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GS-Verein Zahlungsverkehrsmodul
© Copyright 2014 Sage GmbH
Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt,
erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht
für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine
zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar.
GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 2
1.0 Einführung 3
2.0 Voraussetzungen für SEPA-Lastschriften 4
2.1 Anleitung für die Konvertierung der Stammdaten
durchgeführt 4
2.2 Aktuelle Programmversion installiert 4
2.3 Gläubiger-ID hinterlegen 5
2.4 Bankverbindung hinterlegen 6
3.0 Zahlungsverkehrsmodul (ZVK) 7
3.1 Download und erster Aufruf 7
3.2 Import der Daten aus GS-Verein 11
3.3 Kontrolle der übernommenen Daten 12
4.0 GS-Verein: Daten an das ZVK übergeben 13
4.1 Voraussetzungen für übergabefähige Buchungen 13
4.2 Buchungsvorschau / Buchungsübergabe 13
5.0 Zahlungsaufträge im ZVK verarbeiten 17
5.1 Import der Buchungen aus GS-Verein 17
5.2 Verarbeitung der Zahlungsaufträge 17
6.0 Fertig! 19
Inhaltsverzeichnis
GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 3
Diese Anleitung erläutert Ihnen anhand von Beispielen, wie Sie Lastschriften und/oder
Überweisungen mit dem Zahlungsverkehrsmodul verarbeiten können.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Anleitung „Konvertierung der Stammdaten in GS-
Verein für SEPA“ vorab durchgeführt worden sein sollte. Nur so kann sichergestellt
werden, dass alle Mitglieder, Kursleiter oder Adressen mit IBAN und BIC vollständig
eingetragen sind.
Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme:
GS-Verein ab Version 2014
Wichtig: Das Zahlungsverkehrsmodul steht erst ab der Programmversion GS-Verein
2013 Ausgabe 2.7.5.1 zur Verfügung. Stellen Sie bitte über DIENSTE >
„Programmaktualisierung/Info-Center“ sicher, dass die aktuelle Programmversion im
Einsatz ist.
1.0 Einführung
GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 4
2.1 Anleitung für die Konvertierung der Stammdaten durchgeführt
Für die Konvertierung der Bankdaten der Vereinsmitglieder, Adressen und Kursleiter wird
dringend empfohlen, die Anleitung „Konvertierung der Stammdaten in GS-Verein für
SEPA“ vor Durchführung dieser Anleitung zu beachten.
2.2 Aktuelle Programmversion installiert
Prüfen Sie über DIENSTE > „Programmaktualisierung/Info-Center“, ob die aktuelle
Programmversion im Einsatz ist. Wird Ihnen hier ein Update angeboten, sollte dies
vorab installiert werden.
In Programmversionen vor 2.7.5.1 sieht das Menü noch wie folgt aus:
2.0 Voraussetzungen für SEPA-Lastschriften
GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 5
2.3 Gläubiger-ID hinterlegen
Bitte gehen Sie über OPTIONEN > „Stammdaten des Vereins“.
Wechseln Sie dort in den Reiter „Finanzdaten“ und tragen Sie die Gläubiger-ID ein.
Dies ist für das Zahlungsverkehrsmodul eine Voraussetzung.
GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 6
2.4 Bankverbindung hinterlegen
Wechseln Sie nun auf den Reiter „Bankverbindungen“ und prüfen Sie, ob die
Bankverbindung des Vereins korrekt hinterlegt ist.
GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 7
3.1 Download und erster Aufruf
Wenn Sie das Zahlungsverkehrsmodul noch nicht verwendet haben können Sie die
Installation über den Punkt BUCHUNGEN > ZAHLUNGSVERKEHR > „Zahlungsverkehr
öffnen…“ anstoßen.
Es öffnet sich nun die Information, dass noch kein Zahlungsverkehrsmodul gefunden
wurde.
Über die Schaltfläche < Ja > können Sie den Download beginnen.
3.0 Zahlungsverkehrsmodul (ZVK)
GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 8
Nach dem erfolgreichen Download des Setup wird dieses automatisch installiert.
GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 9
Rufen Sie nach der Installation den Menüpunkt BUCHUNGEN > ZAHLUNGSVERKEHR >
„Zahlungsverkehr öffnen“ bitte erneut auf. Bei diesem Schritt wird nun der Mandant
eingerichtet, der vom Zahlungsverkehrsmodul benötigt wird.
GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 10
Nach Aufruf des Zahlungsverkehrsmoduls wird vom Programm geprüft, ob für die
übernommenen Bankverbindungen schon Online-Banking eingerichtet wurde. Ist dies
nicht der Fall, kann der Assistent für die Einrichtung geöffnet und durchgegangen werden.
Sie können auch die Option „Diesen Dialog nicht mehr anzeigen aktivieren“, wenn Sie
Online-Banking nicht verwenden möchten, sondern ausschließlich mit dem SEPA-Export
im XML-Format arbeiten.
Über die Schaltfläche < Schließen > wird dieser Assistent zunächst geschlossen. Ist die
Option nicht aktiviert erscheint der Assistent zu Erinnerung bei jedem Start des
Zahlungsverkehrsmoduls.
GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 11
3.2 Import der Daten aus GS-Verein
Es startet nun der Assistent für die Übernahme der Personenstammdaten, SEPA-
Mandate und Buchungen aus GS-Verein.
Hinweis: Beim ersten Öffnen des Zahlungsverkehrsmodul werden nur Stammdaten
aus GS-Verein übernommen, falls noch keine Buchungsübergabe in GS-Verein
durchgeführt wurde. Dies wird ab Punkt 4.0 erklärt.
Klicken Sie auf < Weiter >.
GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 12
3.3 Kontrolle der übernommenen Daten
Klicken Sie nun im Navigator auf den Button „Einstellungen“.
Prüfen Sie hier die Reiter „Mandantenanschrift“ und „Bankverbindung“ auf
Vollständigkeit. Wenn Sie z.B. die Pre-Notifikation per E-Mail versenden möchten,
können Sie hier auch die Einstellungen dafür vornehmen.
GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 13
4.1 Voraussetzungen für übergabefähige Buchungen
Die Buchungen in GS-Verein müssen vollständig sein, damit diese an das
Zahlungsverkehrsmodul übergeben werden können. Anders als z.B. bei einer DTA-
Buchung muss auch die Anschrift des Mitglieds hinterlegt sein. Ansonsten erhalten Sie
bei der Übergabe der Daten eine Meldung auf unvollständige Buchungen.
4.2 Buchungsvorschau / Buchungsübergabe
In GS-Verein finden Sie über das Menü BUCHUNGEN > ZAHLUNGSVERKEHR die
Buchungsvorschau und die Buchungsübergabe für das Zahlungsverkehrsmodul.
4.0 GS-Verein: Daten an das ZVK übergeben
GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 14
Die Buchungsvorschau zeigt Ihnen alle übergabefähigen Buchungen an.
Bei der Buchungsübergabe können Sie anschließend die Buchungen der
Buchungsvorschau an das Zahlungsverkehrsmodul übergeben. Hierzu fragt das
Programm zuerst, ob Sie die Übergabe über das Fälligkeitsdatum einschränken möchten.
Klicken Sie nach Ihrer Auswahl auf < Ok >.
GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 15
Im nächsten Schritt können Sie eine Bankverbindung auswählen, für welche die
Übergabe durchgeführt werden soll und es steht eine Option zur Verfügung, mit welcher
Sie die Buchungen in GS-Verein bereits zu einem gewünschten Termin als bezahlt
markieren können.
Wählen Sie im nächsten Schritt die gewünschte Bankverbindung aus. Über die
Schaltfläche < Vorgang starten > werden die Daten für das Zahlungsverkehrsmodul
bereitgestellt.
GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 16
Wenn noch relevante Buchungsinformationen fehlen, erhalten Sie die nachstehende
Meldung im Programm.
Für die nicht exportierbaren Buchungen erhalten Sie im Anschluss die Möglichkeit ein
Protokoll auszugeben.
In diesem Protokoll werden die betroffenen Buchungen mit der Fehlerursache
ausgegeben.
Die aufgeführten Buchungen müssen in GS-Verein vor einer erneuten Übergabe
entsprechend korrigiert werden.
Nach erfolgreichem Export bietet GS-Verein die Möglichkeit, das Zahlungsverkehrsmodul
zu starten.
GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 17
5.1 Import der Buchungen aus GS-Verein
Beim Start des Zahlungsverkehrsmoduls startet automatisch der Assistent zum Import der
Daten aus GS-Verein.
Hinweis: Sollten Informationen in einem Zahlungsauftrag nicht korrekt sein, werden
diese am Ende des Imports in einem Protokoll angezeigt.
5.2 Verarbeitung der Zahlungsaufträge
Nach dem Import werden Ihnen die übernommenen Zahlungsaufträge angezeigt. Hier
entscheiden Sie, was mit den Zahlungsaufträgen nun passieren soll. Bei eingerichteter
HBCI-Schnittstelle können Sie die Zahlungsaufträge nun über die Schaltfläche
< Verarbeiten > direkt an das Banksystem weiterleiten.
5.0 Zahlungsaufträge im ZVK verarbeiten
GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 18
Wird < Verarbeiten > gewählt kommt die PIN/TAN-Abfrage für Ihr Bankverfahren. Danach
sind die Lastschriften an die Bank übergeben und werden beim Mitglied eingezogen.
Über die Schaltfläche < SEPA-Export > können die Daten im XML-Format exportiert
werden, um diese mit Drittprogrammen zu bearbeiten oder auf einem Datenträger, bzw.
Webportal an die Bank weiterzuleiten.
Beim SEPA-Export muss nun das korrekte Format ausgewählt werden, mit dem Ihre Bank
arbeitet.
Sprechen Sie die Einstellung bitte vorab mit der Bank ab.
Hinweis: Buchungen mit der gleichen Ausführungsart „Erstmalig“ und „Laufend“
müssen separat als Sammler an die Bank übermittelt werden. Um einen Sammler zu
erstellen müssen die gewünschten Buchungen mit der <Leertaste> markiert werden.
Haben Sie nur Buchungen einer Ausführungsart können Sie über <STRG>-<A> alle
Datensätze in der Liste markieren.
GS-Verein – Zahlungsverkehrsmodul Seite 19
Die Beitragsbuchungen sind nun per SEPA-Lastschrift über das Zahlungsverkehrsmodul
aus GS-Verein verarbeitet.
Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm
durch Druck auf die Taste „F1“ die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche Ihnen
- immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt.
Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank,
welche Sie über die Service Welt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank
im Internet unter der nachfolgenden Adresse: https://applications.sage.de/ksp
6.0 Fertig!
Sage GmbH Emil-von-Behring-Straße 8 –14 60439 Frankfurt am Main
T +49 69 50007 - 0 F +49 69 50007 - 110
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© 2014 Sage GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Sage, das Sage Logo sowie hier genannte Sage Produktnamen sind eingetragene Markennamen der Sage GmbH. Alle anderen Markennamen sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Technische, formale und druckgrafische Änderungen vorbehalten. Stand Juli 2014