Die Post macht vieles einfacher. Auch für Ihre Kunden.

Das Empfangen von Paketen wird für Ihre Kunden immer einfacher. Bei Onlinebestellungen können

Sie ihnen die Abend- und Samstagzustellung anbieten. Oder den Versand an eine der über 700 PickPost-

Stellen oder an einen My Post 24-Automaten. Viele weitere Services stehen zur Auswahl.

Alle Infos unter post.ch/paketwelt

Auch das ist die Post.

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«Dank Förderbeiträgen konnten wir mit der Energie-Agentur der Wirtschaft mehr

Massnahmen umsetzen als geplant.»Sergio Giovanelli, Geschäftsleiter,

Giovanelli Fruchtimport AG, Frauenfeld

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D IG I TAL

Arbeiten 4.0DIGITALES ZEITALTER Digitalisierung – ein großes Wort, das seit Jahren durch die Unternehmen geistert. Was steckt dahinter? Für Unternehmen ist es primär an der Zeit, die Chancen zu nutzen, die sich durch die vir-tuelle Arbeitswelt ergeben.TEXT C H A R L Y S U T E R

O nline-Unternehmen und Start- ups sind in den letzten Jahren wie Pilze aus dem Boden ge-schossen. Gleichzeitig zeigt

jedoch eine Studie von der Wirtschaftsprü-fungsgesellschaft Deloitte aus dem Jahr 2013, dass gerade der Mittelstand Gefahr läuft, die Digitalisierung zu verschlafen. Die überwältigende Mehrheit von 88 Prozent der Unternehmen bejaht die außerordent-liche Relevanz der Digitalisierung für ihre Zukunft, doch die Umsetzung schieben die meisten Unternehmer vor sich her. Weitere Studien der mittelständischen Wirtschaft haben ergeben, dass besonders Unterneh-men mit weniger als 50 Mitarbeitern Nach-holbedarf haben.

Die Umsetzung der Digitalisierung ist nicht auf ein paar einfache Aufgaben be-schränkt, wie etwa alle Daten des Unterneh-mens in den Computer einzulesen oder die

Software der Buchhaltung zu erneuern. Der Vorgang muss grundsätzlich eng mit der Un-ternehmensstrategie verzahnt werden. Mehr noch: Sie ist ein Leitgedanke für die Zukunft, die alle Geschäftsprozesse durchziehen muss. Die Virtualisierung macht nirgendwo halt, Lieferanten, Kunden und andere Unterneh-men bilden längst ein virtuelles Netzwerk, das immer stärker ausgebaut wird. Das In-ternet und die IT-Entwicklung ermöglichen mittlerweile eine ungeahnte Verlagerung der gesamten Geschäftsprozesse in die digitale Welt. Das Marktforschungsinstitut GfK hat in einer Umfrage im Herbst 2014 herausgefun-den, dass in jedem zweiten KMU die Angst vor der Digitalisierung die wahrgenomme-nen Chancen überwiegt. Wenn überhaupt wird Digitalisierung als möglicher Kosten-einsparungsfaktor gesehen. Potentiale in der Kundenansprache, neuer Logistikketten und Eröffnung neuer Märkte bleiben ungenutzt.

DIE FRAGE NACH DEM WORKFLOWWelche Prozesse können im Unternehmen verändert, welche müssen verbessert wer-den? Wie sieht der Workflow überhaupt aus? Eine genaue Reflexion in aller Ruhe lohnt sich hier. Wer keinen exakten Überblick über die Arbeitsweise und den Informati-onsfluss im Unternehmen hat, kann letzt-endlich keine neue Unternehmensstrategie planen. Es gibt viele Methoden, den Work-flow zu optimieren. Eine ganze Anzahl von Arbeitsschritten kann mittlerweile verkürzt werden – und somit auch die Wartezeiten von Kunden und Geschäftspartnern. Das Ma-nagement des Working Capitals wird gerade für KMU erfolgsentscheidend.

Vereinheitlichung und Überschaubarkeit sollten in allen Geschäftsprozessen gewahrt bleiben. Nicht jedes Unternehmen braucht alle Arten von Software, Apps und Netzwer-ken. Besser ist es, genau zu analysieren, wel-

che Kommunikationsmethode für die Art des Unternehmens die beste ist.

DIGITALE ORGANISATION AUF GANZER LINIEWelche Teams müssen miteinander kom-munizieren und Daten austauschen? Ist die Arbeit im Unternehmen eher projektbezogen oder sind die genutzten Daten besonders um-fangreich?

Einfache Projektmanagement-Tools ma-chen übermäßigen Mailverkehr überflüssig und helfen die Aufgaben aller Mitarbeiter zu strukturieren, sparen aber auch Server-kapazität, da kein Datenschrott veralteter Versionen gehortet wird. Jeder behält den Überblick, viele Nachfragen und E-Mails werden überflüssig und alle werden in das Team integriert. Basecamp, Asana oder Acti-veCollab sind leicht erlernbare Cloud-Tools, die Messaging, Projektverwaltung, Zeiter-fassung und vieles mehr für ganze Teams bieten. Die gesamte Kommunikation kann so auf eine übersichtliche Ebene gebracht werden.

Bei vielen Tools sind File-Sharing-Opti-onen bereits inbegriffen. Um allen Mitarbei-tern die nötigen Daten und Dokumente zur Verfügung zu stellen, sind auch Onlinespei-cher wie Dropbox oder Google Docs kosten-freie, respektive günstige Alternativen.

Auch das CRM, das Management der Kundenbeziehungen, kann durch solche Tools unterstützt werden. Ein Beispiel ist Salesforce, das für jede Branche und jede Firmengröße geeignet ist. Unternehmer können sich ihr Programm mit den von ihnen gewünschten Bausteinen aus Vertrieb und Marketing, Call Center, Analysen und

Workflow zusammenstellen. Besonders auf der Führungsebene muss die neue, horizon-tale Kommunikation aktiv genutzt werden, damit sie sich auch bei den Mitarbeitern durchsetzt.

NEUE AUFGABEN, NEUE ARBEITSBEZIEHUNGEN Für viele neue Aufgaben braucht ein Unter-nehmen externe Hilfe. Das können Consul-ting- und IT-Systemhäuser sein. Gerade kleinere Unternehmen brauchen jedoch nicht immer ausgetüftelte Spezialsoftware, sondern eher jemanden, der wirklich prak-tische Hilfe gibt. Das kann die Erstellung oder Aktualisierung einer Webseite sein, die Einrichtung eines Onlineshops oder das On-linemarketing. Gerade das Onlinemarketing und die Social Media-Präsenz sollte nicht als Spielerei gesehen werden, sondern als ein Teil der ganzheitlichen Kundenbeziehun-gen. Eine Umfrage der McKinsey Unterneh-mensberatung ergab, dass die Firmen, die sich voll vernetzt in sozialen Medien bewe-gen, einen Marktvorteil von circa 20 Prozent aufweisen. Firmen, die keine aktualisierte und informationsreiche Webseite aufweisen, fallen für viele potentielle Kunden oder inno-vative Mitarbeiter aus dem Raster.

Wer für diese Aufgaben keine Zeit oder passende Mitarbeiter hat, kann auf virtuelle Assistenten zurückgreifen. Die Aufgaben, die auf die Helfer aus dem Web übertragen werden können, sind schier unendlich. Ein Social Media Manager kann ihrem Unter-nehmen den Weg in die sozialen Medien bahnen, Webdesigner den Internetauftritt der Firma in neuem Glanz erstrahlen lassen und Assistenten können ihre Produkte in

einem Onlineshop präsentieren. Selbst für die Implementierung von Salesforce gibt es Experten für 16 Dollar in der Stunde. Der ge-samte Backoffice-Prozess kann heutzutage an virtuelle Assistenten übertragen werden. Natürlich spart dies Personal – und Bürokos-ten, ermöglicht jedoch vor allem den einfa-chen, aber professionellen Einstieg in die digitale Welt. Auch die Studie von Deloitte rät dazu, sich externe Hilfe für den viel-schichtigen Prozess zu holen.

Auf Plattformen wie Odesk, Elance oder Agenturen strandschicht.de trifft man ent-weder selbst die Wahl unter tausenden Free lancern oder man bucht ein Stunden-kontingent bei den Agenturen. Mit den bereits genannten Arbeits- und Kommunika-tionstools ist die Zusammen arbeit und die Integrierung externer Freelancer ins Team kein Problem. Gleichzeitig bleiben Unter-nehmer so flexibel, dass auf neue Herausfor-derungen auf dem Markt sofort reagiert werden kann.

Für Unternehmen ist es an der Zeit, die Chancen der digitalen Arbeitswelt zu nutzen. Foto: BilderBox.com

DER AUTOR

Charly Suter hat jüngst das eBook und den Online Kurs «Effizienter Arbeiten» publiziert, in dem er aufzeigt, wie die Zusammenarbeit mit virtuellen Mitarbeitern gestaltet, gepflegt und langfristig aufgebaut werden kann.