DOCUframe_Success_Story_Bucher_Treppen

Land:Deutschland

Branche:Treppenbau

Produkt / Modul:DOCUframe®, WWS V

Bucher GmbH, Jettingen

Ein integriertes ERP-System der GSD Software mbH ermöglichtdem Jettinger Treppenbauer Bucher GmbH effizientere und transparentere Verwaltungsabläufe

Referenz - Success Story

Das Unternehmen:Die Bucher GmbH ist mit mehr als 100 Mitarbeiterneines der größten Treppenbau-Unternehmen inSüddeutschland. Als führender Anbieter im Massiv-holztreppenbau produziert und installiert dasUnternehmen aus Jettingen pro Jahr etwa 3.500Geschosstreppen.

Die Herausforderung:Einführung eines umfassenden Softwaresystems zurStraffung der betrieblichen Verwaltung. NahtloseIntegration der einzuführenden Systeme für Waren-wirtschaft und Dokumentenmanagement. WeitgehendeProzessautomatisierung und parallel die Möglichkeit,unkompliziert manuelle Änderungen vorzunehmen.

Die Entscheidung für GSD Software:Einführung von DOCUframe® und WWS V. Gründe fürdie Entscheidung: Beste Erfüllung der Anforderungenaus dem Pflichtenheft im Vergleich zu den Wettbe-werbern. Hoher Automatisierungsgrad bei gleichzeiti-ger Flexibilität der Lösung.

Fazit:Die einzelnen Systemkomponenten, insbesondere die Warenwirtschaft, wurden an alle spezifischenAnforderungen der Bucher GmbH angepasst. Die Workflows des Unternehmens wurden komplettneugestaltet. Sämtliche Schriftstücke werden nun digitalisiert und in einer virtuellen Akte zur Verfügunggestellt. Sämtliche Informationen können von allenbeteiligten Mitarbeitern jederzeit eingesehen und geändert werden.

Mit der Einführung eines integrierten Software-Systems, das die Bereiche Kommunikation,Archivierung, Warenwirtschaft, Dokumenten-management und Terminverwaltung eng miteinander verknüpft, konnte die Bucher GmbH die Effizienz ihrer Verwaltungsprozesse erheblich erhöhen.

Unter anderem stehen nun allen Mitarbeitern, die an einem Projektbeteiligt sind, wichtige Projektinformationen zentral zur Verfügung –und können selbstverständlich auch von unterwegs abgerufen werden. Doppelte Eingaben, Wartezeiten aufgrund fehlenderInformationen sowie widersprüchliche Angaben gegenüber Partnern und Kunden werden somit vermieden.

Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern verbessert auch denKundenservice, da nun zum Beispiel jeder Außendienstmitarbeiterjederzeit über den genauen Status quo eines Projektes Auskunftgeben kann. Die Komplettlösung auf Basis der ERPSoftware desHerstellers GSD Software wurde vom comTeam-Systemhaus yourIT aus Hechingen implementiert und dabei an die spezifischen Bedürfnisse des Treppenbauers angepasst.

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Komplexe Projektabläufe

Die Bucher GmbH, mit mehr als 100 Mitarbeitern eines der größtenTreppenbau Unternehmen in Süddeutschland und führenderAnbieter im Massivholztreppenbau, produziert und installiert proJahr etwa 3.500 Geschosstreppen. Jeder Auftrag bringt neben demProduktions- auch einen erheblichen Verwaltungsaufwand mit sich,denn zwischen dem ersten Besuch eines Endkunden in derTreppenausstellung bzw. der Anfrage eines Bauträgers oderArchitekten und der fertig montierten Treppe liegen zahlreicheProjektschritte, an denen diverse Parteien beteiligt sind. Dazu gehören zum Beispiel wiederholte Treffen mit dem Kundenbzw. Bauträger, unterschiedliche Vereinbarungen und Verträgesowie schließlich die Materialbestellung, die Fertigung und derEinbau. So ist es nicht verwunderlich, dass die Akte, in der imVerlauf eines Projektes sämtliche wichtigen Informationen gesam-melt werden, schnell 60 und mehr Dokumente umfasst – von denKundendaten über die Planungsskizzen bis hin zu mündlichen und schriftlichen Vereinbarungen jeder Art. Diese Informationen wurden bei Bucher traditionell in Papierform in einem einzigen Ordner gesammelt, der per Post zwischen derHauptstelle und der zuständigen Niederlassung hin und hergeschickt wurde. Dadurch kam es immer wieder vor, dass dieInformationen nicht dort waren, wo sie gerade benötigt wurden.Auch die Kommunikation zwischen den Haupt- und Außenstellen,den Außendienstmitarbeitern, Bauträgern sowie dem Endkundenwurde manchmal sehr lückenhaft dokumentiert. Dementsprechendverzögerten sich viele Arbeitsschritte oder mussten mehrmals aus-geführt werden.

„Wir haben teilweise mehr Zeit in die Verwaltung investiert, als in dieProduktion der Treppen“, erinnert sich Vertriebsleiter GeroHohmuth. „Es war klar, dass wir etwas ändern mussten. Nachdemwir vor wenigen Jahren bereits die Produktion durch den Erwerbeiner der größten und modernsten CNC Maschinen für dieTreppenproduktion optimiert hatten, suchten wir nun nach einemumfassenden Softwaresystem, mit dem sich auch unsereVerwaltung deutlich straffen ließ.“


Die Bucher GmbH installiert pro Jahretwa 3.500 Geschosstreppen



Eine passgenaue Lösung

Um die geeignete Software auszuwählen, erstellte die BucherGmbH ein Pflichtenheft und verglich mehrere Anbieter miteinander.Die wichtigste Anforderung an die neue Lösung war, dass die unter-schiedlichen Systeme – insbesondere für Warenwirtschaft undDokumentenmanagement – nahtlos miteinander verzahnt sein soll-ten. Darüber hinaus sollten die Prozesse weitestgehend automati-siert werden, gleichzeitig aber auch die Möglichkeit bieten, unkom-pliziert manuelle Änderungen vorzunehmen. Die Komplettlösung,die das comTeam-Systemhaus yourIT auf Basis der ERP-Softwaredes Herstellers GSD Software anbot, erfüllte diese Anforderungenund ging als Sieger der Auswahlphase hervor.

Von Dezember 2003 bis Juni 2004 wurden die einzelnenKomponenten implementiert und dabei auf die spezifischenAnforderungen des Treppenherstellers angepasst. So wurde unteranderem das Warenwirtschaftssystem um Eigenschaften ergänzt,die zur Planung und Konfiguration von Treppenprodukten benötigtwerden. Mit der Einführung der neuen Lösung wurden dieWorkflows komplett neu gestaltet und Abläufe, die bislang getrenntwaren, miteinander verbunden. Sämtliche Schriftstücke werden nundigitalisiert und in einer virtuellen Akte zentral im Dokumenten-management - Programm DOCUframe® zur Verfügung gestellt, wo sie allen sechs Niederlassungen sowie den 15 Außendienst-mitarbeitern zugänglich sind. Hier werden auch die Kundendatensowie die gesamte Kommunikation innerhalb eines Projektesgespeichert – vom Schriftverkehr bis hin zu den Ergebnissen vonMeetings und Telefonaten. Außerdem fließen hier auch die benötig-ten Daten aus dem Warenwirtschaftssystem ein. SämtlicheInformationen können von allen beteiligten Mitarbeitern jederzeit eingesehen und geändert werden – ganz gleich, wo sie sich geradebefinden. Zu diesem Zweck wird einfach eine Online-Verbindungzum Server aufgebaut.




Übersichtliche Workflows

Mit einem integrierten Workflow- Modul wird darüber hinaus sicher-gestellt, dass bestimmte Arbeitsschritte zum richtigen Zeitpunkt aus-geführt werden. „Früher ist es zum Beispiel manchmal vorgekom-men, dass potenzielle Kunden nicht rechtzeitig vom zuständigenAußendienstmitarbeiter zurückgerufen wurden, weil er nicht dazugekommen ist“, erläutert Gero Hohmuth. „Das konnte zur Folgehaben, dass wir einen möglichen Neukunden verloren haben. Mit dem neuen System beugen wir solchen Versäumnissen vor:Sobald wir in einer Akquiseaktion einen potenziellen Kunden identifi-ziert haben, wird dem zuständigen Außendienstmitarbeiter und seinem Stellvertreter automatisch eine Benachrichtigung vorgelegt,samt Termin, bis wann der Kunde spätestens kontaktiert werdenmuss. Geschieht dies nicht, erhalte ich eine Meldung und kannnachhaken. So kann ich sicher sein, dass der kompletteProjektablauf korrekt eingehalten wird.“ Dazu trägt auch die elektro-nische Terminverwaltung bei, die einen manuell geführten Kalenderabgelöst hat und nun sämtliche Treffen zwischen den einzelnenParteien koordiniert. Mit dem System konnten bereits innerhalb kürzester Zeit nachweisbare Einsparungen realisiert werden, so Hohmuth: „Dadurch, dass die Informationen schneller gefundenwerden und ich beispielsweise bei telefonischen Kundenanfragensehr schnell fundierte Aussagen treffen kann, sparen wir proMitarbeiter und Tag etwa 30 Minuten Arbeitszeit. Auf den gesamtenBetrieb hochgerechnet, kommen da beträchtliche Summen zusammen.“




GSD Software mbH als zertifizierte Lösung

Allen Mitgliedern im comTeam-Systemhausverbund wird dieKommunikations-Komplettlösung DOCUframe® des Herstellers GSD Software, ab sofort als zertifizierte Lösung angeboten. Dafür hat die GSD Software exklusiv für comTeam eine SMB-Variante erstellt – für bis zu 10 Arbeitsplätze. Auch die branchen-und kundenspezifischen Erweiterungen des Systems durch yourITkönnen von den Partnerunternehmen angeboten werden. Weiterhin profitieren sie von intensiven Schulungen und begleitenden Marketingaktivitäten.

Für weitere Infos:

GSD Software mbH

Ludwigsstädter Straße 95+97

D-96342 Stockheim-Neukenroth (Ofr.)

Fon +49 (0) 9265 955-0

Fax +49 (0) 9265 955-50 00

www.gsd-software.com

[email protected]

yourIT OHG

Neustraße 12

72379 Hechingen

Fon +49 (0) 07471 / 93010 - 0

Fax +49 (0) 07471 / 93010-15

www.yourit.de

[email protected]

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