Alles unter Kontrolle? effizientes Übersetzungsmanagement in der P

SDL Proprietary and Confidential

Live-Webinar | Alles unter Kontrolle? Effizientes Übersetzungsmanagement in der Praxis

Dr.-Ing. Axel Poestges, SDL

08.03.2016

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SDL Proprietary and Confidential

Live-Webinar | Alles unter Kontrolle? Effizientes Übersetzungsmanagement in der Praxis

Dr.-Ing. Axel Poestges, SDL

08.03.2016

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Referenten

Eva FriedrichField Marketing ManagerSDL Language Solutions

Dr. Axel PoestgesSenior Business ConsultantSDL Language Solutions

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Haben Sie Ihre Übersetzungsprojekte im Griff?Warum die Einführung eines Translation Management Systems auchfür Ihr Unternehmen hochinteressant ist.

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Agenda○ Wer ist eigentlich SDL?

○ Translation Management System (TMS) im Schnelldurchgang

○ TMS als Managementsystem

○ Warum ist ein TMS erfolgskritisch für das globale Business?

○ Welchen Nutzen stiftet ein TMS?

○ Einige TMS-Beispiele aus der Praxis

○ Geht ein TMS nur für die Großen?

○ Fragen und Antworten

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53 der 70weltweit führendenMaschinenbau-unternehmenarbeiten mit SDL(inklusive Automobilindustrie + Unterhaltungselektronik)

3.200Mitarbeiter weltweit

Gründungsjahr: 1992

Führend beim WCMS Top-Platzierungen seit 2001

Die TOP 14 Unternehmen der Automobilindustrie setzen auf SDL

Ermöglicht Unternehmen die Kommunikation in100+ Ländern

7 MILLIARDEN übersetzte Wörter pro Monat

70Standorte

38Länder

1.500Firmenkunden

79 der globalen Top 100 Marken setzen auf SDL.

400Partner

7

Reaktion & ImprovisationArbeiten ‘mit der Hand am Arm‘

Grundstrukturen & ReproduzierbarkeitArbeiten ‘mit Bordmitteln‘

Abläufe & VerantwortungenArbeiten ‘mit erprobten Prozessen‘

Best Practices & StandardsPlanbar und reproduzierbar arbeiten

Kontinuierliche Verbesserung & InnovationArbeiten mit Innovationsansätzen

Nur persönliche Erfahrungen verfügbar - Abläufe werden improvisiert - Aufgaben und Verantwortungen sind nicht klar - Systemunterstützung erfolgt nur punktuell

Einige grundlegende Abläufe existieren für die wichtigsten Lokalisierungsaufgaben - Verantwortlichkeiten sind nur vereinzelt und selektiv zugeordnet

Die erfolgskritischen (Teil-) Prozesse für die wesent-lichen Lokalisierungsaufgaben sind geregelt und zumindest die Ergebnisverantwortung ist zugewiesen

Die wesentlichen Bausteine eines Translation Management Systems existieren – Prozesse, Verantwortlichkeiten, Steuerungsgrößen sind vorhanden

Das Translation Management System ist integraler Bestandteil von Geschäftsmodell, Prozess- und System-landkarte und wird bei Strategiefestlegungen einbezogen

Lokalisierungsmaturity ist ohne TMS nicht möglich!

Vgl. CMMI ® Capability Maturity Model Integration

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Wie entsteht Umsatz: durch den Verkauf von Produkten und Dienstleistungen z.B. auf globalen Märkten

Welche Kosten entstehen: z.B. Materialeinsatz, Personalkosten z.B. Übersetzungskosten

Geschäftsethik: z.B. soziale Verantwortung z.B. kulturelle Compliance

Managementsysteme: z.B. Qualität, Umwelt, Information z.B. Übersetzung / Lokalisierung

Partner

Wer sind die Partner, die ich

für den Geschäfts-betrieb benötige?

z.B. Einbindung der Sprachdienstleister

Ressourcen

Welche Ressourcen benötige ich für den Geschäftsbetrieb?

z.B. Native Speaker als Reviewer

Prozesse

Welche Abläufe sind für den Geschäfts-betrieb wichtig?

z.B. der gesamte Lokalisierungs-

prozess

Nutzenversprechen

Welche positiven Erlebnisse erwartet der Kunde aus dem Geschäftsbetrieb?

z.B. Marketing und Produkt-

dokumentationin der Sprachedes Kunden

Kundenbeziehung

Was tue ich wie für positive Kunden-

erlebnisse?

z.B. Schaffung kultureller

Compliance

VertriebskanäleWelches sind ziel-gruppengerechte

Go-to-Market-Konzepte?

z.B. Wahl der angemessenen

Kunden-kommunikation

Zielmärkte

Wie wähle, adressiere und

bearbeite ich die ausgewählten

Märkte?

z.B. formale Fähigkeit, Märkte

beurteilen zu können

TMS wirkt in allen Bereichen des Geschäftsmodells!

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Vermarktungseindruck• Produktdatenblätter• Kampagnenmaterial• Webpräsenz

HW-Produkterlebnis• Verpackung• HW-Dokumentation• Kennzeichnung

Service-Erlebnis• Self-Services• Online Support• How-to-Anleitungen

SW-Produkterlebnis• User Interface• SW-Dokumentation• User Friendliness

Service & Support• Service Handbücher• Trainingsdoku.• Best Practice DB

Finanzen & Controlling• Geschäftsberichte• Sicherheit• Finanzberichte

Konstr. & Entwicklung• Technische Doku.• Produktdaten• Nachweispflicht

Recht & Compliance• Patente• Haftung• Governance

Marketing & Vertrieb• Vertriebstraining• Produktmarketing• Kampagnen

Produktion & Logistik• Handbücher• Techn. Anleitungen• SW Dokumentation

Terminologie

Translation Memory

TMS entscheidet über Ihren Erfolg beim Kunden!

TMS

10

Wie sollte eine TMS-Einbettung aussehen?

Workflow-anbindung

Learning Management

Technische Dokumentation

Produkt-entwicklung

Software-entwicklung

Marketing Vertrieb

Service und Support

Customer Exp. Management

Terminologie

Translation Memory

Web-zugang

System-zugang

Admin-zugang

InternerZugang

Language Service Provider

Reviewer

Spezialisierter Übersetzer

Con

tent

Pr

oduz

ent

Workflow-anbindung

SW- & GUI Experten

Maschinelle Vorübersetzung

Con

tent

M

anag

er

Con

tent

O

wne

r

Publishing Ressourcen

ERP-AnbindungT

MS

CCMS

Records Mgmt.

EDBPDM

Source Code

PIM

WCMS

11

Welcher Nutzen wird von einem TMS gefordert?

Einfachheit &Handhabbarkeit

1

Strategischer Nutzen & Flexibilität

2

Automatisierung & Systemintegration

4

Qualität & Konsistenz

7

Standardisierung &Typisierung

3

Transparenz &Sichtbarkeit

5

Planbarkeit & Kontrollierbarkeit

6

12

HERAUSFORDERUNGEN INDIKATOREN NUTZENDIMENSIONENBewältigung eines ständig steigenden Contentvolumens

• Neue Produkte, Innovationen• Wachsendes Contentvolumen• Zunehmende Anzahl an Zielsprachen• Mehr Beteiligte am Lokalisierungsprozess

• Neue Zielsprachen schneller implementieren• Neue LSP schneller integrieren• Weitreichende Prozessautomatisierung• Flächendeckende Ablaufstandardisierung

Zwang zur Kostenreduktion • Viele dezentrale Translation Memorys• Fehlende Ressourcenkontrolle• Manuelle Vor- und Nachbereitung• Keine End-to-End-Prozesse

• Cross-funktionale / Cross-divisionale TM-Nutzung• Weniger manuelle Eingriffe durch Standards• Synergien in anderen Unternehmensbereichen• Ermöglichung der Kosten- / Leistungskontrolle

Professionelles Management der Sprachdienstleister

• Jeder hat einen bevorzugten Sprachdienstleister• Es gibt wenig Branchenexpertise• Fehlende Kosten- / Leistungstransparenz• Medienbrüche und mangelnde Automatisierung

• LSP-übergreifende Nutzung vom TM• Reduktion des Administrationsaufwandes• Perfektionierung eines verl. Werkbankkonzeptes• Regelmäßige Business Reviews und CIP-Mgmt.

Immer kürzer werdende Time to Market- und Time to Operation-Zyklen

• Simultane Product Launches klappen nicht• Hybride Produkte selten komplett dokumentiert• Verschieden agile Produktentstehungsprozesse• Abkoppelung eigener / outgesourcter Services

• WYSIWYG Contentplanung und -steuerung• Steuerung auch von Value Networks• Go-to-Market wird global plan- und machbar• Mehrfache risikoarme Contentverwendung

Verbesserung von Content-aktualität und Contentqualität

• Inkonsistenter Content in verschiedenen Kanälen• Mangelnde nicht nachhaltige Contentqualität• Mangelnde Standards in Wording / Terminologie• Mangelnde Prozessharmonisierung

• Konsistenzsteigerung durch Wiederverwendung• Nähe von Autor und Contentqualitätsmanagement• Synergien in PEP, PDM und PIM• Synergien bei digitalem und analogem Content

Warum die Einführung eines TMS zwingend ist

13

Simultane Product Launches sind ohne TMS Illusion!

Strategischer Nutzen & Flexibilität

2

1414

Language Service Provider #

Language Service Provider 2

Language Service Provider 1

Terminologie DB #

Translation Memory #

Terminologie DB 2

Translation Memory 2

Terminologie DB 1

Translation Memory 1

Dokument #

Dokument 2

Dokument 1

dezentrale ReviewsTechnischesDokument

Service-dokument

Marketing-dokument

AuftraggeberContent Owner

Experten Review

Markenkonsistenz Review / CI-Check

Fachspezifische Koordination

Koordinations-prozesse

Typisches Scenario vor der TMS-Einführung

dezentrale Reviews

dezentrale Reviews

1515

Language Service Provider

Terminologie DB

Translation Memory

AuftraggeberContent Owner

Prüfung und Freigabe

Projekt-TypIdentifikation

Projekt Typ DB

StyleguideDB

Translation Management System

Typisches Scenario nach der TMS-Einführung

TechnischesDokument

Service-dokument

Marketing-dokument

dezentrale online Reviews

Standardisierung &Typisierung

3

16

Start

Übersetzer analysiert den Content und

kalkuliert die Kosten

Übersetzer schickt Email mit Kosten und

Lieferdatum

Ende

Content Owner schickt Content mit Erklä-

rungen zum Übersetzer

Autor legt Content, Zielsprache und Lieferdatum fest

Content Owner be-stätigt den Überset-

zungsauftrag per Email

Übersetzer führt die Übersetzung durch

Übersetzer schickt den Übersetzungsentwurf zum Content Owner

Content Owner lässt die nötigen Reviews

durchführen

Content Owner schickt eine Email zur Freigabe

der Übersetzung

Übersetzer stößt das Update des

Translation Memorys an

Übersetzer schickt Übersetzung in finaler

Dateiformatversion

Content Owner bestätigt den

Wareneingang

Content Owner informiert

den Übersetzer

Übersetzer schicktdie Rechnung

Übersetzer

Autor

Reviewer

Manuelle Tätigkeiten

Schematischer Ablauf vor der TMS-Einführung

17

Schematischer Ablauf nach der TMS-EinführungStart

Ende

Autor legt Content, Zielsprache und Lieferdatum fest

Automatisch werden Wareneingang und

Übersetzer informiert

Der Übersetzer schickt

die Rechnung

Übersetzer akzeptiert Auftrag online

Content Owner autorisiert Übersetzer online

Übersetzer komplettiert den vorübersetzten

Content

Content Owner stößt Review an und gibt

online frei

TMS analysiert den Content, kalkuliert die Kosten und bereitet

das Projekt vor

TMS macht Update von Translation

Memory und Terminologie DB

Übersetzer

Autor

Reviewer

TMS

Planbarkeit & Kontrollierbarkeit

6

18

Webseitencharacteristika Volume

Webseiten mit tägl. Änderungen 100

Webseiten mit monatl. Änderungen 300

Contenttypen Contenteigenschaften Reuse Rates

� Global Web-Content Content / sehr häufige Updates 10% - 30 %

� Technische Doku. Stabiler Content / wenig Änderungen 50% - 70 %

� Mktg & Sales Doku. Basis Content / regelm. Änderungen 30% - 40%

� Governance Doku. Neue Doku. / regelm. Änderungen 30% - 50 %

� Bestehende CMS Zwang zur Wiederverwendung 20% - 40 %

Unternehmensbereich Bekannte / belegbareÜbersetzungskosten (geschätzt wurde, dass dies etwa 40% der tatsächlichen Übersetzungskosten sind)

�W

eb Content

�Technische D

okumentation

�M

ktg&

Sales D

okumente

�G

overnance D

okumente

�B

estehendeC

MS

Corporate-Funktionen 600 T€ 50% 25% 25% n.a.

Geschäftsbereich 1 200 T€ 30% 30% 20% 20% n.a.



Beispiel TMS-Einführung bei einem global Player

19

Aktivität Aufwand vor TMS Aufwand nach TMS % Unterschied

Extraktion des Quell-content (WCMS)

60 sec 30 sec 200% Effizienzgewinn

Upload des Quell-content (WCMS)

480 sec 60 sec 800% Effizienzgewinn

TMS-Nutzung – erste belastbare Ergebnisse

20

TMS-Nutzen – wo kommt das Geld her?

21

TMS-Einführung bei einem Investitionsgüterhersteller

Autoren-unterstützung

Regeln und Best Practices

Techcontent-management

Interne Reviewer


Translation Memory

Terminologie-datenbank

rechtlich

kulturell

technisch

sprachlich

Marketingcontent-management

Webcontent-management

4

(80%) globaler LSP

76

2

1

Translation Management System35

(20%) Interne Über-setzungsexperten

22





Interne Reviewer


Translation Memory


rechtlich

kulturell

technisch

sprachlich



4

(80%) globaler LSP

76

2

1



Durch die Anwendung von Standards, Regeln und Best Practices wurde eine syste-matische und nachhaltige Verbesserung der Qualität des produzierten Contents erreicht.

1


7

23





Interne Reviewer


Translation Memory


rechtlich

kulturell

technisch

sprachlich



4

(80%) globaler LSP

76

2

1


(20%) Interne Über-setzungsexperten Durch die Integration von

Component- und Webcontent-managementsystemen und Translation Management System konnte das Contenthandlingautomatisiert werden und die Fehlerrate ging gegen Null.

2


7

24





Interne Reviewer


Translation Memory


rechtlich

kulturell

technisch

sprachlich



4

(80%) globaler LSP

76

2

1



Durch den Einsatz von maschineller Vorübersetzung und Post-editing wurde der Lokalisierungsprozess deutlich beschleunigt, die Kosten wurden reduziert ohne Qualität einzubüßen.

3


7

25





Interne Reviewer


Translation Memory


rechtlich

kulturell

technisch

sprachlich



4

(80%) globaler LSP

76

2

1



Etwa 80% des Übersetzungs-volumens wurde von einem großen LSP abgewickelt. Dadurch wurde die Qualität gesteigert, die Planbarkeit erhöht und ein transparentes Controlling ermöglicht.

4


7

26





Interne Reviewer


Translation Memory


rechtlich

kulturell

technisch

sprachlich



4

(80%) globaler LSP

76

2

1



Globaler Zugriff auf das TMS über das Internet ohne die Nutzung weiterer spezieller Systeme mit hoch-automatisierten Workflows haben Prozesse beschleunigt und Kosten reduziert bei gleichzeitiger Fehlervermeidung.

5


7

27




Tech-Content Management

Interne Reviewer


Translation Memory

Terminologie Datenbank

rechtlich

kulturell

technisch

sprachlich



4

(80%) globaler LSP

76

2

1



Ein zentrales Translation Memory im weltweiten Zugriff und mit ständiger Aktualität hat die Wiederverwendung von Content in unterschiedlichen Bereichen drastisch erhöht. Zugleich führte der minimierte Reviewaufwand zu weiteren Kostenreduzierungen.

6 Qualität & Konsistenz

7

28


Autoren-Unterstützung



Interne Reviewer


Translation Memory


rechtlich

kulturell

technisch

sprachlich



4

(80%) globaler LSP

76

2

1



Zentrale unternehmensweite Terminologiedatenbank sichert weltweite Markenkonsistenz, weniger redundante Tätigkeiten und Fehlerkorrekturen sowie die Verbesserung der Lernkurven.

7Qualität & Konsistenz

7

29

TMS als Prozessbeschleuniger (Beispiel aus PoC)Prozess-Schritt Ausführung

IST-ZustandZeitbedarfIST-Zustand

AusführungSoll-Zustand

ZeitbedarfSoll-Zustand

Bemerkungen

Produktdokumentation erstellen manuell 30' manuell 30' unverändert

Sichten / Beauftragen manuell 20' manuell 20' online-Anbindung möglich

Content erstellen manuell 30' manuell 30' online-Anbindung möglich

Dokument für Freigabe erstellen manuell 30' manuell 30' bei online Zugriff evtl. überflüssig

Freigabe zur Übersetzung manuell 15' manuell 15' evtl. auch online möglich

Speicherung in CMS manuell 15' automatisch 5' Workflow

Datenexport XML manuell 15' automatisch 5' Workflow

Vorübersetzung manuell 30' entfällt 0' überflüssig

Kontextdokument PDF manuell 30' entfällt 0' überflüssig

Übersetzung manuell 30' manuell 30' unverändert

Datenimport XML manuell 15' automatisch 5' Workflow

Dokument für Review erstellen manuell 30' entfällt 0' überflüssig

Review 2 Durchläufe manuell 60' online / manuell 20' einmalig online ohne Zeitversatz

Dateivalidierung XML Übersetz. manuell 30' entfällt 0' einmalige Validierung ausreichend

Dateivalidierung XML Redaktion manuell 30' entfällt 15' wenn nötig online möglich

QA Prüfung manuell 30' manuell 30' unverändert

Freigabe manuell 15' manuell 15' unverändert

Speicherung in CMS manuell 15' automatisch 5' Workflow

470' 255'

Automatisierung & Systemintegration

4

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TMS-Einführung – Was hat es gebracht?• Reduzierung des tatsächlichen Wortpreises durch Bündelung der Übersetzungsaktivitäten und

Zentralisierung von Translation Memory und Terminologiedatenbank je Geschäftsbereich: Ø 50% (bezogen auf die tatsächlichen Lokalisierungskosten)

• Automatisierung der Vor- / Nachbearbeitung und Reduzierung des notwendigen Projektmanagement-aufwands: Ø 10% (bezogen auf die tatsächlichen Lokalisierungskosten)

• Einsatz intelligenter maschineller Übersetzungstechnologie für bestimmte Contentelemente: Ø 30% (bezogen auf die tatsächlichen Lokalisierungskosten)

• Set-up-Zyklus für neue Sprachen: Ø in nur 18 Monaten können 2,5 mal soviel neue Sprachen pro Jahr realisiert werden

• Senkung der gesamten Lokalisierungskosten: Ø Um nahezu 80% (bezogen auf die direkten Lokalisierungskosten)

• Publishingkosten für neu zu erstellende, sowie für die Pflege bestehender Dokumente:Ø Kosten können um ca. 1,3 Mio. € für die Dokumentenerstellung bzw. um ca. 1,8 Mio. € für die Erstellung

mit Berücksichtigung der fremdsprachlichen Erfordernisse gesenkt werden

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TMS – für jede Anforderung die richtige Lösung

Zielgruppen LSP und Unternehmen Unternehmen LSP und Unternehmen Unternehmen

Stärken Hohe Durchsätze, Kombination mit SDL als LSP

Schnittstellen, Workflow, Integrierbarkeit

Leicht zu implementieren, einfach zu nutzen, sehr robust

Low cost, leichter Einstieg

Nutzungsmöglichkeiten SaaS & On Premise SaaS & On Premise On Premise & Cloud Cloud

Installierte Basis >100 >200 >800 NA

Passt am besten als ... SaaS-Lösung und bestehendes internatio-nales Übersetzerteam

Als selbst betriebene Lösung oder als SaaS-Lösung

Es besteht bereits ein internationalesÜbersetzerteam

Wenn nichts anderes passt, LC geht immer

Können Language Services damit verbunden werden?

Ja, als Managed Services eine ideale Lösung

Ja Ja Ja

Auch mit Integratoren / Partnern implementierbar?

Nein Ja Ja Nein

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Dr.-Ing. Axel PoestgesSenior Business Consultant

E-Mail:[email protected]

Mobil: +49 174 322 58 68

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!