Organisation und betriebliche Informationssysteme

Organisation und betriebliche

Informationssysteme

Bedeutung eines Informationssystems

• Ständig neue Aufgaben durch externe und interne Informationsänderung

hohe Flexibilität muss vorhanden sein• Folgen eines schlechten Informationssystems

sind: Fehlplanung (falsche Informationen)

Versäumnis von Reaktionen Kostenexplosion in der Verwaltung

InformationsbedarfUnternehmensführung ist ein Prozess, in dem Informationennach bestimmten Regeln in Entscheidungen umgesetztwerden. Dieser Prozess hängt von folgenden Faktoren ab:• vom Führungsstil• von den Zielen des Unternehmens • von der Aufbau- und Ablauforganisation• von den Methoden der Entscheidungsfindung

Informationsfluss in Unternehmen

Man unterscheidet zwischen vertikalen und horizontalen (gleichrangige Stellen) Informationswegen.

Kommunikation lässt sich in drei Arten unterteilen:1. Mensch- Mensch2. Mensch- Maschine3. Maschine- Maschine

Dabei ist am wichtigsten, dass das Informationssystem aktuelle Basisdaten in wichtige und wertvolle Daten für das Management verdichtet. Der große Vorteil dabei ist, dass die Information ohne Umwege übermittelt werden.

Informationsbedarf und Management

Es gibt folgende Managementfunktionen:1. Zielsetzung2. Planung3. Entscheidung4. Durchführung5. Kontrolle

Grundlagen der Projektenwicklung

Schwierige Aufgaben werden nie von einereinzelnen Person geplant, sondern nur imTeam. Die Zusammensetzung des Teamserfolgt nach folgenden Kriterien:• nach der Art der Aufgabe• vom Umfang• vom Schwierigkeitsgrad

Teambildung

Bsp.: Eine Firma will ein neues EDV- Lagersystem.Dazu sind folgende Arbeiter nötig:• EDV- Fachmann (Programmierer)• EDV- Anwender (Lagerarbeiter)• Externer Berater• Entscheidungsgruppe (Vertreter aus einer höheren

Ebene)• Hilfskräfte

Projektmanagement

• Verantwortung trägt der Projektmanager• Termine vom ganzen Projektteam

eingehalten werden• Phasenmodell• Projekt durch Endbericht abschließen

Ziele

• Klare Formulierung der Ziele• Festlegung durch Aufgabenanalyse

Eingrenzen möglicher Bearbeiter Detaillierungsgrad der Projektplanung

• Sollen überprüfbare Fakten enthalten

IST- Aufnahme und IST- Anlayse

Dabei sollen grundlegende Fragen beantwortet werden:

• Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe• Wo liegen die Schwachstellen im System?• Welche Erwartungen müssen erfüllt

werden?

Erhebung

• Befragung (= Interview, Fragebogen)• Beobachtung am Arbeitsplatz• Selbstbeobachtung und –aufschreibung• Dokumentenstudium

Widerstand bei Erhebungen

• Aktive Widerstand (SIEMENS-NIXDORF)• Passiver Widerstand

Maßnahmen

• Mitarbeiter miteinbeziehen• Soziale Strukturen beachten• Mitarbeiter durch Argumente überzeugen• Kein Angst verbreiten

IST-Analyse• Aufgabenstrukturierung• Aufgabenablaufplan Bei schwierigen Aufgaben:

Informationsflussplan• Erhebung des Mengengerüstes• Darstellung der Schwachstellen

Aufgabenstrukturierung nach der TOP-DOWN-Methode

Gesamtaufgabe Teilaufgabe Teil der Aufgabe• Bestandsführung• Disposition• Wertmäßige Abrechnung• Listen

AufgabenablautplanungFestzuhaltende Punkte bei JEDER Kartei:• Name• Zweck• Inhalt und Länge• Ort der Bearbeitung• Zahl der Ausfertigungen• Speichermedium• Zahl der Sätze und Änderungen• Zahl der Bewegungen• Aufbewahrungsdauer und Grundsätze• Bemerkung, Probleme, Wünsche

Besondere Punkte

• Regeln• Identnummernsysteme• Geplatzte Nummernsysteme• Nummernvergabe• Nummernpläne

Erhebung des Mengengerüstes

• Die Zahl der Erforderlichen Bildschirmstationen

• Den Umfang der Druckkapazität• Die Datenspeicherkapazität• Die Leistung der Zentraleinheit• Die Erfordernisse für die Software

Schwachstellenanalyse

• Personalprobleme• Organisationsprobleme• Terminprobleme• Informationsprobleme• Organisationsniveau und Führungsstil

SOLL-Konzept

Zielvorgabe

IST-Analyse

Aufgabenanalyse

Zusätzliche Aufgaben

SOLL-Konzept

Interne Überlegungen der Lagerverwaltung

• Erfassung der Lagerverwaltung• Orte der Bildschirme• Wie viele Geräte• Inventurabwicklung• Reservierung der Waren• Abwicklung der Reservierung• Rückstände• Wareneingang und Qualitätsmangel• Anzeigemöglichkeiten• Überwachung der Lagerbestände

VERFAHREN:• Ermittlung der Alternativen• Auswahl der Systemalternativen• Entwicklung der SystemeERGEBNIS:HierarchiediagrammEntity Relationship ModellKontext-DiagrammEreignistabelleDatenflussmodellStructure Charts

Das SOLL-Konzept ist demnach eine klareBeschreibung der Anforderungen, die einInformationssystem erfüllen soll. DieserAnforderungskatalog bildet den Kern desPflichtenheftes, das in der darauffolgendenPhase zu erstellen ist.

Kaufmännische Realisierung

•Information des Projektteams über Marktsituation

•Pflichtenheft in Form eines Ausschreibungstextes

•Auftragserteilung

Erkundung der Marktsituation

Anforderungen an ein betriebliches Informationssystem formulieren auch ohne Erkundung auf dem Markt möglich.Dies hätte 3 Nachteile:

• Man kommt kaum zu jenen Anbietern die das „Know- how“ für solche Lösungen haben

• Es besteht die Gefahr, dass durch enge Formulierungen im Pflichtenheft gute Standardlösungen ausgeschlossen werden

• Findet man geeignete Software- Produkte, so kann man sich im Pflichtenheft auf Produktbezeichnungen und individuelle Anforderungen beschränken. Das gilt in erster Linie für die typische Standardsoftware (Finanzbuchhaltung, ...)

Pflichtenheftist ein Kernstück der Projektarbeit + soll Anbieter über folgende Punkte informieren: BSP

• allgemeine Angaben zum Unternehmen• die Aufbau- und Ablauforganisation• den Informationsfluss• die Einordnung des geplanten Anwendungsbereiches• das Mengengerüst• den Terminplan für die Realisierung• die Vertrags-, Liefer- und Zahlungsbedingungen

Bei der Formulierung kommt es oft zu Problemsituationen:

Pflichtenhefte von Nurpraktikern: erschöpfen sich in dicker Sammlung von Belegen des IST- Systems (Karteiblätter, Listen, Fakturen, ...)

Pflichtenhefte von Theoretikern: Bestehen aus Ansammlung von Maximalanforderungensind bei Individualprogrammierung terminlich und preislich kaum zu realisieren

Pflichtenhefte von Schmalspur- Organisationen: Schießen über das Ziel einer Vorgabe hinaus sind der Meinung, dass ihre Sonderwünsche durch Standardprogramme abgedeckt werden können.

AuswahlverfahrenBeginnt mit aussenden der Pflichtenhefte + Ersuchen bis zu Fixtermin ein Angebot vorzulegenZeitraum ca. 3 bis 4 Wochen

• Prüfung und Bewertung der AngeboteKontrolle aller Angebote und Ausscheidung aller Varianten, die Anforderungen aus Pflichtenheft nicht erfüllen BSP

• Auswahl und EntscheidungAus brauchbaren Angeboten jenes wählen, das Anforderungen am besten erfüllt. Preis spielt immer eine Rolle. BSP

• Erteilung des AuftragsBestbieter wird Auftrag schriftlich erteilt. Hineinformulieren zusätzlicher Bedingungen ist problematisch, weil der Auftrag ein neues Angebot wäre.

Technische Realisierung

Installation der gesamten Hard- und Software

Dazu zählen: Computer, Drucker, Datenleitungen, Buchsen, System- und Anwendersoftware, ...

Bei größeren Systemen sind umfangreiche Installationsarbeiten durchzuführen.

Einführung

• Übernahme von Datenbeständen

• Anpassung von Hard- und Softwareprodukten an die Erfordernisse im Unternehmen

• Eine gezielte Schulung jener Mitarbeiter die von der Umstellung betroffen sind

Einführung kann auf verschiedene Weisen erfolgen:

– DirekteinführungÜbergang erfolgt schlagartig Für kleine überschaubare Systeme geeignet

– ParalleleinführungAltes und neues System über Periode parallel betrieben Neues System wird getestetWo besondere Sicherheiten notwendig sind eingesetzt

– Probeeinführung

Neues System nur in einer Abteilung Wenn sich Anwendung bewährt im gesamten Bereich eingesetzt Einsatz wo mehrere Systemalternativen zur Auswahl stehen

– StufeneinführungGroße Systeme modular aufgebautEinzelne Systemteile schrittweise eingeführt Eingesetzt wenn neuen Systeme sehr Umfangreich

Kontrolle

Bildet Abschluss eines Projektes!

Projektteam muss prüfen, ob die gestellten Anforderungen vom Auftragnehmer erfüllt wurden. Wesentliche Abweichungen oder Mängel werden dem Auftragnehmer mitgeteilt.

Kontrollen können allerdings auch Jahre dauern.