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Einzelbelegabstimmung mit intercompanyWeb Neue Energie bei der Schmid Group

Wir sind ein comTeam-Systemhaus

yourIT

Prozessoptimierung bei der Schmid Group

Als führender Hersteller integrativer Prozesslösungen ist die Schmid Group weltweit vertreten und bietet hochwertigste Lösungen: vom innovativen Einzelprozess bis zur kompletten Turnkey-Anlage.

Projekt-Steckbrief intercompanyWEB

Projektart

Webbasierte Lösung für die Intercompany-

Abstimmung zwischen SAP- und Non-SAP-

Gesellschaften auf Einzelbelegebene

Branche

Herstellung von Sondermaschinen im

Bereich Photovoltaik, Leiterplatte und Flat

Panel Display

Bestehendes System

Abstimmprozess in der Zentrale erfolgte

mittels Microsoft Excel

Zeitrahmen

Im Juni 2010 fiel die Entscheidung für die

Software intercompanyWEB. Bereits seit

Dezember 2010 ist die Lösung weltweit bei

der Schmid Group im Einsatz.

Produkte

intercompanyWEB als ASP-Lösung

Realisierung

Die Einführung wurde innerhalb kürzester

Zeit durchgeführt. Die ersten Wochen

haben eine höhere Sensibilität in den ein-

zelnen Gesellschaften geweckt.

Ergebnis

Innerhalb kürzester Zeit war bereits eine

deutliche Verbesserung des Abstimmver-

haltens zu erkennen. Außerdem haben

sich in der Folge bereits einige positive

Auswirkungen auf die Qualität der Daten-

bestände ergeben.

Weitere Infos

www.intercompanyWEB.com

Der Fokus des Unternehmens liegt auf der Herstellung von Sondermaschinen in den Bereichen Photovoltaik, Leiterplatte und Flat Panel Display.

Über fünf Generationen haben mit ihren Lösungen immer wie-der neue Standards gesetzt: mit technologischer Innovations-kraft und höchster Qualität. Kreative Ideen und integrative Pro-zesslösungen, von denen heute Kunden auf der ganzen Welt profitieren.

„Die Abstimmung der Einzelposten zwischen den einzelnen Gesellschaften war in der Vergangenheit sehr zeitaufwändig und erfolgte eher unsystematisch“, beschreibt der Projektleiter bei Schmid die Ausgangslage. Vor der Umstellung erfolgte die Abstimmung in der Zentrale mit Hilfe von Microsoft Excel un-ter Verwendung eines selbst erstellten VBA-Programmes, das identisch gebuchte Belege automatisch findet und mit einer Ab-stimmnummer versieht. Die Abstimmung zwischen den einzel-nen Gesellschaften verlief zu diesem Zeitpunkt nach eigenem Ermessen.

Die erstmalig durchzuführende legale Konsolidierung stellte das Unternehmen zudem vor eine weitere Herausforderung. Daher entschied man sich bei Schmid für eine Anpassung der Prozesse. Insbesondere die Genauigkeit der Abstimmung, eine laufende Kontrolle der Termineinhaltung sowie die dezentrale Durchführung nach einem gruppeneinheitlichen Schema, liefer-ten die Hauptgründe für die Suche nach einer konzernweiten IT-Lösung.

So entschied man sich nach einer Evaluierungsphase für den zentralen Einsatz der webbasierten Lösung intercompanyWEB des comTeam-Systemhauses yourIT aus Hechingen. Diese wird zur Abstimmung von Forderungen und Verbindlichkeiten auf Einzelpostenebene bei mehr als 20 Gruppen-Gesellschaften eingesetzt. Dabei erfolgt ein dezentraler Datenupload zu genau festgelegten Terminen, bevor anschließend eine automatische

Höhere Sensibilität der einzelnen Gesellschaften

Abstimmung mit intercompanyWEB mit darauf folgender Klä-rung etwaiger Differenzen durchgeführt wird.

„Eine Software, die sowohl SAP nutzende als auch nicht SAP nutzende Gesellschaften mit einbeziehen kann und darüber hinaus eine Abstimmung auf Einzelpostenebene bietet, habenwir sonst am Markt nicht gefunden“, bestärkt der Projektleiter seine Entscheidung für die Lösung intercompanyWEB.

Ziel der Umstrukturierung war es, eine systematische Abstim-mung mit vertretbarem Zeitaufwand zu ermöglichen. Eine zu-sätzliche E-Mail Korrespondenz sollte auf ein Minimum redu-ziert werden. Die Transparenz hinsichtlich Abstimmstatus und Termineinhaltung musste jederzeit möglich sein.

„Die Idee, Daten dezentral über den Web-Browser hochzula-den und ohne lokale Installation von Software bei den einzel-nen Gruppen-Gesellschaften auf Knopfdruck eine Abstimmung vornehmen zu können, erschien uns vorteilhaft. Außerdem überzeugte das Konzept der dezentralen Durchführung und Verantwortung – in Verbindung mit dem zentralen Monitoring“, stellt der Projektleiter bei Schmid die Vorteile heraus. Entschei-dendes Kriterium für die Lösung von yourIT war die Anschaf-fung eines geeigneten Produktes zu einem fairen Preis. Die Umstellung und Implementierung der Lösung erfolgte in mehreren Schritten:

1. Definition der Anforderungen unter Berücksichtigung der vorhandenen Erfahrungen und der bestehenden Abstimmlö- sung in MS Excel

2. Umsetzung der Anforderungen durch yourIT 3. Test der Zwischenlösung durch die Zentrale Buchhaltung 4. Erste Tests unter Einbezug einiger ausgewählter Gesell-

schaften 5. Weitere Optimierungen aufgrund der gewonnenen Er-

kenntnisse 6. Roll-Out und flächendeckender Test innerhalb der gesam-

ten Gruppe.

„Die Abstimmung mit der Firma Schmid war sehr gut. Neben den notwendigen Daten lieferten Sie uns auch viele Ideen und testeten diese ausgiebig in der Praxis. Wir haben das Feedback aufgenommen und modifizierten die Software entsprechend den im Praxiseinsatz gewonnenen Erkenntnissen“ beschreibt Thomas Ströbele, Geschäftsführer bei yourIT die gelungene Zusammenarbeit.

Die ersten Wochen seit der Einführung haben gezeigt, dass eine höhere Sensibilität in den einzelnen Gesellschaften ge-weckt und damit letztlich innerhalb kürzester Zeit bereits eine deutliche Verbesserung des Abstimmverhaltens zu erkennen war. Außerdem haben sich in der Folge bereits einige positive Auswirkungen auf die Qualität der Datenbestände ergeben.

„Das Projektziel wurde erreicht und die Anwender sind mit der Lösung sehr zufrieden“, lobt der Projektleiter die gelungene Umstellung. Die Software ist im Hinblick auf die Anzahl der Ge-sellschaften nach oben offen - somit steht einer weiteren Ex-pansion des Unternehmens nichts im Wege.

Nach der Einführung von intercompanyWEB

Vor der Einführung von intercompanyWEB

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über 250x in DeutschlandDie unter der Marke comTeam etablierten Systemhäuser unterstützen ihre Kunden – KMU, Unternehmen der öffentlichen Hand sowie Ingenieure, Steuerberater, Ärzte, Wirtschaftsprüfer etc. – bei der Integration von Lösungen aus den Bereichen Informationstechnologie (IT) und Telekommunikation (TK): Angefangen bei Consulting, Planung über Netzwerk- und Kommunikations-plattformen, Lieferung von Hard- und Software bis hin zu fertigen Lösungen zur Informationstechnologie und Kommunikationstechnik.

Die Vorteile für den gewerblichen Endkunden, der sich für das Produkt- und Dienstleistungsangebot eines comTeam-Systemhauses entscheidet, liegen beispielsweise in der breiten, systemintegrativen Lösungskompetenz, der Flexibilität und Sicherheit einer erfolgreichen und finanzstarken Verbundgruppe sowie in der bundesweit gegebenen Nähe zum Kunden.

Das comTeam-Systemhaus yourITDas comTeam-Systemhaus yourITerstellt maßgeschneiderte Lösun-gen für Unternehmen. Als Software-Entwickler und Partner namhafter Softwarehersteller ergänzt sie Stan-dardsoftwarepakete um anwen-dungsorientierte Gesichtspunkte. Aus einer intelligenten Kombination von Standard und individuellen An-passungen entstehen ganzheitliche Lösungen, die sich nahtlos in je-des Unternehmensumfeld einfügen.

Typisch für yourIT ist, dass neue Lösungswege aus erfolgreichen Pro-jekten umgehend in die Weiterentwick-

lung der yourIT-Produkte einfließen. Das Ergebnis ist eine Produktpalette, die aktuelle Aufgabenstellungen aus allen Bereichen Ihres Unternehmens bewäl-tigt.

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