ECM im Mittelstand (eine Marktstudie) | BITKOM ECM Forum auf der CeBIT 2013

CeBIT 2013, Hannover ECM-Forum „Shared Content“

ECM im Mittelstand (eine Marktstudie)

Dr. Karsten Sontow, Trovarit AG

06.03.2013, 12:30 Uhr

1

(eine Marktstudie) BITKOM Arbeitskreis „Markt & Strategie“, Dr. Karsten Sontow, Trovarit AG

ECM im Mittelstand

Hannover, 06.03.2013

Inhaltsverzeichnis

3

1. Motivation und Hintergrund der Studie

2. Status Quo des Enterprise Content Management (ECM) in Deutschland

3. Erfahrungswerte aus der ECM-Praxis

4. Perspektiven für den Einsatz von Enterprise Content Management in Deutschland

5. Fazit

2. Motivation und Hintergrund der Studie

Zahlreiche Fragen konnten vor der Studie nicht zufriedenstellend beantwortet

werden.

Wie bekannt sind übliche Begriffe aus dem ECM/DMS-Umfeld bei Anwendern?

Wie verbreitet ist der ECM/DMS-Einsatz – insbesondere im Mittelstand?

Welchen Nutzen bieten ECM/DMS-Lösungen aus der Sicht der Praxis

Welche Rolle spielen neue Technologien aus der Sicht von Anwendern (z.B. Cloud)?

Studie soll Antworten auf diese und weitere für ECM-Anwender und –Anbieter relevante Fragen liefern.

5

Zielsetzung

Telefoninterviews mit standardisiertem Fragebogen

Fokus auf Mittelstand

Branchenübergreifend

Webgestützte Erfassung

Zeitraum: Anfang August bis Anfang Oktober

Organisation: Arbeitskreis „Markt & Strategie“ des BITKOM e.V. unterstützt durch FIR an der RWTH Aachen, Aixsolution e.V.

Mengengerüst

Angerufene Unternehmen: 1.207

Verwertbare Fragebögen: 318

6

Studiendesign

Informationen zur Stichprobe

7

0,2%

18,6%

43,1%

38,1%

Unternehmensgröße

k.A.

1-50

50-200

201-5000

(N=318)

29,9%

7,5%62,6%

Branche

Dienstleistung

Handel

Industrie

(N=318)

2. Status Quo des ECM in Deutschland

Begriffsverständnis im ECM-Umfeld

9

7%

10%

11%

12%

14%

19%

19%

20%

22%

27%

31%

34%

40%

41%

29%

30%

27%

28%

24%

26%

23%

29%

43%

28%

28%

29%

26%

36%

64%

60%

61%

60%

62%

55%

57%

51%

34%

44%

40%

37%

34%

23%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Digital Asset Management (N=155)

Collaboration Management (N=156)

Inputmanagement (N=150)

Electronic Report Management (N=156)

Records Management (N=145)

Document Capturing (N=160)

Information Life Cycle Management (N=155)

Outputmanagment (N=157)

Business Process Management (N=166)

(Web-)Content Management (N=158)

Invoicing (N=162)

Enterprise Content Management (N=187)

Workf low Management (N=166)

E-Mail Management (N=170)

Verteilung der Häufigkeit der Antworten

Könnte ich gut erklären

Schon davon gehört

Nicht bekannt

Begriffsverständnis im ECM-Umfeld i.A.d. Unternehmensgröße

10

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

Digital Asset Management

Collaboration Management

Inputmanagement

Electronic Report Management

Records Management

Document Capturing

Information Life Cycle Management

Outputmanagment

Business Process Management

(Web-)Content Management

Invoicing

Enterprise Content Management

Workf low Management

E-Mail Management

Häufigkeit der Angabe "Könnte ich gut erklären"i.A.d. der Unternehmensgröße (# Mitarbeiter)

201-5000 (N=60)

50-200 (N=59)

1-50 (N=46)20-50 (N=46)

51-200 (N=59)

201-5000 (N=60)

Erwarteter Nutzen von ECM-Lösungen

11

4%

6%

7%

12%

12%

14%

16%

19%

34%

57%

67%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

Sonstiges

Höhere Prozessintegration

Prozesse automatisieren

Höhere Datenintegration

Sicherheit vor Daten-/Informationsverlust

Bessere Zusammenarbeit (Kollaboration)

Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien

Bessere Informationen

Ortsunabhängige Informationsverfügbarkeit

Aufwand & Kosten für Dokumentation senken

Schneller Zugrif f auf Informationen

Häufigkeit der Nennung (N=176)

Erwarteter Nutzen von ECM-Lösungen i.A.d. Bekanntheit von ECM

12

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Sicherheit vor Daten-/Informationsverlust

Bessere Informationen

Prozesse automatisieren

Höhere Prozessintegration

Höhere Datenintegration

Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien

Bessere Zusammenarbeit (Kollaboration)

Orstunabhängige Informationsverfügbarkeit

Schneller Zugrif f auf Informationen

Aufwand & Kosten für Handhabung von Dokumenten senken

Anteil der Teilnehmer i.A.d. Bekanntheit des Begriffs ECM

ECM könnte ich gut erklären (N=75)

Schon von ECM gehört (N=69)

ECM nicht bekannt (80)

Setzen Sie eine ECM-Software ein?

13

28,9%

71,1%

Ja Nein

(N=318)

ECM-Einsatz i.A.d. Unternehmensgröße

14

5%

18%

54%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

< 50 (N=59) 50-199 (N=137) 200+ (N=123)

An

teil

der

Un

tern

eh

men

Unternehmensgröße (# Mitarbeiter)

ECM/DMS Einsatz

3. Erfahrungswerte aus der ECM-Praxis in Deutschland

Einsatz von ECM-Lösungen nach Unternehmensbereichen

16

2,4%

3,5%

7,1%

7,1%

8,2%

9,4%

9,4%

9,4%

17,6%

17,6%

18,8%

69,4%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

Sonstiges

Kunden- / Patientenbetreuung

Forschung, Produktentwicklung

Produktion

Geschäf tsleitung

Personal

Technische Bereiche (z.B. Instandhaltung)

Logistik (Lager, Versand)

Einkauf

Vertrieb

Buchhaltung / Controlling

Unternehmensweit

Häufigkeit der Nennung (N=85)

Einsatz von ECM-Lösungen nach Aufgabenbereichen

17

44%

44%

52%

57%

57%

57%

63%

79%

90%

24%

12%

30%

16%

17%

26%

18%

9%

5%

32%

44%

17%

27%

26%

17%

18%

12%

5%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

(Web-)Content Management

Collaboration Management

E-Mail Management

Business Process Management

Outputmanagment

Invoicing

Inputmanagement

Archivierung

Dokumentenmanagement

Verteilung der Häufigkeit der Antworten (N=82)

Zentrale ECM/DMS-Lösung

Anderes Sof tware-Produkt

Keine Angabe

Ausschlaggebende Aspekte bei der ECM-Auswahl

18

0%

2%

4%

4%

5%

5%

6%

7%

9%

10%

10%

11%

13%

15%

26%

35%

50%

50%

62%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

Branchenkompetenz des Anbieters

Betriebs-/Preismodell

Release-Fähigkeit

Einführungsdauer

Beibehaltung des Anbieters

Standorte des Anbieters

Verfügbarkeit einer bestimmten Plattform

Fachkompetenz & Auf treten des Anbieters

Internationale Ausrichtung der Sof tware

Moderne Technologie

Referenzen

Marktposition des Anbieter

Betriebskosten

Anschaf fungskosten

Ergonomie

Anpassbarkeit & Flexibilität

Praktikabilität/Eignung für Mittelstand

Kosten/Nutzen-Verhältnis

Funktionalität

Anteil der Teilnehmer (N=82)

Rollenverteilung bei...

19

33%

21%

24

76

46%

26%

16%

29

71

58%

Wir selbst (Ohne externe Unterstützung)

%

%

%

%

Systemhaus / Vertriebspartner des Herstellers

Hersteller

> 200 MA <= 200 MA

...Implementierung ...Betrieb

N=82 N=82

Inanspruchnahme von Dienstleistungen der ECM-Anbieter

20

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

kein Service

Kaufmännische Trainings

Internetportal für Kunden

Kundenveranstaltung

Technisches Training

Support - 24/7 Erreichbarkeit

Anwendertrainings

Fernwartung / Remote Support

Updates / Release Management

Anteil der Teilnehmer (N=103)

Bereitstellung und Abrechnung von ECM-Lösungen

21

1,2% 3,6%

95,2%

Bereitstellungsform

Cloud-Service (On-Demand/SaaS)Hosting (Externes Rechenzentrum)Klassisch (Eigenbetrieb, On-Premise)

(N=84)

0,0% 1,3%

98,7%

Abrechnungsmodell

Nutzungsabhängige Abrechnung (z.B. je Dokument)Miete (Nutzungsdauer)

Klassisch (Lizenzkauf oder Finanzleasing)

(N=75)

4. Perspektiven für den ECM-Einsatz in Deutschland

Planen Sie in nächster Zeit Investitionen in eine ECM-Lösung?

23

8%

7%

85%

Erstanschaf fung geplant

Ergänzung/Ersatz geplant

Keine Anschaf fung geplant

N=318

29%

8%

29%

+28%

Herbst 2012 Geplant

Geplante Investitionsschwerpunkte i.A.d. ECM-Bereichs

24

6,1%

6,1%

6,1%

10,2%

12,2%

12,2%

14,3%

14,3%

22,4%

65,3%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

(Web-)Content Management

Collaboration Management

Outputmanagment

E-Mail Management

Business Process Management

Invoicing

Archivierung, Records Management

Inputmanagement

Dokumentenmanagement

Integriertes ECM/DMS

Häufigkeit der Nennung (N=49)

Geplante Investitionsschwerpunkte i.A.d. Unternehmensbereichs

25

0,0%

0,0%

2,0%

6,1%

6,1%

8,2%

12,2%

14,3%

18,4%

18,4%

71,4%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

Forschung, Produktentwicklung

Produktion

Kunden- / Patientenbetreuung

Technische Bereiche (z.B. Instandhaltung)

Logistik (Lager, Versand)

Personal

Geschäf tsleitung

Vertrieb

Buchhaltung / Controlling

Einkauf

Unternehmensweit

Häufigkeit der Nennung (N=49)

Angestrebte Bereitstellungsform und Abrechnungsmodell

26

91,7%

5,6%

2,8%

Lizenzkauf

Miete

Nutzungsabhängig

94,4%

5,6%

Klassisch (Eigenbetrieb, On-Premise)

Hosting (Externes Rechenzentrum)

Cloud-Service (On-Demand, SaaS)

Bereitstellungsform Abrechnungsmodell

Eignung von ECM-Modulen für die Cloud

27

5,0%

5,0%

5,0%

5,0%

5,0%

7,5%

7,5%

7,5%

12,5%

27,5%

70,0%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

Archivierung, Records Management

Business Process Management

Dokumentenmanagement

Inputmanagement

Invoicing

E-Mail Management

Collaboration Management

Outputmanagment

Integriertes ECM/DMS

(Web-)Content Management

kein Bereich

Häufigkeit der Nennung (N=40)

5. Fazit

Der ECM-Markt ist ein relativ „junges“ Marktsegment im Bereich der Business

Software

Die Mehrheit der Teilnehmer bescheinigt einer ECM-Lösung Nutzen i.S.v. Effizienzgewinnen – v.a. Schnellerer Informationszugriff und geringerer Aufwand für

die (notwendige) Archivierung

Der Einsatz von ECM-Lösungen nimmt deutlich zu – insbesondere der Mittelstand hat hier noch Nachholbedarf

Der ECM-Markt leidet unter einem Kommunikationsproblem - viele der anbieterseitig gängigen Begriffe rund um ECM sind der Mehrzahl der potentiellen Kunden unbekannt

29

Fazit

Download unter www.ecm-navigator.de/ecm-im-mittelstand

Download unter www.trovarit.com/studien/ecm-mittelstand

Bericht zur Studie

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Mit freundlicher Unterstützung von

31

DocuWare GmbH Therese-Giehse-Platz 2 | 82110 Germering Tel.: +49 89 894433-0 | Fax: +49 89 894433-66 docuware@docuware.com www.docuware.com

EASY SOFTWARE AG Am Hauptbahnhof 4 | 45468 Mülheim an der Ruhr Tel.: +49 208 45016-0 | Fax: +49 208 45016-90 info@easy.de www.easy.de

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OPTIMAL SYSTEMS GmbH Cicerostraße 26 | 10709 Berlin Tel.: +49 30 895708-0 kontakt@optimal-systems.de www.optimal-systems.de

SAPERION AG Steinplatz 2 | 10623 Berlin Tel.: +49 30 60061-0 info@saperion.com www.saperion.com

Trovarit AG - the IT-Matchmaker Pontdriesch 10/12 | 52062 Aachen Tel.: +49 241 40009-0 | Fax: +49 241 40009-11 info@trovarit.com www.trovarit.com

T-Systems International GmbH Systems Integration Global Delivery Unit Horizontal Solutions Global Delivery Center Collaboration & ECM Fasanenweg 5 | 70771 Leinfelden-Echterdingen Tel.: +49 711 999-9575 imagemaster@t-systems.com www.t-systems.de/imagemaster

www.ecm-navigator.de www.bitkom.org/ecm

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Dr. Karsten Sontow

Vorstand

Trovarit AG

+49 (0) 241 400090

Karsten.sontow@trovarit.com

www.trovarit.com

CeBIT 2013, Hannover ECM-Forum „Shared Content“

und www.ecmtoday.de

Vielen Dank für Ihr Interesse!

Weitere Informationen unter:

www.ecm-navigator.de/termine/ecm-im-mittelstand-eine-markstudie