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consulting.pmtools.eu Univ.-Prof. Dipl.-Ing. Hans LECHNER Allgemein beeideter und gerichtlich zertifizierter Sachverständiger strukturierte, prozessorientierte Arbeitshilfe zur Optimierung von Bauprojekten 12/2015 Risikomanagement Risiko Bauprojekte managen optimieren

ProjektManagement RisikoManagement Bauprojekte ... RM.pdf · Projektarbeit, Projektmanagement, Projekt-controlling sind Werkzeuge zu eigenmoti-vierter, eigenverantwortlicher Arbeit

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Page 1: ProjektManagement RisikoManagement Bauprojekte ... RM.pdf · Projektarbeit, Projektmanagement, Projekt-controlling sind Werkzeuge zu eigenmoti-vierter, eigenverantwortlicher Arbeit

Hans LechnerUniv.-Prof.- Dipl.-Ing.

Allgemein beeideter u. gerichtlich zertifizierter Sachverständiger

Schottenfeldgasse 49/1A-1070 WienT 43 (1) 52 150 F 43 (1) 52 150 - 9000

[email protected]

Strategische Organisationsentwick-lung, SV-Gutachten zu Planung+Bau, Monitoring zu Kostenmanagement, Claimabwehr. consulting.pmtools.eu

Univ.-Prof. Dipl.-Ing. Hans LECHNERAllgemein beeideter und gerichtlich zertifizierter Sachverständiger

PMTools im Internet

Machen Sie die wesentlichen Schritte der Projektarbeit mit erprobten Werkzeugen, logistisch geführt und dokumentiert

- RisikoManagement- EntscheidungsManagement- ÄnderungsManagement- BehinderungsMeldung- BehinderungsManagement- VerzugsManagement- BedenkenManagement Preise, Bestellung tools.pmtools.eu

PMToolsSoftware-Seminare-Verlag

GF Univ.-Prof. Dipl.-Ing. Architekt Hans Lechner

Schottenfeldgasse 49/1A-1070 WienT 43 (1) 52 150F 43 (1) 52 150 - 9200

[email protected]

www.pmtools.eusoftware.pmtools.eu verlag.pmtools.euseminare.pmtools.eu

Programmwerkzeuge, Schulung zu Projek-tarbeit und Wissensarbeit. Weiterbildung, Seminare zu Fachfragen aus Planung+Bau.

Hans Lechner ZT GmbH

GF Univ.-Prof. Dipl.-Ing. Architekt Hans Lechner

Lerchenfelder Straße 65A-1070 WienT 43 (1) 52 150F 43 (1) 52 150 - 9000

Brandhofgasse 10, A-8010 GrazLeopoldstraße 244, D-80807 München

[email protected]

Für die strategische Bearbeitung eines Wissensmanagements in Ihrem Unter-nehmen.

strukturierte, prozessorientierte Arbeitshilfe zur Optimierung von Bauprojekten

ProjektManagement ist die Kunst, die oft gegenläufigen Interessen der Auftraggeber, der Planer und der ausführenden Unterneh-mer, mit den Interessen des Projektes zu verknüpfen.

Die Arbeitsteilung auf viele (immer mehr) Spezialisten erfordert eine wirksame Kon-zentration auf Ziele und neue Methoden, die das Planen und Bauen auf die Ebene Bau 4.0 heben.

Projektarbeit, Projektmanagement, Projekt-controlling sind Werkzeuge zu eigenmoti-vierter, eigenverantwortlicher Arbeit.

Die Konsequenz: 4-Augenprinzip vom Start bis zu einem auf positiven Erfahrungsge-winn ausgerichteten Projektabschluss.

Berichte sind das Kommunikationsmittel für das 4-Augenprinzip.

Die inhaltliche Arbeit in Planung und Bau ist fachlich so intensiv und so isoliert von der Arbeit anderer Projektteams, dass Quervergleiche und „industrielle“ Optimie-rungen nur langsam wirksam werden.

Fast jeder meint, nur so wie er „es“ macht oder ausgedacht hat, kann es zum Ziel führen. Strukturierte, prozessorientierte Arbeitsbereiche wie RisikoManagement, EntscheidungsManagement, Änderungs-Management können die Projektarbeit ver-einfachen und spielen so die Zeitreserven für die Planung frei.

Strukturierte Arbeit in prozessorientierten kollaborativen Tools ist sicher zielführender als die mühsam adaptierte Verwendung gängiger Office-Anwendungen, wie ein Zitat aus dem Untersuchungsbericht zu BBI-BER und seinen Mängeln zeigt: „die Män-gellisten werden mit Excel geführt - und zwar von jedem Mitarbeiter offensichtlich anders“.

RisikoManagement - Planung und Bau sind sehr geprägt von sehr individuellen (tech-nischen) Gegebenheiten. Konsequentes Risi-komanagement… benennt, priorisiert mögliche Risiken,

aufkommende Probleme,… ermöglicht, regelt die Kommunikation

und Abstimmung im Projekt,… ermöglicht informationsbasierte Entschei-

dungen,… bietet konkrete Prozesse zur Steuerung

der Projekte,… unterstützt die Maßnahmen (macht sie

besser verfolgbar),… definiert die Eskalationsstufen und Zu-

ständigkeiten,… stellt eine Verbindung zwischen Risiko

und (Kosten-, Termin-) Sicherheit her.

Kein Bauprojekt ist risikofrei, weder für den Auftraggeber noch für die Planer oder für die ausführenden Unternehmen.

Auch Risikotransfer erfordert die Identifika-tion und die Analyse von Risiken, je früher dies einsetzt, desto besser werden die Fol-gen beherrscht.

Planungsbüros, Baufirmen erwecken von außen oft den Eindruck in sich konsistente Unternehmen zu sein, Tatsache ist aber, dass sie (nur) eine Agglomeration zufälliger Aquisitionserfolge darstellen, jedes Projekt hinter dieser Fassade meint, dass es anders ist als alle anderen.

Dennoch gibt es viele Prozesse, die in Pro-jekten, dann wenn sie strukturiert wurden, plötzlich große Ähnlichkeiten – nicht in den Inhalten, aber in den Abfolgen, den Ergeb-nissen – zeigen.

Building Information Modelling (BiM) be-ginnt die Planung selbst zu strukturieren, wir sollten in der Projekt Organisation nicht nachstehen.

Obwohl Planung und Bauprojekte erheb-liche Risiken für alle Beteiligten enthalten können, ist in vielen Projektorganisationen Risikomanagement nicht vertreten.

Risiken liegen in der Zukunft und sind unbe-stimmt – wäre es anders, handelte es sich um Probleme (issues = konkret, bereits ein-getreten).

Großprojekte liefern gute Argumente, sich verstärkt um Risiken und Maßnahmen in al-len Projekten zu kümmern.

Die öffentlichkeitswirksamste Analyse fehlgeschlagener Projekte wurde von BM Ramsauer begonnen und unter BM Dob-rindt im Sommer 2015 abgeschlossen. Der Abschlussbericht der „Reformkommission Großprojekte“bietet viele Ansätze zur Neu-orientierung.

Die Erkenntnisse waren nicht besonders neu, dennoch war es wichtig und gut, dass sie aufgeschrieben, veröffentlicht und mit Nachdruck kommuniziert werden.

Sie gelten nicht nur für Deutschland, auch in der Schweiz und in Österreich kann man daraus Lehren ziehen.

Um künftig wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigen wir Großprojekte, die Infrastruk-tur und die Architektur (Hochbau) scheinen dabei sehr verschieden. Anwendungsfähige Systeme müssen auf alle, auch auf kleine Projekte, übertragen werden können.

Immer wieder anwendbare Strukturen und Skalierbarkeit sind wesentliche Erfolgseigen-schaften guter Organisation. Die wesent-lichen Ansätze dazu:

• optimierbare Prozesse in der Ablauforga-nisation,

• modellunterstützte Prozesse in Planung und Bau,

• Auswertung isolierter Betrachtungen auf Zusammenarbeitsfähigkeit über die Pro-jekt- und Sphärengrenzen hinweg,

• Zusammenarbeit in klaren Prozessen - Collaboration über die Grenzen der in-dividuellen Büros und Mitarbeiter ergibt bessere Projekte.

12/2015

Risikomanagement

Bauprojekte sind geprägt von vielen nur einmal stattfindenden inhaltlichen Bearbeitungen, von Beiträgen, die sich im Projekt nicht wiederholen, wie zB. die Erstellung des Vorentwurfs.

Immer dort, wo der kreative Beitrag hoch ist, fällt die Identifikation, die Beschreibung wiederholter Vor-gänge, Prozesse schwer ... wenn Sie heute ein Projekt mit 10/20 Mio. € machen, dann kommt der nächste Vorentwurf erst wieder in 4-5 Jahren.

Prozessanalyse ist ein positivistischer Ansatz, der wiederholte Abläufe durchleuchtet und Verbesserungs-möglichkeiten herausarbeitet.

Prozessmanagement richtet sich auf wiederholte Prozesse, auf formalisierbare Vorgänge. Entscheidungen und Änderungen sind häufig genug, die Prozesse so zu optimieren, dass Sie die Inhalte bearbeiten und wir die Formalien und die Dokumentation für Sie vorgedacht haben - Bearbeitung ist zugleich die Doku-mentation aller Schritte.

RisikoManagement (RM1+RM2) sind strukturierte Arbeitshilfen, die in einem großen Kontext mit meh-reren anderen Programmmodulen ein interaktives ProjektManagementSystem ergeben, das auf Seite des AG, seiner Projektsteuerung, der Planer aber auch auf Seite der ausführenden Unternehmen (Einzelfirmen und GU) die Organisation der Bauprojekte mit erprobten Strukturen abbildet.

Wissensmanagement [weKnow]

• als Strategie• als EDV-Programm• weKNOW.pmtools.eu ist die Platt-

form für gemeinsames (Fach)Wissen in Ihrem Unternehmen

Wörterbuch für Planung+Bau [eWB]

gemeinsames und gleiches Ver-ständnis der Begriffe: dt+ö

• Fachbegriffe für Planung und Bau• Erläuterung durch zitierbare Texte•Querverweise zu Normen, Gesetzen•Definitionen auch in Englisch• deutsch / österreichisch sind zwei

verschiedene Fachsprachen• eWB wird laufend erweitert•woerterbuch.pmtools.eu

Alle Module laufen auf profes-sionellen Servern mit 99,99 % Verfügbarkeit und hoher Verar-beitungsgeschwindigkeit.

Ihre (persönliche) Internetkapa-zität gibt das Tempo vor. Wir schlagen einen Anschluss mit mindestens 20 Mbit/sec realer Geschwindigkeit vor.

Gutachten zur Bewertung riskanter Projektsituationen, Analyse der Indikato-ren für sich abzeichnende Projektkrisen.

Risikomanagement als Dienstleistung, als Teil der periodischen Evaluierung

Ihrer Projekte und als Nutzen für Maß-nahmen.

Schulungen für die Arbeit mit Risiken. Schulungen zur Einführung der Inter-

nettools.

Warum kaufen? Mieten Sie die Programme die Sie brauchen, so lange

wie notwendig. Sie bestimmen die Projektarbeit.

online tools für klar definierte Arbeitsbereiche und Prozesse aus dem Bauprojektmanagement.

Bringen Sie Strukturen und Dokumentations-qualität in ihre Projektarbeit.

Entscheidungen vereinfachen und verstetigen

Entscheidungen des AG in der Projektarbeit schon oft mühsam und dann länger als Projektarbeit warten kann. Standardisieren Sie diese Prozesse und erhöhen Sie die Effizienz in der Projektarbeit.

Sie können Risikomanagement für sich betreiben. Sie können Risikomanagement als Beitrag zur Projektar-beit im Team betrachten.

Wenn Sie jedes Jahr die zwei größten Probleme mit Risikomanagement einfangen können, sollte dies ih-ren Erfolg deutlich steigern.

Bearbeitung = Dokumentation

Viele Probleme entstehen durch die fehlende Doku-mentation. Versuchen Sie es einmal; mit der Arbeit auch zugleich die Dokumentation aufzubauen, da-raus können Sie Berichte Statusdarstellungen und ein Führungswerkzeug entwickeln.

Dokumentieren Sie jeden Schritt, in dem Sie prozess-geführt die ganz normale Arbeit erledigen.

Software kann auch einfach sein

In dem Sie unsere Programme über das Internet nut-zen. Wenn Sie auf einen eigenen Server umsteigen wollen, spielen wir Ihre Daten hinüber.

Einfacher für Sie

Sie haben Ihre Projekte im Blick. Sie können die Ar-beitsqualität steigern mit geführten Prozessen brin-gen sie Ihre Projektteams zu strukturierter Arbeit. Sie haben die Kosten im Griff, weil die Miete der online tools günstig kalkuliert ist. Mit den Übersichten und Auswertungen wissen Sie was in den Projekten los ist.

Einfach gemeinsam arbeiten

Auch die anderen Büros Ihrer Planungsteams können online mitarbeiten, damit reduzieren Sie den Koor-dinierungsaufwand, alle haben den gleichen Daten-stand, damit vereinheitlichen Sie die Formate und die Arbeit. BIM für das Projektmanagement in Planung und Bau.

Risiko Bauprojekte managen optimieren

Page 2: ProjektManagement RisikoManagement Bauprojekte ... RM.pdf · Projektarbeit, Projektmanagement, Projekt-controlling sind Werkzeuge zu eigenmoti-vierter, eigenverantwortlicher Arbeit

Risikomanagement [RM2] Risikomanagement [RM3]

RM2 ermöglicht es – ohne zusätzliche Mehrarbeit – aus den Strukturen der Einzel-bearbeitungen der vielfältigen, aber doch immer sehr vergleichbaren Tätigkeiten – In-dikatoren zu setzen, mit denen sehr früh Abweichungen, Mehrfachbearbeitungen, Terminverschiebungen erkannt und somit Haltepunkte für die Reflexion der Projektbe-arbeiter aufzeigen.

RisikoManagement (RM2) umfasst alle (not-wendigen) Tätigkeiten, Maßnahmen zur frühzeitigen, systematischen Erkennung, Analyse, Bewertung, Überwachung (Monito-ring) und Kontrolle von Risiken aus der nor-malen Bearbeitung. Erfolgreiches RM trägt dazu bei Risiken präventiv entgegenzuwirken und kann damit den Projekterfolg verbes-sern.

RM2 ist Teil eines portalbasierten Steue-rungstools [PMS], mit dem Investitionsvorha-ben über Kennzahlen aus der aktiven Arbeit strukturiert und einheitlich analysiert werden können. Projektbeteiligte können damit ihre Projekte transparent überwachen und pro-jektübergreifende Vergleiche anstellen.

Der Clou liegt darin, die „Normalarbeit“ strukturiert zu erledigen, dies bietet viele Indikatoren für die Detektion drohender Risiken und meist auch den Ansatz zu den Maßnahmen.

RM2 beobachtet die strukturierte Projektar-beit, mit einem Datenbankanalysewerkzeug, in dem Abweichungen oder zu intensive Einzelbearbeitungen detektiert werden, um daraus Bedrohungspotenziale zu erkennen, solche sind zB.

- (zu) viele Entscheidungsträger, - (zu) viele offene Entscheidungen,- (zu) viele Besprechungen,- (zu) viele gegenseitig offene Schriftstücke,- (zu) viele offene Aufgaben, - (zu) viele Änderungen oder offene ÄEVs,- (zu) viele offene, nicht fertige Pläne,- (zu) viele Bedenken (Prüf + Warnpflicht),- (zu) viele Nachträge, unerledigte,- (zu) viele offene Anträge,- (zu) viele offene Rechnungen,- (zu) viele Behinderungen, Verzögerungen,- (zu) viele Bauschäden, zu hohe Kosten,- (zu) viele Mängel.

Voraussetzung für RM2 ist: strukturierte Projektarbeit mit Werkzeugen, die Analysen über die einzelnen Arbeitsfelder vornehmen.

Im Prinzip sind die Risikoindikatoren für alle Projektabwicklungsformen und Größen gleich, weil alle Planungs- / Arbeitsschritte zu einem erfolgreichen Projekt absolviert wer-den müssen, egal in welcher Einflusssphäre sie erbracht werden.

Indikatoren für Risiken sind ein mixtum compositum aus Kennzahlen, von denen einzelne, mehrere als Ursache von Projek-tabwicklungsproblemen angesehen werden können, deren Beobachtung – mit dem geringstmöglichen Zusatzaufwand zur ei-gentlichen Projektarbeit die Möglichkeit der Risikoindikation und abgestuften Eingriffe in die Abwicklung, angemessene Maßnahmen ermöglichen sollen.

Alle Tätigkeiten, die als Indikatoren verwen-det werden, gibt es in allen Projekten; alle Aktionen + Arbeiten werden in allen Pro-jekten gebraucht, die zentrale Frage ist

• werden die Aktionen + Arbeiten struktu-riert in auswertungsfähigen Datenbanken erarbeitet (Arbeit = Dokumentation), oder

• werden die Aktionen + Arbeiten ohne Struktur, individuell nach Kenntnis und Nervenstärke der eingesetzten Mitarbeiter absolviert (zumindest Arbeit plus zusätz-licher Dokumentation plus meist auch in-dividuelle Neuerfindung der Organisation parallel zur Bearbeitung)

Alle Einzelprogramme (= Aktionen) dazu gibt es (PMTools und andere), der neue Ansatz hier ist die gesamtheitlich mögliche Auswer-tung in der Art eines Frühwarnsystems.

Das Monitoring der Projekte wird wesentlich erleichtert und verbessert, wenn die Prozesse und Strukturen abteilungs- / konzernweit klar und für alle gleich sind, wenn die Projektmit-arbeiter nicht erst die Methode oder ein Werk-zeug erfinden müssen, sondern sich auf die Anwendung konzentrieren können.

RM2 kombiniert Daten aus:- Projektaufbauorganisation- Agenda (Planung + Bau)- Risikomanagement 1- Entscheidungsmanagement- Änderungsmanagement- Behinderungsmanagement- Verzugsmanagement- Bedenkenmanagement- Mängelmanagement

Risikomanagement [RM1]

Projektarbeit ist heute auf viele Leistungsträ-ger mit individuellen, hohen Spezialisierungs-graden verteilt.

Arbeitsteilung bringt große Vorteile an Kom-petenzgewinn, gepaart mit einigen Nachtei-len in der Koordination und Kommunikation.

Eindeutige Begriffe, strukturierte Prozesse, gemeinsames Verständnis zur Abfolge und zu Arbeitsinhalten müssen mit dem Ziel ver-lässlicher Regelungen bewusst aufgebaut werden.

Neue Prozesse werden oft abgelehnt, jeden-falls deutlich kritischer betrachtet, als in ein-gefahrenen Wegen.

Zu oft wurden „gut“ gemeinte Ratschläge von externen Experten aus anderen Wirt-schaftsbereichen implementiert, die nicht „bautauglich“ waren - PMTools entwickelt Prozesse und Werkzeuge aus der Erfahrung einer 40-jährigen Arbeit in der Planungs- und Bauwirtschaft.

Die Beteiligten in Bauprojekten müssen durch logische Abfolgen in den Prozessen über-zeugt werden, dass das, was sie tun und wie sie es tun (sollen), vor allem für sie selbst Vor-teile hat, deklarierte Strukturen sind dabei hilfreich und mindern die Nachteile der Ar-beitsteilung.

RisikoManagement ist eine Arbeitsplatt-form zur Verbesserung der Organisation in Planung + Bau.

Wesentliches Ziel ist der Aufbau einer in-teraktiven prozessorientierten Plattform für die strukturierte, geordnete Bearbei-tung der jeweils einzeln zu behandeln-den Fälle.

RisikoManagement ist Teil eines umfas-senden strukturierten Projekt Management-systems, das Auftraggebern, Projektsteuerer, Planern und ausführenden Firmen die Chance bietet, direkt in die Arbeitswelt der Projekte hinein zu schauen und kooperative Routinen zu entwickeln, gemeinsames Verständnis als bessere Quelle für den Projekterfolg zu er-kennen.

Die Anwendung kann in jeder Sphäre ein-zeln oder (schrittweise) kooperativ ausgebaut werden.

Für alle Module gilt: die Bearbeitung ist zugleich die Dokumentation aller Schritte. Das strategische Ziel von PMTools: Bearbeitung = Dokumentation scheint ein wirksames Mittel, die Arbeit in den Vorder-grund zu stellen und die Dokumentation als Ergebnis des Strukturmodells und der Werk-zeuge zu verstehen.

Ziel Nr.1 ist es, die Ähnlichkeiten in der Pro-jektarbeit zu identifizieren, dafür Verfahrens-regeln, Prozesse zu definieren. Diese können dann gut beobachtet und eingeteilt in Fach-bereiche (Hoch / Tiefbau) und Projektklassen (Größe / Komplexität / eigener Aufgabenan-teil) zu Kennwerten destilliert werden, deren Beobachtung Indikatoren für Risiken aufzei-gen.

Dabei geht es nicht um Gleichschaltung, son-dern nur darum, die 2 - 3% der kritischen Abweichung zu finden, die immer wieder große Schäden auf allen Seiten (AG / AN) ver-ursachen.

Ziel Nr.2 ist auch die Verbesserung der Nor-malarbeit, Prozesse helfen Berufs- und Pro-jektanfängern sich rascher einzubringen, Strukturen bieten Sicherheit in kritischen Situationen und zugleich die Chance, dass Hilfe /Helfer nicht erst tagelang ihren Platz, ihren möglichen Beitrag analysieren müssen, sondern schneller mit der Arbeit anfangen können, weil die Strukturen und Prozesse klar sind.

Ziel Nr.3 ist Konsens über die Inhalte. Große Projekte erzeugen viele tausend Pläne und viele zehntausend Seiten Berechnungen, Verträge, Auftrags LVs, Rechnungen. Jeder der sich in unstrukturierten Situationen zu-rechtfinden soll, braucht dazu täglich 2 - 3 Stunden Suchzeit, die besser der Arbeit, der Problemlösung zukommen sollten, als der Auflösung von Vernebelung.

Chance 1: gute Strukturen bieten wortloses Verständnis, ein wesentlicher Aspekt für jene Branche, die einst den Turm zu Babel baute und damit angeblich die Sprachverwirrung ausgelöst hat.

Chance 2: Strukturen bieten Identifikation, entwickeln Zusammengehörigkeit, ein we-sentlicher Aspekt für Planer und Baufirmen, arbeitet doch jeder in Projekten, nicht im Büro!

Chance 3: man kann den Erfolg beobachten und sich auf die Inhalte der Arbeit konzen-trieren.

vertiefte Kostenkontrolle, Kostenmanagement in Großprojekten

12 05-JUN-09

die vierte Säule der Kostenkontrolle (Prognose, Trend)

Solange man im Vorentwurf oder im Entwurf steht, wird die 4.Säule der Kostendarstellung wenig Bedeutung haben, es sei denn, das Projekt ist komplex und /oder hart an der Grenze eines Kostendeckels.

Mit den ersten Vergaben entsteht folgendes Bild:

Das aus dem Gesamtbudget herausgerechnete Gewerkebudget wird in der Kostenberechnung, im Kostenanschlag, bei der Kalkulation der Bieter, im Auftrag, mit / ohne Nachträge, im Ganzen / in Details andere Zahlen erge-ben (die je nach Konjunkturlage unter oder über dem Gewerkebudget lie-gen).

Die wesentliche Frage: Wie hoch sind die �Gesamtkosten� jetzt, gestern, (morgen) kann nur noch durch Zuhilfenahme der Prognosesäule (nachvoll-ziehbar) kommuniziert werden.

Dabei werden die jeweils �sichersten� Kostenaussagen in einer aus unter-schiedlichen Blöcken zusammengesetzte 4.Säule gebündelt. Diese 4. Säule nennt man �Prognose�, gelegentlich auch �Trend�. Wesentliche Beobach-tungsplattform für die Kosten werden die Gewerke sein, in denen die realen Aufträge, Rechnungen als Abbilder individueller Vertragsbeziehungen Auf-traggeber � Auftragnehmer abgewickelt werden.

noch nicht abgerechnet

��

?noch nicht beauftragt

Rohbau in Arbeit

Planung in Arbeit

?noch nicht abgerechnet

Planung

Rohbau

KB

KS KR

Rohbau

Planung

Preisgleitung

KB

KS KR

Rohbau

Planung

noch nicht abgerechneter

Anteil AT-Stand

beauftragt und abgerechnet

Bauausführung Ausführungspl., Vergaben Entwurf VEPE Budget Aufträge Rechnungen Prognose

Budget Aufträge Rechnungen Prognose

Planung

Rohbau

die Vorteile beim Monitoring RM2 der Projektarbeit: + keiner muss zusätzlich etwas tun, + alle arbeiten auf der gleichen Plattform, + alle verwenden die gleichen Prozesse, können sich gegenseitig (aus) helfen, + die Analyse kann tages-(stunden)aktuell angesehen werden, sie ist immer sichtbar, + die Analyse kann durch Hintergrundstatistik verbessert werden, + steht dem Techniker zur Verfügung, der steuern soll,ohne auf Analysten zu warten, + RM2 orientiert sich an realen Ergebnissen der normalen Arbeit.

die Nachteile: - datenbankunterstützte, prozessorientierte Programme, die strukturierte Normalarbeit,

strukturiertes prozessartiges Arbeiten ermöglichen und einfordern - kein Excel oder Word als Strukturwerkzeug, sehr wohl aber als Arbeitsblatt für Einzel-

bearbeitungen

!

Bruegel,P., KHM Wien, Turmbau zu Babel

RM1 bearbeitet Risiken als konkrete Fall-konstellationen, um die einzelnen Konstel-lationen beobachten, beurteilen zu können und die Maßnahmen in die Aufgabenver-waltung der Projektbeteiligten einzubringen, die Fortschritte / Erfüllungsgrade transparent darzustellen.

RM1 befasst sich mit verbal beschriebenen / beschreibbaren Risiken, die im Zuge der Projektarbeit erkannt oder systematisch erarbeitet werden. Es ist eine Arbeits-, Steu-erungs- und Dokumentationsplattform zur periodischen (laufenden) Erfassung und Beobachtung von Risiken und Chancen in Projekten.

RM1 bietet eine methodische Anleitung um Risiken zu erkennen, zu bearbeiten, Maß-nahmen zu verfolgen und in Review-Berich-ten zu reporten.

Zu diesen Risiken zählen allgemeine / kon-krete Bedrohungspotenziale aber auch Prognoseunschärfen bezogen auf Kosten / Termine, die mit der phasenweise vertief-ten Projektarbeit geringer werden sollten, dennoch aber, zT. über die Inbetriebnahme hinaus, projektimmanent sind.

RM1 ist für Auftraggeber, Projektsteuerer, Planer und ausführende Unternehmen kon-zipiert.

Die Bewertung erfolgt nach mehreren Krite-rien, bezogen auf die Auswirkungen auf- Termine,- Budget,- Qualitäten / Quantitäten,- Nutzen / Nutzung,- Team und Umwelt,

z.T. mit Korrekturfaktoren über die Eintritts-wahrscheinlichkeit.

Für einzelne Risikoarten können projektindi-viduell Akzeptanzschwellenwerte festgelegt werden. Die Summe der Einzelrisiken wird mit den Projektschwellenwerten verglichen, womit ggf. ad hoc Reporting an übergeord-nete Gremien auslöst wird.

Eine mehrstufige Analyseliste, die projekt-individuell fortgeschrieben werden kann, bietet einen Raster für den Einstieg in die Arbeit mit Risiken.

Mehrere Projekte können zu Abteilungen, Programmen zusammengefasst und für die Eskalationsebenen aufbereitet werden.

Optional kann RM1 mit 2 Bewertungse-benen z.B. Projekt-Eigeneinschätzung und Einschätzung durch Risk Manager parallel betrieben werden, um die Bandbreite der Standpunkte offen diskutieren zu können.

RisikoManagement1.pmtools.eu

RM3 ermöglicht für jene Risiken, die in der projektindividuellen Skala als Bedrohungs-potenzial für die Errichtungskosten erkannt wurden, die Kostenfolgen darzustellen.

RM3 Risiken sind deutlich konkreter wie jene aus RM1+2, idR. sind sie durch Mehr-kostenforderungen, Claims hinterlegt, ihre Tragweite oder Eintrittswahrscheinlichkeit jedoch noch strittig.

RM3 bildet diese Risiken in Szenarien, best-mid-worst-case ab, um die Daten des Ko-stenManagements in der Bandbreite der möglichen Trends darzustellen.

RM3 ist Teil einer über 35 Jahre laufenden Entwicklung einer umfangreichen Kosten-Management-Plattform, die speziell für Bau-projekte erarbeitet wurde.

Kostenmanagement ist, über die Kosten-kontrolle hinaus, die Durcharbeitung

• der Budgets, der AEVs, der Umbuchun-gen zum Ausgleich von Vergabegewin-nen / Verlusten, sowie der Reserven und die Bearbeitung der Indices,

• der Aufträge, der offenen Aufträge und deren Bewertung, jeweils im Vergleich mit der Summe der Budgetbestandteile,

• der Rechnungen, der offenen Rech-nungen, der aus der Abrechnung ermit-telbaren Mehrungen und Minderungen, jeweils im Vergleich mit den Summen der Auftragsstände und Budgets,

+ Interpretation der Ergebnisse der 3 Säulen (Budget, Aufträge, Rechnungen) auf das wahrscheinlichste Gesamtergebnis (Trend = Prognose).

Die KostenManagement Plattform vergleicht tagesaktuell die Parameter aus- Budget (Soll-Kostenentwicklung)- Aufträgen, offene Aufträge, Risiken- Rechnungen, offene Rechnungen

und bietet Regeln für die Aufstellung der Prognose auf die Schlussrechnungen.

Die Beobachtung der 4 Säulen ist keine Metapher, sie bildet sich konsequent in der Kostenmanagement-Hauptübersicht, in den tagesaktuellen Zahlen ab.

KostenManagement.pmtools.eu

 

Hans Lechner ZT GmbH I Lerchenfelderstraße 65 I 1070 Wien Druck:16.11.15 1 / 2

RIM

.pm

tool

s.eu

418 – Neubau eines Bankgebäudes Risikoliste RiM1 R.Nr. RK Zust. Bezeichnung Kategorie erfasst am Status Potential

(€)(d) TW

alt TWneu

Trd

R 0 001.00.00 C 042.00 Gesetzliche Änderung

Änderung gesetztl./rechtl. Rahmenbedingungen, Änderung der Steuerge-setzgebung

rechtl. 27-JAN-12 i.A. 0 000 0 4

R 0 002.00.00 C 042.00 Anrainerbeschwerden

Anrainerbeschwerden sind aufgrund von Fehlkommunikation möglich

Reput 05-OKT-15 i.A. 0 000 1 1

R 0 004.00.00 C 110.00 Ausstieg TZ

angenommene Abschlagszahlung ist zu gering (MV bis 2020), Miete und BK bis 2020 Kosten, die über vertraglich Mietvereinbarung hinausgehen (z.B. Rückbaukosten, Haftungen etc.) sind nicht berücksichtigt.

Finanz 20-FEB-13 i.A. 1.250.000

000 0 3

R 0 003.00.00 C 042.00 Archäologische Funde

Archäologische Funde im Baugrund möglich

Termin 27-MÄR-12 off. 0 000 4 1

R 0 005.00.00 C 042.00 Mietervorgaben vor Baubeginn

rechtzeitige Bekanntgabe der erforderlichen Angaben zu den erforderlichen Terminen an die Verantwortlichen Organisation und Logistik, sorgfältige Erarbeitung der Nutzeranforderungen, Festlegung Redaktionsschluss

Finanz i.A. 0 000 1 1

R 0 006.00.00 B 042.00 Verspätete Einmeldung von Nutzeranforderungen

verspätete Lieferung Angaben zu Anforderungen Mieterausbau, Anforderungen aus der Belegungsplanung, z.B. Mengenmehrungen, Leistungsänderungen nach Beauftragung des Innenausbaus

Finanz 02-OKT-13 980.000 000 5 4

AG-seitig als Planungsprojekt sowie GU / TU Projekt 1 von 2

Analyse der Normalarbeit Monitoringblatt RM2PL Nutzer Planer B° B/W SUBs KORR offen

Projekstruktur, Aufbauorga. Marhold 6 12 16Kostenziel TDE Terminziel

Ziele Kosten, Termine 13.000

Bewertung nur für risk MgrRisikoklasse Risikostatus

Projektklasse / Risikostatus 3B° Periode bei E2 offen RM1

RisikoManagement 1 116 1 4 +68EEVs erl. EEVs daraus Kosten TDE iA + IE offene Kosten TDE

EntscheidungsManagement 221 1 4 1.950 95ÄEVs daraus Kosten TDE iA + IE offene Kosten TDE

ÄnderungsManagement 196 1 4 +2350 +825erl. AgV iA offene AgV

Planung AgV 1.280 2 2 142 980Anzahl Soll Ist BDM BDM offen offene Pläne

Planverwaltung PVW 615 240 96 375BDM BDM offen

Bedenken zur Planung 80KS1 KS2 KS3 ÄEVs zu KB1

Kostenplanung KOP 11.500GEW AEV offen AT oAT oRE

Kostenkontrolle KOK 23 28

BehinderungsManagment 125 1 1 30

VerzugsManagement 342 1 1 270

MängelManagement Uher 625 480 145

GEW

26

1

84

132RE

bei E3

178

800

110

bei E1

6 3

MoserTausig

12.500

1,265

schreibintensiv

4254

11.800

68

16.02.19

problematischB

21 43

19 34

erl. ÄEVs

143

158

Neubau eines Lehrgebäudes …

Deckblätter VS / Ind.

8084

problematischKB1 POS

19 34

Risikomanagement RM2, analysiert die laufende Bearbeitung eines Projektes, wenn dieses mit Modulen von PMTools bearbeitet wird, dann können Soll/Ist Vergleiche, auffällige Häufungen von Planergänzungen, (zu) viele offene Bearbeitungs-punkte täglich analysiert werden, und die notwendigen Maßnahmen beobachtbar gemacht werdn. Die l zeigen die per 2016 beobachtbaren Arbeitsbereiche.

Page 3: ProjektManagement RisikoManagement Bauprojekte ... RM.pdf · Projektarbeit, Projektmanagement, Projekt-controlling sind Werkzeuge zu eigenmoti-vierter, eigenverantwortlicher Arbeit

Risikomanagement [RM2] Risikomanagement [RM3]

RM2 ermöglicht es – ohne zusätzliche Mehrarbeit – aus den Strukturen der Einzel-bearbeitungen der vielfältigen, aber doch immer sehr vergleichbaren Tätigkeiten – In-dikatoren zu setzen, mit denen sehr früh Abweichungen, Mehrfachbearbeitungen, Terminverschiebungen erkannt und somit Haltepunkte für die Reflexion der Projektbe-arbeiter aufzeigen.

RisikoManagement (RM2) umfasst alle (not-wendigen) Tätigkeiten, Maßnahmen zur frühzeitigen, systematischen Erkennung, Analyse, Bewertung, Überwachung (Monito-ring) und Kontrolle von Risiken aus der nor-malen Bearbeitung. Erfolgreiches RM trägt dazu bei Risiken präventiv entgegenzuwirken und kann damit den Projekterfolg verbes-sern.

RM2 ist Teil eines portalbasierten Steue-rungstools [PMS], mit dem Investitionsvorha-ben über Kennzahlen aus der aktiven Arbeit strukturiert und einheitlich analysiert werden können. Projektbeteiligte können damit ihre Projekte transparent überwachen und pro-jektübergreifende Vergleiche anstellen.

Der Clou liegt darin, die „Normalarbeit“ strukturiert zu erledigen, dies bietet viele Indikatoren für die Detektion drohender Risiken und meist auch den Ansatz zu den Maßnahmen.

RM2 beobachtet die strukturierte Projektar-beit, mit einem Datenbankanalysewerkzeug, in dem Abweichungen oder zu intensive Einzelbearbeitungen detektiert werden, um daraus Bedrohungspotenziale zu erkennen, solche sind zB.

- (zu) viele Entscheidungsträger, - (zu) viele offene Entscheidungen,- (zu) viele Besprechungen,- (zu) viele gegenseitig offene Schriftstücke,- (zu) viele offene Aufgaben, - (zu) viele Änderungen oder offene ÄEVs,- (zu) viele offene, nicht fertige Pläne,- (zu) viele Bedenken (Prüf + Warnpflicht),- (zu) viele Nachträge, unerledigte,- (zu) viele offene Anträge,- (zu) viele offene Rechnungen,- (zu) viele Behinderungen, Verzögerungen,- (zu) viele Bauschäden, zu hohe Kosten,- (zu) viele Mängel.

Voraussetzung für RM2 ist: strukturierte Projektarbeit mit Werkzeugen, die Analysen über die einzelnen Arbeitsfelder vornehmen.

Im Prinzip sind die Risikoindikatoren für alle Projektabwicklungsformen und Größen gleich, weil alle Planungs- / Arbeitsschritte zu einem erfolgreichen Projekt absolviert wer-den müssen, egal in welcher Einflusssphäre sie erbracht werden.

Indikatoren für Risiken sind ein mixtum compositum aus Kennzahlen, von denen einzelne, mehrere als Ursache von Projek-tabwicklungsproblemen angesehen werden können, deren Beobachtung – mit dem geringstmöglichen Zusatzaufwand zur ei-gentlichen Projektarbeit die Möglichkeit der Risikoindikation und abgestuften Eingriffe in die Abwicklung, angemessene Maßnahmen ermöglichen sollen.

Alle Tätigkeiten, die als Indikatoren verwen-det werden, gibt es in allen Projekten; alle Aktionen + Arbeiten werden in allen Pro-jekten gebraucht, die zentrale Frage ist

• werden die Aktionen + Arbeiten struktu-riert in auswertungsfähigen Datenbanken erarbeitet (Arbeit = Dokumentation), oder

• werden die Aktionen + Arbeiten ohne Struktur, individuell nach Kenntnis und Nervenstärke der eingesetzten Mitarbeiter absolviert (zumindest Arbeit plus zusätz-licher Dokumentation plus meist auch in-dividuelle Neuerfindung der Organisation parallel zur Bearbeitung)

Alle Einzelprogramme (= Aktionen) dazu gibt es (PMTools und andere), der neue Ansatz hier ist die gesamtheitlich mögliche Auswer-tung in der Art eines Frühwarnsystems.

Das Monitoring der Projekte wird wesentlich erleichtert und verbessert, wenn die Prozesse und Strukturen abteilungs- / konzernweit klar und für alle gleich sind, wenn die Projektmit-arbeiter nicht erst die Methode oder ein Werk-zeug erfinden müssen, sondern sich auf die Anwendung konzentrieren können.

RM2 kombiniert Daten aus:- Projektaufbauorganisation- Agenda (Planung + Bau)- Risikomanagement 1- Entscheidungsmanagement- Änderungsmanagement- Behinderungsmanagement- Verzugsmanagement- Bedenkenmanagement- Mängelmanagement

Risikomanagement [RM1]

Projektarbeit ist heute auf viele Leistungsträ-ger mit individuellen, hohen Spezialisierungs-graden verteilt.

Arbeitsteilung bringt große Vorteile an Kom-petenzgewinn, gepaart mit einigen Nachtei-len in der Koordination und Kommunikation.

Eindeutige Begriffe, strukturierte Prozesse, gemeinsames Verständnis zur Abfolge und zu Arbeitsinhalten müssen mit dem Ziel ver-lässlicher Regelungen bewusst aufgebaut werden.

Neue Prozesse werden oft abgelehnt, jeden-falls deutlich kritischer betrachtet, als in ein-gefahrenen Wegen.

Zu oft wurden „gut“ gemeinte Ratschläge von externen Experten aus anderen Wirt-schaftsbereichen implementiert, die nicht „bautauglich“ waren - PMTools entwickelt Prozesse und Werkzeuge aus der Erfahrung einer 40-jährigen Arbeit in der Planungs- und Bauwirtschaft.

Die Beteiligten in Bauprojekten müssen durch logische Abfolgen in den Prozessen über-zeugt werden, dass das, was sie tun und wie sie es tun (sollen), vor allem für sie selbst Vor-teile hat, deklarierte Strukturen sind dabei hilfreich und mindern die Nachteile der Ar-beitsteilung.

RisikoManagement ist eine Arbeitsplatt-form zur Verbesserung der Organisation in Planung + Bau.

Wesentliches Ziel ist der Aufbau einer in-teraktiven prozessorientierten Plattform für die strukturierte, geordnete Bearbei-tung der jeweils einzeln zu behandeln-den Fälle.

RisikoManagement ist Teil eines umfas-senden strukturierten Projekt Management-systems, das Auftraggebern, Projektsteuerer, Planern und ausführenden Firmen die Chance bietet, direkt in die Arbeitswelt der Projekte hinein zu schauen und kooperative Routinen zu entwickeln, gemeinsames Verständnis als bessere Quelle für den Projekterfolg zu er-kennen.

Die Anwendung kann in jeder Sphäre ein-zeln oder (schrittweise) kooperativ ausgebaut werden.

Für alle Module gilt: die Bearbeitung ist zugleich die Dokumentation aller Schritte. Das strategische Ziel von PMTools: Bearbeitung = Dokumentation scheint ein wirksames Mittel, die Arbeit in den Vorder-grund zu stellen und die Dokumentation als Ergebnis des Strukturmodells und der Werk-zeuge zu verstehen.

Ziel Nr.1 ist es, die Ähnlichkeiten in der Pro-jektarbeit zu identifizieren, dafür Verfahrens-regeln, Prozesse zu definieren. Diese können dann gut beobachtet und eingeteilt in Fach-bereiche (Hoch / Tiefbau) und Projektklassen (Größe / Komplexität / eigener Aufgabenan-teil) zu Kennwerten destilliert werden, deren Beobachtung Indikatoren für Risiken aufzei-gen.

Dabei geht es nicht um Gleichschaltung, son-dern nur darum, die 2 - 3% der kritischen Abweichung zu finden, die immer wieder große Schäden auf allen Seiten (AG / AN) ver-ursachen.

Ziel Nr.2 ist auch die Verbesserung der Nor-malarbeit, Prozesse helfen Berufs- und Pro-jektanfängern sich rascher einzubringen, Strukturen bieten Sicherheit in kritischen Situationen und zugleich die Chance, dass Hilfe /Helfer nicht erst tagelang ihren Platz, ihren möglichen Beitrag analysieren müssen, sondern schneller mit der Arbeit anfangen können, weil die Strukturen und Prozesse klar sind.

Ziel Nr.3 ist Konsens über die Inhalte. Große Projekte erzeugen viele tausend Pläne und viele zehntausend Seiten Berechnungen, Verträge, Auftrags LVs, Rechnungen. Jeder der sich in unstrukturierten Situationen zu-rechtfinden soll, braucht dazu täglich 2 - 3 Stunden Suchzeit, die besser der Arbeit, der Problemlösung zukommen sollten, als der Auflösung von Vernebelung.

Chance 1: gute Strukturen bieten wortloses Verständnis, ein wesentlicher Aspekt für jene Branche, die einst den Turm zu Babel baute und damit angeblich die Sprachverwirrung ausgelöst hat.

Chance 2: Strukturen bieten Identifikation, entwickeln Zusammengehörigkeit, ein we-sentlicher Aspekt für Planer und Baufirmen, arbeitet doch jeder in Projekten, nicht im Büro!

Chance 3: man kann den Erfolg beobachten und sich auf die Inhalte der Arbeit konzen-trieren.

vertiefte Kostenkontrolle, Kostenmanagement in Großprojekten

12 05-JUN-09

die vierte Säule der Kostenkontrolle (Prognose, Trend)

Solange man im Vorentwurf oder im Entwurf steht, wird die 4.Säule der Kostendarstellung wenig Bedeutung haben, es sei denn, das Projekt ist komplex und /oder hart an der Grenze eines Kostendeckels.

Mit den ersten Vergaben entsteht folgendes Bild:

Das aus dem Gesamtbudget herausgerechnete Gewerkebudget wird in der Kostenberechnung, im Kostenanschlag, bei der Kalkulation der Bieter, im Auftrag, mit / ohne Nachträge, im Ganzen / in Details andere Zahlen erge-ben (die je nach Konjunkturlage unter oder über dem Gewerkebudget lie-gen).

Die wesentliche Frage: Wie hoch sind die �Gesamtkosten� jetzt, gestern, (morgen) kann nur noch durch Zuhilfenahme der Prognosesäule (nachvoll-ziehbar) kommuniziert werden.

Dabei werden die jeweils �sichersten� Kostenaussagen in einer aus unter-schiedlichen Blöcken zusammengesetzte 4.Säule gebündelt. Diese 4. Säule nennt man �Prognose�, gelegentlich auch �Trend�. Wesentliche Beobach-tungsplattform für die Kosten werden die Gewerke sein, in denen die realen Aufträge, Rechnungen als Abbilder individueller Vertragsbeziehungen Auf-traggeber � Auftragnehmer abgewickelt werden.

noch nicht abgerechnet

��

?noch nicht beauftragt

Rohbau in Arbeit

Planung in Arbeit

?noch nicht abgerechnet

Planung

Rohbau

KB

KS KR

Rohbau

Planung

Preisgleitung

KB

KS KR

Rohbau

Planung

noch nicht abgerechneter

Anteil AT-Stand

beauftragt und abgerechnet

Bauausführung Ausführungspl., Vergaben Entwurf VEPE Budget Aufträge Rechnungen Prognose

Budget Aufträge Rechnungen Prognose

Planung

Rohbau

die Vorteile beim Monitoring RM2 der Projektarbeit: + keiner muss zusätzlich etwas tun, + alle arbeiten auf der gleichen Plattform, + alle verwenden die gleichen Prozesse, können sich gegenseitig (aus) helfen, + die Analyse kann tages-(stunden)aktuell angesehen werden, sie ist immer sichtbar, + die Analyse kann durch Hintergrundstatistik verbessert werden, + steht dem Techniker zur Verfügung, der steuern soll,ohne auf Analysten zu warten, + RM2 orientiert sich an realen Ergebnissen der normalen Arbeit.

die Nachteile: - datenbankunterstützte, prozessorientierte Programme, die strukturierte Normalarbeit,

strukturiertes prozessartiges Arbeiten ermöglichen und einfordern - kein Excel oder Word als Strukturwerkzeug, sehr wohl aber als Arbeitsblatt für Einzel-

bearbeitungen

!

Bruegel,P., KHM Wien, Turmbau zu Babel

RM1 bearbeitet Risiken als konkrete Fall-konstellationen, um die einzelnen Konstel-lationen beobachten, beurteilen zu können und die Maßnahmen in die Aufgabenver-waltung der Projektbeteiligten einzubringen, die Fortschritte / Erfüllungsgrade transparent darzustellen.

RM1 befasst sich mit verbal beschriebenen / beschreibbaren Risiken, die im Zuge der Projektarbeit erkannt oder systematisch erarbeitet werden. Es ist eine Arbeits-, Steu-erungs- und Dokumentationsplattform zur periodischen (laufenden) Erfassung und Beobachtung von Risiken und Chancen in Projekten.

RM1 bietet eine methodische Anleitung um Risiken zu erkennen, zu bearbeiten, Maß-nahmen zu verfolgen und in Review-Berich-ten zu reporten.

Zu diesen Risiken zählen allgemeine / kon-krete Bedrohungspotenziale aber auch Prognoseunschärfen bezogen auf Kosten / Termine, die mit der phasenweise vertief-ten Projektarbeit geringer werden sollten, dennoch aber, zT. über die Inbetriebnahme hinaus, projektimmanent sind.

RM1 ist für Auftraggeber, Projektsteuerer, Planer und ausführende Unternehmen kon-zipiert.

Die Bewertung erfolgt nach mehreren Krite-rien, bezogen auf die Auswirkungen auf- Termine,- Budget,- Qualitäten / Quantitäten,- Nutzen / Nutzung,- Team und Umwelt,

z.T. mit Korrekturfaktoren über die Eintritts-wahrscheinlichkeit.

Für einzelne Risikoarten können projektindi-viduell Akzeptanzschwellenwerte festgelegt werden. Die Summe der Einzelrisiken wird mit den Projektschwellenwerten verglichen, womit ggf. ad hoc Reporting an übergeord-nete Gremien auslöst wird.

Eine mehrstufige Analyseliste, die projekt-individuell fortgeschrieben werden kann, bietet einen Raster für den Einstieg in die Arbeit mit Risiken.

Mehrere Projekte können zu Abteilungen, Programmen zusammengefasst und für die Eskalationsebenen aufbereitet werden.

Optional kann RM1 mit 2 Bewertungse-benen z.B. Projekt-Eigeneinschätzung und Einschätzung durch Risk Manager parallel betrieben werden, um die Bandbreite der Standpunkte offen diskutieren zu können.

RisikoManagement1.pmtools.eu

RM3 ermöglicht für jene Risiken, die in der projektindividuellen Skala als Bedrohungs-potenzial für die Errichtungskosten erkannt wurden, die Kostenfolgen darzustellen.

RM3 Risiken sind deutlich konkreter wie jene aus RM1+2, idR. sind sie durch Mehr-kostenforderungen, Claims hinterlegt, ihre Tragweite oder Eintrittswahrscheinlichkeit jedoch noch strittig.

RM3 bildet diese Risiken in Szenarien, best-mid-worst-case ab, um die Daten des Ko-stenManagements in der Bandbreite der möglichen Trends darzustellen.

RM3 ist Teil einer über 35 Jahre laufenden Entwicklung einer umfangreichen Kosten-Management-Plattform, die speziell für Bau-projekte erarbeitet wurde.

Kostenmanagement ist, über die Kosten-kontrolle hinaus, die Durcharbeitung

• der Budgets, der AEVs, der Umbuchun-gen zum Ausgleich von Vergabegewin-nen / Verlusten, sowie der Reserven und die Bearbeitung der Indices,

• der Aufträge, der offenen Aufträge und deren Bewertung, jeweils im Vergleich mit der Summe der Budgetbestandteile,

• der Rechnungen, der offenen Rech-nungen, der aus der Abrechnung ermit-telbaren Mehrungen und Minderungen, jeweils im Vergleich mit den Summen der Auftragsstände und Budgets,

+ Interpretation der Ergebnisse der 3 Säulen (Budget, Aufträge, Rechnungen) auf das wahrscheinlichste Gesamtergebnis (Trend = Prognose).

Die KostenManagement Plattform vergleicht tagesaktuell die Parameter aus- Budget (Soll-Kostenentwicklung)- Aufträgen, offene Aufträge, Risiken- Rechnungen, offene Rechnungen

und bietet Regeln für die Aufstellung der Prognose auf die Schlussrechnungen.

Die Beobachtung der 4 Säulen ist keine Metapher, sie bildet sich konsequent in der Kostenmanagement-Hauptübersicht, in den tagesaktuellen Zahlen ab.

KostenManagement.pmtools.eu

 

Hans Lechner ZT GmbH I Lerchenfelderstraße 65 I 1070 Wien Druck:16.11.15 1 / 2

RIM

.pm

tool

s.eu

418 – Neubau eines Bankgebäudes Risikoliste RiM1 R.Nr. RK Zust. Bezeichnung Kategorie erfasst am Status Potential

(€)(d) TW

alt TWneu

Trd

R 0 001.00.00 C 042.00 Gesetzliche Änderung

Änderung gesetztl./rechtl. Rahmenbedingungen, Änderung der Steuerge-setzgebung

rechtl. 27-JAN-12 i.A. 0 000 0 4

R 0 002.00.00 C 042.00 Anrainerbeschwerden

Anrainerbeschwerden sind aufgrund von Fehlkommunikation möglich

Reput 05-OKT-15 i.A. 0 000 1 1

R 0 004.00.00 C 110.00 Ausstieg TZ

angenommene Abschlagszahlung ist zu gering (MV bis 2020), Miete und BK bis 2020 Kosten, die über vertraglich Mietvereinbarung hinausgehen (z.B. Rückbaukosten, Haftungen etc.) sind nicht berücksichtigt.

Finanz 20-FEB-13 i.A. 1.250.000

000 0 3

R 0 003.00.00 C 042.00 Archäologische Funde

Archäologische Funde im Baugrund möglich

Termin 27-MÄR-12 off. 0 000 4 1

R 0 005.00.00 C 042.00 Mietervorgaben vor Baubeginn

rechtzeitige Bekanntgabe der erforderlichen Angaben zu den erforderlichen Terminen an die Verantwortlichen Organisation und Logistik, sorgfältige Erarbeitung der Nutzeranforderungen, Festlegung Redaktionsschluss

Finanz i.A. 0 000 1 1

R 0 006.00.00 B 042.00 Verspätete Einmeldung von Nutzeranforderungen

verspätete Lieferung Angaben zu Anforderungen Mieterausbau, Anforderungen aus der Belegungsplanung, z.B. Mengenmehrungen, Leistungsänderungen nach Beauftragung des Innenausbaus

Finanz 02-OKT-13 980.000 000 5 4

AG-seitig als Planungsprojekt sowie GU / TU Projekt 1 von 2

Analyse der Normalarbeit Monitoringblatt RM2PL Nutzer Planer B° B/W SUBs KORR offen

Projekstruktur, Aufbauorga. Marhold 6 12 16Kostenziel TDE Terminziel

Ziele Kosten, Termine 13.000

Bewertung nur für risk MgrRisikoklasse Risikostatus

Projektklasse / Risikostatus 3B° Periode bei E2 offen RM1

RisikoManagement 1 116 1 4 +68EEVs erl. EEVs daraus Kosten TDE iA + IE offene Kosten TDE

EntscheidungsManagement 221 1 4 1.950 95ÄEVs daraus Kosten TDE iA + IE offene Kosten TDE

ÄnderungsManagement 196 1 4 +2350 +825erl. AgV iA offene AgV

Planung AgV 1.280 2 2 142 980Anzahl Soll Ist BDM BDM offen offene Pläne

Planverwaltung PVW 615 240 96 375BDM BDM offen

Bedenken zur Planung 80KS1 KS2 KS3 ÄEVs zu KB1

Kostenplanung KOP 11.500GEW AEV offen AT oAT oRE

Kostenkontrolle KOK 23 28

BehinderungsManagment 125 1 1 30

VerzugsManagement 342 1 1 270

MängelManagement Uher 625 480 145

GEW

26

1

84

132RE

bei E3

178

800

110

bei E1

6 3

MoserTausig

12.500

1,265

schreibintensiv

4254

11.800

68

16.02.19

problematischB

21 43

19 34

erl. ÄEVs

143

158

Neubau eines Lehrgebäudes …

Deckblätter VS / Ind.

8084

problematischKB1 POS

19 34

Risikomanagement RM2, analysiert die laufende Bearbeitung eines Projektes, wenn dieses mit Modulen von PMTools bearbeitet wird, dann können Soll/Ist Vergleiche, auffällige Häufungen von Planergänzungen, (zu) viele offene Bearbeitungs-punkte täglich analysiert werden, und die notwendigen Maßnahmen beobachtbar gemacht werdn. Die l zeigen die per 2016 beobachtbaren Arbeitsbereiche.

Page 4: ProjektManagement RisikoManagement Bauprojekte ... RM.pdf · Projektarbeit, Projektmanagement, Projekt-controlling sind Werkzeuge zu eigenmoti-vierter, eigenverantwortlicher Arbeit

Risikomanagement [RM2] Risikomanagement [RM3]

RM2 ermöglicht es – ohne zusätzliche Mehrarbeit – aus den Strukturen der Einzel-bearbeitungen der vielfältigen, aber doch immer sehr vergleichbaren Tätigkeiten – In-dikatoren zu setzen, mit denen sehr früh Abweichungen, Mehrfachbearbeitungen, Terminverschiebungen erkannt und somit Haltepunkte für die Reflexion der Projektbe-arbeiter aufzeigen.

RisikoManagement (RM2) umfasst alle (not-wendigen) Tätigkeiten, Maßnahmen zur frühzeitigen, systematischen Erkennung, Analyse, Bewertung, Überwachung (Monito-ring) und Kontrolle von Risiken aus der nor-malen Bearbeitung. Erfolgreiches RM trägt dazu bei Risiken präventiv entgegenzuwirken und kann damit den Projekterfolg verbes-sern.

RM2 ist Teil eines portalbasierten Steue-rungstools [PMS], mit dem Investitionsvorha-ben über Kennzahlen aus der aktiven Arbeit strukturiert und einheitlich analysiert werden können. Projektbeteiligte können damit ihre Projekte transparent überwachen und pro-jektübergreifende Vergleiche anstellen.

Der Clou liegt darin, die „Normalarbeit“ strukturiert zu erledigen, dies bietet viele Indikatoren für die Detektion drohender Risiken und meist auch den Ansatz zu den Maßnahmen.

RM2 beobachtet die strukturierte Projektar-beit, mit einem Datenbankanalysewerkzeug, in dem Abweichungen oder zu intensive Einzelbearbeitungen detektiert werden, um daraus Bedrohungspotenziale zu erkennen, solche sind zB.

- (zu) viele Entscheidungsträger, - (zu) viele offene Entscheidungen,- (zu) viele Besprechungen,- (zu) viele gegenseitig offene Schriftstücke,- (zu) viele offene Aufgaben, - (zu) viele Änderungen oder offene ÄEVs,- (zu) viele offene, nicht fertige Pläne,- (zu) viele Bedenken (Prüf + Warnpflicht),- (zu) viele Nachträge, unerledigte,- (zu) viele offene Anträge,- (zu) viele offene Rechnungen,- (zu) viele Behinderungen, Verzögerungen,- (zu) viele Bauschäden, zu hohe Kosten,- (zu) viele Mängel.

Voraussetzung für RM2 ist: strukturierte Projektarbeit mit Werkzeugen, die Analysen über die einzelnen Arbeitsfelder vornehmen.

Im Prinzip sind die Risikoindikatoren für alle Projektabwicklungsformen und Größen gleich, weil alle Planungs- / Arbeitsschritte zu einem erfolgreichen Projekt absolviert wer-den müssen, egal in welcher Einflusssphäre sie erbracht werden.

Indikatoren für Risiken sind ein mixtum compositum aus Kennzahlen, von denen einzelne, mehrere als Ursache von Projek-tabwicklungsproblemen angesehen werden können, deren Beobachtung – mit dem geringstmöglichen Zusatzaufwand zur ei-gentlichen Projektarbeit die Möglichkeit der Risikoindikation und abgestuften Eingriffe in die Abwicklung, angemessene Maßnahmen ermöglichen sollen.

Alle Tätigkeiten, die als Indikatoren verwen-det werden, gibt es in allen Projekten; alle Aktionen + Arbeiten werden in allen Pro-jekten gebraucht, die zentrale Frage ist

• werden die Aktionen + Arbeiten struktu-riert in auswertungsfähigen Datenbanken erarbeitet (Arbeit = Dokumentation), oder

• werden die Aktionen + Arbeiten ohne Struktur, individuell nach Kenntnis und Nervenstärke der eingesetzten Mitarbeiter absolviert (zumindest Arbeit plus zusätz-licher Dokumentation plus meist auch in-dividuelle Neuerfindung der Organisation parallel zur Bearbeitung)

Alle Einzelprogramme (= Aktionen) dazu gibt es (PMTools und andere), der neue Ansatz hier ist die gesamtheitlich mögliche Auswer-tung in der Art eines Frühwarnsystems.

Das Monitoring der Projekte wird wesentlich erleichtert und verbessert, wenn die Prozesse und Strukturen abteilungs- / konzernweit klar und für alle gleich sind, wenn die Projektmit-arbeiter nicht erst die Methode oder ein Werk-zeug erfinden müssen, sondern sich auf die Anwendung konzentrieren können.

RM2 kombiniert Daten aus:- Projektaufbauorganisation- Agenda (Planung + Bau)- Risikomanagement 1- Entscheidungsmanagement- Änderungsmanagement- Behinderungsmanagement- Verzugsmanagement- Bedenkenmanagement- Mängelmanagement

Risikomanagement [RM1]

Projektarbeit ist heute auf viele Leistungsträ-ger mit individuellen, hohen Spezialisierungs-graden verteilt.

Arbeitsteilung bringt große Vorteile an Kom-petenzgewinn, gepaart mit einigen Nachtei-len in der Koordination und Kommunikation.

Eindeutige Begriffe, strukturierte Prozesse, gemeinsames Verständnis zur Abfolge und zu Arbeitsinhalten müssen mit dem Ziel ver-lässlicher Regelungen bewusst aufgebaut werden.

Neue Prozesse werden oft abgelehnt, jeden-falls deutlich kritischer betrachtet, als in ein-gefahrenen Wegen.

Zu oft wurden „gut“ gemeinte Ratschläge von externen Experten aus anderen Wirt-schaftsbereichen implementiert, die nicht „bautauglich“ waren - PMTools entwickelt Prozesse und Werkzeuge aus der Erfahrung einer 40-jährigen Arbeit in der Planungs- und Bauwirtschaft.

Die Beteiligten in Bauprojekten müssen durch logische Abfolgen in den Prozessen über-zeugt werden, dass das, was sie tun und wie sie es tun (sollen), vor allem für sie selbst Vor-teile hat, deklarierte Strukturen sind dabei hilfreich und mindern die Nachteile der Ar-beitsteilung.

RisikoManagement ist eine Arbeitsplatt-form zur Verbesserung der Organisation in Planung + Bau.

Wesentliches Ziel ist der Aufbau einer in-teraktiven prozessorientierten Plattform für die strukturierte, geordnete Bearbei-tung der jeweils einzeln zu behandeln-den Fälle.

RisikoManagement ist Teil eines umfas-senden strukturierten Projekt Management-systems, das Auftraggebern, Projektsteuerer, Planern und ausführenden Firmen die Chance bietet, direkt in die Arbeitswelt der Projekte hinein zu schauen und kooperative Routinen zu entwickeln, gemeinsames Verständnis als bessere Quelle für den Projekterfolg zu er-kennen.

Die Anwendung kann in jeder Sphäre ein-zeln oder (schrittweise) kooperativ ausgebaut werden.

Für alle Module gilt: die Bearbeitung ist zugleich die Dokumentation aller Schritte. Das strategische Ziel von PMTools: Bearbeitung = Dokumentation scheint ein wirksames Mittel, die Arbeit in den Vorder-grund zu stellen und die Dokumentation als Ergebnis des Strukturmodells und der Werk-zeuge zu verstehen.

Ziel Nr.1 ist es, die Ähnlichkeiten in der Pro-jektarbeit zu identifizieren, dafür Verfahrens-regeln, Prozesse zu definieren. Diese können dann gut beobachtet und eingeteilt in Fach-bereiche (Hoch / Tiefbau) und Projektklassen (Größe / Komplexität / eigener Aufgabenan-teil) zu Kennwerten destilliert werden, deren Beobachtung Indikatoren für Risiken aufzei-gen.

Dabei geht es nicht um Gleichschaltung, son-dern nur darum, die 2 - 3% der kritischen Abweichung zu finden, die immer wieder große Schäden auf allen Seiten (AG / AN) ver-ursachen.

Ziel Nr.2 ist auch die Verbesserung der Nor-malarbeit, Prozesse helfen Berufs- und Pro-jektanfängern sich rascher einzubringen, Strukturen bieten Sicherheit in kritischen Situationen und zugleich die Chance, dass Hilfe /Helfer nicht erst tagelang ihren Platz, ihren möglichen Beitrag analysieren müssen, sondern schneller mit der Arbeit anfangen können, weil die Strukturen und Prozesse klar sind.

Ziel Nr.3 ist Konsens über die Inhalte. Große Projekte erzeugen viele tausend Pläne und viele zehntausend Seiten Berechnungen, Verträge, Auftrags LVs, Rechnungen. Jeder der sich in unstrukturierten Situationen zu-rechtfinden soll, braucht dazu täglich 2 - 3 Stunden Suchzeit, die besser der Arbeit, der Problemlösung zukommen sollten, als der Auflösung von Vernebelung.

Chance 1: gute Strukturen bieten wortloses Verständnis, ein wesentlicher Aspekt für jene Branche, die einst den Turm zu Babel baute und damit angeblich die Sprachverwirrung ausgelöst hat.

Chance 2: Strukturen bieten Identifikation, entwickeln Zusammengehörigkeit, ein we-sentlicher Aspekt für Planer und Baufirmen, arbeitet doch jeder in Projekten, nicht im Büro!

Chance 3: man kann den Erfolg beobachten und sich auf die Inhalte der Arbeit konzen-trieren.

vertiefte Kostenkontrolle, Kostenmanagement in Großprojekten

12 05-JUN-09

die vierte Säule der Kostenkontrolle (Prognose, Trend)

Solange man im Vorentwurf oder im Entwurf steht, wird die 4.Säule der Kostendarstellung wenig Bedeutung haben, es sei denn, das Projekt ist komplex und /oder hart an der Grenze eines Kostendeckels.

Mit den ersten Vergaben entsteht folgendes Bild:

Das aus dem Gesamtbudget herausgerechnete Gewerkebudget wird in der Kostenberechnung, im Kostenanschlag, bei der Kalkulation der Bieter, im Auftrag, mit / ohne Nachträge, im Ganzen / in Details andere Zahlen erge-ben (die je nach Konjunkturlage unter oder über dem Gewerkebudget lie-gen).

Die wesentliche Frage: Wie hoch sind die �Gesamtkosten� jetzt, gestern, (morgen) kann nur noch durch Zuhilfenahme der Prognosesäule (nachvoll-ziehbar) kommuniziert werden.

Dabei werden die jeweils �sichersten� Kostenaussagen in einer aus unter-schiedlichen Blöcken zusammengesetzte 4.Säule gebündelt. Diese 4. Säule nennt man �Prognose�, gelegentlich auch �Trend�. Wesentliche Beobach-tungsplattform für die Kosten werden die Gewerke sein, in denen die realen Aufträge, Rechnungen als Abbilder individueller Vertragsbeziehungen Auf-traggeber � Auftragnehmer abgewickelt werden.

noch nicht abgerechnet

��

?noch nicht beauftragt

Rohbau in Arbeit

Planung in Arbeit

?noch nicht abgerechnet

Planung

Rohbau

KB

KS KR

Rohbau

Planung

Preisgleitung

KB

KS KR

Rohbau

Planung

noch nicht abgerechneter

Anteil AT-Stand

beauftragt und abgerechnet

Bauausführung Ausführungspl., Vergaben Entwurf VEPE Budget Aufträge Rechnungen Prognose

Budget Aufträge Rechnungen Prognose

Planung

Rohbau

die Vorteile beim Monitoring RM2 der Projektarbeit: + keiner muss zusätzlich etwas tun, + alle arbeiten auf der gleichen Plattform, + alle verwenden die gleichen Prozesse, können sich gegenseitig (aus) helfen, + die Analyse kann tages-(stunden)aktuell angesehen werden, sie ist immer sichtbar, + die Analyse kann durch Hintergrundstatistik verbessert werden, + steht dem Techniker zur Verfügung, der steuern soll,ohne auf Analysten zu warten, + RM2 orientiert sich an realen Ergebnissen der normalen Arbeit.

die Nachteile: - datenbankunterstützte, prozessorientierte Programme, die strukturierte Normalarbeit,

strukturiertes prozessartiges Arbeiten ermöglichen und einfordern - kein Excel oder Word als Strukturwerkzeug, sehr wohl aber als Arbeitsblatt für Einzel-

bearbeitungen

!

Bruegel,P., KHM Wien, Turmbau zu Babel

RM1 bearbeitet Risiken als konkrete Fall-konstellationen, um die einzelnen Konstel-lationen beobachten, beurteilen zu können und die Maßnahmen in die Aufgabenver-waltung der Projektbeteiligten einzubringen, die Fortschritte / Erfüllungsgrade transparent darzustellen.

RM1 befasst sich mit verbal beschriebenen / beschreibbaren Risiken, die im Zuge der Projektarbeit erkannt oder systematisch erarbeitet werden. Es ist eine Arbeits-, Steu-erungs- und Dokumentationsplattform zur periodischen (laufenden) Erfassung und Beobachtung von Risiken und Chancen in Projekten.

RM1 bietet eine methodische Anleitung um Risiken zu erkennen, zu bearbeiten, Maß-nahmen zu verfolgen und in Review-Berich-ten zu reporten.

Zu diesen Risiken zählen allgemeine / kon-krete Bedrohungspotenziale aber auch Prognoseunschärfen bezogen auf Kosten / Termine, die mit der phasenweise vertief-ten Projektarbeit geringer werden sollten, dennoch aber, zT. über die Inbetriebnahme hinaus, projektimmanent sind.

RM1 ist für Auftraggeber, Projektsteuerer, Planer und ausführende Unternehmen kon-zipiert.

Die Bewertung erfolgt nach mehreren Krite-rien, bezogen auf die Auswirkungen auf- Termine,- Budget,- Qualitäten / Quantitäten,- Nutzen / Nutzung,- Team und Umwelt,

z.T. mit Korrekturfaktoren über die Eintritts-wahrscheinlichkeit.

Für einzelne Risikoarten können projektindi-viduell Akzeptanzschwellenwerte festgelegt werden. Die Summe der Einzelrisiken wird mit den Projektschwellenwerten verglichen, womit ggf. ad hoc Reporting an übergeord-nete Gremien auslöst wird.

Eine mehrstufige Analyseliste, die projekt-individuell fortgeschrieben werden kann, bietet einen Raster für den Einstieg in die Arbeit mit Risiken.

Mehrere Projekte können zu Abteilungen, Programmen zusammengefasst und für die Eskalationsebenen aufbereitet werden.

Optional kann RM1 mit 2 Bewertungse-benen z.B. Projekt-Eigeneinschätzung und Einschätzung durch Risk Manager parallel betrieben werden, um die Bandbreite der Standpunkte offen diskutieren zu können.

RisikoManagement1.pmtools.eu

RM3 ermöglicht für jene Risiken, die in der projektindividuellen Skala als Bedrohungs-potenzial für die Errichtungskosten erkannt wurden, die Kostenfolgen darzustellen.

RM3 Risiken sind deutlich konkreter wie jene aus RM1+2, idR. sind sie durch Mehr-kostenforderungen, Claims hinterlegt, ihre Tragweite oder Eintrittswahrscheinlichkeit jedoch noch strittig.

RM3 bildet diese Risiken in Szenarien, best-mid-worst-case ab, um die Daten des Ko-stenManagements in der Bandbreite der möglichen Trends darzustellen.

RM3 ist Teil einer über 35 Jahre laufenden Entwicklung einer umfangreichen Kosten-Management-Plattform, die speziell für Bau-projekte erarbeitet wurde.

Kostenmanagement ist, über die Kosten-kontrolle hinaus, die Durcharbeitung

• der Budgets, der AEVs, der Umbuchun-gen zum Ausgleich von Vergabegewin-nen / Verlusten, sowie der Reserven und die Bearbeitung der Indices,

• der Aufträge, der offenen Aufträge und deren Bewertung, jeweils im Vergleich mit der Summe der Budgetbestandteile,

• der Rechnungen, der offenen Rech-nungen, der aus der Abrechnung ermit-telbaren Mehrungen und Minderungen, jeweils im Vergleich mit den Summen der Auftragsstände und Budgets,

+ Interpretation der Ergebnisse der 3 Säulen (Budget, Aufträge, Rechnungen) auf das wahrscheinlichste Gesamtergebnis (Trend = Prognose).

Die KostenManagement Plattform vergleicht tagesaktuell die Parameter aus- Budget (Soll-Kostenentwicklung)- Aufträgen, offene Aufträge, Risiken- Rechnungen, offene Rechnungen

und bietet Regeln für die Aufstellung der Prognose auf die Schlussrechnungen.

Die Beobachtung der 4 Säulen ist keine Metapher, sie bildet sich konsequent in der Kostenmanagement-Hauptübersicht, in den tagesaktuellen Zahlen ab.

KostenManagement.pmtools.eu

Hans Lechner ZT GmbH I Lerchenfelderstraße 65 I 1070 Wien Druck:04.12.15 1 / 2

RIM

.pm

tool

s.eu

418 – Neubau eines Bankgebäudes Risikoliste RiM1 R.Nr. RK Zust. Bezeichnung Kategorie erfasst am Status Potential

(€) (d) TW

alt TW neu

Trd

R 0 001.00.00 C 042.00 Gesetzliche Änderung

Änderung gesetztl./rechtl. Rahmenbedingungen, Änderung der Steuerge-setzgebung

rechtl. 27-JAN-12 i.A. 0 000 0 4

R 0 002.00.00 C 042.00 Anrainerbeschwerden

Anrainerbeschwerden sind aufgrund von Fehlkommunikation möglich

Reput 05-OKT-15 i.A. 0 000 1 1

R 0 004.00.00 C 110.00 Ausstieg TZ

angenommene Abschlagszahlung ist zu gering (MV bis 2020), Miete und BK bis 2020 Kosten, die über vertraglich Mietvereinbarung hinausgehen (z.B. Rückbaukosten, Haftungen etc.) sind nicht berücksichtigt.

Finanz 20-FEB-13 i.A. 1.250.000 000 0 3

R 0 003.00.00 C 042.00 Archäologische Funde

Archäologische Funde im Baugrund möglich

Termin 27-MÄR-12 off. 0 000 4 1

R 0 005.00.00 C 042.00 Mietervorgaben nach Baubeginn

rechtzeitige Bekanntgabe der erforderlichen Angaben zu den erforderlichen Terminen an die Verantwortlichen Organisation und Logistik, sorgfältige Erarbeitung der Nutzeranforderungen, Festlegung Redaktionsschluss

Finanz 13-JUN-14 i.A. 0 000 1 1

R 0 006.00.00 B 042.00 Verspätete Einmeldung von Nutzeranforderungen

verspätete Lieferung Angaben zu Anforderungen Mieterausbau, Anforderungen aus der Belegungsplanung, z.B. Mengenmehrungen, Leistungsänderungen nach Beauftragung des Innenausbaus

Finanz 02-OKT-13 i.A. 980.000 000 5 4

AG-seitig als Planungsprojekt sowie GU / TU Projekt 1 von 2

Analyse der Normalarbeit Monitoringblatt RM2PL Nutzer Planer B° B/W SUBs KORR offen

Projekstruktur, Aufbauorga. Marhold 6 12 16Kostenziel TDE Terminziel

Ziele Kosten, Termine 13.000

Bewertung nur für risk MgrRisikoklasse Risikostatus

Projektklasse / Risikostatus 3B° Periode bei E2 offen RM1

RisikoManagement 1 116 1 4 +68EEVs erl. EEVs daraus Kosten TDE iA + IE offene Kosten TDE

EntscheidungsManagement 221 1 4 1.950 95ÄEVs daraus Kosten TDE iA + IE offene Kosten TDE

ÄnderungsManagement 196 1 4 +2350 +825erl. AgV iA offene AgV

Planung AgV 1.280 2 2 142 980Anzahl Soll Ist BDM BDM offen offene Pläne

Planverwaltung PVW 615 240 96 375BDM BDM offen

Bedenken zur Planung 80KS1 KS2 KS3 ÄEVs zu KB1

Kostenplanung KOP 11.500GEW AEV offen AT oAT oRE

Kostenkontrolle KOK 23 28

BehinderungsManagment 125 1 1 30

VerzugsManagement 342 1 1 270

MängelManagement Uher 625 480 145

GEW

26

1

84

132RE

bei E3

178

800

110

bei E1

6 3

MoserTausig

12.500

1,265

schreibintensiv

4254

11.800

68

16.02.19

problematischB

21 43

19 34

erl. ÄEVs

143

158

Neubau eines Lehrgebäudes …

Deckblätter VS / Ind.

8084

problematischKB1 POS

19 34

Risikomanagement RM2, analysiert die laufende Bearbeitung eines Projektes, wenn dieses mit Modulen von PMTools bearbeitet wird, dann können Soll/Ist Vergleiche, auffällige Häufungen von Planergänzungen, (zu) viele offene Bearbeitungs-punkte täglich analysiert werden, und die notwendigen Maßnahmen beobachtbar gemacht werdn. Die l zeigen die per 2016 beobachtbaren Arbeitsbereiche.

Page 5: ProjektManagement RisikoManagement Bauprojekte ... RM.pdf · Projektarbeit, Projektmanagement, Projekt-controlling sind Werkzeuge zu eigenmoti-vierter, eigenverantwortlicher Arbeit

Hans LechnerUniv.-Prof.- Dipl.-Ing.

Allgemein beeideter u. gerichtlich zertifizierter Sachverständiger

Schottenfeldgasse 49/1A-1070 WienT 43 (1) 52 150 F 43 (1) 52 150 - 9000

[email protected]

Strategische Organisationsentwick-lung, SV-Gutachten zu Planung+Bau, Monitoring zu Kostenmanagement, Claimabwehr. consulting.pmtools.eu

Univ.-Prof. Dipl.-Ing. Hans LECHNERAllgemein beeideter und gerichtlich zertifizierter Sachverständiger

PMTools im Internet

Machen Sie die wesentlichen Schritte der Projektarbeit mit erprobten Werkzeugen, logistisch geführt und dokumentiert

- RisikoManagement- EntscheidungsManagement- ÄnderungsManagement- BehinderungsMeldung- BehinderungsManagement- VerzugsManagement- BedenkenManagement Preise, Bestellung tools.pmtools.eu

PMToolsSoftware-Seminare-Verlag

GF Univ.-Prof. Dipl.-Ing. Architekt Hans Lechner

Schottenfeldgasse 49/1A-1070 WienT 43 (1) 52 150F 43 (1) 52 150 - 9200

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www.pmtools.eusoftware.pmtools.eu verlag.pmtools.euseminare.pmtools.eu

Programmwerkzeuge, Schulung zu Projek-tarbeit und Wissensarbeit. Weiterbildung, Seminare zu Fachfragen aus Planung+Bau.

Hans Lechner ZT GmbH

GF Univ.-Prof. Dipl.-Ing. Architekt Hans Lechner

Lerchenfelder Straße 65A-1070 WienT 43 (1) 52 150F 43 (1) 52 150 - 9000

Brandhofgasse 10, A-8010 GrazLeopoldstraße 244, D-80807 München

[email protected]

Für die strategische Bearbeitung eines Wissensmanagements in Ihrem Unter-nehmen.

strukturierte, prozessorientierte Arbeitshilfe zur Optimierung von Bauprojekten

ProjektManagement ist die Kunst, die oft gegenläufigen Interessen der Auftraggeber, der Planer und der ausführenden Unterneh-mer, mit den Interessen des Projektes zu verknüpfen.

Die Arbeitsteilung auf viele (immer mehr) Spezialisten erfordert eine wirksame Kon-zentration auf Ziele und neue Methoden, die das Planen und Bauen auf die Ebene Bau 4.0 heben.

Projektarbeit, Projektmanagement, Projekt-controlling sind Werkzeuge zu eigenmoti-vierter, eigenverantwortlicher Arbeit.

Die Konsequenz: 4-Augenprinzip vom Start bis zu einem auf positiven Erfahrungsge-winn ausgerichteten Projektabschluss.

Berichte sind das Kommunikationsmittel für das 4-Augenprinzip.

Die inhaltliche Arbeit in Planung und Bau ist fachlich so intensiv und so isoliert von der Arbeit anderer Projektteams, dass Quervergleiche und „industrielle“ Optimie-rungen nur langsam wirksam werden.

Fast jeder meint, nur so wie er „es“ macht oder ausgedacht hat, kann es zum Ziel führen. Strukturierte, prozessorientierte Arbeitsbereiche wie RisikoManagement, EntscheidungsManagement, Änderungs-Management können die Projektarbeit ver-einfachen und spielen so die Zeitreserven für die Planung frei.

Strukturierte Arbeit in prozessorientierten kollaborativen Tools ist sicher zielführender als die mühsam adaptierte Verwendung gängiger Office-Anwendungen, wie ein Zitat aus dem Untersuchungsbericht zu BBI-BER und seinen Mängeln zeigt: „die Män-gellisten werden mit Excel geführt - und zwar von jedem Mitarbeiter offensichtlich anders“.

RisikoManagement - Planung und Bau sind sehr geprägt von sehr individuellen (tech-nischen) Gegebenheiten. Konsequentes Risi-komanagement… benennt, priorisiert mögliche Risiken,

aufkommende Probleme,… ermöglicht, regelt die Kommunikation

und Abstimmung im Projekt,… ermöglicht informationsbasierte Entschei-

dungen,… bietet konkrete Prozesse zur Steuerung

der Projekte,… unterstützt die Maßnahmen (macht sie

besser verfolgbar),… definiert die Eskalationsstufen und Zu-

ständigkeiten,… stellt eine Verbindung zwischen Risiko

und (Kosten-, Termin-) Sicherheit her.

Kein Bauprojekt ist risikofrei, weder für den Auftraggeber noch für die Planer oder für die ausführenden Unternehmen.

Auch Risikotransfer erfordert die Identifika-tion und die Analyse von Risiken, je früher dies einsetzt, desto besser werden die Fol-gen beherrscht.

Planungsbüros, Baufirmen erwecken von außen oft den Eindruck in sich konsistente Unternehmen zu sein, Tatsache ist aber, dass sie (nur) eine Agglomeration zufälliger Aquisitionserfolge darstellen, jedes Projekt hinter dieser Fassade meint, dass es anders ist als alle anderen.

Dennoch gibt es viele Prozesse, die in Pro-jekten, dann wenn sie strukturiert wurden, plötzlich große Ähnlichkeiten – nicht in den Inhalten, aber in den Abfolgen, den Ergeb-nissen – zeigen.

Building Information Modelling (BiM) be-ginnt die Planung selbst zu strukturieren, wir sollten in der Projekt Organisation nicht nachstehen.

Obwohl Planung und Bauprojekte erheb-liche Risiken für alle Beteiligten enthalten können, ist in vielen Projektorganisationen Risikomanagement nicht vertreten.

Risiken liegen in der Zukunft und sind unbe-stimmt – wäre es anders, handelte es sich um Probleme (issues = konkret, bereits ein-getreten).

Großprojekte liefern gute Argumente, sich verstärkt um Risiken und Maßnahmen in al-len Projekten zu kümmern.

Die öffentlichkeitswirksamste Analyse fehlgeschlagener Projekte wurde von BM Ramsauer begonnen und unter BM Dob-rindt im Sommer 2015 abgeschlossen. Der Abschlussbericht der „Reformkommission Großprojekte“bietet viele Ansätze zur Neu-orientierung.

Die Erkenntnisse waren nicht besonders neu, dennoch war es wichtig und gut, dass sie aufgeschrieben, veröffentlicht und mit Nachdruck kommuniziert werden.

Sie gelten nicht nur für Deutschland, auch in der Schweiz und in Österreich kann man daraus Lehren ziehen.

Um künftig wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigen wir Großprojekte, die Infrastruk-tur und die Architektur (Hochbau) scheinen dabei sehr verschieden. Anwendungsfähige Systeme müssen auf alle, auch auf kleine Projekte, übertragen werden können.

Immer wieder anwendbare Strukturen und Skalierbarkeit sind wesentliche Erfolgseigen-schaften guter Organisation. Die wesent-lichen Ansätze dazu:

• optimierbare Prozesse in der Ablauforga-nisation,

• modellunterstützte Prozesse in Planung und Bau,

• Auswertung isolierter Betrachtungen auf Zusammenarbeitsfähigkeit über die Pro-jekt- und Sphärengrenzen hinweg,

• Zusammenarbeit in klaren Prozessen - Collaboration über die Grenzen der in-dividuellen Büros und Mitarbeiter ergibt bessere Projekte.

12/2015

Risikomanagement

Bauprojekte sind geprägt von vielen nur einmal stattfindenden inhaltlichen Bearbeitungen, von Beiträgen, die sich im Projekt nicht wiederholen, wie zB. die Erstellung des Vorentwurfs.

Immer dort, wo der kreative Beitrag hoch ist, fällt die Identifikation, die Beschreibung wiederholter Vor-gänge, Prozesse schwer ... wenn Sie heute ein Projekt mit 10/20 Mio. € machen, dann kommt der nächste Vorentwurf erst wieder in 4-5 Jahren.

Prozessanalyse ist ein positivistischer Ansatz, der wiederholte Abläufe durchleuchtet und Verbesserungs-möglichkeiten herausarbeitet.

Prozessmanagement richtet sich auf wiederholte Prozesse, auf formalisierbare Vorgänge. Entscheidungen und Änderungen sind häufig genug, die Prozesse so zu optimieren, dass Sie die Inhalte bearbeiten und wir die Formalien und die Dokumentation für Sie vorgedacht haben - Bearbeitung ist zugleich die Doku-mentation aller Schritte.

RisikoManagement (RM1+RM2) sind strukturierte Arbeitshilfen, die in einem großen Kontext mit meh-reren anderen Programmmodulen ein interaktives ProjektManagementSystem ergeben, das auf Seite des AG, seiner Projektsteuerung, der Planer aber auch auf Seite der ausführenden Unternehmen (Einzelfirmen und GU) die Organisation der Bauprojekte mit erprobten Strukturen abbildet.

Wissensmanagement [weKnow]

• als Strategie• als EDV-Programm• weKNOW.pmtools.eu ist die Platt-

form für gemeinsames (Fach)Wissen in Ihrem Unternehmen

Wörterbuch für Planung+Bau [eWB]

gemeinsames und gleiches Ver-ständnis der Begriffe: dt+ö

• Fachbegriffe für Planung und Bau• Erläuterung durch zitierbare Texte•Querverweise zu Normen, Gesetzen•Definitionen auch in Englisch• deutsch / österreichisch sind zwei

verschiedene Fachsprachen• eWB wird laufend erweitert•woerterbuch.pmtools.eu

Alle Module laufen auf profes-sionellen Servern mit 99,99 % Verfügbarkeit und hoher Verar-beitungsgeschwindigkeit.

Ihre (persönliche) Internetkapa-zität gibt das Tempo vor. Wir schlagen einen Anschluss mit mindestens 20 Mbit/sec realer Geschwindigkeit vor.

Gutachten zur Bewertung riskanter Projektsituationen, Analyse der Indikato-ren für sich abzeichnende Projektkrisen.

Risikomanagement als Dienstleistung, als Teil der periodischen Evaluierung

Ihrer Projekte und als Nutzen für Maß-nahmen.

Schulungen für die Arbeit mit Risiken. Schulungen zur Einführung der Inter-

nettools.

Warum kaufen? Mieten Sie die Programme die Sie brauchen, so lange

wie notwendig. Sie bestimmen die Projektarbeit.

online tools für klar definierte Arbeitsbereiche und Prozesse aus dem Bauprojektmanagement.

Bringen Sie Strukturen und Dokumentations-qualität in ihre Projektarbeit.

Entscheidungen vereinfachen und verstetigen

Entscheidungen des AG in der Projektarbeit schon oft mühsam und dann länger als Projektarbeit warten kann. Standardisieren Sie diese Prozesse und erhöhen Sie die Effizienz in der Projektarbeit.

Sie können Risikomanagement für sich betreiben. Sie können Risikomanagement als Beitrag zur Projektar-beit im Team betrachten.

Wenn Sie jedes Jahr die zwei größten Probleme mit Risikomanagement einfangen können, sollte dies ih-ren Erfolg deutlich steigern.

Bearbeitung = Dokumentation

Viele Probleme entstehen durch die fehlende Doku-mentation. Versuchen Sie es einmal; mit der Arbeit auch zugleich die Dokumentation aufzubauen, da-raus können Sie Berichte Statusdarstellungen und ein Führungswerkzeug entwickeln.

Dokumentieren Sie jeden Schritt, in dem Sie prozess-geführt die ganz normale Arbeit erledigen.

Software kann auch einfach sein

In dem Sie unsere Programme über das Internet nut-zen. Wenn Sie auf einen eigenen Server umsteigen wollen, spielen wir Ihre Daten hinüber.

Einfacher für Sie

Sie haben Ihre Projekte im Blick. Sie können die Ar-beitsqualität steigern mit geführten Prozessen brin-gen sie Ihre Projektteams zu strukturierter Arbeit. Sie haben die Kosten im Griff, weil die Miete der online tools günstig kalkuliert ist. Mit den Übersichten und Auswertungen wissen Sie was in den Projekten los ist.

Einfach gemeinsam arbeiten

Auch die anderen Büros Ihrer Planungsteams können online mitarbeiten, damit reduzieren Sie den Koor-dinierungsaufwand, alle haben den gleichen Daten-stand, damit vereinheitlichen Sie die Formate und die Arbeit. BIM für das Projektmanagement in Planung und Bau.

Risiko Bauprojekte managen optimieren

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Hans LechnerUniv.-Prof.- Dipl.-Ing.

Allgemein beeideter u. gerichtlich zertifizierter Sachverständiger

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Strategische Organisationsentwick-lung, SV-Gutachten zu Planung+Bau, Monitoring zu Kostenmanagement, Claimabwehr. consulting.pmtools.eu

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PMTools im Internet

Machen Sie die wesentlichen Schritte der Projektarbeit mit erprobten Werkzeugen, logistisch geführt und dokumentiert

- RisikoManagement- EntscheidungsManagement- ÄnderungsManagement- BehinderungsMeldung- BehinderungsManagement- VerzugsManagement- BedenkenManagement Preise, Bestellung tools.pmtools.eu

PMToolsSoftware-Seminare-Verlag

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Programmwerkzeuge, Schulung zu Projek-tarbeit und Wissensarbeit. Weiterbildung, Seminare zu Fachfragen aus Planung+Bau.

Hans Lechner ZT GmbH

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Lerchenfelder Straße 65A-1070 WienT 43 (1) 52 150F 43 (1) 52 150 - 9000

Brandhofgasse 10, A-8010 GrazLeopoldstraße 244, D-80807 München

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Für die strategische Bearbeitung eines Wissensmanagements in Ihrem Unter-nehmen.

strukturierte, prozessorientierte Arbeitshilfe zur Optimierung von Bauprojekten

ProjektManagement ist die Kunst, die oft gegenläufigen Interessen der Auftraggeber, der Planer und der ausführenden Unterneh-mer, mit den Interessen des Projektes zu verknüpfen.

Die Arbeitsteilung auf viele (immer mehr) Spezialisten erfordert eine wirksame Kon-zentration auf Ziele und neue Methoden, die das Planen und Bauen auf die Ebene Bau 4.0 heben.

Projektarbeit, Projektmanagement, Projekt-controlling sind Werkzeuge zu eigenmoti-vierter, eigenverantwortlicher Arbeit.

Die Konsequenz: 4-Augenprinzip vom Start bis zu einem auf positiven Erfahrungsge-winn ausgerichteten Projektabschluss.

Berichte sind das Kommunikationsmittel für das 4-Augenprinzip.

Die inhaltliche Arbeit in Planung und Bau ist fachlich so intensiv und so isoliert von der Arbeit anderer Projektteams, dass Quervergleiche und „industrielle“ Optimie-rungen nur langsam wirksam werden.

Fast jeder meint, nur so wie er „es“ macht oder ausgedacht hat, kann es zum Ziel führen. Strukturierte, prozessorientierte Arbeitsbereiche wie RisikoManagement, EntscheidungsManagement, Änderungs-Management können die Projektarbeit ver-einfachen und spielen so die Zeitreserven für die Planung frei.

Strukturierte Arbeit in prozessorientierten kollaborativen Tools ist sicher zielführender als die mühsam adaptierte Verwendung gängiger Office-Anwendungen, wie ein Zitat aus dem Untersuchungsbericht zu BBI-BER und seinen Mängeln zeigt: „die Män-gellisten werden mit Excel geführt - und zwar von jedem Mitarbeiter offensichtlich anders“.

RisikoManagement - Planung und Bau sind sehr geprägt von sehr individuellen (tech-nischen) Gegebenheiten. Konsequentes Risi-komanagement… benennt, priorisiert mögliche Risiken,

aufkommende Probleme,… ermöglicht, regelt die Kommunikation

und Abstimmung im Projekt,… ermöglicht informationsbasierte Entschei-

dungen,… bietet konkrete Prozesse zur Steuerung

der Projekte,… unterstützt die Maßnahmen (macht sie

besser verfolgbar),… definiert die Eskalationsstufen und Zu-

ständigkeiten,… stellt eine Verbindung zwischen Risiko

und (Kosten-, Termin-) Sicherheit her.

Kein Bauprojekt ist risikofrei, weder für den Auftraggeber noch für die Planer oder für die ausführenden Unternehmen.

Auch Risikotransfer erfordert die Identifika-tion und die Analyse von Risiken, je früher dies einsetzt, desto besser werden die Fol-gen beherrscht.

Planungsbüros, Baufirmen erwecken von außen oft den Eindruck in sich konsistente Unternehmen zu sein, Tatsache ist aber, dass sie (nur) eine Agglomeration zufälliger Aquisitionserfolge darstellen, jedes Projekt hinter dieser Fassade meint, dass es anders ist als alle anderen.

Dennoch gibt es viele Prozesse, die in Pro-jekten, dann wenn sie strukturiert wurden, plötzlich große Ähnlichkeiten – nicht in den Inhalten, aber in den Abfolgen, den Ergeb-nissen – zeigen.

Building Information Modelling (BiM) be-ginnt die Planung selbst zu strukturieren, wir sollten in der Projekt Organisation nicht nachstehen.

Obwohl Planung und Bauprojekte erheb-liche Risiken für alle Beteiligten enthalten können, ist in vielen Projektorganisationen Risikomanagement nicht vertreten.

Risiken liegen in der Zukunft und sind unbe-stimmt – wäre es anders, handelte es sich um Probleme (issues = konkret, bereits ein-getreten).

Großprojekte liefern gute Argumente, sich verstärkt um Risiken und Maßnahmen in al-len Projekten zu kümmern.

Die öffentlichkeitswirksamste Analyse fehlgeschlagener Projekte wurde von BM Ramsauer begonnen und unter BM Dob-rindt im Sommer 2015 abgeschlossen. Der Abschlussbericht der „Reformkommission Großprojekte“bietet viele Ansätze zur Neu-orientierung.

Die Erkenntnisse waren nicht besonders neu, dennoch war es wichtig und gut, dass sie aufgeschrieben, veröffentlicht und mit Nachdruck kommuniziert werden.

Sie gelten nicht nur für Deutschland, auch in der Schweiz und in Österreich kann man daraus Lehren ziehen.

Um künftig wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigen wir Großprojekte, die Infrastruk-tur und die Architektur (Hochbau) scheinen dabei sehr verschieden. Anwendungsfähige Systeme müssen auf alle, auch auf kleine Projekte, übertragen werden können.

Immer wieder anwendbare Strukturen und Skalierbarkeit sind wesentliche Erfolgseigen-schaften guter Organisation. Die wesent-lichen Ansätze dazu:

• optimierbare Prozesse in der Ablauforga-nisation,

• modellunterstützte Prozesse in Planung und Bau,

• Auswertung isolierter Betrachtungen auf Zusammenarbeitsfähigkeit über die Pro-jekt- und Sphärengrenzen hinweg,

• Zusammenarbeit in klaren Prozessen - Collaboration über die Grenzen der in-dividuellen Büros und Mitarbeiter ergibt bessere Projekte.

12/2015

Risikomanagement

Bauprojekte sind geprägt von vielen nur einmal stattfindenden inhaltlichen Bearbeitungen, von Beiträgen, die sich im Projekt nicht wiederholen, wie zB. die Erstellung des Vorentwurfs.

Immer dort, wo der kreative Beitrag hoch ist, fällt die Identifikation, die Beschreibung wiederholter Vor-gänge, Prozesse schwer ... wenn Sie heute ein Projekt mit 10/20 Mio. € machen, dann kommt der nächste Vorentwurf erst wieder in 4-5 Jahren.

Prozessanalyse ist ein positivistischer Ansatz, der wiederholte Abläufe durchleuchtet und Verbesserungs-möglichkeiten herausarbeitet.

Prozessmanagement richtet sich auf wiederholte Prozesse, auf formalisierbare Vorgänge. Entscheidungen und Änderungen sind häufig genug, die Prozesse so zu optimieren, dass Sie die Inhalte bearbeiten und wir die Formalien und die Dokumentation für Sie vorgedacht haben - Bearbeitung ist zugleich die Doku-mentation aller Schritte.

RisikoManagement (RM1+RM2) sind strukturierte Arbeitshilfen, die in einem großen Kontext mit meh-reren anderen Programmmodulen ein interaktives ProjektManagementSystem ergeben, das auf Seite des AG, seiner Projektsteuerung, der Planer aber auch auf Seite der ausführenden Unternehmen (Einzelfirmen und GU) die Organisation der Bauprojekte mit erprobten Strukturen abbildet.

Wissensmanagement [weKnow]

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Wörterbuch für Planung+Bau [eWB]

gemeinsames und gleiches Ver-ständnis der Begriffe: dt+ö

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Risikomanagement als Dienstleistung, als Teil der periodischen Evaluierung

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Entscheidungen des AG in der Projektarbeit schon oft mühsam und dann länger als Projektarbeit warten kann. Standardisieren Sie diese Prozesse und erhöhen Sie die Effizienz in der Projektarbeit.

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Wenn Sie jedes Jahr die zwei größten Probleme mit Risikomanagement einfangen können, sollte dies ih-ren Erfolg deutlich steigern.

Bearbeitung = Dokumentation

Viele Probleme entstehen durch die fehlende Doku-mentation. Versuchen Sie es einmal; mit der Arbeit auch zugleich die Dokumentation aufzubauen, da-raus können Sie Berichte Statusdarstellungen und ein Führungswerkzeug entwickeln.

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Einfach gemeinsam arbeiten

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Risiko Bauprojekte managen optimieren