Vierter Teil • Einführung in das Projektmanagement

ProjektmanagementEine praxisorientierte Einführung in die Grundlagen

2016 © Rüdiger Strohmeyer

4. Vorlesung (WS16/17)28. September 2016 (Leipzig)

• Phasenspezifische Methoden

• Tools und Analysewerkzeuge

• Bearbeitung der Fallstudie „spaway“

Curriculum• Definition und Abgrenzung

• Zieldefinitionen und Konflikte

• Exkurs: Führungsstile

• Projektorganisationsformen

• Ablauforganisation

• Phasenspezifische Methoden

• Phasenübergreifende Methoden

• Tools und technische Hilfsmittel

• Kommunikation im Projektmanagement

• Ethik im Projektmanagement

• Agiles Projektmanagement

Curriculum

Projektorganisation Personalmanagement

Personalmanagement

Personalmanagement• Welches fachliche Know-how

wird benötigt (z.B. Technik)?

• Wo überschneiden sich ggf. Abteilungen / Fachbereiche?

• Welche Berichtswege sind üblicherweise relevant bzw. werden bevorzugt?

• Wie steht es um die Logistik?

• Politische Aspekte innerhalb der Unternehmung und bei den Stakeholder sind wesentlich

Personalmanagement

• Aufgabe • Befugnis • Rechenschaftspflicht

Verantwortung

RACIFormat Person

AufgabeVorgang A B C D E F

2 definieren R A I

3 designen I C R A

4 entwerfen I C C

5Prototyp

entwicklen I I C

6 testen R A I

7 produzieren I C -

RisikoR = responsible • A = accountable • C = consulted • I = informed

Verantwortungszuordnung

R (responsible): führt die Aktivität durch A (accountable): ist gesamtverantwortlich für die Aktivität C (consulted): wird während der Aktivität konsultiert I (informed): wird über die Aktivität informiert

Responsibility Assignment Matrix

Verantwortlichkeitsmatrix

Aufgaben

• Gestaltung der Projektteams • Kommunikation und Moderation • Planung, Steuerung und Kontrolle • Risikomanagement • Schnittstelle zum Lenkungsausschuss

Kompetenzen• Verfügungsrechte über das Projektbudget • Informationshoheit hinsichtlich der Projektdaten • fachliche Weisungsbefugnis (projektbezogen)

Verantwortung

• Realisierung des Projekts • Dokumentation • Einhaltung der Vorgaben aus dem Projektvertrag • Umsetzung von Korrekturen / Beschlüssen • Information der Auftraggeber / Lenkungsausschuss • Ergebnisverantwortung gegenüber dem Auftraggeber

Projektleitung

Aufgaben

• Erteilung des Projektauftrags • Einsetzen der Projektleitung (intern/extern) • (in der Regel) Leitung des Lenkungsausschuss

Kompetenzen

• Einberufung des Lenkungsausschuss • Entscheidungsbefugnis bei Dissens

und erforderlichen Korrekturen • Richtlinienkompetenz • Vorgabe der Eskalationspfade

Verantwortung• organisatorischen Rahmen sicherstellen • Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen • Anpassung der Zielvorgaben (bei Bedarf) • ggf. Unterstützung der PL bei Problemstellungen

Auftraggeberin

Aufgaben

• Ergebnisse der Projektteams beurteilen • Ergebnisse der Projektteams abnehmen • ggf. Entscheidungen herbeiführen • Außenkommunikation pflegen (Akzeptanz fördern)

Kompetenzen • inhaltliche Entscheidungskompetenz • fachliche Entscheidungskompetenz

Verantwortung• fachlicher Support der Projektleitung • Sicherstellung korrekter Arbeitsergebnisse • fachliche Überwachung

Lenkungsausschuss

Aufgaben

• Ausführung der Arbeitspakete • Rückmeldung über den Fortschritte und Barrieren • Ausrichtung bzw. Teilnahme an Projektmeetings • Erstellung und Sicherstellung der Dokumentationen • Unterstützung des Projektmanagements

Kompetenzen • An- und Einforderung von erforderlichen Arbeitsmitteln

Verantwortung

• Fertigstellung der Arbeitspakete (termingerecht) • Rückmeldung über jegliche Art von Unregelmäßig-

keiten die das Projekt in irgendeiner Art und Weise beeinträchtigen könnten

• ggf. Klärung von Aspekten wie Urlaub, Weiterbildung

Mitglieder des Projektteams

Projektorganisation Aufwand schätzen

Projekt

Arbeitspaket D.1

Arbeitspaket D.2

Arbeitspaket D.3

Arbeitspaket D.4

Arbeitspaket D.5

Arbeitspaket C.1

Arbeitspaket C.2

Arbeitspaket C.3

Arbeitspaket C.4

Arbeitspaket C.5

Arbeitspaket B.1

Arbeitspaket B.2

Arbeitspaket B.3

Arbeitspaket B.4

Arbeitspaket B.5

Arbeitspaket A.1

Arbeitspaket A.2

Arbeitspaket A.3

Arbeitspaket A.4

Arbeitspaket A.5

Teilprojekt A Teilprojekt B Teilprojekt C Teilprojekt D

Einsatzmittelbedarfsschätzung

• Personen

• Material

• technische Hilfsmittel

• it-Services

• Infrastruktur

Schätzung der Kosten

Kostenschätzung

Erstellen einer Schätzung (Annäherung) der Kosten für die Einsatzmittel, die zur Ausführung

der Arbeitspakete erforderlich sind.

Kostenplanung

Zusammenfassen der geschätzten Kosten einzelner Vorgänge oder Arbeitspakete, um einen

Kostenmanagementplan zu erstellen.

Kostenmanagementplan

• MaßeinheitenStunden, Tage, Wochen oder Monate

• PräzisionsebeneRunden der Daten sinnvoll und zulässig

• Steuerungsschwellenwerte Abweichungsgrenzwerte

• Schnittstellen zur TrägerorganisationRechnungswesen (Kontenzuordnung)

• Regeln der Leistungsmessung

Cost of Quality (COQ)

Zu den Fehlervermeidungskosten und Prüfkosten gehören alle Investitionen für

Qualitätsplanung,Qualitätslenkung,

Qualitätssicherung,

die beim Durchführen der Aktivitäten zur Erfüllung aller definierten Anforderungen entstehen.

Schätzung der Vorgangsdauer

Analoge Schätzung

Die analoge Schätzung basiert auf Erfahrungen und Daten aus früheren Projekten bzw. aus

Vorgängen die vergleichbar mit den geplanten Vorgängen im Projekt sind.

3-Punkt-Schätzung

Wahrscheinlichsten (dNorm)

Optimistisch (dMin)

Pessimistisch (dMax)

Berechnung mit Hilfe der Formel

dMittel =dMin + 4•dNorm + dMax

Parametrische Schätzung

Die Schätzung erfolgt unter Verwendung eines Algorithmus, in den Messgrößen quantifizierbarer

Eigenschaften des Arbeitspakets einbezogen werden. Die Ermittlung des Algorithmus erfolgt und Einbezug von Daten bereits abgeschlossener und

detailreich dokumentierter Projekte. Mit Korrelationsanalysen werden mit den vorliegenden

Daten aus den Projekten die relevanten Einflussgrößen und ihr quantitativer Zusammenhang

mit dem benötigten Aufwand ermittelt.

Projektorganisation Analyse der Risiken

Bekannte Risiken

Risiken die bereits identifiziert und analysiert wurden und / oder die anhand von definierten Prozessen beschrieben werden können, bezeichnen wir als

bekannte Risiken.

Unbekannte Risiken

Ereignisse die nicht absehbar und unerwartet auftreten, nennen wir unbekannte Risiken. Sie

können vor dem Eintritt des Geschehen nicht vom Projektteam berücksichtigt werden und daher auch keine entsprechenden Gegenmaßnahmen geplant

werden.

Analyse der Risiken im Projekt

Risikomanagementplanung

Risikoidentifikation

Qualitative Risikoanalyse

Quantitative Risikoanalyse

Risikobewältigungsplanung

Projekt

Schätzung

Planung

Steuerung

Kommunikation

Abhängigkeiten

Einsatzmittel

Finanzierung

Priorisierung

Lieferanten

Verordnungen

Wetter u.ä.

Anforderungen

Technologie

Schnittstellen

Zuverlässigkeit

Qualität

Technisch Extern Organisation Projektmanagement

Risikostrukturplan (RBS)

Eintrittswahrscheinlichkeit zum Zeitpunkt der Bewertung

wenigwahrscheinlich

wahrscheinlich 25% - 75 %

sehr wahrscheinlich

> 75 %

gering wenig relevante

Ergebnisse gefährdet

mittelTeilergebnisse

gefährdet

schwerErfolg des gesamten

Projektes gefährdet

Bewertungsschemata

Risikoplanung - Tools

Analyse der Risiken im Projekt

Identifikation der Grundursachen

Befragungen

DELPHI Methode

SWOT-Analyse

strengths weaknesses

opportunities threats

S-O-Strategie W-T-Strategie

W-O-Strategie S-T-Strategie

Ausblick

• Phasenübergreifende Methoden

• Tools und technische Hilfsmittel

• Kommunikation im Projektmanagement

• Bearbeitung der Fallstudie

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