EDV Aufbaukurs ws05 - Universität Klagenfurt · Windows Explorer sowie die Office-Programme Word, Excel und Power Point behandelt. Am Ende jedes Kapitels befinden sich einige Aufgaben

EDV Aufbaukurs Seite 1 von 42

Wintersemester 2005 Thomas Brudermann, Johannes Theuermann

EDV Aufbaukurs

Thomas Brudermann

www.brudertom.at.tf

Wintersemester 2005

Inhalt:

Dateiverwaltung

Einführung in Microsoft Word

Einführung in Microsoft Excel

Einführung in Microsoft PowerPoint



1. Datei- und Ordnerverwaltung ............................................... 3

1.1. Theoretischer Hintergrund ......................................................................................... 3 1.2. Das Dateiverwaltungsprogramm Windows Explorer ................................................ 5

2. Einführung in Microsoft Word ........................................... 11

2.1. Einleitung ................................................................................................................. 11 2.2. Die WORD Oberfläche ............................................................................................ 13 2.3. Text eingeben und bearbeiten................................................................................... 16 2.4. Dokumente verwalten .............................................................................................. 17 2.5. Dokumente drucken ................................................................................................. 18 2.6. Gestalten von Dokumenten ...................................................................................... 19 2.7. Rechtschreibung und Grammatik............................................................................. 21 2.8. Grafiken.................................................................................................................... 23

3. Einführung in Microsoft Excel ........................................... 27

3.1. Einleitung ................................................................................................................. 27 3.2. Die EXCEL Oberfläche ........................................................................................... 29 3.3. Tabellen bearbeiten .................................................................................................. 31 3.4. Formeln .................................................................................................................... 34 3.5. Diagramme............................................................................................................... 35

4. Einführung in Microsoft Power Point .......................... 38

4.1. Einleitung ................................................................................................................. 38 4.2. Startbildschirm und Bedienung................................................................................ 38 4.3. Erstellen von Folien ................................................................................................. 39 4.4. Verwenden verschiedener Layouts .......................................................................... 41 4.5. Animationen und Übergangseffekte......................................................................... 41 4.6. Vorführen der Präsentation ...................................................................................... 41

Über dieses Skriptum Dieses Skriptum dient zur Begleitung des EDV-Aufbaukurses an der Volkshochschule Völkermarkt im Wintersemester 2005. In 4 großen Kapiteln werden Dateiverwaltung mit dem Windows Explorer sowie die Office-Programme Word, Excel und Power Point behandelt. Am Ende jedes Kapitels befinden sich einige Aufgaben für das praktische Üben zu Hause. Das Skriptum wurde im Sommersemester 2005 von Thomas Brudermann und Johannes Theuermann zusammengestellt und für das Wintersemester 2005 an einigen Stellen überarbeitet. Das Verwenden und Kopieren dieses Skriptums als Gesamtes ist uneingeschränkt gestattet, solange der Originaltext nicht verändert wird (dazu gehören auch die Namen der Autoren und das Logo der Volkshochschule Völkermarkt). Einzelne Textpassagen oder Teile des Skripts können mit einem entsprechenden Verweis auf das Original ebenfalls verwendet werden.



1. Datei- und Ordnerverwaltung

1.1. Theoretischer Hintergrund

Um Dateien schnell wiederzufinden, ist es unbedingt notwendig, diese auch strukturiert und geordnet auf der Festplatte abzulegen. In diesem Kapitel wird nun die Ordnerstruktur von Windows erläutert und erklärt, wie man mit ihr arbeitet.

Begriffserklärungen:

(Zur Erklärung mit Vergleichen aus einem normalen Büro)

Begriff Erklärung Vergleich

Datei Bild, Brief oder Tabelle am Computer beschriebenes/bedrucktes Blatt Papier

Ordner beinhaltet ein oder mehrere Dateien, kann aber auch leer sein.

Ordner oder Ringmappe

Festplatte beinhaltet sämtliche Dateien und Ordner, die am Computer fix abgelegt sind sowie alle Programme, Betriebssystem usw.

Regal oder Schrank

Laufwerk Logische zusammengefaßte Einheit, auf der Daten gespeichert werden. Ein Laufwerk kann Festplatte, CD-Laufwerk oder Diskettenlaufwerk sein – eine Festplatte kann aber auch in mehrere Laufwerke unterteilt sein.

Arbeitsplatz Der gesamte Computer mit allen Laufwerken.

Arbeitszimmer mit allen Regalen

Die Struktur des Arbeitsplatzes kann mit einem Stammbaum verglichen werden: Am Arbeitsplatz befinden sich die Laufwerke, auf allen Laufwerken können sich Ordner befinden, in den Ordnern befinden sich wiederum Unterordner und Dateien. Dateien können direkt im sogenannten Stammverzeichnis eines Laufwerks liegen oder in dessen Ordnern und Unterordnern.

Der Unterschied zu einem Ordner am Computer und einem Ordner am Schreibtisch ist, daß in einem Ordner am Computer theoretisch unzählige Unterordner Platz haben. So entsteht die sogenannte Baumstruktur: Der Ordner „Dokumente“ kann die Unterordner „Rechnungen“ und „Einladungen“ haben, der Ordner „Rechnungen“ wiederum die Unterordner „privat“ und „geschäftlich“ usw.



Dateien können sowohl im Ordner „Dokumente“ als auch in den Ordnern „Rechnungen“, „geschäftlich“ oder „Einladungen“ liegen.

Graphisch ist diese Struktur in Abbildung 8 dargestellt.

mögliche Ordnerstruktur:

Abbildung 8: Veranschaulichung der Ordnerstruktur

Ordner sind also wichtig, um Dateien so abzulegen, daß man sie auch wieder findet. Schreibt man z.B. mit dem PC eine Einladung, so sollte man diese dann im Ordner „Einladungen“ abspeichern. Sucht man nun nach einigen Jahren nach dieser speziellen Datei, muß man nicht am ganzen Computer suchen, sondern nur an dem Ort, in dem man alle Einladungen der letzten Jahre gespeichert hat – nämlich im Ordner „Einladungen“.

Notizen:

Arbeitsplatz

Diskettenlaufwerk Festplatte

CD-Laufwerk

Bilder Dokumente Programme Windows

Rechnungen Einladungen

geschäftlich privat



1.2. Das Dateiverwaltungsprogramm Windows Explorer

Zu finden im Startmenü unter „Ale Programme – Zubehör“.

Abbildung 9: Windows Explorer

Notizen:



1.2.1 Aufbau des Fensters:

- Blaue Titelleiste mit Namen des aktuellen Ordners

- Menüleiste

- Symbolleiste:

o Zurück: zum letzten ausgewählten Ordner

o Vorwärts: Gegenteil von Zurück ☺

o Aufwärts: Eine Ebene in der Ordnerstruktur nach oben

o Suchen: Ermöglicht das Auffinden von Dateien und Ordnern mit bestimmtem Namen, Dateityp, Größe,...

o Ordner: Blendet die Ordnerstruktur auf der linken Seite ein oder aus

o Ansichten: Ermöglicht die Wahl zwischen verschiedenen Darstellungsformen der Ordner und Dateien auf der rechten Seite.

- Adreßleiste: Zeigt den aktuellen Pfad an

Die eigentliche Arbeitsfläche ist unterteilt in die rechte und die linke Seite.

Auf der linken Seite wird die Ordnerstruktur (Ordnerbaum, siehe theoretischer Hintergrund) dargestellt. Mit einem Klick auf einen Ordner wird dieser geöffnet und, falls vorhanden, seine Unterordner angezeigt (auf der linken Seite der Arbeitsfläche: einfacher Klick; auf der rechten Seite: Doppelklick). Durch einen Klick auf das „+“ bzw. „-„ werden Unterordner ein- oder ausgeblendet.

Auf der rechten Seite sieht man den Inhalt des aktuell geöffneten Ordners. Das können Unterordner (gelbe Symbole) und Dateien (andersfarbige Symbole je nach Dateityp) sein. Mit einem Doppelklick lassen sich diese Dateien und Ordner öffnen.

Neben dem Ordner „Eigene Dateien“ samt Unterordnern kann man aber auch auf alle anderen am Computer vorhandenen Dateien und Ordner zugreifen.

Dazu klickt man auf Arbeitsplatz:



Abbildung 10: Arbeitsplatz

Nun erscheinen sowohl auf der rechten als auch auf der linken Seite alle verfügbaren Datenträger – im Beispielbild sind das 4 lokale Datenträger (Festplatten-Partitionen C, F, G, H) und 3 Wechseldatenträger (Diskettenlaufwerk A, DVD-Laufwerk D, CD-RW-Laufwerk E). Die Großbuchstaben bezeichnen hierbei den dem jeweiligen Laufwerk zugeordneten Buchstaben. Meistens sind das ein A für das Diskettenlaufwerk, ein C für die Festplatte und ein D oder E für ein CD-Laufwerk. Je nach Anzahl der Festplattenlaufwerke kann das aber auch anders sein.

Mit einem einfachen Klick auf der linken Seite oder einem Doppelklick auf der rechten Seite der Arbeitsfläche kann man (wie beim Öffnen eines Ordners) den Inhalt eines Laufwerkes (Ordner und Dateien) einsehen. Wählt man z.B. Diskette, kann man sehen, welche Daten momentan auf der Diskette (die natürlich eingelegt sein muß) abgespeichert sin.

1.2.2 Erstellen eines Neuen Ordners

Um einen neuen Ordner anzulegen, geht man wie folgt vor:

- Öffnen (Anklicken) des Ortes, an dem der neue Ordner entstehen soll. Will man einen Ordner auf einer Diskette anlegen, muß man die Diskette öffnen – will man einen neuen Unterordner der „Eigenen Dateien“ anlegen, öffnet man die eigenen Dateien. Dies geschieht wieder mit einem einfachen Klick auf der



linken Seite der Arbeitsfläche oder einen Doppelklick auf der rechten Seite. Der Name des geöffneten Ordners steht danach in der Titelleiste.

- Klick auf „Datei“ in der Menüleiste, danach mit der Maus auf „Neu“ Zeigen und Klick auf „Ordner“. Es erscheint ein Ordner mit dem Namen „Neuer Ordner“. Diesen Schriftzug kann man nun mit dem Namen für diesen Ordner überschreiben, danach Bestätigung mit der Enter-Taste (Eingabetaste).

Diesen Schritt kann man vergleichen mit dem Kauf einer Ringmappe in der Trafik, anschließendem Beschriften und Abstellen im Regal.

Der Ordner ist natürlich zu Beginn noch leer – man hat aber nun die Möglichkeit, Briefe, Einladungen etc. in diesem Ordner abzuspeichern.

1.2.3 Umbenennen eines Ordners / einer Datei

Hin und wieder kann es notwendig werden, einen Ordner oder eine Datei umzubenennen (wenn man z.B. beim Benennen des Ordners einen Fehler gemacht hat). Dazu klickt man mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datei oder den gewünschten Ordner und wählt im erscheinenden Kontextmenü „Umbenennen“. Jetzt kann ein neuer Name eingegeben werden, der wieder mit der Entertaste zu Bestätigen ist.

1.2.4 Kopieren von Dateien

Um eine Datei oder einen Ordner von einem Ort zum anderen zu kopieren, gibt es mehrere Möglichkeiten (hier werden nur 2 beschrieben):

1. Über das Menü „Bearbeiten“:

- Markieren der gewünschten Datei mit Klick.

- Klick auf „Bearbeiten“ in der Menüleiste und anschließend „Kopieren“

- Wechsel zum Ordner, in den die Datei kopiert werden soll

- Klick auf „Bearbeiten“ und anschließend „Einfügen“.

2. Via „Drag and Drop“ (Klicken und Ziehen)

- Rechtsklick auf die gewünschte Datei, die rechte Maustaste jedoch gedrückt halten!

- Mit gedrückter Maustaste Datei auf gewünschten Zielordner ziehen und dann auslassen.

- Im nun erscheinenden Kontextmenü „Hierher kopieren“ wählen.

- Diese Methode erfordert etwas Übung und Gefühl – probieren Sie es deshalb öfters aus, indem sie einige Dateien, die Sie auf Ihrem Computer finden, in einen selbst erstellten Ordner kopieren!



1.2.5 Verschieben von Dateien

Funktioniert ähnlich wie das Kopieren. Allerdings wählt man bei Methode 1 „Ausschneiden“ anstelle von „Kopieren“ und bei Methode 2 wählt man im Kontextmenü „Hierher verschieben“ anstelle von „Hierher kopieren“. (alternativ kann man auch mit der linken Maustaste ziehen, dann erscheint kein Kontextmenü und es wird automatisch verschoben, wenn sich Quell- und Zielordner am gleichen Laufwerk befinden. Ist das nicht der Fall, wird automatisch kopiert. Zieht man also eine Datei vom Ordner „Eigene Dateien“ mit der linken Maustaste auf das Diskettenlaufwerk, so wird die Datei auf die Diskette kopiert. Zieht man die Datei aber auf einen Unterordner von „Eigene „Dateien“ oder auf einen anderen Ordner der Festplatte, so wird die Datei ohne Rückfrage automatisch verschoben.

1.2.6 Erstellen von Verknüpfungen

Von häufig verwendeten Dateien und Ordnern kann man Verknüpfungen am Desktop anlegen. Dies geschieht entweder durch Ziehen der Datei mit der rechten Maustaste auf den Desktop – im Kontextmenü wählt man dann „Verknüpfung hier erstellen“.

Oder man klickt einmal mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datei / den gewünschten Ordner, zeigt auf „Senden an“ und klickt anschließend auf „Desktop (Verknüpfung erstellen“).

Klickt man auf die Verknüpfung zu einem Ordner, so wird dieser Ordner direkt geöffnet. Deshalb sollte man auch nur häufig verwendete Dateien mit dem Desktop verknüpfen.

Hinweis: Es ist natürlich auch möglich, Dateien direkt am Desktop abzulegen. Davon ist aber abzuraten, da der Desktop wirklich nur für Verknüpfungen zu Programmen und Ordnern verwendet werden sollte. Legt man dort auch noch seine Dateien ab, wird er mit der Zeit sehr unübersichtlich.

1.2.7 Löschen

Um Ordner oder Dateien zu löschen, gibt es wiederum mehrere Möglichkeiten, die 2 praktischsten sind:

1. Rechtsklick auf das zu löschende Element und Klick auf „Löschen“ im Kontextmenü.

2. Linksklick auf das zu löschende Element, danach Drücken der Entfernen-Taste (Entf) auf der Tastatur.

Die Nachfrage, ob das betreffende Element wirklich in den Papierkorb verschoben werden soll, bestätigt man mit „Ja“.

Notizen:



EDV Aufbaukurs – Hausübungsblatt zur Dateiverwaltun g

Versuche folgende Übungen selbständig zu lösen!

1. Starte das Dateiverwaltungsprogramm Windows Explorer (Startmenü – Programme – Zubehör – Windows Explorer)

2. Öffne den Ordner Eigene Dateien. Wie erkennst Du den Unterschied zwischen Dateien und Ordnern im Windows Explorer?

3. Lege im Ordner Eigene Dateien einen neuen Ordner „VHS-Kurs“ an

4. Öffne den zuvor angelegten Ordner und lege nun in ihm eine Verzeichnisstruktur mit mindestens 3 Ebenen an! Halte Dich an dieses Muster:

• 1. Ebene: „Europa“

• 2. Ebene: „Deutschland“, „Frankreich“, „Österreich“, ...

• 3. Ebene: „Wien“, „Tirol“, „Kärnten“, ...

Tip: Zeichne die Struktur zuerst auf einem Blatt Papier auf!

5. Starte das Programm Paint, male 2 Kreise, und speichere diese Zeichnung mit dem Dateinamen „2Kreise“ im Ordner Kärnten ab! (dieser befindet sich unter Eigene Dateien – VHS-Kurse – Europa – Österreich)

6. Überprüfe im Windows Explorer, ob der Ordner „Kärnten“ nun diese Zeichnung enthält. Falls nein – zurück zu Übung 5!

7. Kopiere die Datei „2Kreise“ in den Ordner „Frankreich“!

8. Lösche den Ordner „Wien“!

9. Lege eine Verknüpfung mit dem Ordner „VHS-Kurse“ auf den Desktop.

Viel Erfolg!!



2. Einführung in Microsoft Word

2.1. Einleitung

2.1.1. Textverarbeitung Microsoft WORD – im Folgenden nur noch WORD genannt – ist eine Textverarbeitung. Doch was ist eigentlich ein Text oder eine Textverarbeitung? Ein Text ist eine schriftliche fixierte Folge von Aussagen. Eine Textverarbeitung ist laut Lexikon eine Sammelbezeichnung für alle Methoden und Verfahren zur rationalisierten Verarbeitung von Texten. Zur Textverarbeitung werden Schreibmaschinen, Kopiersysteme oder auch Personalcomputer verwendet. Das Wort Textverarbeitung setzt sich aus Text und Verarbeitung zusammen. Eine Textverarbeitung ermöglicht Ihnen das Erstellen von Texten. Anschließend können Sie die Texte weiter verwenden. Mit einer Schreibmaschine können Sie zum Beispiel einen Text schreiben. Während Sie schreiben, erfolgt sofort die Ausgabe auf Papier. Sie können diesen Text kopieren oder zum Beispiel in Form eines Briefes versenden. Viel mehr könne Sie damit kaum tun. Wenn sich beim Schreiben ein Fehler einschleicht, haben Sie ein Problem. Dann heißt es neu schreiben oder Tipp-Ex verwenden. Mit WORD können Sie ebenfalls Texte erstellen. Gegenüber einer Schreibmaschine bietet die Textverarbeitung auf dem Computer jedoch viele Vorteile. Der größte Vorteil ist, dass die Texte erst auf Papier ausgegeben werden, wenn Sie damit wirklich zufrieden sind. Wenn sich ein Fehler einschleicht, könne Sie ihn jederzeit ändern, egal in welcher Zeile er sich befindet. WORD unterstütz Sie durch eine Vielzahl von Zusatzfunktionen. Als Beispiele möchte ich die integrierte Rechtschreibprüfung und die AutoKorrektur nennen. Diese Funktionen helfen Ihnen bei der Korrektur von Tippfehlern.

2.1.2. WORD starten

„Viele Wege führen nach Rom“ Über das Startmenü

Öffnen Sie das Startmenü mit Mausklick (links unten „Start“ mit linkem Mausklick). Über PROGRAMME erhalten Sie Zugang zum hierarchisch organisierten Programm-Menü, aus dem Sie „Microsoft Word“ auswählen und mittels linkem Mausklick aufrufen können.



2.1.3. Fenster unter Windows Egal, ob ein Programm bzw. ein Dokument mit einem Programm gestartet oder ein Verzeichnis geöffnet wird: Am Windows-Bildschirm wird alles immer in so genannten Fenstern dargestellt, die es Benutzern ermöglicht mit dem Programm, der Datei oder dem Verzeichnis zu arbeiten. Notizen:



Zu unterscheiden sind:

• Anwendungsfenster • Dokumentfenster • Verzeichnisfenster

Die Grundelemente dieser Fenster sind prinzipiell gleich und werden immer in der gleichen Weise bedient. An der Titelleiste, die den Namen des Fensters enthält (Anwendungsname, Dokumentname, Verzeichnisangabe etc.), können Sie ein Fenster mit der Maus packen und bei gedrückter Taste am Bildschirm verschieben.

2.2. Die WORD Oberfläche Im Kurs benutzen wir Microsoft WORD 2002 aus dem Office XP Paket, aber im Grunde genommen sind die Oberflächen auch bei früheren Versionen von Microsoft Word sehr ähnlich und die Grundfunktionen immer gleich. Die Oberfläche kann also bei Ihnen zu Hause etwas anders erscheinen als auf folgenden Bildern.



Notizen:

Vertikales Lineal

Symbolknöpfe für verschiedene Ansichtsmodi (Normalansicht, Weblayoutansicht, Seitenlayoutansicht, Gliederungsansicht).

Statuszeile zur Anzeige von Statusinformationen

Horizontaler Rollbalken

Horizontales Lineal

Vertikaler Rollbalken zum Bewegen im Dokument

Titelleiste mit Dokumentennamen Menüleiste

Zuletzt geöffnete Dokumente

Symbolleiste: FORMAT und STANDARD



2.2.1. Die Titelleiste Um den Umgang mit Office-Anwendungen zu vereinfachen, gleicht sich ein Großteil der Bildschirmelemente. Die Titelleiste enthält üblicherweise den Namen der Anwendung (Microsoft Word) und des aktuell geöffneten Dokumentes. Da beim Start ein neues Dokument erstellt wird, weist WORD gleich einen vorübergehenden Namen zu. Das Dokument heißt DOKUMENT1.

2.2.2. Die Menüleiste Über die Menüleiste können Sie auf alle Funktionen von WORD zugreifen. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, wurden zusammengehörige Funktionen in Kategorien eingeteilt. Zum Beispiel enthält das Menü TABELLE alle Funktionen, die auf Tabellen angewendet werden können. Wenn Sie den Mauszeiger über die Menüleiste bewegen, bildet sich jeweils ein Rahmen um ein Element beziehungsweise eine Kategorie. Sobald Sie darauf klicken, öffnet sich das Menü, aus dem Sie dann eine beliebige Funktion beziehungsweise einen Menüpunkt wählen können. Jedes Menü kann außerdem mit der Tastatur aktiviert werden. Drücken Sie „Alt“ gemeinsam mit dem unterstrichenen Buchstaben des gewünschten Menüs.

2.2.3. Die Symbolleisten In den Symbolleisten werden Funktionen zusammengefaßt, die am häufigsten benutzt werden. Standardmäßig werden die Leisten STANDARD und FORMAT angezeigt. Basierend auf Ihrer Arbeit werden zusätzliche Symbolleisten ein- oder ausgeblendet. Die Inhalte entsprechen teilweise den Menüeinträgen, um einen schnelleren Zugriff durch einen einzigen Mausklick zu ermöglichen. Sie finden deshalb übereinstimmende Symbole in beiden Leisten. Sie können die Symbolleisten selbst erweitern. Dazu drücken sie mit der rechten Maustaste auf einen leeren Platz in der Symbolleiste. Es erscheint eine Liste von verschiedenen Symbolleisten, welche ein- bzw. ausgeblendet werden können. Unter „Anpassen…“ können Sie noch zusätzliche Knöpfe hinzufügen oder aus verschiedenen Symbolleisten entfernen.

2.2.4. Die Statusleiste Die Statusleiste liefert Informationen über das Dokument. Sie können erkennen, auf welcher Seite oder in welcher Zeile Sie sich gerade befinden. Außerdem werden dort Informationen ausgegeben, wenn Sie bestimmte Funktionen ausführen. Drucken Sie zum Beispiel ein Dokument, werden Sie in der Statuszeile informiert, dass das Dokument für den Druck vorbereitet wird. Die Leiste zeigt an ob gerade das Dokument bearbeitet wird, es auf Rechtschreibfehler kontrolliert wird oder es gespeichert wird. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über die Statusleiste fahren erscheint immer eine Quickinfo welche weitere Information beinhaltet. Notizen:



2.3. Text eingeben und bearbeiten

„Grau, mein Freund, ist alle Theorie und grün des Lebens goldener Baum!“1

2.3.1. Text eingeben Der weiße Bereich in der Mitte ist der Arbeitsbereich. Hier können Sie Ihren Text eingeben. Am besten Sie fangen einfach an Ihren Text zu schreiben, kümmern Sie sich nicht um Zeilenumbrüche und Formatierung. Da dies auch noch danach geändert werden kann. Auch auf Rechtschreibung müssen Sie nicht besonders achten, da WORD eine Rechtschreibprüfung hat und schon während der Eingabe die falschen Wörter markiert bzw. sogar ändert.

2.3.2. Text korrigieren Wenn WORD Ihnen anzeigt, dass ein Wort falsch geschrieben wurde – WORD unterstreicht das Wort mit einer gezackten roten Linie – können Sie es ganz einfach korrigieren. Entweder Sie wissen was Sie falsch gemacht haben und fahren mit dem Kursor zum Wort und korrigieren es manuell, oder Sie fahren mit dem Mauskursor auf das Wort, drücken die rechte Maustaste und WORD bietet Ihnen schon Verbesserungsvorschläge an. Jetzt brauchen Sie nur noch das richtige auswählen und WORD ersetzt Ihnen das Wort

2.3.3. Text verändern Bis jetzt haben Sie sich noch keine Sorgen über das Zeilenende gemacht. WORD hat automatisch beim Erreichen des Zeilenendes einen Zeilenumbruch für Sie durchgeführt. Möchten Sie jetzt manuell einen Zeilenumbruch einfügen dann bringen Sie den Kursor in die gewünschte Position und erzeugen mit der „Enter“ Taste so viele Zeilenumbrüche wie sie wollen. Notizen:

1 Goethe: Faust



2.4. Dokumente verwalten

2.4.1. Ein leeres Dokument anlegen Beim Start von WORD wird standardmäßig ein leeres Dokument für Sie erstellt. Das Dokument bekommt vorübergehend einen Namen (DOKUMENT1) zugewiesen. Jedes weitere Dokument enthält eine fortlaufende Nummer (z.B. DOKUMENT2). Um ein neues Dokument anzulegen, ohne Word neu starten zu müssen, klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf das Symbol mit einem weißen Blatt (im Normalfall links oben) oder wählen Sie in der Menüleiste unter „Datei“ den Eintrag „Neu“.

2.4.2. Speichern von Dokumenten Nachdem man ein Dokument geöffnet hat ist es zwar vorhanden, aber noch nicht für Dauer. Also muss man es speichern. Man kann diese Dokumente irgendwo auf der Festplatte speichern. Standardmäßig werden die Dokumente im „Eigenen Dateien“ Ordner gespeichert.

2.4.3. Speichern Man kann diese Funktion mittels Symbolleiste, Menüleiste (Datei > Speichern) oder mittels Shortcut „Strg+s“ aufrufen. Wenn das Dokument das erste Mal gespeichert wird, öffnet sich ein Fenster. Dort kann man angeben unter welchem Namen das Dokument gespeichert werden soll und wo es sich in Zukunft auf der Festplatte befinden soll. Einfach den gewünschten Pfad eingeben, den gewünschten Dokumentennamen eingeben und auf „Speichern“ klicken. Ich möchte noch mal erwähnen, dass standardmäßig der „Eigene Dateien“ Ordner verwendet wird. Wenn Sie also keinen anderen Ordner aussuchen und das Dokument speichern, befindet sich das Dokument in diesem Ordner.

2.4.4. Speichern unter Wenn Sie das Dokument bereits gespeichert haben, es aber unter einen anderen Namen speichern wollen oder in einem anderen Ordner ablegen wollen, können Sie die Funktion „Speichern unter“ verwenden. Diese Funktion befindet sich unter „Datei“.

2.4.5. Dokumente schließen

Mit dem können Programme geschlossen werden, ist sowohl aus Windows als auch aus Linux bekannt. In WORD unterscheiden wir zwischen Dokumente und



Programm. Wenn man das Programm schließen will muss man anklicken. Wenn man aber nur das Dokument schließen will aber nicht das Programm – wenn zum Beispiel ein anderes Dokument noch angelegt werden soll – dann braucht man nicht das Programm zu schließen sondern schließt nur das Dokument. Dies kann man mit

dem Menüpunkt „Datei > Schließen“ oder mit dem unter dem befindlichen . Wenn Sie Ihr Dokument noch nicht gespeichert haben wird bei Schließung des Programms sowie des Dokumentes eine Warnung kommen.

2.4.6. Dokumente öffnen Unter „Datei“ befindet sich der Punkt „Öffnen“. Es erscheint ein Fenster, wo Sie Dokumente die mit WORD lesbar sind, angezeigt werden. Sie können aber auch das Symbol in der Symbolleiste verwenden oder im Explorer direkt ein Dokument öffnen.

2.5. Dokumente drucken Um drucken zu können muss natürlich ein Drucker installiert sein. Bevor man wild drauf los druckt und man sich wieder in den Hintern beißen kann weil was nicht richtig ist, kann man sich das Dokument in der Seitenansicht ansehen. Dort wird der wirkliche Ausdruck angezeigt. Also wenn ein Drucker installiert ist werden die Randbereiche eingehalten usw.

2.5.1. Die Seitenansicht Mit „Datei > Seitenansicht“ oder dem Symbol kommt man in die Seitenansicht. Dort kann man verschiedene Modi auswählen, man kann vergrößern und verkleinern damit man es besser oder schlechter besichtigen kann. Aber diese Ausgabe entspricht dem späteren Ausdruck. In der Symbolleiste gibt es einen Button „Schließen“, damit kommen Sie wieder in den gewohnten Arbeitsbereich zurück.

2.5.2. Drucken Wenn Sie glauben das Dokument ist zu Ihrer Zufriedenheit formatiert und erfüllt dessen Zweck können Sie drucken. Im Menüpunkt „Datei“ gibt es einen Punkt „Drucken“. Das Druck Fenster springt auf. Der Standarddrucker ist ausgewählt und standardmäßig wird das ganze Dokument gedruckt. Hier kann man noch die Einstellungen des Druckers ändern (z.B.: schwarz/weiß) oder welche Seiten wirklich gedruckt werden sollen. Wenn alles eingestellt wurde auf „Ok“ und es sollte nichts mehr schief gehen.



2.6. Gestalten von Dokumenten Bis jetzt haben Sie noch nicht viel an Formatierung durchgeführt. Sie haben nur einen Text eingegeben und ausgedruckt, das kann man mit einer Schreibmaschine auch. Also wollen wir etwas Leben in unsere Dokumente hauchen.

2.6.1. Zeichenformate Wenn Sie Text eingeben, wird Ihm ein definiertes Format (STANDARD) zugeordnet. Auch der von Ihnen eingegebene Text wird in diesem Format dargestellt. Das Format STANDARD stellt Ihren Text normalerweise in der Schriftart TIMES NEW ROMAN, der Schriftgröße 12 und dem Schriftschnitt STANDARD dar. Diese Informationen können Sie der Symbolleiste FORMAT entnehmen:

Gefällt Ihnen diese Schrift nicht oder wollen Sie größer schreiben dann brauchen Sie nur etwas anderes auswählen. Bei Auswahl der Schrift wird der jeweilige Name der Schrift in der jeweiligen Schrift dargestellt. Das „F“ steht für Fettdruck, das „K“ steht für Kursiv und das „U“ für unterstreichen.

2.6.2. Text markieren Um einen vorhandenen Text zu ändern müssen Sie ihn markieren und dann die jeweilige Einstellung ändern. Um zu markieren, gibt es wieder verschiedene Möglichkeiten. Am einfachsten ist es mit der Maus, man hält die linke Maustaste gedrückt und fährt über den Text, den man markieren möchte. Mit der Tastatur kann man mittels gedrückter „shift“ Taste und Verwendung der Kursortasten Text markieren.

2.6.3. Absatzformate Jedes mal wenn Sie auf „Enter“ gedrückt haben, haben Sie im Grunde genommen einen neuen Absatz erzeugt. In der Symbolleiste „Standard“ gibt es ein Symbol um diese Absätze anzuzeigen . Mit diesem Symbol können Sie nicht nur die Zeichen für Absätze anzeigen, sondern auch Leerzeichen und Tabulatoren. Manchmal ist es hilfreich zu sehen wo, was, wie gemacht wurde. Wenn Sie die Symbole wieder ausblenden wollen drücken Sie einfach erneut auf das Zeichen.

Ausrichtung Sie können in WORD verschiedene Formate wählen. Standardmäßig ist „linksbündig“ eingestellt. So wie Sie also einen normalen Brief schreiben würden. Es gibt aber noch andere Modi: Zentriert, Rechtsbündig, Blocksatz

mit diesen Symbolen können Sie den jeweiligen Modus auswählen. Sie können aber auch im Menüpunkt „Format > Absatz“ auswählen.



Sie können auch in mehreren Blöcken schreiben. Wie es z.B. bei Zeitungen üblich ist. Dafür verwenden Sie bitte das Symbol . Hier können Sie dann angeben wie viele Blöcke Sie benutzen wollen.

Einzüge und Abstände Manchmal möchte man einzelne Textpassagen etwas nach links oder rechts verschieben (die erste Zeile eines Absatzes zum Beispiel).

mit diesen Symbolen können Sie verschieden Zeilen einschieben bzw. wieder nach links verschieben. Der Einzug wird um einen definierten Wert vergrößert bzw. verkleinert (1,25 cm). Wenn Ihnen das nicht recht ist können Sie noch immer manuell im Menü „Format > Absatz“ den gewünschten Wert einstellen.

Hier sehen Sie das horizontale Lineal. Links sehen Sie zwei Dreiecke und ein Viereck. Das obere Dreieck ist der

Erstzeileneinzug. Bei einem Absatz wird dann die erste Zeile auf diesen Wert eingezogen und der Rest des Absatzes befindet sich am unteren Dreieck. Das Viereck verschiebt beide Dreiecke gleichzeitig

Rechts sehen Sie auch ein Dreieck, das ist der rechte Einzug. Diese Einzüge können Sie mit der Maus verschieben.

Rahmen und Schattierungen Sie können verschiedene Wörter oder ganze Absätze mit Rahmen hervorheben. Zusätzlich können Sie den Hintergrund des sich im Rahmen befindlichen Absatzes Schattieren. Der Rahmen wird an die Einzüge angepasst. Also wenn Ihnen der Rahmen nicht passt verändern Sie einfach die Einzüge. Rahmen und Schattierungen können über das Menü „Format“ verändert werden. Außerdem stehen die wichtigsten Funktionen über die Symbolleiste „Tabellen und Rahmen“ zur Verfügung, die Sie nach Belieben ein- und ausblenden können.

Oder Sie verwenden das Symbol für Rahmen in der Symbolleiste.

Aufzählungen Wenn Sie zum Beispiel eine Liste erstellen wollen, dann ist es hilfreich für jede Zeile ein Symbol zu erstellen. Vor jedem Absatz wird dieses Zeichen angezeigt. In WORD können Aufzählungen über das Menü „Format > Nummerierung und Aufzählungszeichen“ oder über das Symbol in der Symbolleiste festgelegt oder verändert werden. Es wird, wenn Sie auf das Symbol klicken, das letzte verwendete Symbol verwendet. Wenn Sie das Symbol ändern wollen, müssen Sie in das Menü gehen.



Numerierungen Numerierungen sind nahe Verwandte der Aufzählungen. Anstelle des Aufzählungszeichens tritt üblicherweise eine Zahl. Jeder Absatz, der zur Aufzählung gehört, erhält eine laufende Nummer oder einen Buchstaben. Ausgewählt kann wieder im Menü „Format“ werden. Angewendet kann es auch mit dem Symbol werden.

2.7. Rechtschreibung und Grammatik Natürlich kann es vorkommen daß Sie sich vertippen, oder die richtige Schreibweise eines Wortes nicht kennen. Dass WORD Ihnen falsche Wörter mit einer roten Wellenlinie markiert wissen Sie bereits. Aber wie man die Rechtschreibung und Grammatik kontrolliert bzw. ausbessert, wird Ihnen jetzt erklärt.

2.7.1. Rechtschreibung

Mit dem Symbol kann das gesamte Dokument nach Rechtschreib- und Grammatikfehlern durchforstet werden. Man hat dann die Möglichkeit, Fehler auszubessern oder auch zu ignorieren, wenn man sich sicher ist, daß man ein Wort richtig geschrieben hat, Word dieses Wort aber nicht erkennt (z.B. Namen). Alternativ hat man noch folgende Möglichkeit:

Man klickt mit der rechten Maustaste auf das angezeigte Wort. Es erscheint ein Fenster mit verschiedenen Vorschlägen. In unserem Fall hat WORD nur einen Vorschlag. Jetzt kann man mittels klicken auf den Vorschlag das Wort ändern oder man kann es zum Wörterbuch hinzufügen. So nimmt WORD das Wort im Wörterbuch auf und wird es nie wieder als falsch anzeigen. Wenn Sie sich also sicher sind, daß das Wort richtig geschrieben wurde, dann können Sie es im Wörterbuch ruhig aufnehmen. Wollen Sie nur für dieses Dokument das Wort nicht mehr als falsch

angezeigt bekommen, dann klicken Sie einfach auf „Alle ignorieren“.



2.7.2. Grammatik

Im Gegensatz zur Rechtschreibung wird die Grammatik mit einer grünen Linie markiert. Die Vorgangsweise ist die gleiche. Man klickt mit der rechten Maustaste auf das Wort und es erscheinen Vorschläge. Man kann sie auswählen oder ignorieren. Bei einem Klick auf „Grammatik…“ öffnet sich das Grammatik Fenster.

2.7.3. Thesaurus Wenn man längere Texte schreibt, kommt es vor daß man immer wieder dieselben Wörter verwendet. WORD bietet für diesen Fall ein Helferlein, welches Ihnen Synonyme – also gleichbedeutende Wörter – vorschlägt. Um dies zu benutzen markieren Sie das Wort welches Sie ersetzen wollen und gehen auf „Extras >

Sprache > Thesaurus“. Es erscheint ein Fenster und es werden verschiedene Synonyme angezeigt. Hier kann man auch gleich das Wort ersetzen lassen indem man das gewünschte Synonym markiert und auf „Ersetzen“ klickt.

Notizen:



2.8. Grafiken Sie wollen bestimmt auch manchmal Ihre Dokumente mit Bildern etwas aufpeppen. Natürlich gibt WORD uns die Möglichkeit dafür. Das Office Paket beinhaltet einige so genannte ClipArts die man verwenden kann.

2.8.1. Grafiken einfügen Hier wird nur auf die aktuelle Office XP Version eingegangen. Bei älteren Versionen von Microsoft Office funktioniert das Einfügen von ClipArts etwas anders. Sie können das aber bei Bedarf in der Microsoft Word Hilfe nachlesen. An und für sich unterscheidet WORD nicht um welche Art von Bild es sich bei der einzufügenden Graphik handelt. Man kann sowohl ClipArt als auch eigene Bilder einfügen.

2.8.2. ClipArt einfügen Unter „Einfügen“ befindet sich ein Punkt „Grafik“ mit dem Unterpunkt „ClipArt“. Es öffnet sich rechts die ClipArt-Suche. Jetzt muß man einen Suchbegriff eingeben und auf „Suchen“ klicken. Gibt man zum Beispiel den Suchbegriff „Hand“ ein, werden die gefundenen Bilder sofort dargestellt. Es wird in den ausgewählten Sammlungen gesucht. Mit einem einfachen Klick auf das jeweilige Bild wird es eingefügt.

2.8.3. Bilder einfügen Unter „Einfügen > Grafik > Aus Datei“ können Sie Ihre eigenen Fotos aussuchen und einfügen. Es öffnet sich ein Fenster und Sie können ein Bild auswählen (funktioniert wie das Öffnen von Dateien).

2.8.4. Grafiken selbst zeichnen Wenn Sie einfache Grafiken (Sprechblasen, Kreise, Pfeile usw.) selber zeichnen wollen, sehen Sie sich die Symbolleiste „Zeichnen“ an. Sie befindet sich normalerweise am unteren Rand des Arbeitsbereiches. Dort können Sie einfache Formen auswählen. (Von einfachen Pfeilen bis hin zu Blockdiagrammen). Finden Sie am unteren Rand keine Symbolleiste, so können Sie diese über das Symbol „Zeichnen“ in der Standardsymbolleiste aktivieren.



2.8.5. Grafiken formatieren Wenn Sie eine Grafik eingefügt haben und diese markieren öffnet sich automatisch die Symbolleiste für Grafiken.

Wenn Sie die Grafik zuschneiden wollen, verwenden Sie das Symbol

. Mit dieser Funktion können Sie unerwünschte Ränder entfernen. Um das Layout zu ändern klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die

Grafik und gehen auf „Grafik Formatieren“. Dort können Sie den Einfluß von der Grafik auf den Text bestimmen. Mein ClipArt wurde mit „Passend“ eingestellt, so kann ich auch noch neben der Grafik schreiben. Wenn man auf dieses Symbol klickt kann man unter dem Punkt

„Rahmenpunkte bearbeiten“ den Text näher zur Grafik fließen lassen oder den Abstand zwischen Grafik und Text vergrößern.

Grafiken in den Hintergrund bringen Wollen Sie in Ihrem Dokument einen Hintergrund haben so fügen Sie ihr Bild ein, welches Sie als Hintergrund verwenden wollen. Unter den Punkt „Grafik formatieren > Layout“ stellen sie „hinter den Text“ ein. Jetzt ist es zwar im Hintergrund, aber es kann sein dass man wenn man drüber schreibt die Schrift nicht sieht. Das will natürlich keiner. Aber unter dem Punkt „Bild > Bildsteuerung“ kann man „Ausgeblichen“ einstellen. So verliert das Bild an Sättigung. Wenn Ihnen das Bild noch immer zu dunkel ist, verschieben Sie den Schieber für „Helligkeit“ nach oben.



Übungen zur Textverarbeitung (1)

1. Starte den Windows Explorer und öffne den Ordner „VHS-Kurs“, der beim letzten Übungsblatt zu erstellen war. (Dieser Ordner sollte unter „Eigene Dateien“ zu finden sein. Gibt es diesen Ordner noch nicht, lege ihn an.

2. Lege in diesem Ordner einen Unterordner „Textverarbeitung“ an.

3. Schreibe mit Microsoft Word einen kurzen Brief an den Kursleiter und nimm wie in der Vorlage die Formatierung vor. Hinweis: Schreibe zuerst den Text und kümmere Dich erst dann um die Formatierung!

4. Speichere den Brief mit dem Dateinamen „Brief an Lehrer“ im zuvor erstellten

Verzeichnis „Textverarbeitung“ (zu finden unter Eigene Dateien / VHS-Kurs).

5. Wenn Du Lust und Zeit hast kannst Du natürlich zur Übung mehrere Briefe (z.B. an die Kurskollegen) schreiben.

6. Öffne wieder den Windows Explorer. Da wir den Ordner „VHS-Kurs“ oft brauchen werden, legen wir eine Verknüpfung mit ihm am Desktop an. (Tip: Rechtsklick auf den Ordner, im Kontextmenü „Senden an“ auswählen.

7. Falls Du einen Memory-Stick hast, kopieren den Ordner „VHS-Kurs“ auf diesen

Memory-Stick und bringe ihn zum Kurs mit!

Viel Erfolg!

An den Kursleiter HAK-Straße 14 9300 Völkermarkt

Völkermarkt, am –Datum-

Lieber Herr Lehrer! Bald ist es soweit und unser nächster Kursabend steht vor der Tür. Ich war auch ganz brav und habe schon viel gelernt, zum Beispiel:

• Computer einschalten • Computer ausschalten • Briefe schreiben • ...

Ich werde auch weiterhin im Unterricht sehr gut zuhören und aufpassen! liebe Grüße, Deine beste Schülerin

Folgende Formatierungen sind vorzunehmen: Ort und Datum rechtsbündig + kursiv! Überschrift zentriert Kursabend fettgedruckt zum Beispiel unterstrichen Aufzählung in verschiedenen Farben Unterschrift kursiv



Übungen zur Textverarbeitung (2)

1. Erstellen Sie eine Einladung. Sie sollte zumindest eine Überschrift (WordArt) haben und ein ClipArt als Hintergrund.

hier nur ein Beispiel: Ihr könnt natürlich noch mehr mit Farben und Schriftarten spielen… Speichern Sie die Einladung im Ordner VHS-Kurs\ Textverarbeitung mit dem Dateinamen „Probeeinladung“ ab.

2. Schneiden Sie eine Grafik zu und ändern den Textfluss

Diese Grafik habe ich hinzugefügt und bearbeitet. Suchen Sie in Ihrem Word nach einer ähnlichen. Wir wollen hier den Computer entfernen und den Textfluss bis zu dem „Männchen“ erzeugen.

Schreiben Sie einen Absatz sinnlosen Textes oder einen Brief der nicht aufhören möchte. Sie schreiben einfach solange Ihnen etwas einfällt. Dies ist nur eine Übung um Grafiken zuzuschneiden und um das

Layout zu ändern. In der ersten Übung hat man das Layout auch schon ändern müssen. Werden Sie wohl drauf gekommen sein. Aber hier werden wir den Text bis zur Grafik hinfliesen lassen. Das

sieht normalerweise recht brauchbar aus.

3. Grafik einfügen: Fügen Sie ein beliebiges Photo

der in (1) erstellten Einladung hinzu, z.B. :

4. Wiederhole die Hausübungen der letzten beiden Übungsblätter!

Viel Erfolg und Spaß



3. Einführung in Microsoft Excel

3.1. Einleitung

3.1.1. Was macht eine Tabellenkalkulation? Eine Tabellenkalkulation ist ein Programm, das ähnlich wie ein Rechenheft funktioniert. Primär können damit Berechnungen durchgeführt werden. Die auffälligste Übereinstimmung dabei sind die Kästchen. Ein Rechenheft hat karierte Seiten, fast genauso sieht die Tabelle in Microsoft EXCEL – im Folgenden nur noch EXCEL genannt – aus. In Ihrem Heft machen Sie sich Notizen, kleine Zwischenrechnungen, um mit den Zwischenergebnissen schließlich das Endergebnis zu errechen. Genauso ist die Vorgehensweise unter EXCEL. Der Unterschied ist, dass Sie beim Rechnen im heft die Rechenregeln im Kopf haben und wissen, wie Sie damit umgehen müssen, um zum gewünschten Ziel zu kommen. Bei der Tabellenkalkulation verankern Sie diese Rechenanweisungen in der Tabelle. Der entscheidende Vorteil einer Tabellenkalkulation gegenüber dem Rechenheft ist die Flexibilität. Ändert sich einer der Ausgangswerte der Rechnung, so müssen Sie auf dem Papier alle Schritte noch einmal durchrechnen. Wenn in der Tabelle die Rechenregel einmal verankert sind, so können beliebige Werte mit diesen regeln bearbeitet werden. Berechnungen sind aber längst nicht alles, was eine moderne Tabellenkalkulation leisten kann. In EXCEL wurden grundlegende Arbeitsvorgänge wie Formeleingabe, Formatierung oder Drucken weiter vereinfacht und sind gleichzeitig noch leistungsfähiger geworden. Es bietet Ihnen Möglichkeiten, Ihr Zahlenmaterial grafisch darzustellen oder auf Datenbanken zuzugreifen und diese auszuwerten. Mit OfficeArt, dem integrierten Zeichen – Modul erstellen Sie nun auch anspruchsvolle Grafiken. Auch die Anbindung an Internet oder Intranet wurde in EXCEL realisiert. So können Sie beispielsweise Hyperlinks in Ihrer Arbeitsmappe zu Adressen im Internet aufbauen, oder EXCEL – Tabellen automatisch ins HTML – Format konvertieren. In diesem Kurs können wir leider nicht alle Punkte behandeln. Wir werden uns mit Tabellen herumschlagen und kleine Rechenaufgaben lösen. Wir möchten einen Einblick in die Großzahl der Möglichkeit von EXCEL.



3.1.2. EXCEL starten

„Stell dir vor es geht und keiner kriegt's hin.“ Über das Startmenü

Öffnen Sie das Startmenü mit Mausklick (links unten „Start“ mit linkem Mausklick). Über PROGRAMME erhalten Sie Zugang zum hierarchisch organisierten Programm-Menü, aus dem Sie „Microsoft Office Excel“ auswählen und mittels linkem Mausklick aufrufen können.



3.2. Die EXCEL Oberfläche Die Bilder wurden mit Microsoft EXCEL 2003 aus dem Office 2003 Paket gemacht, aber im Grunde genommen sind die Oberflächen auch bei früheren Versionen von Microsoft EXCEL sehr ähnlich und die Grundfunktionen immer gleich. Die Oberfläche kann also bei Ihnen zu Hause etwas anders erscheinen als auf folgenden Bildern.

Notizen:

Titelleiste mit Dokumentennamen Symbolleiste: FORMAT und STANDARD Menüleiste

Arbeitsbereich

Zeilen

Spalten Bearbeitungszeile

Blattregister



3.2.1. Die Titelleiste Um den Umgang mit Office-Anwendungen zu vereinfachen, gleicht sich ein Großteil der Bildschirmelemente. Die Titelleiste enthält üblicherweise den Namen der Anwendung (Microsoft Excel) und des aktuell geöffneten Dokumentes. Da beim Start ein neues Dokument erstellt wird, weist EXCEL gleich einen vorübergehenden Namen zu. Das Dokument heißt Mappe1.

3.2.2. Die Menüleiste Über die Menüleiste können Sie auf alle Funktionen von EXCEL zugreifen. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, wurden zusammengehörige Funktionen in Kategorien eingeteilt. Wenn Sie den Mauszeiger über die Menüleiste bewegen, bildet sich jeweils ein Rahmen um ein Element beziehungsweise eine Kategorie. Sobald Sie darauf klicken, öffnet sich das Menü, aus dem Sie dann eine beliebige Funktion beziehungsweise einen Menüpunkt wählen können. Jedes Menü kann außerdem mit der Tastatur aktiviert werden. Drücken Sie „Alt“ gemeinsam mit dem unterstrichenen Buchstaben des gewünschten Menüs.

3.2.3. Die Symbolleisten In den Symbolleisten werden Funktionen zusammengefasst, die am häufigsten benutzt werden. Standardmäßig werden die Leisten STANDARD und FORMAT angezeigt. Basierend auf Ihrer Arbeit werden zusätzliche Symbolleisten ein- oder ausgeblendet. Die Inhalte entsprechen teilweise den Menüeinträgen, um einen schnelleren Zugriff durch einen einzigen Mausklick zu ermöglichen. Sie finden deshalb übereinstimmende Symbole in beiden Leisten. Sie können die Symbolleisten selbst erweitern. Dazu drücken sie mit der rechten Maustaste auf einen leeren Platz in der Symbolleiste. Es erscheint eine Liste von verschiedenen Symbolleisten, welche ein- bzw. ausgeblendet werden können. Unter „Anpassen…“ können Sie noch zusätzliche Knöpfe hinzufügen oder aus verschiedenen Symbolleisten entfernen.

3.2.4. Die Bearbeitungszeile Die Bearbeitungszeile ermöglicht es Ihnen, den Inhalt der aktuellen Zelle zu verändern. Sie können Ihre Änderungen mit der Eingabetaste bestätigen oder mit der „ESC“ verwerfen. Die gleichen Funktionen besitzen die beiden kleinen Schaltflächen, die während des Bearbeitens erscheinen.

• Übernehmen • Verwerfen

Außerdem wird links der Bereich angezeigt, der im Arbeitsbereich markiert wurde. Notizen:



3.2.5. Blattregister Jede EXCEL – Arbeitsmappe kann mehrere Tabellen enthaltne. Das Blattregister am unteren Rand enthält den Namen der jeweiligen Tabelle. Mit den Registerlaufpfeilen links neben dem Blattregister blättern Sie den Tabellenstapel durch, bis die gewünschte Tabelle im Register erscheint. Möchten Sie eine bestimmte Tabelle bearbeiten, aktivieren Sie diese Tabelle einfach durch Anklicken des Blattregisters. Wenn Sie eine Tabelle umbenennen wollen, dann klicken Sie auf die gewünschte Tabelle mit der rechten Maustaste und klicken auf umbenennen.

3.3. Tabellen bearbeiten

„Praktisch gesehen können wir uns viele Theorien schenken!“2

3.3.1. Bewegen und Markieren in Tabellen Wie bei den meisten Windows–Programmen müssen Sie auch in EXCEL zuerst das Objekt markieren, das Sie in irgendeiner Form verändern wollen. Sie bestimmen damit den Bereich, auf den sich z.B. eine bestimmte Formatierung beziehen soll. Prägen Sie sich folgende Regel ein:

Zuerst markieren, dann bearbeiten!

3.3.2. Bereiche markieren Man kann, so wie fast überall, mit der Maus oder mit der Tastatur Bereiche markieren. Meiner Meinung nach ist es anfangs leichter mit der Tastatur, deshalb werden wir auch nur auf diese Möglichkeit eingehen. Dafür verwenden wir die Pfeiltasten, diese befinden sich links vom Nummernblock. Mit ihnen können wir nach oben, unten, links oder rechts navigieren. Um einen Bereich zu markieren müssen Sie einfach auf der Hochstelltaste bleiben und über den Bereich navigieren. Der markierte Bereich erscheint blau. Notizen:

2 Wolfgang Eschker (*1941), dt. Aphoristiker



3.3.3. Eingaben Nachdem Sie die gewünschte Zelle markiert haben, können Sie damit beginnen, in diese Zelle Text, eine Zahl oder eine Formel (2+3) einzugeben. Dabei erkennt EXCEL automatisch, ob Sie Text, Zahlen oder ein Datum eingegeben haben und richtet den Zellinhalt entsprechend aus. Wenn Sie das erste Mal eine Zelle beschreiben befindet sich der Kursor schon in der Zelle. Wenn Sie also was schreiben wird direkt in die Zelle geschrieben. Zusätzlich können Sie in der Bearbeitungszeile sehen was Sie soeben eingefügt haben. Wenn Sie sich vertippt haben können Sie dies in der Bearbeitungszeile korrigieren. 3.3.4. Formatieren von Zellen EXCEL unterscheidet folgende Formatierungen: Zahlenformate, Textformate (Ausrichtung und Schriftart), Gestaltung der Tabelle (Rahmen und Muster) und der Schutz von Zellen vor Änderungen. Für die Formatierung steht ein Dialogfeld mit mehreren Registern zu Verfügung. Zu erreichen wenn man mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Zelle klickt und auf „Zellen formatieren“ klickt.

Hier gibt es mehrere Karten: Zahlen, Ausrichtung, Schrift, Rahmen, Muster, Schutz: Zahlen: hier kann man das Format der Zahlen bestimmen Ausrichtung: hier wird bestimmt wie der Text in der Zelle liegt Schrift: wird die Schrift formatiert Rahmen: hier kann man die Schrift ändern (Schriftart, -schnitt, -grad…) Muster: für die Hintergrundfarbe der Zelle Schutz: um Zellen ausblenden und zu schützen (wird selten gebraucht)

Notizen:



3.3.5. Rahmen und Muster EXCEL bietet Ihnen viele Möglichkeiten, Ihre Tabellen zu strukturieren und ansprechend zu gestalten. Sie haben die Auswahl zwischen verschiedenartigen Linien, um Daten voneinander abzugrenzen und Sie können mit Hintergrundfarben und Mustern Bereiche hervorheben. Markieren Sie den Bereich, den Sie als Tabelle haben wollen, klicken im markierten Bereich auf die rechte Maustaste und gehen auf „Zellen formatieren“. Hier in die Karteikarte „Rahmen“.

Hier kann man verschiedene Linien aussuchen und im Punkt „Rahmen“ diese jeweils hinzufügen oder löschen. Notizen:



3.4. Formeln In EXCEL können Sie natürlich auch Rechnungen durchführen. Wenn Sie eine Tabelle mit verschiedenen Preisen zum Beispiel haben, können Sie die Summe mit nur einem Mausklick errechnen lassen.

Hierfür brauchen Sie nur den Kursor in die Zelle positionieren, in der die Summe stehen soll. Dann klicken sie auf das Summenzeichen, es wird automatisch die Summe von den Zahlen gebildet, wenn Sie einen

anderen Bereich summieren wollen müssen Sie den Bereich jetzt auswählen. In der Bearbeitungszeile sieht man auch den Befehl „=SUMME(C4:C6)“ dies bedeutet: bilde die Summe von Zelle C4 bis C6 („C“ Spalte, „4“ Zeile). Wollen Sie andere Rechnungen erstellen können Sie das ganz einfach machen. Sie positionieren den Kursor in eine Zelle wo Sie das Ergebnis haben wollen und in der Bearbeitungszeile fangen Sie mit einem „=“ an. Dahinter steht die Rechnung: „=2+3/5+5“ bedeutet soviel wie 2+(3/5)+5

Mit einem „Enter“ bestätigen Sie die Eingabe und das Ergebnis steht in der Zelle. Notizen:

Summenzeichen



3.5. Diagramme Um in Excel Zahlen graphisch darzustellen, kann man Diagramme erstellen. Aus der nachfolgenden Tabelle über die Ausgaben einer Eröffnungsfeier

A B C 1 geplant ausgegeben 2 Blumenschmuck 2.070,00 € 2.112,00 €3 Verpflegung 7.835,00 € 10.632,00 €4 Künstler 2.320,00 € 2.423,00 €

kann beispielsweise folgendes Diagramm erzeugt werden:

0 €

2.000 €

4.000 €

6.000 €

8.000 €

10.000 €

12.000 €

Blumenschmuck Verpflegung Künstler

Ausgaben

geplant

ausgegeben

Um ein Diagramm zu erstellen, geht man wie folgt vor:

1. Markieren des benötigten Datenbereichs. Im Beispiel sind das die Zellen A1 bis C4 (A1:C4)

2. Aufrufen des Diagrammassistenten über die Symbolleiste oder in der Menüleiste über „Einfügen – Diagramm“

3. Durchlaufen der 4 Schritte des Diagrammassistenten (hier hat man die Möglichkeit, aus unterschiedlichen Diagrammtypen zu wählen sowie die Beschriftung einzelner Datenreihen vorzunehmen.

4. Formatieren des Diagramms durch Markieren einzelner Elemente des Diagramms (Diagrammfläche, Zeichnungsfläche, Diagrammtitel, Datenpunkt etc.) und Anwenden verschiedener Formatsymbole aus der Symbolleiste. Man kann auch mit der rechten Maustaste auf einzelne Elemente des Diagramms klicken und dann im Kontextmenü „... formatieren“ auswählen.

Notizen:



Übungen zur Tabellenkalkulation (1)

1. Tabelle erstellen Erstelle folgende Tabelle und formatiere sie auch dementsprechend (inkl. Zahlendarstellung, Rahmen, Hintergrund etc):

Schreibe die Summe nicht selber in das Feld, laß es von EXCEL errechnen. Dafür ist es ja da ;-)

2. Formeln erstellen

Erstelle eine Formel, um das Gesamtgewicht einer Lieferung auszurechnen: Gewicht pro Stück 25 Anzahl Stücke 38 Gesamtgewicht ?

Wichtig: Rechnen das Gesamtgewicht nicht im Kopf oder mit dem Taschenrechner aus, sondern verwende dafür eine Formel!

3. Wiederholung Wiederhole laufend die alten Aufgaben, denn: „Wer rastet, der rostet!“

Viel Erfolg und Freude



Übungen zur Tabellenkalkulation (2)

Zum Abschluß mit Excel eine anspruchsvollere Übung. Erstelle folgende Tabelle: Geplant Ausgegeben Differenz Ausgaben Eröffnungsfeier (SOLL) (IST) Blumenschmuck Gärtnerei Nelke 1.800,00 € 1.880,00 € -80,00 € Blumenfritz 270,00 € 232,00 € 38,00 €

Summe Blumenschmuck 2.070,00 € 2.112,00 € -42,00 €

Verpflegung Speisen 3.900,00 € 4.882,50 € -982,50 € Getränke 3.220,00 € 5.518,00 € -2.298,00 € Sonstiges 715,00 € 231,50 € 483,50 € Summe Verpflegung 7.835,00 € 10.632,00 € -2.797,00 € Künstler Musik 715,00 € 785,00 € -70,00 € Zauberer 360,00 € 360,00 € 0,00 € Kabarett 1.100,00 € 1.100,00 € 0,00 € Feuerspeier 145,00 € 178,00 € -33,00 € Summe Künstler 2.320,00 € 2.423,00 € -103,00 €

geplant ausgegeben Blumenschmuck 2.070,00 € 2.112,00 € Verpflegung 7.835,00 € 10.632,00 € Künstler 2.320,00 € 2.423,00 € Summe 12.225,00 € 15.167,00 €

Hinweise: - Die Summen sowie Differenz sind natürlich selbst auszurechnen! - Die Werte in der 2. Tabelle werden aus der ersten übernommen! (z.B. durch =F8) - „Ausgaben Eröffnungsfeier“ kann durch das „Zusammenführen und Zentrieren“

der Zellen D3 – E4 so groß geschrieben werden. - Verwende für das Diagramm die 2. Tabelle – markiere die gesamte 2. Tabelle

ohne die Summen, bevor Du den Diagrammassistenten startest. Die Farben sind durch markieren der jeweiligen Elemente mit dem Farbtopf einzustellen.

Viel Erfolg!



4. Einführung in Microsoft Power Point

4.1. Einleitung Microsoft Power Point ist ein Präsentationsprogramm, also ein Programm, mit dem einfach und schnell graphisch ansprechende und übersichtliche „Foliensätze“ erstellt werden können.

Power Point hat in den letzten Jahren die herkömmlichen Präsentationstechniken wie beschriebene oder bedruckte Folien und Overhead-Projektor fast zur Gänze abgelöst.

In dieser Unterrichtseinheit erlernen wir nur die grundlegenden Techniken zum Erstellen von Präsentationen mit Power Point. An der Volkshochschule werden aber jedes Semester Kurse angeboten, mit denen man seine Kenntnisse über dieses Programm erweitern und perfektionieren kann.

4.2. Startbildschirm und Bedienung Nach Starten von Microsoft Power Point (gewöhnlich über das Startmenü) erscheint folgender Bildschirm:

Im Aufgabenbereich auf der rechten Seite hat man wie in allen anderen Programmen des Office XP Pakets die Möglichkeit, vorhandene Dateien zu öffnen, mit einer Vorlage zu beginnen, eine komplett leere Präsentation zu wählen und noch einige andere Möglichkeiten.



Im Kurs wählen wir „leere Präsentation“ aus, weil wir mit unserer Präsentation bei Null starten wollen.

Der Bereich auf der linken Seite, enthält eine Auflistung aller in der Präsentation vorhandenen Folien (zu Beginn ist dieser Bereich noch komplett weiß enthält nur eine leere Folie). In diesem Bereich können wir auch mit Hilfe zweier kleiner Symbolleisten am oberen und unteren Rand des Auflistungsbereiches zwischen verschiedenen Ansichten wechseln:

Durch Bewegen der Maus auf eines dieser Symbole erfahren wir, welche Ansicht sich hinter welchem Symbol versteckt (sogenannte „Tooltips“ erscheinen).

• Normalansicht: Die zu Beginn angezeigte Ansicht, sie eignet sich am besten zum Erstellen neuer Folien

• Foliensortierungsansicht: Zeigt alle vorhandenen Folien verkleinert an (eine Art „Seitenansicht“)

• Bildschirmpräsentationsansicht: Zeigt die aktuelle Folie im Vollbildmodus

• Gliederungsansicht: Blendet den Text aller Folien im Auflistungsbereich ein

• Folienansicht: Stellt das Layout aller Folien im Auflistungsbereich dar.

4.3. Erstellen von Folien Die erste angezeigte Folie hat automatisch das Layout (= Aussehen) einer Titelfolie. Um einen Titel einzugeben, klickt man einfach auf „Titel durch Klicken hinzufügen“. Dieser Text verschwindet dann und man kann seinen eigenen eingeben. Ganz gleich funktioniert das übrigens mit dem Untertitel.

Da schwarzer Text auf weißem Hintergrund optisch nicht gerade ansprechend aussieht, benötigen wir noch ein „Design“ für unsere Präsentation. Um der Präsentation ein Design zuzuweisen, klickt man entweder auf „Design“ in der Symbolleiste oder im Menü Format auf Foliendesign. Es erscheint dann auf der rechten Seite eine Reihe von Vorschaubildern der zur Verfügung stehenden Designs.

Notizen:



Durch einen Klick auf eines der Vorschaubilder wird das vom Vorschaubild dargestellte Design für die aktuelle Präsentation übernommen. Wenn man selbst entscheiden will, ob ein Design nur für eine Folie oder für die gesamte Präsentation übernommen werden soll, empfiehlt sich ein Klick auf den Pfeil am rechten Rand der Vorschaubilder. Es erscheint ein kleines Menü, in dem man dann die gewünschte Aktion auswählen kann:

Will man etwas Bewegung in seine Folien bringen, kann man das übrigens durch einen Klick auf „Animationsschemas“ tun. Eine Liste von Animationen öffnet sich, die man auswählen und dann für alle Folien übernehmen kann. Auf Animationen, Übergangseffekte etc. wird hier allerdings noch nicht eingegangen, da in einer Kurseinheit leider nicht alle Möglichkeiten von Power Point aufgezeigt werden können.

Um eine zusätzliche Folie zu erstellen, klickt man entweder in der Symbolleiste auf „Neue Folie“ oder in der Menüleite auf Einfügen � Neue Folie. Eine neue Folie wird erzeugt und der Benutzer kann ihr noch ein Layout zuweisen, indem man auf ein entsprechendes Layout im Aufgabenbereich (rechte Seite) klickt. Sollte der Aufgabenbereich für das Layout auf der rechten Seite nicht zu sehen sein, kann man ihn sich unter Format � Folienlayout anzeigen lassen.

An dieser Stelle sei noch einmal der Unterschied zwischen Layout und Design erklärt: Unter Layout wird die Struktur der Folie verstanden (z.B. Titel und Text), unter Design die farbliche Gestaltung. Damit die Präsentation ein gutes Gesamtbild abgibt,



sollte ein einheitliches Design verwendet werden. Das Layout kann natürlich von Folie zu Folie verschieden sein.

4.4. Verwenden verschiedener Layouts Je nachdem, was auf der Folie dargestellt werden soll, eignen sich verschiedene Layouts am besten dafür. Beschränkt man sich nur auf Text, hat man folgende Layouts zur Verfügung:

• Titelfolie • Aufzählung • Zweispaltiger Text

Will man zusätzlich ein Bild, Clipart, Diagram oder dergleichen in die Folie einbauen, kann man ebenfalls vorgefertigte Layouts verwenden:

• Titel, Text und Objekt (links Text, rechts Objekt) • Titel, Objekt und Text (links Objekt, rechts Text) • Titel und Objekt (Titel und darunter ein Objekt)

Wobei „Objekt“ für ein Bild, Clipart, Diagramm oder ähnliches stehen kann. Durch einen (Doppel)Klick auf den Objektbereich hat man die Möglichkeit, ein Objekt einzufügen.

Will man auf einer Folie nur ein einziges Bild plazieren, empfiehlt es sich, als Layout „Leer“ zu wählen und dann das gewünschte Bild als Hintergrund zu setzen (Format � Hintergrund.

4.5. Animationen und Übergangseffekte

Im Menü „Bildschirmpräsentation“ oder in der Symbolleiste kann man verschiedene Folienübergänge und Animationen für markierte Textteile einstellen. Die Foliensortierungsansicht eignet sich zum Bearbeiten von Effekten am besten. Mache Dir dazu die notwendigen Notizen:

Notizen :

4.6. Vorführen der Präsentation

Um schließlich die Bildschirmpräsentation vorzuführen, klickt man im Menü „Bildschirmpräsentation“ auf „Bildschirmpräsentation vorführen“ (oder die Taste F5 auf der Tastatur). Durch einfache Klicks gelangt man jeweils zur nächsten Folie. Klickt man mit der rechten Maustaste, öffnet sich ein Kontextmenü, in dem man u.a. eine Folie zurückspringen oder die Präsentation beenden kann. (Man kann die Präsentation übrigens auch jederzeit mit der Taste ESC beenden).



Übungen zu Power Point:

Erstelle eine Präsentation, in der die Dich selbst vorstellst: Richtlinien:

mindestens 5 Folien

Setze gezielt graphische Elemente wie Bilder und Cliparts ein!

Wähle für die Folien jeweils geeignete Layouts (Titelfolie, Titel und Text, Objekt und Text, zweispaltiger Text usw.)!

Wähle ein einheitliches Design für alle Folien

Speichere die Präsentation in Deinem Kursordner ab!

Du kannst natürlich auch verschieden Animationseffekte und Übergangseffekte in Deine Präsentation einbauen.

So in etwa könnten die Folien dann aussehen:

Genoveva Birnstingel

Mein Leben

Kindheit & Jugend� Geboren in Penk 1949

� Volksschule in Bleiburg

� Tischlerlehre in Völkermarkt

Zusätzliche Ausbildung� Tanzkurs

� 15 Jahre EDV-Kurse an VHS Völkermarkt

� Führerschein Klasse E

Karriere� 1954 – 1964:

Tischlergehilfin

� 1965 – 1976: Baumax Verkaüferin

� 1977 – 1998: Filalleiterin Baumax Wolfsberg

� Seit 1998: GeneralmanagerinBaumax Europa

Viel Spaß!

Documents

EDV Aufbaukurs ws05 - Universität Klagenfurt · Windows Explorer sowie die Office-Programme Word, Excel und Power Point behandelt. Am Ende jedes Kapitels befinden sich einige Aufgaben