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Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management
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ECM
Konzeption, Auswahl und EinführungDr. Ulrich Kampffmeyer
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Stuttgart, 29.11.2001
P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Geschäftsführer PROJECT CONSULT International Ltd., London Managing Partner
AIIM Association of Information and Image Management International AIIM International, Washington D.C., Silver Springs
Member of the International Advisory Board AIIM Europe, London-Datchett
Executive Director, Vice-Chair of the European Board of Directors
Europäische Kommission, DLM, BrüsselMember of the DLM-Monitoring CommitteeChair of the DLM/ICT-Industry Working Group
BITKOM e.V., AK KEM Knowledge Engineering und ManagementMitglied des Vorstands
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Agenda
• Ist Dokumenten-Management nicht mehr aktuell ?• Das Nutzungsmodell als Voraussetzung für eine
Lösungsauswahl• Anwendungsszenarien bestimmen den
Lösungsansatz• Hat der Kriterienkatalog ausgedient ?• Dokumenten-, Content- und Knowledge-
Management sind zu 90% organisatorische Aufgaben
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Enterprise Content ManagementEingrenzung & Definition
Content Management (ECM, WCM)
Document Related Technologies
Architektur von ECM-Lösungen
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Bedeutung von e-BusinessErfolgsfaktoren
• Die Erfolgsfaktoren - Warum müssen Organisationen strategisch über Content nachdenken? Warum gerade jetzt?1) Komplexität und Volumen von unstrukturiertem Content
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Bedeutung von e-BusinessÜberschwemmt von der eMail Flut
101 Mrd. e-mails wurden 1995 gesendet. 2000 : 2.6 Billionen e-mails weltweit.9.2 Billionen e-mails werden es im Jahre 2005 sein.
–IDC
101 Mrd. e-mails wurden 1995 gesendet. 2000 : 2.6 Billionen e-mails weltweit.9.2 Billionen e-mails werden es im Jahre 2005 sein.
–IDC
2.7 Mrd.: Anzahl der Web Seiten.5 Millionen kommen täglich dazu
–NEC Research
2.7 Mrd.: Anzahl der Web Seiten.5 Millionen kommen täglich dazu
–NEC Research
66% der Links führen zu noch bestehenden Seiten.
–Network Solutions
66% der Links führen zu noch bestehenden Seiten.
–Network Solutions
Viele Firmen stecken bereits in der Entwicklungsphase fest -- sie sind immer noch darauf fokussiert, möglichst viel Inhalt auf ihre Seite zu bringen als darüber nachzudenken, wie der Content später verwaltet werden soll.
– Jane M. Falla, E-Business Advisor Magazine
Viele Firmen stecken bereits in der Entwicklungsphase fest -- sie sind immer noch darauf fokussiert, möglichst viel Inhalt auf ihre Seite zu bringen als darüber nachzudenken, wie der Content später verwaltet werden soll.
– Jane M. Falla, E-Business Advisor Magazine
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Bedeutung von e-Business e-Dokumente sind entscheidend
• Unternehmen beruhen auf Dokumenten. • Dokumente verbreiten Produkt-Details, beschreiben
Innovationen, beinhalten Wünsche und Anregungen, bestätigen Fristen und wickeln Zahlungen ab.
• Dokumente zeigen Kunden wie Produkte benutzt werden, verbreiten informative Analysen und setzen Verabredungen zwischen den Unternehmen sowie zwischen Kunden und Unternehmen fest.
• “Dokumente sind der Grundstock einer jeden Firma”
(Interleaf)
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• Die Erfolgsfaktoren - Warum müssen Organisationen strategisch über Content nachdenken ?Warum gerade jetzt?1) Komplexität und Volumen von unstrukturiertem Content
verlangen nach Aufmerksamkeit2) Es geht nicht darum das eigene Unternehmen ins Internet zu
bringen, sondern das Internet in Ihr Unternehmen.3) Web-basierte Prozesse verlangen eine Integration von front-
end e-business Anwendungen und den verbleibenden Anteilen der Infrastruktur und supply chain.
Bedeutung von e-Business Denken Sie strategisch
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Bedeutung von e-Business Das Web & e-Business
“Das Internet (und Enterprise Content Management) ist
wie der Sex in der High School...• Jeder denkt alle anderen tun es• Jeder möchte es tun• In Wirklichkeit aber tun es nur einige wenige• Und diejenigen, die es wirklich tun, machen es nicht
wirklich gut”(Kate Muldoon, line56 magazine)
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Bedeutung von e-Business Der “e-Business Eisberg”
Infrastructure
Fulfillment
Content
Commerce
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Neue IT-Herausforderungen…• Bestehende veraltete Technologien
• Systeme wickeln heutzutage weit mehr ab als nur strukturierte Daten – oft auch ohne Logik...
• Unstrukturierte Informationen sind weitaus komplizierter als einfache Datenmengen und müssen deshalb auch anders verwaltet werden.
Unstrukturiert
Strukturiert
Bedeutung von e-Business Explosion unstrukturierter Information
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Enterprise Content Management
“The technologies used to create, capture, customize,
deliver, and manage enterprise content to support
business processes.”
Von DM zu ECMAIIM’s Definition von ECM
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Unstructured Content
AIIM’s Definition of ECM
DataBusiness Processes
CUSTOMIZE
CAPTURE
DELIVER
MANAGE
CREATE
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Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management
DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Document WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management
Portal Portal
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Was ist der Unterschied? Knowledge Management
DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Document WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management
Portal Portal
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Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management
DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Document WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management
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Was ist der Unterschied? DM, KM & ECM
DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Information WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management
Portal Portal
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Alles nur eine Frage der Definition ?
• von Groupware zum Knowledge Management • vom Dokumenten-Management zum Content
Management• vom elektronischen Archiv zum Document
Warehouse • von OCR und ICR zur automatischen Klassifikation• vom Workflow zu CRM Costumer Relationship
Management und SCM Supply Chain Management • von Intranet-Document-Management zum
Enterprise Portal• von Enterprise-Document-Management-Solutions
(EDMS) zu eBusiness und Enterprise Content Management
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WEB CONTENT MGT. DOCUMENT MGT. IMAGINGEAI
E-PROCESS MGT. DATA MINING PORTALSSTORAGEMOBILE APPLIANCE
CONTENT MGT. COLLABORATION KNOWLEDGE MGT.
ENTERPRISE CONTENT
MANAGMENT
ORDERPROCESSING
WAREHOUSEMANAGEMENT
ERPSHIPPINGSYSTEMS
ELECTRONIC BILLPRES./PAYMENT
FULFILLMENT(BACK-OFFICEAPPLICATIONS
DATABASES STORAGE NETWORKINFRASTRUCTURE
E-COMMERCEE-COMMERCE SALESAUTOMATION
SALESAUTOMATION CRMCRM SUPPLY-CHAIN
MGT.SUPPLY-CHAIN
MGT.MARKETING
CAMPAIGN MGT.MARKETING
CAMPAIGN MGT.COMMERCE
(FRONT-END APPLICATIONS
PORTALSPORTALS
B2EB2E
B2CB2C
B2B B2B
BROWSERSBROWSERS
Von DM zu ECM Komponenten-Architektur
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20
Von DM zu ECM ECM Architektur
Create Manage DeliverCapture-email-paper-feeds
Officeapps
Webapps
Kunde
Unternehmen
Pe
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Co
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Mobil
PropertiesMeta data
DatenbankenFederated repository
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Intranet/extranet Infrastruktur
CM Products
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Regierung
Quelle Strategy Partners
FirmenAnwend.
Document bases
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Von DM zu ECM ECM Architektur
Create Manage DeliverCapture-email-paper-feeds
Officeapps
Webapps
Kunde
Unternehmen
Pe
rso
na
lisie
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Co
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Mobil
PropertiesMeta data
DatenbankenGemeinsamer Speicher
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Intranet/extranet Infrastruktur
CM Products
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Regierung
Quelle Strategy Partners
FirmenAnwend.
Dokumenten Grundlage
Eine
zukünftige Basis-
Technologie
XML
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Definitionen Was ist Content ?
• Content (engl. Inhalt) sind Informationen in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt werden
• Content ist nicht einfach eine Übertragung des Dokument-Begriffes. Content wird heute so verstanden, daß die Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen
• Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank)
• Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien)
• Unstrukturierter Content sind beliebige Informationsobjekte, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.)
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DefinitionenWas ist Content Management ?
• Content Management Systeme im übergeifenden Sinn unterstützen
• die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung)• die Verwaltung von Content (Content Management im engeren
Sinn)• die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution)• die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung)• die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten)
• Content Management im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.)
• Content Management ist die Weiterführung von Dokumentenmanagement mit Nutzung von Internet-Technologien
• Die Begriffe Content Management und CMS werden von den Anbietern undifferenziert benutzt
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DefinitionenWas ist Web-Content-Management ?
• Web-Content-Management umfasst die Verwaltung von Content auf internet-basierten Web-Sites und Portalen
• Web-Content-Management-Systeme (WCMS, WebCMS) lassen sich funktional wie folgt gruppieren:
• Redaktionssysteme zur Erstellung, Verwaltung und Beschickung von Web-Sites (Web-Editoren, Web-eProcess u.a.)
• Web-Site-Operating-Systeme, die den Content zur Laufzeit bereitstellen. Diese Systeme sind zunehmend Datenbank-basiert (Ablösung von HTML-hierarchischen Verzeichnissen)
• Web-Design-Werkzeuge zum Entwurf und Aufbau der Funktionalität eine WebSite
• Web-Publishing-Lösungen mit aktiver Informationsverteilung
• Web-CMS konzentriert sich auf die Bereitstellung von Content für offene Benutzergemeinschaften im Internet.
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DefinitionenWas ist Enterprise-Content-Management?
• Enterprise Content Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern („Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data-/Document-/Content-Warehouse)
• ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien
• Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen
• ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse
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DefinitionenWas ist eBusiness ?
• eBusiness ist mehr als eCommerce. eCommerce ist die Umsetzung herkömmlicher Geschäftstätigkeit mit Internet-Technologien
• eBusiness hat den Anspruch, interne und externe Nutzer zusammenzuführen:
• intern (Intranet, B2E Business to Employee, z.B. als Knowledge Management für die Mitarbeiter),
• im Partnerverbund (Extranet, B2B Business to Business, z.B. in im Supply Chain Management u.a.)
• im Außenverhältnis (Internet, B2C Business to Consumer, z.B. Bereitstellung von Informationen und Geschäftstransaktionen für Kunden)
• eBusiness ist inhalts- und prozessgetrieben. Es setzt die Integration unterschiedlichster Technologien und die Anpassung organisatorischer Prozesse voraus
• eBusiness schließt heute Lösungen wie eProcurement, Marktplätze, Collaborative Commerce, eCommunity, CRM, SCM etc. ein
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ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden
Source: AIIM 2001 Industry Study
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ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden
Basis Idee Nr. 1 Enterprise Content Management
als
integrative Middleware
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ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden
Basis Idee Nr. 2 Enterprise Content Management
als
unabhängige Dienstefür alle Anwendungen
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ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden
Basis Idee Nr. 3 Enterprise Content Management
als
ein einheitliches, übergreifendesEnterprise Repository
für jeden Informationstyp
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Elektronische Archivierung
• Records Management• Der Begriff „elektronische Archivierung“ entspricht dem
„Records Management“ im englischen Sprachgebrauch
• Langzeitarchivierung• Unter „elektronische Langzeitarchivierung“ versteht man die
Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren
• Revisionssichere Archivierung• Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man
Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten
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Elektronische Archivierung
• Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt
• Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente
• Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung
• Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten
• Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen
• Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen
• Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen
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Elektronische ArchivierungAnwendungsbereiche
• Traditionelle Archivsysteme• „Imaging-Archive“ – spezielle Systeme mit Scannen von
Dokumenten, inzwischen um Fax, Office-Dokumente etc. ergänzt
• „COLD-Archive“ – Listen- und Druck-Output-Archivierungssysteme
• Spezielle Archive• „Hierarchisches Speichermanagement“ – nachgeordnete Systeme
nur für eine Anwendung
• „E-Mail-“ oder „Groupware-Archive“ – spezialisierte Systeme zur Entlastung von Domino, Exchange und andere Standardsoftwarepaketen
• „Transaktionsarchivierung“ – nachgeordnete Systeme für Portale und WebSites zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen
• Universelle Archive• „Federated Unified Repositories“ – unternehmensweite,
einheitliche, von Anwendungen unabhängige Enterprise-Content-Management-Systeme
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Fehleinschätzung ?!
• Große digitale Informationsbestände sind heute bereits nicht mehr erschließbar oder verloren
• Analysten veröffentlichen Einschätzungen, dass der Markt für elektronische Archivierung zu 80% gesättigt sei...
• Falsch, der Abdeckungsgrad ist eher bei 20%• Viele singuläre Insellösungen, keine Enterprise-Systeme• Ca. 50% der Systeme stehen zur Migration an (nicht
mehr vorhandene Produkte oder Anbieter, veraltete Architekturen, etc.)
• E-Mail-, Transaktions- , Web-, Content- und andere Archivierungsformen stehen erst am Anfang
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Anforderungen an elektronische Archivierung im eCommerce
• Transaktionsarchivierung• Eingang• Ausgang• Verarbeitung
• Zeitstempel / Zeitzonenproblematik• Authentifizierung• Sprachabhängigkeiten bei virtuellen Dokumenten• Angebote auf Websites• Informationsnutzung entsprechend Copyright und
Urheberrecht• Kommunikation, Konsolidierung und Integration mit
operativen Systemen
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Anforderungen an elektronische Archivierung im eBusiness
• Übergreifende Lösungen für B2C, B2B, B2E...• Harmonisierung elektronischer Signaturen im
internen und externen Gebrauch• Mitarbeiter kann gleichzeitig Kunde sein• Zeichnungsberechtigung in Abhängigkeit von Position
und Rolle
• Medienbrüche zwischen internem und externem Content
• Durchgehende Berechtigungen über alle betroffenen Systeme
• Unified, federated Repositories als Enterprise-Content-Management-Infrastruktur
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• Transaktionsarchivierung• Angebote, Geschäfte etc. über Web-Server und Portale
sind reproduzierfähig und recherchierbar zu archivieren• Der Protokollierung kommt besondere Bedeutung zu
• Recherchierfähigkeit• Für bestimmte Aufgaben müssen die Daten
recherchierfähig gehalten werden; PDF und TIFF kommen nur für bestimmte Anwendungsfälle in Frage
• Objektbildung• Standardisierung von Meta-Daten schreitet voran• Objektbildung zum Aufbau von Referenzen (z.B.
elektronische Signatur auf Zertifikat) inzwischen unerläßlich (bei SKO-Informationsobjekten gegeben)
Generelle Anforderungen an dieArchivierung
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• Elektronische Signaturen• Die elektronische Signatur ist rechtskräftig• Elektronisch signierte Dokumente müssen archiviert
werden, da sie nicht mehr für die Papierreproduktion geeignet sind
• Schlüsselprüfung muß während der Aufbewahrungsfrist gegeben sein
• Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat mu gewährleistet sein
• Organisatorische Aufteilung von Datenbeständen• Wegen „Mitnahmemöglichkeit“ und Recherche durch
Prüfer müssen Datenbestände in der Index-Datenbank und dem Archiv sinnvoll nach Klassen aufgeteilt werden
• Das Berechtigungssystem muß den Schutz nicht steuerrelevanter Unterlagen (besonders BDSG) sicherstellen
Generelle Anforderungen an dieArchivierung
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Standards
• Viele der „alten“ DMS-Standards haben sich überlebt oder nicht durchgesetzt:
• veraltet: DMA, DFR, ODA, SGML ...
• ums Überleben kämpfend: ODMA, WfMC ...
• Bei Dokument-Formaten steht ein Generationenwechsel an:• alt: TIFF, JPEG, HTML
• neu: XML, JPEG2000, PDF
• Neue Standards im Umfeld Dokumenten-Technologie:• ISO/IETF/OASIS: 15489, WebDAV, XML-
Dialekte, Metadatenstandards
elektronische Signatur ...
• branchenspezifische: DoD, Domea, OAIS ...
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DRTDocument Related Technologies
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Was ist DRT ?Document Related Technologies
• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution
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DRTDocument Related Technologies
• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution
DRT sind
a) Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierterInformation („Dokumente“) spezialisiert sind
b) Dokumenten-orientierte Funktionen,die in beliebige Anwendungen undIT-Infrastrukturen integriert werden
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DRT „Abgrenzungen“
• Dokumenten-Management (im weiteren Sinn)• Elektronische Archivierung, COLD• Dynamisches oder klassisches Dokumenten-Management• Workflow, Groupware• Capture, Scannen
• Knowledge Management• 8 Quellen: Groupware, Dokumentenmanagement, Künstliche Intelligenz,
DataWarehouse/DataMining, Management-Informationssysteme, Automatische Klassifikation, multimediale Datenbanken, E-Learning
• Eigene Merkmale: auto-categorisation, personalisation, agents, classification, profiling, skill-management, data mining etc.
• Enterprise Content Management• Umfaßt Dokumenten-Management im weiteren Sinn• Zusätzlich: Portale, Internet-basierte Technologien, Knowledge
Management, ASP/DMCO etc.• Plattform für Anwendungen: E-Business, Supply Chain Management,
Costumer Relationsship Management, Collaborative Commerce etc.
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DRT-Trends
• Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als nachgeordnete Dienste; Enabling und Einbindung in vorhandene IT-Landschaften
• Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen• Rezentralisierung, ASP und Document Management
Complete Outsourcing• Nutzung mit Internet-Technologien über Browser und Applet• Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und
Dokumenten• Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge
Management• Directory Services• Elektronische Signatur• Web Content Management und Enterprise Content
Management
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DRT-Trends... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter AutomatischerKlassifikation ?
• Automatisierte Posteingangserfassung mit maschineller Indizierung zur Überwindung des Flaschenhalses der Erfassung
• Automatische Indizierung von Email undanderen elektronischen Dokumenten
• Intelligente Unterstützung der Recherche• Auswertung von Datenbasen im Sinne von
DataMining• Sichere und personenunabhängige
Klassifikation
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DRT-Trends... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Content Management mit XML ?
• Verwaltung von Daten- und Dokumenten-beständen auf Web-Servern
• Standardisierte, Internet-gerechte Objekt-Beschreibungen, Meta-Daten und Austauschformate
• Einheitliche Verwaltung beliebiger Formen von Informationen
• Grundlage vieler Web-Content-Management-Lösungen
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DRT-Trends... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Integration in Bürokommunikation und EAI ?
• Einheitlicher Posteingangskorb für alleFormen von Nachrichten und Dokumenten
• Keine eigenständigen Clienten-Oberflächenmehr, sondern Nutzung aus Exchange,Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP)
• Speichern, Finden und Bearbeiten mitder Funktionalität der Standard-Anwendung
• Zusammenführung von untershciedlichsten Anwendungen mit einheitlicher Speicherung aller Dokumente in einem Speichersystem
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DRT-Trends... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Ready-to-Work ?
• Keine aufwendigen individuellen Entwicklungen mehr
• Einsatz von vorkonfigurierten Branchenlösungen
• Für die öffentliche Verwaltung z.B. vorkonfigurierte Lösungen auf Basis des DOMEA-Konzeptes
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DRT-Trends... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter ASP undDokumentenmanagement-Outsourcing ?
• Nutzung der Software und der Speicher eines Application Service Providers
• Outsourcing von Erfassung und Betrieb• Keine eigene Hardware, kein eigenes Personal,
keine Migrationen ...• „Pay-per-View“, „Pay-per-Volume“, „Pay-per-...“• Nutzung mit Internet-Mitteln
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DRT-Trends... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Security ?
• Kryptographie für die sichere Übertragung• Elektronische Signaturen für authentische
Dokumente• Rollenbasierte Authorisierungskonzepte• Firewalls und „Viren-Killer“
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DRT-Trends... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Directory Services und LDAP ?
• Single-Logon in allen Systemen• Einheitliche Berechtigungen für alle Systeme• Konsistente und nicht-redundante Adressbestände• Standardisierte Verwaltung von Ressourcen-
Daten• Ersparnis bei den Pflegekosten
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DRT-Trends... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Knowledge Management ?
• Verbesserte inhaltliche Erschließung vonInformationen
• Abbildung des expliziten, impliziten (mit starken Einschränkungen) und kollektivenWissens einer Organisation
• Situationsgerechte Kombination und Verdichtung relevanter Information
• „Unabhängigkeit vom Wissen einzelner“
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DRT-Trends... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Web-Content-Management und Enterprise-Content-Management ?
• WCM dient zur • Gestaltung auf Auftritten, Durchführung von
Redaktionsprozessen und Verwaltung von • externen Websites (Internet) und internen Intranets
• ECM folgt der Idee, dass• Alle Informationen für die verschiedenen Bearbeitungs-
und Anzeigezwecke nur einmal gespeichert werden• Content-Management eine integrative Zwischenschicht zur
Verwaltung, Verteilung, Kontrolle, Speicherung und datenbankgestützten Bereitstellung aller Dokumente bildet
• Alle Anwendungen einheitlich die Dienste von ECM nutzen
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DRT-Trends... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter E-Business ?
• Kombinierte interne Lösung und Abwicklung des Geschäftsverkehrs mit Internet-Mitteln
• aber auchz.B. Beteiligung des Bürgers an elektronischen Mitbestimmungs- undVerwaltungsprozessen
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Anforderungen an unternehmensweites Content Management
• Speicherung aller Arten von Informationen• Speicherung dynamischer und unveränderlicher
Informationen• Dienstekonzept• Große und kleine Lösungen• Eigener Recherche-Client oder Einbindung in
vorhandene Anwendungen• Zentrale und verteilte Indexdatenbanken• Konsistente Langzeitspeicherung• Modular ausbaubar• Verteilte Archive• Integration in vorhandene Systeme
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ECM AnwendungAktuelle Themen
• Verlinkung von Technologien mit Anwendungen -- e-Business Automation
• Effektives Management von Web Content -Intranet, Extranet Content Aufgaben
• Rechtssituation, Langzeitverfügbarkeit und Migration von Daten
• Beschleunigung der time-to-market - Überlegungen zu ASP-Lösungen
• Implementierungsfragen
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• Welche Typen und Klassifikationsmöglichkeiten von Daten existieren?
• Wieviele Typen sind es, wieviele können es werden und wie sieht es mit dem Lebenszyklus aus?
• Einzelseiten, Container, Vorgänge, Journale ...wie sind sie gemeinsam zu speichern?
• Anpassung an individuelle Bedürfnisse, wie steht es um einheitliche Archive und inhaltliche Erschließung
ECM Anwendung Intranet, Extranet und Content-Fragen
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ECM Anwendung ASP-Problematik
• Sicherheit• Bandbreite• Langfristige Informationsverfügbarkeit• Anpassungsfähigkeit• Implementation und Integration• Die Risiken...
• Sind Sie bereit, Risiken zu teilen?• Wie steht es um die Sicherheit?• Ist die ständige Verfügbarkeit der Informationen
garantiert?• Was passiert, wenn es nicht funktioniert?• Wird das ASP-Unternehmen überleben?
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ECM Anwendung Implementationsfragen
• Definition von Metadaten, Richtlinien, Prozeduren• Import, Konvertierung, Migration• Plattformen, Datenbanken, Browser, Client• Desktop Integration, Integration von Anwendungen,
Back Office Integration• Prozess und Workflow Modellierung• Kulturelle Grenzen bei Online vs. Offline Arbeit• Wie werden die Komponenten vernetzt?
(EAI Enterprise Application Integration)
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CM als reines Redaktionssystem
Firewall
WebServer
Präsentation
Redaktions-Applikation
InhalteLayoutPublikationsprozess
ContentRepository
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CM als Content Management System
Firewall
Redaktions-Applikation
Nutzungs-Applikation
ContentManagement
WorkflowEngine
Intranet
Server
Application
Server
(eBusiness)
LegacySystems
Content Repository
WebServer
Präsentation
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CM als Enterprise Content-Management-System
Firewall
Portal
InterfaceRedaktions-Applikation
Capture
Fachan-wendung
Groupware-Kommuni-
kation
ERPApplication
Portal
Intranet
Server
Content
Management
Classification
Knowledge
Management
Application
ServerGroupware
ServerERP
Content
RepositoryLegacy Groupware
RepositoryERP
Repository
Enterprise Records Management
(Archivierung)
DMSWorkflow
EA
I
WebServer
Präsentation
eBusiness-Transaktionen
Contentenabled
Contentenabled
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Internet
Info
rmat
ion
Agg
rega
tion
& P
ublis
hing
Know
ledge
Managem
ent
RetrievalGroupware
ER
P
Dokumenten-Management
Business
Intelligence
Excalibur
PC DOCSFULCRUM
Dataware
grapeVineHyperwave
IntraspectMeta Systems Guild
SemiaVerity
Autonomy
Knowledge Track
Verge Perspecta
DatachannelSagemaker
GiyphicaPowerize.com
Coextant
USU
Aaneid
Microsoft
Lotus/IBM
Radnet
InfoImage
GorechangeSAP (mySAP)
PeopleSoft
J.D.EdwardsOracle
Ariba
Yahoo!
AOL/Netscape
Infoseek
Inktomi
Portera
EpicentricIntranetSolutions
OpenText
Documentum
CE AG
ViadorHummingbird
Sqribe
InformationAdvantage
Top Tiar
SER
Quelle: Delphi Group
Der Portal-Stern
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WebMarkets
WebCommerce
WebPublishing
Bedeutung von e-Business Stufen der Web-Entwicklung
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Bedeutung von e-Business Zu viel, zu schnell
“Das Internet entwickelt für Kunden und Unternehmen
gleichermaßen Möglichkeiten mit einer
atemberaubenden Geschwindigkeit. Aber die
Veränderungen kommen so schnell, das wir uns oft in
einer Online-Version des Turmbau zu Babel
wiederfinden.”(Lawrence A. Weinbach, Chairman, Unisys)
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Bedeutung von e-Business Erfolgsfaktoren
• Die Erfolgsfaktoren - Warum müssen Organisationen strategisch über Content nachdenken ? Warum gerade jetzt?1) Komplexität und Volumen von unstrukturiertem Content
verlangen nach Aufmerksamkeit2) Es geht nicht darum das eigene Unternehmen ins Internet zu
bringen, sondern das Internet in Ihr Unternehmen.
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AnwendungenAnwendungenSicherheits-
systemeSicherheits-
systeme
ArbeitnehmerArbeitnehmer
RDBMSRDBMS
Quelle: Marimba
Innerhalb des Unternehmens
Innerhalb der 4 Wände:
Das Management fokussiert auf die physische Infrastruktur und das Netzwerk.
Zur Client/Server Umgebung zusätzliche Komplexität.
Das Auftauchen von Informationssilos.
Bedeutung von e-Business System-Management vor der Internet-Ära
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SecuritySecuritySystemsSystems
RDBMSRDBMS
AußendienstEmployeesMitarbeiter
CustomersKunden
Business Geschäfts-partner
ApplicationsAnwendungen
DocumentsDokumente
DataDaten
Application ServerApplication Server
Web ServerWeb
Server
Quelle: Marimba
Die Informationen, die für die Auslieferung an verschiedenste Gruppen bestimmt sind, werden
innerhalb und außerhalb des Unternehmens mit einer Vielzahl an Formaten gebildet, obgleich
von Mitarbeitern oder Nicht-Mitarbeitern
Bedeutung von e-Business Information im Internet-Zeitalter
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• “Den meisten B2B-Anwendungen, die in den letzten Jahren aufgetaucht sind, fehlte einfach in jeder Weise die Fähigkeit sich der Organisation anzupassen und sich mit den Unternehmensprozessen zu harmonisieren.
• Die Versuchung besteht darin, ein Portal und einen Exchange Server aufzubauen und dann die Arbeit als erledigt zu betrachten. Solche Anwender leiden unter dem sog. Eisbergproblem - 90% der Probleme bleiben unter der Oberfläche.”
(Carl Frappaolo, Delphi Group)
Bedeutung von e-Business Der „e-business Eisberg“
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Architekturen von ECM-Lösungen
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Bedeutung von e-Business Zwei Architekturen im Wettbewerb
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Bedeutung von e-Business DREI Architekturen im Wettbewerb
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Integration von Front und Back Office• Kbkids.com, Macys.com, ToysRus.com mussten
aufgrund von nicht eingehaltenen Lieferzeiten $1.5Mio. an Strafe bezahlen. Folgende Kernfragen wurden nicht beachtet:
• Wie sollen Front Office Anwendungen (CRM, Supply-Chain-Management, Elektronischer Handel, Beschaffung, etc.)
ECM Anwendung Risiken des ECM-Einsatzes
• INTEGRIERT WERDEN MIT… • Back Office Anwendungen (ERP, Datenbankverwaltung,
Bestandsmanagement, Versandsysteme, etc.) ?
• Passen Ihre Unternehmensprozesse mit den neuen e-Business Technologien, die implementiert werden sollen, zusammen?
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Key Technologies -- Creation and Capture
Forms Processing Software Imaging, Scanning, & Hybrid Systems
Application Dev Tools Handwriting Recognition
Publishing ICR/OCR/Voice Recognition
Authoring Software Voice Recognition
Web Authoring Streaming Media
ProcessOutcome
Business ProcessCustomerRequest
Voice Appfiles Paper
Web DatabaseImagesApp filesDataOther
WebServer
ECM Anwendung Erstellung und Erfassung
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ECM Anwendung Informations-Management
Key Technologies – Management
Data Warehousing
Storage Systems, SAN, WORM, RAID, MO, DVD, CD-ROM
Archiving/Preservation
Compression
Workflow
DatabaseImagesApp filesDataOther
ProcessOutcome
WebServer
Business ProcessCustomerRequest
Voice Appfiles Paper
Web
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ECM Anwendung Verteilung und Verarbeitung (1)
DatabaseImagesApp filesDataOther
ProcessOutcome
WebServer
Business ProcessCustomerRequest
Voice Appfiles Paper
Web
Key Technologies – Delivery and Customization
Portals Data Mining
Search Engines Wireless/WAP/Blue Tooth
Web Caching Print Systems/Print Utilities
XML Electronic Data Interchange (EDI)
Public Key Infrastructure (PKI) P3P, Encryption, Authenticity, Digital Signature/Notarization
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DatabaseImagesApp filesDataOther
ProcessOutcome
WebServer
Business ProcessCustomerRequest
Voice Appfiles Paper
Web
Key Technologies – Delivery and Customization
Portals Data Mining
Search Engines Wireless/WAP/Blue Tooth
Web Caching Print Systems/Print Utilities
XML Electronic Data Interchange (EDI)
Public Key Infrastructure (PKI) P3P, Encryption, Authenticity, Digital Signature/Notarization
ECM Anwendung Verteilung und Verarbeitung (2)
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ECM Anwendung Durchgängiger Einsatz über alle Prozesse
Und schließlich die Frage – vielleicht sogar die wichtigste – wie muß eine Content Management Strategie über Prozesse optimiert werden, damit ein durchgängiger Zugriff sowie eine gemeinsame Nutzung von Informationen möglich ist.
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Traditionelle monolithische Anwendungen
ModulareC/S-
Anwendungen
Web-ServerEngines
ECM-Architekturen
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ModulareC/S-
Anwendungen
Web-ServerEngines
Geschlossene "Insel"-Anwendungen
Client
Applikation
DMS
Alle benötigten Anwendungenmüssen in den Clienten und die ECM-Applikation einge-bunden werden
Kein Dienste-Konzept
Häufig fehlende Modularität
Traditionelle monolithische Anwendungen
ECM-Architekturen
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Traditionelle monolithische Anwendungen
Web-ServerEngines
Jukebox
WorkflowDMS
Anwendungen
WorkflowDMS
Anwendungen
Client
ServerDienste
DMS-Repositories
Benutzeroberfläche
Index-DB
ECM alsMaster-Anwendung
ModulareC/S-
Anwendungen
ECM-Architekturen
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Traditionelle monolithische Anwendungen
ModulareC/S-
Anwendungen
Web-Server
Anwendung
Jukebox
Anwendung
Client
ServerDienste
DMS-Repositories
ECMWorkflow
Workflow DMS
Engine
DB
ECM EnablingAnwendung
Engines
• Keine eigenen Clienten• Image- und Document-Management-Enabling von
kommerziellen Anwendungen• Workflow- und Document-Management-Service-
Engines werden in kommerzielle Anwendungen
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Traditionelle monolithische Anwendungen
ModulareC/S-
Anwendungen
Engines
ServerDienste
DMS-Repositories
BrowserApplet
Jukebox
DMS-Service
Web-Server
Web-Server
ECM-Architekturen
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Ablage-Ebene
ClientOberfläche
Recherche-Client
LokalesDokumen -ten -Mana -
gement
ViewerAnzeige-
komponenteZugriff
“Enabling”
Anwendung
LokalesDokumen -ten -Mana -
gement
Viewer-Anzeige-
komponenteZugriff
Daten-bank
CacheLokali -sierer
UniqueIdentifier
Konverter
. . .Versions -
Management
Archiv-Ebene
IRSSpeicher-system -
verwaltung
IRSSpeicher-system -
verwaltung
IRSSpeicher-system -
verwaltung
IRSSpeicher-system -
verwaltung
IRSSpeicher-system -
verwaltung
Benutzer-verwal -
tungWorkflowNotesFAX . . .
Autori -sierung -Interface
WorkflowGroup -ware -
Interface
Fax-Interface
Three Tier C/S Architektur
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Ablage-Ebene
ClientOberfläche
Recherche-Client
LokalesDokumen -ten -Mana -
gement
ViewerAnzeige-
komponenteZugriff
“Enabling”
Anwendung
LokalesDokumen -ten -Mana -
gement
Viewer-Anzeige-
komponenteZugriff
Daten-bank
CacheLokali -sierer
UniqueIdentifier
Konverter
. . .Versions -
Management
Archiv-Ebene
IRSSpeicher-system -
verwaltung
IRSSpeicher-system -
verwaltung
IRSSpeicher-system -
verwaltung
IRSSpeicher-system -
verwaltung
IRSSpeicher-system -
verwaltung
Benutzer-verwal -
tungWorkflowNotesFAX . . .
Autori -sierung -Interface
WorkflowGroup -ware -
Interface
Fax-Interface
Eine Archivsystemschnittstelle
Verschiedene Schnittstellen
Three Tier C/S Architektur
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Markttrends
AIIM/Gartner
Microsoft und Lotus
Trends 2001
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Trends im Markt für Content Management AIIM / Gartner Markstudie
Ziele:Stand und Trends der Einführung von e-Business und Dokumenten-Technologien Technologien:• Workflow/Process Management• Data Warehousing/Mining• Content Management• Electronic Document Imaging• Collaborative Tools
Anwendungen:• Customer Relationship Management (CRM)• Enterprise Resource Planning (ERP)• Records Management/Archiving (RM/A)• Accounts Payable/Accounts Receivable (AP/AR)• Human Resource Management (HRM)
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88
Regionale Untersuchungsbereiche
Nord Amerika Europa Pazifischer Raum Latein AmerikaUSA Großbritannien Japan Brasilien
Kanada Frankreich Singapur ArgentinienMexiko Deutschland Hong Kong
Österreich AustralienSchweiz Neuseeland
DänemarkNorwegenSchwedenFinnland
Niederlande
BelgienSpanienItalien
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89
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
NordAmerika
Europa PazifischerRaum
LateinAmerika
Weltweit
Klein
Mittel
Groß
Unternehmensgröße, nach Region
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90
Enterprise Data Types
93% Words
(Unstructured Information)
7% Numbers
(Structured Information)
--Source: Tom Jenkins, Open Text, AIIM 2001 Keynote
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Managing eContent
All others
Synchronizing multiple sites
Moving from static to dynamic
Managing for multiple browsers
Broken links
Workflow/version control
Getting content from within org.
Not enough resources
44%44%
38%38%
22%22%
22%22%
12%12%
10%10%
10%10%
6%6%
16%16%
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Implementation Status – Document Technologies
--Source: AIIM 2001 Industry Study
36
27
37
21
31
2158
17
45
17
0
20
40
60
80
WF DW CM DI CT
active planning
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Document Technologies Usage and Enterprise Applications
--Source: AIIM 2001 Industry Study
0
10
20
30
40
50
60
7080
90
CRM ERP RM/A AP/AR HRM
WF/PM DW/DM CM DI CT
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Are You Currently Using These ECM Technologies?
0
20
40
60
80
Workflow DataMine/Ware
Web CM Imaging CollabTools
North America Europe Pacific Rim
--Source: AIIM 2001 Industry Study
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Insgesamt Ind. Verw. Versich Gesundheit Versorg Telek Transp Finanz Recht andere
Im Einsatz 30% 35% 15% 34% 23% 38% 45% 21% 38% 22% 30%
Geplant 30% 37% 29% 20% 23% 28% 21% 39% 22% 33% 28%
Unsicher 14% 16% 14% 14% 16% 16% 21% 12% 14% 11% 11%
Nicht geplant 24% 11% 36% 26% 32% 13% 10% 27% 17% 33% 30%
K. Antwort 1% 0% 2% 0% 3% 0% 0% 0% 1% 0% 0%
Weiß nicht 2% 1% 3% 6% 3% 6% 3% 0% 8% 0% 1%
N= 804 194 123 35 31 32 29 33 72 9 246
Trends im Markt für Content Management AIIM / Gartner Markstudie
Nutzung des Web für B2B bei e-Business-Anwendungen,
nach Branchen
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Insgesamt Ind. Verw Versich Gesundheit Versorg Telek Transp Finanz Recht andere
Im Einsatz 31% 28% 28% 28% 26% 48% 34% 20% 49% 46% 30%
Geplant 21% 18% 30% 28% 28% 17% 17% 14% 17% 15% 20%
Unsicher 12% 14% 12% 14% 7% 12% 20% 11% 5% 15% 12%
Nicht geplant 32% 36% 25% 26% 37% 17% 23% 46% 28% 15% 35%
Keine Angabe 5% 4% 6% 5% 2% 7% 6% 9% 1% 8% 4%
N= 1014 245 163 43 43 42 35 35 82 13 309
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Weltweiter Content-Management Implementierungs-Status,
nach Branchen
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Do You Have a Fully Active Implementation in….
0
10
20
30
40
B2B e-Procure Extranet Intermed.Mktplace
B2C B2E
North America Europe Pacific Rim
--Source: AIIM 2001 Industry Study
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Insgesamt Nord Amerika Europa Pazifischer Raum
Latein Amerika
Im Einsatz 34% 32% 38% 38% 24%
Geplant 23% 24% 22% 21% 14%
Unsicher 10% 10% 8% 13% 14%
Nicht involviert 31% 31% 30% 27% 49%
Keine Antwort 1% 1% 1% 0% 0%
Weiß nicht 2% 2% 1% 0% 0%
N= 804 499 179 89 37
Trends im Markt für Content Management AIIM / Gartner Markstudie
Nutzung des Web für B2C bei e-Business-Anwendungen,
nach Region
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What Criteria Do You Consider When Buying Enterprise Applications?
--Source: AIIM 2001 Industry Study
NA Eur Pac Rim
Features #3
Usability #2
Performance #2 #2
Scalability
Web connect
SW costs
Vendor supp #3
Reliability #1 #1 #1
Customization
Integration #3
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What Are the Primary Obstacles to Deploying Enterprise Applications?
--Source: AIIM 2001 Industry Study
NA Eur Pac Rim
Not web enab
Can’t find vendor
Hard to integrate #3 #3
Security #1 #1 #2
Data integrity #2 #2 #1
Costs #3
Doesn’t scale
User resistance
Privacy
Poor document
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Marktentwicklung Lotus & Dokumentenmanagement
• Lotus bewegt sich mit Domino schon seit längerem von eMail und Groupware in Richtung Dokumenten-Management
• Die Lücke im Bereich KM soll durch den Knowledge Discovery Server geschlossen werden
• In Kombination mit der K-Station wurde kurzfristig als Knowledge Discovery System vermarktet
• Die Portallösung K-Station wird wegen Konkurrenzsituation mit IBM nicht mehr vertrieben
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MarktentwicklungKnowledge Discovery Server
• Positionierung im Web Content Management• Jedoch nicht Publishing, sondern mögliche
Anbindung an multiple Datenquellen• Keine Notwendigkeit von Notes/Domino• Strategische Ausrichtung und Abgrenzung in Bezug
auf IBM unklar• Zukünftig wird Lotus nur noch Notes und Domino
als eigene Komponenten anbieten• Andere Produkte, wie der Lotus Workflow werden
unabhängig von Domino angeboten und gehen langfristig in das IBM-Angebot über
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103
Die Lotus Knowledge-Discovery Architektur
Domino
Directory
Files
HTML
MetricsDB/2
CatalogDB/2
FullText
People.nsf
Work QueueXML Normalization
KDS
CatalogGenerator
Editor
End User
Quelle: Lotus Development
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Marktentwicklung Ursprüngliche Lotus-Produktstrategie
• Domino (als Basis-Plattform; bleibt erhalten)• Domino.doc (als Dokumentenmanagement;
Weiterentwicklung nicht gesichert)• Domino Workflow (eingekauft; wird nicht
weiterverfolgt)• Domino RecordsManager (Archivierung; eingestellt)• Knowledge Discovery Server (Weiterentwicklung
eingeschränkt ohne K-Station)
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Marktentwicklung Microsoft Sharepoint Portal Server
Quelle: Microsoft
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Marktentwicklung Microsoft Sharepoint Portal Server
• Neue Funktionen mit Sharepoint Portal Server:• Edition• Publikation• Web-orientierten Object Management• Ansätze zur automatischen Klassifikation• Personalization
• Kernstück ist das Web Storage System• Workflow• Eingeschränktes Dokumenten-Management
• Keine feldorientierte Suche. Keine Anbindung an relationale Datenbanken
• Check-In/-Out• Versionierung• Rollenbasierte Zugriffsrechte
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Marktentwicklung Positionierung Sharepoint Portal Server
• Wettbewerb zu Web-Publishing-Tools• Als Ablöseprodukt des heutigen Site-Servers zu
sehen, nicht als Ergänzung zu Exchange oder SQL-Server
• Ausrichtung eher in Richtung Web Content Management
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Die Microsoft Knowledge Management Plattform
Geschäftslogik Sicherheit Replikation
Kommunikation Directory AdministrationSystemSystem
Geschäftslogik Sicherheit Replikation
Kommunikation Directory Administration
Geschäftslogik Sicherheit Replikation
Kommunikation Directory AdministrationSystemSystem
Knowledge PortalKnowledge Portal
Knowledge ToolsKnowledge Tools
KnowledgeKnowledgeDesktopDesktop(Client)(Client)
Knowledge PortalKnowledge Portal
Knowledge ToolsKnowledge Tools
KnowledgeKnowledgeDesktopDesktop(Client)(Client)
Telefon PDA Tablet Laptop DesktopMobiler ZugriffMobiler Zugriff Telefon PDA Tablet Laptop DesktopMobiler ZugriffMobiler Zugriff
Outlook, Internet Explorer, Digital Dashboards
Office, Project, Visio
Windows
KnowledgeKnowledgeDiensteDienste(Server)(Server)
Suchen, Liefern, Portal, Suchen, Liefern, Portal, CommunityCommunity
CollaborationCollaboration WorkflowWorkflow Content-Mgmt. AnalyseAnalyse
DokDok..--MgmtMgmt.. E-Learning Skill-Mgmt. BIBIKnowledgeKnowledge
DiensteDienste(Server)(Server)
Suchen, Liefern, Portal, Suchen, Liefern, Portal, CommunityCommunity
CollaborationCollaboration WorkflowWorkflow Content-Mgmt. AnalyseAnalyse
DokDok..--MgmtMgmt.. E-Learning Skill-Mgmt. BIBI
Exchange Server, Exchange Conferencing Server, Mobile Information Server, SharePoint Portal Server,
Content Management Server, Commerce Server, BizTalk Server, SQL Server, sowie Lösungen auf
Basis dieser Produkte von Microsoft und von Partnern
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Marktentwicklung Microsoft
• Offiziell adressiert Microsoft nicht den Dokumenten-Management, Archivierungs- und Workflow-Markt sondern „nur“ Content Management und Knowledge Management
• Abgesehen vom Thema revisionssichere Archivierung kann mit Microsoft Eigenprodukten derzeit fast jede Dokumenten-Management-Funktionalität abgebildet werden
• Der Sharepoint-Portal-Server ist nicht das Ende der Entwicklung. Er zielt auf den WCM-Markt und nicht auf den DM-Markt
• Es wird eine eigenständige Content-Repository-Komponente zukünftig von Microsoft geben (derzeit noch verschiedene Speicherort-Strategien)
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Trends 2001
Trends aus Marktsicht
Trends aus Marketingsicht
Trends aus Anbietersicht
Trends aus Produktsicht
Trends aus Beratungssicht
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Markt
• Anwender zurückhaltend mit Kaufentscheidungen für die Produkte „kleiner“ Anbieter. Das Geschäft machen zunehmend die „großen“ Anbieter und die Integratoren
• Im Fokus liegen Themen wie EURO, CRM, EAI, Betriebssystemplattformen oder Web-Content-Management – nicht das traditionelle Dokumentenmanagement
• Aus dem Umfeld von Groupware, Web-Content-Management, ERP und Datenbanken dringen immer mehr Anbieter in den traditionellen DMS-Markt ein
• DRT Document Related Technologies wird immer mehr als Infrastruktur-Komponente begriffen und rückt damit aus der Wahrnehmung der Endanwender heraus
• Die Marktabschätzungen der Analysten haben sich angesichts der Rezession nicht bewahrheitet
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Marketing
• Rechtsfragen wie AO, elektronische Signatur, GDPdU
• Web-Enabling und Portale
• Knowledge Management
• Integration in bestehende Softwareumgebungen
• Enterprise-Content-Management
• E-Mail-Archive
• Branchenlösungen für vertikale Märkte
• Zertifizierung
• Digital Preservation und Langzeitarchivierung
• Wirtschaftlichkeit
• Document Warehouses
• ASP
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Anbieter
• Die Anbieter versuchen sich durch Restrukturierung und Neuaufstellung dem verändernden Markt anzupassen
• Die meisten Anbieter benötigen neben dem Produktgeschäft das Projekt-, Lösungs- und Integrationsgeschäft, da die Lizenzverkäufe das Überleben nicht sichern
• Kooperationen, Firmenzusammenschlüsse und Akquisitionen sollen das nötige Gewicht verleihen, um im Verdrängungs-wettbewerb zu bestehen
• Es steht ein „Shake-out“ der DMS-Branche bevor. Immer mehr Unternehmen haben nicht mehr die finanzielle Kraft im Markt zu expandieren und neue, umfassendere Produkte in gebotener Qualität und zeitgerecht zur Verfügung zu stellen
• Noch nie war so viel qualifiziertes Personal am Markt. Der DRT-Personalmarkt wandelt sich vom Nachfrage- zum Angebotsmarkt
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Produkte
• Neue Produkte als Ergänzung vorhandener Produktlinien. Konsolidierung bisher inkompatibler Komponenten.
• Schwerpunkte der Entwicklung neuer Produkte:• Automatische Klassifikation• Hochleistungserfassungssysteme• Speziallösungen für CRM, E-Mail-Archiv und Fachanwendungen• Anbindung an ERP- und andere Standardprodukte• Personalisierung• Output-Management• Web-Content-Management• Schnittstellen und Konverter für eine vereinfachte Integration• Portale• Universell einsetzbare Repositories für Unternehmensarchive• Integration von Sicherheitskomponenten und Directory-Services• Adhoc-Workflow-Funktionalität und Postkörbe• Multilingualität
• Wechsel auf neue Entwicklungsplattformen (Java, XML)
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Beratung
• Unterschiede zwischen Unternehmens- und Systemberatung verschwimmen:
• DRT-Anbieter und Integratoren dringen in das Consulting-Marktsegment ein
• Consulting-Firmen bieten zunehmend Systemintegration und produktbezogene Beratungsleistungen an
• Produktunabhängige Berater spezialisieren sich auf Projektmanagement, Managementberatung und Organisationsberatung
• „Einzelkämpfer“ und kleinere Beratungshäuser geraten durch DRT-Anbieter und große Consulting- Unternehmen unter Druck
• Die Anforderungen an die fachliche Tiefe der Beratung werden größer, da das Allgemeinwissen um Dokumentenmanagement inzwischen weiter verbreitet ist
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Entwicklung
Das Produkt-Anbieterfeld teilt sich auf:• wenige führende Unternehmen
• USA: IBM, FileNet, Tibco, Oracle, Xerox u.a.• Europa: SER, CE, EASY, iXOS, FileNet, IBM u.a.
• das Mittelfeld fällt zurück• Europa: A.I.S., ACS, COI, Docunet, Fabasoft, Materna,
Staffware, Win!DMS u.a.
• Viele kleine laufen hinterher ...
Aus vielen Produktanbietern werden Systemintegratoren
Aus vielen traditionellen Anbietern und Dienstleistern werden ASP-Anbieter
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Kosten, Nutzen-Potenziale undWirtschaftlichkeit
Rechenbare und qualitative Nutzenargumente
Effizienter Einsatz von DRT
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Rund 90 % der Ablagekosten sind Personalkosten
Zeit- / Personalkosten85 - 97 %
Raumkosten 1 - 2 %
Einrichtungskosten 2 - 14 %
• größtes Rationalisierungspotential
• Ablagemittel und -technik richten sich nach den Personalanforderungen
• DRT erleichtert die Arbeit und erlaubt, in der gleichen Zeit mehr zu leisten
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Relevante Kostenarten
• Arbeitskosten für Archivierungs- und Retrievalfunktionen
• Dokumenteneingang und –ersterfassung, Indexierung/Erschließung, Ablage, Retrieval, Transport, Kopierzeiten, Systempflege und –wartung, Benutzerbetreuung
• Sachkosten• Hardware und Software, Mobiliar, Sicherheitsausstattung,
Raumkosten, Wartungskosten, Kommunikationskosten
• Einführungskosten• Externe Beratungskosten, Anpassung und Programmierung,
interne Projektkosten, organisatorische Umstellungskosten, Schulung, Qualifizierung
• (gegebenenfalls externer Scanservice)
• Kapitalkosten
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Rechenbarer Nutzen
• Verfügbarkeit unabhängig von Erzeuger der Information, Zeit und Ort
• Vollständigkeit von Unterlagen• Retrievalfähigkeit nach verschiedenen Anforderungen und
Sichten• Schnellerer Transport und Bereitstellung von Informationen• Zeitersparnis durch elektronisch unterstütztes Arbeiten• Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen
Quellen unter einer Bearbeitungsoberfläche• Kontrollierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Prozessen• Elektronisch gestützte Wiedervorlage und Vertretung• Geringerer Raumbedarf für Archive• Sicherung vor Verlust und Verfälschung• Überwindung Medienbruch zwischen Papier und
elektronischen Daten
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Rechenbarer Nutzen
• Verfügbarkeit unabhängig von Erzeuger der Information, Zeit und Ort
• Vollständigkeit von Unterlagen• Retrievalfähigkeit nach verschiedenen Anforderungen und
Sichten• Schnellerer Transport und Bereitstellung von Informationen• Zeitersparnis durch elektronisch unterstütztes Arbeiten• Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen
Quellen unter einer Bearbeitungsoberfläche• Kontrollierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Prozessen• Elektronisch gestützte Wiedervorlage und Vertretung• Geringerer Raumbedarf für Archive• Sicherung vor Verlust und Verfälschung• Überwindung Medienbruch zwischen Papier und
elektronischen Daten
Zeit
Infrastruktur
Vollständigkeit
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Qualitativer Nutzen
• Optimierung von Arbeitsprozessen durch Überbrückung von Medienbrüchen und Arbeitsplatz- unabhängige Informationsbereitstellung
• Neue Arbeitsformen (Bereitstellung Informationen für Außendienst, über das Internet, für Heimarbeit)
• Vermeidung von Redundanz und Förderung der Eindeutigkeit von Informationen
• Anpassung auf die Veränderung des Marktes und Nutzung modernerer Technologien als bisher
• Zusammenführung von Informationen mit übergreifendem Zugriff
• Verringerung der Informationsflut (Information Overload)
• Entlastung von Routinetätigkeiten
• Erweiterung der Qualifikation (mehr leisten mit gleicher Mitarbeiterzahl bei höherer Qualifikation)
• Reduzierung geistiger Rüstzeiten
• Kein „Verschwinden“ von Unterlagen
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Qualitativer Nutzen
• Optimierung von Arbeitsprozessen durch Überbrückung von Medienbrüchen und Arbeitsplatz- unabhängige Informationsbereitstellung
• Neue Arbeitsformen (Bereitstellung Informationen für Außendienst, über das Internet, für Heimarbeit)
• Vermeidung von Redundanz und Förderung der Eindeutigkeit von Informationen
• Anpassung auf die Veränderung des Marktes und Nutzung modernerer Technologien als bisher
• Zusammenführung von Informationen mit übergreifendem Zugriff
• Verringerung der Informationsflut (Information Overload)
• Entlastung von Routinetätigkeiten
• Erweiterung der Qualifikation (mehr leisten mit gleicher Mitarbeiterzahl bei höherer Qualifikation)
• Reduzierung geistiger Rüstzeiten
• Kein „Verschwinden“ von Unterlagen
Qualität
Dienstleistung
Markt
Sicherheit
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Nutzenkategorien von DRT-Lösungen
Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts-verbesserungen
• Reduktion Personalkosten- Ablegen- Suchzeiten- Ausgeben- Kopieren- Transportzeiten- Archivunterhalt- keine Mehrfachablagen- Telefonate / Fax- Bearbeitungszeiten- Rückstellzeiten
• Reduktion Infrastrukturkosten- Archivsysteme- Bürohilfsmittel
• Reduktion externe Kosten- Mikroverfilmung- Kopierkosten- Porti / Transport
• Reduktion Raumkosten
• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten• direkter Informationszugriff mit unter- schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien
• mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung
• breitere Informationsbasis• höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe
• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer
• höhere Sicherheit• mehr Transparenz, bessere Steuerung• keine Fehlablagen • erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung
• Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung
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Nutzenkategorien von DRT-Lösungen
Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts-verbesserungen
• Reduktion Personalkosten- Ablegen- Suchzeiten- Ausgeben- Kopieren- Transportzeiten- Archivunterhalt- keine Mehrfachablagen- Telefonate / Fax- Bearbeitungszeiten- Rückstellzeiten
• Reduktion Infrastrukturkosten- Archivsysteme- Bürohilfsmittel
• Reduktion externe Kosten- Mikroverfilmung- Kopierkosten- Porti / Transport
• Reduktion Raumkosten
• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten• direkter Informationszugriff mit unter- schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien
• mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung
• breitere Informationsbasis• höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe
• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer
• höhere Sicherheit• mehr Transparenz, bessere Steuerung• keine Fehlablagen • erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung
• Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung
Eher gering
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Nutzenkategorien von DRT-Lösungen
Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts-verbesserungen
• Reduktion Personalkosten- Ablegen- Suchzeiten- Ausgeben- Kopieren- Transportzeiten- Archivunterhalt- keine Mehrfachablagen- Telefonate / Fax- Bearbeitungszeiten- Rückstellzeiten
• Reduktion Infrastrukturkosten- Archivsysteme- Bürohilfsmittel
• Reduktion externe Kosten- Mikroverfilmung- Kopierkosten- Porti / Transport
• Reduktion Raumkosten
• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten• direkter Informationszugriff mit unter- schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien
• mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung
• breitere Informationsbasis• höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe
• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer
• höhere Sicherheit• mehr Transparenz, bessere Steuerung• keine Fehlablagen • erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung
• Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung
Eher gering
das weitaus
höhere
Potenzial
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Ganzheitliche Nutzenermittlung, Basis für die Wirtschaftlichkeit
Kosten-abbau- Infrastucktur- Extern- Raum etc.
Tiefere Kosten
Kürzere Durchlaufzeiten
BessereServicequalität
Kürzere Produkt-entwicklung
NeueMarktleistung
mehrErtrag
?
?
?
?
Erhaltung / Verbesserung Wettbewerbsfähigkeit
bessereEffizienz- Bearb.-Zeit- Transportzeit- Zugriff
höhereQualität- Tranzparenz- Verfügbarkeit- Sicherheit
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Nutzenpotenziale
verbesserteProzesse
Informations-verfügbarkeit
Informationsschutz
Qualität derArbeitsergebnisse
Kundenzufriedenheit
Mitarbeitermotivation
neue Services/Produkte
verbesserteOrganisationsstruktur
Bewerteter Nutzen Produktivitätssteigerung Gestärkte Wettbewerbsposition
Raumkosten
Personalkosten
techn. Ausstattungz.B.:
PapierlogistikMikroverfilmung
administrativer Aufwand
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Auswahl, Einführung und Betrieb
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StrategieZiele und Rahmenbedingungen
OrganisationVorgehensweisen und Reihenfolgen
vor
TechnikEinzusetzende (technische) Mittel
vor
ECM-Projekte
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Projekt-team
Entscheider
Qualitäts-sicherung
SponsorLenkungs-ausschuß Fachberater
Projektmanagement
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Projekt-Struktur-Plan erstellen
Vorgänge und deren Anordnungsbeziehung darstellen
Dauer, Zeitpunkte ermitteln undTermine berechnen
Personal-Kapazitäten und Einsatz-Mittel ermitteln und berechnen
Kosten ermitteln und berechnen
Zusammensetzung des Projektteams
Aufgaben
StrukturplanungStrukturplanung
AblaufplanungAblaufplanung
TerminplanungTerminplanung
EinsatzmittelplanungEinsatzmittelplanung
KostenplanungKostenplanung
Leiter
Assistent Dokumentator
Teilprojekt-leiter 1
Mitarbeiter 1
Mitarbeiter 2
Mitarbeiter 'n'
Teilprojekt-leiter 'n'
Teilprojekt-leiter 2
Assistent
Projektmanagement
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"Buy experience instead of reinventing the wheel"Einbeziehung erfahrener Berater oder Mitarbeiter eines Anbieters anstelle der Nutzung eigener Ressourcen
"Just do it, then fix it"Beginn mit Prototyping anstelle der sofortigen Entwicklung von Gesamtkonzepten
"Flexibility versus predefined structure"Ad hoc Workflow für weniger strukturierte Vorgänge anstelle aufwendiges Prozessdesign und Production Workflow
"Pull is easier than Push"Aktive Suche in Dokumenten-Management- oder Archivsystemen anstelle automatisierte Bereitstellung in Workflow oder Groupware
Strategien
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• Fachkonzept• Kriterienkatalog• Ausschreibung• Auswertung• Vertragliche Regelungen
Vorgehen bei der Produktauswahl
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• Vergleichbarer Erfolg bei unterschiedlichen Wegen und technologischen Lösungsansätzen
• Konkrete Definition der fachlichen Anforderungen
Das Nutzungsmodell als Voraussetzung für eine Lösungsauswahl
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• Definitionen und Abgrenzungen• IT-Infrastruktur• Anforderungen an das DMS-/Archivsystem• DMS-Architektur• Lösungsszenarien• Formate und Standards• DMS-Komponenten• DMS-Integration• Datenbanken• Berechtigungssystem• Datensicherheit und Datenschutz• Risikobewertung und Empfehlung
Gliederung Fachkonzept
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• Die Produkte sind sehr vergleichbar geworden
• Der Kriterienkatalog der Vergangenheit verliert als alleiniges Auswahlverfahren an Bedeutung
• Fachkonzepte, nachprüfbare Szenarien und die Berücksichtigung der "weichen Faktoren" werden immer bedeutender
• Konkrete Anleitungen für die Durchführung einer effizienten Anbieterauswahl
Hat der Kriterienkatalog ausgedient ?
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• Technische Voraussetzungen
• Software Voraussetzungen
• Datenschutz
• Datensicherheit
• Utilities und Tools
• Installation, Wartung und Support
• Unternehmen
Gliederung Kriterienkatalog
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Erstellung• Tool-gestützt• Nicht nur Ja/Nein-Fragen• Gezielte Redundanzen• FangfragenAuswertung• Basis: Preis- / Leistungsverhältnis,
Personalressourcen des Anbieters, Garantien für die Lebensdauer, Wartung, Migration
• K. O.-Kriterien definieren, Anbieterkreis reduzieren
• Nachrecherche bei verbliebenen Anbietern• Bei Bedarf: neues konkretisiertes Angebot
Erstellung und Auswertung Kriterienkatalog
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• Ausbaufähigkeit eines SystemsSpeichervolumen, Anwendungsspektrum, ...
• Supportbei der Systempflege, beim Ausbau und bei der Wartung des Systems
• Schulungder Anwender, der Administratoren
• Standort des AnbietersEntfernung zum Einsatzort
• ReferenzinstallationenAnzahl der Installationen, Vergleichbarkeit mit den vorliegenden Anforderungen, Zufriedenheit der Anwender
• Preis ....
Allgemeine Auswahlkriterien (1)
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Funktionale Erfordernisse• Zu welchem Grad in welcher Qualität lassen sich
mit einem System die funktionalen Anforderungen erfüllen
Standards• Nationale bzw. internationale Normen für
Betriebs-, Netzwerk- und Softwaresystemarchitekturen, Schnittstellen zu Anwendungsprogrammen, Speichermedien
• Hausinterne Standards und Konventionen für Dateiformate und Kompressionsalgorithmen, Datenbanksysteme, Benutzeroberflächen
Allgemeine Auswahlkriterien (2)
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Bestandteile einer Ausschreibung
Fachkonzept
• = Basiskonzept der Archivlösungauf der Grundlage der IST-Analysenund den Anforderungen der Fachabteilungen
Kriterienkatalog
• Basiert auf fachlichem Sollkonzept
• Beinhaltet alle detaillierten Anforderungen an ein elektronisches Archivsystem
• Anbieter liefert Feindesign
• Risiko für Vollständigkeit, fachliche Ordnungsmäßigkeit und Fehlerverantwortung beim Anwender
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Vorgehen (1)
Selbst erstellen oder
Unterstützung durch Berater/Tools
Beispiel 4ap• Datenbank-basierte Verwaltung von
Auswahlkriterien• Ständige Aktualisierung durch aktiven Einsatz in
Projekten• Automatische Generierung des
Kriterienkatalogs• Unterstützung der Auswertung
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Vorgehen (2)
Auswahlverfahren
Konventionelle Ausschreibung• Eingeschränkte oder öffentliche Ausschreibung• Nur Lasten- oder Pflichtenheft als Basis• Aufwendiges, langwieriges Verfahren
Verkürztes Verfahren• Vorselektion der Anbieter mit Berater
Kritische Punkte bei Auswahl• Vertrag• Personal
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Vertragliche Regelungen
• Rahmenvertrag und Einzelverträge
• Personalverfügbarkeit
• Wartung und Support
• Gewährleistung für langfristigen Betrieb vs.
Gesetzliche Gewährleistung
• Migration
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Vorgehen bei Test und Abnahme
• Schulungen sind Voraussetzung für Test und
Abnahme
• Definition von Szenarien
• Mehrstufige Verfahren
• Eindeutige Fehlerklassifikation
• Führen einer Fehlerdatenbank
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Ist-Analyse
Personal für das Archivsystem Schu-
lungen
Abnahme-verfahren
Verfahrens-beschreibungDatenschutz/
Datensicherheit
Migration
Test-verfahren
Stufenplan
Elemente der Einführungsstrategie
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Planung und Vorbereitung• Strategie, Stufenplan, Soll-Konzept, interne
Maßnahmen, Design, Lasten-/Pflichtenheft
Strukturierte Einführung
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Planung und Vorbereitung• Strategie, Stufenplan, Soll-Konzept, interne
Maßnahmen, Design, Lasten-/Pflichtenheft
Einführung und Betrieb• Realisierung, Einführung, Erhaltung,
Personaleinsatz
Strukturierte Einführung
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Planung und Vorbereitung• Strategie, Stufenplan, Soll-Konzept, interne
Maßnahmen, Design, Lasten-/Pflichtenheft
Einführung und Betrieb• Realisierung, Einführung, Erhaltung,
Personaleinsatz
Qualität und Erfolg• Abnahmeverfahren, Verfahrensdokumentation,
Testbetrieb, Risiken und Erfolgsfaktoren
Strukturierte Einführung
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Betriebskonzepte
• Fachbereich• Intranet• Rechenzentrum• ASP
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Veränderungen der Rechtssituation
HGB, GoBS, GDPdU
Spezielle Anforderungen für Personalakten
Digitale Signatur
Verfahrensdokumentation
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Rechtsgrundlagen (1)
BGB - Bürgerliches Gesetzbuch• § 126 BGB• Rechtliche Grenzen bei der digitalen Erklärung
HGB/AO - Handelsgesetzbuch/Abgabenordnung• Einführungsgesetz zur Abgabenordnung 1977• Bundessteuerblatt Teil 1 vom 14.12.1995 (GoBS)
GoBS - Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme
• auch bei Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen anzuwenden
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Rechtsgrundlagen (2)
ZPO - Zivilprozeßordnung• keine Urkundenqualität• Objekt des Augenscheins
BDSG - Bundesdatenschutzgesetz• Datenschutz• Recht auf Löschung personenbezogener Daten
IuKDG - Informations- und Kommunikationsdienstegesetz
• Daten- und Dokumentenaustausch• Digitale Signatur
Betr.VG - Betriebsverfassungsgesetz• Unterweisungsrecht• Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates
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Rechtsgrundlagen (3)
• Bestimmungen des Sozialgesetzbuches für Sozialversicherungsträger
• besondere Aufbewahrungs-, Vertraulichkeits- und Sicherheitsvorschriften für Patientenakten in Krankenhäusern
• Regeln für Forschungs-, Produktions- und Antragsdokumentationen in der pharmazeutischen Industrie
• DoD/CALS-Standards im militärischen Umfeld• Richtlinien des für Revisionsfragen zuständigen
Ausschusses des Deutschen Sparkassen- und Giroverbandes für Institute der Sparkassenorganisation
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Grundsätze der elektronischen Archivierung
• Dokumenten-Management und elektronische Archivierung sind die Grundlagentechnologien für die Bereitstellung von Dokumenten und Informationen.
• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ sollen die Rechtssicherheit des Einsatzes von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen verbessern, damit die Nutzen- und Effizienzpotentiale künftig besser genutzt werden können.
• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ berücksichtigen die besonderen rechtlichen Bedingungen in Deutschland.
• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ des VOI sind kein Gesetz und keine Rechtsvorschrift und ersetzen auch keine Gesetze oder Rechtsvorschriften.
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1. Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert werden.
2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
3. Jedes Dokument muß mit geeigneten Retrievaltechniken wieder-auffindbar sein.
4. Es muß genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.
5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
6. Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie es erfaßt wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
Sonstige Vorgaben und EmpfehlungenZehn Merksätze des VOI
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7. Jedes Dokument muß zeitnah wiedergefunden werden können.
8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, daß die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
9. Elektronische Archive sind so auszulegen, daß eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
10. Das System muß dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.
Sonstige Vorgaben und EmpfehlungenZehn Merksätze des VOI
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Änderungen im HGB AO
Abgabenordnung (geändert am 14.07.2000)• Während der Aufbewahrungsfrist müssen Daten
jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können
• Sind Daten mit einem Datenverarbeitungssystem erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen
• Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden
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GDPdU und andere Gesetze
Was heißt GDPdU ?„Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ • Umfeld
• Buchhaltungsdaten• Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und
Dokumente
• Gültigkeit• Brief vom BMF 16.07.2001• Umzusetzen ab 01.01.2002• Übergangsregelungen
• Herkunft• Steuerreform (StSenkG)• HGB AO
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Wichtige Aussagen der GDPdU
I. Datenzugriff
• Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen
• Recht auf direkten Zugriff auf Buchhaltungssysteme mit Recherchemöglichkeit
• Drei Formen des Zugriffs:a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit
Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff)
b) Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff)
c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung)
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Wichtige Aussagen der GDPdU
II. Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
• Elektronische Unterlagen sind:• Elektronische Abrechnungen• Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der
elektronischen Abrechnung• Elektronisch signierte Dokumente• Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs. 1
AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden
• Aufbewahrungsfristen• Speicherung von Zertifikaten• Protokollierung
• Konvertierung• Verarbeitung• Indexänderungen• Transformationen
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Wichtige Aussagen der GDPdU
III. Archivierung digitaler Unterlagen
• Maschinelle Auswertbarkeit• COM-Verfilung nicht mehr ausreichend• PDF, TIFF und andere Image-Formate für
auswertbare Dateien nicht zulässig• Nur einmal beschreibbare digitale Speicher
(WORM-Verfahren: write once read many)
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Digitale Signatur
• Elektr. Signatur:• einfache gescannte Unterschriften• in Anwendungen wie Lotus Notes integrierte Verfahren• Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.B. „PGP“
• Fortgeschrittene elektr. Signatur• Gemäß RleS (Europäische Richtlinie) gehören zu den
"fortgeschrittenen elektronischen Signaturen" alle Verfahren, die die technischen Voraussetzungen erfüllen und von einem angemeldeten Trustcenter zertifiziert werden
• Fortgeschrittene elektr. Signatur besonderer Qualität
• Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den rechtlichen Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur und verlangt darüber hinausgehend ein gültiges Zertifikat sowie die Signaturerzeugung mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit
• Sie entspricht weitgehend den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes.
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• Prinzipielle Übereinstimmung mit der qualifizierten elektronischen Signatur
• Auswirkungen des geänderten SigG:• Freiwillige Akkreditierung für Trustcenter. Keine Vorab-
Genehmigung für den Betrieb durch die Regulierungsbehörde
• Einordnung der rechtlichen Relevanz für definierte Geschäftsvorgänge (Änderungen im HGB und BGB)
• Protokollierung der Zertifikatserstellung• Eindeutige Haftungsregelungen des Trustcenters• In der Schwebe sind derzeit Überlegungen, ob das
Trustcenter die abgeschlossenen Transaktionen zwischen den Kunden als neutrale dritte Stelle archivieren und bei Rechtsstreitigkeiten vorlegen muß
Die elektronische Signatur Deutsches Signatur Gesetz (SigG)
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Die elektronische Signatur Teletrust
• Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie hat den Teletrust e.V. beauftragt:
• Einen einheitlichen Interoperabilitätsstandard für elektronische Signaturen zu erarbeiten
• Eine harmonisierte Spezifikation zu entwickeln und in den internationalen Standardisierungsprozess einzubringen
• Eine Spezifikation für Kompatibilitätstests zu entwickeln
• Eine erste Fassung der Interoperabilitäts-Spezifikation ISIS-MTT wird bis zum 30. September 2001 erstellt.
• Derzeit existieren zwei Standards in Deutschland:• Industrial Signature Interoperability Specification (ISIS) der AG
Trustcenter e.V. i.G.
• MailTrusT (MTT) des TeleTrust e.V..
• Diese Inkompabilität wird nun durch den Auftrag an Teletrust e.V. beseitigt.
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Probleme der Archivierung der elektronischen Signatur
• Zeitlich begrenzte Gültigkeit• Speicherung
• Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat
• Persönliche Signatur nicht für automatische Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet
• Mehrfach-Signaturen, z.B.:• Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner• Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener
Reihenfolge• Abruf elektronisch signierten Dokumente aus einem Archiv führt
automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie• Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr
angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der Signatur)
• Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index-Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei Reorganisation und Migration
• usw.
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Zeichnungsvarianten
einfache Signatur Gleichberechtigte Signatur
Hierarchische Signatur Gemischte Signatur
Signatur Schröder
Dokument
Signatur Sachbearbeiter 1Signatur Sachbearbeiter 2
Dokument
Signatur Abteilungsleiter
Signatur Sachbearbeiter
Dokument
Signatur Sachbearbeiter 1Signatur Sachbearbeiter 2
Dokument
Signatur Bereichsleiter
Integration der digitalen Signatur
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Digital signierte Dokumente müssen entsprechend ihrer Aufbewahrungsfristen nach Jahren in ihrem Kontext widerspruchsfrei dargestellt werden können !
Integration der digitalen Signatur
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171
• Die USA galten lange Zeit als die Vorreiter in Sachen Kryptografie
• Trotz des jahrelangen Schutzes ihrer Algorithmen wurde das Public Key-Verfahren kaum vorangetrieben
• Die PKI-Lösungen werden insgesamt als unzureichend gelöst bewertet
• Aus diesem Grund wird den biometrischen Verfahren der Vorzug gegeben
• Diese gewährleisten allerdings nur Sicherheit im Bereich der Authentifzierung und nicht bei der Datenintegrität
• Damit verfolgen die USA primär den Weg der „Einfachen Signatur“
• In Standardprodukte integrierte Software aus den USA kann alle europäischen und nationalen Bemühungen obsolet machen
Die elektronische Signatur USA - Digitale Signatur & Kryptographie
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Grundlagen für die Verfahrensdokumentation
• „Code of Practice“: Grundsätze der Verfahrensdokumentation Fassung vom 14.12.1995
• Richtlinien für die Verfahrensbeschreibungen des VOI Verband Optische Informationssyteme e.V., 1996
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• Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht
• Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen
• Die Verfahrensdokumentation muß vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein
Verfahrensdokumentation nach GoBS
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• Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben
• Die GoBS legen nur den Mindestinhalt fest, der auf die speziellen Eigenschaften eines Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystems anzupassen ist
• Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren verfügen über Musterverfahrensdokumentationen, die die individuelle Anpassung und Ergänzung erleichtern
• Der VOI hat die „Grundsätze der Verfahrens-dokumentation“ als Richtlinie herausgegeben
• Diese Richtlinie ist Grundlage für das PK-DML- Zertifizierungsverfahren von VOI/TüVIT
Verfahrensdokumentation nach GoBSUmfang und Struktur
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Bestandteile einer Verfahrensbeschreibung
1. Allgemeines Verfahren
2. Organisation
3. Rechtsgrundlagen
4. Datenschutz
5. Vorgangsdefinition
6. Scannen
7. Transport im System
8. Datenbank
9. Archivsystemkomponenten
10. Drucken
11. Ausfallsicherheit des Systems
12. Formate
13. Qualität
14. Betrieb
15. Wartung
16. Migration
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Struktur von Verfahrensdokumentationen
Verfahrensdokumentation• organisatorische Teile des Betreibers• Technik einschließlich Subsysteme Dritter• Software - Grundmodule des Herstellers• individuelle Anpassungen das Systemintegrators• Betriebsvoraussetzungen für den Anwender• Sicherheit, Wiederherstellung und Migration• Qualitätssicherung
Abnahme und Testdokumentation• Testmaterial und Szenarien• Abnahmendokument
Zertifikat der Ordnungsmäßigkeit
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Grundsätzliche Sicherheitsanforderungen an ECM-Lösungen
Restart, Recovery, Sicherheit
Benutzer und Directory Services
Eindeutige Indizierung
Transaktionsarchivierung
ASP-Anforderungen
Migration
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Datenschutz und Datensicherheit
Benutzer-profile
Benutzer-profile
datenschutz-rechtliche
Vorschriften
datenschutz-rechtliche
VorschriftenMigrationMigrationorganisatorische
Planungen
organisatorischePlanungen
Software-komponenten
Software-komponenten
Hardware-komponenten
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Restart - Wiederanlauf
• Wiederanlauf nach Betriebsstörungen• Verlust der Netzwerkverbindung• Störungen der Indexdatenbank• Störungen des IRS• Störungen der optischen Speichereinheit• Störungen (z.B. Überlauf) der temporären Speicher• Der Wiederanlauf stellt sicher, daß die Systeme
kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne Dokumentenverlust weiterarbeiten können
• Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig, um die Konsistenz im System wieder herzustellen
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Verfahren zum Wiederanlauf
• Redundante Systeme• z.B. gespiegelter Server, RAID, Dual Homing etc.
innerhalb eines Systems • z.B. Sicherheitsrechenzentren
• Problem: hohe Kosten, aufwendiger Betrieb
• Einspielen von Sicherungen• z.B. Bandsicherungen
Problem: Teile der aktuellen Daten- und Dokumentenbestände fehlen, Teil-Recovery und Konsistenzabgleich erforderlich
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Teil-Recovery
• Definierte Teile des optischen Archivs sind nicht mehr verfügbar
• Teil-Recovery, z.B.• Recovery über einen bestimmten Zeitraum• Recovery eines Mediums• Recovery einer bestimmten Dokumentengruppe
oder eines bestimmten Dokumentenortes• Durch das Zusammenwirken von Teil-Recovery
und Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt
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Voll-Recovery
• Komplettes Archiv oder Archiv-Subsystem ist ausgefallen
• Voll-Recovery• Recovery meint in der Regel den Wiederaufbau des
gesamten Systems von den optischen Speichermedien
• Durch das Zusammenwirken von Voll-Recovery mit Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt
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Herkömmlich• Datenbank, Netzwerk etc. werden über Bänder gesichert• Im Archiv liegen nur die Dokumente selbst
(in Zukunft für revisionssichere Archivierung nicht mehr zulässig)
Zusätzliche Sicherung über digitale optische Speicher• Zugriffs- und Indexinformationen werden als String nahe beim
Dokument gespeichert• Teile der Datenbank werden mit auf die gleiche Seite der
optischen Platte geschrieben• Es werden “Self contained”-Informationsobjekte archiviert, die
im Header alle notwendigen Informationen mit sich tragen(sicherste Methode; auch für den Austausch von Dokumenten geeignet)
Verfahren der Absicherung für den Recovery-Fall
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MultimediaWWW
Telefon
VideoKonferenz
Security
Workflow
ApplicationSharing
Netzwerk-Admin
DokumentenManagement
Groupware
EnterpriseDirectoryService
Directory Services
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Charakteristiken
Nutzung von jeder Anwendung.
Pflege von Informationen an einer einzigen Stelle.
Universelle, bedienfreundliche Zugriffs-Oberfläche.
Unverzichtbar im Intranet.
Fast jede Anwendung und jedes System verwalten heute noch eigene Directories z.B.:
• SAP: Personalwesen, Benutzerverw., Kreditoren, Debitoren, etc.
• RACF: Verwaltung der Zugriffsrechte von Personen und Rollen auf geschäftliche und technische Objekte
• Windows NT: Public Domain Controller
• Windows 2000: Active Directory Service (ADS)
• Lotus Notes: Namens- und Adreßbuch
• ...
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White Pages - Yellow Pages
Auf Verzeichnisse wird über zwei Formen zugegriffen:• White Pages - Primärschlüsselzugriff und • Yellow Pages - Suche über Kategorien
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Was ist ein Directory Service?
• Spezialisierung auf die Bewältigung großer Suchanfrage-Mengen. Optimierter Lesezugriff (zu Lasten der Änderungsperformance).
• Kooperation mit sehr vielen verschiedenen Anwendungen. Directory Services unterliegen daher in zunehmenden Maße der Standardisierung (X.500, LDAP).
• Nutzung typischerweise für die Verwaltung relativ ‚statischer‘ Informationen:
• E-Mail-Adressen für Electronic Messaging,
• Berechtigungsprofile für die Gewährung von Zugriffsschutz in Anwendungen,
• Ressourcen und Lokationen für Netzwerkdienste und
• Zertifikate für eine Authentifizierung.
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Anwendungs-Client Directory-Server
Anwendung
Anfrage Antwort
API
Directory-Client
Nachricht erhaltenZugriff auf
das Directory
Antwort senden
Netzwerk-Dienst Netzwerk-Dienst Directory
Security
Partitionierung
Verteilung
Replikation
Was ist ein Directory Service?
Ein Directory Service stellt der „Anwendungsumwelt“ ein
Directory bereit und übernimmt dabei vier Aufgaben:
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Zum Schutz von Informationen vor unberechtigter Benutzung werden Mechanismen zur Vergabe und Anwendung von Schutzrechten, zur Authentifizierung, Autorisierung und Verschlüsselung zur Verfügung gestellt.
DirectoryDirectory
Autorisierter ZugriffNicht autorisierter Zugriff
VertraulichkeitVerfügbarkeitVerbindlichkeitIntegrität
Security
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DirectoryService
... ist die technische Aufteilung auf verschiedene Speicher oder Rechner, um so die erforderliche Performance zu erreichen.
Partitionierung
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AdresseZertifikat
Berlin
MontvilleHamburg
DirectoryService
Name
... ist die geographische Aufteilung auf mehrere, über ein Netzwerk verteilte Rechner.
• Diese arbeiten wie ein einziges Directory zusammen.• Suchanfragen werden von einem Directory zu anderen
Directory-Servern im Netz weitergeleitet.
Verteilung
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Directories mit ganz oder teilweise identischem Inhalt werden durch Replikationsmechanismen in definierter Weise synchron gehalten, d.h. daß Informationen auf andere Directory-Server im Netz kopiert werden. So sind diese auch entfernten Anwendern schnell und sicher zugänglich, ohne daß diese dabei unerwünschte Inkonsistenzen in Kauf nehmen müssen.
DirectoryService
DirectoryService
Name
Adresse
Zertifikat
Name*
Adresse*
Zertifikat*
Replikation(Regeln)
Berlin Hamburg
Replikation
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• Anwender-AuthenitifikationAnmeldung mit einem Namen und Paßwort bei verschiedenen Systemen
• Personalisierung von Web-Seiten,• ein Network Quality of Service (QoS),
z.B. Netzwerkbandbreite gemäß dem Status des Anwenders,
• Erkennung von Gruppenzugehörigkeiten von sich anmeldenden Anwendern,
• Netzwerkweite Bereitstellung von Konfigurationsinformation für Travelling User,
• Auslösen von Ereignisse.Ausscheiden oder Beförderung eines Mitarbeiters.
Einsatzmöglichkeiten
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Konsistente Informationen• Informationen aus verschiedenen Anwendungen werden
durch den Directory Service verfügbar und konsistent gehalten.
• Das bezieht im Innenverhältnis die Mitarbeiter und im Außenverhältnis Kunden und Partner ein.
Dadurch kann• inkonsistente Speicherung aufgrund nicht kontrollierter
Redundanz vermieden werden,• ein einheitlicher Dienst für alle Arten von Adreßstammdaten
im Innen- und Außenverhältnis genutzt werden,• eine eigenständige Pflege von Anwendungen, die
Adreßinformationen verarbeiten, kann durch eine gemeinsame konsolidierte Bereitstellung in einem Dienst vermieden werden.
Nutzenpotentiale
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Durch die Berücksichtigung internationaler Standards wird ...
• eine ungehinderte Kommunikation mit anderen Zweigstellen,
• eine einheitliche Strategie für die Softwareentwicklung,
• ein flexibles Zusammenspiel unterschiedlicher Systeme,
• eine spätere Migrationen,
• Austausch, Replikation und Harmonisierung auf Basis einheitlicher Formate und Protokolle,
• eine Steuerung der Nutzung durch Bereitstellen beliebig konfigurierbarer Sichten und Rechteprofile und
• Nutzung und Integration mit Directory Services, die zukünftig Bestandteil von Betriebssystemen, Groupware oder ”Back-Office”-Suiten sind,
... ermöglicht.
Nutzenpotentiale
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Administration und Konfiguration vielfältiger Anwendungen von einer Stelle aus ermöglichen die ...
• Unterstützung beliebiger Organisationsformen, wie Rollen oder Gruppen,
• Nutzung des Directories als zentralen Speicher für beliebige Benutzerverwaltungssysteme und
• Nutzung einer einheitlichen Pflegekomponente für den Dienst.
Nutzenpotentiale
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Der Directory Service ist eine flexible Infrastrukturkomponente, die verschiedene Sichten und Verdichtungen auf die verzeichneten Daten zuläßt. Das führt zu...
• langfristig hoher Rentabilität durch anwendungs- und plattformunabhängige Directory-Informationen,
• vielfältigen Einsatzmöglichkeiten je nach Berechtigung und Nutzungsprofil und zu
• universellen Auswertungs- und Verdichtungsmöglichkeiten (Ressource-Warehouse).
Nutzenpotentiale
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Eindeutige Indizierung
• WiderspruchAutomatische Klassifikation / herkömmliche Indizierung
• Stabilität• Volltext versus Struktur
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Transaktionsarchivierung
• Gewährleistung des langfristigen Datenzugriffs
• Im eBusiness-Umfeld entstehen Dokumente anderer Qualität
• Es wird nicht mehr ausreichen, die reinen Informationen zu archivieren
• Zukünftig werden Informationen in ihrem sachlogischen, zeitlich definierten Zusammenhang reproduziert werden müssen
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MarktentwicklungASP - Application Service Providing
Ursprüngliche Ansätze• Bereitstellung von Anwendungen von zentralen
Servern, die über das Internet lokal genutzt werden• NC-Rechner• Network Computing
Schwerpunkte• Softwareverteilung• Schlanke Clienten• Nutzung über Browser und Applet• Speicherung der Daten aus den Anwendungen
(Nebeneffekt)
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Marktentwicklung ASP: eine Erfindung der Internet-Ära ?
Rezentralisierung von Anwendungen• Überwindung Problematik Client/Server• Anknüpfen an „Host“-Szenarien
Rechenzentren nannten ihre Dienstleistung nie ASP ...
ist eine Abgrenzung möglich ?• Betrieb durch Dritte• Nutzung mit Internet-Mitteln• Nutzung nur bei Bedarf• Ortsunabhängige Nutzung• Neue Abrechnungsmodelle
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202
Marktentwicklung ASP: Neuer Schwerpunkt im DM-Umfeld
• Bereitstellung von Speicherraum auf zentralen Servern, der über das Internet lokal genutzt wird
• Schwerpunkte• Bereitstellung von Speicherraum• Verwaltung von Daten und Dokumenten• Nutzung über Browser und Applet• Neue Qualität im Outsourcing
• DMCO• Document Management Complete Outsourcing• nicht mehr nur Scannen, sondern auch kompletter
Betrieb von Archiv- und DMS-Lösungen
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203
Marktentwicklung ASP & DMCO
Trend: vollständiges Outsourcing aller Document Related Technologies (Hardware, Software, Service, Betrieb) an zentrale oder verteilte Provider mit
„Pay-per-View“, „Pay-per-Index“, „Pay-per-Transaction“, „Pay-per-Login“, „Per-per-Click“, „Pay-per-Volume“
und anderen Abrechnungsmodellen
Aber auch• „Inhouse-Hosting“• „Mobile Operation“• „Leasing“
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204
Marktentwicklung ASP-Anwender-Vorteile
• unabhängig vom Standort jederzeit verfügbar• hohe Verfügbarkeit durch sicher und redundant
beim Provider ausgelegten Systeme• keine eigene Hardware• kein eigenes Personal• keine Software-Integrations- und Update-
Problematik• keine Migrationsproblematik• geringe Einführungskosten• Wandlung von Investitionen in laufende Kosten• Dienstleistungen aus einer Hand• sicher kalkulierbare Kosten
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Marktentwicklung ASP-Anbieter-Vorteile
• Extreme Kundenbindung bei revisionssicherer Archivierung
• Wettbewerbsvorteile durch neues Dienstleistungsangebot
• Bessere Nutzung von Eigeninvestitionen• Hohe Auslastung von Leitungen durch
Dokumentengröße• Abrechnung über Telefonrechnung• Vordringen in das „Content-Management“ (Speicherung
von Inhalten)• Möglichkeit des Vordringens in das „Enterprise Portal“-
Geschäft• Zusätzliche Dienstleistungen durch Customizing• Nutzbarkeit der gleichen Plattform für
Eigenanwendungen
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206
Marktentwicklung ASP & DMCO Probleme
• Sicherheit• Performance (Bandbreite)• Konfigurationsmanagement• Mandantenfähigkeit• Benutzerverwaltung• Anwendungsintegration• Administration durch Benutzer• Skalierbarkeit• Abhängigkeit vom Anbieter• Verfügbarkeit• Rechtsfragen• Abrechnung
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Marktentwicklung ASP Trendthemen
• E-Business-Portale• Software-Distribution & Softwarevertrieb• Provider-Dienstleistungen• Internet-Technologie-basierte Produkte• Microsoft Terminal-Server
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208
Marktentwicklung ASP Prognosen
• ASP im Web-Umfeld jährliches Wachstum ca. 200%
• Content Providing neben B2B stärkster Entwicklungstrend
• Content Verfügbarkeit entscheidend für ganze Branchen (Film, Verlage) und wichtiges Unterscheidungsmerkmal für Provider
aber auch• 60% der derzeitigen Anbieter, besonders kleinere
Unternehmen werden verschwinden• das Geschäft werden die Großen mit hoher
technischer Sicherheit und Vertrauensvorschuß machen
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209
Marktentwicklung ASP Auswirkungen: Softwarehersteller
• Herkömmliche Lizensierungsmodelle greifen nicht mehr
• Kannibalisierung des eigenen Partner- und Endkundengeschäftes
• Durch OEM-Lösungen keine eigenständige Visibilität beim Endkunden
• Herkömmliches Software-Design ist überholt
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Marktentwicklung ASP Auswirkungen: Technologietrends
• Virtuelle Unternehmen und Roaming User• Web-basiertes Home-Office• Merge von Telekommunikation, TV und Computer• E-Business-Third-Party-Plattform-Anbieter
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211
Marktentwicklung ASP Anbieterklassifikation
• „echte“ TelCo`s (eigene RZ, eigene Leitungen) z.B. TeleKom, NetCologne u.a.
• Tel-Provider (eigene RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. MobilCom, Talkline u.a.
• Rechenzentren (eigenes RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. SKO, VB, Datev, Behörden u.a.
• „Sekundär“-Betreiber (eigenes RZ, eigene Leitungen) z.B. (DB), Veba, RWE u.a.
• Systemdienstleister (eigenes RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. DEBIS u.a.
• sonstige z.B. CISCO, GE, u.a.
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212
Marktentwicklung ASP DMCO Anbieter
Traditionelle DMS-Anbieter: DRT-Software-Produkte• Produkt verfügbar: AsOne, CEYONIQ, DocMan,
EASY, FileNET, iXOS, Accelio, Opentext, onBase, Tower, Staffware, Tibco, u.a.
• im Produktivbetrieb: AsOne, Accelio, Tibco u.a.
Traditionelle DMS-Anbieter: ASP Dienstleistungen• im Produktbetrieb: daa, Datasec, DocHarbor,
Docustore, IQDOQ, u.a. • in Vorbereitung: SRZ u.v.a.
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213
Marktentwicklung ASP DMCO Anbieter
• Wettbewerb von „außerhalb“: Software-Produkte (Content Management)
IBM, Lotus, Microsoft, Oracle, SAP ...• Wettbewerb von „außerhalb“: ASP-Dienstleistungen
Debis, IBM, EDS, Siemens (SBS) ...• Wettbewerb durch Provider: Software-Produkte
Yahoo, Web.de und zukünftig auch andere Portalbetreiber ...
• Wettbewerb im Bankenumfeld: Web-Safes
IQDOQ, memIQ, NetBerry ...
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214
Marktentwicklung ASP DMCO Angebotstypen
Web Space• Speicherraum mit Zugriff über File- oder URL-Strukturen
Web Content Management• Spezialisierte Repository Systeme mit eigenen
Ordnungs- und Zugriffsstrukturen (vorrangig XML, aber auch traditionelle DMS als Backbone)
Web Archive• Web-fähig gemachte Lösungen mit traditionelle Referenz-
Datenbank-Architektur und separatem Repository
E-Business Store• Nachgelagerte DM-, WF- und CM-Dienste, integriert in
Portal-Architekturen und unsichtbar für den Anwender
Web Safes• Hochsichere Archivspeicher im Banken- und
Versicherungsumfeld für deren Kunden
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Marktentwicklung ASP Kommunikationsgrundlagen
Internet über öffentliche Leitungen• Sicherheits- und Performance Probleme• Nutzung mit Browser• Keine direkte Anwendungsintegration• Importproblematik
VPN Virtual Private Network / Inhouse WAN• Relativ hohe Sicherheit und Verfügbarkeit• Nutzung mit Browser und Applet• Gegebenenfalls spezielle Serverkomponenten
Inhouse• Anwendungsintegration ist möglich
Letztendlich ist die Nutzung von ASP-Diensten eine Vertrauensfrage!!
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Marktentwicklung ASP Kommunikation: Internet und VPN
ASP beruht auf der Internettechnologie, dieses impliziert nicht die Verwendung des Internet!
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Marktentwicklung ASP & DMCO Nutzungstypen
• View-Only
• View & Store
• Shared Repositories
• Distributed Repositories
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Marktentwicklung ASP View Only
View-Only• Zugriff auf Repositories beim Provider mit Browser,
asynchrone Wege der Speicherung der Information (Service Companies und Nearline Download erforderlich)
... die einfache Lösung
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Marktentwicklung ASP View Only
SW
Provider
Dienst-leister
Einzel-anwender
Unter-nehmen
Datenspeichern
COLD, Papier, Office-Doc`s als COLD
Aufbereitete, indizierte Doc`s
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Marktentwicklung ASP View Only
SW
Provider
Dienst-leister
Einzel-anwender
Unter-nehmen
Datenabrufen
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
über Browser
über Browser im LAN(opt. Server im Unternehmen)
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Marktentwicklung ASP View Only
Vertrieb und Projektabwicklungüber den Provider
SW
Provider
Dienst-leister
Projekt &Service
Unter-nehmen
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Unter-nehmen
Provider
Marktentwicklung ASP View Only
BenutzerverwaltungDB-ServicekonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityArchiv Server
BrowserExporter
FallbackVersionstoolSW-Distributions-ToolSW
Dienst-leister
ErfassenIndizieren manuellIndizieren automatischToolsExporterimporter
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Marktentwicklung ASP View & Store
View & Store• Applet-basierte Nutzung, die auch das Speichern
online ermöglichen (Schnittstellen zu Office-, BK- und Anwendungssoftware sowie Service Companies und Nearline Download erforderlich)
... schon etwas schwieriger, aber noch in 2002 „State-of-the-Art“
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Marktentwicklung ASP View & Store
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Direktes online und nearline Speichern
COLD, Papier, zeitversetztes Nearline
Aufbereitete, indizierte Doc`s
Unter-nehmen
Provider
SW
Dienst-leister
Datenspeichern
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Marktentwicklung ASP View & Store
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Unter-nehmen
Provider
SW
Dienst-leister
Datenabrufen
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Marktentwicklung ASP View & Store
Unter-nehmen
Provider
SW
Dienst-leister
Projekt &Service
Vertrieb und Projektabwicklungüber den Provider
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Marktentwicklung ASP View & Store
Provider
SW
Dienst-leister
Unter-nehmen
BenutzerverwaltungDB-ServicekonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityDigital Signatur ServiceArchiv Server
BrowserAppletBenutzerverwaltungKonverterSecurity
ErfassenIndizieren manuellindizieren automatischToolsExporterimporter
FallbackVersionstoolSW-Distributions-Tool
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Marktentwicklung ASP Shared Repositories
Shared Repositories• ASP-Providerlösung für veröffentlichte oder
sicherheitsarchivierte Informationen kombiniert mit gleichartiger Inhouse-Lösung (traditionelle Clienten; ansonsten wie View & Store mit zusätzlichen Server-Diensten)
... sehr schwierig, aber sehr interessant für Unternehmen die bereits DMS-Lösungen besitzen und gemischt ASP über Browser im Rahmen einer Migrations- oder Vereinheitlichungsstrategie fahren wollen
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Marktentwicklung ASP Shared Repositories
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Unter-nehmen
Provider
SW
Dienst-leister
Datenspeichern
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Marktentwicklung ASP Shared Repositories
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Unter-nehmen
Provider
SW
Dienst-leister
Datenabrufen
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Marktentwicklung ASP Shared Repositories
Unter-nehmen
Provider
SW
Dienst-leister
Projekt &Service
Vertrieb und Projektabwicklungüber Provider und/oder SW-Anbieter
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Marktentwicklung ASP Shared Repositories
Unter-nehmen
Provider
SW
Dienst-leister
BenutzerverwaltungDB-ServicekonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityDigital Signatur ServiceBusiness ApplikationArchiv Server
BrowserAppletBenutzerverwaltungDB-ServiceKonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityBusiness ApplikationArchiv ServerTools
ErfassenIndizieren manuellindizieren automatischToolsExporterimporter
FallbackVersionstoolSW-Distributions-Tool
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Marktentwicklung ASP Distributed Repositories
Distributed Repositories• Im Unterschied zu Shared Repository Kombination
verschiedener Repositories an unterschiedlichen Standorten; Eigenanwendungen und ASP-Anwendungen
... teuere Großprojekte mit multiplen DMS, ASP sowie zentralen, lokalen, dezentralen und verteilten Lösungen z.B. für Filial-Unternehmen, Supply-Chain-Management mit Partnern, internationale Großkonzerne
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Marktentwicklung ASP Distributed Repositories
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Unter-nehmen
Provider
SW
Dienst-leister
Datenspeichern
Zahlreiche und verschiedeneWege der Informationsstellung
Infoaustauschzwischen den Beteiligten
Filiale
SCM-Partner
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
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Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Marktentwicklung ASP Distributed Repositories
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Unter-nehmen
Provider
SW
Dienst-leister
Datenabrufen
Filiale
SCM-Partner
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
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Marktentwicklung ASP Distributed Repositories
Unter-nehmen
Provider
SW
Dienst-leister
Projekt &Service
SCM-Partner
Vertrieb und Projektabwicklungüber SW-Anbieter
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Marktentwicklung ASP Distributed Repositories
Filiale
SCM-Partner
Unter-nehmen
Provider
SW
BenutzerverwaltungDB-ServicekonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityDigital Signatur ServiceBusiness ApplikationArchiv Server
BrowserAppletBenutzerverwaltungDB-ServiceKonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityBusiness ApplikationArchiv ServerTools
BrowserAppletBenutzerverwaltungDB-ServiceKonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityBusiness ApplikationArchiv ServerTools
FallbackVersionstoolSW-Distributions-Tool
Dienst-leister
ErfassenIndizieren manuellindizieren automatischToolsExporterimporter
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MarktentwicklungWettbewerbssituation RZ & ASP
• Allgemeine Archiv-ASPs mit Nutzern in der Sparkassen-Finanzgruppe:
• DataSec (Kleindienst-Tochter)
• IQDOQ (Materna-Tochter; Angebot zusammen mit T-Systems)
• ASP-Angebote von Banken (z.B. Web-Safes):• HypoVereinsbank (sucht weitere Partner für memIQ;
führt auch Verhandlungen mit Instituten der Sparkassen-Finanzgruppe)
• ASP-Produkte für Banken:• NetSafe von NetBerry (Zielgruppe Rechenzentren)
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Grundsätzliche Migrations- und Anwendungsszenarien
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Migration
Ein schwerwiegender Interessenkonflikt:
• Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10 oder mehr Jahren
• Informationen sollen langfristig verfügbar seinDer Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue Standards ...
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Migration
Entscheidung
Realisierung Produktions-betrieb
GeänderteAnforderungen
Migration
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Migration
Strategie eines Migrationskonzeptes muß sein, über die erste Realisierungsphase hinaus
• Betrieb,• Informationsverfügbarkeit,• Ausbaufähigkeit und• Systemwechsel
sicherzustellen.
Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden.
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• Kontinuierlicher Ausbau mit dem Lokalisiererkonzept
• Entfernung nicht mehr benötigter Medien, bis ein älteres Archivsystem überflüssig wird
• Umkopieren von Informationen auf neue Medien, Konvertierung älterer Formate
Migration
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PZW
TechnischeArchive
Anwendungen
Client-Ebene
IBM Host„classic“
BK-Appl.Web-
Server
Firewall
BrowserApplets BK-Client Lotus Notes
TerminalEmulation
Smalltalk-Appl.
DB Index
C/S-Appl.
C/S-Client „Master“-DMS-ClientScan, Index,Recherche
IBM
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
FileNet ...
DB Index
DB Index
Aktiver IndexArchiv-APIsODBC Konverter
Produktflexible Zwischenschichtmit temporärer Datenhaltung
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Produktflexible Zwischenschichtmit redundanter Datenhaltung
PZW
TechnischeArchive
Anwendungen
Client-Ebene
IBM Host„classic“
BK-Appl.Web-
Server
Firewall
BrowserApplets BK-Client Lotus Notes
TerminalEmulation
Smalltalk-Appl.
DB Index
C/S-Appl.
C/S-Client „Master“-DMS-ClientScan, Index,Recherche
IBM
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
FileNet ...
DB Index
DB Index
Master-
indexArchiv-APIs Replikation
ODBC Caching PZW -Schnittstelle
Konverter
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Produktflexible Zwischenschichtmit ausschließlicher Datenhaltung
PZW
TechnischeArchive
Anwendungen
Client-Ebene
IBM Host„classic“
BK-Appl.Web-
Server
Firewall
BrowserApplets BK-Client Lotus Notes
TerminalEmulation
Smalltalk-Appl.
C/S-Appl.
C/S-Client „Master“-DMS-ClientScan, Index,Recherche
IBM
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
FileNet ...
DB-Index
DB -Index
Archiv-APIs
Caching PZW-Schnittstelle
Archivfunktionalität
DB-Index
DB-Index
Konverter
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Produktflexible Zwischenschichtohne Datenhaltung
PZW
TechnischeArchive
Anwendungen
Client-Ebene
IBM Host„classic“
BK-Appl.Web-
Server
Firewall
BrowserApplets BK-Client Lotus Notes
TerminalEmulation
Smalltalk-Appl.
DB Index
C/S-Appl.
C/S-Client „Master“-DMS-ClientScan, Index,Recherche
IBM
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
FileNet ...
DB Index
DB Index
Index-SchemataArchiv-APIsPZW-Schnittstelle
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• Aktuellen Integrations- und Lösungsszenarien
• Aus den Beispielen werden die geeigneten Produkt- und Lösungsansätze abgeleitet
• Es gibt keine grüne Wiese!
Anwendungsszenarien bestimmen den Lösungsansatz
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Anforderungen aus Anwendersicht
Automatisierung der Informationserfassung
„Der einheitliche Postkorb"
Integrationsaspekte
Erschließung von Wissen
Sicherheit
Einfacher Betrieb
Rechtssichere Archivierung
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Integration in kommerzielle Anwendungen als Dienste
• Client• Keine eigenen Clienten• Image- und Document-Management-Enabling von
kommerziellen Anwendungen• Server
• Workflow- und Document-Management-Service-Engines werden in kommerzielle Anwendungen integriert
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Integration in Bürokommunikation
• Einheitlicher Posteingangskorb für alle Formen von Nachrichten und Dokumenten
• Keine eigenständigen Clienten-Oberflächen mehr, sondern Nutzung aus Exchange, Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP)
• Speichern, Finden und Bearbeiten mit der Funktionalität der Standard-Anwendung
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Automatische Posterfassung
• Automatische Klassifikationautomatische Indizierung und Zuordnung von eingehenden elektronischen und Papier-basierten Dokumenten
• Technologien• neuronale Netze
• Selbstlernende Mechanismen, künstliche Intelligenz• Auf Grund einer Definierten Lernmenge können alle
weiteren Informationen automatisch zugeordnet werden• Der Effekt des Übertrainierens kann diese Systeme in
unkontrollierbare Zustände versetzen• Regel-basierte Ansätze
• Jegliche Merkmale, die ein bestimmten Dokumententyp beschreiben müssen durch Regel beschrieben werden
• Bei sehr heterogenen Dokumenten können erhebliche Administrationsaufwände entstehen
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Nutzung nachgeordneter Dienste:
Enabling
Benutzerverwaltung
Anhängen von Pointern etc.
Enabling von Fachanwendungen
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• KundenakteAlle Kunden-relevante Informationen im zentralen Zugriff
• TelefonieIntegration von Telefon, Daten und Dokumenten
• Call CenterDurch die Anruferkennung werden die relevanten Kundeninformationen am Arbeitsplatz präsentiert
Customer Relationship Management
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• Wesentliche Szenarien
• Anbindung an Office
• Nutzung SAP aus Office Produkten
• Nutzung Office Produkte aus SAP
• Anbindung Groupware
• Nutzung SAP mit Exchange
• Nutzung SAP mit Notes
• Nutzung Groupware und SAP mit Office Produkte
SAP- und Bürokommunikationsintegration
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Workflow als Middleware für Portale
Workflow-Standardclient
Präsentationsebene
Funktionsebene
Datenbankebene Workflow - Datenbank
Applikations-Client
Applikations-Datenbank
Host-Datenbank
Host-EmulationMS Office-
Anwendungen
Wo
rkfl
ow
- En
gin
e
Applikation Services
Host-Transaktionen
MS Back Office
Workflow-Webclient
Middleware
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Workflow als Middleware für Portale
Workflow-WebclientPräsentationsebene
Funktionsebene
Datenbankebene Workflow - Datenbank
Applikations-Datenbank
Host-Datenbank
Applikation Services
Host-Transaktionen
MS Back Office
Sybase-Webclient
Sybase EAS
Workflow-Engine
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Technische Ansätze
• DMS / Archivierung als Add on zu Fachapplikationen
• Datenarchivierung, z.B. Buchhaltungsdaten• Dokumentenarchivierung für z.B. Lotus Notes• DMS / Archivlösungen für spezifische, z. T. einmalige
Anforderungen (Beispiel Vertragsumstellung Versorger)• DMS / Archivlösungen für die Verwaltung spezifischer
Abteilungsanforderungen (Beispiel Vorschlagswesen)
• DRT als unternehmensweite Basistechnologie• DMS / Archiv als Infrastrukturkomponente• Einheitliche Verwaltung aller Datentypen• Zentraler Zugriff von Mitarbeitern, Partnern, Kunden...• Hohe Anforderungen an das Berechtigungssystem
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Automatisierung der Informationserfassung
Schlagworte: Automatische Klassifikation, Auto-Categorisation
Komponenten: OCR, ICR, Klassifikation, Indizierung, Routing, Workflow etc.
Anwendererwartung:• Keine manuelle Indizierung zur Informationsverteilung beim
Posteingangsscannen
• Zusammenführen von gescanntem Posteingang mit anderen Quellen (E-Mail, elektronisches Fax)
• Abgleich mit vorhandenen Stammdaten zur Qualitätsverbesserung
• Routing von Dokumenten nach Klassifikationskriterien
• (Vor-)Indizierung und strukturierte Ablage nach Klassifikationskriterien
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Der „einheitliche Postkorb“
Schlagworte: Unified Messaging, Unified In-Box
Komponenten: Groupware, E-Mail, Workflow, DMS, Portale etc.
Anwendererwartung:• Alle Nachrichten aus den Quellen Posteingang,
Vorgangsbearbeitung, interne E-Mail, Internet-Mail, Fax, Datenbankrecherchen, Sprachaufzeichnung etc. in nur einer In-Box
• Überwindung des Medienbruches zwischen derzeit verschiedenen Clienten („man muß wissen, wo die Information ist“)
• Einheitliche, strukturierte Benutzeroberfläche mit Dokumentenmanagement-Funktionalität
• Integriert in Standard-Produkte wie Lotus Notes/Domino, Microsoft Outlook/Exchange oder SAP mySAP.com
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Integrationsaspekte
Schlagworte: EAI Enterprise Application Integration, Portal, ECM Enterprise Content Management
Komponenten: Application Server, Portale, EAI-Komponenten, Schnittstellenprogrammierung etc.
Anwendererwartung:• Zusammenführung aller Informationen aus unterschiedlichen
Anwendungen über eine Middleware
• Einheitliche Dienste, die von verschiedenen Anwendungen gleichermaßen genutzt werden können
• Nutzung vorhandener Anwendungen mit einer „übergestülpten Middleware-Schicht“, um ohne große Aufwand „Thin-Clients“ bedienen zu können
• Kontrolle von Prozessen und Daten-Konsistenz
• Nutzung von Portalen um die Informationsbereitstellung personalisiert und situationsgerecht steuern zu können
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Erschließung von Wissen
Schlagworte: Knowledge Management, Knowledge Sharing, Knowledge Enabling
Komponenten: Classification, Data-Mining, Profiling, Agents,Personalisation, Context-Analysis etc.
Anwendererwartung:• Verdichtung von vorhandenen Informationen durch „intelligente
Software“ zu „Wissen“ um sich selbst Strukturierungs- und Ordnungsaufwände zu sparen
• Vollständigkeit, Richtigkeit, Relevanz und Aktualität von Recherche-Ergebnissen in unstrukturierten Daten und Dokumenten
• Übertragung des Wissens der Mitarbeiter in Softwaresysteme, um sich von den einzelnen Köpfen unabhängig zu machen, situations- und anforderungsgerecht, zeit- und ortsunabhängig „Wissen“ elektronisch bereitzustellen
• Wissen messbar und wirtschaftlich bewertbar zu machen
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Sicherheit
Schlagworte: Kryptographie, redundante Systemauslegung, Firewall, Active Protection Agents
Komponenten: Verteilte Systeme, Sicherheitsprotokolle, Berechtigungssysteme etc.
Anwendererwartung:• Single Logon – der Anwender hat in allen Systemen
immer aktuell die gleichen Rechte• Neben traditionellen Firewalls eine Software, die im
Hintergrund ständig die Virenfreiheit und den Schutz vor unberechtigtem Zugriff überwacht
• Elektronische Signaturen zur Authentifizierung im E-Business und in internen Anwendungen
• Sichere Protokolle, Leitungen und kryptografische Encodierung zur Absicherung des Informationsaustausches
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Einfacher Betrieb
Schlagworte: Grafische Administrationstools, Monitoring, Workflow-Self-Optimisation,
„Browser“
Komponenten: Directory Services, übergreifende Admin-Tools für unterschiedliche Anwendungen, Software- verteilung, Portale mit “Thin-Clients“ etc.
Anwendererwartung:• Reduzierung der Administrationsaufwände bei gleichzeitiger
Erhöhung der Datenintegrität
• Rollenkonzepte zur Überwindung der bisherigen Restriktionen von Berechtigungssystemen
• Einheitliche Speichersysteme als Enterprise Repositories oder DataWarehouses zur Überwindung von Medienbrüchen, Informationsredundanz und Format-Problemen
• Selbstoptimierende, fehlertolerante Software
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Typische Anwendungsszenarien einzelner Branchen
Banken
Versicherung
Pharma
Öffentliche Verwaltung
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Banken
Anforderungen an Integration und Enabling• Bürokommunikation / Groupware• Hostanwendungen• Client/Server-Applikationen (SAP)• Service Center / CRM• Posteingangsverarbeitung / Workflow• Revisionssichere Archivierung • Internetfähigkeit• Elektronische Signatur• Directory Services
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BankIT-Architektur für WCM und ECM
Die IT-Architektur berücksichtigt die grundlegenden Anforderungen und daraus abgeleitet drei alternative Szenarien:
• Die grundlegenden Anforderungen werden unabhängig von den drei möglichen Lösungsszenarien definiert
• Die drei alternativen Vorgehensmöglichkeiten Web-Präsenz sind:
• Ad-hoc-Schaffung einer Insellösung für den Fachbereich zur Ablösung der vorhandenen Web-Präsenz
• Übergangslösung, bei der Aufbau und Inhalt so konzipiert werden, dass sie in eine spätere ECM-/eBusiness-Lösung problemlos überführt werden können
• Strategische CMS-/ECM-/eBusiness-Lösung als unternehmensweite Infrastruktur, die den weiteren parallelen Betrieb des jetzigen Systems über einen längeren Zeitraum erforderlich machen wird
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Grundlegende Anforderungen: Systemaufbau
Trennung von Redaktions- und Publikationssystem• Sicherheit (getrennt durch Firewall)
• Fall-Back (Wiederherstellung der Publikations-Web-Site nach Störungen)
• Historisierung und Archivierung von Informationsständen
• Sichere Einbindung in internes Netzwerk zur Unterstützung des mehrstufigen Redaktionsprozesses
• Kontrollierte Übertragung oder Replikation (in Abhängigkeit gewählter Betriebssystem- und Datenbank-Plattform) zu definierten Zeitpunkten auf den Präsenz-WebSite-Server
• Vermeidung von Performance- und Zugriffsproblemen (kein Berechtigungssystem für den Präsenz-Server erforderlich, geringerer Pflegeaufwand, Präsenz-Server hat nur den aktuellen Content)
Redaktions-Server
Editions- und Freigabe-Prozess
Web-Präsenz-Server
Publikations-prozess
Firewall
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Grundlegende Anforderungen: Ablaufsteuerung
Kontrollierter Editionsprozess (Redaktions-Workflow):• Mehrstufige Bearbeitung und kontrollierte Freigabe (Vier-Augen-
Prinzip)
• Unterschiedliche Berechtigungen für Erstellung, Redaktion, Freigabe und Pflege
• Nutzung der Berechtigungen im Netzwerk (alternativ, jedoch mit erhöhtem Aufwand, eigenständiges Berechtigungssystem für den Redaktionsprozess)
• Plattformauswirkungen: Nutzung interne Bürokommunikation (TWO). Lotus Notes/Domino, Workflow-Tool (noch nicht vorhanden) oder Einstellen in Datenbank (des Redaktions-Servers, noch nicht vorhanden)
Redaktions-Server
Erstellung mit Standardvorlagenmit gegebenenfalls mehreren Schrittenund Autoren
Mehrstufige Redaktion
Ein- oder mehrstufige Freigabeund Pflege (z.B. Änderung und Löschung)
1 2 3
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Grundlegende Anforderungen: Migration
Übernahme des vorhandenen Content:• Mengenproblem
• Vereinheitlichung Layout
• Neu-Verlinkung
• Sicherung vorhandener Stand (einfrieren, historisieren)
Änderungswünsche ?• Neue Struktur und Layout ?
• Neue Funktionalität ?
• neuer oder geänderter Content ?
Redaktions-Server
Editions- und Freigabe-Prozess
Web-Präsenz-Server
Publikations-prozess
Firewall
„alte“WebSite
Drei mögliche Migrations-Szenarien(a) Content in
Redaktionsprozess(b) Content-Migration
in Redaktions-Datenbank(c) Automatische Content Transformation(a)
(b)(c)
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Grundlegende Anforderungen: Betrieb
Technische Lösung:• Nutzung bisherige Plattform ?• Schaffung einer eigenen Plattform ?• Nutzung Plattform-Angebot eines anderen Betreibers ?
Randparameter• Notwendige Software-Plattform für das Redaktions-
System ?• Performance, Sicherheit, Verfügbarkeit, Skalierbarkeit,
Konsistenz und Speicherplatz ?• Betriebspersonal, Support ?
Redaktions-Server
Editions- und Freigabe-Prozess
Redaktions-Server
Editions- und Freigabe-Prozess NORD/LB
Web-Präsenz-Server
Fire-wall
nbg/dvgWeb-Präsenz-
Server
ProviderWeb-Präsenz-
Server
Fire-wall
Fire-wall
Redaktions-Server
Editions- und Freigabe-Prozess
Redaktions-Server
Editions- und Freigabe-Prozess NORD/LB
Web-Präsenz-Server
Fire-wall
nbg/dvgWeb-Präsenz-
Server
ProviderWeb-Präsenz-
Server
Fire-wall
Fire-wall
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Grundlegende Anforderungen: ECM
Technische Lösung:• Basisdienste als zentrale Infrastruktur (z.B. Workflow,
Berechtigungssystem, Security, Groupware, Archiv etc.)• Spezifische Applikationen nutzen diese Infrastruktur (z.B.
Redaktionsprozess)
Redaktions-Prozess
Web-Präsenz-Server
Fire- wall Einheitliches Unternehmens-Content-Repository
(Speichersystem)
DienstKonverter
Dienst Workflow
Dienst eProcure-
ment
Dienst CMS
Schnitt-stellen
...
SAPTWO Notes
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Sparkassen-Standardisierung Ziele des Projekts
• Anforderungen der unterschiedlichsten Anwendungen• Vorgangsmanagementsysteme, Groupware,
Zahlungsverkehr, Kreditanwendungen etc.
• Einsatz für unterschiedlich große, zentrale wie verteilte Organisationen und von kleinen bis großen Instituten
• Lauffähig in unterschiedlichen Anwendungsumgebungen• Client/Server-Systemen unter UNIX, Windows NT und OS/2
sowie in hybriden Systemen mit MVS-Host
• Bereiche mit geringem Archivbedarf wie auch mit hochkapazitiven Speichereinheiten
• Sicherstellung des Informationsaustauschs zwischen verschiedenen Systemen
• Rechtliche Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung
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Sparkassen-Standardisierung Architekturszenario
SIZ-Ablage
Archiv
Ablage - Ebene
Work-flow
Engine
WfMC
Kommu-nikations-service
HTTP
Web-Service
HTTP
Web-Service
SAPohneeigeneAblage
ArchiveLink
SAPmit
eigenerAblage
NotesohneeigeneAblage
Dynam.Dok.-
Manage-mentDMA
Notesmit
eigenerAblage
MVSMVS
Lokali-sierer
Konverter
Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter
Index
DB
DB
DB
Index Datenbank(en)
Einheitliche SIZ-Informationsobjekte
AIX SIZ-Ablage
HostAnwendung
Ablage aufdem Host
SIZAblage
Dynam.Doku.-
Managem.
Notesmit und ohne
eigenes Archiv
SAPmit und ohne
eigenes ArchivWorkflow
DataWarehouse
VirtuellerMarktplatz
WWWIntranet
S-VerbundKommuni-
kation
Lokali-sierer
KonverterKonverter ABAPKonverter
TerminalMasterClient
ClientEnabling
Standard-Browser
JAVA-Applet
AnfrageDruckauftrag
HitlisteDaten
AnfrageDruckauftrag
DatenDokumente
HitlisteDatenListen
Dokumente
AnfrageDruck-auftrag
AnfrageDruckauftrag
DatenDokumente
HitlisteDatenListen
Dokumente
AnfrageDruckauftrag
DatenDokumente
HitlisteDatenListenDoku-mente
HitlisteDatenListen
Dokumente
HitlisteDaten
DokumenteListen
AnfrageDruckauftrag
ListenDokumente
AnfrageDruckauftrag
ListenDaten
Dokumente
HitlisteDaten
DokumenteListen
Druckauftrag
AnfrageDruckauftrag
DatenDokumente
HitlisteDatenDoku-menteListen
AnfrageDruckauftrag
DatenDokumente
HitlisteDatenDoku-menteListen
AnfrageDB-
AuszügeDaten
Dokumente
HitlisteDatenDoku-mente
DB-Auszüge
DokumenteDaten
AnfrageDruck-auftrag
DB-Auszüge
DokumenteDaten
HitlisteDB-
Auszüge
AnfrageListenDoku-menteDaten
Steuerdatei
ListenDatenDoku-mente
HitlisteSteuer-
datei
ListenDoku-menteDaten
AnfrageDruck-auftragSteuer-
datei
ListenDatenDoku-menteHitliste
DatenDoku-mente
AnfrageSteuer-
datei
DatenDoku-menteHitlisteSteuer-
datei
DatenDoku-mente
AnfrageDB-
Auszüge
DatenDoku-mente
HitlisteDB-
Auszüge
Anfrage DatenDoku-menteHitliste
DatenDoku-menteAnfrage
DatenDoku-menteHitliste
DatenDoku-mente
ListenDatenDoku-menteHitliste
AnfrageSteuerdatei
ListenDatenDoku-menteHitliste
AnfrageSteuerdatei
S-Verbund
entfernterLokali-sierer
Archiv-system
Index Index
Index
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VerbandZiele des Projektes
• Planung und Realisierung aktueller und künftiger Informationstechniken zur Nutzung im Verband
• Technisch-organisatorische Gesamtlösung• Verwaltung und Zugriff auf Daten und Dokumente
Unabhängig vom Standort und bestehenden Organisationseinheiten
• Effizienter Betrieb und einfache Pflege der Lösung• Integration aller Funktionen in eine einfach zu bedienende
Benutzeroberfläche
• Integration der verschiedenen Bürokommunikationsmodule mit einheitlicher Nutzung
• Kooperatives Bearbeiten von Dokumenten
• Verringerung des Raumbedarfs sowie Optimierung von Transport- und Zugriffszeiten durch elektronische Ablage und Archivierung
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VerbandKommunikationsmodell
Verbands-interneKommunikationBonn Berlin
Neuhardenberg
Brüssel
Verbände
Institute
Landes-banken
VRZ
VerbundKommunikation
Medien
Presse
Politik
andere externeKommunikation
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VerbandTrägerplattform
Betriebssystem• Windows NT 4
Groupwaresystem• Lotus Domino 5
Ablage-/Archivsystem• SIZ-konformes CE-Archivsystem• Client- und Anwendungskomponente: DocAkte
Datenbanksystem• Oracle 8
Standardanwendungen• Office 2000
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VerbandArchitektur
• Einheitliche Oberflächen und Bedienung für allgemeine Bürokommunikations-Funktionen
• Nutzung von Standarddiensten wie Directory Service, Fax, etc.
• Zentrale, dezentrale, lokale und off-line Nutzung der Informationen
• Spezielle Clienten für Sonderfunktionalitäten• Internetfähigkeit durch Nutzung von Browser-Technologien• Trennung von Posteingangs-, strukturierter Ablage mit
Informationsbearbeitungs- und Postausgangs-Funktionalität• Modular erweiterbar• SIZ-Konformität
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VerbandBasislösung
• Einheitlicher Postkorb für den Anwender(Papierpost, E-Mail, Fax)
• Kalendertool• Adreßverwaltung/Ressource-Directory• Informationsforen• Internetrecherche• Dokumentenmanagement und Archivsystem• Indizierung unter Verwendung der Nomenklatur• Elektronische Formularverwaltung• Scannen
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VerbandBasislösung
Client
Anwendungs-Ebene
Ablage-Ebene
Grundanwendungen
Post-Empfang
Standard-Masken
Rund-schreiben
ExterneInforma-
tions-verteilung
Projekt
Archiv-Dienst
Ablage- / DMS-DienstIndex-DB
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VerbandIntegrierte Spezialwendungen
Grundanwendungen Spezialanwendungen
Client-Ebene
Anwendungs-Ebene
Ablage-Ebene
Standard-Masken
Zusatz-Masken
Spezial-und Markt-statistiken
Vertrag
Bibliothek Sitzung
Presse
Recht
VorstandPost-
EmpfangRund-
schreiben
ExterneInforma-tions-
verteilung
Projekt
Archiv-Dienst
Ablage- / DMS-DienstIndex-DB
Spezielanwendungen:• Vermerk-Ablaufsteuerung• Sitzungsdienst• Raumverwaltung• Vorstandsvorlagen• Rundschreiben mit Dokument-Attachement• Kongreßverwaltung• Foren• WWW-Bereitstellung von Unterlagen
auf Basis von Rendition-Management
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VersicherungÜbersicht
• Problemstellung:• DMS als Infrastrukturkomponente für alle
Versicherungssysteme• Geografische Verteilung, standortunabhänge Zugriffe• Offline-Zugriffe
• Applikationen• Fachanwendungen• Host• Lotus Notes • Internet
• Lösung• Konzeption• Anbieterauswahl• Pilotierung
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VersicherungCustomer Relationship Management
Kundenakte• Alle Kunden-relevante Informationen im zentralen
Zugriff
Telefonie• Integration von Telefon, Daten und Dokumenten
Call Center• Durch die Anruferkennung werden die relevanten
Kundeninformationen am Arbeitsplatz präsentiert
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VersicherungArchitekturszenario
ViewerFAX Terminal-Emulation
SAPRecher-
cheScan-nen
Benutzer-verwaltung
FAXDienst
Host-Anwen-dungen
SAP
Archivebene
Ablageebene
dynami-schesDMS
ZugriffschutzSicherheit
Single Login
ZugriffschutzSicherheit
Web-Service
Applet
Index-DB
Office-Integra-
tion
Anwen-dungs-Enabling
Workflow
Workflow-Engine
LotusNotes
LotusNotes
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VersicherungVerteilte Infrastruktur
Verteilte mit zentraler Host-Datenbank
ZN / ID
VGS
extern
extern
extern
A J S F
d
d
d
Host(OS 390)
(DB2)
D
A DS F (DB2 / SQL)
Zentrale
D: DatenbankserverA: ArchivserverJ: JukeboxserverS: ScanserverF: Faxserverd: lokale Datenbank
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VersicherungPosteingangsverarbeitung
SB in derArbeits-vorbereitung
Scannen(QS Stufe 1)
Indizierungund Clearing(QS Stufe 2)
SB im Service-center und imFachbereich(QS Stufe 3)
Schriftguteingang Expedition DMS-integrierteSparten/Bereiche
Indizierung Clearing
Qualitätsgesicherte Dokumentobjekte zur Freigabe an DMS
Direktion
Scannen...
Nicht eindeutig zustellbar
Formalisiert/Individuell
Regelwerk / Verteiler
DV-gerecht
SachbearbeiterServicecenter
...SB-Pools
SachbearbeiterFachbereich
...SB-"Mini"-Pools
Sonstiges
...z.B. Inkasso, Agenturen
Schlechte Qualität,falsche Zustellung
etc.
Weiter-leitung
Zwischen-ablage
(ca.1 Monat)
Original-archiv
Nicht DMS-integrierte
Sparten/Bereiche
formalisiert-DV-gerecht
Betrieb Schaden Inkasso Rechnungs-wesen
formalisiert-nicht-DV-gerecht
Vor-gangsart
Vor-gangsart
Vor-gangsart
Vor-gangsart
Formu-larart
Verteilung in Papierform
PersönlicheZustellungen
nicht eindeutig zustellbar
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Pharma
Anforderungen an Integration und Enabling• Forschung & Entwicklung• Groupware / Internet• FDA-Beantragungsverfahren • Revisionssichere Archivierung • Kontrollierter Wortschatz / Nomenklatur• Directory Services• Produktion • ERP • CAD
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PharmaÜbersicht
• Problemstellung• Wo kommt Dokumenten-Management zum Einsatz?• Zusammenspiel und Schnittstellen• Dokumente hoher Qualität• Pharmazeutische Sorgfaltspflicht, Zusammenhang mit
entsprechenden Zulassungsbehörden• Anwendungsübergreifendes, internationales
Dokumentenrerieval• Applikationen
• DMS• SAP• FileNET-Archiv• Eigene Dokumentenverwaltungen
• Ergebnis• Vereinheitlichung, DMS-Architektur• Masterindex, kontrollierter Wortschatz• Directory Service
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PharmaArchitekturszenario - IST
FileNET-Archive1 2 3 n. . .
LotusDomino
DMS COMDOK SAP PlanetONE
Base 1
Base n
. . .
ScanCAD OfficeCOLDNotes
TechDocGlobDoc
COMDOK EDI SAP
DVS
Planet SQLSQL-BASE
Referenzierung der Dok-IDÜbergabe der Dokumente
Recherche und Vergabe der IndiziesÜbergabe der Dokumente
TRIP
Browser
. . .
Wf
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PharmaArchitekturszenario - SOLL
DMS SAP
DVS
Masterindex
CADOffice
TechGlob Scan COLDEDI
SAP
EnterpriseDirectoryService
Lotus Notes
Browser
Referenzierung der Dok-IDÜbergabe der Dokumente
DES
DECS(Operative Daten)
Recherche und Vergabe der IndiziesÜbergabe der Dokumente
1 2 3 n. . . FileNET-Archive
LotusDomino
SOP
Wf
KOM
KOM
TRP
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PharmaMasterindex und Nomenklatur
• Masterindex• Obligatorisch für jede Information • Eindeutig• Automatisch und unveränderbar erstellt
• Zusatzinformationen auf Indexdatenbank• Zusatzfelder nicht zwingend erforderlich• Helfen beim Suchen• Sparen Zeit
• Hitlisten• Bauen auf Baisisindex und Zusatzinformationen auf
• Zuständigkeiten• Einmalige Festlegung der Indizes im Projektverlauf• Laufende Pflege von Suchkriterien und
Ordnungsbegriffen
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PharmaDirectory Services
MetaVerzeichnis- Server
MetaVerzeichnis-
Server
Network-Operating-
Systems
Netzwerk-dienste
EnterpriseRessource-Planning
EnterpriseRessource-
Planning
E-MailE-Mail PaBXPABX
z.B. SAP, ...
Abgleich Abgleich
z.B. Windows NT, OS/2, ...
z.B. Lotus NOTES, MS Exchange, ... PABX's ( Private Branch Exchanges ),z.B. Siemens Hicom, Ericsson, ...
ClientClient ClientClient ClientClient
AbgleichAbgleich
NutzungNutzung Nutzung
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PharmaRechtssichere Archivierung
Schlagworte: Änderung HGB AO, GDPdU, elektronische Signatur, Transaktionsarchivierung
Komponenten: Revisionsichere Archivsysteme, recherchierfähige
Speicherformate, qualifizierteSignatur, Archivsystem-Dienste etc.
Anwendererwartung:• Bereitstellung von Software und Hardware, die den
Anforderungen des Gesetzgebers entspricht
• Migrationskonzepte, die die unveränderte und verlustfreie Nutzung von Informationen über die Aufbewahrungsfrist garantieren
• Standardisierte, langlebige Speicherformate
• Lösungen zur Integration der elektronischen Signatur und zur problemlosen Verwaltung von Zertifikaten und Archivierung von elektronisch signierten Dokumenten
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Das „e“-Tüpfelchen der öffentlichen Verwaltung
eGovernmentAbwicklung geschäftlicher Vorgänge beim Regieren und Verwalten mit Hilfe von Informations- und Kommunikations-technologien mittels elektronischer Medien
G2GGovernment to Government - die verwaltungsinterne Lösung
G2C & C2GGovernment to Citizen und Citizen to Government - das Zusammenspiel mit dem Bürger
G2B & B2GGovernment to Business und Business to Government - das Zusammenspiel mit der Wirtschaft
G2N & N2GGovernment to Non-Government-Organization & vice versadas Zusammenspiel mit nichtstaatlichen Organisationen
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Fernziel „Online-Behörde“
• Umsetzung von eGovernment in Deutschland:heute Versuchsstadium,in drei Jahren über 35%
• Ziele einer Verwaltungsmodernisierung:• Höhere Bürgerzufriedenheit (72%)• Verbesserung der Stadt als Wirtschaftsstandort (69%)• Besserer Service für Unternehmen (67%)• Höhere Effektivität und Produktivität der Verwaltung
(59%)• Höhere Wirtschaftlichkeit der Verwaltung (57%)• Größere Kompetenz der Verwaltungsmitarbeiter (43)• Größere Zufriedenheit der Verwaltungsmitarbeiter (37%)• Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen
Stadtparlament und Verwaltung (26%)
(Ergebnisse einer Studie der Bertelsmann-Stiftung, Befragung von Kommunen, Oktober 2000)
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Zwischen Anspruch und Wirklichkeit
Neue Technologien im Außenverhältnis
laufen ohne entsprechendeInfrastruktur und Lösungen
im Innenverhältnisins Leere
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MedienbrüchePolitisch auf verschiedenen Ebenen
Bund
Land Land
Kommune Kommune Kommune
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MedienbrücheOrganisatorisch innerhalb der Verwaltung
Dezernat
Behörde
Verwaltung
DezernatAbteilung
Behörde
Dezernat
Abteilung
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MedienbrücheKommunikation & Interaktion mit Dritten
Verwaltung
Bürger
Unter-nehmen
Liefe-ranten
NGOsVerbände
Politik
Justiz
öffentl.Betriebe
Auftrags-Dienstl.
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301
Das hehre Ziel von eGovernmentEinbindung aller Beteiligten ohne Medienbruch
Die verntzteVerwaltung
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Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Oderfelder Strasse 17
20149 Hamburg
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... die verwaltungsinterne Welt:Infrastruktur bereitstellen
• Elektronische ArchivierungEffizientere, zeitnahe, vollständige und sichere Bereitstellung von Dokumenten
• DataWarehouseZusammenführung von „Kunden“-Daten aus unterschiedlichen Quellen für ganzheitliche Beratung
• Groupware, WorkflowKooperatives Bearbeiten von Geschäftsvorgängen und Dokumenten
• Knowledge ManagementKontextsensitive Bereitstellung von Wissen und automatische Erschließung von Informationen
• Mobile Arbeitsplätze mit übergreifender FunktionalitätUnterstützung von Vorort- und Heimarbeit
• Integrierte Internet-PräsenzVerknüpfung von WebSeiten-Daten und -Formularen mit der internen Verarbeitung bei der Sachbearbeitung
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Einige Beispiele
• Elektronische Kommunikation und Aktenführung im Bonn-Berlin-Verbund der Ministerien
• Standardisierte Lösungen auf Basis des DOMEA-Konzeptes bei Bund und Ländern
• Elektronische Unterschrift in Niedersachsen• Elektronische Bebauungsplan in Osnabrück• Elektronischer Bauantrag in Hessen• Elektronisches Bürgerbüro übers Internet in
Bremen
• ... und eDemocracy ...Elektronische Mitbestimmung in Virginia (USA)
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Öffentliche VerwaltungDOMEA
• Dokumenten-Management und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang
• KBSt als verfahrensverantwortliches Ressort(Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung)
Ziele:• Organisationskonzept zur IT-Unterstützung der
Vorgangsbearbeitung• elektronische Akte• stufenweiser funktionaler Ausbau• Pilotsystem aus marktgängigen Standardprodukten• Organisationskonzept und Handlungsleitfaden zur
technischen Realisierung
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Öffentliche VerwaltungDOMEA- Einführungsstrategie
• Nutzung als Schriftgutverwaltungssystem• Posteingang• Metadaten• Papiergebundene Bearbeitung
• Nutzung als elektronische Aktenablage• Import von eMail oder Fax• Import von elektronischen Dokumenten• Scannen von Papierdokumenten• Papiergebundene Bearbeitung
• Nutzung als Vorgangsbearbeitungssystem• Unterstützung des Bearbeitungsprozesses• Protokollierung der Prozesse• Bearbeitung teilweise oder vollständig elektronisch
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Strukturplan und AblageBeispiel: Schweiz
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