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Licht in die Black Box - iGrafx · PDF file 2019. 11. 26. · Die MAPAL Dr. Kress KG zählt seit Jahrzehnten zu den großen Spezialisten für Präzisions- werkzeuge zur Metallbearbeitung

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    CASE STUDY

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    iGrafx for SAP macht bei MAPAL Geschäftsprozesse transparent und stellt Qualitätssicherung auf eine neue Stufe Die Wettbewerbsfähigkeit industriell hergestellter Produkte steht und fällt mit schlanken, transparenten Produktionsprozessen und der Einhaltung höchster Qualitätsstandards. Dies gilt ganz besonders für einen Hersteller von Präzisionswerkzeugen wie die MAPAL Fabrik für Präzisionswerkzeuge Dr. Kress KG mit Hauptsitz im schwäbischen Aalen. Jetzt hat MAPAL das Management seiner Geschäftsprozesse und seiner Qualitätssicherung vereinheitlicht und auf eine neue Qualitätsstufe gestellt. Die MAPAL Dr. Kress KG zählt seit Jahrzehnten zu den großen Spezialisten für Präzisions- werkzeuge zur Metallbearbeitung. Das Unternehmen mit einem weltweiten Netz von Vertretungen und Produktionsstätten beliefert unter anderem die großen Automobil- hersteller rund um den Globus. Klar, dass da Innovatioskraft, ständig weiterentwickelte Spitzentechnologie und höchste Qualitätsstandards über alle Produktionsschritte hinweg wesentliche Elemente des Erfolgs sind. Wer dies, wie MAPAL, für die gesamte Unterneh- mensgruppe und alle weltweit verteilten Produktionsstätten gewährleisten will, braucht eine harmonisierte Dokumentation, transparente Geschäftsprozesse und ein einheitli- ches Regelwerk für die Qualitätssicherung. Mindestens ebenso wichtig ist es, alle ge- schäftsrelevanten Fakten und Entwicklungen so präsent zu haben, dass sie aussagekräftig und schnell zu erfassen sind. Denn nur so lässt sich sicherstellen, dass das Management seine Entscheidungen schnell und sachgerecht treffen kann.

    Die Ausgangssituation bei MAPAL war, wie so oft, geprägt von gewachsenen, aber nicht in allen Teilen optimal aufeinander abgestimmten Strukturen. So arbeitet das Qualitäts- management von MAPAL zwar seit langem mit standardisierten Dokumentvorlagen für Prozessbeschreibungen. Zusätzlich aber werden innerhalb der MAPAL Gruppe eine Vielzahl weiterer Softwaretools zur Prozessdarstellung eingesetzt. Die gewünschte ein- heitliche Darstellung und Gliederung der Geschäfts-Szenarien und -Prozesse sowie eine zentrale Ablage aller relevanten Prozessinformationen und Kennzahlen war nicht gege- ben.

    Licht in die Black Box

    “Jeder, der den SAP Solution Manager nutzt und knackige Flowcharts braucht, die auf einen Blick zeigen, worum es geht, dem kann nichts Besseres passieren als dieses iGrafx Tool.” Johannes Markofsky

    Leiter Informationstechnologie bei MAPAL

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    SAP-Prozesse transparent darstellen Zentrale Anforderung für das Integrations-Projekt war eine möglichst umfassende Schnittstelle zu SAP. Johannes Markofsky, Leiter Informationstechnologie bei MAPAL: „Uns war es wichtig, dass wir neben der Integration der unterschiedlichen Tools und Dokumente die in der SAP `Black Box´ laufenden Prozesse so weit wie möglich transpa- rent machen und grafisch darstellen können.“ Ein weiteres Ziel war es, den Software-Entwicklern im Hause eine Plattform zu geben, die bislang getrennte Aufgabenbereiche zusammenführt und einheitlich darstellt: Anwendungs-Entwicklung und Dokumentation, Geschäftsprozess-Management für Key User und Qualitätssicherung inklusive QS-Handbuch. „Und natürlich wollten wir eine Plattform schaffen, auf der wir alle im Einsatz befindlichen Kommunikations- und Infor- mationstools – von Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumenten bis hin zu Freeware- Tools – zusammenfassen und einheitlich darstellen können“, erklärt Johannes Markofsky. Anhand einer solchen Darstellung, die alle verfügbaren Fakten gut und übersichtlich visualisiert, so die Überlegung, sollte sich Handlungsbedarf schnell erkennen und der Blick auf die jeweiligen Entscheidungsalternativen und deren Folgen schärfen lassen. Im Rahmen des Projektes stellte man fest, dass das vorhandene IMS (Integrierte Man- agementsystem) den Veränderungen nicht gewachsen war. Es galt jetzt ein System zu finden, das es dem Unternehmen ermöglicht, Prozesse einfach und ISO gerecht darzu- stellen, Dokumente leicht zu hinterlegen und es für die Mitarbeiter best möglich nutzbar zu machen.

    Eine Geschäftsprozess-Landkarte entsteht Davon ausgehend wurden zunächst die Projektaufgaben definiert. Es galt, eine Strukturierungs- und Gliederungslogik für das Geschäftsprozess-Management unter Berücksichtigung der ebenfalls zu definierenden unterschiedlichen Levels zu erarbeiten. Daraus wurde eine „Geschäftsprozess-Landkarte“ entwickelt. Im nächsten Schritt präsentierte die Projektgruppe die erarbeiteten Darstellungs- und Gliederungsvarianten von Geschäftsprozessen und Dokumentationsvorlagen und stimmte sie mit den Key Usern und den betroffenen Fachabteilungen – Vertrieb, Produktion und anderen – ab. Auf der Basis dieses Abstimmungsprozesses wurde ein einheitliches Vorgehensmodell zum Geschäftsprozess-Management innerhalb der Unternehmensgruppe erarbeitet. Ein wesentlicher Knackpunkt dabei war die SAP-Schnittstelle. Bei der Evaluierung geeigneter Softwarelösungen zur Darstellung der Geschäftsprozesse im BPMN Standard stieß MAPAL relativ schnell auf `iGrafx Pocess for SAP´, für dessen Einsatz in erster Linie die bi-direktionale Schnittstelle zu SAP sprach. Viele Anbieter böten zwar eine SAP-Schnittstelle an, so der IT-Chef, oft sei die aber nur uni-direktional oder erfordere ein sehr aufwändiges Handling, um wirklich alle relevanten Informationen aus SAP zu integrieren. „Wir hatten anfangs noch einen ungelösten Punkt: die variable Verknüpfung

    ZUSAMMENFASSUNG

    Fokus MAPAL

    Herausforderung Eine zentrale Anforderung für das Integrations-Projekt war eine möglichst umfassende Schnittstelle zu SAP und eine Plattform für Software- Entwickler, die bislang getrennte Aufgabenbereiche zusammenführt und einheitlich darstellt.

    Lösung iGrafx® Process for SAP®

    Vorteile Die Geschäftsprozesse innerhalb der MAPAL Gruppe können einheitlich, transparent und vollständig aufgezeigt werden. Somit lassen sich Optimierungspotenziale in den Geschäftsprozessen übersichtlich darstellen, um Handlungsprioritäten abzuleiten.

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    der drei Ebenen, bei SAP `Scenarios, Processes, Steps´. Beim iGrafx Solution Manager heißen die entsprechenden Ebenen `Prozesse, Tätigkeit, Schritte´. Diese variable Verknüpfung ist mit dem Release von `iGrafx for SAP´, das seit Ende 2012 verfügbar ist, problemlos möglich. Damit war auch dieses Thema vom Tisch.“

    Strategisches Projekt mit langfristiger Wirkung In einem der ersten Schritte nach der Abstimmung mit den Key Usern und Fachabteilungen legte die Projektgruppe schließlich die „Geschäftsprozess-Landkarte“ im SAP Solution Manager an. Die bestehenden Dokumente und Dokumentationsvorlagen wurden gesichtet, abgestimmt und gegebenenfalls erarbeitet. Zugleich wurde geprüft, inwieweit die Dokumente und Vorlagen für die neue Geschäftsprozess-Dokumentation relevant und geeignet sind. Die auf diese Weise identifizierten Dokumente mussten nun vom SAP Solution Manager Release 3.5 in die neue Umgebung transferiert werden. „Für ein mittelständisches Unternehmen wie MAPAL ist dies ein strategisches Projekt mit langfristiger Wirkung“, betont Johannes Markofsky. „Die technische Umsetzung ist inzwischen abgeschlossen, wir haben das Ganze Anfang 2013 an unser Prozessmanagement übergeben. Jetzt sind wir dabei, alle Prozesse anhand unserer erarbeiteten Richtlinien zu vereinheitlichen. Dazu gibt es eine `Daily Business Processmanagement´-Liste – die wird jetzt im laufenden Betrieb abgearbeitet.“ In zwei bis drei Jahren, so rechnet der IT-Leiter, werde man alle Prozesse vereinheitlicht und integriert haben. „Damit sind wir in der Lage, unsere weltweiten Standorte in Echtzeit zu monitoren, Handlungsbedarf schnell zu identifizieren und erforderliche Prozessänderungen sehr kontrolliert vorzunehmen. Denn wir können durch Prozesssimulationen und Risikobewertungen bereits im Vorfeld sehen, welche Auswirkungen die geplanten Änderungen nach sich ziehen. Nicht zu vergessen: Auch unsere Kunden finden dann bei MAPAL harmonisierte Prozessumgebungen vor.“

    Lückenlose, auditfähige Qualitätsnachweise Markus Müller, Business Analyst SAP/EMEA und Projektleiter bei iGrafx: „Entscheidend war für MAPAL, dass wir eine Lösung liefern, die nicht nur die SAP-Anbindung beherrscht, sondern auch die vielen im Einsatz befindlichen Tools integriert. Schließlich geht es darum, lückenlose, auditfähige Qualitätsnachweise erbringen zu können – und das über die ganze Unternehmensgruppe hinweg, unter Einbeziehung aller relevanten Prozesse und Organisationseinheiten.“ Ein weiterer zentraler Punkt, der für die Wahl von iGrafx sprach, war nach den Worten von Johannes Markofsky die „tolle grafische Darstellung, die den Anwendern im Business hervorragende Entscheidungsgrundlagen liefert. Auf diese Grafiken können wir via iGrafx WebCentral im Intranet zugreifen, und zwar ohne zusätzliche Lizenzen pro User – auch das ein klarer Vorteil.“

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    „Die Zwischenbilanz bis heute fällt ausgesprochen positiv aus“, so das Fazit von Johannes Markofsky nach Übergabe in den laufenden Geschäftsbetrieb. „Die Umsetzung inklusive Installation, Hardware-Umstellung und Einarbeitungs-Workshop hat bei uns keine fünf Manntage in Anspruch genommen, und wir sind mit weniger als zehn Beratertagen ausgekommen. Die Lösung ist int