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140630_SAP_CM_TIPPS&TRICKS_TEIL2_V2.doc 30.06.14 Seite 1

Informatikdienste – Business Applications

TIPPS & TRICKS

SAP CM Teil 2

Schwerpunkte dieses Dokuments:

Suchhilfen Selektionsvarianten Sichern mit Kennung

Hintergrundverarbeitung Autor: Peter Nötzli Datum: 30.06.2014 Version: 2.0



Versionsverwaltung Vers.Nr.

Änd. Datum Beschreibung Wer / Kürzel

1.0 24.05.2006 Erstellung Dokument Nop 2.0 30.06.2014 Komplette Überarbeitung Nop

Inhalt 1 Die Suchhilfe .......................................................................................................... 3

1.1 Suchhilfe auswählen .................................................................................... 3 1.2 Suchhilfe verwenden .................................................................................... 4 1.2.1 Kontext Menu ............................................................................................. 5 1.2.2 Selektionslogik ........................................................................................... 5 1.2.3 Optionen .................................................................................................... 6 1.2.4 Pflichtfelder ................................................................................................ 7 1.2.5 Pflichtfelder in Mehrfachselektion............................................................... 7 1.2.6 Mehrfachselektion ...................................................................................... 7 1.2.7 Werte aus Zwischenablage in Mehrfachselektion übernehmen ................. 8 1.2.8 Persönliche Werteliste ............................................................................... 8 1.3 Trefferliste .................................................................................................... 8 1.4 Persönliche Suchhilfen Einstellungen ........................................................ 11

2 Selektionsvarianten .............................................................................................. 12 2.1 Selektionsvariante anlegen ........................................................................ 12 2.1.1 Variantenattribute für Felder .................................................................... 13 2.1.2 Selektionsvariablen in den Variantenattributen ........................................ 13 2.2 Selektionsvariante auswählen ................................................................... 14 2.3 Selektionsvariante mutieren ....................................................................... 15 2.4 Selektionsvariante löschen ........................................................................ 15 2.5 Systemvarianten ........................................................................................ 15

3 Sichern mit Kennung ............................................................................................ 15 3.1 Report mit ‚Sichern mit Kennung‘ ausführen .............................................. 16 3.2 Gesicherte List aufrufen ............................................................................. 16

4 Hintergrundverarbeitung ...................................................................................... 18 4.1 Report im Hintergrund einplanen ............................................................... 18 4.2 Hintergrundjobs überwachen ..................................................................... 20 4.3 Resultat von Reporten anzeigen ................................................................ 20



1 Die Suchhilfe Um einen oder mehrere Werte aus einer Menge Werten auszuwählen steht uns die Suchhilfe zur Verfügung Manchmal wird auch von der F4 Hilfe gesprochen. Steht der Cursor auf dem Feld mit integrierter Suchhilfe kann die Suchhilfe mit betätigen von F4 geöffnet werden. Sie öffnet sich aber auch mit einem Klick auf die Fläche .

1.1 Suchhilfe auswählen

Bei den meisten Feldern gibt es mehrere Suchhilfen die verwendet werden können. Somit muss erst die geeignetste Suchhilfe ausgewählt werden. Dies geschieht indem die entsprechende Registerkarte (1) oder über das Feld (2) ausgewählt wird.

SAP merkt sich die zuletzt verwendete Suchhilfe pro Transaktion oder Objekt und schlägt diese dem Benutzer beim nächsten Aufruf wieder vor.

In gewissen Suchhilfen kann die Auswahl der Suchhilfen mit der Schaltfläche aufgerufen werden

Bei Stammdatenfelder wie zum Beispiel Land, Region oder Geschlecht steht immer nur eine Suchhilfe zur Verfügung

1

2



1.2 Suchhilfe verwenden

Je nach Suchhilfe können nun ein oder mehrere Suchbegriffe eingegeben werden indem ein oder mehrere Selektionsfelder befüllt werden. Als Ergebnis werden nur die Objekte gefunden, bei denen alle gewählten Selektionswerte zutreffen.

Mit wird die Suche gestartet. Die Treffer werden in einem weiteren POPup angezeigt.

Mit dem Anwählen der Auswahlfelder und dem betätigen von können nun ein oder mehrere Objekte in die Transaktion übernommen werden.

SAP verwendet verschiedene Arten von Suchhilfen, darum trifft der Anwender leider immer wieder andere Logiken an.

Bei den Suchkriterien können Sie einen * als Joker für eine unbekannte Zeichenfolge oder ein ? als Platzhalter für ein einzelnes Zeichen angeben. Wichtige Symbole die im Umfeld von Suchhilfen vorkommen

Symbol Bedeutung

Übernehmen

Markierte Zeile entfernen

Ganze Selektion löschen

Abbrechen

Suchhilfe beenden



Symbol Bedeutung

In Mehrfachsuchhilfe springen die noch keinen oder nur einen Eintrag hat

In Mehrfachsuchhilfe springen die schon mehrere Einträge hat

In Selektionsoptionen springen

1.2.1 Kontext Menu mit der rechten Maustaste im Selektionsfeld können weitere Angaben zur Selektion gemacht werden

Optionen = Hier kann eingegeben werden wie die Werte in der Suchhilfe verwendet werden sollen (Einschluss oder Ausschluss) Mehrfachselektion = Erscheint nur wenn dieses Feld als Mehrfach Feld konzipiert ist.

Erkennbar am Icon Zeile löschen = Löscht den ersten Eintrag in diesem Feld Selektion löschen = Löscht alle Einträge in diesem Feld

1.2.2 Selektionslogik

wichtig: bleibt ein Selektionsfeld leer, werden alle Datensätze gelesen



werden mehrere Selektionsfelder belegt, werden nur Datensätze gelesen, bei denen beide Werte zutreffen (logisches AND)

1.2.3 Optionen Mit den Optionen kann gewählt werden, ob Einträge ein- oder ausgeschlossen werden sollen.

wichtig: werden keine Optionen gewählt, wird Standardmässig ein Einzelwert eingeschlossen. Mit einer kleinen Ausnahme: Sollen nur Datensätze gelesen werden bei denen ein Feld explizit leer ist, muss die Option Einzelwert gesetzt werden

Einschliessen typische Verwendungen Einzelwert suche nach leeren Feldern Grösser oder gleich Datumsfelder Kleiner oder gleich Datumsfelder Grösser Datumsfelder Kleiner Datumsfelder Ungleich Suche nach allen gefüllten Feldern



wichtig: sparsam mit Optionen umgehen, werden mehrere Selektionsfelder gleichzeitig mit unterschiedlichen Optionen belegt wird selten das erhoffte Resultat gefunden

1.2.4 Pflichtfelder

Ist in einem Selektionsfeld dieses Symbol enthalten muss zwingend ein Wert eingegeben werden

1.2.5 Pflichtfelder in Mehrfachselektion

Falls das Icon in einer Mehrfachselektion gewählt werden soll muss erst ein Dummywert z.B. ‚1‘ eingetragen werden. In der Mehrfachselektion kann dieser Dummywert wieder entfernt werden.

1.2.6 Mehrfachselektion

Ist ein Selektionsfeld für Mehrfachselektion zugelassen, erkennbar an dem Icon… … und sollen auch nach mehreren Werten gesucht werden, kann auf diese Icon gedrückt werden.

In der Regel bietet diese Suchhilfe danach das Icon an. Damit lassen sich mehrere Werte auswählen.



1.2.7 Werte aus Zwischenablage in Mehrfachselektion übernehmen

Mit dieser Funktion können sich in der Zwischenablage befindliche Werte übernommen werden.

>>

wichtig: Die Werte in der Zwischenablage müssen mit dem Format des Selektionsfeldes übereinstimmen. Das Kopieren von alphanummerischen Werten in ein rein nummerisches Feld verursacht einen Abbruch!!

1.2.8 Persönliche Werteliste In gewissen Suchhilfen können sogenannte Wertehilfen verwendet werden. Damit können die Werte die ein Benutzer immer verwendet vorgemerkt werden. Wird eine solche Suchhilfe wiederum aufgerufen werden nur die vorgemerkten Werte angeboten.

Werte in Persönliche Werteliste übernehmen Persönliche Werteliste anzeigen Alle Werte anzeigen Wert aus Persönlicher Werteliste löschen

wichtig: Wird die Persönliche Liste angezeigt, sind nicht alle möglichen Werte einseh- und auswählbar

1.3 Trefferliste

Die Trefferliste zeigt alle Einträge (Datensätze), die mit den vorher eingegebenen Suchkriterien übereinstimmen: Handelt es sich um eine Suchhilfe bei der nur ein Treffer ausgewählt werden kann, kann auf eine Zeile geklickt werden, um dessen Wert zu übernehmen.



>> Handelt es sich um eine Suchhilfe bei der mehrere Treffer ausgewählt werden

können, können die nötigen Einträge angewählt und mit übernommen werden.

>>

wichtig: Bei Mehrfachfelder wird nur der erste Eintrag angezeigt, um alle Werte zu sehen muss erst auf das Icon gedrückt werden

Wichtige Symbole die im Umfeld von Trefferlisten vorkommen

Symbol Bedeutung

Übernehmen des markierten Eintrags oder der markierten Einträge

Suchhilfe Fenster schliessen

Innerhalb Trefferliste suchen

Innerhalb Trefferliste weitersuchen

Eintrag in die persönliche Werteliste aufnehmen

Trefferliste drucken

Alle Treffer markieren



Symbol Bedeutung

Alle Treffer entmarkieren

Persönliche Werteliste anzeigen

Persönliche Werteliste verlassen

Eintrag aus persönlicher Werteliste entfernen

Selektionskriterien einblenden

Selektionskriterien ausblenden



1.4 Persönliche Suchhilfen Einstellungen

Unter Hilfe / Einstellungen…

…können einige Einstellungen vorgenommen werden

Pers. Werteliste nicht automatisch anzeigen >>Schaltet die Pers. Werteliste aus, auch wenn Einträge vorhanden sind Direktes Zurückstellen bei nur einem Treffer >> Wird nur ein Treffer gefunden wird die Suchhilfe automatisch geschlossen und der Wert übernommen Anzahl maximal anzuzeigender Treffer >> Maximal anzuzeigender Treffer Maximale Breite Trefferliste >> kann immer auf 255 Zeichen belassen werden Control (amodal)

>> Dialog (modal)



>> Systemvoreinstellung >> zurücksetzen auf die Systemvoreinstellungen

2 Selektionsvarianten Müssen in Auswertungen immer wieder die selben Selektionen getätigt werden, lohnt es sich für Anwender eine eigene Selektionsvariante anzulegen. Diese kann beim Aufruf einer Auswertung ausgewählt werden oder gar als Standard für einen Benutzer definiert werden.

2.1 Selektionsvariante anlegen

>> In der Selektionsmaske alle Selektionsfelder entsprechend den persönlichen

Bedürfnissen belegen, dann auf drücken. In den Variantenattributen einen sinnvollen Variantenname und Bedeutung eingeben

Nur für Hintergrundverarbeitung = Im Dialog kann diese Variante nicht verwendet werden Variante schützen = Diese Variante kann nur durch den Ersteller geändert werden Nur im Katalog anzeigen = dann erscheint der Name der Variante zwar im Katalog, aber nicht bei der allgemeinen Eingabehilfe

Wird nochmals auf gedrückt . Wird diese persönliche Selektionsvariante gespeichert.



2.1.1 Variantenattribute für Felder In den Attributen können für einzelne Felder eigene Attribute gesetzt werden und abgespeichert werden. Die Bedeutung ist in folgender Tabelle erklärt. Diese Attribute sind nur aktiv wenn die Selektion mit dieser Variante aufgerufen wurde FELD BEDEUTUNG Selektionsbilder Selektionsbildnummer Feldname Selektionsfeld Typ S = Selektionsfeld, P = Programmfeld Feld schützen Feld kann nicht geändert werden Feld ausblenden Feld wird nicht angezeigt Bis Feld ausblenden Bei ‚von bis‘ Feldern wir ‚bis‘ nicht angezeigt

Feld ohne Werte abspeichern Wird die Variante gespeichert wird der Inhalt dieses Feldes nicht mitabgespeichert

GPA ausschalten Benutzerparameter werden nicht übernommen Musseingabefeld Feld wird als Muss Feld behandelt Selektionsvariable Selektionsvariabel (z.b. Heutiges Datum) Option Optionsfeld Name der Variable Name der Variable

2.1.2 Selektionsvariablen in den Variantenattributen In den Variantenattributen können Variablen verwendet werden. So kann eine Variante zum Beispiel immer das aktuelle Semester oder das Tagesdatum vorschlagen ohne dass die Variante angepasst werden muss. Beispiel Aktuelles Semester:

1. Selektionsvariable T für Akad. Jahr und Periode eingeben

2. Namen der Variabeln auswählen

3. Variante Speichern

Liste möglicher UZH Variablen VARIABLE BEDEUTUNG BEISPIEL ZCM_ENDDATE_CURRENT Endedatum des aktuellen Semesters 20140731 ZCM_ENDDATE_LAST Endedatum des letzten Semesters 20140131 ZCM_ENDDATE_NEXT Endedatum des nächsten Semesters 20150131 ZCM_ENDDATE_NEXT_ONE Endedatum des übernächsten Semesters 20150731 ZCM_PERID_CURRENT aktuelle akademische Periode 004 ZCM_PERID_LAST letzte akademische Periode 003



ZCM_PERID_NEXT nächste akademische Periode 003 ZCM_PERID_NEXT_ONE übernächste akademische Periode 004 ZCM_PERYR_CURRENT aktuelle akademische Jahr 2013 ZCM_PERYR_LAST letzte akademische Jahr 2013 ZCM_PERYR_NEXT nächste akademische Jahr 2014 ZCM_PERYR_NEXT_ONE übernächste akademische Jahr 2014 ZCM_TARGETDATE_CURRENT Beginndatum des aktuellen Semesters 20140201 ZCM_TARGETDATE_LAST Beginndatum des letzten Semesters 20130801 ZCM_TARGETDATE_NEXT Beginndatum des nächsten Semesters 20140801 ZCM_TARGETDATE_NEXT_ONE Beginndatum des übernächsten Semesters 20150201 Beispiel Tagesdatum:

Liste Datumsvariablen VARIABELN Aktuelles Tagesdatum +/- ??? Tage Aktuelles Tagesdatum +/- ??? Arbeitstage Erster des aktuellen Monats n. Arbeitstag des aktuellen Monats Erster des nächsten Monats Erster Tag des Vormonats Letzter Tag des Vormonats Letzter Tag des aktuellen Monats Aktuelles Tagesdatum

2.2 Selektionsvariante auswählen

In den meisten Reporten / Auswertungen können Varianten mit dem Icon ausgewählt werden. Mit dem Pop Up..

…können die Selektionsvarianten eingeschränkt werden. Sollen auch Varianten anderer Benutzer angezeigt werden, muss der Benutzer unter ‚Erstellt von‘ entfernt werden. Mit geht’s weiter.

Mit Doppelklick auf einen Variantenname wird die Variante aufgerufen.



wichtig: Gibt es nur eine Selektionsvariante wird diese automatisch ausgewählt und gleich ausgeführt

2.3 Selektionsvariante mutieren

Um eine bestehende Selektionsvariante zu mutieren kann diese aufgerufen und entsprechend geändert werden. Wird diese Variante wiederum mit demselben Variantennamen gespeichert wird die alte Variante überschrieben.

2.4 Selektionsvariante löschen

Mit…

können nicht mehr benötigte Variante gelöscht werden.

2.5 Systemvarianten

Varianten die mit CUS& beginnen sind Systemvarianten die von Endbenutzern nicht geändert werden können.

3 Sichern mit Kennung Es gibt die Möglichkeit Reports / Auswertungen als gesicherte Liste abzulegen. Dies hat den Vorteil, dass die Liste zu einem späteren Zeitpunkt nochmals angezeigt werden. Zudem können alle Listfunktionalitäten wie sortieren, summieren, abspringen etc. weiterhin ausgeführt werden. Wird dieser Report im Hintergrund gestartet, kann unabhängig von der maximal zulässigen Laufzeit, ein Resultat erzielt werden. Z.b. kann ein Report am Abend gestartet und das Resultat am nächsten Morgen gesichtet werden.



3.1 Report mit ‚Sichern mit Kennung‘ ausführen

Statt mit ‚SAP List Viewer‘ die Option ‚Sichern mit Kennung‘ auswählen…

…und den Report starten

3.2 Gesicherte List aufrufen

Ist der Report durchgelaufen, kann die Liste gesichtet werden indem im Menu oder in den Favoriten die entsprechende Transaktion markiert und mit der rechten Maustaste aus dem Kontextmenu….



….‘Gesicherte Listen‘ gewählt wird. Im folgenden Pop Up

…die gewünschte Liste markieren und auf drücken. In der folgenden Ansicht sind die Rohdaten angezeigt.

Da dies noch nicht brauchbar ist muss noch auf gedrückt werden. Dannach wird die List auch als ALV dargestellt:



4 Hintergrundverarbeitung Aus Sicherheitsgründen ist die maximale Laufzeit von Reporten die im Vordergrund (Dialogmodus) laufen auf 20 Minuten beschränkt. Reports die länger laufen werden nach 20 Minuten mit einem Dump abgebrochen. Das sieht für den Benutzer dann folgendermassen aus….

..und ist unerfreulich. Daher sollten solche Reports im Hintergrund laufen gelassen werden. Wie das geht erzählt das nächste Kapitel.

4.1 Report im Hintergrund einplanen

Selektion eingeben und statt den Report mit zu starten Programm >> ‚Im Hintergrund ausführen‘ wählen.

Bei den Druckparametern….



…unbedingt den Druckzeitpunkt ‚Zunächst nur in den SAP-Spo..‘ wählen.

wichtig: Wird ‚Sofort ausgeben‘ gewählt wird die Liste wenn der Job fertig ist auf den gewählten Drucker ausgegeben.

Danach auf drücken und die Angaben Starttermin vornehmen

Entweder Sofort

oder mit Datum/Uhrzeit

wählen. Danach den Job mit sichern.



4.2 Hintergrundjobs überwachen

Mit der Transaktion SM37 können die eigenen Jobs überwacht werden.

Läuft der Job noch, lautet der Status ‚aktiv‘

Ist der Job beendet, lautet der Status ‚fertig‘

4.3 Resultat von Reporten anzeigen

Für gesicherte Listen gemäss Punkt 3.2 vorgehen

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