FACTexklusiv 12/2013

schWeRPUnktthema

RISIKOMAnAGEMEnTDIE FAC’T GRUPPE HAT EIn RISIKOMAnAGEMEnT-SySTEM EInGEFÜHRT.

FAC’T exklusiv 12 · März 2013

BAUMAnAGEMEnTFUnDIERTE PLAnUnG UnDEIn QUALIFIZIERTES PROJEKT-MAnAGEMEnT FÜR MEHR ERFOLG IM BAUPROJEKT.

KRAnKEnHAUSHyGIEnEBERATUnG, SCHULUnG UnD KnOW-HOW ZUR UnTERSTÜT-ZUnG DER HyGIEnEBEAUF-TRAGTEn In DEn KRAnKEn-HÄUSERn.

InSTAnDHALTUnGOPTIMIERUnG DER QUALITÄT UnD EFFIZIEnZ DER WAR-TUnGEn UnD REPARATUREn DURCH DIE FAC’T InSTAnD-HALTUnGSGRUPPE.

INHALT

14

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2926

22

1612

4

4 Verantwortung und Risiko Die FAC’T Gruppe hat ein eigenes Risiko- management-System eingeführt.

12 Baumanagement Das FAC’T Baumanagement setzt auf den Ausbau der Planungs- und Projektmanage- mentkompetenzen.

14 Energiemanagement Das Krankenhaus St. Joseph-Stift Bremen nimmt ein modernes Blockheizkraftwerk in Betrieb.

16 Die FAC’T Gruppe Der Spezialist für ganzheitliches Facility Management in der Übersicht.

18 Hygienemanagement Know-how, Werkzeuge, Beratungskompetenz und Unterstützungsleistungen vom Spezialisten.

22 Zentralisierte Logistik Die FAC’T Tochterunternehmung mediplan unterstützt bei der Umsetzung eines zweiten Logistikzentrums für medizinischen Sachbedarf.

24 Innovationstreiber IT Sicherheit, Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und innovative Lösungen für kollaboratives Arbeiten – „Must-haves“ in der IT für Gesund- heitseinrichtungen.

26 Die schnelle Eingreiftruppe Optimierung der Qualität und Effizienz der Wartungen und Reparaturen durch die FAC’T Instandhaltungsgruppe.

29 Medizinische Dokumentation FAC’T COnTExT ist der Spezialist für Organisa- tions- und Prozessberatung für medizinische Dokumentation und Transkription.

2 | Inhalt

Liebe Leserinnen, liebe Leser,

wenn man auf einem Weg stramm nach vorne schaut, ist es manchmal besonders wichtig, einfach mal innezuhalten. Das wollen wir mit dieser Ausgabe der FAC’T exklusiv tun. In den letzten Jahren sind wir stark gewachsen. Mittlerweile helfen uns über 1500 Mitarbeiter dabei, unsere Aufgaben und Standards zu erfüllen. Schnell verliert man da den Überblick: Welches sind unsere Kerngeschäfte und Kompetenzen? Und was macht FAC’T eigentlich aus?

nach wie vor dreht sich bei uns alles darum, Gebäude im Gesundheits- und Sozialwesen so zu managen, dass alles reibungslos funktioniert. Die Grundidee ist seit unserer Gründung im Jahr 2000 geblieben, auch wenn unser Leistungsspektrum umfangreicher geworden ist. Heute sorgen wir quasi für alles, was mit integrierter Prozessverantwortung und einem modernen Bauwerk zu tun hat – von der Haus- und Medizintechnik über die Energieversorgung, Informationstechnolo-gie, Umwelt und Hygiene, Reinigung, Verpflegung, die Arbeitssicherheit und noch viel mehr. Auf Wunsch bieten wir unseren Kunden ein komplettes Sorglospaket: Wir beraten, begleiten, betreuen ganzheitlich – von der Planung über die Umsetzung und den kontinuierlichen Betrieb einer Einrich-tung. Damit alles von Anfang an zueinander passt, fangen wir häufig schon bei der Betriebsorgani-sation und der Analyse der Prozesse an und setzen die Ergebnisse in der Bauplanung fort. In dieser FAC’T exklusiv erfahren Sie mehr.

Je größer die Aufgaben wurden, desto wichtiger wurde es für uns, die Risiken im Blick zu haben, mit denen wir in unserer alltäglichen Arbeit konfrontiert sind. Hierbei hilft uns heute ein hochpro-fessionelles Risikomanagement. Auch dieses stellen wir Ihnen in dieser Ausgabe vor.

Ich wünsche Ihnen viel Freude beim Lesen.

Ihr

EDITORIAL

Alois Beulting Geschäftsführer FAC’T GmbH

18

29

16

4

Editorial | 3

4 | Verantwortung und Risiko

Von Verantwortung reden viele. Das bleibt auch nicht aus, in einer Welt permanenter Verände-rungen. Die FAC’T Gruppe hat sich – zusammen mit der Franziskus-Stiftung Münster – diesem Thema angenommen – und ein eigenes Risiko-management-System eingeführt.

VERANTwORTuNG uND RIsIkO

FAC’Texklusiv Redaktion

Manchmal ist es gar nicht so verkehrt, nicht sämtliche Risiken zu kennen. Denn wer würde dann noch etwas wagen, riskieren? Mut zur Lücke? Ent-scheidungen ohne Machbarkeitsstudien oder umfassende Analysen und Risikobewertungen? Passé. Das aber ist nur die eine Wahrheit. Generell ist der Mensch zunächst von natur aus ein risikoscheues Wesen. Er hat Angst vor Verlust, vor Problemen, vor Veränderungen. Und das nicht selten unbe-gründet. So kennen die wenigsten Personen, die vorsichtig, zurückhaltend, Risiken vermeidend agieren, die wahren Risiken und die mit diesen verbun-denen Eintrittswahrscheinlichkeiten. Wo eine detaillierte Risikobetrachtung angebracht und wo diese unnütz und eher hinderlich ist, kann mit einem funktionierenden Risikomanagement-System identifiziert und bewertet werden. Ein solches System muss ganzheitlich implementiert sein im Unter-nehmen. Es verhindert die Risiken zwar nicht, hilft aber, diese durch Früh-warnindikatoren zu erkennen und geeignete Korrekturmaßnahmen anzu-bieten. Der „Es hat uns kalt erwischt!“-Effekt wird drastisch reduziert.

Verantwortung und Risiko | 5

WAS IST DAS – RISIKOMAnAGEMEnT?

Risikomanagement besteht, einfach ausgedrückt, aus den vier Grund-Komponenten Identifikation der Risi-koarten (die es in allen Bereichen des Unternehmens zu identifizieren gilt), Analyse der Risikorelevanz (wie hoch ist das Risiko einzuschätzen? Welchen „Aus-schlag“ kann diese Risikoart haben), der Aggregation der Bedeutung für das gesamte Unternehmen (Basis sind die Einzelrisiken) und Eintrittswahrscheinlichkeit. Beim letzten Aspekt haben wir es mit der klassischen Wahrscheinlichkeitstheorie zu tun, wie sie aus der höheren Mathematik seit Jahrhunderten bekannt ist.

RisikoManageMent

Monitoring & reporting

Komponenten

Strategie & MaSSnahMen

analySe & Bewertung

planung


Risikomanagement ist ein umfassendes Thema. Die Komponenten ziehen sich

durch alle Managementbereiche des Unternehmens. Die Analyse und Bewer-tung sowie die Reaktion und proaktive Maßnahmenplanung orientiert sich an einem klar definierten Prozess. Diesen

gilt es im gesamten Unternehmen in alle Bereichen und auf allen Stufen der

Hierarchie zu verorten.

WEBLInKS

RisikoManageMent

Ergänzt wird das Risikomanagement noch um den Aspekt der Risikobewältigung, womit die Frage nach der Problemlösung beantwortet wird.

Unter dem Stichwort Versicherungsmathematik ist das Prinzip des Risikomanagements bereits seit langer Zeit bei allen Versicherungen im Einsatz, um die Risiken auf den Finanzmärkten zu ermitteln und zu bewerten. Ziel des Risikomanagements ist es, Verluste durch einge-tretene Probleme respektive zur Realität avancierten Risiken zu verhindern. Sind die möglichen Risiken erst einmal identifiziert, lässt es sich mit diesen besser arbeiten.

Kontrolle

prozess

Monitoring

uMSetzung & einführung

riSiKoManage-Ment-SySteM

Strategie- & MaSSnahMen-

planung

analySe & Bewertung

riSiKen identifizieren

HAnDBUCH FÜR ORGAnISATIOnSUnTER- SUCHUnGEn UnD PERSOnAL- BEDARFSERMITTLUnG DES BMI

RISIKOMAnAGEMEnT PORTAL UnD BLOG


PFLICHT ODER KÜR?

Spätestens mit der Einführung des Gesetzes zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) im Jahr 1998 sind börsennotierte Unterneh-men aus Deutschland verpflichtet, „systematisch alle bestehenden Risiken zu identifizieren“. Die Risiken werden dabei identifiziert, analysiert, aggregiert und in standardisierten Kennzahlen ausgedrückt. Im Kon-TraG wird dabei zwischen sechs Risikobereichen bzw. Risikogruppen unterschieden:

• Strategie• Finanzen• Recht & Politik• Marketing & Kommunikation• Corporate Governance• Produktion & Leistungserbringung (Wertschöpfungsrisiken)

Auch das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz von 2009 hat die gesetzlichen Anforderungen erweitert. nun ist auch der Aufsichtsrat verpflichtet, sich über die Wirk-samkeit des Risikomanagements zu informieren. Im Zuge der Einführung von Risikomanagement bei den großen, börsennotierten Unternehmen hat sich dieses Thema auch bei mittelständischen und kleineren Un-ternehmen herumgesprochen und beschäftigt zuneh-mens das Management. Für die meisten Unternehmen

risiKogruppen / -bereiche

Strategie

MarKeting & KoMMuniKation

recht & politiK


ist Risikomanagement heute Grundvoraussetzung fürnachhaltigen Erfolg und Stabilität in der Zukunft – und damit ein zentraler Wettbewerbsfaktor.

Eine der bekannten Kennzahlen ist die „Value-at-Risc“-Kennzahl (VaR). Diese Kennzahl dient als zentrale Messgröße für das eingegangene Risiko und wird als Defakto-Standardwert bei Unternehmen, Banken und Versicherungen genutzt. Als Bezugsgröße wird dem-nach in der Regel die Rendite genutzt – jede andere Kennzahl ist aber auch als Bezugswert eingesetzt wer-den. Der VaR kann und wird auch zur Risikosteuerung genutzt.

EIn JOB MIT VIEL VERAnTWORTUnG: DER RISIKOMAnAGER

Risikomanager müssen in der Lage sein, über den Tel-lerrand des Unternehmens zu schauen. Sie müssen ein Gefühl dafür haben, welche Risiken entstehen können. Trends und Gefahren, drastische Veränderungen, die das eigene Unternehmen vielleicht nicht jetzt, aber in Zukunft beeinfl ussen oder sogar gefährden können – alles das sind Aspekte, die eingeschätzt, analysiert und bewertet werden müssen. Aber vieles hängt auch davon ab, wie überzeugend und selbstbewusst der Ri-sikomanager auftritt und so sein Wissen im Unterneh-men durch das Management tatsächlich genutzt wird.

risiKogruppen / -bereiche

corporate governance

finanzen

produKtion & leiStungSerBringung

ALLEIn AUF STÜRMISCHER SEE:RISIKOMAnAGEMEnT FÜR EInSTEIGER ROLAnD ERBEn, FRAnK ROMEIKEISBn: 978-3827271082

RISIKOMAnAGEMEnT: GRUnDLAGEn - InSTRUMEnTE - UnTERnEHMEnSPRAxIS UTE VAnInIISBn: 978-3827271082

RISIKOMAnAGEMEnT: GRUnDLAGEn, InSTRUMEnTE, FALLBEISPIELE OTTMAR SCHnECKISBn: 978-3827271082

RISIKOMAnAGEMEnTTHOMAS WOLKE ISBn: 978-3827271082

BUCHTIPPS


RISIKOMAnAGEMEnT BEI FAC’T

Seit 2012 setzt die FAC’T Gruppe ein Geschäftsbe-reichs-übergreifendes Risikomanagement-System ein. Basis ist die Risikostrategie. In dieser wird definiert, wie die FAC’T Gruppe mögliche Risiken aktiv steuert und damit begrenzt. Durch die Steuerung und Begren-zung der Risiken sollen Verluste vermieden und Scha-den von der FAC’T Gruppe abgewehrt werden. Inhalt der Risikostrategie sind alle Risiken, die individuell pro Bereich und auch für die gesamte Gruppe identifi-ziert wurden. Weiter präzisiert und operationalisiert werden die Risiken auf Bereichs- und Abteilungsebene durch Richtlinien und Arbeits- sowie Verfahrensanwei-sungen, die seitens des Qualitätsmanagements umge-setzt und eingeführt werden.

Um dem permanenten Wandel im Unternehmen und auch den externen Veränderungen gerecht zu werden, wird einmal im Jahr das Risikomanagement analysiert und bewertet. In der sogenannten Risikoinventur wird untersucht, ob die erfassten Risiken noch vollständig und die Verfahren sinnvoll und angemessen sind. Die Risikostrategie der FAC’T Gruppe wird so fortlaufend aktualisiert und die Risikotragfähigkeit der Gruppe gewährleistet.

Mit der Implementierung des Risikomanagement- Systems ist die FAC’T Gruppe nicht alleine unterwegs. Die Franziskus-Stiftung hat diesen Prozess für alle Krankenhäuser und beteiligten Unternehmen auf-gesetzt und ein stiftungsweites Projekt zum Thema Risikomanagement ins Leben gerufen. Ziel ist es, alle Risiken, die mit dem Betrieb eines Krankenhauses ver-bunden sind, zu identifizieren – und da gehören die Risiken der Unterstützungsprozesse nahtlos dazu.

FÜR DEn LAnGFRISTIGEn ERFOLG

Risikomanagement – da sind sich die Experten unisono einig – ist heute wichtiger denn je. Aber nicht zuletzt die Finanzkrise hat bewiesen, dass selbst die professio-nellsten Systeme Risiken nicht gänzlich verhindern und die teilweise dramatischen Folgen vermeiden können. Die Welt wird nicht sicherer durch Risikomanagement-Systeme, aber ein Stück weit kalkulierbarer. Aber eines steht auch fest: Die Suche nach und Beschäftigung mit Risiken darf nie zu Lasten der Identifikation und nutzung von Chancen gehen. Mutige Strategien unter Berücksichtigung der Erkenntnisse aus dem Risikoma-nagement – das ist das Erfolgsrezept für die Zukunft. Und genau hier gibt es noch viel zu tun …

risiKoanalyse

Start

ende

analySe Möglicher riSiKen MittelS riSiKoanalySe

riSiKoprioritätSzahl von 200 üBerSchritten?

doKuMentation &archivierung

analySe von vor-BeugeSpotenzial

MaßnahMenvorauSS. wirKSaM?

MaßnahMeneinleiten

MaßnahMenuMSetzen

MaßnahMenwirKSaM?

MaßnahMendefinieren

nein

nei

n

nein

ja

ja


Inte

rvie

w Jan zimmermann leitet seit einführung des Quali-tätsmanagements im Jahre 2001 den bereich Qua-litätsmanagement und organisation bei Fac’t. Die abteilung betreut aller zertifizierungen der Fac’t gruppe. in diversen arbeitskreisen zu Qualitäts- und organisationsthemen ist Jan zimmermann beteiligt, unter anderem in den ipv®-arbeitskreisen der geFma. als mitglied der geschäftsführung unterstützt Jan zimmermann den aufbau von neuen betriebsstätten unter organisatorischen und Qm-gesichtspunkten.

FAC’T exklusiv Herr Zimmermann, seit 2012 ver-fügt die FAC’T Gruppe über ein eigenes Risiko-management-System. Was waren die Ziele?

J. Zimmermann ziel eines risikomanagements ist es, die risiken, die sich in der gruppe erge-ben können, zu erkennen. hat man sie erkannt, kann man maßnahmen definieren, die das risikopotential mindern. anschließend bewertet man, ob die eintrittswahrscheinlichkeit und die auswirkung sich verringert. mit einem funktio-nierenden risikomanagement ist man sich der risiken bewusst und unternimmt maßnahmen um das risiko zu minimieren.

FAC’T exklusiv Also sehr klassisch. An welchen Stellen soll das Risikomanagement praktiziert werden? Auf Führungskräfteebene, also bei FAC’T Geschäftsbereichsleitung und Regional- leitung sowie Management?

J. Zimmermann letztendlich ist jeder Fac’t mitarbeiter verpflichtet, an der umsetzung mitzuwirken. Die Verantwortung für das system liegt jedoch bei den Führungskräften. auch bestehen schnittstellen zu den anderen häusern der Franziskus-stiftung, die das risikomanage-ment-system ja stiftungsübergreifend ausgerollt haben.

FAC’T exklusiv An welchen Stellen wird das System bei FAC’T implementiert?

J. Zimmermann Die risikostrategie und die sich daraus ableitenden maßnahmen werden in das Qm-system der Fac’t gruppe aufgenommen. in den einzelnen arbeitsabläufen werden an kritischen punkten Kontrollen eingefügt.

FAC’T exklusiv Setzen Sie ein EDV-Tool für das Risikomanagement ein oder ist das System eine reine Organisationsstruktur bei FAC’T?

J. Zimmermann es ist noch keine software im einsatz. Wir arbeiten derzeit mit arbeitsanwei-sungen, prozessbeschreibungen und zu diesen gehörenden Formularen und checklisten. Das ist bei den mitarbeitern von Fac’t bereits aus den übrigen anweisungen aus dem Qualitätsma-nagement bekannt und gelernt.

FAC’T exklusiv Herr Zimmermann, vielen Dank für das Gespräch.

Risikomanagement Risikomanagement umfasst die steuerung und den Um-gang mit Unternehmens- oder Projektrisiken. Die Risiken entstehen dabei auf der Führungsebene bzw. aus den operativen Umsetzungsprozessen (Durchführung). Unter-schieden werden zudem versicherbare Risiken und nicht versicherbare, oftmals strategische Risiken.

mit der einführung des gesetzes zur kontrolle und trans-parenz im Unternehmensbereich (kontrag) im Jahr 1998 wurde ein institutionalisiertes Risikomanagement zur notwendigkeit für große, aber auch kleine und mittlere Unternehmen.

Das Risikomanagement lässt sich in vier Phase unterteilen: Risikoidentifikation, Risikobewertung, Risikosteuerung und Risikokontrolle.


12 | Baumanagement

BAuMANAGEMENT


Eine funktional optimierte Anordnung der Räume, spezielle Lüftungsanlagen zum Schutz vor Infektionen sowie ästhetische, soziale und ökologische Aspekte: das sind nur einige Faktoren, die es beim Bau von Immo-bilien im Gesundheits- und Sozialwesen zu beachten gilt. Denn in medizinischen und sozialen Einrichtungen geht es vor allem darum, Menschen zu betreuen. Umso wichtiger ist es, neben der Erfüllung der funktionalen und wirtschaftlichen Anforderungen, eine Atmosphäre zu schaffen, in der sich alle Beteiligten wohlfühlen. Und das fängt bereits bei der Planung des Gebäudes an.Das weiß auch Klaus gr. Beilage von FAC’T Baumanage-ment: „Bei uns arbeiten Medizintechnik und Organisa-tionsplaner, Projektleiter, Architekten und die für den Gebäudebetrieb verantwortlichen Facility Manager Hand in Hand. So profitieren alle vom Wissen der ande-ren und betrachten Projekte von Anfang an ganzheitlich. Wir kooperieren mit externen Experten aus Architektur- und Ingenieurbüros, um die Qualität der Leistungen auf einem hohen niveau zu halten.“ Dabei setzt das Bauma-nagement von FAC’T in Abstimmung mit dem Bauherrn möglichst für die jeweilige Bauaufgabe spezialisierte Planungsbüros ein. Die Planung der Medizintechnik kann z. B. durch das Medizintechnik Planungsbüro „me-diplan“ der FAC’T Gruppe erfolgen, das schon während der Planungsphase die Betriebserfahrung der FAC’T hinsichtlich der zu erwartenden Folgekosten einbringt.

InHALTLICH UnD VOR ORT UnTERSTÜTZEn

Erst vor kurzem hat sich FAC’T Baumanagement unter der Leitung von gr. Beilage neu aufgestellt: „Wir verstehen uns als zentraler Ansprechpartner für sämtliche Planungs- und Projektmanagementleistungen rund um die Immo-bilie im Gesundheits- und Sozialwesen. Kernkompetenz

Prozesse im Gesundheits- und Sozialwesen durch angepasste und wirtschaftlich optimierte Gebäude zu unterstützen ist die Kernkompetenz von FAC’T Baumanagement. Eine fundierte Planung und ein qualifiziertes Projektmanagement sind dabei das A&O.

Klaus gr. Beilage, Leiter Baumanagement bei FAC’T

Baumanagement | 13

unseres Geschäftsbereichs ist die Errichtung und Verän-derung von Gebäuden zur funktional und wirtschaftlich optimierten Realisierung der Krankenhausprozesse.“ Die nähe zum Kunden ist FAC’T Baumanagement beson-ders wichtig: Mit 14 Architekten, Bauingenieuren und Bauzeichnern an den Standorten Münster, Ahlen, Kamp-Lintfort und Osnabrück erbringen die Mitarbeiter ihre Leistungen dort, wo ihre Kunden sind. „Wir können die Baustellen immer schnell erreichen. So sind auch kurz-fristige Treffen mit dem Bauherren oder -unternehmen möglich und wir sichern die Qualität und die Einhaltung der Termine“, so gr. Beilage. Dass alle Beteiligten eng zusammenarbeiten, sei unabdingbar: „Bei der Planung und Realisierung von Immobilien müssen viele organi-

satorische, rechtliche, technische, wirtschaftliche und terminliche Aufgaben bewältigt werden.“ Sowohl der Bauherr als auch die nutzer steuern diese Dinge parallel neben ihrer eigentlichen Tätigkeit. Als Systemdienstleister im Facility Management erbringt FAC’T Baumanagement deshalb Projektmanagementleistungen, um den Bau-herrn bei der Errichtung einer Immobilie zu unterstützen

– sowohl inhaltlich als auch mit Mitarbeitern vor Ort.

KOMPLExE BAUVORHABEn IM GESUnDHEITS-WESEn STEUERn

Bei der Planung und Realisierung von Immobilien im Gesundheits- und Sozialwesen ist es besonders wichtig, dass die Anforderungen aller Anspruchsgruppen – dazu zählen etwa Bauherren, Ärzte, Pfleger, Techniker, Be-hörden oder Patienten – identifiziert und berücksichtigt werden. Genau hier kann das Baumanagement von FAC’T punkten: Schließlich verfügen die Mitarbeiter des Geschäftsbereichs als Teil eines Krankenhausunter-nehmens über umfangreiche Kenntnisse der Prozesse und Abläufe in Gesundheitsimmobilien. „Dank unserer vielfältigen Erfahrungen im Team sind wir in der Lage, auch komplexe Bauvorhaben im Gesundheitswesen zu begleiten und zu steuern“, so Klaus gr. Beilage. „Und zwar von der ersten Idee bis zum fertigen Gebäude.“

EFFIZIEnZ IST DIE DInGE RICHTIG MACHEn, EFFEKTIVITÄT IST

DIE RICHTIGEn DInGE MACHEn. PETER DRUCKER

Klaus gr. Beilage, Leiter Baumanagement bei FAC’T


innerhalb der FAC’T Gruppe, identifi zierte gemeinsam mit dem Kunden und den Mitarbeitern der FAC’T im St. Joseph-Stift Schwachstellen und Einsparpotenziale und entwickelte daraus Strategien und Szenarien für zu-künftige Entwicklungen. Dabei kommt dem Team von encadi Geschäftsführer Jörg Müller zu Gute, dass das Unternehmen bereits zahlreiche Blockheizkraftwerke projektiert und umgesetzt hat. Die Erfahrungen und die Ergebnisse fl ossen in die Szenarioentwicklung ein.

Es wurden für das Krankenhaus in Bremen unter-schiedliche Modelle gerechnet, Szenarien entwickelt, Risiken identifi ziert und bewertet. Das Ergebnis: Die Investition in ein Blockheizkraftwerk mittlerer Grö-ße ist die wirtschaftlichste Lösung mit dem größten Return on Invest. Dabei wurden nicht nur die Investiti-onskosten, sondern auch – und vor allem – die an-schließenden Betriebskosten berücksichtigt.

RISIKEn ERKEnnEn UnD BEWERTEn

Gerade bei Investitionen dieser Größenordnung ist eine fundierte Risikoanalyse für den Projekterfolg von Bedeutung. In die Risikobetrachtung fallen unter-

NACHHALTIGE ENERGIEERZEuGuNGDas Krankenhaus St. Joseph-Stift Bremen nimmt erfolgreich ein modernes Blockheizkraftwerk in Betrieb.

Im Rahmen eines mehrstufi gen Energiekonzeptes wurde im Krankenhaus St. Joseph-Stift ein Blockheiz-kraftwerk (BHKW) in Betrieb genommen. Zielsetzung: Mehr Energieeffi zienz und niedrigere Betriebskosten. Ein erfolgreiches Vorhaben – bei erschwerten Baube-dingungen.

Grundlage für das Projekt war eine ganzheitliche Energieeinsparberatung sowie eine umfassende Energieanalyse für das Krankenhaus im Zentrum von Bremen. encadi, der Spezialist für Energiemanagement

14 | Nachhaltige Energiererzeugung

schiedliche Aspekte, darunter Investitionsaspekte, rechtliche Aspekte – aber auch steuerliche Aspekte und Finanzierungsthemen. Ausgestattet mit den Erfahrungen aus unterschiedlichen Projekten und mit dem Know-how von encadi konnten so die rele-vanten Risiken erkannt und bewertet bzw. die aus der Interpretation abgeleiteten Maßnahmen priorisiert werden. Insbesondere die rechtlichen Rahmenbedin-gungen gilt es einzuhalten. Schließlich soll das Block-heizkraftwerk ausschließlich zur Eigenversorgung dienen – das St. Joseph-Stift will nicht als Stromerzeu-ger auf dem Strommarkt auftreten. Dieser Punkt war

tet werden, da bauliche Veränderungen aufgrund der starken Betonkonstruktionen nicht möglich waren.

Eine weitere Herausforderung war die Schallisolation. Da das Krankenhaus – und damit auch das Blockheiz-kraftwerk – in einem Wohngebiet steht, mussten die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden. Dem Team von encadi und den Mitarbeitern der FAC’T vor Ort ist es gelungen, den Schallpegel auf unter 28 db(A) zu reduzieren – und damit den gesetzlichen Mindest-standard von 35 db(A) deutlich zu unterlaufen – zum Wohle der Patienten und der guten nachbarschaft.

insbesondere bei der Kapazitätsplanung der Kraft-Wärme-Kopplungsanlage zu berücksichtigen. Darüber hinaus erarbeiteten die Energiespezialisten Szenarien für die Liegenschaftsentwicklung. Gefragt wurde nach der baulichen Veränderung und deren nutzung sowie den zukünftigen Energieverbräuchen.

Das Energiekonzept fand schließlich den Weg in die bestehende Zielplanung. Hier ergaben sich Synergien zu den übrigen Bereichen der FAC’T Gruppe. Schließ-lich mussten die Einzelprojekte in eine Gesamtplanung eingebracht werden – unter Berücksichtigung der baulichen, fi nanziellen und betriebsrelevanten Ge-sichtspunkte.

BLOCKHEIZKRAFTWERK IM BUnKER: EInE BAULICHE HERAUSFORDERUnG

Eine Besonderheit physischer natur war der Einbau der Schaltzentrale des Blockheizkraftwerkes. Da die Technikzentrale sich innerhalb einer alten Bunkeran-lage aus dem zweiten Weltkrieg direkt neben dem Krankenhaus befi ndet, war der Einbau ein schwieriges Unterfangen. Die Anlage musste passgenau vorberei-

STEIGEnDE PREISE UnD DIE ZUnEHMEnDE RESSOURCEnKnAPPHEIT In VERBInDUnG MIT KOSTEnDRUCK In DEn KRAnKEnHÄUSERn ZWInGEn UnS, MIT EnERGIE VERAnTWORTUnGSVOLL UMZUGEHEn. GEnAU DAS WAR DIE MAßGABE DER EnERGIEBERATUnG FÜR DAS KRAnKEnHAUS In BREMEn. JÖRG MÜLLER, GESCHÄFTSFÜHRER EnCADI

Nachhaltige Energiererzeugung | 15

1.500 Mitarbeiter, bundesweites Einsatzgebiet, Spezialisierung im Facility Management für Gesundheits- und Pfl egeeinrichtungen – das ist die FAC’T Gruppe.

beRatung

bauManageMent

betRieb

MediZinteCHnik

HausteCHnik

aRbeitssiCHeRHeit & bRandsCHutZ

sCHReibdienste

aRCHivieRung

inFoRMationsteCHnologien

logistik

uMWelt & Hygiene

eneRgieManageMent

Reinigung & seRviCe

aussenanlagen

gastRonoMie & seRviCe

FaC’t gmbHFacility Management partnerHohenzollernring 7248145 Münstertel +49(0)251 935 3700Fax +49(0)251 935 [email protected]

eRRiCHtungprojektanalyse, baumanagement und bauabwicklung

betRiebinfrastruktur und service, informations-technologien und technischer betrieb

beRatungprozess- und organisations-beratung im Facility Management

leistungen

16 | Die FAC’T Gruppe

gRuppe

die

din iso 9001:2008

din iso 13 485:2003

seit 2006 zertifi ziertes Mitglied der ipv® (integrale prozess verantwortung im Facility Management)

Qualität

200

0

2001

2002

2003

200

4

2005

200

6

2007

200

8

2009

2010

2011

2012

2012

€72Mio

46%14%

12%

11%10%4%

2%

FaC’t gmbH

€34Mio FaC’t Rs

€10Mio

FaC’t gs

€9Mio

FaC’t it

€8Mio

encadi

€7Mio

sek

€3Miomediplan

€1Mio

FaC’t ConteXt

€186tsd

1%

60 Mio

30 Mio

2011

€69Mio

2010

€62Mio

Die FAC’T Gruppe | 17

2006

375

2008

913

425 Mitarbeiter bei FaC’t (davon 9 auszubildende)

631 Mitarbeiter bei FaC’t Rs (davon 2 auszubildende)

74 Mitarbeiter bei FaC’t it (davon 10 auszubildende)

400 Mitarbeiter bei FaC’t gs (davon 2 auszubildende)

17 Mitarbeiter bei mediplan

sCHon geWusst?Bei FAC‘T arbeiten Mitarbeiter unterschiedlicher Berufe, u.a. Architekten, Ingenieure, Kaufl eute und Techniker.

7 Mitarbeiter bei encadi

2012

1554

sCHon geWusst?

In 2012 haben 12 Mit-

arbeiter den GEFMA

Fachwirt FM absolviert

und es wurden 92 Inhouse-

Seminare veranstaltet.

MitaRbeiteR

uMsatZ

HERAusFORDERuNG HYGIENEMANAGEMENT

InFO

SCHRITT FÜR SCHRITT ZUM HyGIEnEKOnZEPT

Versicherungsgesellschaften, Zertifi zierungs-stellen und offi zielle Richtlinien fordern von den Gesundheits- oder Pfl egeeinrichtungen mittler-weile ein, dass sie sich fundiert beraten lassen, wie sie Hygienerisiken minimieren können. Vo-raussetzung dafür ist eine konsequente Analyse der möglichen Infektionsherde ausgehend vom Patienten. Folgende Schritte sind bei der Imple-mentierung eines solchen Hygienekonzeptes notwendig:• ErmittlungdesIST-Hygienestatus• IdentifikationsowieanschließendeBewertung der Risiken und Schwachstellen• ErarbeitungeinesindividuellenMaßnahmen- pakets auf Basis der Ergebnisse• UmsetzungindenHäusern• Unterstützung,KontrolleundEvaluationder Umsetzung durch regelmäßige Begehungen und Messungen• IndividuelleWeiterentwicklungundOptimie- rung des Konzepts auf Basis der Auswertungen

Krankenhaushygiene | 19

Die Novellierung des Infektionsschutzgesetzes und die Auf-wertung der Empfehlungen der Kommission für Kranken-haushygiene und Infektionsprävention (KRINKO) legen den Krankenhäusern nahe, mehr Hygienefachkräfte einzustellen und Hygienebeauftragte zu benennen. Sie sollen sich um die Prävention von nosokomialen Infektionen kümmern. Eine Entscheidung, die bei den Mitarbeitern einen hohen Grad der Spezialisierung voraussetzt – aber auch der Strukturierung und Organisation. Das FAC’T-Hygieneteam bietet deshalb ein umfangreiches Beratungsangebot für Hygienefachkräfte und Hygienebeauftragte an.


Über 160 Jahre ist es her, dass der ungarische Arzt Ignaz Philipp Semmelweis das Kindbettfieber auf mangelnde Hygiene bei Ärzten und Krankenhaus-personal zurückführte. Zu seinen Lebzeiten wurden Semmelweis’ Erkenntnisse kaum anerkannt – die meisten seiner Kollegen hielten Hygiene für Zeit-verschwendung. Heute ist das Wissen um die Ge-fahr, die die Keime bergen, Konsens. Trotzdem geht das Universitätsklinik Jena davon aus, dass die Zahl der nosokomialen Infektionen in Krankenhäusern deutschlandweit jedes Jahr bei 400.000 bis 600.000 liegt – eine traurige Zahl.

MAnGELnDES FACHWISSEn, FEHLEnDE SPEZIALISTEn

Umso wichtiger ist es, Hygienestandards immer wieder auf den Prüfstand zu stellen und sie zu ver-bessern. Dass Krankenhäuser jetzt mehr Fachpersonal einstellen sollen, ist eine Konsequenz daraus. „Das novellierte Infektionsschutzgesetz fordert eine Um-setzung der RKI-Richtlinien und damit nicht nur eine personelle Aufstockung, sondern auch ein effektives und transparentes Hygiene- und Risikomanagement.“, sagt Christoph Huesmann, Geschäftsbereichsleiter Hygiene bei FAC’T. „Die Kliniken stehen jetzt vor einer großen Herausforderung, denn eine funktionierende Hygiene als Primärprävention lässt sich nicht neben-bei errichten. Sie setzt das Wissen um aktuelle Richt-linien, Prozesse und Standards voraus, und basiert auf Aufzeichnungen, Recherchen und Erfahrungen.“ Genau aus diesem Grund hat der Geschäftsbereich Hygiene sein Angebotsspektrum jetzt angepasst und ausgebaut: Um Krankenhäuser aktiv beim Aufbau eines eigenen Hygienemanagements zu unterstützen, analysieren die FAC’T Experten z. B. den Ist-Zustand

zur Erkennung möglicher Risiken, zeigen Verbesse-rungsmöglichkeiten und Maßnahmen auf und schulen darüber hinaus in Abstimmung mit dem Haus auch die Mitarbeiter. Die klassische Personalgestellung von Hygienefachkräften ist jedoch nach wie vor möglich. HyGIEnEKOnZEPTE GEKOnnT UMSETZEn: SCHULUnGEn VOM SPEZIALISTEn

In der Vergangenheit haben sich die allgemeinen Hy-gieneempfehlungen des Bundesgesundheitsamts und später des Robert-Koch-Instituts (RKI) hauptsächlichauf bauliche und funktionelle Aspekte beschränkt. Es ist aber bekannt, dass nicht die Bausubstanz, sondern die Mitarbeiter für den Hygienestatus verantwortlich sind. Deshalb beziehen sich die Empfehlungen seit 2001 mehr auf das Verhalten der Mitarbeiter und somit auf das Erstellen, Implementieren und Kontrol-lieren entsprechender Verfahrensanweisungen. Die gestiegenen Anforderungen an die Hygiene erfor-dern deshalb eine konsequente Weiterbildung der Mitarbeiter in den Gesundheits- und Pflegeeinrich-tungen. Das Tätigkeitsprofil der Hygienefachkräfte orientiert sich dabei an den Kriterien eines Qualitäts-management-Systems. Um das Wissen auch auf die Hygienebeauftragten in den jeweiligen Häusern zu transferieren, erarbeiten die FAC’T-Spezialisten indi-viduelle Schulungskonzepte und führen Workshops durch. „Die systematische Beobachtung und Doku-mentation der Arbeitsabläufe in den Krankenhäusern deckt nicht nur Hygienerisiken frühzeitig auf, sondern hilft auch dabei, Prozesse weiter zu verbessern und Mitarbeiter gezielt zu schulen“, erklärt Huesmann.

„So werden Hygienerisiken nachhaltig abgebaut und Infektionen vermieden.“

Christoph Huesmann,Leiter Hygiene bei FAC’T

20 | Krankenhaushygiene

WISSEn, WORAUF ES AnKOMMT

In all den Jahren haben sich die FAC’T-Hygienefach-kräfte durch Beobachtungen, Analysen und Verglei-che ein Spezialwissen angeeignet, das allen Kunden zugute kommt. So können die Hygienefachkräfte und die Hygienebeauftragten in den Häusern unmittelbar vom Wissen der FAC’T-Experten profitieren: im per-sönlichen Gespräch, durch Zugriff auf Wissensdaten-banken, Whitepaper und Recherchen sowie Studien und Analyseergebnisse oder aber durch die Beratung zu aktuellen und relevanten Themen.

ExZELLEnTE METHODEn UnD WERKZEUGE

Die FAC’T-Hygienefachkräfte verfügen über umfassende Methodenkompetenz und profunde Branchenkenntnisse. „Mit der Datenbanklösung „PlanDo“ etwa können Gesundheitseinrich-tungen den gesamten Prozess von der Planung über die Umsetzung, Kontrolle, Dokumentation und Auswertung der Hygiene-aktivitäten durchführen“, so Huesmann. „Die Daten- bankanwendung basiert auf umfassenden Analyse- ergebnissen und Bench-marks, die allen Hygiene- fachkräften bei der täg-lichen Arbeit und zur Aus-wertung mikrobiologischer Befunde helfen.“

WEBLInKS

Richtline des Robert Koch Instituts (RKI) zum Download:http://k-zwoelf.net/fact

Krankenhaushygiene | 21

FaC’t HygienebeRatung und HygieneseRviCes

Unter dem gewaltigen Kosten- und Veränderungsdruck sind die Krankenhäuser heute mehr denn je darauf angewiesen, effizient zu wirtschaften und die internen Prozesse zu optimieren. Das gilt nicht nur für die Kern-leistung eines Krankenhauses „Medizin“ und „Pflege“ sondern auch für die sekundären Bereiche wie Kran-kenhauslogistik, Beschaffung von Medizinprodukten und Verwaltungsgütern, Arzneimittel, Textilien und Sterilgüter. Genau dieses Portfolio setzt das Konzept des medicalORDER®centers um. Mit der Realisierung einer zentralen Versorgungsplattform konnte die St. Franziskus-Stiftung in Münster in den vergangenen 12 Jahren erhebliche Einsparpotenziale im medizi-nischen und sonstigen Sachbedarf über das Zentrum in Ahlen heben.

Um im Rahmen der Versorgungslogistik dem gestie-genen Kundenaufkommen im Ruhrgebiet gerecht zu werden, wurde ein neuer regionaler Standort im Herzen des Ruhrgebietes in einem Gebäude des alten nokia-Zentrums in Bochum geplant und umgesetzt. Mit dem neuen Logistikzentrum werden seit Ende 2012 Krankenhäuser im Ruhrgebiet und im Rheinland versorgt. In der hier realisierten zentralen Sterilisati-onsabteilung werden Untersuchungs- und Operations-instrumente der angeschlossenen Kliniken desinfiziert, gereinigt und sterilisiert.

mediplan unterstützte das Bauvorhaben von Seiten des Auftraggebers und übernahm die fachliche Be-gleitung der medizintechnischen Planung sowie die Projektsteuerung und Objektüberwachung im Bereich der Sterilisationstechnik. Hier arbeiteten die Spezi-

ZENTRALIsIERTE LOGIsTIk


Die Franziskus-Stiftung nimmt in Bochum ein zweites Logistik- zentrum, das medicalORDER®center Bochum, in Betrieb und versorgt damit Kliniken im Ruhrgebiet und am Niederrhein. Die fachlichen Impulse kamen aus dem Know-How des medicalORDER®centers. Die technische Planung und deren bauliche Umsetzung wurde ergänzt durch das Fachwissen der FAC’T mit deren Tochterunternehmung mediplan.

22 | Medizintechnik

alisten von mediplan eng mit dem Team der MMM Münchener Medizin-Mechanik GmbH (MMM-Group), Herstellerin der Reinigungs- und Desinfektionsgeräte sowie der Sterilisationsanlagen, zusammen. Der MMM GmbH kam bei diesem Projekt die Rolle des General- unternehmers zu; die Objektüberwachung der Haus-technik wurde durch die FAC’T verantwortet.

Für den Bau des Logistikzentrums wurde in der auf dem Gelände vorhandene Halle „MC2“ mittels eines „Halle-in-Halle“-Systems eine Zentrale Sterilgutversorgungs-abteilung (ZSVA) realisiert. Die Grundkapazität beträgt 21.000 StE / Jahr (Januar 2013), ein schrittweiser Ausbau auf Produktionskapazitäten von ca. 34.000 StE bis Juli

2013 und 51.700 StE bis Ende 2014 ist geplant. Bereits jetzt wurden die technischen Vorrüstungen für die Kapazitätserweiterung auf 90.000 StE / Jahr realisiert.

Dabei konnte die in der Dach-Trag-Konstruktion der Halle befindliche Altinstallation in Teilen erhalten bleiben. In mehreren Bauabschnitten wurde die technische Funktionsfläche von der MMM GmbH als Generalunternehmer ihrer neuen Bestimmung gemäß umgebaut. neben der baulichen Sanierung von Boden, Wand und Decke erfolgte die vollständige Errichtung der technischen Gebäudeausrüstung (TGA) mit allen Gewerken (Heizung / Sanitär, Elektro, Klima) zur au-tarken Versorgung der ZSVA.

Das Bauvolumen für die zentrale Sterilgutversorgungs-abteilung betrug rund 3,5 Mio. € und konnte in nur sechs Monaten realisiert werden.

Im Weiteren wurde ebenfalls als Haus in Haus Planung für die neue Krankenhausapotheke eine aseptische Herstellung in den Reinraumklassen A und B realisiert, um den neuen Anforderungen der Apothekenbe-triebsordnung seit Mitte 2012 gerecht zu werden. Hier wurden erhebliche bautechnische Maßnahmen in der Lüftungstechnik realisiert, um die Luftqualität in den Herstellungsräumen für die kommenden Jahre zu gewährleisten.

Insgesamt wurden in das neue Projekt „medicalORDER®center Bochum“ mehr als 6 Mio. € investiert, deren Zielplanung durch weitere Maßnah-men am Standort Ahlen flankiert wird.

meDiPlan – seit 50 JahRen komPetenz in DeR meDizintechnik

mediplan ist seit rund fünfzig Jahren auf dem gebiet

der medizin- und labortechnischen einrichtungsplanung tätig – mit ingenieur- und Beratungsdienstleistungen für einrichtungen des gesundheitswesens. Das Unter-nehmen verantwortet neben der medizintechnischen einrichtungsplanung für klinikneubauten auch erwei-terungs- und Umbauten einzelner Betriebsstellen bei

gleichzeitig laufendem Betrieb. als beratende und pla-nerische instanz vernetzt mediplan die medizintechnik mit der informations-, Dokumentations- und kommu-nikations- sowie der haustechnik und weiteren infra-

strukturleistungen. zu den kunden von mediplan zählen ambulante Versorgungszentren und krankenhäuser der

Regelversorgung ebenso wie Universitätskliniken und krankenhäuser der maximalversorgung.

Medizintechnik | 23

Die Digitalisierung der Prozesse im Krankenhausalltag hat in den vergangenen Jahren drastisch zugenommen. An-gefangen bei der elektronischen Abwicklung der gesam-ten Arztbriefkorrespondenz über das Dokumentenma-nagement und die Archivierung der Patientenakten bis zur Etablierung von virtuellen Workshop-Räumen, in de-nen Ärzte ihr Wissen teilen, hat FAC’T IT die Anforderun-gen moderner Kommunikation in stabile Anwendungen transferiert. Hier arbeitet FAC'T seit neuestem an der Realisation des "Virtuellen onkologischen Tumorboard

und Krankheitsakten der Patienten.

FAC’T IT als der Spezialist für Informations- und Telekom-munikationstechnologie innerhalb der FAC’T Gruppe hat in den vergangenen Monaten eine Vielzahl an klinischen Projekten realisiert, darunter die Digitalisierung der Arztbriefschreibung in Zusammenarbeit mit den FAC’T Geschäftsbereichen FAC’T COnTExT und Archivierung oder aber die Erweiterung und Einführung des kli-

Sicherheit, Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und innovative Lösungen für kollaboratives Arbeiten – das sind nicht nur Trendthemen auf der diesjährigen cebit-Messe in Hanno-ver, sondern erst recht „Must-haves“ in der IT für Gesundheitseinrichtungen.

INNOVATIONsTREIBER


Rheinland" – ein Projekt, das auf drei Jahre angesetzt ist. Diese Plattform ermöglicht es den Experten, sich zu vernetzen und so regelmäßig auszutauschen. Fest steht: Überall dort, wo die Vernetzung zunimmt und die Kom-plexität der netzwerke und Anwendungen steigt, kommt es mehr denn je auf die Zuverlässigkeit und Sicherheit der Systeme an. Denn es geht nach wie vor um vertrauliche Informationen und lebenswichtige Daten: Die Befunde

nischen Leistungsstellenmanagements. Bei Letzterem wurden sämtliche IT-Dienstleistungen im Zuge des neu-en Verrechnungsmodells in einzelne Leistungsscheine (Lose) unterteilt. FAC’T IT übernimmt die Leistungser-fassung jetzt schon gemäß der Leistungsscheine, sodass eine Steuerung und Abrechnung der Leistung auf Basis dieser Zahlen erfolgen kann. Ein aussagekräftiges Bench-marking wird damit möglich.

ALS SPEZIALIST FÜR AnSPRUCHSVOLLE IT-LÖSUnGEn KEnnEn WIR DIE HOHEn AnFORDERUnGEn IM KLInIKALLTAG UnD BIETEn ZUVERLÄSSIGE, ERWEITERBARE UnD AnPASSBARE PRODUKTE UnD SERVICES. OLIVER SEEBASS, GESCHÄFTSFÜHRER FAC'T IT

24 | FAC’T IT

EnTSCHEIDEREVEnT

http://www.guig.org

Das Entscheiderevent kann als Marktspiegel und damit auch als Trendmonitor betrachtet werden, da sich sowohl Hersteller, Beratungsunternehmen als auch Klinikpartner hier einfi nden und Zukunftsthemen diskutieren. FAC’T IT stellt sich den oben genannten Themen bereits seit Jahren und arbeitet aktiv an neuen Lösungen und Konzepten für die Gesundheitsbranche.Im Bereich der intersektoralen Kommunikation führt FAC’T IT gemeinsam mit dem St. Bernhard Hospital in Kamp-Lintfort ein vom Land nRW gefördertes Großprojekt durch. Hier soll ein so bezeichnetes virtuelles Tumorbord aufgebaut werden, welches unterschiedliche Versorgungsstufen miteinander vernetzt. Die dafür notwendige Server- und Kommunikationstechnik sowie die laufende Beratung des Kunden und das umfangreiche Pro-jektmanagement wird von FAC’T IT erbracht.

HERAUSFORDERUnG KOMPLETTUMSTELLUnG ORBIS

Die Einführung einer vollständig neuen Bedienerober-fl äche (nICE) in den Krankenhäusern, die ORBIS bereits einsetzen, stellte eine besondere Herausforderung für FAC’T IT dar. neben der zeitkritischen Systemumstel-lung und der eigentlichen Einführung mussten Schu-lungsmaßnahmen für einen Großteil der insgesamt 11.000 Mitarbeiter geplant werden. Der Vorteil der neuen Bedienoberfl äche liegt in der deutlich verbesserten Bedienphilosophie. Diese ist für Anwender leicht zu erlernen und intuitiv zu bedienen. Im Mittelpunkt der gesamten Anwendung steht der Patient – und so sind alle Prozesse von ORBIS auf die-sen ausgerichtet.

Da die Einrichtungen sich in unterschiedlichen Bundes-ländern befi nden und die Projektdauer auf insgesamt 15 Monate geplant werden musste, lag die Herausfor-derung in der Koordination der Schulungstermine unter Berücksichtigung der individuellen Zeitplanungen sowie der Urlaubs- und Ferienzeiten. Das Gesamtprojekt sowie die umfangreichen Schulungen konnten bis Juli 2012 termin- und budgetgerecht umgesetzt werden.

TREnDS AnTIZIPIEREn, BEWERTEn UnD ZU LÖSUnGEn EnTWICKELn: DAS IST FAC’T IT

Auf dem sogenannten Entscheiderevent identifzierten die mehr als 230 Teilnehmer, bestehend aus Kranken-haus-, Wissenschafts- und Pressevertretern, diverse Trendthemen für die Gesundheits-IT der Zukunft: Für 2013 wurden dort folgende Schlüsselthemen identifi ziert:

• Plattformunabhängige und in die mobilen KIS- Applikationen leicht integrierbare mobile Lösung zur Patientenaufklärung• Standardisierung und Umsetzung eines universellen IT-Lösungsansatz für klinikweite medizinische Befun- dung, Dokumentation und Geräteanbindung• Vernetzung und intersektorale Kommunikation• Effektive intersektorale Unterstützung für Arznei- mitteltherapiesicherheit • Direkte inhaltliche Kommunikation zwischen AIS und KIS• Investitions- und Zukunftssicherung durch den strategischen Einsatz IHE-konformer Patientendaten und -dokumente • Operationalisierung in Ausschreibungen

FAC’T IT | 25

Mit dem FAC’T Instandhaltungsteam wird die Qualität der Wartungen und Prüfungen in den Betriebsstätten verbessert – und die Prozesseffizienz gleichermaßen erhöht.

FAC’T INsTANDHALTuNGsTEAM – DER PARTNER FüR VORBEuGENDEINsTANDHALTuNG

26 | Instandhaltungsteam


Es sind oftmals die immer wiederkehrenden, nerven-aufreibenden Unterbrechungen, die die Kollegen aus den Betriebsstätten aus der Arbeit reißen: Ein Anruf von der Stationsschwester mit der Bitte, doch „mal eben“ ein defektes Leuchtmittel zu tauschen oder aber der Hinweis auf einen klemmenden Türöffner, den sich der Kollege doch „mal kurz“ anschauen möge. Das Ergebnis: Der mit einer Wartung beschäftige FAC’T Mitarbeiter wird gestört, unterbrochen, muss sich von seinen Wartungsarbeiten für eine kurze Zeit abwen-den, um sich einer anderen Tätigkeit hinzugeben. Diese Situationen sind es, die die Wartungsabläufe verlängern und zudem anfällig für Fehler machen. Ein echtes Problem für die Effizienz und Qualität in der Wartung – Zusatzkosten und -risiken, die sich sowohl die Betriebsstätte als auch FAC’T sparen können – und im stets härter werdenden Wettbewerb auch müssen.

DIE IDEE „UnTERBRECHUnGSFREIES ARBEITEn“

Die Grundidee hinter den neu aufgebauten Instand-haltungsteams ist bestechend einfach. Es sollen spezi-fisch-qualifizierte Mitarbeiter von FAC’T für mehrere Betriebsstätten zuständig sein und ausschließlich die Wartungen und Prüfungen durchführen. Durch die fachspezifische Qualifikation und die Tatsache, dass sie vom Tagesgeschäft „verschont“ bleiben, werden die Wartungsabläufe kürzer, effizienter und qualitativ verbessert. Fehler werden vermieden, Material und Technik bekommen die Zuwendung, die notwendig ist, um auch langfristig einen unterbrechungsfreien Betrieb zu gewährleisten.

Entstanden ist das Konzept zu den Instandhaltungs-teams bereits auf der FAC’T Führungskräfteveranstal-tung im Ende 2010. Damals wurde – ausgehend von den

oben skizzierten Erfahrungen – eine Arbeitsgruppe beauftragt, sich genau um dieses Thema zu kümmern. Unter der Leitung von Dirk Plenter entstand ein Konzept, welches – mit Zahlen belegt – nachweislich die Qualität der Wartungen in den Häusern verbessert und zugleich die Prozesskosten optimiert. Bereits in diesem Stadium wurden zwei zentrale Erfolgsfaktoren identifiziert:

„Wir haben recht schnell festgestellt, dass zum einen die permanenten Arbeitsunterbrechungen gestoppt werden müssen, zum anderen aber strategisch die Ergebnisqualität durch Fort- und Weiterbildung ausge-baut und erweitert werden muss“, so Dirk Plenter. Was dann geschah, war nicht nur die Gründung der ersten Instandhaltungstruppe, sondern auch die Etablierung eines umfassenden Qualifizierungsprogramms. „Ich er-warte von jedem Mitarbeiter im Instandhaltungsteam, dass mindestens 5-6 fachliche Fortbildungen je Jahr nachgewiesen werden“, so Plenter.

SPEZIALISTEn UnTER SICH? AUSTAUSCH MIT DEn BETRIEBSSTÄTTEn IST DAS OBERSTE GEBOT!

Das erste Instandhaltungsteam der Regionen Münster, Ahlen und Hamm besteht derzeit aus dem Teamleiter Andreas Imholt und seinen vier Facharbeiterkollegen. Die Gruppe startete bereits im vergangenen Jahr – und übernimmt die Wartungen und Prüfungen der technischen Gewerke Raumlufttechnik, Elektrotechnik und Sicherheitstechnik. Im Bereich der Raumlufttech-nik werden unter anderem die Wartungen nach DIn 1946 Teil4 und die Inspektion nach VDI 6022 (Hygiene) durchgeführt. Im Bereich der Elektrotechnik werden die Wartungen der Elektroanlagen, der Umschaltein-richtungen, der IT netzte (z. B. im OP Bereich), Prüfung

Dirk Plenter, Leiter Haustechnik bei FAC’T

Instandhaltungsteam | 27

Übernahme technische hilFstätig-

Keiten Durch Varioteams

instanDhaltungs- teams:

planmässige Wartungen

unD grössere reparaturen

haustechniK in Den betriebsstätten: serVice, Kleinere

reparaturen unD instanDsetzungen

eng Verzahnte unterstÜtzungs-prozesse in Der haustechniK FÜr

mehr Qualität unD eFFizienz

28 | Instandhaltungsteam

der ortsveränderlichen Geräte (BGV A3), Wartung und Prüfung der Patientenbetten und die Wartung und Inspektion der Lichtrufanlagen nach der aktuell gültigen norm durchgeführt und dokumentiert. In Zu-kunft wird die Spezialisierung weiter vorangetrieben. Mit diesem Ziel vor Augen werden neue Wartungsbe-reiche dazu kommen, so zum Beispiel die Überprüfung der Feststellanlagen für Rauch- und Brandschutztüren, Automatiktüren und die Wartung von Steckbecken-spülgeräten.Wer aber nun glaubt, die Kollegen der hochqualifi-zierten Instandhaltungsgruppe arbeiten als Springer isoliert, der irrt. Ein erklärtes Ziel ist es, die Haustech-niker vor Ort in den Betriebsstätten zu unterstützen das Spezialistenwissen zu transferieren und zugleich die Erfahrungen und Probleme aus dem täglichen Betrieb aufzunehmen. So gewinnen die Haustechniker vor Ort mit jedem Wartungs- und Prüfungsauftrag neue Erkenntnisse über die Wartung und das Instand-haltungsteam Erkenntnisse über die Betriebsprobleme, über die sich dann Wartungsschwerpunkte ableiten lassen. So schließt sich der Kreis zur kontinuierlichen Verbesserung und erwächst ein echter Mehrwert für den Auftraggeber zur Erhöhung der Betriebssicherheit und der Geräteverfügbarkeit. Durch diese enge Verzahnung der Be-triebsstätten und des Instand-haltungsteams wird zudem sichergestellt, dass das Know-How in der Betriebstätte vorhanden bleibt und ausgebaut wird, um im Störungsfall mit eigenem Personal schnell reagieren zu können.Um den hohen Anforderungen an Flexibilität und Mobilität gerecht werden zu können, wurden die Organisations- und Dokumentationsprozesse von Anfang an vollständig digital abgebildet. So haben die Mitarbeiter des Instandhaltungsteams von überall aus Zugriff auf Daten und Dokumente wie Standardcheck-listen, Wartungspläne und normvorgaben und sind nicht an einen festen Standort gebunden. Das macht auch Sinn, schließlich sind die Kollegen vom Instand-

haltungsteam für mehrere Betriebsstätten verant-wortlich. Durch die ausgeklügelten Dokumentations-mechanismen wird gewährleistet, dass eine lückenlose Dokumentation erfolgt – trotz und gerade aufgrund der vollständig digitalen Prozesse.

InSTAnDHALTUnGSTEAM KnOW-HOW AUCH FÜR WEITERE EInRICHTUnGEn IM GESUnDHEITSWESEn

Ziel ist es, mit den neuen Strukturen des Instand-haltungsteams auch Einzeldienstleitungen wie die Wartung der RLT Anlagen, die Wartung der Elektro-anlagen, Wartung der IT netze im OP, Lichtrufanlagen und mehr von einem spezialisierten Partner aus dem Gesundheitswesen anzubieten. „Die Qualitäts- und Effizienzvorteile sind ja auch in anderen Einrichtungen im Gesundheitswesen von großer Bedeutung und können so sinnvoll angeboten werden. Hier erhoffen wir uns sehr positive Reaktionen aus dem Markt – vor allem von dem technisch sehr geprägten Gesundheits-wesen“, zeigt sich Dirk Plenter zuversichtlich.

FAC’T CONTExT | 29

FAC’T COnTExT als Geschäftsbereich der FAC’T Grup-pe hat sich auf die Organisations- und Prozessbera-tung für die medizinische Dokumentation und Tran-skription spezialisiert. Schließlich sind in den meisten Häusern die hier tätigen Mitarbeiterinnen und Mitar-beiter zumeist keine medizinischen Fachangestellten, verfügen jedoch als „Quereinsteiger“ oftmals über mehrjährige Berufserfahrung. Die jeweiligen Arbeits-plätze sind geprägt von unterschiedlichen Aufgaben und intransparenter Quantität und werden als Misch-arbeitsplätze bezeichnet.

Die Probleme entstehen oftmals bereits während der Urlaubszeiten bzw. in Krankheitssituationen. Hieraus resultieren Engpässe, die zu einer verspäteten Um-setzung der Dokumentationsaufgaben führen. Und damit nicht genug: Oftmals bleiben Schreibtätigkeiten komplett auf der Strecke und werden aus der not he-raus über Aushilfskräfte oder Dienstleister übernom-men. Qualitative und auch datenschutzrechtliche As-pekte werden dabei außer Acht gelassen – ein hohes Risiko für den Preis einer schnellen Entlastung. Zudem findet man häufig ungeklärte Verantwortlichkeiten – sowohl organisatorisch, fachlich wie auch disziplinär. So verwundert es kaum, dass der Ruf nach qualifi-ziertem Vertretungspersonal bzw. generell nach einer höheren personellen Ausstattung der Fachabteilung immer gegenwärtig ist.


PROZESSE In DEn GRIFF BEKOMMEn

FAC’T COnTExT hilft, die Prozesse kritisch zu hinter-fragen und die regelmäßig wiederkehrenden Engpass-situationen zu analysieren. Als unabhängige Berater bündelt der Geschäftsbereich vielfältige Erfahrungen im Bereich der Dokumentation, kennt die Standardpro-zesse und hat bewährte Lösungen parat. Auch die Op-timierung der Prozesskosten ist ein gängiger Einstiegs-punkt für Krankenhäuser, die nicht nur die Qualität der Dokumentation verbessern, sondern die Abläufe auch effizienter und kostengünstiger gestalten möchten.

DIE UMSETZUnG: PROZESSAnALySE UnD MASSnAHMEnKOnZEPTIOn

Im typischen Fall startet FAC’T COnTExT mit der Ana-lyse der aktuellen Ist-Prozesse im Krankenhaus, schaut sich die Abläufe an, von der Erstellung des Arztdik-tates über die Digitalisierung und Übermittlung zum Sekretariat bis hin zur Verarbeitung, Einspeisung in das KIS und die Erstellung der Arztbriefe.

Bei der Analyse wird genau hingeschaut: So wird nicht nur das Diktataufkommen und daraus abgeleitet der Personalbedarf ermittelt. Es wird zusätzlich auch eva-luiert, wo Optimierungsmöglichkeiten bestehen, wo Zeiten und damit auch Kosten „verschwendet“ wer-

Der Medizinisch-technische Dienst innerhalb der Fachabteilungen ist in vielen Krankenhäusern über Jahre historisch gewachsen. Und oftmals wurde die täg-lich anfallende Arbeit in den Fachabteilungen anhand der täglichen Aufgaben-stellungen mehr schlecht als recht organisiert. Potential für jemanden, der es versteht, die Dokumentationsprozesse in den Häusern zu optimieren.

MEHR EFFIZIENZ IN DER MEDIZINIsCHEN DOkuMENTATION

den und wo Einsparungsmöglichkeiten durch Zentra-lisation bestehen. Auch qualitative Aspekte werden untersucht, so z. B. die Ausbildung und das Know-how des Sekretariats- und Schreibdienstpersonals. Zusätz-lichen werden die Zufriedenheit, die Ergebnisqualität und auch die Arbeitszeiten ermittelt bzw. abgefragt.

Aus diesen Ergebnissen wird ein optimierter Prozess modelliert und in einen Projektplan für die Umset-zung und Implementierung überführt.

Als Ergebnis für die Umsetzung ergeben sich einerseits eine Personalbedarfsrechnung für den medizinischen Schreibdienst, die der Ist-Situation gegenübergestellt wird und andererseits Empfehlungen für das wei-tere Vorgehen, um einen optimierten Prozess für die gesamte Einrichtung zu erhalten. Zu den wesentlichen Punkten einer Prozessoptimierung im medizinischen Schreibdienst zählen in der Regel:

• Einführung eines digitalen Diktatsystems mit entsprechenden Managementfunktionen• Etablierung einer leitenden Schreibdienstkraft• Schaffung eines fachabteilungsübergreifenden Schreibpools An dieser Stelle hört die Arbeit von FAC’T COnTExT jedoch noch nicht auf. Vielmehr unterstützt der Geschäftsbereich das Krankenhaus bei der Umset-zung und Einführung der neuen Abläufe und auch der damit einhergehenden neuen Werkzeuge und Systeme. So stellt FAC’T COnTExT dem Krankenhaus Präsentationen zur Einführung zur Verfügung und übernimmt bei Bedarf auch die laufende Kontrolle der Umsetzung, die Schulung der Mitarbeiter und auch die Erfolgsmessung anhand von vorher definierten KPIs (Key-Performance-Indices).

Beispielhafte Dokumenten-durchlaufzeit:

Nach der Arbeit von FAC’T CONTExT

konnten die Durchlaufzeiten um knapp 90 %

verringert werden.

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QualitätssiCHeRung

WaRteZeiten

WegeZeiten / tRanspoRtZeiten

koRRektuR aRZt

koRRektuR sCHReibdienst

veRpostung / postlauFZeit

30 | FAC’T CONTExT

FAC’T GmbHFacility Management Partner

FAC’T RS GmbHReinigung & Service

FAC’T IT GmbHInformationstechnologien

FAC’T GS GmbHGastronomie & Service

mediplan GmbH

encadi GmbH

Hohenzollernring 7248145 Mü[email protected]

Telefon 01802 935-935Telefax 0251 935-4075

Auflage: 2.000 StückErscheinungsweise: 2 x jährlich

Fotos: FAC’T GmbH, istockphoto.comKonzeption & Gestaltung:www.k-zwoelf.com

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ingo baltrusch ist bereichs- und projektleiter der Fac’t context, einem geschäftsbereich der Fac’t gruppe. Vor dieser tätigkeit war er leiter eines Krankenhauses in hessen. nach einem träger-wechsel bildeten struktur- und prozessveränderungen, einschließ-lich der integration des betriebes in den neuen Konzernverbund, einen schwerpunkt seiner arbeit. in den Jahren 1995 bis 2003 war ingo baltrusch Kaufmännischer leiter in zwei reha-zentren und hatte insbesondere den auf- und ausbau des ambulanten rehabi-litationsbereichs zu verantworten.

FAC’T exklusiv Herr Baltrusch, wie sehen Sie im Rückblick die Entwicklung der letzten 1-2 Jahre für die FAC’T COnTExT?

I. Baltrusch Wir blicken auf eine erfolgreiche entwicklung zurück. nach der gründung des geschäftsbereiches im Jahr 2008 rückte der bera-tungsaspekt, neben der eigentlichen erbringung von schreibdienstleistungen, immer mehr in den Vordergrund. Dem Kunden, meist Krankenhäuser, stehen wir mit unseren erfahrungen und Wissen für die etablierung von standards vom befund, über das eigentliche Diktat bis hin zum layout und Vidierung unter der individuellen berücksich-tigung der bestehenden organisationsstrukturen und eingesetzten it-systeme, zur Verfügung. Das ziel ist ein zeitnaher, zügiger und effizienter Dokumentationsprozess.

FAC’T exklusiv Wie sieht so ein optimierter Prozess aus?

I. Baltrusch ziel ist in aller regel, dem zuwei-ser mit der entlassung des patienten die notwendi-gen informationen über den Klinikaufenthalt, der therapie und dem weiteren procedere zu über-mitteln. nachgelagerte befunde, wie histologien können nachgereicht werden. Vergessen darf man dabei nicht, dass der entlassungsbrief die ökono-mie des patientenaufenthaltes bei der prüfung durch den medizinischen Dienst, als auftragneh-mer seitens der Kostenträger, beeinflussen kann.

FAC’T exklusiv Sie drängen stärker in die Pro-zessberatung. Was verstehen Sie darunter?

I. Baltrusch Wir sehen potentiale im gesund-heitsmarkt, insbesondere bei Krankenhäusern und rehabilitationseinrichtungen. im zuge der einführung neuer Vergütungsstrukturen, wie der

Drg-systematik, haben sich die Kliniken unter wachsendem Kostendruck und knapper wer-denden budgets der optimierung ihrer primär-prozesse im ärztlichen und pflegerischen bereich gewidmet. hier haben die einrichtungen ihre hausaufgaben gemacht.

Der gesundheitsmarkt hat sich außerdem zuneh-mend vernetzt und die einrichtungen haben sich in Verbünden oder innerhalb von Konzernen zusammengeschlossen.

FAC’T exklusiv Machen Sie doch einmal ein Rechenbeispiel auf. Inwieweit lohnt sich die Bün-delung der Schreibdienste auf einen externen Dienstleister wie FAC’T COnTExT?

I. Baltrusch Die nutzung eines externen Dienstleisters hat aus unserer sicht den Vorteil, langfristige Verbindlichkeiten mit hohen und nicht beeinflussbaren Kostenstrukturen zu redu-zieren. Wir, als spezialisierter Dienstleister, kön-nen unsere qualifizierte und hochwertige Dienst-leistung effizienter und kostengünstiger anbie-ten. aus unseren erfahrungen kann regelhaft ein einsparpotential von 20 % erzielt werden.

FAC’T exklusiv Herr Baltrusch, vielen Dank für das Gespräch.

FAC’T CONTExT | 31

FAC’T CONTEXT

Ein Geschäftsbereich der FAC’T GmbH

Hohenzollernring 72

48145 Münster

Tel. 0251 935-5930

Fax 0251 935-5928

[email protected]

www.factcontext.de

Dokumentenmanagement im Auftrag der Gesundheit – vom Spezialisten für Organisations-/Prozessberatung und Schreibdienste in Gesundheits- und Pfl egeeinrichtungen.

PROZESSSICHERHEIT IN DER DOKUMENTATION

FAC’T CONTEXT ist ein Geschäftsbereich

der FAC‘T Gruppe, dem Spezialisten im

Facility Management für das Gesund-

heitswesen. FAC‘T CONTEXT bietet erstklassige Beratungslei-

stungen für Ihre Organisation und Ihre internen Prozesse an.

Und auch in der Umsetzung lässt Sie FAC‘T CONTEXT nicht

alleine und bietet einen Rund-um-Service für die medizi-

nische Dokumentation in Krankenhäusern, medizinische

Versorgungszentren, Arztpraxen sowie Pfl ege- und Rehabili-

tationseinrichtungen an.

Von der Analyse der IST-Prozesse und Erarbeitung einer SOLL-

Prozessempfehlung umfasst die Beratung und Dienstleistung

der FAC’T CONTEXT zudem die Unterstützung und Begleitung

der kundenindividuellen Systemauswahl einer digitalen

Diktiertechnik und der Gestaltung eines ganzheitlich und

standardisierten Workfl ows des Dokumentationsprozesses.

FAC’T CONTEXT steht von der Beratung und Planung bis zur

Umsetzung Ihrer Dokumentationsprojekte für mehr Effi zienz,

eine höhere Qualität und eine spürbare Entlastung für die

Ärzte. Eine Entlastung zum Wohle der Patienten.

FAC‘T CONTEXT ist die effi ziente Verbindung zwischen Arzt und Schreibkraft.

Documents

FACTexklusiv 12/2013