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www.humboldt.deISBN 978-3-86910 -773-8

24,99 EUR (D)

C l a u d i a   M a r b a C h   •   E i k E   h o v E r M a n nBeruf & Karriere

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Die Autoren: Claudia Marbach ist seit 1995 Trainerin für Kommunika-

tion und organisation. Sie hat viele Fachbücher veröffentlicht und ist die

Chefredakteurin des Sekretärinnen-handbuchs und des Sekretärinnen-

BriefeManagers. Die Korrespondenz gehört zu ihren Spezialthemen.

Eike hovermann ist Geschäftsführer der „akademie für Sekretariat und

Büromanagement“, Trainer und Dozent in der Erwachsenenbildung,

Mitglied der DIN-Kommission und autor zahlreicher veröffentlichungen

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7., vollständig aktualisierte Auflage

Claudia Marbach · Eike Hovermann

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Bibliografische Information der Deutschen NationalbibliothekDie Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen National­bibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar.

978­3­86910­773­8 (Print)978­3­86910­784­4 (PDF)978­3­86910­785­1 (EPUB)

Die Autoren:Claudia Marbach ist seit 1995 Trainerin für Kommunikation und Organisation. Sie hat viele Fachbücher veröffentlicht und ist die Chefredakteurin des Sekretärinnen­Handbuchs und des SekretärinnenBriefeManagers. Die Korrespondenz gehört zu ihren Spezialthemen. Eike Hovermann ist Geschäftsführer der Akademie für Sekretariat und Büromanagement, Trai­ner und Dozent in der Erwachsenenbildung und Mitautor zahlreicher Veröffentlichungen im Bereich der modernen Korrespondenz.

Bisher sind folgende Titel der Autoren bei humboldt erschienen:

Eike Hovermann, „Briefe & E­Mails schreiben und gestalten nach DIN“Die kommentierte DIN 5008, 4., aktualisierte Auflage, ISBN 978­3­86910­753­0

7., vollständig aktualisierte Auflage 2016

© 2016 humboldtEine Marke der Schlüterschen Verlagsgesellschaft mbH & Co. KG, Hans­Böckler­Allee 7, 30173 Hannoverwww.schluetersche.dewww.humboldt.de

Autor und Verlag haben dieses Buch sorgfältig geprüft. Für eventuelle Fehler kann dennoch keine Gewähr übernommen werden. Alle Rechte vorbehalten. Das Werk ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der gesetzlich geregelten Fälle muss vom Verlag schrift­lich genehmigt werden.

Covergestaltung: DSP Zeitgeist GmbH, EttlingenInnengestaltung: akuSatz Andrea Kunkel, StuttgartTitelfoto: Getty Images/Ciaran GriffinSatz: PER Medien & Marketing GmbH, BraunschweigDruck: Grafisches Centrum Cuno GmbH & Co. KG, Calbe

5

Inhalt

Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Musterbriefe von A bis Z . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Abmahnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Abmahnung an einen Mitarbeiter wegen Unpünktlichkeit (1. Abmahnung) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Abmahnung wegen Alkohol am Arbeitsplatz . . . . . . . . . . . . . 23

Absagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Absage eines Angebots: Der Preis ist zu hoch . . . . . . . . . . . . . 28Absage eines Angebots: Termin nicht eingehalten . . . . . . . . . 29Absage eines Angebots: Liefertermin zu spät . . . . . . . . . . . . . 30Absage auf eine Einladung zur Geburtstagsparty . . . . . . . . . . 31Absage auf eine Einladung zum 50. Geburtstag . . . . . . . . . . . 32Absage auf eine Einladung zur Silberhochzeit . . . . . . . . . . . . 33Absage einer geschäftlichen Einladung zum Betriebsjubiläum 34Absage eines geschäftlichen Termins I . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Absage eines geschäftlichen Termins II . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Absage auf eine Bewerbung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37Absage auf eine Bewerbung mit Behalt der Bewerbungsunterlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Absage auf eine Bewerbung um einen Ausbildungsplatz . . . . 39Absage auf eine Bewerbung mit ausführlicher Begründung . . 40Absage einer Initiativbewerbung („Blindbewerbung“) I . . . . 41Absage einer Initiativbewerbung („Blindbewerbung“) II . . . . 42Absagen nach einem Vorstellungsgespräch . . . . . . . . . . . . . . 43

Anfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Anfrage für eine Kraftfahrzeugversicherung . . . . . . . . . . . . . 48Anfrage für eine Dienstleistung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Allgemeine Anfrage: Lieferantenanfrage Elektroartikel . . . . . 50Allgemeine Anfrage für spezielle Branchen­Software . . . . . . 51

6 Inhalt

Angebote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Angebot eines Malermeisters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54Angebot auf eine Produktanfrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55Angebot ohne genaue Angaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Schriftverkehr mit Banken und Sparkassen . . . . . . . . . . . . . . . 57Sperrung einer Kredit­ oder Scheckkarte . . . . . . . . . . . . . . . . 58Beanstandung des Quartals­Rechnungsabschlusses . . . . . . . . 59Beantragung eines höheren Dispositionskredites . . . . . . . . . . 60

Korrespondenz mit Behörden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61Steuererklärung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62Einspruch gegen einen Steuerbescheid . . . . . . . . . . . . . . . . . 63Rund ums Kindergeld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64Bitte um Rentenauskunft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Anfrage nach der Höhe der Rente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Bitte um Übersicht über den Versicherungsverlauf . . . . . . . . 66Betriebsprüfung soll verschoben werden . . . . . . . . . . . . . . . . 67Antrag eines Arbeitslosen auf Sonderurlaub . . . . . . . . . . . . . . 68

Beschwerdebriefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69Schreiben an den Besitzer des Nachbarhauses . . . . . . . . . . . . 70Schreiben an einen Lebensmittelhersteller . . . . . . . . . . . . . . 71Beschwerde an einen Partyservice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72Beschwerdeschreiben an das Ordnungsamt . . . . . . . . . . . . . . 73Schreiben an einen Handwerksbetrieb . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Bestätigungsschreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75Bestätigung eines Liefertermins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75Bestätigung einer Vereinbarung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76Terminbestätigungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77Bestätigung für ein eingegangenes Angebot . . . . . . . . . . . . . . 79

Bewerbungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80Bewerbung als Marketingleiterin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82Bewerbung um einen Ausbildungsplatz als Optiker . . . . . . . . 83Bewerbung als Fonotypistin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84Bewerbung als Fremdsprachensekretärin . . . . . . . . . . . . . . . 85

7Inhalt

Bewerbung für eine Stelle im Außendienst . . . . . . . . . . . . . . 86Bewerbung als Heizungstechniker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87Bewerbung als Kosmetikerin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88„Blind“­Bewerbung um eine Stelle im PR­Bereich . . . . . . . . . 89Bewerbung als Speditionskauffrau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91Bewerbung für ein Praktikum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92Bewerbung um ein Trainee­Programm . . . . . . . . . . . . . . . . . 93Bewerbung als Werkzeugmacher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94Lebenslauf einer Schulabgängerin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95Lebenslauf eines Bäckers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96Lebenslauf eines Hochschulabgängers . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Danksagungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98Danksagung fürs Blumengießen und Haushüten . . . . . . . . . . 99Dankschreiben für die Beschaffung eines Ferienjobs . . . . . . . 100Danke für einen besonders guten Nachhilfeunterricht . . . . . . 101Dankschreiben für ein schönes Hochzeitsgeschenk I . . . . . . . 102Dankschreiben für ein schönes Hochzeitsgeschenk II . . . . . . 103Dankschreiben für die Überraschungsparty . . . . . . . . . . . . . 104Danke für einen schönen Abend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

Einladungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106Private Einladung zur Cocktailparty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107Einladung zur betrieblichen Weihnachtsfeier . . . . . . . . . . . . 108Einladung zur Mitgliederversammlung eines Vereins . . . . . . 109Einladung einer Galerie zu einer Vernissage während einer Messe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110Einladung zu einer Geschäftseröffnung . . . . . . . . . . . . . . . . . 111Einladung zur Verlobungsfeier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

Empfehlungsschreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113Empfehlungsschreiben für eine Putzfrau . . . . . . . . . . . . . . . . 113Empfehlungsschreiben für eine Haushälterin . . . . . . . . . . . . 114Empfehlungsschreiben für einen Babysitter . . . . . . . . . . . . . . 115

Entschuldigungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116Ein verspäteter Ostergruß . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

8 Inhalt

Verspätete Geburtstagsgrüße . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118Entschuldigungsbrief an einen Freund wegen einer Überreaktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119Entschuldigungsbrief an eine Freundin . . . . . . . . . . . . . . . . . 120Entschuldigung an einen Freund wegen eines vergessenen Termins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121Antwort auf ein Beschwerdeschreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . 122Entschuldigungsbrief eines Reisebüros . . . . . . . . . . . . . . . . . 123Antwort auf eine Reklamation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124Entschuldigungsbrief eines Vorgesetzten an seinen Mitarbeiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125Entschuldigung an einen Vorgesetzten . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Briefe zu Geburt & Taufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127Glückwünsche an die Freundin zur Geburt einer Tochter . . . 127Brief zur Geburt eines Kindes an Bekannte, Freunde und Verwandte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128Brief der Eltern an die Großeltern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129Brief an die Kollegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130Glückwünsche zur Taufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131Zusage zu einer Einladung zur Taufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132Einladung zu einer Taufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133Danksagung nach einer Taufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134Glückwünsche an den „frisch gebackenen“ Vater . . . . . . . . . 135

Geburtstagsbriefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136Geburtstagsbrief der Tochter an ihre 75­jährige Mutter . . . . . 136Geburtstagsbrief des Sohnes an seinen 65­jährigen Vater . . . . 137Geburtstagsbrief eines Sohnes, der zum Geburtstag seines Vaters nicht anreisen kann . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138Geburtstagsbrief der Tochter an ihre Mutter I . . . . . . . . . . . . 139Geburtstagsbrief der Tochter an ihre Mutter II . . . . . . . . . . . . 140Glückwünsche für die verschiedenen Sternzeichen: Geburtstagsbrief an einen Widder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141Geburtstagsbrief an einen Stier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

9Inhalt

Geburtstagsbrief an einen Zwilling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143Geburtstagsbrief an einen Krebs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144Geburtstagsbrief an einen Löwen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145Geburtstagsbrief an eine Jungfrau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146Geburtstagsbrief an eine Waage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147Geburtstagsbrief an einen Skorpion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148Geburtstagsbrief an einen Schützen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149Geburtstagsbrief an einen Steinbock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150Geburtstagsbrief an einen Wassermann . . . . . . . . . . . . . . . . . 151Geburtstagsbrief an einen Fisch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Genesungswünsche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153Brief an eine Freundin im Krankenhaus . . . . . . . . . . . . . . . . 154Brief an einen an Masern erkrankten Freund . . . . . . . . . . . . . 155Brief an einen Kollegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156Vor einer Operation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157Genesungswunsch an die Oma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

Gratulations- und Glückwunschschreiben . . . . . . . . . . . . . . . 159Kurze Glückwünsche zur Hochzeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Glückwünsche zur Hochzeit eines Kollegen . . . . . . . . . . . . . 161Glückwünsche an ein Brautpaar, das schon länger zusammengelebt hat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162Glückwünsche zum Hochzeitstag an den Partner, die Partnerin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Grüße . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164Grüße an die Eltern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165Urlaubsgrüße an die Kollegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166Grüße an die Oma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167Grüße an eine Urlaubsbekanntschaft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168Grüße an eine entfernte Tante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

Korrespondenz rund um Hotel & Urlaub . . . . . . . . . . . . . . . . . 170Minderung des Reisepreises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172Reservierung eines Zimmers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173Reiserücktritt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

10 Inhalt

Reservierung eines Campingplatzes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175Zimmeranfrage mit vorbereiteter Antwort I . . . . . . . . . . . . . 176Zimmeranfrage mit vorbereiteter Antwort II . . . . . . . . . . . . . 177Anfrage Fremdenverkehrsamt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

Jubiläumsschreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179Gratulationsschreiben zum 10. Mitarbeiterjubiläum mit Einladung zur Feierstunde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179Gratulationsschreiben zum 25. Firmenjubiläum . . . . . . . . . . 180

Schreiben zu Kommunion, Konfirmation und Firmung . . . . . 181Glückwunsch zur Konfirmation I . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181Glückwunsch zur Konfirmation II . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182Danksagung für die Konfirmationsgeschenke . . . . . . . . . . . . 183Absage einer Einladung zur Kommunion . . . . . . . . . . . . . . . 184Absage auf eine Einladung zur Konfirmation . . . . . . . . . . . . . 185Gratulation zur Firmung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186Danksagung nach der Firmung für die Geschenke . . . . . . . . . 187

Kondolenzbriefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188Kondolenzbrief an die Familie eines verstorbenen Nachbarn 192Kondolenzbrief an die Ehefrau eines verstorbenen Geschäftspartners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193Ein Mitglied des Vorstands ist gestorben . . . . . . . . . . . . . . . . 194Die Frau eines Mitarbeiters ist gestorben . . . . . . . . . . . . . . . . 195Die Tochter eines Nachbarn ist verstorben . . . . . . . . . . . . . . . 196

Kündigungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197Kündigung eines Versicherungsvertrages . . . . . . . . . . . . . . . 198Kündigung des Arbeitsverhältnisses wegen Arbeitsplatzwechsels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198Kündigung eines Zeitschriftenabonnements . . . . . . . . . . . . . 199Fristlose Kündigung eines Mitarbeiters . . . . . . . . . . . . . . . . . 200Kündigung eines Mietvertrages wegen unzulässigen Verhaltens des Mieters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201Kündigung einer Versicherung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

11Inhalt

Mahnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2031. Mahnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205Zahlungserinnerung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2061. Mahnung: allgemeine Erinnerung I . . . . . . . . . . . . . . . . . 2071. Mahnung: allgemeine Erinnerung II . . . . . . . . . . . . . . . . . 2081. Mahnung: humorvolle Erinnerung . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2092. Mahnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2102. Mahnung: Ködern Sie den Kunden mit günstigen Konditionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2112. Mahnung: Berechnung von Mahngebühren und Lieferstopp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212Teilzahlungs­Angebot und Mahngebühren . . . . . . . . . . . . . . 213

Motivationsschreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214Motivationsbrief an alle Mitarbeiter zum Firmenjubiläum . . . 215Motivationsbrief nach dem Tod des Firmenchefs . . . . . . . . . . 216

Neujahrsgrüße . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217Neujahrsbrief an einen Geschäftskollegen . . . . . . . . . . . . . . . 218Neujahrsgrüße an einen guten Freund . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219Vorgezogene Neujahrsgrüße . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220Neujahrsgruß an eine Mitarbeiterin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221Neujahrsgrüße an eine Geschäftspartnerin . . . . . . . . . . . . . . 222

Osterbriefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223Ein fröhliches Osterfest . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223Fröhliche Ostern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

Mitteilungen über Preiserhöhungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225Mitteilung über eine Preiserhöhung eines Papierlieferanten an seine Kunden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226Information über eine Preiserhöhung einer Spedition an ihre Kunden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

Pressemitteilungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228Pressemitteilung I . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229Pressemitteilung II . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230Pressemitteilung III . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

12 Inhalt

Pressemitteilung/Begleitschreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231Pressemitteilung/Anschreiben und Text in einem . . . . . . . . . 232

Reklamationsschreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233Reklamation einer Falschlieferung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234Reklamation bei Kauf eines Gegenstandes mit zugesicherter Eigenschaft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235Antwort auf Reklamationsschreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

Schriftwechsel mit der Schule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237Entschuldigung für ein Schulkind . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237Anmeldung wegen Umzugs in eine andere Stadt . . . . . . . . . . 238Befreiung vom Religionsunterricht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239Verbesserung der Aufsicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

Sonstige Briefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240Strafanzeige bei der Polizei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241Dienstaufsichtsbeschwerde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242Verschiebung eines Zeugentermins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Spendenaufrufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244Spendenaufruf für eine Wohltätigkeitsveranstaltung . . . . . . . 244Spendenaufruf für eine Geldspende an ein Kinderheim . . . . . 245

Schreiben rund um die Steuer und das Finanzamt . . . . . . . . . . 246Einspruch gegen einen Steuerbescheid mit Begründung . . . . 246Antrag auf beschleunigte Bearbeitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247Einspruch gegen einen Steuerbescheid . . . . . . . . . . . . . . . . . 248Bitte um Fristverlängerung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249Rücknahme eines Einspruchs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

Schriftverkehr während des Studiums . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250Anfrage zur Immatrikulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250Benachrichtigung wegen Nichtteilnahme an einer Klausur . . 251

Korrespondenz beim Umzug . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252Einweihungsparty nach einem Umzug . . . . . . . . . . . . . . . . . 253Mitteilung über die neue Geschäftsadresse . . . . . . . . . . . . . . 254Neue Privatadresse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255Neue Telefonnummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256

13Inhalt

Vereinsbriefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257Begrüßung eines neuen Mitglieds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257Mitgliederrundschreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258Rundschreiben zur Beitragserhöhung . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259Kündigung der Vereinsmitgliedschaft . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

Schriftwechsel mit Versicherungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261Inanspruchnahme einer Reisekostenrücktrittsversicherung . . 261Inanspruchnahme einer Krankenhaustagegeldversicherung . . 262Änderung der Bezugsberechtigung in einer Lebensver­sicherung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

Weihnachtsbriefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264Weihnachtsbrief der Eltern an ihre Kinder . . . . . . . . . . . . . . 265Vorweihnachtsbrief . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266Weihnachtsbrief an einen guten Kunden . . . . . . . . . . . . . . . . 267Kurzer Weihnachtsbrief an einen Arbeitskollegen . . . . . . . . . 268Weihnachtskarte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Werbebriefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270Werbebrief eines Tagungshotels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270Werbebrief für ein Seminar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

Schreiben rund um Wohnung und Miete . . . . . . . . . . . . . . . . . 272Haustierhaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272Anfrage Parkplatzvermietung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273Kündigung einer Garage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273Beschwerde an den Vermieter I . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274Beschwerde an den Vermieter II . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

Zwischenbescheide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276Zwischenbescheid für eine Chefsekretärin . . . . . . . . . . . . . . 276Zwischenbescheid für eine Bürokauffrau . . . . . . . . . . . . . . . . 277Zwischenbescheid für einen Maschinenschlosser . . . . . . . . . 278

14 Inhalt

100 Tipps von A bis Z für die korrekte Briefform . . . . . 279

Anglizismen . . . . . . . . . 279Abkürzungen . . . . . . . . 279Absätze . . . . . . . . . . . . . 280Anführungszeichen . . . 280Anlagevermerk . . . . . . . 281Anrede . . . . . . . . . . . . . 282Anschriften, Ausland/

Auslandsanschriften. . 295Anschriften, Inland/

Inland­Anschriften . . 296Anschriftfeld . . . . . . . . 297Aufzählungen . . . . . . . . 300

Berufsbezeichnungen . . 300Betreff . . . . . . . . . . . . . 300Bezüglich . . . . . . . . . . . 301Bezugszeichenzeile . . . . 301Bindestrich . . . . . . . . . . 302Briefanfang . . . . . . . . . 302Briefbogen . . . . . . . . . . 303Briefende . . . . . . . . . . . 303Briefmarken . . . . . . . . . 305Bruchstrich . . . . . . . . . 305

c/o . . . . . . . . . . . . . . . . 306Computer . . . . . . . . . . . 306

Datum . . . . . . . . . . . . . 307Diktatzeichen . . . . . . . . 307DIN 5008 . . . . . . . . . . . 308

DIN 676 . . . . . . . . . . . . 308Doktor . . . . . . . . . . . . . 309Durchwahlnummern . . 309

Einrücken . . . . . . . . . . 309E­Mails . . . . . . . . . . . . . 309E­Mail­Adressen . . . . . . 310Etiketten . . . . . . . . . . . . 310

Faksimile . . . . . . . . . . . 310Fax . . . . . . . . . . . . . . . . 311Fettschrift . . . . . . . . . . . 311Firma . . . . . . . . . . . . . . 311Folgeseiten . . . . . . . . . . 312Fragezeichen . . . . . . . . 312Freistempler . . . . . . . . . 312Fremdwörter . . . . . . . . 312Füllwörter . . . . . . . . . . 313

Gästebuch . . . . . . . . . . 313Gedankenstrich . . . . . . 314Gegen­Zeichen . . . . . . . 315Grußformeln . . . . . . . . 315

Handschrift . . . . . . . . . 316Herr/Herrn . . . . . . . . . 316Hervorhebungen . . . . . 316

i. A. . . . . . . . . . . . . . . . 317IBAN . . . . . . . . . . . . . . 317

15Inhalt

Ich . . . . . . . . . . . . . . . . 317Informationsblock . . . . 318

Klammern . . . . . . . . . . 319

Länderkennzeichen . . . . 319Länge eines Briefes . . . . 319

Nach Diktat verreist . . . 320

Ortsteilnamen in Inlandsanschriften . . 320

Persönlich . . . . . . . . . . 321Postfachnummern . . . . 322Postleitzahlen . . . . . . . . 322ppa. . . . . . . . . . . . . . . . 322Professor . . . . . . . . . . . 323Promille­ und

Prozentangaben . . . . 323PS: . . . . . . . . . . . . . . . . 323Punkt . . . . . . . . . . . . . . 324

Rechenzeichen . . . . . . . 324Rechtschreibung . . . . . 325

Satzzeichen . . . . . . . . . 325Schrift . . . . . . . . . . . . . 325Schriftart, Schriftgrößen 326Seitennummerierung . . 326Seitenränder . . . . . . . . . 327Sperren . . . . . . . . . . . . 327

Telefax . . . . . . . . . . . . . 327Titel . . . . . . . . . . . . . . . 328

Uhrzeitangaben . . . . . . 328Unterschrift . . . . . . . . . 329Unterstreichungen . . . . 329

i. V. . . . . . . . . . . . . . . . 330Versendungsvermerk . . 330Verteiler . . . . . . . . . . . . 331

Währungszeichen und Münzbezeichnungen 332

Zahlen . . . . . . . . . . . . . 333Zeilenabstand . . . . . . . . 335Zu Händen . . . . . . . . . . 336

Register . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338

16

Einleitung

Die Zeiten ändern sich – heißt es so schön.Und tatsächlich: Sei es der Baustil, das Autodesign oder auch die Mode; fast alles ist einem rapiden Änderungsprozess unterworfen. Gerade in den letzten Jahren, in den Zeiten von Smartphone, E­Mails und Inter­net, hat sich so einiges geändert. Doch die Korrespondenz, der Briefstil, ist häufig so wie vor 50 Jahren. Floskeln wie „Bezug nehmend auf das soeben mit Ihnen geführte Tele­fonat“ – „Für heute verbleiben wir“ stehen für verstaubte, altmodische nicht mehr zeitgemäße Korrespondenz. Veralteter Briefstil ist umständ­lich und langatmig. Häufig wird er aus dem falschen Verständnis heraus angewandt, dass ein Brief nur so höflich verfasst sein könne. Doch dies ist ein Irrtum, wie dieses Buch aufzeigen wird.Was kennzeichnet die zeitgemäße Korrespondenz? Ist es wirklich so wichtig, andere Formulierungen als die bisherigen zu verwenden? Vor allem: Man hat sich doch so herrlich daran gewöhnt. Eine Umorientie­rung, das Schreiben von „anderen“ Briefen, kostet doch nur Zeit und bringt sonst gar nichts. Oder doch?Um zu verdeutlichen, wie wichtig es ist, den alten Korrespondenzstil „über Bord zu werfen“, bedarf es einer prinzipiellen Erkenntnis. Die Korrespondenz, mit der sich dieses Buch beschäftigt, ist eine zeitge­mäße und keine moderne Korrespondenz. Denn „modern“ beinhaltet, dass es sich um einen Trend handelt, der, wie eine Moderichtung, wie­der vorübergeht. Zeitgemäße Korrespondenz aber bedeutet, dass die Zeit, in der wir leben, es erfordert, sich für einen anderen Briefstil zu entscheiden.Wenn Sie die Entwicklung in den Medien, Fernsehen und Presse, betrachten: Der Trend geht hin zu kurzen Meldungen, „appetitlich“ aufbereitet, damit die Informationsaufnahme leichter fällt.

17Einleitung

Kein Wunder also, wenn lange Briefe, die sich möglicherweise sogar über zwei Seiten erstrecken, nur ungern oder gar widerwillig gelesen werden. Eine Ausnahme bilden natürlich private, handgeschriebene Briefe.Denken Sie doch nur einmal an die Geschäftspost, die Sie erhalten. Sie öffnen den Briefumschlag und heraus fällt ein mehrseitiges Schreiben. Lesen Sie diesen Brief von vorne bis hinten durch? Oder versuchen Sie vielmehr, das Schreiben zu überfliegen, um so an die wichtigsten Informationen zu gelangen?Stehlen Sie Ihren Korrespondenzpartnern nicht länger ihre Zeit mit langen Briefen und umständlichen Formulierungen. Verstecken Sie Ihre Nachricht/Information nicht in schwer verständlichen Satzkon­struktionen. Erleichtern Sie den Empfängern Ihrer Korrespondenz, alles Wesentliche schnell zu erfassen.Die Kunst besteht darin, einen floskelfreien und dennoch höflichen Brief zu schreiben. Viele Schreiber haben erkannt, dass man Dinge besser direkt anspricht, anstatt „um den heißen Brei herum zu reden“. Doch leider bleibt die Atmosphäre des Briefes dabei auf der Strecke. Er hört sich abgehackt, ja geradezu militärisch an.Kürzen Sie deshalb Ihre Korrespondenz nicht um jeden Preis auf die wesentlichsten Formulierungen zusammen, sondern versuchen Sie, Floskeln zu ersetzen.Auf den folgenden Seiten finden Sie als „Einstieg“ einen Original­Ge ­schäftsbrief, ein Original­Fax und eine E­Mail.

338

Register

Abkürzung 279Abmahnung 21Abonnements 199Absage 24, 32, 33, 40, 41, 42,

184, 185 – auf eine Bewerbung 24, 37 – eines geschäftlichen Termins

35 – im Einkauf 26 – nach einem Vorstellungs­

gespräch 43 – von Einladung und Termin 26

Absatz 280Anfrage 47, 48, 49, 50, 51 – Fremdenverkehrsamt 178

Anführungszeichen 280Angebot 28, 29, 52, 54, 55,

56, 79Angebotsschreiben 53Anglizismen 279Anlagevermerk 281Anrede 282Anschriftfeld 297Antrag 247Antwort 122, 124Arbeitslos 68Arbeitsplatz, Alkohol am 23Arbeitsplatzwechsel 198Arbeitsvertrag 22

Aufsicht 239Aufzählung 300

Babysitter 115Bank 57Beanstandung 59Begleitschreiben 231Behörde 61, 64Beileidsbrief 189, 190Beitragserhöhung 259Berufsbezeichnung 300Beschwerde 72, 274Beschwerdebrief 69Beschwerdemanagement 116Beschwerdeschreiben 73, 122Bestätigung 76, 79Bestätigungsschreiben 75Betriebsfest 157Betriebsprüfung 67Bewerber 43Bewerberin 43Bewerbung 80, 81 – Absagen 24 – als Fonotypistin 84 – als Fremdsprachensekretärin

85 – als Heizungstechniker 87 – als Kosmetikerin 88 – als Marketingleiterin 82

339Register

– als Speditionskauffrau 91 – als Werkzeugmacher 94 – für eine Stelle im Außendienst

86 – für ein Praktikum 92 – um einen Ausbildungsplatz

als Optiker 83 – um ein Trainee­Programm 93

Bewerbungsschreiben 80Bezüglich 301Bezugszeichenzeile 301Bindestrich 302„Blind“­Bewerbung 89Briefanfang 302Briefbogen 303Briefende 303Briefmarken 305Bruchstrich 305Bürokauffrau 277

c/o 306Computer 306

Dank 105Dankesbrief 98Dankeswort 98Danksagung 98, 99, 183, 187Dankschreiben 103, 104 – für die Beschaffung eines

Ferienjobs 100 – für ein schönes Hochzeits­

geschenk 102

Datum 307Deutsche Post AG 296Dienstaufsichtsbeschwerde 242Diktatzeichen 307DIN 296DIN­Empfehlungen 296DIN 5008 308DIN 676 308Doktor 308, 309Duden 296

Einladung – einer Galerie 110 – private 107 – zur betrieblichen Weihnachts­

feier 108 – zur Geburtstagsparty 31 – zur Mitgliederversammlung

109E­Mail 309E­Mail­Adressen 310Einladung 106, 111, 112, 133Einrücken 309Einspruch 63, 248, 249Einweihungsparty 253Eltern 129Empfehlung 307Empfehlungsschreiben

113, 114, 115Entschuldigung 116, 121, 126Entschuldigungsbrief

116, 119, 120, 123, 125Etiketten 310

340 Register

Faksimile 310Falschlieferung 234Fax 311Fehlverhalten 21Fettschrift 311Finanzamt 246Firma 311Firmenjubiläum 180, 215Firmung 181, 186, 187Fisch 152Folgeseite 312Fragezeichen 312Freistempler 189, 312Fremdwort 312Fristlose Kündigung 200Fristverlängerung 249Führungskraft 125Füllwort 313

Garage 273Gästebuch 313Geburt 128Geburt & Taufe 127Geburtstag 138Geburtstagsbrief 136 ff.Geburtstagsgruß 118Gedankenstrich 314Gegen­Zeichen 315Geldspende 245Genesungsschreiben 153Genesungswunsch 153, 158Geschäftsadresse 254Geschäftseröffnung 111, 159

Gesprächstermin 77Glückwunsch 127, 131, 135,

141, 182 – zur Hochzeit 160, 161

Glückwunschbrief 136Gratulation 159, 186Gratulations­ und Glückwunsch­

schreiben 159Gratulationsschreiben

160, 180Gruß 164, 167, 169Grußformeln 315Haftpflichtversicherung 198

Handschrift 316Handwerker 74Handwerksbetrieb 74Haushälterin 113, 114Herr/Herrn 316Hersteller 71Hervorhebungen 316Hochzeit 159Hochzeitstag 163Hotel & Urlaub 170

i. A. 317i. V. 330Ich 317Immatrikulation 250Informationsblock 318

Jubiläumsschreiben 179Jungfrau 146

341Register

Kartensperrung 58Kaufvertrag 235Kindergeld 64Klammern 319Klausur 251Kollegen 130Komma 319Kommunion 181Konditionen 211Kondolenzbrief 188, 193Konfirmation 181, 182Konfirmationsgeschenk 183Krankenhaus 153, 154Krankenhaustagegeld­

versicherung 262Krebs 144Kreditinstitut 58Kündigung 198, 260, 273 – eines Mietvertrages 201 – fristlose 200

Kündigungsschreiben 197

Länderkennzeichen 319Länge eines Briefes 319Lebenslauf – einer Schulabgängerin 95 – eines Bäckers 96 – eines Hochschulabgängers 97

Lebensversicherung 263Lieferstopp 212Liefertermin 30, 75Löwen 145

Mahngebühr 212, 213Mahnung 203, 204, 205, 208 ff.Messe 110Miete 272Minderung 172Mitarbeiter 126Mitgliederrundschreiben 258Mitgliederversammlung 109Motivationsbrief 215, 216Motivationsschreiben 214Münzbezeichnungen 332

Nachbar 70Nach Diktat verreist 320Nachhilfeunterricht 101Nachrichtenagenturen 228Neujahrsbrief 218Neujahrsgruß 217, 219, 220, 221Nichtteilnahme 251Nummer 320

Öffentlichkeitsarbeit 270Operation 157Ordnungsamt 73Ortsteilnamen 320Osterbrief 223Osterfest 223Ostergruß 117Ostern 224

Papierlieferanten 226Parkplatzvermietung 273

342 Register

Partyservice 72Personalchef 80persönlich 321Platzreservierung 175Postfachnummern 322, 333Postleitzahlen 322, 334ppa. 322PR­Bereich 89Preiserhöhung 225, 226, 227Pressemitteilung 228, 229,

230, 231, 232Privatadresse 255Professor 323Promille­ und Prozentangabe

323Punkt 324Putzfrau 113

Rang 283Rechenzeichen 324Rechnungsabschluss 59Rechtschreibung 325Rechtsschutzversicherung 202Reisekostenrücktritts­

versicherung 261Reisevertrag 174Reklamation 124, 234, 235Reklamationsschreiben

233, 236Religionsunterricht 239Rentenauskunft 65

Reservierung 173, 175Reservierungsbestätigung 171Rundschreiben 259

Satzzeichen 325Schrift 325Schriftart, Schriftgrößen 326Schriftverkehr 57Schule 237Schulkind 237Schützen 149Seitennummerierung 326Seitenränder 327Seminar 271Skorpion 148Sonderurlaub 68Sparkassen 57Spedition 227Spendenaufruf 244, 245Sperren 327Sperrung einer Kredit­ oder

Scheckkarte 58Stand 283Steinbock 150Sternzeichen 141Steuer 246Steuerbescheid 63, 246, 248Steuererklärung 62Stier 142Strafanzeige 241Studium 250

343Register

Taufe 131, 132, 133, 134Teilzahlungs­Angebot 213Telefax 327Telefonnummer 256, 334, 335Terminbestätigung 77, 78Titel 283, 328

U. A. w. g. 27Uhrzeitangabe 328Umzug 238, 252, 253Umzugsparty 253Unpünktlichkeit 22Unterschrift 329Unterstreichung 329Urlaub 170Urlaubsbekanntschaft 168Urlaubsgruß 166

Vereinbarung 76Vereinsbriefe 257Vereinsmitgliedschaft 260Verlobungsfeier 112Vermieter 274Vernissage 110Versendungsvermerk 330Versicherung 202, 261Versicherungsvertrag 198

Verteiler 331Vorgesetzte 125, 126Vorweihnachtsbrief 266

Waage 147Währungszeichen 332Wassermann 151Weihnachten 265Weihnachtsbrief 264, 267, 268Weihnachtsfeier 108Weihnachtskarte 269Werbebrief 270, 271Werbung 240Widder 141Wohltätigkeitsveranstaltung 244Wohnung 272

Zahlen 333Zahlungserinnerung

205, 206, 207Zeilenabstand 335Zeugenladung 243Zeugentermin 243Zimmeranfrage 176, 177Zimmerreservierung 173Zwilling 143Zwischenbescheid 276, 277, 278

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Die Autoren: Claudia Marbach ist seit 1995 Trainerin für Kommunika-

tion und organisation. Sie hat viele Fachbücher veröffentlicht und ist die

Chefredakteurin des Sekretärinnen-handbuchs und des Sekretärinnen-

BriefeManagers. Die Korrespondenz gehört zu ihren Spezialthemen.

Eike hovermann ist Geschäftsführer der „akademie für Sekretariat und

Büromanagement“, Trainer und Dozent in der Erwachsenenbildung,

Mitglied der DIN-Kommission und autor zahlreicher veröffentlichungen

im Bereich der modernen Korrespondenz.

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