Webinar Personaleinsatz STRIMgroup ProcessAnalyticsFactory

OPTIMIERTER PERSONALEINSATZ IN GESCHÄFTSPROZESSENPROZESSORIENTIERTE PERSONALBEDARFSERMITTLUNG

INHALTE DES WEBINARS.

►Kurzvorstellung

►Umsetzungshebel zur Optimierung der Leistungserstellung

►Organisatorische Transformation

►Prozessoptimierung und Systemunterstützung

►Flexibilisierung der Kapazitätssteuerung

►Fragen & Antworten

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STRIM UNTERNEHMENSGRUPPEKURZVORSTELLUNG – EVIDENZ-BASIERTES HANDELN

Identifikation genereller

Wirkzusammenhänge

(Theorien)

Identifikation spezifischer

Vorgehensweisen

(Instrumente)

Wissenschaft Praxis

Meta-

Analysen

Kontrollierte

Labor-/Feld-

Experimente

Umfassende

Korrelations-

studien

Syste-

matische

Reviews

Syste-

matische

Evaluation

Systematische

Verlaufs-

beobachtung

Experten-

befragung

Fall-

studie

ex

tern

e E

vid

en

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iert

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Fa

kte

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asis

syste

ma

tisch

ge

sa

mm

elte

r Da

ten

die Interaktion schafft eine kollektive Intelligenz

3CONFIDENTIAL - NOT FOR RE-PUBLICATION OR DISTRIBUTION COPYRIGHT

PROCESS ANALYTICS FACTORYPROZESSDATEN ANALYSEN AS A SERVICE

4

Simulation(Ausblick)

500 K

500 K 500 K

Analyse(Einblick)

Diagnose(Durchblick)

Prozesse

Analytics

Experten(Optimierung)

Bewertung

Daten

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OPTIMIERUNG DER LEISTUNGSERSTELLUNG DREI UMSETZUNGSHEBEL


ORGANISATORISCHE TRANSFORMATIONBEDEUTUNG DER PROZESSORGANISATION: AKT. STUDIENERGEBNISSE

►Prozessorganisation wird in der obersten Führungsebene nicht praktiziert.

►Funktionsorientierte Organisationsstrukturen dominieren, die Prozessgestaltung wird auf die unteren Führungsebenen delegiert.

►Der wichtigste Erfolgsfaktor für die Umsetzung der Prozessorientierung fehlt, das heißt die notwendige Vorbildfunktion durch das Management ist nicht vorhanden.

►Vorherrschend ist eine Kultur, die zu sehr auf hierarchische Vorgaben und strikter Kontrolle beruhen, in der Macht und Gewinnstreben zu stark im Mittelpunkt stehen und Innovationen nicht genug Raum lassen.


ORGANISATORISCHE TRANSFORMATIONEND-TO-END-PROZESSE

►End-to-End Prozesse sind funktions- und bereichsübergreifende Geschäftsvorfalle vom Kunden zum Kunden durchgängig durch das Unternehmen, verbunden mit klaren Definitionen, mit dem Ziel die gesamte Wertschöpfungskette effektiv und effizient zu gestalten und zu steuern.

►End-to-End Prozesse ermöglichen das Heben von Potenzialen in den Schnittstellen funktionaler Grenzen.

►Die Weiterentwicklung der Steuerung dieser durchgängigen Prozesse ist der wesentliche Hebel zum Heben der Potenziale.

►Erfolgsfaktoren sind Schnelligkeit, Konsequenz im Management bei der Durchsetzung, Einbindung des gesamten Unternehmens zur Veränderung der Denkstrukturen, Bereitschaft zu bereichs- oder funktionsübergreifendem Denken.


ORGANISATORISCHE TRANSFORMATIONDIMENSIONEN DER KENNZAHLENGESTÜTZTEN PROZESSANALYSE

E Effektivität

Effizienz

Qualität

Zusatznutzen

Risiko

E

Q

R

A

Definiert die Eigenschaften (Features) und beurteilt die Wirksamkeit oder

die Ergebnisse von Prozessen oder Produkten

Bewertet das Verhältnis von Kosten bzw. Preisen und Mengen in der Zeit

Bewertet die subjektiv wahrgenommene Güte der Leistungserstellung oder

von Produkten (Beurteilung der Ausprägung definierter Eigenschaften)

Beschreibt und bewertet Umfang und Wahrscheinlichkeit einer positiven od.

negativen Abweichung von dem angestrebten Ergebnis und dessen Güte

Beurteilt und integriert Verbundeffekte, Synergien und Opportunitäten


PROZESSOPTIMIERUNG …LEISTUNGS- UND PROZESSKATALOGE

Ebene 1:

Thema

Ebene 2:

Leistungspaket

Ebene 3:

Einzelleistung

Ebene 4:

Tätigkeiten

Rekrutierung Bewerbervorauswahl Bearbeitung

Bewerbungseingang

- Dateneingabe und formale Qualitätssicherung der eingegangenen Papier-, Online- und E-Mail-

Bewerbungen

- Selektion der Bewerbungen nach Kriterien des Auftraggebers

- Ranking nach den geeignetsten Profilen

Rekrutierung Bewerbervorauswahl Plausibilitätsprüfung

Bewerbung

- inhaltliche Plausibilitätsprüfung Bewerbung

Rekrutierung Auswahlverfahren Organisatorische und

administrative Vor- und

Nachbereitung AV

- Vorbereitung:

- Terminplanung

- Ort festlegen

- Räumlichkeiten organisieren

- Einladung zu AV bzw. Verzögerungsschreiben versenden an Bewerber

- Beobachter und Assistenten einladen und einweisen

- Nachladen von Bewerbern

- Zuordnen der Bewerberunterlagen zu AV-Termin, körperlicher Versand inkl. Diskette mit

aktuellen Daten

- Teilnahmebestätigung am AV und kurzfristige Absagen telefonisch entgegennehmen

- Kopieren und Bereitstellen der erforderlichen Beobachter-, Moderatoren- und

Teilnehmerunterlagen und weiteren Materialien incl. ggf. Nachbestellung

- Nachbereitung:

- Weiterleitung der Ergebnisse des AV sowie der entsprechenden Unterlagen der nicht

erschienenen Kandidaten

- Archivierung der Testunterlagen (der Nichtbestandenen)

- Erstellung des Bearbeitungsbogens für ZPA 5

- Information der regionalen Führungskräfte über erfolgte Einstellungen

- Pflege der Excel-Sheets zum Stand der Einstellungen sowie von manuellen Statistiken durch die

Berater

- Einforderung fehlender Unterlagen; Rückfragen an den Kunden, Sortierung der Unterlagen

- Bezahlung der Miete für externe Räume veranlassen

Rekrutierung Auswahlverfahren Terminverschiebung AV - Festlegen neuer Termin

- Umbuchung der Räumlichkeiten

- versenden aktualisierter Einladungen an Bewerber, Beobachter und Assistenten

Planstelle zur

Besetzung

freigegeben

Self Services

aufrufen

1.1.1.

1.1.1

Self Services

aufgerufen

Benutzerkennung

eingeben

1.1.1.

1.1.2

Benutzer

freigeschaltet

Org.-Management

aufrufen

1.1.1.

1.1.5

Org.-

Management

aufgerufen

Zugriffsrechte

prüfen

1.1.1.

1.1.6

Zugriffsrechte

geprüft

Benutzer nicht

freigeschaltet

XOR

ODER-Verknüpfung

- ausschließlich -

Eingabe

geprüft

UND-Verknüpfung

Benutzer-

kennung nicht

vorhanden

Benutzer-

kennung

falsch

eingegeben

XOR

ODER-Verknüpfung

- ausschließlich -

Benutzer-

kennung

eingegeben

Eingabe absenden

1/3; (2/3); (3/3)

1.1.1.

1.1.3

Eingabe

abgesandt

Eingabe prüfen

1.1.1.

1.1.4

Eingabe

wiederholen

1.1.1.

1.1.9

Eingabe

wiederholt

3. abgesandte

Eingabe nicht

authentifiziert

Screen mit

Administratorkon-

takt-Aufforderung

anzeigen

1.1.1.

1.1.12

Screen mit

Administrator-

kontakt-

Aufforderung

angezeigt

Eingabefeld

sperren

1.1.1.

1.1.11

Eingabefeld

gesperrt

UND-Verknüpfung

Benutzer

freigeschaltet

Aufrufen der

Planstellenansicht

1.1.1.

1.1.7

Benutzer nicht

freigeschaltet

XOR

ODER-Verknüpfung

- ausschließlich -

UND-Verknüpfung

Planstellen-

ansicht

aufgerufen

Nutzungsrecht

abgelaufen

Antrag auf

Verlängerung

aufrufen

1.1.1.

1.1.10

Planstellenprofil

aufrufen

1.1.1.

1.1.8

Planstellen-

profil

aufgerufen

Prozess:

Verlängerung Nutzungsdauer

Self Services

Self Services

Planstellen-

eignerSelf Services

Self Services

Planstellen-

eigner

Planstellen-

eigner

Self Services

Org.-Management

Org.-Management

Planstellen-

eignerOrg.-Management

Planstellen-

eignerOrg.-Management

Org.-Management

Self Services

Self Services Self ServicesPlanstellen-

eigner

Eingabe

geprüft

UND-Verknüpfung

Zugriffsrechte

geprüft

UND-Verknüpfung

ODER-Verknüpfung

Planstellen-

eigner

Planstellen-

eigner


PROZESSOPTIMIERUNG …KALKULATIONSMATRIZEN ENTLANG PROZESSKOSTENRECHNUNG

Ebene 1:

Thema

Ebene 2:

Leistungspaket

Ebene 3:

Einzelleistung

Ebene 4:

Tätigkeiten

Rekrutierung Bewerbervorauswahl Bearbeitung

Bewerbungseingang

- Dateneingabe und formale Qualitätssicherung der eingegangenen Papier-, Online- und E-Mail-

Bewerbungen

- Selektion der Bewerbungen nach Kriterien des Auftraggebers

- Ranking nach den geeignetsten Profilen

Rekrutierung Bewerbervorauswahl Plausibilitätsprüfung

Bewerbung

- inhaltliche Plausibilitätsprüfung Bewerbung

Rekrutierung Auswahlverfahren Organisatorische und

administrative Vor- und

Nachbereitung AV

- Vorbereitung:

- Terminplanung

- Ort festlegen

- Räumlichkeiten organisieren

- Einladung zu AV bzw. Verzögerungsschreiben versenden an Bewerber

- Beobachter und Assistenten einladen und einweisen

- Nachladen von Bewerbern

- Zuordnen der Bewerberunterlagen zu AV-Termin, körperlicher Versand inkl. Diskette mit

aktuellen Daten

- Teilnahmebestätigung am AV und kurzfristige Absagen telefonisch entgegennehmen

- Kopieren und Bereitstellen der erforderlichen Beobachter-, Moderatoren- und

Teilnehmerunterlagen und weiteren Materialien incl. ggf. Nachbestellung

- Nachbereitung:

- Weiterleitung der Ergebnisse des AV sowie der entsprechenden Unterlagen der nicht

erschienenen Kandidaten

- Archivierung der Testunterlagen (der Nichtbestandenen)

- Erstellung des Bearbeitungsbogens für ZPA 5

- Information der regionalen Führungskräfte über erfolgte Einstellungen

- Pflege der Excel-Sheets zum Stand der Einstellungen sowie von manuellen Statistiken durch die

Berater

- Einforderung fehlender Unterlagen; Rückfragen an den Kunden, Sortierung der Unterlagen

- Bezahlung der Miete für externe Räume veranlassen

Rekrutierung Auswahlverfahren Terminverschiebung AV - Festlegen neuer Termin

- Umbuchung der Räumlichkeiten

- versenden aktualisierter Einladungen an Bewerber, Beobachter und Assistenten

Personal-

kosten

Sach-

kosten

Zuliefer-

kosten

Overhead-

kosten

Herstell-

kosten

Stück-

kosten

0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

Kostenbetrachtung

Stunden

gesamt

VZK

gesamt

davon

Rolle 1

davon

Rolle 2

Prüf-

summe

00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000

00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000

00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000

00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000

00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000

00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000

00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000

00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000

00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000

00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000

00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000

00:00 00:00 0,0000 0,0000 0,0000

VZK Betrachtung

Anzahl GVBezugs-

größe

Bearbeitungs

zeit pro Stück

0 00:00

0 00:00

0 00:00

0 00:00

0 00:00

0 00:00

0 00:00

0 00:00

0 00:00

0 00:00

0 00:00

0 00:00

Rahmendaten


… UND SYSTEMUNTERSTÜTZUNGINPUT FÜR AKTIVITÄTSKOSTEN-ANALYSE


FLEXIBILISIERUNG DER KAPAZITÄTSSTEUERUNGVORGEHENSMODELL: PERSONALBEDARFSERMITTLUNG UND -PLANUNG

6-8 Wochen pro Abteilung wenigstens halbjährliche Anpassung

Quantitative Pers.pl. Qualitative Pers.pl. Rollierende Personalplanung

Entwicklung und Konzeption Umsetzung und kontinuierl. Anpassung

Monitoring – Reporting - Controlling

IIIIII

IV

► Aufbau von Leistungs-

katalogen

► Unterscheidung in

nicht-operative und in

operative Tätigkeiten

(Wertschöpfungs-

schritte, -tiefe,-anteil!)

► Festlegung von Häufig-

keiten, Zeiten

(DLZ) und

Kosten

Einbindung der Funk-

tionsbeschreibungen

Einbindung von Job-

Familien, -Codes

Aufbau von Ventil-

lösungen (v.a. bei

volatilen Häufigkeiten)

Monitoring (Mengen, Zeiten,

Köpfe/VZK, Produktivität)

Qualifikationsbedarfsplanung

Qualifizierungsplanung

Strategische Analysen und Statistiken

Rechnung und Modellierung von Szenarien

Geschäfts- und Organisationsplanung

Nachfolge-, Entwickl.-, Rekrut.-Planung

Überprüfung der Modelle

entlang der Trends und

Strategien

Umsetzung verein-

barter Maßnah-

men Soll

-VZK

Durchgängiges und

systemgestütztes

Reporting u. Controlling


http://www.strimgroup.com/de/strategische-personalplanung

http://www.strimgroup.com/de/strategische-personalplanung

ZUSAMMENFASSUNG.

►Die Stärke des vorgestellten Ansatzes liegt in einem evidenz-basierten Vorgehen.

►End-to-end Prozesse stellen Kunden und Produkte in das Zentrum der Überlegungen.

►Eine solche Betrachtung hat Auswirkungen auf relevante Kennzahlen und Indikatoren.

►Die Logik des Leistungskataloges ist praxisbewährt und liefert eine belastbare Grundlage für Kostenbetrachtungen, Optimierungen und Personalplanungen.

►Eine toolgestützte Simulation und Diagnose der Aktivitäten und ihrer Kosten (ActivityBased Costing) erhöht die Prozesseffizienz.

►Unser evidenz-basiertes Vorgehen zu Personaleinsatz und –planung eignet sich für Markt-, Service- und Stabsbereiche gleichermaßen.


FACHTAGUNGEN DER STRIMACADEMY IM JAHR 2015MOTTO: „ANALYTICS MEETS EXECUTION“

Talent Acquisition: 21. Mai 2015

SWP & HR Analytics: 15. Oktober 2015

Talent Acquisition: 11. Juni 2015

SWP & HR Analytics: 29. Oktober 2015

Talent Acquisition: 25.-26. Juni 2015

SWP & HR Analytics: 5. November 2015


ANSPRECHPARTNER

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New York, NY 10022-6600

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16

Rosengartenstraße 19

D-64665 Alsbach-Hähnlein

Phone: +49 (0)6257 408 1463

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GF Herr Tobias Rother

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