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Leitfaden

Kompetenzmanagement

Erstellt von Rita Kley

August 2013

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Inhalt

Kompetenzmanagement 3

Abgrenzung Kompetenzmanagement und Qualifikationsmatrix 4

Begriffsdefinition Kompetenzen 5

Kompetenzen 5

Fähigkeiten 5

Fertigkeiten 5

Kenntnisse 5

Kompetenzmodell 6

Qualifikation 7

Kompetenzkatalog 7

Profile 8

Soll Profil 8

Ist Profile 8

Kompetenzlandkarte 8

Skalierung der Kompetenzstufen 9

Einführungsprozess 10

Checkliste für ein Kompetenzgespräch 12

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Kompetenzmanagement

Kompetenzmanagement ist das Managen von Kompetenzen eines Unternehmens. Aufbau

und Erweiterung von Fähigkeiten und Wissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird nicht

mehr dem Zufall überlassen, sondern proaktiv gesteuert.

Kompetenzmanagement ist

ein regelmäßiger Prozess

zur Sicherstellung der Verfügbarkeit (Erfassung, Weiterbildungsbedarfsplanung und

Personalentwicklung)

von kurz-, mittel- und langfristig notwendigen Kompetenzen im Unternehmen

Kompetenzmanagement bildet das Bindeglied zwischen der Unternehmensstrategie und

jedem einzelnen Arbeitsplatz, der durch das Kompetenzmanagement erfasst wird.

Die Erkenntnisse aus dem Kompetenzmanagement fließen in viele andere Prozesse mit ein,

nicht nur in die Personalentwicklung, die den Aufbau von Kompetenzen organisiert und

begleitet. Die Identifikation von erfolgskritischen Anforderungen verändern die Personal-

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gewinnungsstrategie und die Ausbildung. Beispielsweise ist es eindrucksvoll für duale

Studenten, wenn sie die Anforderungen erläutert bekommen, die für einen Mitarbeitenden in

dem für sie in Frage kommenden Bereich definiert werden.

Abgrenzung Kompetenzmanagement und Qualifikationsmatrix

Die Grundlagen bei Erstellung und Einführung sind ähnlich. In beiden Führungsinstrumenten

werden Anforderungen definiert, die Mitarbeitenden zugeordnet werden. Das operative Kom-

petenzmanagement ist komplexer als die Qualifikationsmatrix. Aus ihm werden Anforde-

rungsprofile festgelegt und es gibt als Zwischenstufe zwischen Kompetenzlandkarte (Qualifi-

kationsmatrix) und Anforderungsprofil ein Rollenprofil. Dieser Schritt fällt bei der Qualifi-

kationsmatrix meist weg. Zudem werden bei der Qualifikationsmatrix häufig Aufgaben

aufgeführt, während beim Kompetenzmanagement die Kompetenzen, die der Aufgabe

zugrunde liegen zum Ausgangspunkt gemacht werden. Qualifikationsmatrizen finden

hauptsächlich in der Produktion Anwendung.

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Tip

Begriffsdefinition Kompetenzen

Kompetenzen

Kompetenzen bezeichnen als Sammelbegriff Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten,

die eine Person für die erfolgreiche Bewältigung von Aufgaben benötigt.

Fähigkeiten

Fähigkeiten bezeichnen erworbene und angeborene psychische Bedingungen, die zur

Erlangung von Leistung notwendig sind, z.B. Problemlösefähigkeit

Fertigkeiten

Fertigkeiten sind durch Übung automatisierte Komponenten von Tätigkeiten, z. B. Autofahren

Kenntnisse

Kenntnisse sind erworbenes Wissen, z. B. Wissen über Projektmanagement

Folgende Begriffe werden bei der Einführung von

Kompetenzmanagement im Projekt WeiterBilden in Siegen

Wittgenstein verwendet. Es ist wichtig die Begriffe im

Unternehmen zu Beginn der Einführung des Instrumentes zu

definieren, um ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln.

Man kann sich hierdurch viele Missverständnisse sparen und

das gemeinsame Verständnis wächst.

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Kompetenzmodell

Weil es eine Fülle von Kompetenzen gibt, ist eine Klassifizierung hilfreich. In einem Projekt

verwendeten wir die Begriffe Fachliche Kompetenz und Überfachliche Kompetenz.

Fachliche Kompetenz: umfasst alle Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten, die zur

Bewältigung des sachlichen Aspektes der beruflichen Tätigkeit erforderlich sind, z. B.

Programmiersprachen, technische Fertigkeiten, betriebswirtschaftliche Kenntnisse

Überfachliche Kompetenz: setzt sich aus einigen ausgewählten Kompetenzen aus den

Bereichen Methodenkompetenz, Soziale Kompetenz und Persönliche Kompetenz

zusammen.

Eine weitere geläufige Einteilung ist es, die überfachlichen Kompetenzen auseinander zu

ziehen

Methodenkompetenz: umfasst die Fähigkeiten sich Handlungsabläufen zu bedienen,

um die berufliche Tätigkeit auszuführen, z. B. Problemlösefähigkeit, Projekt-

management, Moderationstechnik, Zeitmanagement.

Soziale Kompetenz: umfasst alle Fähigkeiten, im sozialen Umfeld zu agieren, z. B.

Kommunikationsfähigkeit, interkulturelle Kompetenz, Teamfähigkeit, Konfliktfähigkeit,

Sprachkompetenz

Persönliche Kompetenz: der am schwierigsten zu fassende Teilbereich der

Kompetenz, da alles, was Kompetenz ausmacht, etwas Personelles ist. Hier überlappt

der Begriff Kompetenz mit Einstellung, z. B. Selbstständigkeit, Lernbereitschaft,

Flexibilität

Tip

Die verschiedenen Kompetenzfelder überschneiden sich. Bei

Mitarbeitenden, die in Vollzeit Projekte leiten wird die

methodische Kompetenz „Projektmanagement“ zur fachlichen

Kompetenz. Es ist nur wichtig, eine Einigkeit darüber zu

erreichen, wie man die Bereiche benennt und die Kompetenzen

zuordnet. Es gibt nicht den einen richtigen Weg.

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Qualifikation

Qualifikation ist wie Kompetenz ein Sammelbegriff, allerdings für eine definierte Summe von

Kenntnissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten. Qualifikation unterscheidet sich von Kompetenz

dadurch, dass Qualifikation unmittelbar konkret nachweisbar ist und häufig durch Abschlüsse

wie einen Facharbeiterbrief oder Staplerführerschein belegt werden. Kompetenzen sind nur

indirekt erschließbar.

Tip

Kompetenzkatalog

Ein Kompetenzkatalog ist die Liste der Kompetenzen (teilweise auch Qualifikationen), die zur

Beschreibung von Soll- und Ist - Profilen benötigt werden. Im Kompetenzkatalog finden sich

die Kernkompetenzen des Unternehmens oder einer Abteilung wieder. Skalierungstiefe (i. d.

Regel von 3 – 5 Stufen) und Modellierungsbreite (übergreifend vs. abteilungsbezogen) sollten

sinnvoll festgelegt werden. Bei der Erstellung des Katalogs soll berücksichtigt werden, dass

nicht alle Kompetenzen, die zur Erfüllung von komplexen Arbeitsvorgängen notwendig ist, in

den Katalog müssen. „Pünktlichkeit“ ist z.B. eine Kompetenz, die man voraussetzen kann.

In einem Kompetenzkatalog oder Qualifikationsmatrix werden häufig

gar keine Qualifikationen verwende,t sondern ein Mix aus Aufgaben,

Tätigkeiten und Kompetenzen. Auch wenn es nicht bewusst

wahrgenommen wird, führt es zu Verwirrung bei Führungskräften und

Mitarbeitenden und schmälert die Aussagekraft. Achten Sie darauf,

Ihre Übersicht möglichst mit einer Einheit aufzubauen, entweder

„Aufgaben“ oder „Kompetenzen“.

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„Kommunikationsfähigkeit“ ebenfalls. Wenn das Unternehmen aber gerade an der Kommu-

nikationsfähigkeit der Mitarbeit Verbesserungspotential sieht, so kann es sinnvoll sein, dies

aufzunehmen. Bei der Implementierung und Festlegung der Kompetenzzahl gilt es zu

beachten, dass ein Kompetenzkatalog gepflegt und aktualisiert werden muss (am besten in

einem Versionenkonzept). Die Entscheidung darüber wie feingliedrig ein solcher Katalog sein

soll ist eine Kunst und ergibt sich mittels Diskussion und Berücksichtigung der operativen

Ziele, die mit der Einführung des Kompetenzmanagements verbunden sind.

Profile

Profile sind definierte Kompetenzanforderungen für Berufsgruppen wie Monteur 1-5 und

Chefmonteur 1 und 2. Sie können an die Aufgabenbeschreibungen von ERA angelehnt

werden.

Soll-Profil

Soll-Profile enthalten die Kompetenzen in der Ausprägung, die für die Berufsgruppe

idealtypisch erforderlich ist.

Ist-Profile

Ist-Profile enthalten die Kompetenzen in der Ausprägung, in der sie nach Einschätzung des

direkten Vorgesetzten vorhanden sind (oder falls es ein Kompetenzgespräch gibt, nach

gemeinsamer Einschätzung mit den Mitarbeitenden festgelegt wird).

Kompetenzlandkarte

Wird die Liste der Kompetenzen auf der X-Achse aufgeführt und die Mitarbeiter auf der Y-

Achse (oder umgekehrt), dann ergibt sich ausgefüllt eine Kompetenzlandkarte über das

Unternehmen oder eine Abteilung hinweg.

Kompetenzlandkarte

Beispiel

Fachkompetenz Monteur

Soll

Max A

Ist

Peter B

Ist

Ute C

Ist

Lara D

Ist

Arbeitssicherheit 3 2 3 3 3 Ordnung & Sauberkeit 3 2 1 3 2 Pressensicherheit 3 2 1 2 2 Fehlererkennung Maschine

2 1 3 2 2

Fehlererfassung QS 2 1 3 2 2 Maschinenrüstung 2 2 2 2 2 Maschinenlauf 2 2 2 2 1 Produktionskoordinierung 1 2 2 3 1 Belegwesen 1 2 1 3 3

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Messmittelbedienung 1 1 1 Fehlererkennung Produktion

1 1 3 2 1

Zeichnung lesen 3 2 1 3 3 Staplerfahrer X X

1 Kenner 2 Könner 3 Experte

Skalierung der Kompetenzstufen

Mit Skalierung ist die Festlegung von Kompetenzstufen gemeint. Kompetenzen sind meist in

unterschiedlicher Ausprägung vorhanden. So kann eine Mitarbeiter/in einige Wörter Englisch

sprechen und etwas verstehen (Stufe 1) und ein/e andere/r kann Vorträge halten und

Verhandlungen in perfektem Englisch führen (Stufe 5). Sofern die Skalierung nicht schon z.B.

durch Konzernregeln festgelegt ist, sollte sie vom Projektteam, das für die Einführung

zuständig ist, festgelegt werden. Grundsätzlich empfiehlt sich allgemein eine 3 - 5er

Skalierung zu verwenden. Je ausdifferenzierter die Kompetenzstufen sind, desto mühevoller

ist die Beurteilung, welcher Kompetenzstufe Mitarbeitende angehören. Es ist immer zu

bedenken, dass dies anhand von beobachtbarem Verhalten begründbar sein soll.

Viele Unternehmen verwenden einfache Legenden wie dieses Praxisbeispiel aus dem SPI

WeiterBilden in Siegen-Wittgenstein.

_ Nicht erforderlich

0 Einsteiger – hat noch keine Kenntnisse

1 Anfänger – hat Grundkenntnisse

2 Fortgeschrittener – hat erweiterte Grundkenntnisse

3 Könner – hat umfassende Kenntnisse

4 Spezialist – hat umfassende Spezialkenntnisse

Andere Unternehmen entscheiden sich dafür, die Kompetenzausprägungen mit genauen

Erläuterungen zu unterfüttern. Das ist aufwändig, erleichtert aber den Beschäftigten die Hand-

habung. Als Beilspiel soll hier Konfliktmanagement dienen, eine Methodenkompetenz, die

häufig in Führungskräfteprofilen verwendet wird.

Beschreibung der Skalierung für Konfliktmanagement auf einer Skala von 1 – 5

• Minimale Kompetenzausprägung (Stufe 1):

Wissen um Konflikte im Team, zwischen Mitarbeiter und Vorgesetzte, zwischen

Teams (allg. Berufsleben), Wissen um Vermeidung und Deeskalation

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• Geringe Kompetenzausprägung (Stufe 2):

Basiswissen und Bewältigen einfacher Konfliktsituationen (Mitarbeiter kann einfache

Situation lösen, kein Wissen zu Konfliktmanagementmethoden, was dann?)

• Signifikante Kompetenzausprägung (Stufe 3):

Weiß viel zum Thema (Fortgeschritten), kann komplexe Konfliktsituationen lösen,

bewältigen, geht nach Regeln vor.

• Exzellente Kompetenzausprägungen (Stufe 4):

Überdurchschnittlich mit dem Thema beschäftigt, Expertenwissen. Kann Konflikte in

äußerst kritischen Situationen lösen, kombiniert die Regeln konstruktiv.

• Toplevel und Kompetenzinnovation (Stufe 5):

Überdurchschnittlich mit dem Thema beschäftigt, Expertenwissen, auch Wirtschafts-

mediation. Kann Konflikte in äußerst kritischen Situationen lösen bzw. schlichten.

Wissen und Erfahrung ermöglichen nicht nur Aufgabenlösung sondern neue innovative

Ansätze.

Einführungsprozess

Die Phasen der Einführung des Kompetenzmanagements dauern unterschiedlich lang und

manchmal ist es erforderlich, noch einmal nachzubessern. Beispielsweise fiel in einem Unter-

nehmensprojekt in Siegen-Wittgenstein bei der Ist-Einschätzung auf, dass die Skalierung

noch einmal verändert werden muss. Der Weg entsteht beim Gehen….

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Die aufwändigsten Schritte sind erfahrungsgemäß die Schritte 3 und 4. Ist das Kompetenz-

management Teil eines jährlichen Mitarbeitergesprächs findet die Einschätzung der Ist-

Situation und ein Teil der Maßnahmenableitung innerhalb dieses Gesprächs statt. Dies ist

empfehlenswert, da nur so gewährleistet werden kann, dass die Strategie des Unternehmens

an jeden Arbeitsplatz kommt. Gerade späte Lerner müssen einen Sinn in der PE-Maßnahme

sehen und die Darstellung in einem Anforderungsprofil kann dabei sehr hilfreich sein.

Tip

Kompetenzmanagement kostet Zeit und muss neben anderem

geleistet werden. Kommen noch Kompetenzgespräche hinzu wird es

viel. Deshalb geht den Unternehmen häufig danach „die Puste aus“….

Doch um die Früchte der Arbeit zu ernten, ist es wichtig, zügig

vorzugehen, die Soll-Ist-Analyse auszuwerten, Maßnahmen

festzulegen und sie dann auch durchzuführen. Hier gilt: weniger ist oft

mehr. Eine Kompetenzkonferenz von Management, PE und BR zu

diesem Zweck ist eine gute Idee.

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Checkliste für ein Kompetenzgespräch

Phase Inhalte

Vorbereitung Organisatorische Vorbereitung, Termine machen, Mitarbeiter/in einladen

Gesprächsvorbereitung, Formular ausfüllen Das IST der Stelle festlegen Wo ist eine gravierende Lücke? Personalentwicklungsmaßnahmen überlegen

Gespräch führen

Einstieg, gemeinsamen Kontakt herstellen • Gesprächsanlass nennen, Zeitrahmen festlegen • Fragen im Vorfeld klären • Anforderungsprofil gemeinsam besprechen • Kompetenzausprägungen im Soll besprechen • Sichtweise und Selbsteinschätzung des Beschäftigten erfragen • Sichtweise der Führungskraft darstellen, Feedback geben • Am besten einmal insgesamt durchgehen, Mitarbeitersicht und

eigene abgleichen, danach dann in die Details • Möglichkeiten und Grenzen aus Unternehmenssicht nennen • Bei Differenzen zwischen SOLL und IST gemeinsam eine Rang-

reihe festlegen und erste Maßnahmen andiskutieren • Relevante zusätzliche Kompetenzen des Mitarbeitenden, die nicht

in seinem Profil sind, notieren, z. B. Führung im Verein

Nachbereitung Auswertung des Gespräches • Was lief gut, nicht gut? • Was werde ich beim nächsten Gespräch anders machen? • Dokumentation der Ergebnisse

Viel Erfolg!