Projekte.machen.selbstständig Projektmanagement – ein Überblick

Projekte.machen.selbstständig

Projektmanagement –

ein Überblick

Projektmanagement meint

die Gesamtheit von Aufgaben in Führung, Organisation, Techniken und Mitteln für die Abwicklung eines Projekts

Zum Projektmanagement zählen also• Maßnahmen der Aufbau- und Ablauforganisation• Planung, Steuerung und Kontrolle des Projekts• Mitarbeiterführung und Teamarbeit

Was ist ein Projekt?• einmalig

• komplexe Problemstellung

• beinhaltet Risiken

• innovativ, klar strukturiert

• prozessorientiert und produktorientiert

• zeitlich befristet

• mit begrenztem Ressourceneinsatz

• weist klar formulierte Ziele auf

• besteht aus vernetzten Teilaufgaben

und

• die Planung erfolgt im Team

Projekte in der Schule

Unterrichts-projekte

Projekt-wochen/

Projekte in AGs

Projekte im Rahmen von

Schul-entwicklung

Projekterfahrungen

AKTION!

Abschluss?

Optimismus und viel Elan zu Beginn ...

... Alltagsgeschäfte kommen dazu ...

... viele Vorhaben laufen nebeneinander her...

... zahlreiche Projekte „versanden“ ...

Projekterfahrungen: Ursache

Es besteht

„die irrige Annahme [...], dass eine großartige Idee sich quasi von alleine

durchsetzen werde.“

Quelle: Philipp/Rolff: Schulprogramme und Leitbilder entwickeln, Weinheim 1998, S. 89

Projektmanagement!

Mit den heute vorgestellten Methoden und Vorgehensweisen werden Projekte

• offensiver und konsequenter angegangen,• klarer und stringenter geplant,• systematischer • und dadurch letztlich erfolgreicher durchgeführt.

Projektmanagement!

Projektmanagement kann eine Schule dabei unterstützen,

• Projekte so zu strukturieren, dass sie überschaubar sind und bleiben.

• Entwicklungsvorhaben so zu planen, dass sie Aussicht auf Realisierung haben.

• die Kooperation der Beteiligten effizient und motivierend zu gestalten.

Projektmanagement und Eisberge

Sachebene

Beziehungs-ebene

Themen

Aufgaben

Vorgaben

AntipathieSympathie

Status

Ängste

Emotionen

Macht

Team-Entwicklung

Forming

StormingNorming

Performing

Definition Planung Aktion Abschluss

Die vier Phasen eines Projekts:

Je mehr Zeit in die ersten beiden Phasen der Definition und Planung investiert wird, desto größer

ist die Erfolgschance des Projekts!

Projektphasen

Wenn du wenig Zeit hast, nimm dir am Anfang viel davon!

(Ruth Cohn)

Projektphasen

Definitions- und Startphase

Planungsphase Umsetzungs-phase

Abschlussphase

Thema, Fragestellung Recherche,

Kontaktaufnahme

Detailplanung der Aktivitäten

Abschlussbericht

Situationsanalyse,Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen)

Projektstruktur-plan (PSP)

Projektsteuerung und

- nachbesserung

Präsentation

Grobrecherchen zum Thema

Projektablaufplan(PAP)

Zwischenbilanz Bewertung

Projektauftrag:Zielklärung,Zielentwicklung

Aktionsplan Reflexion

Grobplanung

Inhalte + Organisation

Risikoanalyse

Situationsanalyse

• Welche Fächer gehören zum Projekt?

• Welche Fähigkeiten werden benötigt?

• Welche Faktoren beeinflussen das Projekt? Wie wirken sich diese aus?

• Welches sind die Voraus-setzungen für das Projekt?

• Wo werden Probleme erwartet?

Definitions- und Startphase

Thema, Fragestellung

Situationsanalyse,Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen)

Grobrecherchen zum Thema

Projektauftrag:Zielklärung,Zielentwicklung

Grobplanung

Inhalte + Organisation

Umfeldanalyse(Stakeholderanalyse)

• Wer kommt mit dem Projekt direkt oder indirekt in Berührung?

• Wer wird von der Arbeit am Projekt betroffen?

• Wer kann die Projektarbeit fördern, wer behindern?

• Wer hat welche Erwartungen an das Projekt?

Definitions- und Startphase

Thema, Fragestellung

Situationsanalyse,Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen)

Grobrecherchen zum Thema

Projektauftrag:Zielklärung,Zielentwicklung

Grobplanung

Inhalte + Organisation

Zielplanung

Klare Zielbeschreibung unter Berück-sichtigung der Randbedingungen (Sach-, Kosten-, Terminziele)

Priorisierung von Zielen: • Muss-Ziele:

bei Nicht-Erreichen gilt das Projekt als gescheitert

• Soll-Ziele: hier können Abstriche gemacht werden

• Kann-Ziele: = „Wunsch-Ziele“

Definitions- und Startphase

Thema, Fragestellung

Situationsanalyse,Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen)

Grobrecherchen zum Thema

Zielklärung,ZielentwicklungProjektauftrag

Grobplanung

Inhalte + Organisation

Projektauftrag:gemeinsame „Geschäftsgrundlage“

Name des Projekts

Projektrahmen, ProjektumfeldBeteiligte, BetroffeneBeginn, Ende, wichtige Meilensteine, Ressourcen, Materialien, Räumlichkeiten …

Zielklärung/detaillierte Zielbeschreibung

IST/SOLL – Analyse

Definitions- und Startphase

Thema, Fragestellung

Situationsanalyse,Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen)

Grobrecherchen zum Thema

Zielklärung,Zielentwicklung:Projektauftrag

Grobplanung

Inhalte + Organisation

Projektauftrag:gemeinsame „Geschäftsgrundlage“

Definitions- und Startphase

Thema, Fragestellung

Situationsanalyse,Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen)

Grobrecherchen zum Thema

Zielklärung,Zielentwicklung:Projektauftrag

Grobplanung

Inhalte + Organisation

Projektstrukturplan (PSP)

Fragestellungen:Was ist zu tun?Wie ist das Projekt inhaltlich zu gliedern?

Ziele:Ermittlung der ArbeitsinhalteAufteilung des Projekts in Arbeitspakete (AP)

Projektthema

Teilaufgabe 1Teilaufgabe 2 Teilaufgabe 3

AP AP APAP AP APAP

Planungsphase

Recherche,

Kontaktaufnahme

Projektstruktur-plan (PSP)

Projektablaufplan(PAP)

Aktionsplan

Risikoanalyse

Projektablaufplan (PAP)

• Darstellung des Zeitablaufs der Arbeitspakete (einschl. Nennung der verantwortlichen Personen)

• Terminplanung in grafischer Form

Planungsphase

Recherche,

Kontaktaufnahme

Projektstruktur-plan (PSP)

Projektablaufplan(PAP)

Aktionsplan

Risikoanalyse

Projektablaufplan (PAP)Planungsphase

Recherche,

Kontaktaufnahme

Projektstruktur-plan (PSP)

Projektablaufplan(PAP)

Aktionsplan

Risikoanalyse

Projektorganisation: Aktionsplan

Festlegung und personelle Zuordnung klar voneinander abgegrenzter

Verantwortungsbereiche und Kompetenzen

Wer macht was?Zuständigkeiten

klären!

Wer darf was?Kompetenzen,

Leitungsaufgaben klären!

Aktionsplan

WER? WAS? Mit WEM? WANN?

Aktionsplan: WienPlanungsphase

Recherche,

Kontaktaufnahme

Projektstruktur-plan (PSP)

Projektablaufplan(PAP)

Aktionsplan

Risikoanalyse

ProjektphasenDefinitions- und Startphase

Planungsphase Umsetzungs-phase

Abschlussphase

Thema, Fragestellung Recherche,

Kontaktaufnahme

Detailplanung der Aktivitäten

Abschlussbericht

Situationsanalyse,Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen)

Projektstruktur-plan (PSP)

Projektsteuerung und

- nachbesserung

Präsentation

Grobrecherchen zum Thema

Projektablaufplan(PAP)

Zwischenbilanz Bewertung

Projektauftrag:Zielklärung,Zielentwicklung

Aktionsplan Reflexion

Grobplanung

Inhalte + Organisation

Risikoanalyse

Projektdokumentation

Projektdokumentation

• Die Projektdokumentation (Projektordner) liefert immer den aktuellen Stand des Projekts bis hin zur Dokumentation des Projektergebnisses.

• Sie umfasst auch eine Übersicht über Veränderungen (z.B. Zeitplan, Methoden, Teamsprecher usw.) , die im Verlauf des Projekts vorgenommen wurden.

Und trotz aller Planungstheorie gilt:

„Die wichtigsten Körperteile des Managers sind Herz, Bauch, Seele und Nase. Sie braucht er, um

• mit dem Herzen zu führen,• dem Gefühl im Bauch zu vertrauen,• die Organisation zu beseelen,• zu riechen, dass etwas stinkt.“

Quelle: Tom DeMarco: Der Termin, Kap. 6, S.51

Projekte.machen.selbstständig

© Seminar EsslingenProf. Helmuth Kern, Gerda Richter, Christina Lippert, Monika Metzger, Ute Wickert