ECM - Markt, Auswahl und Einführung | Euroforum | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT Unternehmensberatung | 2001

Euroforum: Dokumenten- & Workflow-Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

ECM - Markt, Auswahl und Einführung

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Oderfelder Strasse 17

20149 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2001

1

ECM

Konzeption, Auswahl und EinführungDr. Ulrich Kampffmeyer

Euroforum: Dokumenten- und Workflow Management

Stuttgart, 29.11.2001

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH




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2

FlipChart-Dokumentation

Euroforum: Dokumenten & Workflow-Management



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3

Wir haben schon ...

Archiv 5 (davon mehr als 4 mehrere Archive)

COLD 3

Groupware 7 (wie im Workshop definiert)

Workflow 6

Portal 4

Dynamische DMS 5

Capture 4

DataWarehouse 5

E-Business 4

Knowledge Management 2

E-Forms 3

Intranet 5

ASP ?




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4

Wenn alle schon einzelne Komponenten von ECM haben, was erwarten Sie dann vom Workshop ?

• Was gibt es Neues ? (2)• Konzepte zur Konsolidierung (3)• Tips & Erfahrungen (2)• Erschließung von Informationen, Prozesse,

Technologien (1)• Überwindung der Einführungsproblematik

(Organisation vor Technik) (2)• Verbindung von Archiv, Content

Management und Knowledge Management (2)• Welche Produkte sind wofür geeignet ? (2)




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5

Die vier „i“ der WebSite-Entwicklung

i1 Image

ca. 65% aller WebSites im Internet

i2 Information

ca. 20% aller WebSites im Internet

i3 Interaktion

(z.B. auch B2C ...) ca. 10% aller WebSites im Internet

i4 Integration

(zusammengeführte Internet-, Extranet- und Intranet-Lösungen mit Backoffice&Legacy-Integration) < 1%

aller WebSites im Internet




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6

Document Life Cycle

Nutzung

Zeit

ERP

DMS WorkflowKnowledge Management

Archiv

Frühes

Archivieren Spätes

ArchivierenNutzung der archivierten Infor-mation während des Prozesses „Endablage“ mit geringer Nutzung




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7 0110011304

• Verwaltung der Dokumentewährend des Lebenszyklusin Notes

• Nur für Langzeitarchivierung Import aus und Re-Import zurück in Notes

• Notes- und diverse Attachment-Formate

• Nutzung Archiv nur eingeschränkt außerhalb von Notes möglich

Notes-Client

DMSEnabling

SchnittstelleDB

Index Archiv

DB

Notes

Anwendungs-funktionen

DB-Verwaltung

DynamischesDokumenten-Management

Notes/Domino und ArchivierungFlache Integration




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8 0110011304

• Frühe Auslagerung von Daten und Dokumenten aus Notes

• Nutzung eines DMS mit Indexdatenbank für Ablage und Archivierung

• Import aus und Re-Import zurück in Notes

• Konvertierung in neutrale Formate• Nutzung des Archives auch

außerhalb von Notes

Notes-Client

DMSEnabling

Interface/Konverter

DB

Index

Archiv

Ablage

DB

Notes

Anwendungs-funktionen

temporäresCaching

Notes/Domino und ArchivierungTiefe Integration




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9

Architektur- & Plattform-FragenRelevanz bei der ProduktauswahlPlattform Archiv Workflow DMS KM

Hohe Architektur-Ebene

Com+ Nicht relevant, da separate Subsysteme

Relevant, C/S- Produkte MS-basiert

Relevant, Großteil C/S- Produkte MS-basiert

Relevant, die meisten C/S-Produkte MS-basiert

Corba Nicht relevant, da separate Subsysteme

Relevant, geringerer Anteil C/S-Produkte UNIX-basiert

Relevant, nur kleiner Anteil C/S-Produkte UNIX-basiert

Relevant, nur kleiner Anteil C/S-Produkte UNIX-basiert

Java(Beans) Irrelevant, da die meisten Produkte C/S-basiert

Relevant, viele Produkte für Web entwickelt

Relevant, aber nur wenige Produkte

Relevant, viele Produkte für Web entwickelt

Plattform

LAN/NT/Win2000 Mehrzahl der Produkte

Ca. Hälfte der Produkte

Mehrzahl der Produkte

Mehrzahl der Produkte

Legacy Host Nur sehr wenige Produkte

Praktische keine Praktische keine Nur sehr wenige Produkte

UNIX Deutlich geringerer Anteil als Win

Ca. Hälfte der Produkte

wenige Deutlich geringerer Anteil als Win

Linux Nur sehr wenige Produkte

Nur sehr wenige Produkte



Web-Portal-Plattformen Praktische keine zahlreiche wenige zahlreiche




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10

Benutzte Folien des vorbereiteten Vortrages




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PROJECT CONSULTPROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg

Geschäftsführer PROJECT CONSULT International Ltd., London Managing Partner

AIIM Association of Information and Image Management International AIIM International, Washington D.C., Silver Springs

Member of the International Advisory Board AIIM Europe, London-Datchett

Executive Director, Vice-Chair of the European Board of Directors

Europäische Kommission, DLM, BrüsselMember of the DLM-Monitoring CommitteeChair of the DLM/ICT-Industry Working Group

BITKOM e.V., AK KEM Knowledge Engineering und ManagementMitglied des Vorstands




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Agenda

• Ist Dokumenten-Management nicht mehr aktuell ?• Das Nutzungsmodell als Voraussetzung für eine

Lösungsauswahl• Anwendungsszenarien bestimmen den

Lösungsansatz• Hat der Kriterienkatalog ausgedient ?• Dokumenten-, Content- und Knowledge-

Management sind zu 90% organisatorische Aufgaben




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WEB CONTENT MGT. DOCUMENT MGT. IMAGINGEAI

E-PROCESS MGT. DATA MINING PORTALSSTORAGEMOBILE APPLIANCE

CONTENT MGT. COLLABORATION KNOWLEDGE MGT.

ENTERPRISE CONTENT

MANAGMENT

ORDERPROCESSING

WAREHOUSEMANAGEMENT

ERPSHIPPINGSYSTEMS

ELECTRONIC BILLPRES./PAYMENT

FULFILLMENT(BACK-OFFICEAPPLICATIONS

DATABASES STORAGE NETWORKINFRASTRUCTURE

E-COMMERCEE-COMMERCE SALESAUTOMATION

SALESAUTOMATION CRMCRM SUPPLY-CHAIN

MGT.SUPPLY-CHAIN

MGT.MARKETING

CAMPAIGN MGT.MARKETING

CAMPAIGN MGT.COMMERCE

(FRONT-END APPLICATIONS

PORTALSPORTALS

B2EB2E

B2CB2C

B2B B2B

BROWSERSBROWSERS

Von DM zu ECM Komponenten-Architektur




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Von DM zu ECM ECM Architektur

Create Manage DeliverCapture-email-paper-feeds

Officeapps

Webapps

Kunde

Unternehmen

Pe

rso

na

lisie

rter

Co

nte

nt

Mobil

PropertiesMeta data

DatenbankenFederated repository

Au

tom

atis

eirt

e P

roze

sse

ED

M S

ervi

ces

Intranet/extranet Infrastruktur

CM Products

Te

mp

late

s &

sty

les

De

sig

n &

dev

ice

s

Regierung

Quelle Strategy Partners

FirmenAnwend.

Document bases




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15

Von DM zu ECM ECM Architektur

Create Manage DeliverCapture-email-paper-feeds

Officeapps

Webapps

Kunde

Unternehmen

Pe

rso

na

lisie

rter

Co

nte

nt

Mobil

PropertiesMeta data

DatenbankenGemeinsamer Speicher

Au

tom

atis

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roze

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ED

M S

ervi

ces

Intranet/extranet Infrastruktur

CM Products

Vo

rlag

en &

Stil

e

De

sig

n &

dev

ice

s

Regierung

Quelle Strategy Partners

FirmenAnwend.

Dokumenten Grundlage

Eine

zukünftige Basis-

Technologie

XML




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Alles nur eine Frage der Definition ?

• von Groupware zum Knowledge Management • vom Dokumenten-Management zum Content

Management• vom elektronischen Archiv zum Document

Warehouse • von OCR und ICR zur automatischen Klassifikation• vom Workflow zu CRM Costumer Relationship

Management und SCM Supply Chain Management • von Intranet-Document-Management zum

Enterprise Portal• von Enterprise-Document-Management-Solutions

(EDMS) zu eBusiness und Enterprise Content Management




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17

Enterprise Content Management

“The technologies used to create, capture, customize,

deliver, and manage enterprise content to support

business processes.”

Von DM zu ECMAIIM’s Definition von ECM




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Unstructured Content

AIIM’s Definition of ECM

DataBusiness Processes

CUSTOMIZE

CAPTURE

DELIVER

MANAGE

CREATE




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19

Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management

DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Document WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management

Portal Portal




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20

Was ist der Unterschied? Knowledge Management


Portal Portal




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21

Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management


Portal Portal




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22

Was ist der Unterschied? DM, KM & ECM

DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Information WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management

Portal Portal




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23

Definitionen Was ist Content ?

• Content (engl. Inhalt) sind Informationen in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt werden

• Content ist nicht einfach eine Übertragung des Dokument-Begriffes. Content wird heute so verstanden, daß die Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen

• Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank)

• Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien)

• Unstrukturierter Content sind beliebige Informationsobjekte, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.)




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DefinitionenWas ist Content Management ?

• Content Management Systeme im übergeifenden Sinn unterstützen

• die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung)• die Verwaltung von Content (Content Management im engeren

Sinn)• die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution)• die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung)• die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten)

• Content Management im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.)

• Content Management ist die Weiterführung von Dokumentenmanagement mit Nutzung von Internet-Technologien

• Die Begriffe Content Management und CMS werden von den Anbietern undifferenziert benutzt




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DefinitionenWas ist Web-Content-Management ?

• Web-Content-Management umfasst die Verwaltung von Content auf internet-basierten Web-Sites und Portalen

• Web-Content-Management-Systeme (WCMS, WebCMS) lassen sich funktional wie folgt gruppieren:

• Redaktionssysteme zur Erstellung, Verwaltung und Beschickung von Web-Sites (Web-Editoren, Web-eProcess u.a.)

• Web-Site-Operating-Systeme, die den Content zur Laufzeit bereitstellen. Diese Systeme sind zunehmend Datenbank-basiert (Ablösung von HTML-hierarchischen Verzeichnissen)

• Web-Design-Werkzeuge zum Entwurf und Aufbau der Funktionalität eine WebSite

• Web-Publishing-Lösungen mit aktiver Informationsverteilung

• Web-CMS konzentriert sich auf die Bereitstellung von Content für offene Benutzergemeinschaften im Internet.




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DefinitionenWas ist Enterprise-Content-Management?

• Enterprise Content Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern („Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data-/Document-/Content-Warehouse)

• ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien

• Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen

• ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse




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DefinitionenWas ist eBusiness ?

• eBusiness ist mehr als eCommerce. eCommerce ist die Umsetzung herkömmlicher Geschäftstätigkeit mit Internet-Technologien

• eBusiness hat den Anspruch, interne und externe Nutzer zusammenzuführen:

• intern (Intranet, B2E Business to Employee, z.B. als Knowledge Management für die Mitarbeiter der NORD/LB),

• im Partnerverbund (Extranet, B2B Business to Business, z.B. in der Zusammenarbeit mit NSGV, LBS u.a.)

• im Außenverhältnis (Internet, B2C Business to Consumer, z.B. Bereitstellung von Informationen und Geschäftstransaktionen für Kunden)

• eBusiness ist inhalts- und prozessgetrieben. Es setzt die Integration unterschiedlichster Technologien und die Anpassung organisatorischer Prozesse voraus

• eBusiness schließt heute Lösungen wie eProcurement, Marktplätze, Collaborative Commerce, eCommunity, CRM, SCM etc. ein




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ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden

Source: AIIM 2001 Industry Study




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Basis Idee Nr. 1 Enterprise Content Management

als

integrative Middleware




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als

unabhängige Dienstefür alle Anwendungen




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als

ein einheitliches, übergreifendesEnterprise Repository

für jeden Informationstyp




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ECM Anwendung Implementationsfragen

• Definition von Metadaten, Richtlinien, Prozeduren• Import, Konvertierung, Migration• Plattformen, Datenbanken, Browser, Client• Desktop Integration, Integration von Anwendungen,

Back Office Integration• Prozess und Workflow Modellierung• Kulturelle Grenzen bei Online vs. Offline Arbeit• Wie werden die Komponenten vernetzt?

(EAI Enterprise Application Integration)




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33

Bedeutung von e-Business Zwei Architekturen im Wettbewerb




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34

Bedeutung von e-Business DREI Architekturen im Wettbewerb




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CM als reines Redaktionssystem

Firewall

WebServer

Präsentation

Redaktions-Applikation

InhalteLayoutPublikationsprozess

ContentRepository




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CM als Content Management System

Firewall

Redaktions-Applikation

Nutzungs-Applikation

ContentManagement

WorkflowEngine

Intranet

Server

Application

Server

(eBusiness)

LegacySystems

Content Repository

WebServer

Präsentation




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37

CM als Enterprise Content-Management-System

Firewall

Portal

InterfaceRedaktions-Applikation

Capture

Fachan-wendung

Groupware-Kommuni-

kation

ERPApplication

Portal

Intranet

Server

Content

Management

Classification

Knowledge

Management

Application

ServerGroupware

ServerERP

Content

RepositoryLegacy Groupware

RepositoryERP

Repository

Enterprise Records Management

(Archivierung)

DMSWorkflow

EA

I

WebServer

Präsentation

eBusiness-Transaktionen

Contentenabled

Contentenabled




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ModulareC/S-

Anwendungen

Web-ServerEngines

Geschlossene "Insel"-Anwendungen

Client

Applikation

DMS

Alle benötigten Anwendungenmüssen in den Clienten und die ECM-Applikation einge-bunden werden

Kein Dienste-Konzept

Häufig fehlende Modularität

Traditionelle monolithische Anwendungen

ECM-Architekturen




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Web-ServerEngines

Jukebox

WorkflowDMS

Anwendungen

WorkflowDMS

Anwendungen

Client

ServerDienste

DMS-Repositories

Benutzeroberfläche

Index-DB

ECM alsMaster-Anwendung

ModulareC/S-

Anwendungen

ECM-Architekturen




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ModulareC/S-

Anwendungen

Web-Server

Anwendung

Jukebox

Anwendung

Client

ServerDienste

DMS-Repositories

ECMWorkflow

Workflow DMS

Engine

DB

ECM EnablingAnwendung

Engines

• Keine eigenen Clienten• Image- und Document-Management-Enabling von

kommerziellen Anwendungen• Workflow- und Document-Management-Service-

Engines werden in kommerzielle Anwendungen

ECM-Architekturen




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ModulareC/S-

Anwendungen

Engines

ServerDienste

DMS-Repositories

BrowserApplet

Jukebox

DMS-Service

Web-Server

Web-Server

ECM-Architekturen




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Marktentwicklung Lotus & Dokumentenmanagement

• Lotus bewegt sich mit Domino schon seit längerem von eMail und Groupware in Richtung Dokumenten-Management

• Die Lücke im Bereich KM soll durch den Knowledge Discovery Server geschlossen werden

• In Kombination mit der K-Station wurde kurzfristig als Knowledge Discovery System vermarktet

• Die Portallösung K-Station wird wegen Konkurrenzsituation mit IBM nicht mehr vertrieben




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MarktentwicklungKnowledge Discovery Server

• Positionierung im Web Content Management• Jedoch nicht Publishing, sondern mögliche

Anbindung an multiple Datenquellen• Keine Notwendigkeit von Notes/Domino• Strategische Ausrichtung und Abgrenzung in Bezug

auf IBM unklar• Zukünftig wird Lotus nur noch Notes und Domino

als eigene Komponenten anbieten• Andere Produkte, wie der Lotus Workflow werden

unabhängig von Domino angeboten und gehen langfristig in das IBM-Angebot über




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Die Lotus Knowledge-Discovery Architektur

Domino

Directory

eMail

Files

HTML

MetricsDB/2

CatalogDB/2

FullText

People.nsf

Work QueueXML Normalization

KDS

CatalogGenerator

Editor

End User

Quelle: Lotus Development




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Marktentwicklung Ursprüngliche Lotus-Produktstrategie

• Domino (als Basis-Plattform; bleibt erhalten)• Domino.doc (als Dokumentenmanagement;

Weiterentwicklung nicht gesichert)• Domino Workflow (eingekauft; wird nicht

weiterverfolgt)• Domino RecordsManager (Archivierung; eingestellt)• Knowledge Discovery Server (Weiterentwicklung

eingeschränkt ohne K-Station)




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Marktentwicklung Microsoft Sharepoint Portal Server

Quelle: Microsoft




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Marktentwicklung Microsoft Sharepoint Portal Server

• Neue Funktionen mit Sharepoint Portal Server:• Edition• Publikation• Web-orientierten Object Management• Ansätze zur automatischen Klassifikation• Personalization

• Kernstück ist das Web Storage System• Workflow• Eingeschränktes Dokumenten-Management

• Keine feldorientierte Suche. Keine Anbindung an relationale Datenbanken

• Check-In/-Out• Versionierung• Rollenbasierte Zugriffsrechte




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Marktentwicklung Positionierung Sharepoint Portal Server

• Wettbewerb zu Web-Publishing-Tools• Als Ablöseprodukt des heutigen Site-Servers zu

sehen, nicht als Ergänzung zu Exchange oder SQL-Server

• Ausrichtung eher in Richtung Web Content Management




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Die Microsoft Knowledge Management Plattform

Geschäftslogik Sicherheit Replikation

Kommunikation Directory AdministrationSystemSystem


Kommunikation Directory Administration


Kommunikation Directory AdministrationSystemSystem

Knowledge PortalKnowledge Portal

Knowledge ToolsKnowledge Tools

KnowledgeKnowledgeDesktopDesktop(Client)(Client)

Knowledge PortalKnowledge Portal

Knowledge ToolsKnowledge Tools

KnowledgeKnowledgeDesktopDesktop(Client)(Client)

Telefon PDA Tablet Laptop DesktopMobiler ZugriffMobiler Zugriff Telefon PDA Tablet Laptop DesktopMobiler ZugriffMobiler Zugriff

Outlook, Internet Explorer, Digital Dashboards

Office, Project, Visio

Windows

KnowledgeKnowledgeDiensteDienste(Server)(Server)

Suchen, Liefern, Portal, Suchen, Liefern, Portal, CommunityCommunity

CollaborationCollaboration WorkflowWorkflow Content-Mgmt. AnalyseAnalyse

DokDok..--MgmtMgmt.. E-Learning Skill-Mgmt. BIBIKnowledgeKnowledge

DiensteDienste(Server)(Server)

Suchen, Liefern, Portal, Suchen, Liefern, Portal, CommunityCommunity

CollaborationCollaboration WorkflowWorkflow Content-Mgmt. AnalyseAnalyse

DokDok..--MgmtMgmt.. E-Learning Skill-Mgmt. BIBI

Exchange Server, Exchange Conferencing Server, Mobile Information Server, SharePoint Portal Server,

Content Management Server, Commerce Server, BizTalk Server, SQL Server, sowie Lösungen auf

Basis dieser Produkte von Microsoft und von Partnern




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Marktentwicklung Microsoft

• Offiziell adressiert Microsoft nicht den Dokumenten-Management, Archivierungs- und Workflow-Markt sondern „nur“ Content Management und Knowledge Management

• Abgesehen vom Thema revisionssichere Archivierung kann mit Microsoft Eigenprodukten derzeit fast jede Dokumenten-Management-Funktionalität abgebildet werden

• Der Sharepoint-Portal-Server ist nicht das Ende der Entwicklung. Er zielt auf den WCM-Markt und nicht auf den DM-Markt

• Es wird eine eigenständige Content-Repository-Komponente zukünftig von Microsoft geben (derzeit noch verschiedene Speicherort-Strategien)




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Pharma

Anforderungen an Integration und Enabling• Forschung & Entwicklung• Groupware / Internet• FDA-Beantragungsverfahren • Revisionssichere Archivierung • Kontrollierter Wortschatz / Nomenklatur• Directory Services• Produktion • ERP • CAD




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PharmaÜbersicht

• Problemstellung• Wo kommt Dokumenten-Management zum Einsatz?• Zusammenspiel und Schnittstellen• Dokumente hoher Qualität• Pharmazeutische Sorgfaltspflicht, Zusammenhang mit

entsprechenden Zulassungsbehörden• Anwendungsübergreifendes, internationales

Dokumentenrerieval• Applikationen

• DMS• SAP• FileNET-Archiv• Eigene Dokumentenverwaltungen

• Ergebnis• Vereinheitlichung, DMS-Architektur• Masterindex, kontrollierter Wortschatz• Directory Service




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PharmaArchitekturszenario - IST

FileNET-Archive1 2 3 n. . .

LotusDomino

DMS COMDOK SAP PlanetONE

Base 1

Base n

. . .

ScanCAD OfficeCOLDNotes

TechDocGlobDoc

COMDOK EDI SAP

DVS

Planet SQLSQL-BASE

Referenzierung der Dok-IDÜbergabe der Dokumente

Recherche und Vergabe der IndiziesÜbergabe der Dokumente

TRIP

Browser

. . .

Wf




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PharmaArchitekturszenario - SOLL

DMS SAP

DVS

Masterindex

CADOffice

TechGlob Scan COLDEDI

SAP

EnterpriseDirectoryService

Lotus Notes

Browser

Referenzierung der Dok-IDÜbergabe der Dokumente

DES

DECS(Operative Daten)

Recherche und Vergabe der IndiziesÜbergabe der Dokumente

1 2 3 n. . . FileNET-Archive

LotusDomino

SOP

Wf

KOM

KOM

TRP




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PharmaMasterindex und Nomenklatur

• Masterindex• Obligatorisch für jede Information • Eindeutig• Automatisch und unveränderbar erstellt

• Zusatzinformationen auf Indexdatenbank• Zusatzfelder nicht zwingend erforderlich• Helfen beim Suchen• Sparen Zeit

• Hitlisten• Bauen auf Baisisindex und Zusatzinformationen auf

• Zuständigkeiten• Einmalige Festlegung der Indizes im Projektverlauf• Laufende Pflege von Suchkriterien und

Ordnungsbegriffen




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PharmaDirectory Services

MetaVerzeichnis- Server

MetaVerzeichnis-

Server

Network-Operating-

Systems

Netzwerk-dienste

EnterpriseRessource-Planning

EnterpriseRessource-

Planning

E-MailE-Mail PaBXPABX

z.B. SAP, ...

Abgleich Abgleich

z.B. Windows NT, OS/2, ...

z.B. Lotus NOTES, MS Exchange, ... PABX's ( Private Branch Exchanges ),z.B. Siemens Hicom, Ericsson, ...

ClientClient ClientClient ClientClient

AbgleichAbgleich

NutzungNutzung Nutzung




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PharmaRechtssichere Archivierung

Schlagworte: Änderung HGB AO, GDPdU, elektronische Signatur, Transaktionsarchivierung

Komponenten: Revisionsichere Archivsysteme, recherchierfähige

Speicherformate, qualifizierteSignatur, Archivsystem-Dienste etc.

Anwendererwartung:• Bereitstellung von Software und Hardware, die den

Anforderungen des Gesetzgebers entspricht

• Migrationskonzepte, die die unveränderte und verlustfreie Nutzung von Informationen über die Aufbewahrungsfrist garantieren

• Standardisierte, langlebige Speicherformate

• Lösungen zur Integration der elektronischen Signatur und zur problemlosen Verwaltung von Zertifikaten und Archivierung von elektronisch signierten Dokumenten




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Sparkassen-Standardisierung Ziele des Projekts

• Anforderungen der unterschiedlichsten Anwendungen• Vorgangsmanagementsysteme, Groupware,

Zahlungsverkehr, Kreditanwendungen etc.

• Einsatz für unterschiedlich große, zentrale wie verteilte Organisationen und von kleinen bis großen Instituten

• Lauffähig in unterschiedlichen Anwendungsumgebungen• Client/Server-Systemen unter UNIX, Windows NT und OS/2

sowie in hybriden Systemen mit MVS-Host

• Bereiche mit geringem Archivbedarf wie auch mit hochkapazitiven Speichereinheiten

• Sicherstellung des Informationsaustauschs zwischen verschiedenen Systemen

• Rechtliche Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung




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Sparkassen-Standardisierung Architekturszenario

SIZ-Ablage

Archiv

Ablage - Ebene

Work-flow

Engine

WfMC

Kommu-nikations-service

HTTP

Web-Service

HTTP

Web-Service

SAPohneeigeneAblage

ArchiveLink

SAPmit

eigenerAblage

NotesohneeigeneAblage

Dynam.Dok.-

Manage-mentDMA

Notesmit

eigenerAblage

MVSMVS

Lokali-sierer

Konverter

Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter

Index

DB

DB

DB

Index Datenbank(en)

Einheitliche SIZ-Informationsobjekte

AIX SIZ-Ablage

HostAnwendung

Ablage aufdem Host

SIZAblage

Dynam.Doku.-

Managem.

Notesmit und ohne

eigenes Archiv

SAPmit und ohne

eigenes ArchivWorkflow

DataWarehouse

VirtuellerMarktplatz

WWWIntranet

S-VerbundKommuni-

kation

Lokali-sierer

KonverterKonverter ABAPKonverter

TerminalMasterClient

ClientEnabling

Standard-Browser

JAVA-Applet

AnfrageDruckauftrag

HitlisteDaten

AnfrageDruckauftrag

DatenDokumente

HitlisteDatenListen

Dokumente

AnfrageDruck-auftrag

AnfrageDruckauftrag

DatenDokumente

HitlisteDatenListen

Dokumente

AnfrageDruckauftrag

DatenDokumente

HitlisteDatenListenDoku-mente

HitlisteDatenListen

Dokumente

HitlisteDaten

DokumenteListen

AnfrageDruckauftrag

ListenDokumente

AnfrageDruckauftrag

ListenDaten

Dokumente

HitlisteDaten

DokumenteListen

Druckauftrag

AnfrageDruckauftrag

DatenDokumente

HitlisteDatenDoku-menteListen

AnfrageDruckauftrag

DatenDokumente

HitlisteDatenDoku-menteListen

AnfrageDB-

AuszügeDaten

Dokumente

HitlisteDatenDoku-mente

DB-Auszüge

DokumenteDaten

AnfrageDruck-auftrag

DB-Auszüge

DokumenteDaten

HitlisteDB-

Auszüge

AnfrageListenDoku-menteDaten

Steuerdatei

ListenDatenDoku-mente

HitlisteSteuer-

datei

ListenDoku-menteDaten

AnfrageDruck-auftragSteuer-

datei

ListenDatenDoku-menteHitliste

DatenDoku-mente

AnfrageSteuer-

datei

DatenDoku-menteHitlisteSteuer-

datei

DatenDoku-mente

AnfrageDB-

Auszüge

DatenDoku-mente

HitlisteDB-

Auszüge

Anfrage DatenDoku-menteHitliste

DatenDoku-menteAnfrage

DatenDoku-menteHitliste

DatenDoku-mente


AnfrageSteuerdatei


AnfrageSteuerdatei

S-Verbund

entfernterLokali-sierer

Archiv-system

Index Index

Index




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VerbandZiele des Projektes

• Planung und Realisierung aktueller und künftiger Informationstechniken zur Nutzung im Verband

• Technisch-organisatorische Gesamtlösung• Verwaltung und Zugriff auf Daten und Dokumente

Unabhängig vom Standort und bestehenden Organisationseinheiten

• Effizienter Betrieb und einfache Pflege der Lösung• Integration aller Funktionen in eine einfach zu bedienende

Benutzeroberfläche

• Integration der verschiedenen Bürokommunikationsmodule mit einheitlicher Nutzung

• Kooperatives Bearbeiten von Dokumenten

• Verringerung des Raumbedarfs sowie Optimierung von Transport- und Zugriffszeiten durch elektronische Ablage und Archivierung




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VerbandKommunikationsmodell

Verbands-interneKommunikationBonn Berlin

Neuhardenberg

Brüssel

Verbände

Institute

Landes-banken

VRZ

VerbundKommunikation

Medien

Presse

Politik

andere externeKommunikation




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VerbandTrägerplattform

Betriebssystem• Windows NT 4

Groupwaresystem• Lotus Domino 5

Ablage-/Archivsystem• SIZ-konformes CE-Archivsystem• Client- und Anwendungskomponente: DocAkte

Datenbanksystem• Oracle 8

Standardanwendungen• Office 2000




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VerbandArchitektur

• Einheitliche Oberflächen und Bedienung für allgemeine Bürokommunikations-Funktionen

• Nutzung von Standarddiensten wie Directory Service, Fax, etc.

• Zentrale, dezentrale, lokale und off-line Nutzung der Informationen

• Spezielle Clienten für Sonderfunktionalitäten• Internetfähigkeit durch Nutzung von Browser-Technologien• Trennung von Posteingangs-, strukturierter Ablage mit

Informationsbearbeitungs- und Postausgangs-Funktionalität• Modular erweiterbar• SIZ-Konformität




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VerbandBasislösung

• Einheitlicher Postkorb für den Anwender(Papierpost, E-Mail, Fax)

• Kalendertool• Adreßverwaltung/Ressource-Directory• Informationsforen• Internetrecherche• Dokumentenmanagement und Archivsystem• Indizierung unter Verwendung der Nomenklatur• Elektronische Formularverwaltung• Scannen




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VerbandBasislösung

Client

Anwendungs-Ebene

Ablage-Ebene

Grundanwendungen

Post-Empfang

Standard-Masken

Rund-schreiben

ExterneInforma-

tions-verteilung

Projekt

Archiv-Dienst

Ablage- / DMS-DienstIndex-DB




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VerbandIntegrierte Spezialwendungen

Grundanwendungen Spezialanwendungen

Client-Ebene

Anwendungs-Ebene

Ablage-Ebene

Standard-Masken

Zusatz-Masken

Spezial-und Markt-statistiken

Vertrag

Bibliothek Sitzung

Presse

Recht

VorstandPost-

EmpfangRund-

schreiben

ExterneInforma-tions-

verteilung

Projekt

Archiv-Dienst

Ablage- / DMS-DienstIndex-DB

Spezielanwendungen:• Vermerk-Ablaufsteuerung• Sitzungsdienst• Raumverwaltung• Vorstandsvorlagen• Rundschreiben mit Dokument-Attachement• Kongreßverwaltung• Foren• WWW-Bereitstellung von Unterlagen

auf Basis von Rendition-Management




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Trends 2001

Trends aus Marktsicht

Trends aus Marketingsicht

Trends aus Anbietersicht

Trends aus Produktsicht

Trends aus Beratungssicht




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Markt

• Anwender zurückhaltend mit Kaufentscheidungen für die Produkte „kleiner“ Anbieter. Das Geschäft machen zunehmend die „großen“ Anbieter und die Integratoren

• Im Fokus liegen Themen wie EURO, CRM, EAI, Betriebssystemplattformen oder Web-Content-Management – nicht das traditionelle Dokumentenmanagement

• Aus dem Umfeld von Groupware, Web-Content-Management, ERP und Datenbanken dringen immer mehr Anbieter in den traditionellen DMS-Markt ein

• DRT Document Related Technologies wird immer mehr als Infrastruktur-Komponente begriffen und rückt damit aus der Wahrnehmung der Endanwender heraus

• Die Marktabschätzungen der Analysten haben sich angesichts der Rezession nicht bewahrheitet




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Marketing

• Rechtsfragen wie AO, elektronische Signatur, GDPdU

• Web-Enabling und Portale

• Knowledge Management

• Integration in bestehende Softwareumgebungen

• Enterprise-Content-Management

• E-Mail-Archive

• Branchenlösungen für vertikale Märkte

• Zertifizierung

• Digital Preservation und Langzeitarchivierung

• Wirtschaftlichkeit

• Document Warehouses

• ASP




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Anbieter

• Die Anbieter versuchen sich durch Restrukturierung und Neuaufstellung dem verändernden Markt anzupassen

• Die meisten Anbieter benötigen neben dem Produktgeschäft das Projekt-, Lösungs- und Integrationsgeschäft, da die Lizenzverkäufe das Überleben nicht sichern

• Kooperationen, Firmenzusammenschlüsse und Akquisitionen sollen das nötige Gewicht verleihen, um im Verdrängungs-wettbewerb zu bestehen

• Es steht ein „Shake-out“ der DMS-Branche bevor. Immer mehr Unternehmen haben nicht mehr die finanzielle Kraft im Markt zu expandieren und neue, umfassendere Produkte in gebotener Qualität und zeitgerecht zur Verfügung zu stellen

• Noch nie war so viel qualifiziertes Personal am Markt. Der DRT-Personalmarkt wandelt sich vom Nachfrage- zum Angebotsmarkt




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Produkte

• Neue Produkte als Ergänzung vorhandener Produktlinien. Konsolidierung bisher inkompatibler Komponenten.

• Schwerpunkte der Entwicklung neuer Produkte:• Automatische Klassifikation• Hochleistungserfassungssysteme• Speziallösungen für CRM, E-Mail-Archiv und Fachanwendungen• Anbindung an ERP- und andere Standardprodukte• Personalisierung• Output-Management• Web-Content-Management• Schnittstellen und Konverter für eine vereinfachte Integration• Portale• Universell einsetzbare Repositories für Unternehmensarchive• Integration von Sicherheitskomponenten und Directory-Services• Adhoc-Workflow-Funktionalität und Postkörbe• Multilingualität

• Wechsel auf neue Entwicklungsplattformen (Java, XML)




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Beratung

• Unterschiede zwischen Unternehmens- und Systemberatung verschwimmen:

• DRT-Anbieter und Integratoren dringen in das Consulting-Marktsegment ein

• Consulting-Firmen bieten zunehmend Systemintegration und produktbezogene Beratungsleistungen an

• Produktunabhängige Berater spezialisieren sich auf Projektmanagement, Managementberatung und Organisationsberatung

• „Einzelkämpfer“ und kleinere Beratungshäuser geraten durch DRT-Anbieter und große Consulting- Unternehmen unter Druck

• Die Anforderungen an die fachliche Tiefe der Beratung werden größer, da das Allgemeinwissen um Dokumentenmanagement inzwischen weiter verbreitet ist




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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

Weitere Informationen:

Dr. Ulrich KampffmeyerUlrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.COMwww.PROJECT-CONSULT.com

Documents

ECM - Markt, Auswahl und Einführung | Euroforum | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT Unternehmensberatung | 2001