Pascal Zumsteg, Projektleiter, Kanton Aargau, Departement Finanzen und Ressourcen

Daniel Brunner, Senior Expert Consultant ECM, itelligence AG

itelligence World 2019 – Let‘s transform! Design your future.

24. Oktober 2019

C5: Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung beim Kanton Aargau mit SAP Vendor Invoice Management

SmartAargau

Das Projekt ELBA

Die Lösung

Eingangskanäle

Systemkomponenten

Freigabeprozesse

Reflexion

Agenda

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Aargau – der vielfältige Kanton

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Die Dachstrategie SmartAargau

Fünf Handlungsfelder SmartAargau

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Projektüberblick ELBA beim Kanton Aargau

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Altlösung 'dipsIN' seit 2010

2'500 FreigeberÖffentliche

Ausschreibung

# 200'000 Rechnungen

# 60'000 übrige Belege

E-RechnungenVereinfachte

Freigabeprozesse

Zukunfts-gerichtete

Technologie

IntegrationSAP MM

Externer Zugriff

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Projektplanung

2018 2019

Apr Mai Jun Juli Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mär Apr Mai Jun Juli Aug Sep Okt Nov Dez

HERMES-Phasenmodell

Vorbereitungen, Kickoff

Konzept, Detailspez

Abnahme Detailspez (3 W)

Freigabe Realisierung

Installation Basis Konfig

Realisierung

Tests / Korrekturen

Freigabe Einführung

Schulungen / GoLive Vorber.

Optimierungen aus Pilot

Go Live

Betrieb

Konzept I

Realisierung I

Einführung I

Etappe II:GoLive 01.11.2019

5. übrige Belege6. SD Belege (interne R)

Konzept II

Realisierung II

Einführung II

Etappe I:GoLive Pilot-Departemente 01.04.2019GoLive Gesamtkanton 01.07.2019Inhalt Ia: 1. FI-Rechnung

2. MM-RechnungInhalt Ib: 3. MM-Bestellung

4. Sammelfreigabe

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.19

1.4

.19

1.1

1.1

9

Ia (G) Ib (G)

Ia Ib

Ia (G) Ib (G)

I (G)

I (P) I (G)

I (P)

Pilot-Dep. (P) Gesamter Kanton AG (G)

II (G)

II (G)

II

II (G)

II (G)

Schlu

ssabnahm

e

I (P)

I (G)

I (G)

SmartAargau

Das Projekt ELBA

Die Lösung

Eingangskanäle

Systemkomponenten

Freigabeprozesse

Reflexion

Agenda

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Eingangskanäle der Rechnungen

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Systemkomponenten

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Scanning: Kodak

OCR: DocProStar

Workflow: SAP VIM

Archiv:

EasyArchive

EMC Centera

SAP ERP 6.0 on HANA-DB

+ FIORI Gateway Server

+ Web Dynpro Java Server

Systemkomponenten

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Drei Freigabeprozesse zur Illustration

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Kontierung/

Budget

Prüfer

Lieferung

Prüf. Rech-

nung/BelegAnweisung

FI-Rechnung

Bestellfreigabe

Anweisung

MM-Rechnung

Kontierung/

Budget

Prüfer

Lieferung

Prüf. Rech-

nung/Beleg

Die Administration der Freigeberfindung erfolgt über eine zentrale Tabelle für alle sechs Prozesse

Platzhalter-Funktionen

Administration der Freigabeprozesse

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Freigabeprozesse

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Reflexion

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Erfolgreiche Projektdurchführung

Komplexe Anforderungen aus den Freigabeprozessen mittels SAP VIM, d.h. Standardsoftware abgebildet

Stabile und sichere Lösung

Effizienzgewinne sind in diversen Prozessschritten erzielbar

Automatisierung und Digitalisierung

Ganzheitliche Lösung implementiert, alle Buchungsprozesse betrachtet

Konsequentes Scope-Management

Quelle: https://beruhmte-zitate.de/autoren/sophokles/

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Fragen & Antworten