DATEV eG

Von der Digitalisierung

zur FIBU-Automatisierung

DATEV eG

BuchführungDigital. Automatisiert. Vernetzt. Individuell.

Seite 2

Automatisierung

und

VerarbeitungKanzlei-

Unternehmen-

Partner-

Netzwerk

Digitalisierung

Datenautobahn

Geschäftsmodelle

Analysen und

Handlungsempfehlungen

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BuchführungDigital. Automatisiert. Vernetzt. Individuell.

Seite 3

Automatisierung

und

VerarbeitungKanzlei-

Unternehmen-

Partner-

Netzwerk

Digitalisierung

Datenautobahn

Geschäftsmodelle

Analysen und

Handlungsempfehlungen

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Von der Digitalisierung

Seite 4

Unternehmer

Sachbearbeiter

Steuerberatungskanzlei

Belege hochladen

Kanzlei-Rechnungswesen

DATEV Unternehmen online

DATEV eG

sämtliche buchungs-

relevanten Daten

Von der Digitalisierung zur Automatisierung

Seite 5

Belege hochladen

Kanzlei-Rechnungswesen

DATEV Unternehmen online

künstliche Intelligenz

laufende Buchführung

online

Unternehmer

ergänzende

Tätigkeiten,

Beratung und

Abschluss

Buchungssätze kontrollieren

und korrigieren

aktuelle

Auswertungen

Sachbearbeiter

Steuerberatungskanzlei

DATEV eG

sämtliche buchungs-

relevanten Daten

Von der Digitalisierung zur Automatisierung

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Belege hochladen

Kanzlei-Rechnungswesen

DATEV Unternehmen online

künstliche Intelligenz

laufende Buchführung

online

Unternehmer

ergänzende

Tätigkeiten,

Beratung und

Abschluss

Buchungssätze kontrollieren

und korrigieren

aktuelle

Auswertungen

Sachbearbeiter

Steuerberatungskanzlei

Verringerung des manuellen Bearbeitungsaufwands für die

Kanzlei

Prozesse in der Belegbearbeitung, Buchungserzeugung und

-verarbeitung werden automatisch und aktuell durchgeführt

neue Chancen in der Zusammenarbeit

Der Steuerberater ist weiterhin für die gesetzeskonforme

Erstellung der Buchführung verantwortlich.

DATEV eG

„Ich arbeite seit Jahren mit

Mandanten über DATEV

Unternehmen online

zusammen.

Welche weiteren Vorteile

bringt die FIBU-

Automatisierung?“

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DATEV eG

Gegenüberstellung der Prozessschritte1. Digitalisierte Buchführung mit Kanzlei-Rechnungswesen

Aufruf Kanzlei-

Rechnungswesen

1Kontoumsätze

holen

2Stapel-

verarbeitung/

Import für Lohn-

buchungen

3

Buchungs-

vorschläge

bearbeiten und

erzeugen

5digitale

Belege buchen

6

Lohnbuchungen

holen (LODAS)

Kassenbuch

online holen

Stapel anlegen

4

Lerndateien Bank

und Kasse

anlegen und

pflegen7

Seite 8

DATEV eG

Gegenüberstellung der Prozessschritte2. Automatisierte Buchführung

Seite 9

Aufruf

FIBU-Automatisierung

(online)

Buchungen +

Buchungsvorschläge

sind schon da!

für Kontoumsätze, Eingangsrechnungen,

Ausgangsrechnungen, Kassenbuchungen,

Lohnbuchungen usw.

1arbeitet

24/365

schlanker Prozess

für den FIBU-

Sachbearbeiter

FIBU-Automatisierung

DATEV eG

Gegenüberstellung der Algorithmen1. Digitalisierte Buchführung – Beispiel Sachkonto ermitteln

Sachkonto über die

Lerndatei zuordnen

händisch eintragen

und pflegen

(für Kontoumsätze,

Rechnungen,

Kassenbewegungen)

1

im digitalen

Belegbuchen:

letztes verwendetes

Sachkonto vorschlagen

2

Seite 10

DATEV eG

Gegenüberstellung der Algorithmen2. Automatisierte Buchführung – Beispiel Sachkonto ermitteln

vollautomatisch durch

Machine Learning

starker Automat

Seite 11

DATEV eG

Zusammenfassung der Nutzenpotenziale

Seite 12

Digitalisierung Automatisierung

Vermeidung von Spitzen

vor der USt-Übermittlung

schnellerer Zugriff auf aktuelle

Auswertungen durch den

Unternehmer

Originalbelege bleiben im

Unternehmen

Kosteneinsparungen

etc.

DATEV eG

Belegzugang DATEV Unternehmen onlineGeringe Spitzen vor dem UStVA-Termin

Seite 13

0

200000

400000

600000

800000

1000000

1200000

1400000

1600000

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Oktober 2018 UStVA-Termin

Wochenende/Feiertag

gleichmäßige Verteilung über den Monat

DATEV eG

Auswirkungen der Digitalisierung in der Buchführung

Grundsatz

Seite 14

spürbare Zeit und

Kosteneffekte

20 %Digitalisierungsquote

> 50 %Digitalisierungsquote

weitere Skalierung der

Kosteneinsparungen

mehr

Digitalisierung

mehr Buchungen pro

Stunde, weniger Kosten

pro Buchungssatz

„optimale Prozesse finden“ „dranbleiben lohnt sich,

auch wenn schon viel

erreicht wurde“„nicht zu früh aufgeben“

„Digitalisierung

vorantreiben“

DATEV eG

Zusammenfassung der Nutzenpotenziale

Seite 15

Digitalisierung Automatisierung

Vermeidung von Spitzen

vor der USt-Übermittlung

schnellerer Zugriff auf aktuelle

Auswertungen durch den

Unternehmer

Originalbelege bleiben im

Unternehmen

Kosteneinsparungen

etc.

mehr Qualität

durch

Machine Learning

einfacher und

schneller

durch 24/365

Automatisierung im

DATEV-Rechenzentrum

– schlanker Prozess

DATEV eG

KI ist im Alltag angekommen

Seite 16

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© Alexander Limbach / fotolia.com

© faithie / fotolia.com

DATEV eG

„Wie wird Machine Learning

in der FIBU-Automatisierung

verwendet?“

Seite 17

DATEV eG

Wie wird ein Buchungssatz erzeugt?

Machine Learning

OCR, Historie, Regeln

Seite 19

DATEV eG

AnwendenTrainieren

Machine Learning

Seite 20

Belege aus

DATEV Unternehmen online

Buchungen

aus der FIBU

Lernen

statistischer Muster

neuer

Beleg

neue

Buchung

automatisierte

Buchungserzeugung

Modell

(gelernte Muster,

„Regeln“) (Bayes-Klassifikator,

Random_Forest,

Logistische_Regression,

etc.)

DATEV eG

Beispiel: Eingangsrechnung, Sachverhalt: EU Erwerb

Seite 21

DATEV eG

Beispiel: Eingangsrechnung, Sachverhalt: EU Erwerb

Seite 22

DATEV eG

ergänzen

korrigieren

bestätigen

korrigieren

bestätigen/

automatisieren

Kategorien erzeugter Buchungen

Seite 23

Erzeuger

Automatisierungs-

quote

=

sicher und richtige

Anzahl Buchungen

höhere Qualität

=

mehr Sicherheit bei

möglichst wenigen

Korrekturen

Kontrollieren

Beleg

sicher

unsicher

unvollständig

DATEV eG

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Buchung erzeugen

Historie

Datenextraktion

„Was steht auf dem Beleg?“

Historie

„Wie wurde in der

Vergangenheit gebucht?“

Machine Learninglokales/globales Modell

„Wie wurden vergleichbare Belege

im Bestand/bei anderen gebucht?“

Regeln

„Gibt es Rahmenbedingungen?“

Seite 24

DATEV eG

Ergebnisse der Buchungserzeugung nach KategorieEinflussfaktoren und mögliche Maßnahmen

Datenqualität, optimal: elektronisch gelieferte Daten

je mehr Rechnungen, desto besser

häufig wiederkehrende Sachverhalte

einheitliches Buchungsverhalten (Standardisierung)

viele neue Geschäftspartner

handschriftliche Hinweise oder Abhaken von

Rechnungsbeträgen, Rechnungskorrekturen, Skontoabzug

direkt bei der Rechnungsbuchung

Splittbuchungen zu unterschiedlichen Sachverhalten

Rechnungsformate „außerhalb der Reihe“, z. B. ohne Kopf-/

Fußbereich, mehrere USt-IdNr. eines Geschäftspartners

Kreditkartenabrechnungen und andere Sammelposten

Wichtig: Standardisierung der Prozesse und des Buchungsverhaltens

Seite 26

DATEV eG

Zusammenfassung zur Qualität der Buchungserzeugung

weniger „sichere“ und

weniger vollständige

Buchungen (z. B. wegen

Personenkonto)

mehr historische

Buchungen mit

verknüpften Belegen

höhere

Automatisierungsquote

„Prozesse optimieren,

Geschäftsvorfälle

standardisieren“

„früher einsteigen

frühere Erfolge“„jetzt digitalisieren“

hohe Datenqualität und

hohe Standardisierung

Neueinsteiger profitieren

vom „globalen Modell“ der

bestehenden Bestände

höhere

Automatisierungsquote

optimal: zwei Wirtschaftsjahre

Vorlauf

aber

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DATEV eG

„Wie arbeitet der FIBU-

Sachbearbeiter mit dem

System zusammen?“

Seite 28

DATEV eG

FIBU-Automatisierungsbestand

in Kanzlei-Rechnungswesen

Aufruf FIBU-Automatisierungs-

bestand (online)

Bestand in Kanzlei-Rechnungswesen

ohne FIBU-Automatisierung

Prozessschritte zur Nachbearbeitung/Kontrolle der automatisierten Buchführung 1/3

Seite 29

der FIBU-Sachbearbeiter

startet im DATEV

Arbeitsplatz

DATEV eG

Prozessschritte zur Nachbearbeitung/Kontrolle der automatisierten Buchführung 2/3

Seite 30

er gelangt direkt auf die Startseite

der FIBU-Automatisierung in

DATEV Unternehmen online

Aufruf Kontrolle/

Nachbearbeitung

DATEV eG

(erster Entwicklungsstand, nur Rechnungen)

Prozessschritte zur Nachbearbeitung/Kontrolle der automatisierten Buchführung 3/3

Seite 31

Kontrolle und

Nachbearbei-

tung der vom

Automaten

erzeugten

Vorschläge

„sicher automatisch

buchen“ (optional)

DATEV eG

Aktueller Entwicklungsstand

Seite 32

Start

DATEV eG

Vision: Sicht des Unternehmers

Seite 33

© darknicesnow / fotolia.com

DATEV eG

„Wann kann ich die FIBU-

Automatisierung einsetzen?

Welche Vorbereitungen

empfehlen Sie?“

Seite 34

www.datev.de/fibu-automatisierung

DATEV eG

Schrittweiser Ausbau der FIBU-Automatisierung

Fokus auf definierte

Zielgruppen

(z. B. nach Standard-

kontenrahmen – SKR03/04,

Gesellschaftsform,

Art der Prozesse mit dem

Unternehmer – ohne KOST,

Nutzungsszenario

DATEV Unternehmen online)

Kanzlei-

Rechnungswesen

FIBU-

Automatisierung

Bestand

übertragen

immer möglich:

Bestand holen

Ausbau der Zielgruppen

mehr Bestände geeignet

mehr Prozesse online möglich

geeignete Bestände für

FIBU-Automatisierunggeeignete Bestände für

FIBU-Automatisierung geeignete Bestände für

FIBU-Automatisierung

2019 2020 …

Seite 35

DATEV eG

Voraussetzungen schaffen

Seite 36

Belege digitalisieren (DATEV Unternehmen online)

Eingangsqualität sicherstellen, Prozesse lernen

und optimieren

elektronische Kontoumsätze im Sammelverfahren

über RZ-Bankinfo/Zahlungsdatenservice aus dem

DATEV-Rechenzentrum holen

Bestände regelmäßig ins DATEV-Rechenzentrum senden

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DATEV eG

Prüftool als Hilfe zur Auswahl geeigneter Bestände

Seite 37

DATEV eG

BearbeitungsprozesseKompromisslos effizient – kompromisslos digital

Seite 41

Arbeitszeit

100 %

automat.

Beleg-

bearbeitung/

-erfassung

Abstimm-

arbeiten

Neben-

arbeiten

Zeit

manuelle

Beleg-

bearbeitung/

-erfassung

Grundsatz

Was digital vorhanden ist, wird digital genutzt!

1. Kassen werden elektronisch erfasst und importiert

2. Bankumsätze werden automatisiert importiert

3. Ausgangsrechnungen werden aus Vorsystemen

importiert

4. Eingangsrechnungen werden digitalisiert und

automatisiert vorgeprüft und verschlagwortet

5. Lohnbelege werden vom Lohnsystem importiert

7. Zahlungsverkehr wird automatisch generiert

8. Buchen wird automatisiert und durch Lernsysteme

optimiert

Eff

izie

nz,

Qu

alitä

t

klassische

Buchführung digitale und

automatisierte

Buchführung

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Menschen und Maschinen arbeiten zusammen.

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