Business Process Management – Matchwinner für Software-Projekte
Wissen was man will
Stuttgart, 27. September 2011
Dipl.-Ing. Simon Werner
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• Fraunhofer Gesellschaft und Fraunhofer IML• Die Qual der Wahl• Auswahl von Softwaresystemen• Business Process Management und Requirements
Engineering• Diskussion
Präsentation
Agenda
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DIE FRAUNHOFER GESELLSCHAFT
JOSEPH VON FRAUNHOFERFORSCHER UND UNTERNEHMER
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Die Fraunhofer-GesellschaftDaten und Fakten
• mehr als 80 Forschungseinrichtungen, davon 60 Fraunhofer-Institute• 18 000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, überwiegend mit natur- oder
ingenieurwissenschaftlicher Ausbildung • 1,65 Milliarden Euro Forschungsvolumen jährlich,
davon 1,40 Mrd € im Leistungsbereich Vertragsforschung • 2/3 dieses Leistungsbereichs werden mit Aufträgen aus der Industrie und mit
öffentlich finanzierten Forschungsprojekten erwirtschaftet • 1/3 wird von Bund und Ländern als Grundfinanzierung beigesteuert
• Internationale Zusammenarbeit durch Niederlassungen in Europa, USA und Asien
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Die Fraunhofer-Gesellschaft Standorte in Deutschland
• 60 Institute• 18 000 Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter Fraunhofer IML
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Das Fraunhofer IMLDaten und Fakten
• Gegründet 1981• 200 Wissenschaftler/-innen• 200 Studententische Mitarbeiter/-innen• 19 Mio. € Umsatz, davon 40% Aufträge aus der Wirtschaft• Außenstellen und Projektzentren in
Cottbus, Frankfurt am Main, Hamburg, Prien / Chiemsee• Kooperationen mit HSG St. Gallen (Schweiz), Georgia Tech (USA),
Lissabon (Portugal), Shanghai (China), Rio de Janeiro (Brasilien)
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Arbeitsgebiete der AbteilungOrganisations- u. Informationssysteme
• Prozessmanagement• Prozessanalyse und –optimierung• Verbesserungsmanagement mit Hilfe von Kaizen, Six-Sigma, Muda
• Organisations- und Managementsysteme• Risiko-, Qualitäts- und Umweltmanagement• Risikoanalysen (FMEA)
• IT-Management und Anforderungsdesign (Requirements Engineering)• Informationssysteme (ERP, WWS, LVS, SCM, RFID)• Online-Portal »ERP LOGISTICS«
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Die Qual der Wahl oder Wo ist denn eigentlich das Problem?
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Ein Beispiel zum Einstieg:
Stellen Sie sich vor, Sie bekommen den Auftrag, ein Schweizer Taschenmesser zu beschaffen!
Die Qual der Wahl
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Die Qual der Wahl
Quelle: Amazon.de, Abruf am 26.09.2011
oder
Preis: 8, 60 € Preis: 498, 98 €
Funktionen: 2 Funktionen: 141
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Die Qual der Wahl
Quelle: Amazon.de, Abruf am 26.09.2011
• Die Herausforderung der Vielfalt
Insgesamt ca. 90 Messer
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• Übertragen auf die ERP-Welt bedeutet dies:• Es gibt ca. 16.200 Transaktionen in SAP
• Quelle: http://www.easymarketplace.de• Wenn man jeweils die Transaktionen für Anlegen /
Ändern / Anzeigen zu einer Funktion zusammenfasst liefert SAP 16.200 : 3 = 5.400 Funktionen
• Welcher Laie soll da noch objektiv entscheiden können, welche er braucht?
• Zusätzliche Verschärfung des Problems:• Allein auf dem deutschen Markt mehr als 70 große
ERP-Anbieter• Mehr als 1600 Produkte insgesamt (ERP, WMS, CMS,
ECM, DMS etc.)
Die Qual der Wahl
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Der Weg aus dem Dilemma:
Und dieses Wissen ist ganz individuell.
Die Qual der Wahl
Gila / pixelio.de
Wissen was man will!
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Bausteine einer Softwareauswahl
Anforderungen
OrganisationStrategie
Systemvergleich
Auswahl
PartnerVerträge
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Rahmenbedingungen für eine Softwareauswahl
Anforderungen
OrganisationStrategie
Systemvergleich
Auswahl
PartnerVerträge
■ Standardtools und Datenbanken
Methodische Vorgehensweise zur Definition von Anforderungen und für den Vergleich von ERP-Systemen.
Ziel: Softwareauswahl
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Datenbankgestützte ERP-Systemauswahl (1/2)
• Online ERP-Auswahl• Eingabe von K.O.-Kriterien möglich • Ständig aktualisierte und validierte
Daten• Instrument zur (Vor-) Auswahl eines
passenden ERP-Systems• Grundlage für den weiteren
Auswahlprozess, insbesondere für die die Lasten-/Pflichtenhefterstellung
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Datenbankgestützte ERP-Systemauswahl (2/2)
• Online ERP-Auswahl• Differenzierter Vergleich der Systeme
auf Funktionsebene • Individuelle Anforderungsprofile durch
Gewichtung der Fragen• Überblick und Rangliste mit denjenigen
Systemen, die das Anforderungsprofil am besten erfüllen
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Rahmenbedingungen für eine Softwareauswahl
Anforderungen
OrganisationStrategie
Systemvergleich
Auswahl
PartnerVerträge
■ Fundament des Software-Projekts
Wissen um die Organisation und die aktuelle bzw. angestrebte Prozesslandschaft
Ziel: Ableitung von Anforderungen an eine Software
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Business Process Management und Requirements Engineering
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Prozessvisualisierung: Formfrei
• Prozessinputs
• Visulisierung der Prozessschritte und der logischen Verknüpfungen
• Technische Unterstützung
• Prozessinformationen und Zuordnung funktionaler Anforderungen
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Prozessvisualisierung: BPMN
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Datum: 01.06.2010
(x) Ist ( ) Soll
Darstellung
Prozessanweisung
Revision: 002
Änderungsdatum : 01.09.2010
Hauptprozess
Datum: 01.09.2010
Erstellt von: M. Mayer
Geprüft : O. Vieweg, Freigegeben : D. SpeeSubprozess
Bedarfemelden
Lieferanten-forderungen spezifizieren
Angebot einholenLieferanten
ausfindig machenAngebote prüfen
- Für Beschaffungsvorgänge werden mind. 3 Angebote eingeholt,- Beschaffungen bis 1.000! sind auch formlos per Telefon möglich,- Beschaffungen > 10.000! werden bis auf Ausnahmen (siehe Beschaffungsordnung) zentral beschafft,- Bei Beschaffungen für freiberufliche Dienstleistungen sind Angebote nicht zwingend erforderlich (Begründung, wenn keine eingeholt werden),- existiert ein Rahmenvertrag oder eine gesonderte Vereinbarung ist diese zu beachten und es ist kein gesonderter Aufruf zum Wettbewerb erforderlich.Weitere Infos siehe FHG Intranet Abt. C2
- Preis- Termin
-Angebotsumfang
Klärung über Rücksprache herbeiführen
Beschaffungs-bogen ausfüllen und weiterleiten
Bestellung freigeben
Bestellung/Auftrag verschicken;
Auftragsbestäti-gung anfordern Ende
Bestellung überwachen
i.O.
Bestellung abwickeln
nicht i.O.
Beschaffungsbogenaus dem Intranet
Seite 1 von 1
Lieferanten-anforderungen
Einkauf abwickeln
Zu beachten: -Rahmenverträge
- Rabattvereinbarungen
*) Anpassung des Gesamtlayouts : hinzufügen des Prüfers des
Dokuments.
• Swinlane-Darstellung der organisatorischen Einheiten
• Prozess-visualisierung mit Hilfe von BPMN
• Verknüpfung der funktionalen Anforderungen
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Formfrei vs. BPMN
• Leichte Nutzbarkeit aufgrund fehlender Formalismen
• Keine Schulungsaufwand zur Nutzung
• Software MS Visio in Unternehmen oftmals schon vorhanden
• Strukturierte Beschreibung aufgrund einer Syntax
• Logisch auswert- und kontrollierbar
• Verfügbarkeit einer reihe kostenfreier open-source Produkte
Formfrei BPMN
Aufgrund des geringeren „technischen Aufwands“ wird in Projekten meist die formfreie Darstellung verwendet
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»Best-Practice«
PROZESS-BIBLIOTHEKReferenzdatenbank mit über 1000 Prozessen aus verschiedensten BranchenErfahrung aus mehr als25 erfolgreichen ProjektenAbdeckung zahlreicher Anwendungsfälle(Business-Cases) von Angebotsbearbeitung bis Zollabwicklung
BEST-PRACTICEAbgleich der Referenz- und Unternehmensprozesse:• Anwendungshäufigkeit in
der Praxis• Organisatorische und
systemische Schnittstellen• Komplexität• Abdeckung mit Hilfe von
Standardfunktionen• Technisierung
OPTIMIERUNGEffizienzsteigerung durch optimale, individuell zugeschnittene Prozesse (»tailored processes«) auf Basis guter gelebter PraxisMinimierung von funktionalen Defiziten sowohl im bestehenden Prozessmodell als auch in der Systemlandschaft
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Prozess-Bibliothek
• Prozesse können nach Funktionsbereich und Branche selektiert werden
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Prozess-Bibliothek
• Auswahl und Modifizierung der Bibliotheks-Prozesse
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Prozess-Bibliothek
• Direkte Ableitung der Software-Anforderungen aus den einzelnen Prozessschritten
• Mit den abgeleiteten Anforderungen kann dann eine entsprechend passende funktionale Auswahl eines Softwaresystems durchgeführt werden.
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• Der Markt für betriebliche Anwendungssoftware ist bezogen auf angebotene Systeme und Funktionen sehr groß.
• Um eine fundierte Auswahlentscheidung treffen zu können, muss zunächst eine Detaillierte Anforderungsanalyse durchgeführt werden.
• Die Anforderungen ergeben sich aus den Prozessen und der Organisation eines Unternehmens.
• Die Modellierung der Unternehmensprozesse wird durch entsprechende Software unterstützt.
Zusammenfassung
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Dipl.-Ing. Simon WernerTel.: 0231 – 9743 – 178Fax: 0231 – 9743 – 77 [email protected]
Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik IML,Joseph-von-Fraunhofer-Str. 2-444227 Dortmund
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