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June, 28 2007

Zugang zu EU-Fördermitteln? 10 Tipps

Seien Sie informiert– 1. regelmässige Beobachtung der Ausschreibungen

Europäisches Amtsblatt, Websites der GDs, Hagener Europaseite

– 2. Das passende EU-Programm identifizieren– 3. Projektskizze/ 1. Planung mit Aktionsplan– 4. Erster Kontakt mit EU-Stellen (GD, Nat.

Kontaktstellen, techn. Büros, Ministerien etc.)

Konkretisierung des Projektes– 5. Europäischer Mehrwert– 6. Identifizierung / Bündelung aller erforderlichen

Kompetenzen– 7. Partnerkonsortium (transnat. Partner, lokale

Partner)

Formaler Projektantrag– 8. Verwende EU-Schlüsselworte– 9. Erfahrenes Projektmanagement mit klarer Struktur

und Transparenz– 10. Optimiere das Verhältnis von Projektbudget und

Ergebnissen Best Value for Money

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1. Beobachtung EU Ausschreibungen

Systematische BeobachtungKonzentration auf bestimmte BereicheFür themenspezifische Aktionen Abbonnieren der betreffenden Newsletterder zuständigen GDs;

Besuch der betreffenden Websites und deren LinksAllgemein Abonniere professionelle Infodienste

Nutze die Europaseite Hagen – Aktuelle Ausschreibungen

Veröffentlichung von EU-Ausschreibungen!!! Nicht alle Aufrufe zur Einreichung von Projekten (Calls)

werden im Europäischen Amtsblatt veröffentlicht!!!

= Schau bei der Suche nach bestimmten Themen auch auf die Website der GD

VorausschauIn den Arbeitsprogrammen der GDs sind häufig Hinweise auf

zukünftig zu erwartende Ausschreibungen enthalten.

Being informed

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Beispiel eines `work programme´

Extract Europaid Work programme 2006

All DGs publish their work programme before the end of the 1st trimester each year

Collect all the work programmes and establish a forecasted planning Being informed

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2. Herausfinden des zutreffenden EU-Förderprogramms

Beim Durchgehen der eigenen Projektskizze

- der geplanten Aktionen und - der angestrebten Ergebnisse

sollten die entscheidenden Schlüsselworte identifiziert werden und mit denen der entsprechenden Generaldirektionen abgeglichen werden.

Nutzen Sie das nachfolgende Projektblatt!

Being informed

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Being informed

Das Projektblatt

1Der Grund ´warum?`

Warum ?

Darstellung

(EU, National, Regional…)

Identifizierte Gründe / Bedürfnisse

Ziele (global, spezifisch /

lang-, mittel- and

kurzfristige)Darstellung

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Being informed

Das Projektblatt

2 Für wen?

1Der Grund ´warum?`

Für wen?

Zielgruppen

- direkt : genaue Zahl

- indirekt : geschätzt

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Being informed

Das Projektblatt

3 Wie?

2 Für wen?

1Der Grund ´warum?`

Wie?

Meilensteine des Projektes

Detaillierte AktionenAusrichtung der Aktionen auf die Ziele

Lokaler und europäischer Nutzen

Zeit – und Finanzplanung

Eigenanteil und EU-Förderung

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Being informed

Das Projektblatt

4 Mit Wem?

3 Wie?

2 For whom

1Der Grund ´warum?`

Für wen?

Mit Wem?

Transnationale Projekt PartnerAusgewogenes Konsortium

Warum ist jeder Partner wichtig für´s Projekt?

Lokale Partner

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Being informed

Das Projektblatt

Wo?5

4 Mit Wem?

3 Wie?

2 Für Wen?

1Der Grund ´warum?`

Für wen?

Wo?

Geographische Ausrichtung?

Lokal, inter-regional,

national, EU,

international

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Being informed

Das Projektblatt

Wo?5

4 Mit Wem?

3 Wie?

2 Für wen?

1Der Grund ´warum?`

6 Für welche

Ergebnisse?

Ergebnisse?

Lieferbare Resultate

AuswirkungenNachhaltigkeit

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Ein Projekt-Beispiel

Projektbeispiel : ePrescript - Comprehensive Advanced Prescription and Drug Services

Schlüsselwörter HealthInformation societySocial affairs…

Angesprochene DGs DG SANCODG INFOSODG E AND SOCIAL AFFAIRS

Mögliche Programme Public Health SANCOeTen INFOSO

E AND SOCIAL AFFAIRSKein korrespondierendes

EU-ProgrammBeing informed

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Demonstration

Potentielle EU-ProgrammePublic Health SANCOeTen INFOSODas Programm im Bereich öffentliche Gesundheit ist bislang nicht ausgerichtet auf Nutzung elektronischer Informationssysteme. Das EU-Programm eTen bietet ein Unterthema (T2) welches beide Aspekte des geplanten Projektes umfasst: eHealth und eHealthcare

Being informed

electronic health+

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3. Projektskizzen / Planung mit Aktionsplan

• Übersicht über geplante Projektideen• Sammlung und Sichtung der in Frage

kommenden Work-Programmes• Tabelle erstellen mit beiden Komponenten

Being informed

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Being informed

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4. Erster Kontakt mit EU-StellenWer ist 1. Ansprechpartner für das in Frage kommende Programm?- z.B. Nationale Kontaktstellen, technische Büros, DGs, nationale Ministerien…

Vor Veröffentlichung der Ausschreibung (Call for Proposal) kann man der zuständigen Kontaktstelle eine Projektskizze übersenden. So erhält man über eine Antwort wertvolle Informationen und Kommentare hinsichtlich des zukünftigen Calls.= Make your project a reality since the beginning ! Get non formal very useful info !

Während der Auschreibungszeit sollte man seine Fragen an die zuständige Stelle richten und in einem Kontakt mit dem Programm-Manager bleiben.= Create expectations != Avoid mistakes!

Being informed

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5. Europäischer Mehrwert

Building the projects

Die Europäische DimensionPartnerkonsortium, Ort der Aktivitäten, transnationaler Austausch von Erfahrungen und Best Practice, Mobilität,Benchmarking, interkultureller Dialog...

InnovationNeue Arbeitsmethoden, neue Subjects / Themen, neue Tools, Produkte oder Anwendungen, neue Formen der Zusammenarbeit (Komposition des Partnerkonsortium) …

ImpactNutzung und Verbreitung der Ergebnisse, Multiplikationseffekte durch Kopieren von Aktionen an anderer Stelle (Lernen durch gute Beispiele und deren Verbreitung), Werbung/Promotion und Kommunikationsstrategien und neue Kommunikations-Tools

Evaluation Evaluation des Projektes und der Aktionen (intern und extern), Controlling / monitoring des Erfolges / der Projektziele durch Indikatoren (basierend auf der Realisierung der Meilensteine und der angestrebten Projektergebnisse)

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6. Identifizierung / Bündelung aller erforderlichen Kompetenzen

Technische Kompetenzen

Sprachkompetenzen

Management – Fähigkeiten bezüglich internationaler ProjekteFinanzielle Ressourcen und Finanzmanagement

Stabile und aktive engagierte Partnerschaft (commitment and potential involvement)

Wirkliches Interesse der Partner an dem Projekt (Übereinstimmung mit dem Feld der Aktion und den Marktgegebenheiten)

!! Vorsicht bei ´Unterpartnern´. Prüfe, ob sie nicht als echte Partner involviert werden können. Do not use sub-contractors as partners if they are not ready to contribute more !! (risk sharing)

Building the projects

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7. Starkes Partnerkonsortium

Vertrag und ManagementregelnVertragUm die Beziehungen zwischen dem Leadpartner und den Partnern zu regeln sollten

die Partner einen Vertrag schliessen:• Pflichten des Leadpartners / Koordinators und de Partner• Aufgaben der einzelnen Partner (Wer macht was, bis wann, mit wem …; welche

Ergebnisse sind bis wann zu erarbeiten, Berichtswesen…) • Finanzielle Beteiligung der Partner / Aufteilung auch der Kosten für das zentrale

Projektmanagement• termination of the contract, competent Court, law applicable to the contract…

Die Vereinbarung schützt alle Partner für den Fall, dass ein Partner seine Ergebnisse nicht liefert, das Konsortium verlässt, seinen finanziellen Pflichten nicht achkommt oder andere Punkte geschehen, die den Gesamtprojektverlauf kritisch beeinflussen.

Unser Rat! Unterzeichnen Sie einen Partnerschaftsvertrag in der Zeit, in der Sie

auf die Annahme Ihres Antrags durch die EU-Kommission warten

Building the projects

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7. Starkes Partnerkonsortium

Management Regeln

Organisieren Sie ein internes Information System Führen Sie einen externen Kommunikationsplan /

Kommunikationsstrategie ein Achten Sie auf die Balance in der Partnerschaft Führen Sie ein Projekt-Controlling ein zur

Unterstützung der Partner (vorausschauende Steuerung – was bis wann)

Gestalte Regeln für das Finanzmanagement

Building the projects

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8. Verwende EU-Schlüsselworte

Lese verschiedene Guidelines und entdecke die ´Europäische Sprache`

´European`

Optimising the writing

Best practice

consortium

acronym

Reference that is attributed to an action programme. A budget line has the same significance than the programme.

Budget line

Often asked for in an application form for a call for a proposal which is another name for your project to make it more distinguishable (identity of the project

Group of partners, coming from the public or private sector, who associate themselves to develop a project that is financed by the European Commission.

Ein Weg die EU-Politiken zu verbessern und zu unterstützen ist es in anderen Ländern nach dem Stand von « Best Practice » zu schauen und über ein Projekt die Anpassung an die eigenen lokalen, nationalen zu ermöglichen und es auch auf die Europäische Ebene zu heben. Dieses ist mittlerweile ein Trend in Europa bei Projektanträgen. Gleichwohl darf man es nicht überstrapazieren, sondern sollte wirklich innovative Ideen in neue Projekte einbringen!

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8. Verwende EU-Schlüsselworte

Auf der Website www.welcomeurope.com/ wurden rund 145 spezifische Formulierungen identifiziert!

Optimising the writing

Use them in the

writing of the

application

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9. Erfahrenes Projektmanagement mit klarer Struktur und Transparenz

Machen Sie deutlich, dass Sie wissen wie schwierig es ist, ein EU-Projekt mit transnationalem Konsortium zu steuern. Fügen Sie ein Schaubild der Managementstruktur bei.

Beschreiben Sie Lösungen und Tools, wie Sie evtl. entstehende Schwierigkeiten oder Herausforderungen bewältigen werden.Erklären Sie klar und eindeutig wie Sie die Partnerschaftserklärung gestalten wollen (evtl. fügen Sie dem Antrag einen Entwurf bei)

The EC will appreciate it!

They know how it works…

Optimising the writing

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10. Projektbudget und Ergebnisse Best Value for Money

Personalkosten / Menschl.ResourcenZahlen: Kosten/Tag oder Kosten/MonatAnzahl der Tagewerke für das Projekt

ReisekostenGeschätzte Kosten (Durchschnittskosten x geplante Reisen).

Unterhaltszuschuss (Tagegeld)Reale Kosten per Tag oderanerkannte PauschalenAusstattungDie preiswerte Lösung zwischen Neukauf, Gebrauchtkauf oder Miete für die Projektlaufzeit (Abschreibung beachten)

Do not forget that you build your budget

several years in adv.

Do not use low cost prices, it will cost you money at the

final!

Never forget:You’re not

making money! You are using public funds

Optimising the writing

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10. Projektbudget und Ergebnisse Best Value for Money

Die EU-Kommission möchte einige Kosten reduziert wissen:Übersetzungskosten… insbesondere innerhalb des NetzwerkesReise- und Unterhaltungskosten … insbesondere durch Nutzung Informations- und Kommunikationstechologien (virtual workplace, infomail…)Personalkosten erhöhten sich zu stark in der Vergangenheit … insbesondere bezüglich der bereits fest Beschäftigten Arbeitnehmer der Projektpartner, die in den letzten Jahren in hohem Masse kostenmässig dem Projekten zugeschrieben wurdenKosten für Sub-Vertragspartner … auch hier achtet die Kommission auf eine Limitierung Optimising the writing

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In Kürze auf Englisch

Don’t be reactive – be organised and establish a plan (medium-term)Be structured - from an idea to an application form Be strict (partnership) and be rigid (budget)

But stay creative and cooperative all the process long

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Welcomeurope offers

- Monitoring systems (Eurofunding database and customized watch

- Training (around 80 sessions each year all through Europe)

- Consultancy (strategy and project building)-----------------------------------------------------------------

---Lorraine de Bouchony, Partner

lbouchony@welcomeurope.comTel 33 1 42 54 60 64