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Total Facility Management
Koordination„Gestaltung der Beziehungen zwischen Organisationseinheiten“
Vortrag im Rahmen der Veranstaltung
„Grundlagen der Unternehmensorganisation“
Studiengang „Total Facility Management“Wintersemester 2005 / 2006Vortragsdatum: 15.12.2005
Dirk David, Michael Schönwald
Seite 2Total Facility Management
Agenda
1. Warum Koordination?1.1 Notwendigkeit der Koordination1.2 Der „Beziehungs-Eisberg“
2. Formale Beziehungen2.1 Gestaltung der Leitungsbeziehungen2.2 Einsatz formaler Koordinationsinstrumente
Seite 3Total Facility Management
Agenda
3. Informale Beziehungen3.1 Informale Kommunikation3.2 Informale Gruppen3.3 Informale Führer3.4 Informale Normen3.5 Sozialer Status3.6 Problematik3.7 Organisationskultur
Seite 4Total Facility Management
Erhöhter Koordinationsbedarf durch zunehmende Arbeitsteilung
Entstehen von Interdependenzen und Schnittstellen bei der Aufteilung der Aufgaben und Aktivitäten auf die Stellen und Gremien
Interdependenzen:> arbeitsbezogene Abhängigkeiten
– gepoolte– sequentielle– reziproke
Schnittstellen:> Berührungspunkte
1.1 Notwendigkeit der Koordination
Interdependenzen
Seite 5Total Facility Management
Koordination:Abstimmung von Einzelaktivitäten im Hinblick auf ein übergeordnetes Gesamtziel
KoordinationsartenFeed-forward-Koordination> VorauskoordinationFeed-back-Koordination> Ad-hoc-Koordination
1.1 Notwendigkeit der Koordination
Seite 6Total Facility Management
Aufteilung in formale und informale Aspekte einer Organisation
1.2 „Der Beziehungseisberg“
Seite 7Total Facility Management
Leitungssystem (Leitungs- oder Führungsorganisation)Festlegung von Kommunikations- und WeisungsbeziehungenDarstellung aller Leitungs- und arbeitsteilig gebildeten StellenLinien stellen
– von oben nach unten: Anordnungsweg– von unten nach oben: Meldungsweg
darSysteme (Organisationstypen):
– Einlinien– Mehrlinien– Stablinien– Matrix
2. Formale Beziehungen2.1 Gestaltung der Leitungsbeziehungen
Seite 8Total Facility Management
Einliniensystem
2. Formale Beziehungen2.1 Gestaltung der Leitungsbeziehungen
Seite 9Total Facility Management
Mehrliniensystem
2. Formale Beziehungen2.1 Gestaltung der Leitungsbeziehungen
Seite 10Total Facility Management
Stabliniensystem
2. Formale Beziehungen2.1 Gestaltung der Leitungsbeziehungen
Seite 11Total Facility Management
Matrixsystem
2. Formale Beziehungen2.1 Gestaltung der Leitungsbeziehungen
Seite 12Total Facility Management
System der überlappenden Gruppen
2. Formale Beziehungen2.1 Gestaltung der Leitungsbeziehungen
Seite 13Total Facility Management
Koordination
PersönlicheWeisungen Selbstabstimmung Standardisierung
2. Formale Beziehungen2.2 Einsatz formaler Koordinationsinstrumente
Seite 14Total Facility Management
2. Formale Beziehungen2.2 Einsatz formaler Koordinationsinstrumente
Persönliche WeisungenHierarchischer KommunikationsflussHilfsmittel: Voraus und Feed-back-Koordination
SelbstabstimmungHorizontaler Kommunikationsfluss
– Gruppenentscheidungen innerhalb der Ebene ohne Beteiligung des Vorgesetzten
Seite 15Total Facility Management
2. Formale Beziehungen2.2 Einsatz formaler Koordinationsinstrumente
StandardisierungBeruht auf VerhaltensvorschriftenKann zur Vorauskoordination eingesetzt werdenInstrumente:
– Programme– Pläne– Formalisierung
StrukturformalisierungInformationsflussformalisierungLeistungsdokumentation
Seite 16Total Facility Management
3. Informale Beziehungen
kein Bestandteil der formalen Organisationsstruktur
ergänzen oder ersetzen die formalen Beziehungen
persönliche Ziele, Wünsche, Einstellungen und Verhaltensmuster sind die Grundlage
Erscheinungsformen informaler Beziehungeninformale Kommunikationinformale Gruppeninformale Führerinformale Normensozialer Status
Seite 17Total Facility Management
3.1 Informale Kommunikation
Weitergabe von nicht betrieblichen Informationenoder
Weitergabe von betrieblichen Informationen über den „kleinen Dienstweg“
Problem: Beziehungen werden in keinem Schaubild erfasst
Vorteil: Informationen können schnell verbreitet werden, was aufnormalem Wege viel Zeit beanspruchen würde
Nachteil: kann den Informationsfluss blockieren
Seite 18Total Facility Management
3.2 Informale Gruppen
Entstehung ist spontan, und eine Gruppe kann nicht unmittelbar identifiziert werden
kein Bestandteil formaler Organisationsstruktur
Organisatorische
Effizienz
Individuelle
Bedürfnisse
Formale Gruppe Informale Gruppe
Vorgesetzter
Mitarbeiter
Informaler ` Führer
Mitglied Mitglied
Mitglied
Seite 19Total Facility Management
3.3 Informale Führer
aufgrund seiner Persönlichkeit und fachlicher Kompetenz
anerkannte Autorität in Bezug auf: die betriebliche Leistungserstellung die persönlichen Beziehungen
Problem: Konflik mit Kollegen bei Eingriff in dessen Befugnisse
Seite 20Total Facility Management
3.4 Informale Normen
Verhaltenserwartung an Mitglieder informaler Gruppen
regulieren das interne und externe Verhalten, als auch gegenüber den formal vorgegebenen Normen
Probleme bei Abweichungen zwischen informalen und formalen Normen
Seite 21Total Facility Management
3.5 Sozialer Status
Statussystem ist von gesellschaftlichen Werten und organisations-spezifischen Faktoren geprägt
sozialer Status wird beeinflusst durch:formale Kriterien: - hierarchischer Rang
- Einkommeninformale Größen: - Alter
- Ausbildung- soziale Herkunft- persönliche Beziehungen
entscheidender Faktor bei der Positionierung in der Gruppe
Seite 22Total Facility Management
3.6 Problematik
schlechte Erfassbarkeit
Bildung von Nebenhierarchien positiv: Erhöhung der Reaktions- und Anpassungsfähigkeit negativ: formale Regelungen werden umgangen oder außer Kraft gesetzt
Seite 23Total Facility Management
3.7 Organisationskultur
international verschärfte Wettbewerbssituation in den 80er Jahren zwang Unternehmen zur mobilisierung von Motivationsreserven
„japanische Herausforderung“
Definition:Unter Organisationskultur ist die Gesamtheit der im Laufe der Zeit in einer Organisation entstandenen und zu einem bestimmten Zeitpunkt wirksamen Wertvorstellungen, Verhaltensvorschriften und Einstellungen zu verstehen.
Seite 24Total Facility Management
3.7 Organisationskultur
Kulturelement: - Vision- Leitbilder- Normen- Symbole- Helden
Organisationskultur
- Denken- Entscheiden- Handeln- Verhalten
- Art und Weise derInteraktion mit derUmwelt
intern extern
Seite 25Total Facility Management
3.7.1 Vision
blidhaftes, glaubwürdiges und attraktives Zukunftsbildsoll langfristig die Richtung des Unternehmens vorgeben
kann das Denken, Fühlen und Handeln der Organisationsmitglieder beeinflussen
kurz und knapp formuliert
motivierende Wirkung bei Akzeptanz
Seite 26Total Facility Management
3.7.2 Leitbilder
ist eine Detaillierung der VisionGegenwartsbezuggibt den „Weg zum Ziel“ vor (Werte, Normen, Aktivitäten, …)
beschreibt die Einstellung … zum Kunden… zu zwischenmenschlichen Beziehungen… zum Wettbewerb… zur Umwelt
Notwendigkeit zur (neu) Formulierung von Leitbildern aufgrund des schnellen gesellschaftlichen Wandels
Seite 27Total Facility Management
3.7.3 Normen (Verhaltensstandard)
geben an, was unter bestimmten Umständen an Denk- und Verhaltens-weisen erwartet werden
bestimmtes Verhalten wird konkret vorgeschrieben (Standards, Rituale)
Einigkeit darüber, was sich „ziemt“ oder als „unschicklich“ gilt
z.B. können Besprechungen in immer wiederkehrenden Mustern ablaufen
Seite 28Total Facility Management
3.7.4 Symbole
Verhaltensstandards spiegeln sich in spezifischen Symbolen nieder
werden von den Organisationsmitgliedern als verbindlich anerkannt
Identifikationsprobleme bei nicht Anpassung
Beispiele: - Kleidung- Statussymbole- Kommunikationsstil- Slogans- Logos
Seite 29Total Facility Management
3.7.5 Helden
dauerhafte Heldentatsächliche oder erfundene herausragende Persönlichkeiten
oftmals Firmengründer über die Geschichten, Sagen oder Legenden verbreitet werden
tragen zur Stabilisierung des Wertesystems bei
SituationsheldenVerkäufer der Woche / Mitarbeiter des Monats
Seite 30Total Facility Management
3.7.6 Pro & Kontra
Pro Kontra
Koordinationswirkunghohe Motivation und LoyalitätStabilität und Zuverlässigkeiteffiziente Kommunikationrasche Entscheidungsfindungantizipative Problemlösung
Tendenz zur AbschließungBlockierung neuer Orientierungenkollektive AbewehrhaltungAufbau emotionaler BarrierenMangel an Flexibität
grundsätzlich ist die Organisationskultur eine gute Möglichkeit Einfluss auf die informalen Beziehungen zu nehmen
Verbesserung der Akzeptanz, wenn Mitarbeiter aller Hierarchieebenen bei der Kulturentwicklung mitgewirkt und ihre eigene Sichtweise dazu beigetragen haben
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