Projektbericht: Volksbank Ulm-Biberach - Organisation von
Kreditakten
Die Volksbank Ulm-Biberach eG
• Gründung 1863• Größte genossenschaftliche Bank der Region•
Bilanzsumme mehr als 2 Mrd. Euro• 37 Geschäftsstellen• 584
Mitarbeiter
Gründe für die Reorganisation der
Kreditakten
Die Ulmer Volksbank und die VolksbankBiberach hatten über Jahre
ihre Kreditaktenerfolgreich mit unterschiedlichen Systemen
ver-waltet. Durch die Fusion im Jahr 2008 trafenunterschiedliche
Aktensysteme und verschiede-ne Organisationsformen wie
Hängeregistratur,Briefordner, Stehablage und Pendelordner
auf-einander. Auch die Ordnungsweisen warennicht einheitlich. Die
Zusammenlegung derAbteilungen Marktfolge Aktiv bei der techni-schen
Fusion der beiden Volksbanken in derHauptniederlassung in Ulm
erforderte jedochzwingend eine einheitliche Organisation
derAktensysteme. Das Gesamtvolumen von ca.12.000 Akten verdeutlicht
die Komplexität die-ser Aufgabenstellung. Keines der bisher
ver-wendeten Systeme erfüllte alle Anforderungenan die angestrebte
Neuordnung.
Ein Projektteam, bestehend aus internenSpezialisten und dem
externen Berater vonMAPPEI, hatte sich hohe Ziele gesteckt.
Manwollte möglichst viel von den bewährtenArbeitsweisen übernehmen
und gleichzeitignotwendige Verbesserungen umsetzen.
An das neue Zentralarchiv wurden folgendeAnforderungen gestellt.
Es sollte
• nach einem einheitlichen Aktensystem für alle Kreditakten
aufgebaut werden
• eine einheitliche Ordnungsweise haben• ein flexibles und
ausbaufähiges Akten-
system sein• wesentlich raumsparender sein als bisher• eine
zeitsparende Arbeitsweise garantieren• eine maschinen- und
menschenlesbare
Kennzeichnung an den Akten haben • ein Aktenverfolgungssystem
beinhalten.
Dazu wollte man in allen Phasen derUmstellung den Zugriff auf
den Aktenbestandsicherstellen.
Einheitliches Aktensystem
Eine naheliegende Entscheidung wäre essicherlich gewesen, eines
der bestehendenSysteme zu wählen und alle anderen anzu-passen. Die
Wahl fiel aber auf eine neueLösung, die Stehregistratur TABCOLOR®
vonMAPPEI. Die bedeutete zwar, dass alle Aktenumgestellt werden
mussten, aber nur dieseMaßnahme garantierte für die Folgezeit
dengrößtmöglichen und dauerhaften Nutzen. Dassman das Richtige
getan hatte, zeigt die heutigeAkzeptanz durch die Mitarbeiter.
Heute gibt es für alle Kreditakten, ob Baufinan-zierung,
gewerbliches Engagement, Kleinkre-dit etc., nur noch einen
Aktentyp, der allen Be-dürfnissen gerecht wird.
Der VARIO-Dehnhefter nimmt jedes Akten-volumen auf, von wenigen
Dokumenten bis zu6 cm Füllung. Er ist dabei immer nur so dickwie
sein Nettoinhalt. Er passt sich also auto-matisch an.
Wenn umfangreiche Engagements zu bearbei-ten sind, können
mehrere Einzelakten neben-einandergestellt werden, ohne dass die
Syste-matik darunter leidet. Die Zusammengehörig-keit wird dann
durch entsprechende Signaleauf dem Etikett dokumentiert.
Auch die interne Lagerhaltung wurde erheblichvereinfacht, da nur
noch ein Aktentyp vorrätiggehalten werden muss.
Akten-Innengliederung
Was für die Gesamtorganisation als richtigerkannt wurde, setzt
sich auch in der Einzel-akte fort. Auch hier gibt es ein
einheitliches“Innenleben”. Jede Akte erhält ein
achtteiligesRegister mit detaillierter Auflistung der Be-
standteile. Dieser einheitliche Aufbau erleich-tert die aktuelle
Bearbeitung und garantiert,dass jeder in jeder Akte mit nur
geringem Such-aufwand alle Informationen findet. Bei Ab-wesenheit
des Bearbeiters durch Urlaub,Krankheit, Dienstreisen etc. ist dies
ein nicht zuunterschätzender Vorteil.
Wenn das Aktenvolumen nicht zu groß ist, ent-hält eine Akte alle
Verträge, Sicherheiten,Bilanzen, Urkunden usw. Die Akte ist
daherimmer in allen Belangen vollständig.
Die bewährte Heftung wurde beibehalten,allerdings nicht mehr die
umständliche“Schnellheftung” mit Metallheftzungen. Eswurde auf eine
moderne Schlauchheftung um-gestellt. Sie ermöglicht das Blättern
wie ineinem Buch, das Kopieren einzelner Blätter,ohne sie
herausnehmen zu müssen, und, ganzwesentlich, das einfache
Zwischenheften wie ineinem Ordner.
Auch hier gilt der Grundsatz: Organisation bisins Detail.
Ordnungsweise
Oberstes Gebot war eine nutzerfreundlicheOrdnungsweise. Die
Entscheidung fiel auf dasNamensalphabet nach Kunden, da der
Kredit-nehmer eine Person mit Namen und keineNummer ist. Wegen der
großen Anzahl derAkten und um Verwechslungen zu vermeiden,wurden
die ersten drei Buchstaben des Nach-namens als farbige Kennung
gewählt. Nebendem Kundennamen ist auch die Kundennum-mer auf dem
Etikett aufgedruckt. Sie erleichtertden Einstieg in das
EDV-System.
Raumersparnis
Bei dem großen Aktenvolumen war es wichtig,auf eine optimale
Ausnutzung des verfügbarenRaumes zu achten. Die ursprünglich
einge-setzten Hängeregistraturen ermöglichen einerelativ bequeme
Bedienung, allerdings erfor-dert das System extrem viel Raum.
Die Hängerahmen in den Regalen wurden aus-gebaut und durch
Fachböden ersetzt. Dasbrachte eine Raumersparnis von mindestens 60
Prozent, denn die Regalbreiten konnten nunvollständig genutzt
werden.
In der Höhe waren zwei weitere Reihen mög-lich. Insgesamt können
sieben Reihen Kredit-akten übereinander gelagert werden, beibestem
Zugriff und mit einer maximalen Über-sicht.
Ähnliche Einsparungen, wenn auch nicht imselben Umfang, wurden
bereits früher bei derUmstellung der Ordner- und der
Pendelregis-tratur erzielt. Zusammen mit der fahrbarenRegalanlage
konnte das Archiv so konzipiertwerden, dass heute eine Raumreserve
von ca.30 Prozent besteht.Auch an dieser Stelle ist dieVolksbank
Ulm-Biberach für die Zukunftbestens gerüstet.
Zusätzlich wurde der Feuerschutz erhöht. DerArchivraum ist durch
eine Feuerschutztür mitdem Sicherheitsgrad F90 und
zusätzlicheRauchmelder gesichert.
Aktenverfolgung
Anspruch der Volksbank Ulm-Biberach warjederzeit feststellen zu
können, wo sich eineAkte befindet, um den Suchaufwand auf
einMinimum zu beschränken. Ein elektronischesÜberwachungssystem
stellt dies sicher.
Als Steuerungssystem dient dabei der Barcodeauf dem Etikett.
Jeder zugriffsberechtigte Mit-arbeiter kann Akten einsehen und/oder
ent-nehmen. An der Entnahmestation im Archivliest er seine ID-Card
und den Barcode der Akteein. Das Gleiche geschieht bei der
Rückgabe.Dadurch kann jeder immer den aktuellenStandort der
Kreditakte ermitteln.
Von jedem Arbeitsplatz aus kann mit der ein-gesetzten Software
“TABCOLOR-Find” abge-fragt werden, ob sich die Akte im
Zentralarchivbefindet oder bei einem bestimmten Mit-arbeiter in
Bearbeitung ist.
Umstellungsarbeiten
Die kompletten 12.000 Kreditakten umrüsten,ohne dass die
laufende Tagesarbeit gestörtwird - geht das? Ja, wenn die
Umstellungoptimal organisiert und vorbereitet wird undwenn alle
Beteiligten motiviert mitarbeiten. Ingerade mal acht Wochen waren
alle Arbeitenohne entscheidende Störungen abgeschlossen.
Die Vorarbeiten wurden von den Fachab-teilungen Organisation,
IT, Hausverwaltungund Marktfolge Aktiv erledigt, die
manuelleUmstellung der Kreditakten führten Aushilfs-kräfte durch,
die auch aus Gründen des Daten-schutzes allesamt Angehörige von
Mitarbeiternwaren. Die Etiketten wurden von der
VolksbankUlm-Biberach mit Hilfe der MAPPEI-Print-Software gedruckt,
auf die neuen VARIO-Dehnhefter geklebt und die Inhalte der
bisheri-gen Akten umsortiert - fertig!
Parallel dazu wurden die Regale umgerüstetund die Akten dort
eingestellt. Zum geplantenStichtag war alles erfolgreich
erledigt.
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Unsere Erwartungen an die neue Organisation des umfang-
reichen Kreditarchivs waren sehr groß. Sie wurden allesamt
erfüllt. Viel wichtiger ist jedoch, dass alle Mitarbeiter, die
mit
dem neuen System arbeiten, tagtäglich den Mehrwert des
neuen Aktensystems erleben.
Wir suchen keine Akten mehr, wir finden sie dort, wo sie
hin-
gehören. Die Übersicht ist deutlich besser geworden. Alles
ist
einfach und logisch.
Darüber hinaus haben wir Platz gewonnen - so viel, dass wir
auch für die nächsten Jahre noch ausreichend Reserven
haben.
Nicht ohne Stolz können wir heute sagen: Unsere gemeinsa-
men Anstrengungen haben sich gelohnt.
Gerald LaaschVolksbank Ulm-Biberach eG
Abteilungsleiter Marktfolge Aktiv
MP/
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