acme GmbH die neuen Produkte vermarkten kann, werden sie alle von John ins ERP-System eingegeben.

MIT PIMIn Wirklichkeit braucht John ein „Sandkasten-spiel”, in dem er seine neuen Produkte anordnen und mit ihnen arbeiten kann, ohne dass es Ein-fluss auf das ERP-System hat, ehe es wirklich ei-nen Käufer dafür gibt.

Das könnte er mit einem PIM-System erledigen. Während das ERP-System auf transaktionalen Daten basiert, die nicht gelöscht werden können und daher Ressourcen im System verbrauchen, kann man in einem PIM-System Daten schnell ändern und löschen. Das PIM-System lässt sich gut einsetzen, um Produkte für den Verkauf vor-zubereiten und John kann Lisa von der Marke-tingabteilung die Möglichkeit geben, die neuen Produkte - ausgehend von allen relevanten Da-ten - zu vermarkten, auch wenn sie noch nicht im ERP-System vorhanden sind.

Wenn ein Verkauf der einzelnen Produkte oder Produktgruppen relevant wird, können sie leicht ins ERP-System übertragen werden.

VORTEILE: • Time-to-Market verkürzt sich erheblich• Das ERP-System wird nicht von nicht-rele-

vanten Daten überfrachtet

3. Neue Produkte für den Verkauf vorbereiten

4.Daten von ERP in anderen Kanälen verwenden (Output)



Das ist eine zeitaufwendige Aufgabe und gleichzeitig weiß Lisa aus Erfahrung, dass außerdem noch die Produktin-formationen online gepflegt und auf den aktuellen Stand gebracht werden müssen. Acme GmbH hatte nämlich in der Vergangenheit Probleme mit doppelten Daten, da die Produktinformationen auf der Website nicht gleichzeitig aktualisiert wurden, als die Produktdaten in ERP berichtigt wurden. Da Acme GmbH auf mehreren Märkten verkauft, muss Lisa die Daten in fünf Sprachen pflegen und auf den aktuellen Stand bringen, was den Aktualisierungsprozess weiter erschwert.

4. Daten von ERP in anderen Kanälen verwenden (Output)

Jetzt ist es an der Zeit, die neue Produktserie für die Molkereibranche zu vermarkten und Lisa von der Marketingabteilung beginnt damit, die Produkte auf Acmes Website zu stellen.

Außer den reinen Produktdaten aus dem ERP-System benötigt Lisa auch Fotos, Pro-duktbeschreibungen und PDF-Datenblätter zum Download für die einzelnen Produkte. Die sind auf verschiedene Datenbanken und Excel-Dateien verteilt, sodass Lisas erste Aufgabe darin besteht, sämtliche Produktinformationen zusammenzutragen und in For-mate zu übertragen, die sie in Acmes CMS verwenden kann.

MIT PIMHätte Lisa ein PIM-System gehabt, das in Acmes CMS integriert ist, hätte die Aufgabe völlig anders ausgese-hen. Ein PIM-System kann alle Dateiformate verarbeiten und falls Lisa also die Möglichkeit gehabt hätte, mit den Produktinformationen in einem PIM-System zu arbeiten, wäre es für sie einfach gewesen, die Informa-tionen, die sie auf der Website präsentieren möchte, auszuwählen und dann hätte sie nur noch „Ins Internet hochladen” anklicken müssen.

Die laufende Datenpflege könnte auch in viel kürzerer Zeit erledigt werden, da sie weiß, dass die Änderung einer Information anschließend eine Änderung auf allen Seiten, wo diese Information verwendet wird, zur Folge hat – und in allen Sprachen.

VORTEILE• Einfachere und schnellere Veröffentlichung von Daten auf der Website, im Onlineshop, in Katalogen etc.• Keine Probleme mit doppelten Daten und veralteten Produktinformationen

5.Daten von ERP ausdrucken



Der Kunde möchte ein Datenblatt haben, auf dem eine technische Beschreibung und ein paar Fotos enthalten sind, und deshalb braucht der Verkäufer Lisas Hilfe, um sein Angebot zu vervollständigen.

Am folgenden Tag ruft er erneut an. Er möchte fast die gleichen Iinformationen verwenden, aber diesmal für einen Neukunden, mit dem eine andere Preisvereinba-rung gilt und bei dem es um einige zusätzliche Produk-te geht. Lisa muss daher die Angebotsunterlagen noch einmal bearbeiten und an den neuen Kunden anpassen.

5. Daten von ERP ausdrucken

Lisa von der Marketingabteilung hat wieder einen der Verkäufer des Unternehmens in der Leitung. Er soll einem Kunden ein Angebot schicken, aber er ist mit der Preisliste, die er vom ERP-System ausdrucken kann, nicht zufrieden.

MIT PIMEiner der großen Vorteile bei einem PIM-System ist die Möglichkeit, PDF-Dateien, die an den Emp-fänger angepasst ist, ganz schnell auszudrucken oder zu erstellen. Statt Lisa anzurufen, wählt der Verkäufer jetzt lediglich aus, welchen Angebotsvordruck im PIM-System er verwenden und welche Produkt-informationen er im Angebot gerne präsentieren möchte. Das PIM-System ermöglicht es, differen-zierte Preise auf einfache Art live im ERP-System zu berücksichtigen, und er kann die Angebotsun-terlagen daher schnell aktualisieren.

VORTEILE• Möglichkeit, ERP-Daten in modernen Forma-

ten zum Ausdrucken zu verwenden• Bessere Angebotsunterlagen als bei der

Konkurrenz• Kundenspezifische Preislisten und Broschü-

ren

6.Nach Produktinformationen in ERP suchen



Der Filtertyp ist als Feature im ERP-System nicht registriert und John kann sich daher den gewünschten Überblick nicht verschaffen. Stattdessen muss er Acmes Produktdatenbank und einige Excel-Dateien durchforsten, wo ein Teil der Maschinen registriert ist.

Die nächste Herausforderung entsteht, als Acme einen neuen Filtertyp beschaffen will, der den alten, mit Fehlern behafteten Typ ersetzen soll. Jetzt muss Lisa von der Marketingabteilung nämlich anfangen, die Angaben zum Filter an allen Stellen, die auf der Website genannt sind, manuell zu ändern.

6. Nach Produktinformationen in ERP suchen

Zwei Kunden haben bei einem bestimmten Filter in einem der Produkte von Acme GmbH über Probleme geklagt. John muss sich jetzt einen Überblick verschaffen, wie viele von Acmes Maschinen genau diesen Filtertyp verwenden, um dann den Kunden mitzuteilen, dass dabei Probleme auftreten können.

MIT PIMHätte John ein PIM-System gehabt, hätten ihm sämtliche Produktinformationen zur Verfügung gestanden, er hätte schnell nach dem problematischen Filtertyp suchen können und hätte einen Überblick über alle Produk-te bekommen, bei denen der Filter verwendet wird.

Die Suchmöglichkeit und der Überblick, den diese ermöglicht, bedeutet auch, dass John nicht in eine Situati-on gerät, in der er die gleichen Informationen zweimal erstellt, nur weil er diese Informationen nicht sofort im ERP-System finden kann.

Der Wert des PIM-Systems zeigt sich auch, als Acme einen neuen Filtertyp ins Sortiment aufnimmt, das den mit Fehlern behafteten Filter ersetzen soll. In PIM kann Lisa nämlich schnell den alten Filtertyp durch den neuen Filter ersetzen und sicher sein, dass zukünftig der richtige Filtertyp auf der Website und in allen anderen Unterlagen angegeben wird.

VORTEILE• Zeitsparend bei der Suche nach Informationen• Eine Überfrachtung von ERP mit doppelten Informationen wird vermieden

Perfion – Single Source of Truth

Perfion PIM wurde für Unternehmen ent-wickelt, die in vielen Kanälen und in mehreren Sprachen kommunizieren und über eine komplexe Produktstruktur mit vielen Produktdaten verfügen.

Als weltweit einzige 100%-ige Standard-lösung für Product Information Mana-gement bietet Ihnen Perfion PIM die Grundlage dafür, die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren, sodass Sie die Time-to-Market verkürzen, neue Märkte erschließen und immer die Infor-mationen liefern können, die Ihre Kunden benötigen.

Mit Perfion steht Ihnen eine einzige Quelle für alle Ihre Texte, technischen Daten, Dateien, Fotos, Videos usw. zur Verfügung. Das ermöglicht Ihnen die vollständige Kontrolle über alle Produktdaten auf sämtlichen Ver-kaufs- und Marketingplattformen.

Mithilfe von Perfions offener API ist es einfach, die Lösung in die gegenwärtig von Ihnen genutzten IT-Systeme zu integrieren – von Ihrem ERP-System über InDesign bis zu Ihrem Office-Paket.

Perfion PIM kann leicht in alle vorhandenen Lösungen integriert werden und ist vollständig in Microsoft Dyna-mics integrierbar.

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