Erste Schritte mit Microsoft TeamsTeam-Leiter

Microsoft Teams ist die Chat-basierte Arbeitsumgebung, die in Office 365 integriert ist. Sie gibt Teams sofort Zugang zu einem Hub, wo Chat, Inhalte, Menschen und Tools auf natürliche Weise zusammenkommen und wo Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter alles vorfinden, was Sie benötigen.

Willkommen, wir sind froh, dass Sie hier sind!Diese Anleitung soll Ihnen dabei helfen, das Meiste aus Microsoft Teams herauszuholen. Als Team-Inhaber spielen Sie eine kritische Rolle dabei, den Zweck Ihres Teams festzulegen und jeden zur Zusammenarbeit an einem Ort zu bewegen.

Die ersten Schritte sind kinderleicht.Fangen Sie an, Microsoft Teams mit Ihrem Team zu benutzen, indem Sie die in dieser Anleitung aufgeführten Schritte befolgen. Sie enthält alle Ressourcen, die Sie zum Erfolg benötigen.

1. Verstehen von Microsoft-Teams 2. Erstellen eines Teams3. Einladen von Mitgliedern4. Einbinden von Mitgliedern

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1. Verstehen von Microsoft-Teams KernwerteMicrosoft Teams wurden für Teams mit hohem Engagement geschaffen, die eng zusammenarbeiten, um ihre Arbeit zu erledigen. Teilen Sie Informationen und geben Sie Feedback, sodass sie für alle sichtbar

sind Treffen Sie schnelle Entscheidungen und bleiben Sie zu Team-Aktivitäten auf

dem Laufenden Koordinieren Sie Projekte und Aufgaben, um Inhalte und Projektdateien

gemeinsam zu erstellen Bevor Sie Ihr Team erstellen, gibt es einige Dinge, die Sie über die Bereitstellung und Struktur von Microsoft Teams wissen sollten, inkl. Team-Mitgliedschaft, -Rollen und -Einstellungen. BereitstellungWenn Sie Kunde von Office 365 sind, muss Ihr IT-Administrator unter Umständen Microsoft Teams im Admin Center für Ihre gesamte Organisation aktivieren. Sobald dies geschehen ist, können Sie auf Microsoft Teams über das App-Startprogramm auf der Online-Anmeldeseite von Microsoft zugreifen. Klicken Sie auf die Kachel für Microsoft Teams, um die Online-App zu starten, und laden Sie Microsoft Teams auf Ihren Desktop-PC herunter.

StrukturOrganisationAlle von den Mitarbeitern in Ihrer Organisation erstellten Teams werden Ihrem Office 365-Tenant zugeordnet. Sie können über Office 365-Gruppen Ihrem gesamten Personal oder nur einer Untergruppe von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Berechtigung zum Erstellen von Teams erteilen.

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Team Teams sollen Gruppen von Personen vereinen, welche eng zusammenarbeiten, um ihre Arbeit zu erledigen. Teams können sowohl auf dynamische Weise für projektbasierte Arbeiten eingesetzt werden (z. B. für Produkteinführungen, als digitale Einsatzzentrale) als auch als fortlaufende Arbeitsbereiche, welche die interne Struktur Ihrer Organisation widerspiegeln (z. B. Abteilungen und Standorte). Unterhaltungen, Dateien und Notizen in Team-Kanälen können nur von den Mitgliedern des Teams gesehen werden.KanalEin Kanal hilft bei der Organisierung der Unterhaltungen, Inhalte und Tools des Teams zu einem bestimmten Thema. Kanäle können sich zum Beispiel nach einem bestimmten Thema (Ereignisse), Geschäftsfeld (Design), Projekt (Einführung) richten oder für sonstige Dinge eingerichtet werden (lustige Bilder zur Unterhaltung). Team-Inhaber können Kanäle erstellen und Team-Mitgliedern das Recht erteilen, je nach Bedarf eigene Kanäle zu erstellen. Über die Registerkarten am oberen Rand eines Kanals können Teams Dateien, Notizen und benutzerdefinierte Inhalte wie Power BI-Metriken oder Geschäftsziele in einer Word-Datei oder ein Organigramm in einer PowerPoint-Präsentation speichern. Diese Inhalte sind dann auf einfache Weise dem ganzen Team zugänglich. Zusätzliche Connectors zu Anwendungen von Drittanbietern können auf Kanal-Ebene konfiguriert werden, damit Daten von täglich verwendeten Tools wie Trello, Asana, GitHub und weiteren importiert werden können.

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Team-MitgliedschaftWenn Microsoft Teams in Ihrer gesamten Organisation aktiviert wird, können die designierten Team-Inhaber all ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter* zu ihrem Team einladen. In Microsoft Teams können Team-Inhaber auf einfache Weise über den Namen Personen aus ihrer Organisation hinzufügen.Team-Inhaber können ebenfalls ein Team anhand von einer bereits bestehenden Office 365-Gruppe erstellen. An der Gruppe vorgenommene Änderungen werden automatisch mit Microsoft Teams synchronisiert. Wenn Sie ein Team basierend auf einer bereits bestehenden Office 365-Gruppe erstellen, vereinfacht sich hierdurch nicht nur der Einladungsprozess und die Mitgliederverwaltung, sondern es werden ebenfalls Gruppendateien in den Microsoft Teams synchronisiert.*In Microsoft Teams können derzeit keine Benutzer außerhalb Ihrer Organisation hinzugefügt werden.

Team-Rollen Es gibt zwei wesentliche Rollen in Microsoft Teams: Den Team-Inhaber, welcher das Team erstellt, und Team-Mitglieder, welche in die Teams der Team-Inhaber eingeladen werden. Team-Inhaber können ein beliebiges Mitglied ihres Teams zum Ko-Inhaber ernennen sowohl bei der Einladung als auch zu einem späteren Zeitpunkt nach dem Beitritt. Durch mehrere Team-Inhaber können Sie die Zuständigkeiten bei Einstellungsverwaltung, Mitgliedschaftsverwaltung, inkl. Einladungen, mit mehreren Personen teilen. Team-Einstellungen Team-Inhaber können teamweite Einstellungen direkt in Microsoft Teams verwalten. Einstellungen enthalten unter Anderem die Möglichkeit, ein Bild für das Team hinzuzufügen, Berechtigungen zum Erstellen von Kanälen an Team-Mitglieder zu vergeben, Registerkarten und Connectors hinzuzufügen, das ganze Team oder den ganzen Kanal zu @erwähnen und Sticker, GIFs und Memes zu verwenden. Als Microsoft Teams-Administrator haben Sie Zugriff auf die systemweiten Einstellungen im Admin Center. Diese Einstellungen können sich auf die Optionen und Standardeinstellungen auswirken, die Team-Inhabern in den Team-Einstellungen zur Verfügung stehen. Zum Beispiel können Sie den Standard-Kanal „Allgemeines” für teamweite Ankündigungen, Unterhaltungen und Ressourcen aktivieren, welcher in allen Teams angezeigt werden wird.

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2. Erstellen eines Teams Festlegen des Zwecks des Teams Überlegen Sie sich genau, welchen Zweck das Team hat, das Sie erstellen möchten. Fügen Sie diesen Zweck dann bei der Erstellung des Teams in das Beschreibungsfeld ein, damit Ihre Team-Mitglieder ihn sehen können. Tipp: Für den Anfang ist ein projektbasiertes Team eine großartige Herangehensweise, um Erfahrungen mit Microsoft Teams zu machen, ohne bestehende Arbeitsabläufe zu unterbrechen.

Staging der Team-UmgebungZusätzlich zum Standardkanal „Allgemeines” können Sie weitere Kanäle für Team-Mitglieder erstellen (z. B. „Klatsch und Tratsch” für eher nebensächliche Unterhaltungen oder einen Kanal für „Team-Ergebnisse”). Füllen Sie Kanäle mit Nachrichten und Ressourcen, damit sich Ihre Team-Mitglieder sofort willkommen fühlen. Tipp: Indem Sie die Staging-Phase so klein wie möglich halten, können die Benutzer von sich aus die nötigen Kanäle, Registerkarten und Connectors einrichten und anpassen. Sie können die Berechtigungen für diese Vorgänge Ihren Team-Mitgliedern jederzeit wieder entziehen.

3. Einladen von MitgliedernHosten einer Team-BesprechungAm einfachsten überzeugen Sie die Ihr Team von Microsoft Teams, indem Sie das ganze Team versammeln – entweder persönlich oder virtuell. Planen Sie eine Team-Besprechung zur Einführung von Microsoft Teams ein. Fragen Sie Ihren IT-Administrator nach Vorlagen und Materialien, welche beim Hosten Ihrer Besprechung behilflich sein können.

Warum Microsoft TeamsStarten Sie die Besprechung, indem Sie Ihre Nutzungsziele für Microsoft Teams erläutern und welche Vision Sie für die Zusammenarbeit in diesem Dienst haben.

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Vorstellung und DemonstrationStellen Sie Microsoft Teams vor, indem Sie das Microsoft   Teams-Video abspielen, und gehen Sie dann sofort zu einer Live-Demonstration des zuvor erstellten Teams über. Tipp: Unterstreichen Sie Ihre Lieblingsfunktionen, um die Demonstration interessanter zu gestalten und ihr eine persönliche Note zu verleihen.Nutzungsumfang Bitten Sie Team-Mitglieder, dass sie Microsoft Teams als primäre Kommunikationsart miteinander und bei der Zusammenarbeit an Projekten verwenden. Team-Mitglieder werden auch weiterhin andere Kommunikationstools, wie E-Mails, verwenden, um mit Personen außerhalb dieses eng verknüpften Teams zu kommunizieren. Tipp: Planen Sie mindestens eine Woche ein, um sicherzustellen, dass die Team-Mitglieder die Vorteile bei der Nutzung von Microsoft Teams erleben. Normen Ermutigen Sie Team-Mitglieder dazu, in den Team-Kanälen zu kommunizieren, anstatt in privaten Chats und Gruppen. Hierdurch entsteht eine Team-Kultur, welche von Transparenz geprägt ist, welche die Verbindungen zwischen Team-Mitglieder festigt und welche das Projekt nach Vorne bringt, da alle Mitglieder die Entscheidungen und freigegebenen Materialien sehen kann.KonventionenSuchen Sie mittels Brainstorming nach dem richtigen Set an Kanälen für den Anfang und schlagen Sie einen einfachen Prozess zur Erstellung und Benennung von Kanälen in Ihrem Team vor, damit dieser Prozess organisiert und zielgerichtet erfolgt. EinrichtungNutzen Sie diese gemeinsame Zeit, damit sich jeder gemeinsam über den Web-Client in Microsoft Teams anmeldet. Über diesen Link können Sie und Ihre Mitglieder ebenfalls die Desktop-Apps für Windows und Mac herunterladen. Sagen Sie Ihren Team-Mitglieder außerdem, dass sie sich die Apps für Mobilgeräte über den App Store, Google Play und Microsoft Store herunterladen können.Tipp: Sobald Ihre Team-Mitglieder die Apps auf ihren Mobilgeräten installiert haben, werden sie keine Vorfälle mehr in Microsoft Teams verpassen.

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Mit dem Team in Kontakt bleibenNach Ihrer Team-Besprechung können Sie eine E-Mail mit einer Zusammenfassung Ihrer Besprechung und die nächsten Schritte und Ressourcen für Team-Mitglieder verschicken. Fragen Sie Ihren IT-Administrator nach diesen Ressourcen.Schulungen und Hilfe bietenErmutigen Sie Ihre Team-Mitglieder, in einem „Feedback”-Kanal, den Sie in Microsoft Teams erstellen können, nach Hilfe zu fragen. Hosten Sie Chat-basierte Schulungen und Frage-und-Antwort-Runden direkt in Microsoft Teams. Tipp: Nutzen Sie den T-Bot, ein integriertes Hilfetool, welches Sie durch einen Klick auf „Chats” finden. Dies ist eine weitere großartige Methode, über die Ihre Team-Mitglieder Hilfe erhalten können.

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4. Einbinden von MitgliedernArbeit nach Microsoft Teams verlagernBehalten Sie Ihren Schwung bei, indem Sie wichtige Unterhaltungen, Updates und Inhalte nach Microsoft Teams verlagern. Dies wird dafür sorgen, dass Team-Mitglieder mit höherer Zuversicht auf Microsoft Teams wechseln. Währenddessen werden sie rechtzeitige E-Mail-Benachrichtigungen bei ungelesenen Chats, @Erwähnungen und anderen Aktivitäten erhalten. Connectors und Registerkarten verwendenBringen Sie Live-Updates und Daten aus Anwendungen und Diensten von Drittanbietern, wie Trello, GitHub und Asana, direkt nach Microsoft Teams. Hierdurch werden Ihre Team-Mitgliedern viel Zeit sparen, da sie nicht mehr in verschiedenen Tools nach aktuellen Informationen suchen müssen. Feedback und Ideen einreichenSorgen Sie dafür, dass das Feedback und die Ideen Ihres Teams den IT-Administrator erreichen. Arbeiten Sie zusammen, um wichtige Anwendungen von Drittanbietern zu implementieren und ganz an Ihr Team angepasste Bots zu erstellen.

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Einrichtung der IT-Organisation auf Microsoft TeamsEinleitungBevor Sie Microsoft Teams in Ihrer gesamten Organisation einführen, empfehlen wir, dass Sie mit 2–3 Pilot-Teams beginnen. Hierdurch können Sie den Einführungsplan optimieren und sicherstellen, dass Sie für die organisationsweite Bereitstellung bereit sind. Schritte1. Legen Sie die Projekte fest, an denen Sie in Microsoft Teams arbeiten werden2. Erstellen Sie ein Microsoft Team für jedes der Projekte 3. Legen Sie Arbeitsflüsse für jedes Projekt fest und erstellen Sie Kanäle in

jedem Microsoft Team4. Legen Sie für jedes Team Personen fest, welche als Team-Mitglieder

hinzugefügt werden sollten.5. Füllen Sie die Kanäle noch vor dem Start mit wichtigen Informationen6. Weihen Sie das neue Microsoft Team zusammen mit Ihren Team-Mitgliedern

ein7. Tauschen Sie sich mit Team-Mitgliedern aus

IT-Administratoren sind typischerweise in mehrere Projekte gleichzeitig involviert. Diese Projekte können z. B. Angelegenheiten wie Netzwerk-Upgrades, Router-Upgrades, System-Upgrades und Migrationen umfassen. Darüber hinaus findet vielleicht ein reger Nachrichtenaustausch mit verschiedenen Gruppen im Unternehmen statt, wie z. B. dem Supportpersonal, der Rechtsabteilung, der Personalabteilung oder der Geschäftsleitung. In diesem Abschnitt werden wir veranschaulichen, wie Microsoft Teams den IT-Administratoren bei der schnellen und effizienten Organisation und Verwaltung von Projekten helfen kann. Für diese Anleitung nehmen wir die Bereitstellung eines System-Upgrades als Beispielszenario.

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Schritt 1: Legen Sie die Projekte fest, an denen Sie arbeiten werden

Für diese Anleitung nehmen wir als Projekt die Bereitstellung eines System-Upgrades.

Schritt 2: Erstellen Sie ein Microsoft Team für das Upgrade-Projekt der Desktop-PCs

In unserem Beispiel werden Sie ein Microsoft Team für die geplanten Upgrades des Betriebssystems auf den Desktop-PCs der Benutzer erstellen.

Name des Microsoft Teams: Betriebssystem-Upgrade für Desktop-PCs

Schritt 3: Legen Sie Arbeitsflüsse fest und erstellen Sie Kanäle für das Upgrade-Team der Desktop-Betriebssysteme Nachdem Sie die für dieses Projekt benötigten Arbeitsflüsse festgelegt haben, erstellen Sie Kanäle. Ein Kanal hilft bei der Organisierung der Unterhaltungen, Inhalte und Tools des Teams zu einem bestimmten Thema. Kanäle können sich zum Beispiel nach einem bestimmten Thema (Ereignisse), Geschäftsfeld (Design), Projekt (Einführung) richten oder für sonstige Dinge eingerichtet werden (lustige Bilder zur Unterhaltung). Team-Inhaber können Kanäle erstellen und Team-Mitgliedern das Recht erteilen, je nach Bedarf eigene Kanäle zu erstellen.

Wir empfehlen folgende Kanäle für das Updateteam für Desktop-Betriebssysteme:

Namen der Kanäle: Planung Bereitstellung Betrieb Probleme vor der Bereitstellung Probleme nach der Bereitstellung Anwendungsverwaltung und -entwicklung

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Entwicklertools Test FeedbackSchritt 4: Festlegen von Personen, die als Mitglieder zum Upgrade-Team für Desktop-Betriebssysteme hinzugefügt werden sollten

In diesem Schritt legen Sie die für dieses Projekt benötigten Personen fest. Oft sind Projekte funktionsübergreifend, da für ein erfolgreiches Projekt auch Beiträge von anderen Funktionen nötig sind. Für das Upgrade-Team für Desktop-Betriebssysteme sollten Sie die folgenden Personen oder Rollen hinzufügen, damit diese zum Upgrade-Projekt beitragen können.

Team-Mitglieder: Chief Technology Officer Information Technology Officer IT-Änderungsmanagement Netzwerk-Administratoren Projektmanagement Pilot-Endbenutzer

Schritt 5: Kanäle im Voraus mit wichtigen Informationen füllenWir empfehlen, dass Sie Ihre Kanäle mit einigen Fragen zum jeweiligen Kanal füllen, damit Mitglieder von keiner leeren Fläche begrüßt werden. Für den Test-Kanal kann Ihre Frage zum Beispiel wie folgt aussehen: „Kann jemand kurz den Testplan für die Bereitstellung der Betriebssysteme teilen?”

Über die obigen Registerkarten in jedem Kanal können die Teams auf einfache Weise auf die Dateien und Notizen des Kanals zugreifen. Sie können benutzerdefinierte Registerkarten für alle Arten von Informationen erstellen, die Sie dem Team leicht zugänglich machen wollen, wie z. B. Power BI-Metriken, Projektziele oder ein Organigramm. Bei Desktop-Upgrades werden häufig Bereitstellungsbögen verwendet.

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Um den Zugriff auf den Bereitstellungsbogen in Word zu vereinfachen, können Sie ihn als Registerkarte im Kanal „Bereitstellung” hinzufügen. Über das „+”-Symbol am oberen Rand von Microsoft Teams, neben Unterhaltungen, Dateien und Notizen, können Sie eine Registerkarte erstellen.

Durch Connectors können Mitglieder von Microsoft Teams ebenfalls Updates von beliebten Online-Diensten erhalten. Wenn Sie ein Tool oder einen Dienst mit einem Kanal verbinden, kann jeder im Team die von diesem Dienst gelieferten Nachrichten sehen. Beispielsweise können Sie für dieses Desktop-Bereitstellungsprojekt der IT-Abteilung einen Connector für Trello oder Asana zur Projektverwaltung und einen Connector für Zendesk für den Helpdesk erstellen, falls nach der Bereitstellung Probleme auftreten. Verfügbare Connectoren werden Ihnen angezeigt, wenn Sie auf “ . . . ”am oberen Rand von Microsoft Teams neben dem Team- und Kanalnamen klicken.

Schritt 6: Einweihen Ihres neuen Microsoft Teams mit seinen Team-Mitgliedern

Am einfachsten überzeugen Sie die Ihr Team von Microsoft Teams, indem Sie das ganze Team versammeln – entweder persönlich oder virtuell. Planen Sie eine Team-Besprechung, um Microsoft Teams vorzustellen, und besprechen Sie die vielen Funktionen und Vorteile. Im Anschluss können Ihre Team-Mitglieder eigene Erfahrungen mit Microsoft Teams sammeln. Starten Sie die Besprechung, indem Sie Ihre Nutzungsziele für Microsoft Teams erläutern und welche Vision Sie für die Zusammenarbeit haben. Sie können Microsoft Teams beispielsweise über ein Produktvideo oder eine Produkttour vorstellen oder das von Ihnen erstellte Team in einer Live-Demonstration präsentieren.

In der Besprechung kann es unter anderem um folgende Dinge gehen:

Ermutigen Sie Team-Mitglieder dazu, über die Unterhaltungen-Registerkarte in den Kanälen zu kommunizieren, anstatt in privaten Chats und Gruppen. Hierdurch entsteht eine Team-Kultur, welche von Transparenz geprägt ist und die Verbindungen zwischen den Team-Mitgliedern im Projekt und mit dem Projekt vertieft.

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Ermutigen Sie Ihre Mitglieder, Kanäle für aufkommende Themen zu erstellen, und schlagen Sie einen einfachen Prozess zur Erstellung und Benennung von Kanälen in Ihrem Team vor, damit dieser Prozess organisiert und zielgerichtet erfolgt.

Beschreiben Sie, wie der Chat für private Unterhaltungen und für Unterhaltungen in kleinen Gruppen genutzt werden kann. Audio- oder Videoanrufe können zu jedem Chat und zu jeder Team-Unterhaltung hinzugefügt werden.

Erklären Sie, wie Team-Mitglieder Dateien, wie z. B. häufige Projektdateien, freigeben können, um Feedback zu erhalten. Änderungen und Kommentare von Team-Mitgliedern werden sofort im Dokument gespeichert.

Beschreiben Sie, wie Team-Notizen in der Registerkarte „Notizen” erfasst werden können, um spontane Notizen oder Besprechungsprotokolle zu dokumentieren.

Erklären Sie die Vorteile von Registerkarten, Bots und Connectors und zeigen Sie, wie diese hinzugefügt werden können.

Nutzen Sie diese gemeinsame Zeit, damit sich alle in Microsoft Teams anmelden und die Apps für Mobilgeräte über den App Store, Google Play oder Microsoft Store herunterladen.

Schritt 7: Austausch mit Team-MitgliedernNach Ihrer Besprechung können Sie eine E-Mail mit einer Zusammenfassung Ihrer Besprechung und die nächsten Schritte und Ressourcen für Team-Mitglieder verschicken. Hosten Sie Chat-basierte Schulungen und Frage-und-Antwort-Runden direkt in Microsoft Teams.

Behalten Sie Ihren Schwung bei, indem Sie wichtige Unterhaltungen, Updates und Inhalte nach Microsoft Teams verlagern. Dies wird dafür sorgen, dass Team-Mitglieder mit höherer Zuversicht auf Microsoft Teams wechseln. Währenddessen werden sie rechtzeitige E-Mail-Benachrichtigungen bei ungelesenen Chats, @Erwähnungen und anderen Aktivitäten erhalten.

Ermutigen Sie Ihre Team-Mitglieder, Kommentare oder Ideen im von Ihnen erstellten Feedback-Kanal zu hinterlassen. Teilen Sie die Ideen und das Feedback Ihres Teams mit anderen Administratoren und Mitgliedern und arbeiten Sie zusammen, um angepasste Integrationen für wichtige Anwendungen von Drittanbietern zu erstellen und passgenaue Bots für Ihr Team.