Stand: 20031

BundeskanzleramtBundeskanzleramtIng. Roland LedingerIng. Roland Ledinger

Stand: 20032

Im Mai 2001 wird das BKA vom IKT-Board (Stabstelle für Informations- und Kom-munikationstechnologie) beauftragt, den Projektauftrag für die Einführung des ELAK im Bund zu formulieren.Über das IKT-Board sind alle Ressorts eingebunden

Im Juni 2001 erfolgt die strategische Ausrichtung im IKT-Board sowie die Abstimmung mit Bundeskanzler und Vizekanzlerin

Im Juli 2001 wird das BKA mit der Durchführung im Rahmen eines Ministerratsvortrages beauftragt

ProjektauftragProjektauftrag

Stand: 20033

Der ELAK bildet die Voraussetzung für die Vereinfachung und Beschleunigung der

Geschäftsfallbearbeitung einheitliche Geschäftsfalldokumentation und

bessere Nachvollziehbarkeit Modernisierung der Geschäftsfallbearbeitung und

–archivierung Vereinfachung von Ressortumbildungen die einfache und rasche Implementierung von

eGovernment-Verfahren Wissensbasis für für One-Stop-Government

Strategische ZieleStrategische Ziele

Stand: 20034

Ziele der UmsetzungZiele der Umsetzung

eine ELAK-Lösung für alle Ressorts ressortübergreifender elektronischer Aktenlauf einheitliche Schulung zentrale Administration für Organisations-änderungen ein zentraler Betreiber für die ELAK-Lösung gemeinsame Weiterentwicklung von Software, Betrieb

und Organisation

Stand: 20035

VerwaltungsveränderungVerwaltungsveränderung

ELAK ist Voraussetzung für eGovernment Synergien durch Vereinheitlichung

Prozesse und Abläufe, Formulare, Dokumente einheitliches, elektronisches Werkzeug

Medienbruchfreie Geschäftsprozesse Posteingang Bearbeitung Postausgang elektronisch erstellte Dokumente sollen nicht zu

Papier gebracht werden weitere Möglichkeiten der Kooperation

z.B. gemeinsame Poststellen (Scanning)

Stand: 20036

Die KulturveränderungDie Kulturveränderung

Die ELAK-Einführung ist kein bloßer Werkzeugtausch, sondern eine nachhaltige Veränderung der Arbeitskultur in der öffentl. Verwaltung

ELAK fördert die Zusammenarbeit durch Bereitstellung aller notwendigen Informa-tionen zeit- und ortsunabhängig

Das Projekt ELAKimBUND liefert neue Impulse für die ressort-übergreifende,„gemeinsame“ Abwicklung von (IT-) Projekten

Stand: 20037

ELAK - GrundprinzipienELAK - Grundprinzipien

ELAK = Original Elektronisches Abzeichnen und Genehmigen Scannen nur falls wirtschaftlich und zweckmäßig

(ansonsten Verweis) Papierakt bei Bedarf möglich Kanzleiordnung 1992

Stand: 20038

ELAK - NutzenELAK - Nutzen

Verkürzung der Laufwege (Sternförmige Abläufe werden durch direkte Weiterleitung ersetzt) – Nachweis im BKA ca. minus 12 %

Flexiblere Ablauforganisation (Protokollieren, Abfertigen, etc. auch ohne Kanzleistelle) -> Ganzheitliche Organisationsformen

Ersparnis bei Transport-, Such-, Ablage-, Aushebezeiten

Elektronische Ablage ersetzt Archive

Stand: 20039

Einsatzbereich des ELAKEinsatzbereich des ELAK Postentgegennahme Aufteilung auf Sektionen Zuteilung Protokollierung Bearbeitung Genehmigung Weiterleiten Abfertigen Ablage

E L A

K

kann

kann

eventuell Papierbeilage

elekt. oder Papier

P a p i e r

kann

Stand: 200310

Neudefinition der ArbeitsplätzeNeudefinition der Arbeitsplätze

Eingangs-/Abgangsstelle Genehmigende (Führungskräfte) Bearbeiter (Referenten) Kanzleistelle Sekretariate Schreib-/Botendienst

Mit der Einführung des ELAK werden die unterschiedlichen Stellen im Ablauf eines Aktes durch

geänderte Arbeitsbilder neu definiert werden

Stand: 200311

Der Zuschlag wurde per 4.1.2003 erteilt Auftragnehmer:

ARGE ELAK mit BRZ und BITS, Subunternehmer: IBM und Fabasoft

SW-Produkt:Fabasoft eGov-Suite

Das Organisationshandbuch liegt vor mehrere Ressorts arbeiten bereits intensiv an der

Einführungsvorbereitung

Ergebnisse der BeschaffungsphaseErgebnisse der Beschaffungsphase

Stand: 200312

ProgrammphasenProgrammphasen

Vor-Phase Ausschreibung

Beschaffung

Phase 1 Planung und

Systemkonzeption

Phase 2Rollout

Phase 3 Betrieb und

Wartung

Projekt-/Programm-Management

Ab 04.2003 Ab 11.2003Ab 01.2003Ab 01.2002

lfd. Koordinationsaufgaben

Stand: 200313 Stand 9/ 2002 / 13

RolloutplanRolloutplan

Die dargestellten Balken sind nicht maßstabsgetreu und dienen nur der Orientierung

Ressort-spez.Vorarbeiten: zB.

Erhebung, Org.-Arbeiten,Kommunikation, Rekrutierung

Auftragnehmer-Vorarbeiten:

zB. CBT, DatenÜ.Qualif. Leituser,Integr. Fachappl.

Rollout amArbeitsplatzdurch AN:

zB.Client-Install.Benutzerschul

BMJ

BMWA

BMF

BMAA

BMBWKBMLV

BKA inkl. ex-BMÖLSBMLFUW

1.Qu03

Mär Apr

2.Qu03

Mai Jun Jul

3.Qu03

Aug Sep Okt

4.Qu03

Nov Dez Jän

1.Qu04

Feb Mär Apr

2.Qu04

Mai Jun Jul

3.Qu04

Aug Sep

1870

1450

BMIBMSGBMVIT

2280

1534

BMFG

Stand: 200314

Einige wichtige Punkte bei der Einige wichtige Punkte bei der UmsetzungUmsetzung

Oberste Entscheidungsträger müssen Einführung unterstützen (Promotor)

Frühzeitige Information der Bediensteten Leitbenutzerkonzept (1 pro Abteilung) Praxisorientierte Schulung Einbindung der Organisationsabteilung Berücksichtigung der unterschiedlichen

Arbeitsmethoden bei der Zuteilung, usw. Entscheidung ob flächendeckender oder

prozessorientierter Einsatz

Stand: 200315

Mit September 2004 werden

in den Bundesministerien nur noch elektronische

Aktenerstellt werden!

Zur Veranschaulichung anschließend ein praktischen

Beispiel

Stand: 200316

Das PraxisbeispielDas Praxisbeispiel

Elektronischer Antrag

Automatische Registrierung

ProtokollierungBearbeitung

GenehmigungVorschreibungAbfertigung