Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause 1 26. Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Qualitätsmanagement und Systemakkreditierung Kick-Off-Veranstaltung 26. Juni

Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause 126. Juni 2009QM und SAkk Kick-Off

Qualitätsmanagementund

Systemakkreditierung

Kick-Off-Veranstaltung26. Juni 2009


Inhalt• Hochschulentwicklung und Strategieansatz der FHH• Organisation und Funktionen• MKU-Prozesse, Prozessgruppen, Hauptprozesse• Prozessgruppen der Hauptprozesse KD3 und KLS• Tätigkeiten in der Prozessgruppe KD3-STUB• Organisation – Funktionen – Prozesse• QM-Verantwortlichkeit, QM-Realisierung• Projektaufgaben und -zeitplan• Aufgaben der AGs im Kick-Off




Projektziele

Qualität von Lehre, Forschung und Weiterbildung

ISO 9001 Zertifizierung Systemakkreditierung

Ablauforganisation

Autonomie der FHH

Hochschulentwicklung der FHH

Aufbauorganisation


Qualitätsorientierte Steuerung

Quelle:ASIIN


QMH Anforderungen1. Inhalt2. Strategische Grundlagen3. Organisation4. Managementprozesse5. Kernprozesse6. Unterstützungsprozesse

SAkk AnforderungenI. Ziele u. Q-VerständnisII. Q-ManagementsystemIII. Kernprozess Studium und

LehreIV. Unterstützende Prozesse

IT-Systeme

Zusammenhang ISO9001 – Systemakkreditierung - IT

QMH – QualitätsmanagementhandbuchSAkk – Systemakkreditierung

HIS Navision Typo3 …


QM: Strategieansatz

ISO 9001

SAkk(PAkk)

FamiliengerechteHochschule

H-IT(ITIL) …

ECTS-Label

TotalE-Quality

ECTS European Credit Transfer SystemPAkk ProgrammakkreditierungSAkk SystemakkreditierungITIL Information Technology Infrastructure Library


Hochschule

Programm- vs. Systemakkreditierung

PAkk Studiengang

SAkkQMS

QMS QualitätsmanagementsystemPAkk ProgrammakkreditierungSAkk Systemakkreditierung


Strategieplanung

Rückkopplung PlanungRückkopplung StrategieentwicklungFakultäten (5) Dezernate (4)Zentrale Einrichtungen (5)

Monitoring im JahresverlaufSOLL / IST Vergleich

Präsidium

abgestimmt Strukturkonzepte (14) Wirtschaftspläne (14)

Hochschulentwicklungsplan Hochschulwirtschaftsplan

MWK

Externe Zielvereinbarungen

Interne Zielvereinbarungen

Präsidium

abgestimmt


ZeitplanFunktion WS08/09 SS09 WS09/10 SS10 WS10/11 SS11 WS11/12

Programmreakkreditierung Dokumen-tation

Dokumen-tation Audits

Systemakkreditierung Dokumen-tation

Dokumen-taion

Dokumen-tation Audits Audits

ISO9001 Dokumen-tation

Dokumen-tation

int. Audits Verwaltung

int. Audits Fakultäten

ISO-Zerti-fizierung

Studierendenverwaltung HISinONE

IT-Infrastruktur IT-Redundanz

IT-Management FHHCard / IDM / Asset Mgt. / Support / Security Mgt.




Organisationsstruktur

Für jede Organisationseinheit der FHH müssen nach einheitlichen Verfahren definiert werden:

• Aufbauorganisation• Ablauforganisation

– Funktionen– Prozesse


Fakultät V - Diakonie, Gesundheit und Soziales

Fakultät IV - Wirtschaft und Informatik

Dekanat

Aninstitut / Kompetenzzentrum

Fakultät III - Medien, Information und Design

Hochschulsenat Hochschulrat

Erweitertes Präsidium

Hochschulverwaltung

Stab

sste

llen

Dezernat I

Dezernat II

Dezernat III

Dezernat IVDez

erna

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gen

Bibliothek und IVST

Präsidialbüro und Presse

Hochschulplanung

Controlling

Justiziariat

Arbeitssicherheit

Abteilung Bioverfahrenstechnik

Abteilung Maschinenbau

Abteilung Design und Medien

Abteilung Information und Kommunikation

Abteilung Heilpädagogik

Gleichstellungsbeauftragte

Personalrat

Abteilung Pflege und Gesundheit

Abteilung für Religionspädagogik und Diakonie

Abteilung Soziale Arbeit

Internationales Büro

Zentralstelle für Fremdsprachen

Zentrum für Weiterbilung und Technologietransfer

Stand: 25.06.2009 VPG/HB

Dekanat Fakultätsrat

14 Fachgebiete

Fachgebiet 1 - Elektrische MesstechnikFachgebiet 2 - Elektrische Antriebe und

AutomatisierungstechnikFachgebiet 3 - KommunikationstechnikFachgebiet 4 - Hochfrequenz- und

MikrowellentechnikFachgebiet 5 - HochspannungstechnikFachgebiet 6 - Industrieelektronik und

DigitaltechnikFachgebiet 7 - RegelungstechnikFachgebiet 8 - Technische ElektrizitätslehreFachgebiet 9 - Technische RedaktionFachgebiet 10 - Elektrische Energieanlagen und

SteuerungstechnikFachgebiet 11 - TechnologieFachgebiet 12 - DatenverarbeitungFachgebiet 13 - PhysikFachgebiet 14 - Prozessinformatik /

Automatisierungstechnik

Abteilung Wirtschaft

Abteilung Informatik


Fakultät I - Elektro- und Informationstechnik


Fakultät II - Maschinenbau


Fakultätsverwaltung

Institut für Energie und Klimaschutz der FHH

IGM Institut für Gesundheitsmanagement der FHH

Institut für digitale Medien der FHH

Institut für Innovations-Transfer der FHH

Kompetenzzentrum für Energieeffizienz e. V.

Fakultätsrat

Allgemeine Studienberatung

Forschungsinstitut Kältetechnik und Wärmepumpen GmbH (FKW)

Kompetenzzentrum AUBIOS

Hochschul-IT

Fakultätsverwaltung FakultätsverwaltungFakultätsverwaltungFakultätsverwaltung

Präsidium

Winnicott Institut zur Förderung der Psychoanalyse bei Kindern und Jugendlichen e.V.

Aufbauorganisation der FHH - Entwurf


Funktionen, Beispiel aus Dezernat 1

Aufgabe / Dienstleistung Verantwortliche/r bzw. Sachbearbeiter/in

Erreichbarkeit Vertretung

Grundsatzangelegenheiten Rüdiger, Nicole -2170 Witchel

[email protected] Lorenz

Mittelbewirtschaftung aus unbesetzten Planstellen Mo - Fr ganztags WesselsPersonalkostenhochrechnung Raum 209 BeckerHochschulpakt 2020Personalentwicklung




Prozessmodell der FHH


Prinzip der Prozessdefinition• Ein MKU-Prozess

– ist ein wiederkehrender, relevanter Arbeitsablauf– hat Schnittstellen zu anderen Organisationseinheiten– ist verlässlich für Nutzende und Ausführende

• Wir strukturieren MKU-Prozesse in – Hauptprozesse, eingeteilt in Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse– Hauptprozesse bestehend aus Prozessgruppen– Prozessgruppen bestehend aus MKU-Prozessen (Einzelprozessen)

• Wir nummerieren MKU-Prozesse (Einzelprozesse)– Kennzeichen für den Hauptprozess, z. B. KD3 (Kernprozess Studierenden- und

Alumniverwaltung)– Kennzeichen für die Prozessgruppe, z. B. KD3-BERI (Berichtswesen)– Nummer für den Einzelprozess, z. B. KD3-BERI-1 mit Versionsnummer– Format [M,K,U]AA-AAAA-[1..9].MMJJ




Prozessgruppen im Hauptprozess KD3 Studierenden- und Alumniverwaltung• KD3-IMMA Immatrikulation• KD3-EXMA Exmatrikulation• KD3-RUEM Rückmeldung / besondere Semester• KD3-STUB Studienbeiträge• KD3-LEIS Leistungserfassung• KD3-EVAL Evaluation• KD3-STAM Stammdaten• KD3-AEND Änderung an formellen Verfahren• KD3-BERI Berichtswesen


Prozessgruppen im Hauptprozess KLS Lehre und Studium• KLS-ESTG Entwicklung von Studiengängen• KLS-PLAL Planung von Lehrveranstaltungen • KLS-DFLV Durchführung von Lehrveranstaltungen• KLS-EVAL Evaluation der Lehre• KLS-EVAS Evaluation der Studiengänge• KLS-PVPR Planung und Verwaltung von Prüfungen• KLS-BPAA Betreuung Praxisphasen und

Abschlussarbeiten


MKU-Prozess KD3-EVAL-1.0609 Lehrevaluation durchführen

StudentIn

STUDSTUDSTUDSTUDSTUDSTUDSTUD

Hochschul-IT

H-ITH-ITH-ITH-ITH-ITH-ITH-IT

StudiendekanIn

S-DKNS-DKNS-DKNS-DKNS-DKNS-DKNS-DKN

DozentIn

DOZDOZDOZDOZDOZDOZDOZ

Sekretariat

SEKSEKSEKSEKSEKSEKSEK

Evaluationsplan erstellen

1

Benutzerprofile erarbeiten, Deckblätter anfordern

2

Benutzerprofile

Deckblätter erstellen, an SEK

schicken

3

Deckblätter

Umschläge m. Deckblättern und

Fragebögen zusammenstellen

4

Fragebögen

Fragebögen an Studierende

verteilen

5

Fragebögen

Befragung durchführen

6

Fragebögen

Fragebögen zur H-IT weiterleiten

8

Fragebögen

Fragebögen auswerten

9

Teilbereichbericht verwerten

11

Ergebnisse zur Kenntnis nehmen

13

Evaluations-ergebnisse

Fragebögen ablegen

10

Ergebnisse hochschulintern veröffentlichen

12

Ergebnisse den Studierenden vorgestellen

14

Teilbereich-Bericht

Befragung am PC?

7

JA

NEIN




KD3-STUB Studienbeiträge

• KD3-STUB.1 Einnahmen• KD3-STUB.2 Verteilung• KD3-STUB.3 Verwendung• KD3-STUB.4 Berichtswesen


KD3-STUB.1 Einnahmen

• Zeiträume Studienbeiträge: – Januar bis März– Juli bis September

• Zeiträume Langzeitzeitstudiengebühren– Januar, Juli

• Beteiligte: Dez. III, Dez. IV• Aufgaben: Einnahme, Kontrolle, Mahnung,

Rückzahlung


KD3-STUB.2 Verteilung• Zeitraum: Februar• Beteiligte: Dez. III, Präsidium, VPK, Dez. IV• Aufgaben:

– Entwurf Verteilung der zentralen und dezentralen Studienbeiträge (Dez. III)

– Entwurf Zuweisungen an Fakultäten und OEs (Dez. III)– Entscheidung (Präsidium)– Information an Dez. IV und Fakultäten (VPK)– Studienbeiträge zuweisen (Dez. IV)


KD3-STUB.3 Verwendung

• Zeitraum: Dezember• Beteiligte / Aufgaben:

– Fakultäten: Jahresplanung Verwendung Studienbeiträge– VPK/Senatskommission: Jahresplanung Verwendung

zentrale Studienbeiträge– Präsidium: Entscheidung– VPK: Information an Dez. IV und Fakultäten– Dez IV: Freigabe Studienbeiträge


KD3-STUB.4 Berichtswesen

• Zeiträume: Juni und Dezember• Beteiligte / Aufgaben:

– VPG, VPK, Controller, Dez. III, Dez. IV: Evaluationsbericht für MWK erstellen

– VPG, Präsidium, erweitertes Präsidium: Bericht über Stand der Ausgaben


KD3-STUB: Aufgaben für QM-AG K3:

• Konsolidierung der Dokumente– Wirtschaftspläne der Fakultäten und OEs– Pläne (Anträge) zur Verwendung von

Studienbeiträgen– Bericht Verwendung an MWK

• Konsolidierung der Prozesse und Modellierung als MKU-Prozesse




Organisation – Funktionen – Prozesse

Organisationseinheit

Abteilung

Funktion

MKU-Prozess Rolle2..*1..*

1..*1

1

*

2..*

*

Mitarbeitende Person

*

*

1..* 1..*

Ein MKU-Prozess ist mindestens mit zweiOrganisationseinheiten oder Fakultäten verknüpft.

Status

*

1..*


Organisation – Funktionen – ProzesseFakultät

Abteilung

Funktion Mitarbeitende Person

1..* 1..*

MKU-Prozess Rolle

**

2..*1..*

Lehreinheit

Studiengang

1..**

1*

1

1..*

1

1..*

2..*

*

Ein MKU-Prozess ist mindestens mit zweiOrganisationseinheiten oder Fakultäten verknüpft.

-Deputat

ProfessorIn

1..*

*

* *

*

1..*

Status

* 1..*

-Deputat

Lehrkraft fbA-Deputat

Wiss. MA

weitere

1..*1

*1

*

0..1

-Deputat

Lehrbeauftr.

1..*

*




Managementprozesse (8 Hauptprozesse)

– MSZ Strategie- und Zielvereinbarungsprozess PP– MAS Akademische Selbstverwaltung PP– MQM Ständige Verbesserung (4 UP) QMB– MWT Weiterbildung und Schulung ZWT– MD1 Berufung von Professoren Dez. I– MD4 Haushalts- und Wirtschaftsplanung Dez. IV– MCO Controlling (qualitativ und quantitativ) PP / Controller– MPP Hochschulmarketing und Öffentlichkeitsarbeit PP

QM: Verantwortlichkeit (Koordinierung)


QM: Verantwortlichkeit (Koordinierung)Kernprozesse (5 Hauptprozesse)

– KLS Lehre und Studium (8 PB) VPK– KFE Forschung und Entwicklung (2 PB) VPJ– KWT Weiterbildung und Technologietransfer (1 PB) ZWT– KD3 Studierenden- und Alumniverwaltung (2 PB) Dez. III– KIB Internationale Kooperation (4 PB) IB


QM: Verantwortlichkeit (Koordinierung)Unterstützungsprozesse (6 Hauptprozesse)

– UD1 Personalmanagement Dez. I– UD2 Gebäudemanagement und Instandhaltung Dez. II– UD4 Rechnungswesen und Beschaffung Dez. IV– UBI Bibliotheksmanagement B– UCC Career Center / Mentoringprogramme ZWT– UIT Hochschul-IT H-IT


Realisierung QM durch Arbeitsgruppen (AG)• 16 Arbeitsgruppen insgesamt

– 7 AGs für Managementprozesse (M1 – M7)– 5 AGs für Kernprozesse (K1 – K5)– 4 AGs für Unterstützungsprozesse (U1 – U4)

• Jede AG besteht aus drei Mitgliedern – bei Bedarf Ergänzung durch Fachkundige

• Koordinierung und Weiterentwicklung der MKU-Prozesse in Absprache mit den Prozess-verantwortlichen, QM-Zirkel und QMB


ArbeitsgruppenAG Bezeichnung Leitung Mitglieder

M1 Strategie VPJ VPJ, DT, MA

M2 Ständige Verbesserung HB HB, MB, MS

M3 Interne Weiterbildung EB EB, KG, KUK

M4 Berufung N. N. N. N., NR, BJ

M5 Haushalt VPG VPG, HH, FW

M6 Controlling VPG VPG, MA, FW

M7 Marketing DT DT, PS, MM

K1 Lehre VPK VPK, MK, DS

K2 Forschung VPJ VPJ, EF, RS

K3 Externe Weiterbildung VPJ VPJ, EB, MZ

K4 Studierendenverwaltung VPK VPK, BK, CJA

K5 Internationales VPK VPK, BB, GH

U1 Personalwesen VPG VPG, NR, EW

U2 Facility Management HK HK, TH, WG

U3 Bibliothek HF HF, MS, AH

U4 Hochschul-IT MK MK, YJ, CJA




Projektaufgaben

• IST-Analyse– Identifikation der Prozessgruppen– derzeitige Abläufe– evtl. vorhandene Prozessdokumentation

• Klärung der Anforderungen aus ISO 9001 und Systemakkreditierung

• Identifizieren von MKU-Prozessen in den Prozessgruppen


Projektaufgaben

• Definition der MKU-Prozesse unter Berücksichtigung von– Konformität zwischen Systemakkreditierungs- und

ISO 9001-Anforderungen– unterschiedlicher Handhabung in den Fakultäten– Ineffizienzen


Projektaufgaben

• Dokumentation der Prozesse im QM-Handbuch– graphische Modellierung– verbale Beschreibung

• Erstellen eines Maßnahmenplans für die Umsetzung der erforderlichen Anpassungen


Projektressourcen

• Arbeitsgruppe (QM-AG) und bei Bedarf weitere Hochschulmitglieder

• Hiwis (in 2009: 4500€ pro Fakultät)• Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) für

die Dokumentation der Prozesse (Prozessdiagramme und -beschreibungen) in SYCAT (V-IT, MB, HB)

• QM-Software SYCAT


ProjektzeitplanProjektende 31.08.2010

Meilensteine: 31.10.2009 31.05.2010 30.06.2010




Aufgabenstellung Kick-Off-AGs• Dekane

– Erstellen Sie Entwürfe für die Organisationsdiagramme der Fakultäten!

• Andere AGs– Identifizieren Sie Prozessgruppen zu den Ihrer AG

zugeordneten Hauptprozessen!• Alle

– Darstellung der Ergebnisse auf Flip Chart– Kurzpräsentation der Ergebnisse im Plenum

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Hochschul-IT | Prof. Dr. Manfred Krause 1 26. Juni 2009 QM und SAkk Kick-Off Qualitätsmanagement und Systemakkreditierung Kick-Off-Veranstaltung 26. Juni