BME-Umfrage - procure.ch · TOP-Kennzahlen im Einkauf | 3 Danksagung Im Namen des BME e. V. danken wir allen Unternehmen, die an der aktuellen Erhebung „TOP-Kennzahlen im

Durchschnitts- und Best-in-Class-Werte

BME-UmfrageTOP-Kennzahlen im Einkauf

Kennzahlen zu:• Kosten des Einkaufs

• Einkaufsorganisation

• Lieferantenmanagement

Leseprobe

TOP‐KennzahlenimEinkauf|2

Inhaltsverzeichnis Vorwort ................................................................................................................................................................... 4 Auswahl der Best‐in‐Class‐Unternehmen: Methodik ............................................................................................. 5 Best in Class 2012 – Kernaussagen ......................................................................................................................... 7 Teilnehmer 2012 ................................................................................................................................................... 11 Einkaufsorganisation............................................................................................................................................. 12 Beschaffungsstruktur ............................................................................................................................................ 12 Beschaffungsstrategie........................................................................................................................................... 13 Early Involvement ................................................................................................................................................. 14 Lieferantenbewertung .......................................................................................................................................... 15 Rechnungsprüfung ................................................................................................................................................ 16 Durchlaufzeit......................................................................................................................................................... 17

BME‐Einkaufskennzahlen

Kennzahl 1: Einkaufsvolumen vom Umsatz .......................................................................................................... 18 Kennzahl 2: Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen .............................................................................................. 20 Kennzahl 3: Einkaufskosten vom Umsatz.............................................................................................................. 22 Kennzahl 4: Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf ...................................................................................... 24 Kennzahl 5: Kosten je Bestellvorgang ................................................................................................................... 26 Kennzahl 6: Anzahl Bestellungen je Einkäufer ...................................................................................................... 28 Kennzahl 7: Artikelanzahl je Mio. € Einkaufsvolumen .......................................................................................... 30 Kennzahl 8: Durch den Einkauf verantwortetes Einkaufsvolumen....................................................................... 32 Kennzahl 9: Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge ................................................................................... 34 Kennzahl 10: Weiterbildungskosten je Mitarbeiter im Einkauf ............................................................................ 36 Kennzahl 11: Einkaufsvolumen über Internetauschreibungen und Online‐Auktionen......................................... 38 Kennzahl 12: Liefertermintreue aller Lieferungen ................................................................................................ 40 Kennzahl 13: Reklamationsquote aller Lieferungen ............................................................................................. 42 Kennzahl 14: Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsabteilung...................................................................... 44 Kennzahl 15: Aktive Lieferanten je Mio. € Einkaufsvolumen................................................................................ 46 Kennzahl 16: Anteil Bestellpositionen mit elektronischer (automatisierter) Rechnungsabwicklung ................... 48 Kennzahl 17: Kostenveränderung ......................................................................................................................... 50 Kennzahl 18: Anzahl Bestellpositionen je Bestellung............................................................................................ 52 Kennzahl 19: Vollkosten je Einkäufer.................................................................................................................... 54 Kennzahl 20: Einkaufskosten je Lieferant ............................................................................................................. 56 Kennzahl 21: Abrufquote aus Rahmenverträgen und Katalogen.......................................................................... 58 Kennzahl 22: Durchschnittswert je Bestellung...................................................................................................... 60 Kennzahl 23: Durchschnittliches Zahlungsziel ...................................................................................................... 62 Kennzahl 24: Einkaufsvolumen über Skonto......................................................................................................... 64 Kennzahl 25 A/B: Kostenvermeidung.................................................................................................................... 66

Impressum

BME e.V. ............................................................................................................................................................... 68Ansprechpartner ................................................................................................................................................... 68Haftungsausschluss ............................................................................................................................................... 68

TOP-Kennzahlen im Einkauf | 3

Danksagung

Im Namen des BME e. V. danken wir allen Unternehmen, die an der aktuellen Erhebung „TOP-Kennzahlen im Einkauf“ teilgenommen, sowie auch allen Unternehmen, die in den vergangenen Jahren die Umfrageergebnisse bezogen haben. Ihre Fragen, Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge waren uns stets eine große Hilfe.

Ganz besonders bedanken möchten wir uns bei allen ständigen Mitgliedern des BME-Arbeitskreises „TOP Kennzahlen im Einkauf“ für ihre tatkräftige Unterstützung bei der inhaltlichen Gestaltung.

Holger Wiegand, Sourcing Operations Manager Europe, 3M Deutschland GmbH

Andreas Lienesch, Controlling Einkauf und Logistik, Big Dutchman AG

Thomas Schöne, Einkaufsleiter, Big Dutchman International GmbH

Frank Diebold, Leiter Einkauf und Supply Chain Management, Brauerei C. & A. VELTINS GmbH & Co. KG

Ralf Sommer, Leiter Supply Support, Infraserv GmbH & Co. Höchst KG

Martin Müller-Raidt, Direktor Zentrales Beschaffungsmanagement, KfW Bankengruppe

Jan Horstmann, Einkauf, Miele & Cie. KG

Andreas Priesing, Einkauf, Miele & Cie. KG

Guido Bader, Konzerneinkauf/ Einkaufsplanung und Kennzahlen, RWE Service GmbH

Thomas Fobbe, Leiter Einkauf und Facility Management, Mitglied der Geschäftsleitung, TRILUX GmbH & Co. KG

Thomas Büscher, Einkauf, WINDMÖLLER & HÖLSCHER KG Jürgen Neitsch, Leiter Einkauf, WINDMÖLLER & HÖLSCHER KG

Sonja Brepols, Purchasing Controller, Zentis GmbH & Co. KG

Mischa Miller, Leiter SCM Datenmanagement und Reporting, ZF Friedrichshafen AG

Christian Salfer, Einkauf Produktionsmaterial, ZF Friedrichshafen AG

Vielen Dank für Ihre hilfreichen Anregungen und Ihr außerordentliches Engagement!


Vorwort

Seit nunmehr sechs Jahren erhebt der BME bei seinen Mitgliedern Kennzahlen zur Messung der Effizienz und Effektivität im Einkauf. 2012 haben sich rund 200 Unternehmen an der Befragung beteiligt. So ist es dem BME mittlerweile möglich, Kernaussagen über eine mehrjährige Entwicklung der Leistungsfähigkeit des Einkaufs zu treffen.

Erfreulich haben sich die Kennzahlen entwickelt, die die Effizienz der Prozesse und Organisation messen. Hier reduzierten sich die Kosten im Durchschnitt um zirka 15 Prozent. Besonders erfolgreich sind hier Firmen, die eine hohe Automatisierungsquote im Beschaffungsprozess aufweisen. Die Best‐in‐Class‐Unternehmen konnten hier ihre Kosten in den vergangenen Jahren um 30 bis 50 Prozent senken.

Anders sieht es leider bei den Effektivitätskennzahlen aus, die die Umsetzung der Einkaufsstrategie messen. Bei solchen Kennzahlen wie z.B. Anzahl langfristiger Verträge, Durchführung von Lieferantenbewertungen, Liefertermintreue und Maverick Buying sind die Zahlen seit 2007 konstant geblieben. Das heißt im Klartext, dass bei vielen Unternehmen die Weiterentwicklung des strategischen Einkaufs auf der Stelle tritt. Der Schwerpunkt liegt nach wie vor auf dem Kostenfaktor.

Dies wird auch untermauert durch die Early‐Involvement‐Quote, den Zeitpunkt, ab dem der Einkauf in den Beschaffungsprozess eingebunden wird. Bei zirka 25 Prozent des Gesamtbeschaffungsvolumens wird der Einkauf erst bei der Auftragsvergabe bzw. Bestellschreibung eingeschaltet. Bei frühzeitiger Einbindung des Einkaufs kann aber im Durchschnitt ein um fünf Prozent höherer Einkaufserfolg erzielt werden, der sich direkt auf das Unternehmensergebnis auswirkt!

Daher ist die Leistungsmessung absolute Chefsache. Ein Benchmarking hilft den Verantwortlichen, den Einkauf zu einer strategischen Unternehmensgröße zu machen, zu einer Funktion, die Wertbeiträge leistet und nicht nur Bestellabwicklung macht.

Nutzen Sie hierzu die Kennzahlen, um den neuen Herausforderungen intern im Unternehmen und in der Zusammenarbeit mit den Lieferanten gerecht zu werden. Betreiben Sie Lobbying im Seniormanagement, um die Leistungsfähigkeit zu steigern und das Vertrauen in den Einkauf zu gewinnen!

Für die kontinuierliche Weiterentwicklung der beschriebenen Herausforderungen besteht ein Arbeitskreis von zehn Einkaufsexperten. Hier entwickelt der BME aktuelle Best‐Practice‐Lösungen und arbeitet diese in die TOP‐Kennzahlen ein. Wir möchten Sie ermuntern, uns hierbei zu unterstützen.

Dr. Holger Hildebrandt Volkmar Klein

Hauptgeschäftsführer BME e.V. Bereichsleiter BME‐Benchmark‐Services


AuswahlderBest‐in‐Class‐Unternehmen:Methodik Die Einkaufskennzahlen sind ein wichtiges Instrument für die Darstellung interner Entwicklungstrends. Der wichtigste Grundsatz der Analyse ist der Vergleich mit ähnlichen Unternehmen. Deshalb ist von entscheidender Bedeutung, dass die Kennzahlen möglichst genau der jeweiligen Branche und Umsatzklasse zugeordnet werden können. Für die Interpretation der Kennzahlen ist weiterhin ausschlaggebend, dass diese nicht einzeln, sondern als komplexes System betrachtet werden. Die Auswertung der Best‐in‐Class‐Kennzahlen wurde analog zu den Durchschnittswerten in den jeweils fünf Branchengruppen und Umsatzklassen durchgeführt. Dabei beinhaltete der Benchmarking‐Prozess folgende Schritte: 1. Zielsetzung: Das Porträt eines Klassenbesten soll sich nicht aus Merkmalen unterschiedlicher

Unternehmen zusammensetzen, die in verschiedenen Kategorien am besten abgeschnitten haben, sondern vielmehr echte Unternehmensprofile abbilden, deren Einkaufsorganisation aufgrund von gelieferten Zahlen als sehr effizient eingestuft werden kann. Der praktische Nutzen einer solchen Aufstellung besteht in der Möglichkeit Rückschlüsse zu ziehen, was die Best‐in‐Class‐Unternehmen zu solchen gemacht hat: Wie sind ihre Prozesse organisiert, was genau machen sie anders bzw. besser?

2. Analyse des Datenbestandes und Auswahl der Vergleichspartner: Welche der 200 Umfrageteilnehmer sind als Best in Class geeignet? Die Formulierung der Auswahlkriterien erfolgte auf Basis von „Hauptkennzahlen“, die mit Blick auf ihre Komplexität festgelegt wurden. Zentral war hier die Frage: Zu welcher Kennzahl bestehen die meisten Verknüpfungen? Es ließen sich folgende Abhängigkeiten ableiten:

Wie im vergangenen Jahr wurden als Best in Class zunächst je zehn Unternehmen pro Branchengruppe und Umsatzklasse ausgewählt, deren Einkaufskosten im Verhältnis zum Einkaufsvolumen (siehe die Kennzahl 2 – die führende Kennzahl, zu der die meisten Verknüpfungen bestehen) am geringsten sind. Abschließend wurden diese mit Blick auf folgende Hauptkennzahlen nochmals geprüft:

- Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen - Kosten je Bestellvorgang - Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf

Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf

Anzahl Bestellungen je Einkäufer

Kosten je Bestellung

Verteilung der

Gesamtkosten der Einkaufsabteilung

Einkaufsprozess Einkaufsorganisation

Durch Einkauf verantwortetes Einkaufsvolumen

Einkaufsvolumen über langfristige Verträge

Liefertermintreue

Reklamationsquote

Beschaffungsstruktur

Abrufquote aus Rahmenverträgen und Katalogen

Aktive Lieferanten je Mio.

€ Einkaufsvolumen

Artikelanzahl je Mio. €

Einkaufsvolumen

Kostenveränderung

Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen


- Liefertermintreue der Lieferanten zu allen Lieferungen - Reklamationsquote aller Lieferungen - Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge - Aktive Lieferanten je Mio. € Einkaufsvolumen - Abrufquote aus Rahmenverträgen (Kontrakt/Katalog).

Die Mittelwerte der jeweils fünf Besten sind die Best‐in‐Class‐Werte. Insgesamt wurden hier 23 Kennzahlen ermittelt. Die Kennzahlen 14 (Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsfunktion) und 25 (Kostenvermeidung) stellen die Durchschnittswerte dar. 3. Auswertung der Ergebnisse: Die Aussagekraft der Best‐in‐Class‐Werte nimmt zu, wenn diese den aktuellen

Durchschnittswerten gegenübergestellt werden (siehe Abbildung). Einkaufskosten in Prozent vom Einkaufsvolumen, Branchenvergleich

Branchen ø Best in Class Delta Metall‐, Elektro‐ und Kunststoffindustrie, Maschinenbau 1,82 0,59 ‐67% Energie, Versorgung, GöR 1,43 0,97 ‐32% Dienstleister 0,90 0,62 ‐31% Chemie, Bio, Pharma 1,05 0,60 ‐43% Kfz‐Industrie und Systemzulieferer 1,22 0,57 ‐53%

Einkaufskosten in Prozent vom Einkaufsvolumen, Umsatzvergleich

Umsatzklassen ø Best in Class Delta < 50 Mio. € 2,75 2,21 ‐20% 50‐200 Mio. € 1,74 0,91 ‐48% 200‐500 Mio. € 1,45 0,67 ‐54% 500‐5000 Mio. e 1,07 0,61 ‐43% > 5000 Mio. € 1,00 0,66 ‐34% Das Verständnis von Wirkungszusammenhängen in einem Kennzahlensystem ist von besonderer Relevanz. Die isolierte Betrachtung von Kennzahlen führt meist zu „neutralen“ Aussagen; es besteht die Gefahr von Fehlinterpretationen. Die Betrachtung von Wirkungszusammenhängen hilft Problemursachen zu erkennen und durch Kennzahlen zu belegen. Nach der Feststellung der Ursachen können differenziertere Aussagen getroffen, Maßnahmen und ggf. neue Zielwerte festgelegt werden.


BestinClass2012–Kernaussagen

Die Kennzahlen des BME sind Grundlage zur Messung der Effizienz der Prozesse und Organisation im Einkauf. Sie bieten Unternehmen Möglichkeit, sich mit rund 200 Umfrageteilnehmern zu vergleichen und eigene Werte im Verhältnis zum Benchmarkergebnis darzustellen.

Nach dem Krisenjahr 2009, als die meisten Kennzahlen um zirka fünf Prozent schlechter abgeschnitten haben als in 2008, wurde dies in 2010 wieder aufgeholt, so dass die wichtigsten Kennzahlen sogar das Niveau von 2008 übertroffen haben. Diese Entwicklung hat sich auch 2011 als nachhaltig erwiesen, wobei sich besonders spürbare Verbesserungen beim Automatisierungsgrad und bei den Bestellkosten beobachten lassen.

Für die Interpretation der Kennzahlen ist es enorm wichtig, dass diese nicht isoliert, sondern in Zusammenhang miteinander betrachtet werden. Nicht zuletzt fließen bei der Leistungsbewertung vom Einkauf die Faktoren mit ein, die außerhalb seines Wirkungskreises liegen, seien es externe Markteinflüsse sowie Absatz‐ oder Produktionsplanungen. In all diesen Fällen kann der Einkauf höchstens reagieren, so dass Versorgungssicherheit oft nur auf Kosten von Beschaffungseffizienz sichergestellt werden kann.

Was zeichnet die Best‐in‐Class‐Unternehmen aus?

Zielsetzung: Der Schwerpunkt liegt nicht alleine auf dem Kostenfaktor! Die Versorgungssicherheit und

das nachhaltige Wachstum sind bei der Wertbeitragsmessung entscheidend. Die Einkaufsabteilungen bei den Best in Class haben bereits eine Gratwanderung vom reinen „Kostenverursacher“ zu einerstrategischen Unternehmenseinheit vollzogen.

• Hohe Automatisierungsquote: Während im Durchschnitt nur jede zweite Bestellung manuell generiert

wird, nehmen die Best in Class nur jeden dritten Vorgang „in die Hand“. Dadurch konnten sie ihre Kosten in den vergangenen Jahren um 30 bis 50 Prozent senken. Während die Kosten je Bestellung im Durchschnitt bei ca. 102 Euro liegen, rechnen die Best in Class mit ca. 50 Euro pro Vorgang ab. Dieser Wert ist seit drei Jahren nahezu konstant geblieben und scheint eine Untergrenze darzustellen.

Besseres Lieferantenmanagement: über 90 Prozent der Best in Class führen regelmäßig

Lieferantenbewertungen durch, auch die Liefertermintreue und Reklamationsquote sind um 10 bis 20 Prozent besser als der Durchschnitt.

Frühzeitige Einbindung des Einkaufs in den Beschaffungsprozess: Trotz eines erhöhten Aufwandes/

Kosten seitens des Einkaufs lassen sich am Ende fast doppelt so hohe Einsparpotenziale realisieren (siehe Kennzahl 25: Kostenvermeidung). Auch in den nichttraditionellen Beschaffungsfeldern wie C‐Teile‐ oder Projekteinkauf werden die Einkaufsabteilung der Best‐in‐Class‐Unternehmen oft bereits bei der Bedarfsentstehung bzw. Auswahl der Lieferanten integriert.

Regelmäßiges Controlling /externes Benchmarking: gut zwei Drittel der Best‐in‐Class‐Unternehmen

nehmen regelmäßig an der Erhebung teil. In vergangenen Jahren konnten sie sich einen deutlichenVorsprung verschaffen: die Schere zwischen den Best in Class und dem Durchschnitt ist – wie die Hauptkennzahlen belegen – noch weiter auseinandergegangen.

Die Ergebnisse der vorliegenden Auswertung zeigen, dass die Best‐in‐Class‐Unternehmen bei fast allen Hauptkennzahlen viel besser als der Durchschnitt abgeschnitten haben. Das bedeutet, dass die Professionalität und Effizienz der Einkaufsabteilungen einen höheren Stellenwert bei vielen Unternehmen gewonnen haben.


Teilnehmer2012

Bei der aktuellen Erhebung konnte der BME eine rekordhohe Teilnehmerzahl verzeichnen. Mit rund 200 Teilnehmern, welche mehr als 200 Mrd. Euro Einkaufsvolumen und rund 20.000 Mitarbeiter im Einkauf aus allen Branchengruppen und Unternehmensgrößen vertreten, weisen die „TOP‐Kennzahlen im Einkauf“ einen repräsentativen Charakter auf. 27 Prozent aller Befragten sind neu, darunter klein‐ und mittelständische Unternehmen. Mit zirka 73 Prozent „Stammgästen“, die regelmäßig an der Umfrage teilnehmen, ist auch eine kontinuierliche statistische Basis vorhanden.

Alle Teilnehmer 2012 nach Branchen

38%

14%17%

16%

15%

Metall‐, Elektro‐, Maschinenbau Energie, VersorgungDienstleister Chemie, Bio, PharmaKfz‐Industrie

Alle Teilnehmer 2012 nach Umsatzklassen

8%

25%

27%

26%

14%

< 50 Mio. € 50 ‐ 200 Mio. € 200 ‐ 500 Mio. € 500 ‐ 5.000 Mio. € > 5.000 Mio. €


Kennzahl 2

BME-TOP-Kennzahlen im EinkaufEinkaufskosten vom Einkaufsvolumen, %

Branchenvergleich

1,051,22

1,42

1,82

1,43

0,90

0,00

0,50

1,00

1,50

2,00

2,50

3,00

Alle Teilnehmer Metall-, Elektro- und Kunststoffindustrie,

Maschinenbau

Energie, Versorgung, GöR Dienstleister Chemie, Bio, Pharma KFZ-Industrie undSystemzulieferer


Umsatzvergleich

1,42

2,75

1,74

1,45

1,07 1,00

0,00

0,50

1,00

1,50

2,00

2,50

3,00

Alle Teilnehmer < 50 Mio. € 50-200 Mio. € 200-500 Mio. € 500-5000 Mio. € > 5000 Mio. €


Kennzahl 2


Branchenvergleich Best in Class

0,59

0,97

0,62 0,60 0,57

0,00

0,50

1,00

1,50

2,00

2,50

Metall-, Elektro- und Kunststoffindustrie,

Maschinenbau

Energie, Versorgung, GöR Dienstleister Chemie, Bio, Pharma KFZ-Industrie undSystemzulieferer


Umsatzvergleich Best in Class

2,21

0,91

0,670,61 0,66

0,00

0,50

1,00

1,50

2,00

2,50

< 50 Mio. € 50 - 200 Mio. € 200 - 500 Mio. € 500 - 5.000 Mio. € > 5.000 Mio. €


Kennzahl 2 Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen

Formel Beschreibung

Gesamtkosten der Einkaufsabteilung in T€ x 100 Durch EK verantwortetes Gesamteinkaufsvolumen in T€

Einheit Prozent

Gesamtkosten der Einkaufsabteilung

Alle direkten und indirekten Kosten, die für die Durchführung der Einkaufsfunktion auf der Kostenstelle Einkauf anfallen inkl. Personalkosten, IT‐/Systemkosten. Ohne Rechnungsprüfung, Qualitätssicherung etc. und ohne Erlöse für Verkäufe von Lagerhütern, gebrauchten Maschinen etc. (siehe auch Kennzahl 14: Verteilung der Gesamtkosten).

Parameterdefinition

Durch EK verantwortetes Einkaufsvolumen

In der Berichtperiode fakturiertes Bestellvolumen (Rechnungsvolumen), das in der Verantwortung des Einkaufs liegt und direkt dem Einkauf zuzuordnen ist.

Kategorie Prozesse/Kosten

Anforderungsformular

Fax-Antwort an +49 (0)69 30838-199

TOP-Kennzahlen im Einkauf 2012 Durchschnittswerte Best-in-Class-Werte

BME- und procure.ch-Mitglieder: 980,- € zzgl. MwSt BME- und procure.ch-Mitglieder: 980,- € zzgl. MwSt

Für Nicht-Mitglieder: 1.280,- € zzgl. MwSt. Für Nicht-Mitglieder: 1.280,- € zzgl. MwSt.

Anrede: Frau Herr

Name:

Vorname:

Funktion:

Firma:

Adresse:

E-Mail:

Tel.:

Fax:

Branche:

Umsatz (in Mio. €):

Betriebsgröße (Mitarbeiteranzahl):

Hiermit fordern wir verbindlich die „TOP-Kennzahlen im Einkauf 2012“ an.

Datum und Unterschrift:

Ansprechpartner

Volkmar Klein Bereichsleiter Benchmark-Service

Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) Bolongarostraße 82, 65929 Frankfurt Tel.: +49 (0)69 308 38 301 Fax: +49 (0)69 308 38 199

E-Mail: [email protected]

Elisabeth Frey Leiterin Marketing und Kommunikation

procure.ch Fachverband für Einkauf und Supply Management Laurenzenvorstadt 90, CH-5000 Aarau Tel.: +41 (0)62 837 57 00 Fax: +41 (0)62 837 57 10

E-Mail: [email protected]

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