xft personnel fi le setzt den Standard für elektronische Personalakten in SAP: perfekt integriert, übersichtlich und leistungsstark. Die digitale Per-sonalakte sorgt für Transparenz und Datensicherheit; zusätzlich bietet das Produkt umfangreiche Funktionen zur Verbesserung Ihrer Prozesse rund um die Personalakte.

xft personnel fi leDigitale Personalakte

für SAP HCM

Integrating your business processes

Revisionssichere Datenspeicherung statt über-quellender Papierordner, Übersichtlichkeit statt Dokumentenfl ut, Finden statt Suchen – xft per-sonnel fi le bringt Transparenz und Effi zienz in das Personalmanagement. In der Akte fi ndet jedes Dokument, vom Bewerbungsschreiben bis zur Zielvereinbarung, seinen Platz und kann jederzeit und von überall aus wiedergefunden werden. Die übersichtliche Ordnerstruktur, die integrierte Dokumentenvorschau sowie um-fangreiche Such- und Navigationsfunktionen machen das Arbeiten mit der digitalen Persona-lakte einfach und komfortabel. Eine besonders hohe Effi zienz wird durch die Verfügbarkeit auf verschiedenen Oberfl ächen erreicht - SAP GUI, WebDynpro oder SAPUI5. Per E-Mail lassen sich so z.B. auch Benutzer einbinden, die sich gerade nicht im SAP-System befi nden und so mit mobi-len Geräten direkt zu der jeweiligen Personalak-te geleitet werden können.

Die digitale Personalakte mit xft personnel fi le

1. Personalstammdaten auf

einen Blick im Aktenkopf

2. Übersichtliche Ordner-

struktur für Dokumente

und Informationen

3. Navigation per Dokumen-

tenvorschau

4. Dokumentenviewer

5. Direktzugriff auf

SAP-Transaktionen

6. Integration von

MS Offi ce, E-Mails und

Filesystem

Alles an einem Platz » Zentraler, gleichzeitiger, standortunabhängiger Zugriff » Komplette Produktlösung vollständig in das bestehende SAP HCM-

System integriert » Arbeitet auf original SAP-Datenbestand, dadurch stets aktuell,

auch ohne Datensynchronisierung und -replikation » Alle wesentlichen SAP-Transaktionen direkt aus der Personalakte

erreichbar

Jeder sieht nur, was er sehen darf » Verschiedene Sichten für verschiedene Benutzergruppen

defi nierbar (HR-Sachbearbeiter und Gelegenheitsbenutzer) » Sicht für HR-Sachbearbeiter wird über HCM-Berechtigungen

gesteuert (Infotypen, strukturelle Berechtigungen) » Sicht für Gelegenheitsbenutzer wird über SAP-Benutzerrollen

gesteuert » Berechtigungs- bzw. rollenabhängiger Zugriff auf Akten,

Aktenregister/-ordner, Dokumente und verfügbare Funktionen » Zeitlich befristete Ausleihe mit eingeschränktem Zugriff möglich

(Ausleihprozess) » Fortlaufende Protokollierung aller Aktenzugriffe und -aktionen

Höchster Bedienkomfort » Übersichtliche, strukturierte Dokumentenablage » Einfache Navigation per Dokumentenvorschau » Funktionsleiste für Aktenfunktionen » Kontextmenüs für Funktionen auf Aktenordner und Dokumente » Notizfunktion für fortlaufende Akten- und Dokumentennotizen » Lesezeichenfunktion » Integration von MS Offi ce, MS Outlook, Lotus Notes, Desktop und

Windows Filesystem (mit xft document connector) » Einfache Drag&Drop Ablage von Dokumenten aus MS Outlook,

Lotus Notes und Windows Filesystem » HR-Dokumenterzeugung und Arbeitszeugniserstellung auf Basis

von MS Word (mit xft document composer und xft Zeugnismanager) » Automatische Ablage von selbst erstellten Dokumenten (z.B.

Bescheinigungen PM20) » Direkter Absprung aus und auf zentrale HR-Funktionen (PA20,

PA30, PA40..) » Dokumenteingang aus Scannen mit Barcode (SAP Standardszenario)

xft personnel fi le im SAP GUI

Aufruf xft personnel fi le per Mobile Device (SAPUI5/Fiori)

xft personnel fi le: Digitale Personalakte für SAP HCM

FunktionenAuf der sicheren Seite » Vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Prozessen

und Ergebnissen » Automatische Überwachung des Aktenbestands » Automatisches Starten von Workfl ows und Prozessen zur Löschung

temporärer Dokumente (z. B. Abmahnungen) » Laufende und abgeschlossene Workfl ows vollständig protokolliert

und nachvollziehbar » Hohe Prozesssicherheit und Compliance

Zugriff überall, jederzeit » Personalakte direkt im SAP GUI, im Webbrowser (WebDynpro) und

per Mobile Devices (SAP Gateway + SAPUI5 Frontend) erreichbar » Integration mit dem SAP-Portal und Employee-/Manager-Self-

Services (ESS/MSS)

Alles im Griff » Operatives Reporting über den Aktenbestand » Vordefi nierte Genehmigungs- und Freigabeszenarien für

Aktenausleihe, Löschen und Umhängen von Dokumenten » Ad-hoc Workfl ows für individuelle, situative Prozesse » Massenoperationen (z.B. Sichtprüfung für Löschen aus

automatischer Überwachung) » Erweiterungsfähig für die Einbindung von Formularszenarien

(Processes & Forms, xft document composer) » MS Offi ce + E-Mail Integration

Alles im Blick » Zugriff auf Workfl ows aus der Akte möglich » Zustellung von Aufgaben per SAP-Workfl ow und E-Mail » Terminüberwachung und Statusanzeige für alle Aufgaben/

Workitems » Finale Dokumente werden automatisch in die Personalakte

eingestellt; Arbeitsversionen sind über Workfl ow bzw. Checkliste erreichbar

Mit xft personnel fi le wird kein reiner DMS/ECM-Ansatz verfolgt, die digitale Personalakte bietet nach der Umstellung von Papier auf Di-gital vielmehr die Grundlage für weitreichende Prozessverbesserungen im Personalwesen. Im Standardumfang enthalten sind beispielsweise Vier-Augen-Workfl ows für alle kritischen Aktivi-täten in der Akte, wie „Dokument Löschen“, „Do-kument Umhängen“ oder „Temporären Zugang per Ausleihe Freischalten“.

Auch für die Zukunftssicherheit der Lösung ist bestens gesorgt: die digitale Personalakte und alle Genehmigungs-Workfl ows sind SAPUI5/ Fiori fähig, der Aufruf aus SAP SuccessFactors ist ebenfalls möglich.

xft personnel fi le: prozessorientiert und zukunftssicher

HCM Workfl ow Benachrichtigungen per SAPUI5 App

xft personnel fi le: Digitale Personalakte für SAP HCM

xft personnel fi le: Digitale Personalakte und Vorgangssteuerung für SAP HCM

Über xft

Wer sind wir?Die xft GmbH ist ein stetig wachsendes SAP- Partnerunternehmen, das auf die Optimierung und Integration von Geschäftsprozessen in SAP spezialisiert ist. Ziel ist es, alle in einem Prozess anfallenden Informationen, seien es Dokumente, E-Mails oder elektronische Be-lege, an einer zentralen Stelle zugänglich zu machen und in den Prozesskontext einzubin-den. Dazu entwickeln wir eigene Software-produkte auf Basis von SAP  NetWeaver und erweitern diese um individuelle kundenspezi-fi sche Anwendungen.

Was tun wir?Unsere Produkte beinhalten unterschiedlichste Lösungen für ein integriertes Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement, von der digi-talen Personalakte über die Rechnungs- und Vertragsverwaltung bis hin zum Projekt- und Änderungs management in der Fertigung. Im Hintergrund sorgen xft-Basisprodukte für die Steuerung der Geschäftsprozesse und die An-bindung an andere Systeme. Weil in unseren Produkten nicht nur exzellentes SAP-Know-how steckt, sondern auch eine gehörige Portion solider Fach- und Branchenkenntnis, gehören zu unseren Kunden Mittelständler ebenso wie weltweit agierende DAX- Unternehmen aus na-hezu allen Wirtschaftszweigen.

Was zeichnet uns aus?xft ist geprägt von großer Nähe zur SAP, inhalt-lich wie räumlich und personell. Die xft-Unter-nehmensgründer haben zuvor lange Jahre in zentralen Bereichen der Technologie-Entwick-lung des Walldorfer Software-Anbieters gear-beitet. Als offi zieller SAP-Partner können wir unsere Lösungen direkt im SAP-Kontext anbie-ten und führen bei Bedarf Projekte gemeinsam mit der SAP durch. Außerdem setzen etliche renommierte Vertriebs- und Implementierungs-partner mittlerweile in ihrem Lösungsportfolio auf xft-Produkte.

Digitale Personalakte mit Prozessanbindungxft personnnel fi le sammelt nicht einfach Personaldokumente, sondern integriert zusätzlich alle dazugehörigen Personalprozesse. Die Persona-lakte ist dabei sowohl Ausgangspunkt für viele Prozesse, als auch Ziel für die fi nalen Dokumente, die aus den Prozessen resultieren. Auch die Themen Nachhaltigkeit und Transparenz werden berücksichtigt: in der di-gitalen Personalakte werden jegliche Veränderungen und Aktionen durch-gängig protokolliert und dokumentiert.

Bester Schutz von Daten und InformationenDie Nutzung des rollenbasierten Berechtigungssystems des SAP HCM-Sys-tems stellt sicher, dass bei aller Transparenz vertrauliche Informationen auch vertraulich bleiben. HR-Sachbearbeiter erhalten Zugriff auf die Akte entsprechend ihrer SAP HCM-Berechtigungen, Gelegenheitsbenutzer entsprechend ihrer SAP-Benutzerrolle. Zeitgesteuerte Prozesse, z. B. zum automatischen Löschen von Abmahnungen, sorgen dafür, dass die Perso-nalakte die gesetzlichen Vorgaben erfüllt, vordefi nierte Vier-Augen-Work-fl ows bringen dabei die notwendige Kontrolle.

Vollständig in SAP integriertxft personnel fi le als Bestandteil der xft add-on suite basiert zu 100% auf SAP NetWeaver und wird nahtlos in das bestehende SAP HCM-Sys-tem eingepasst. Damit lässt sich das SAP-Berechtigungswesen ebenso nutzen wie SAP-Standardszenarien, von SAP HCM-Maßnahmen, über Portalanwendungen wie ESS/MSS, bis hin zu Hybrid-Anwendungen mit SAP SuccessFactors. Außerdem arbeitet xft personnel fi le direkt auf dem SAP-Datenbestand und nicht mit separaten Schattensystemen und Daten-duplikaten. So sind alle benötigten Informationen nicht nur leicht zugäng-lich, sondern auch immer aktuell.

Schlank und fl exibelAlle xft-Produkte sind konsequent modular programmiert, nach dem Prin-zip der Service-orientierten Architektur (SOA); die Kommunikation mit dem SAP HCM-System erfolgt über klar defi nierte Schnittstellen (Service Provider). Damit können mehrere separate SAP HCM Systeme an die digi-tale Personalakte angeschlossen werden, selbst wenn auf ihnen unter-schiedliche Releasestände oder Eigenentwicklungen laufen. Außerdem arbeitet xft personnel fi le über die SAP-ArchiveLink-Schnittstelle prob-lemlos mit nahezu allen gängigen Scan- und Archivlösungen zusammen. Zusätzlich ist xft personnel fi le erweiterungsfähig, es können z.B. weitere HR-Aktentypen oder Checklisten für eigene HR-Prozesse fl exibel integ-riert werden.

© xft GmbH, September 2017.Änderungen und Irrtümer vorbehalten.

xft personnel fi leHighlights

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