Ausgewählte Probleme beim Verwalterwechsel

Dr. Alexander Schaumann, Rechtsanwalt 

SüchtingPartner RechtsanwälteKurfürstendamm 57

10707 Berlin

www.suechtingpartner.com

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Gliederung

Mögliche Ursachen des Verwalterwechsels

Grundlagen der Verwalterstellung

Beendigung der Verwalterstellung durch Zeitablauf

Fortfall des Verwalters

Abberufung des Verwalters

Amtsniederlegung durch den Verwalter

Kündigung des Verwaltervertrages

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Gliederung

Ansprüche gegen den ausgeschiedenen Verwalter

Allgemeine Grundlagen der Haftung des Verwalters

Anspruch auf Abrechnung

Anspruch auf Herausgabe von Unterlagen

Entlastung des Verwalters

Gliederung

Ausgewählte Praxistipps bei der Übernahme der Verwaltung

Einsichtnahme in wesentliche Unterlagen vor dem Beginn der Tätigkeit

Prüfung der Vollständigkeit der Verwaltungsunterlagen und inhaltliche Prüfung

Begehung des Objekts am Tag der Übernahme

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Grundlagen der Verwalterstellung (1)

Verwalterbestellung

Organisationsrechtlicher Bestellungsakt, der die Stellung des Verwalters als Organ begründet

Verwaltervertrag

Vertrag zwischen Verwalter und rechtsfähiger Wohnungs- eigentümergemeinschaft (h. M.)

Unentgeltlicher Auftrag (vgl. §§ 662 ff. BGB) oder entgeltlicher Geschäftsbesorgungsvertrag (vgl. § 675 BGB)

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Grundlagen der Verwalterstellung(2)

Trennungstheorie

Es ist zwischen der körperschaftlichen Bestellung des Verwalters und dem Abschluss des Verwaltervertrages zu trennen

Es ist zwischen der Stellung des Verwalters als Organ und dem Verwalter als Vertragspartner der Gemeinschaft zu unter-schden

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Beendigung der Verwalterstellung durch Zeitablauf(1)

Grundlagen

Die Verwalterstellung endet, wenn die vereinbarte Laufzeit abgelaufen ist (befristete Bestellung) oder die Höchstdauer der Bestellung abgelaufen ist (unbefristete Bestellung)

Praxistipp: Der Beginn der Laufzeit sollte in dem Bestellungsakt oder der Gemeinschaftsordnung eindeutig geregelt werden

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Beendigung der Verwalterstellung durch Zeitablauf(2)

Höchstdauer der Bestellung

Der Verwalter darf höchstens für 5 Jahre bestellt werden (vgl. § 26 Abs. 1 Satz 1, 1. Halbsatz. WEG)

Ausnahme: Bei einer Erstbestellung des Verwalters nach der Begründung des Wohnungseigentums darf er lediglich für 3 Jahre bestellt werden (vgl. § 26 Abs. 1 Satz 1, 2. Halbsatz WEG)

Die Wohnungseigentümergemeinschaft kann den bisherigen Verwalter uneingeschränkt erneut bestellen, jedoch frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellzeit (§ 26 Abs. 2 WEG)

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Fortfall des Verwalters

Tod des Verwalters

Die Bestellung des Verwalters und der Verwaltervertrag enden mit dem Tod des Verwalters

Auflösung der Verwaltergesellschaft

Ist eine Personen- oder Kapitalgesellschaft als Verwalter bestellt, endet das Verwalteramt, sobald diese die Rechts-fähigkeit verliert (vollendete Liquidation einer Verwaltungsge-sellschaft (h. M.)

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Abberufung des Verwalters Grundlagen

(1)

Grundlagen

Ein Verwalter kann grundsätzlich jederzeit ohne Angabe von Gründen durch einen Mehrheitsbeschluss der Wohnungs-eigentümergemeinschaft abberufen werden (ordentliche Abberufung)

In dem Verwaltervertrag, der Gemeinschaftsordnung oder dem Bestellungsbeschluss kann geregelt werden, dass der Verwalter nur aus wichtigem Grund (außerordentliche Abberufung) abberufen werden kann (vgl. § 26 Abs. 1 Satz 3 WEG)

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Abberufung des VerwaltersGrundlagen

(2)

Zur Abberufung des Verwalters genügt die einfache Stimmenmehrheit in der Wohnungseigentümerversammlung (vgl. § 26 Abs. 1 Satz 1 WEG)

Der Beschluss muss dem Verwalter zugehen

Ausnahme:

Der Verwalter ist in der Wohnungseigentümerversammlung anwesend, in welcher die Gemeinschaft den Beschluss fasst, ihn abzuberufen

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Abberufung des VerwaltersOrdentliche Abberufung

Ist der Verwalter auf unbestimmte Zeit bestellt, können die Wohnungseigentümer ihn grundsätzlich jederzeit ohne wichtigen Grund abberufen

Frist

Es gilt die gesetzliche Kündigungsfrist (vgl. § 621 BGB); es sei denn in dem Bestellungsbeschluss oder dem Verwaltervertrag sind abweichende Fristen vereinbart

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Abberufung des Verwalters Außerordentliche Abberufung

(1)

In dem Verwaltervertrag, der Gemeinschaftsordnung oder dem Bestellungsbeschluss kann geregelt werden, dass der Verwalter nur aus einem wichtigen Grund (außerordentliche Abberufung) abberufen werden kann (Rechtsprechung)

Ist der Verwalter nur für eine bestimmte Zeit bestellt, kann er nur außerordentlich abberufen werden

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Abberufung des Verwalters Außerordentliche Abberufung

(2)

Beispiele für einen wichtigen Grund

Anhaltend nachlässige Verwaltungsführung (das Gesetz nennt als Regelbeispiel die nicht ordnungsgemäße Führung der Beschlusssammlung (§ 26 Abs. 1 Satz 4)

Der Verwalter verwaltet das ihm anvertraute Geld nicht be-stimmungsgemäß

Der Verwalter weigert sich, die Beschlüsse der Eigentümer-versammlung durchzuführen

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Abberufung des Verwalters Außerordentliche Abberufung

(3)

Frist

Die Wohnungseigentümer müssen den Verwalter zeitnah, innerhalb einer angemessenen Frist nachdem ihnen der wichtige Grund bekannt wurde, abberufen

Welche Frist angemessen ist, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab

4 Wochen sind in der Regel noch angemessen (Rechtsprechung)

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Amtsniederlegung durch den Verwalter(1)

Grundlagen

Der Verwalter kann sein Amt grundsätzlich jederzeit ohne Zustimmung der Wohnungseigentümer niederlegen

Die Amtsniederlegung ist gesetzlich nicht vorgesehen, aber allgemein anerkannt

Falls die Gemeinschaftsordnung eine Abberufung des Verwalters nur aus wichtigem Grund erlaubt, kann der Verwalter das Amt auch nur aus wichtigem Grund niederlegen

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Amtsniederlegung durch den Verwalter(2)

Frist • liegt kein wichtiger Grund für die Amtsniederlegung vor, muss

der Verwalter die gesetzlichen Fristen beachten, § 621 BGB (h.M.)

Form• grundsätzlich formfrei

• empfangsbedürftige Willenserklärung

• Problem: Wem muss die Niederlegungserklärung zugehen?

• Praxistipp: Der Verwalter sollte die Amtsniederlegung gegenüber allen Wohnungseigentümern

erklären17

Ordentliche Kündigung des Verwaltervertrages

Wurde der Verwaltervertrag nicht für eine bestimmte Laufzeit geschlossen, kann er grundsätzlich jederzeit ohne Angabe von Gründen gekündigt werden (ordentliche Kündigung)

• Es gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen, § 621 BGB

• Empfangsbedürftige Willenserklärung

• Problem: Wem muss die Kündigung zugehen? Praxistipp: Um Unklarheiten zu vermeiden, sollte der

Verwalter gegenüber allen Wohnungseigentümern kündigen

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Außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrages

Die Vertragsparteien können den Verwaltervertrag jederzeit aus wichtigem Grund kündigen (außerordentliche Kündigung)

Die außerordentliche Kündigung muss zeitnah, innerhalb einer angemessenen Frist erfolgen

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Haftung des Verwalters(1)

Vertragliche Haftung

Die Wohnungseigentümergemeinschaft hat einen vertraglichen Schadensersatzanspruch gegen den Verwalter, falls dieser seine Pflichten aus dem Verwaltervertrag schuldhaft verletzt und ihnen daraus ein Schaden entsteht; insbesondere bei Verzug oder Schlechtleistung (vgl. §§ 280 ff. BGB)

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Haftung des Verwalters(2)

Gesetzliche Haftung

Die Wohnungseigentümergemeinschaft hat einen gesetzlichen Schadensersatzanspruch bei schuldhaften unerlaubten Hand-lungen des Verwalters (vgl. §§ 823 ff. BGB)

• Problem: Gibt es eine Verkehrssicherungspflicht des Verwalters?

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Haftung des Verwalters(3)

Durchsetzungsmöglichkeiten

Die Wohnungseigentümer können im sogenannten Wohnungs-eigentumsverfahren Schadensersatzansprüche gegen den Ver-walter geltend machen. Zuständig ist das Wohnungseigentums-gericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt (vgl. § 41 Nr. 3 WEG)

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Anspruch auf Abrechnung(1)

Jahresabrechnung

• Der ausgeschiedene Verwalter ist grundsätzlich nicht verpflich-tet, die Jahresabrechnung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr zu erstellen

Ausnahme: Die Jahresabrechnung war zum Zeitpunkt seines Ausscheides bereits fällig

• Der ausgeschiedene Verwalter hat jedoch eine Mitwirkungs-pflicht (Rechtsprechung)

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Anspruch auf Abrechnung(2)

Rechnungslegung

Der ausgeschiedene Verwalter ist zur Rechnungslegung für das laufende Wirtschaftsjahr verpflichtet (vgl. §§ 675, 666 i.V.m.§ 259)

Haben die Wohnungseigentümer berechtigte Zweifel daran, dass die Rechnungslegung richtig ist, können sie eine eidesstattlichen Versicherung verlangen (vgl. § 259 Abs. 2 BGB)

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Anspruch auf Abrechnung(3)

Durchsetzung Ansprüche

Die Wohnungseigentümer können den Anspruch auf Rech-nungslegung, auf Auskunft und ggf. auf Abgabe der eidesstatt-lichen Versicherung gerichtlich im Wohnungseigentumsverfah-ren geltend machen

In dem Verfahren ist das Gericht zuständig, in dessen Bezirk das Grundstück liegt (vgl. § 43 Nr. 3 WEG)

• Problem: Wie wird der Titel vollstreckt?

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Anspruch Herausgabe Unterlagen(1)

Grundlagen

Der ausgeschiedene Verwalter muss sämtliche Verwaltungs-unterlagen im Original (!) herausgeben (Rechtsprechung)

Hat der ausgeschiedene Verwalter die Unterlagen an einen Dritten übergeben, muss er sie sich wiederbesorgen

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Anspruch Herausgabe Unterlagen(2)

Beispiele für herauszugebende Verwaltungsunterlagen

• Protokolle der Eigentümerversammlungen und die Beschluss-sammlung

• Sämtliche alte und laufende Verträge der Gemeinschaft (z.B. mit Versorgungsträgern)

• Buchhaltungsunterlagen

• Kontoauszüge

• Rechnungslegungsunterlagen • Problem: Muss der ausgeschiedene Verwalter

Bauunterlagen herausgeben?

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Anspruch Herausgabe Unterlagen(3)

Durchsetzung Ansprüche

• Problem: Kann der neue Verwalter die Unterlagen direkt von dem ausgeschiedenen Verwalter herausverlangen?

• Praxistipp: Der neue Verwalter sollte sich bevollmächtigen lassen, die Verwaltungsunterlagen im Namen

der Gemeinschaft oder im eigenen Namen von dem ausgeschiedenen Verwalter herausverlangen zu können

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Anspruch Herausgabe Unterlagen(4)

Klage auf Herausgabe

• Gibt der ausgeschiedene Verwalter die Unterlagen nicht heraus, können die Wohnungseigentümer sie gerichtlich geltend machen

• Praxistipp: Möglichkeit einer Stufenklage

• In dringenden Fällen können die Wohnungseigentümer einen Antrag auf einstweilige Verfügung stellen

• Problem: Wie wird der Titel vollstreckt?

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Entlastung des Verwalters

• Der Verwalter hat keinen Anspruch auf Entlastung, auch nicht der ausgeschiedene Verwalter

• Mit der Entlastung sind weitreichende nachteilige Folgen für die Wohnungseigentümer verbunden

• Praxistipp: Der Verwalter sollte möglichst keinen Entlastungsbeschluss verlangen

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Praxistipps bei der Übernahme der Verwaltung(1)

Einsichtnahme in wesentliche Unterlagen vor dem Beginn der Tätigkeit

• Der neue Verwalter sollte vor Beginn seiner Tätigkeit in folgende Unterlagen einsehen:

Miteigentümerliste Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung Versicherungspolicen (prüfen, welche Versicherungen die

Gemeinschaftsordnung vorschreibt und welche vorhanden sind)

Grundbuch (Bestandsverzeichnis und Abteilungen I-III)

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Praxistipps bei der Übernahme der Verwaltung(2)

Prüfung der Vollständigkeit der Verwaltungsunterlagen und inhaltliche Prüfung

• Prüfung, ob der ausgeschiedene Verwalter die Unterlagen voll-ständig übergeben hat

• Inhaltliche Überprüfung der Unterlagen

• Die Prüfungspflicht des Verwalters ist weit aufzufassen (Rechtsprechung)

• Problem: Übernahme laufender Gerichtsverfahren• Praxistipp: Der neue Verwalter sollte genau überprüfen, ob er

die laufenden Verfahren übernimmt

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Praxistipps bei der Übernahme der Verwaltung(3)

Begehung des Objekts am Tag der Übernahme

• Der neue Verwalter sollte möglichst am 1. Tag (!) der Über-nahme das Objekt umfassend optisch und technisch auf-nehmen und eventuelle Gefahrenquellen und Schäden ermitteln

• Hintergrund: Verkehrssicherungspflicht des Verwalters (Rechtsprechung)

• Sollte er Gefahrenquellen ermitteln, muss er alle notwendigen Maßnahmen ergreifen, um sie zu beseitigen; in dringenden Fällen unverzüglich (vgl. § 27 Abs. 1 Nr. 3 WEG)

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