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CHECK-IN TO A NEW PORTAL DIMENSION

Personal Swiss 2019 | Messe Zürich – L&D Stage | 02.04.2019 DSAG-Arbeitsgruppen Personalwesen & SuccessFactors

Elektronische Formulare und Workflows für SAP HR –kundengerecht umgesetzt !

Stefan Bohlmann, VANTAiOMichael Füchsle, Foxysoft

02. April 2019

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VorstellungIhre Referenten für diesen Vortrag

Michael FüchsleFoxysoft GmbH, Landau

michael.fuechsle@foxysoft.de

Stefan BohlmannVANTAiO GmbH & Co. KG, Mainz

stefan.bohlmann@vantaio.com

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HR DigitalisierungEine typische Ausgangssituation im Unternehmen

Wir müssen viel mehr HR Services

als bisher bereitstellen!

Viele Abläufe dauern eigentlich bei uns zu lange

und erfordern zu viele Rückfragen der Benutzer.

Die Auswertbarkeit von Prozessdurchlaufzeiten und mehr Transparenz

wäre hilfreich…

Heute fehlen uns auf jeden

Fall die richtigen Werkzeuge….

Strategische Rolle des Personalbereichs bei der Sicherung und Weiterentwicklung des

Unternehmens

Operative Rolle des Personalbereichs bei der Bereitstellung von Dienstleistungen und

Services für die Geschäftsbereiche

Strategiesitzung des Personalbereichs

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Elektronische Formulare für SAP & HRFreie Einbindung in verschiedene SAP Plattformen und User Experiences

User Experience „Freestyle“InPlace-Einbindung in das SAP Portal

User Experience „SAPUI5“Aufruf über das FIORI Launch Pad (FLP)

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Beispiel Startseite „Willkommen im HR Portal“HR Portal & Workflow mit VANTAiO & Foxysoft

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Beispiel Content „Eltern werden“HR Portal & Workflow mit VANTAiO & Foxysoft

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Beispiel Formular „Elternzeit beantragen“HR Portal & Workflow mit VANTAiO & Foxysoft

Beispiel:Antrag auf Elternzeit

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Elektronische Formulare für SAP & HRÜberblick der Services (1/2)

An/- Abwesenheiten› Arbeitsunfähigkeitsmeldung› Mehrarbeit Antrag› Antrag auf Abbau Überstunden› Memo an Betriebsrat› Antrag auf Teilzeitarbeit› Bildungszeit beantragen› Antrag auf Familienpflegezeit› Antrag auf Freistellung› Antrag auf Telearbeitsplatz› Zugangskarte beantragen

1Ich, Familie & Gesundheit› …askHR – Anfrage von Mitarbeiter

an HR› HR Auftrag erteilen› Änderung meiner persönlichen

Daten› Einverständniserklärung

Datennutzung› Widerruf der

Einverständniserklärung Datennutzung

› Erteilung Unterschriftenvollmacht› Erfassung Familienangehörige› Unfall Anzeige erfassen› Notfall Ersterfassung

› Mitarbeitervorschlag zur Sicherheit & Gesundheit

› Pflichtmeldung eines Mangels zur Sicherheit & Gesundheit

› Genehmigung Mitarbeiterbefragung

› WLAN Ticket beantragen› Elternzeit beantragen› Verlängerung der Elternzeit

beantragen› Antrag auf Nebentätigkeit› Fundmeldung erfassen› Verlustmeldung erfassen› Unterweisung – Teilnahme

bestätigen

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Elektronische Formulare für SAP & HRÜberblick der Services (2/2)

HR Intern› Organisationseinheit ändern› Anlegen Bankverbindung› Personaldatenänderung –

Shared Service Center› Eintrittsmaßnahme für neue

Mitarbeiter› Erstunterweisung Arbeitnehmer› Erstellung und Fragebogen

Versand

Alle Module & Apps finden Sie hier im VANTAiO Modul Center:https://www.vantaio.com/produkte/module-und-apps

6Manager HR Services› Personalanforderung› Probezeit-Ende Mitteilung› Checkliste für neue Mitarbeiter –

MSS› Onboarding für neue Mitarbeiter› Unterweisung planen und

durchführen› Gefährdungsbeurteilung

durchführen› Planstelle ändern› Visitenkartenantrag

5Einkommen und Benefits> Entgeltumwandlung> Antrag auf Sonderzahlung> Anweisung zur Auszahlung von

Zeitguthaben> Antrag auf Vertretungszulage> Belastung Reklamation> Entgelt Reklamation

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Karriere und Entwicklung› Mitarbeiterempfehlung› Ideen einreichen› Erstunterweisung neue Mitarbeit.› Versetzung / Umgruppierung

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Elektronische Formulare für SAP & HRTypische Anwendungsbeispiele

(A) Zugangskarte

„Ich möchte als Mitarbeiter einen Zugang für einen

externen Mitarbeiter beantragen.“

(D) OrgEinheit ändern

„Ich möchte die Organisations-

zuordnung für einen Mitarbeiter einfach

ändern.“

„Ich möchte mein Team erweitern und gerne

einen neuen Mitarbeiter einstellen.“

(C) Personal-anforderung(B) Datennutzung

„Ich möchte mein Einverständnis zur

Datennutzung zurückmelden.“

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VANTAiO workflowManager, powered by FoxysoftZugangskarte beantragen

> Einfaches Beantragen einer Zugangskarte für einen externen Mitarbeiter

> Automatische Stammdatenbefüllungaus SAP

> Nach Beantragung Weiterleitung der Daten zur Kartenausgabe

> Weiterführende Informationen zum Prozess sehr einfach über das Portal verwaltbar

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VANTAiO workflowManager, powered by FoxysoftEinverständnis zur Datennutzung

> Einmalige Zustimmung eines Mitarbeiters zur Nutzung seiner Daten

> Nutzung einer elektronischen Unterschrift

> Automatische Erkennung einer korrekten Unterschrift (Vorname / Nachname)

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VANTAiO workflowManager, powered by FoxysoftPersonalanforderung

> Anfordern einer neuen Stelle oder Antrag auf Weiterbeschäftigung eines Mitarbeiters

> Integration und Auslesen von Daten aus dem SAP System (Beispiel: Kostenstelle)

> Anzeige relevanter Felder abhängig vom Bearbeiter bzw. Bearbeitungsstatus

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VANTAiO workflowManager, powered by FoxysoftÄnderung der Organisationseinheit

> Neuanlage, Verschieben oder Abgrenzen einer Organisationseinheit

> Möglichkeit zur Vorerfassung und anschließender gesammelter Übertragung an SAP möglich!

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Modularer Aufbau der Benutzeroberfläche

VANTAiO workflowManagerpowered by Foxysoft

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VANTAiO workflowManager, powered by FoxysoftModularer Aufbau der Benutzeroberfläche

Meine Apps & Formulare

Übersicht aller fürmich verfügbarenFormulare & Apps (berechtigungs-abhängig)

Formular Editor / Designer

Gestaltung der Workflow Formularemit grafischem Editor

Workflow Historie

ÜbergreifendeDarstellung allerbeendetenWorkflows

MeineWorkflows

Alle von mirgestarteten bzw. initierten Workflows inkl. grafischemStatus

Workflow Designer

Grafische Gestaltungder Workflow Abläufe

Benutzer –Einstellungen

Meine persönlichenEinstellungen zuWorkflows (Beeinflussung der Ansichten etc.)

TeamvorgängeManager

Vorgänge und Workflows meinesTeams, meinerAbteilung odermeines Bereiches

Process Designer (BPMN)

ErweiterteGestaltung der Workflow Abläufeper BPM Notation

Mein Arbeitsvorrat

MeineGenehmigungen und TO DOs für einzelneWorkflows

MeineWorkflow-Statistik

StatistischeÜbersicht meinerWorkflows

Mitarbeiter und Führungskräfte Intern & Administratoren

Alle Vorgänge

Filterbare Liste allerWorkflows fürAdministratoren

Recherche

Schnelles Auffinden von Antragstellern und Vorgängen

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VANTAiO workflowManager, powered by FoxysoftMeine Apps & Formulare

> Übersicht aller für mich verfügbaren Formulare & Apps

> Berechtigungs-abhängige Darstellung

> Suchmöglichkeit nach Formularen & Apps

> Gruppierte Darstellung nach Themengebiet möglich

> Unterstützung von Favoriten

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VANTAiO workflowManager, powered by FoxysoftMeine Workflows

> Darstellung der von mir initiierten Workflows

> Suchmöglichkeit nach spezifischen Workflows

> Sortierungsmöglichkeit nach Beschreibung, Workflow Typ oder Status

> Persönliche Einstellung / Konfiguration der dargestellten Felder

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VANTAiO workflowManager, powered by FoxysoftMein Arbeitsvorrat

> Meine Genehmigungen und TO Dos für einzelne Workflows

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VANTAiO workflowManager, powered by FoxysoftWorkflow - Historie

> Flexible Auswahl der verschiedenen Filterkriterien

> Filter: Datum, Bearbeiter, Antragsteller, Status, Vorgangsnummer, Formularnummer…

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VANTAiO workflowManager, powered by FoxysoftMeine Workflow Statistik

> Meine Genehmigungen und TO Dos für einzelne Workflows

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VANTAiO workflowManager, powered by FoxysoftRecherche

> Schnelles Auffinden von Antragstellern und Vorgängen

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VANTAiO workflowManager, powered by FoxysoftBenutzer - Einstellungen

> Festlegung verschiedener Darstellungsoptionen (Listendarstellung, Kacheldarstellung etc.)

> Bestimmung eines Stellvertreters zum Beispiel bei Abwesenheiten

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VANTAiO workflowManager, powered by FoxysoftTeam Vorgänge - Manager

> Spezielle Darstellung für Manager und Vorgesetzte

> Gesamteinblick in die Vorgänge des Teams, einer Abteilung oder eines Bereiches

> Meine Genehmigungen und TO Dos für einzelne Workflows

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VANTAiO workflowManager, powered by FoxysoftAlle Vorgänge - Administrator

> Flexible Auswahl der verschiedenen Filterkriterien

> Filter: Datum, Bearbeiter, Antragsteller, Status, Vorgangsnummer, Formularnummer…

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VANTAiO workflowManager, powered by FoxysoftFormular Editor / Designer

> Darstellung meiner angestoßenen Prozesse

> Einfache Unterteilung des Formulars in Abschnitte und Schritte (Roadmap)

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VANTAiO workflowManager, powered by FoxysoftWorkflow Designer

> Grafische Modellierung des Workflow Ablaufs

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Struktur und Aufbau der Software:

Basis-Komponenten und Formulare & Apps

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Elektronische Formulare für SAP & HRStruktur und Aufbau der Lösung

wM

Workflow MonitorVANTAiOworkflowManager Basis

Workflow EngineFormular GeneratorWorkflow Designer

Process Engine & Designer BPM

Manager Cockpit

(A) Software Komponenten

Ready to Run Package ESS Starter Package

(B) Formulare & Appspowerded by

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Elektronische Formulare für SAP & HRSoftware Architektur

SAP HCM System 7.X ABAP

SAP NetWeaver Gateway (embedded)

Workflow API

ABAP-Userexits

HCM API

ABAP Workflow Daten SAP HCM Infotypen

Aufträge (Kundennamensraum)

Aufträge (Kundennamensraum)

SAPUI5 BSP Container

VANTAiOYOUR Portal

OData URL Rewriting SAP Web Dispatcher (Reverse Proxy)

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VANTAiO workflowManager, powered by FoxysoftWelchen Nutzen erreichen Sie mit der Lösung? (1/2)

> Einfache Ablösung von dokumentorientierten Prozessen durch echte digitale Lösungen

> Schnelles Einführen neuer Prozesse und Bereitstellung effizienter Abläufe für Mitarbeiter

> Einheitliche Serviceschnittstelle zum Benutzer (durch die Nutzung im Portal)

> Intensivere Kommunikation zwischen den Prozessbeteiligten

> Bessere Einhaltung von Fristen und Termine durch automatische Erinnerungen

> Gesteigerte Operative Effizienz – Freiräume für Ihre Abteilungen werden geschaffen

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VANTAiO workflowManager, powered by FoxysoftWelchen Nutzen erreichen Sie mit der Lösung? (2/2)

> Mehr Transparenz für Manager über alle Vorgänge des eigenen Bereiches oder Abteilung

> Einfaches Eingreifen für Administratoren bei Fehlleitungen etc.

> Einheitliche und moderneBenutzeroberfläche für die Anwender

> Flexible Anwendung durch Benutzungsmöglichkeit mit verschiedenen Geräteklassen

> ….

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