Lean Management bedeutet im Kern, Produkte und Dienstleistungen

mit möglichst geringer Verschwendung herzustellen. Dabei ist es wichtig,

die Perspektive des Kunden einzunehmen. Verschwendung bezeichnet jene

Aufwände im Produktionsprozess, für die der interne und externe Kunde nicht

bezahlen möchte. Das gilt ebenso für administrative Prozesse. Bei Lean

Administration werden die Gemeinkosten näher betrachtet, die nicht zur

Umsatzerhöhung beitragen. Ein guter Ansatz zur Analyse sind die

7+1 Arten der Verschwendung für administrative Prozesse.

ADMIN

EDITION

1. Informationsüberfluss, d.h. zu viele E-Mails, ergebnislose Meetings oder wenig aussagekräftige Reports binden Ressourcen und stellen keinen Mehrwert für interne oder externe Kunden dar.

2. Die Bewegung der Information selbst steht im Fokus. Werden Daten händisch erfasst und anschließend in eine Excel-Datei übertragen, ist dies ein Beispiel für unnötigenInformationstransport.3. Unnütze Wege für das Suchen von physisch abgelegten Dokumenten, schwer auffindbaren Büromaterialien oder Dokumente auf verschiedenen Datenbanken unterbrechen den Arbeitsfluss. Gemeinschaftlich erarbeitete Ablagekriterien in und mit der Abteilung tragen zur transparenten Systematik bei.

4. Warte- und Liegezeiten entstehen, wenn Aufgaben nicht weitergeführt werden können, da Genehmigungen fehlen oder noch keine Antwort auf eine Rückfrage vorliegt.

5. Sind beispielsweise zu viele Bereiche und Mitarbeiter in den Prozess involviert oder die Möglichkeiten der IT nicht vollständig ausgeschöpft, führt das zu aufwändigen und komplexenProzessen.6. Sichtbare und vor allem nicht sichtbare Beständewie nicht bearbeitete Kundenaufträge oder Faktura können un mittelbar den Cashflow negativ beeinflussen.

7. Fehler entstehen, da es zu wenig strukturierte Qualitäts-sicherung im administrativen Bereich gibt. Dies führt zu Rück-fragen, Reklamationen und kostet somit Zeit und Geld. Ein offener und systematischer Umgang mit Fehlern initiieren eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

7+1. Sind Mitarbeiter nicht motiviert, verängstigt und/oder nicht bereit ihr Wissen zu teilen und zu dokumentieren, werden Kompetenzen nicht genutzt.